Comment utiliser Notion pour la gestion de projet (Base de données, diagramme de Gantt, Échéancier, CRM)

Vous souhaitez en savoir plus sur la gestion de projet avec Notion ?

Cela fait seulement quatre ans que Notion est apparu sur le marché, mais ce logiciel a déjà fait beaucoup de bruit dans le secteur.

Mais qu'est-ce que Notion?

Notion est une application de prise de notes puissante ( similaire à Evernote ) et un outil collaboratif qui aide les équipes à organiser leur travail et leurs documents.

Bien que l'environnement de travail Notion soit clairement plus adapté à la prise de notes, il dispose de quelques fonctionnalités destinées à la gestion des tâches de projet.

L'utilité de ces fonctionnalités est toutefois une autre histoire.

Heureusement, cette histoire commence ici même !

Dans cet article, nous examinerons comment Notion peut vous aider dans la gestion de projet, ses avantages, ses limites et comment contourner ses problèmes grâce à une alternative plus simple !

C'est parti !

Qu'est-ce que Notion ?

Notion est un environnement de travail numérique qui vous permet d'organiser l'ensemble du travail et des tâches de votre entreprise.

Cet outil de productivité vous permet essentiellement de créer des documents et de collaborer avec votre équipe.

Mais ce n'est pas tout. Notion peut également jouer un rôle dans la gestion de projets.

Oh, et si vous aimiez jouer aux legos quand vous étiez enfant, vous trouverez peut-être cela intéressant...

Notion propose différents blocs qui peuvent être utilisés pour créer vos propres dispositions et modèles uniques pour votre projet. Vous pouvez ainsi combiner différents blocs d'informations pour créer un espace de projet cohérent.

À quoi sert Notion ?

La plupart des entreprises utilisent Notion principalement comme application de prise de notes et base de connaissances interne.

Il est principalement utilisé pour :

Cependant, l'environnement de travail Notion n'est pas réservé aux équipes ; il peut être utilisé par toute personne souhaitant organiser sa vie.

Vous pouvez faire toutes sortes de choses intéressantes, comme stocker vos recettes favorites, vos objectifs personnels, et bien plus encore.

Quelles sont les principales fonctionnalités de la gestion de projet Notion ?

L'application Notion peut ressembler à un logiciel de gestion de projet compact, mais elle recèle quelques fonctionnalités intéressantes.

Voyons ce qu'il a de mieux à offrir :

Voici comment cela fonctionne :

1. Wikis

C'est le domaine de prédilection de Notion.

Cette fonctionnalité vous permet de créer des « wikis », ou répertoires de documents contenant tout ce que les membres de votre équipe doivent savoir sur votre entreprise ou votre projet.

Tout comme Google Doc, chaque document prend en charge le formatage de texte enrichi, les extraits de code, etc. Vous pouvez également regrouper toutes vos politiques, vos objectifs professionnels et vos plans pour faciliter la gestion des connaissances.

2. Tableau Kanban

Lorsque vous gérez des projets, vous devez savoir à tout moment sur quoi travaille votre équipe.

Malheureusement, il n'existe pas de boule de cristal pour vous aider. (Désolé, médiums.)

Cependant, Notion propose la meilleure alternative : un tableau Kanban.

Un tableau Kanban affiche le statut de toutes les tâches de votre projet (« À faire », « En cours », « Terminé ») et la personne à qui la tâche a été assignée. Une fois qu'ils ont terminé une tâche, les utilisateurs de Notion peuvent faire glisser la carte vers la colonne de statut correspondante.

3. Vues de la base de données Notion

Outre les tableaux Kanban, la base de données de Notion offre plusieurs vues de vos tâches de projet. Vous pouvez les afficher sous forme de liste de tâches, dans une vue calendrier, dans une vue galerie ou dans un tableau.

En tant que type de page plus avancé, la base de données Notion peut être considérée comme une feuille de calcul distincte. Lorsque vous remplissez les champs d'une base de données Notion, chaque élément peut avoir sa propre page Notion.

4. Pages de projet

Comme mentionné ci-dessus, chaque élément de votre base de données liée à Notion dispose d'une page Notion dédiée. La page Notion peut regorger d'informations importantes et de checklists liées à la tâche. Vous obtenez ainsi une ventilation détaillée de chaque élément.

5. Échéanciers

Si vous avez besoin d'avoir une vue d'ensemble de vos tâches et projets, la fonctionnalité de base de données avec affichage d'échéancier peut vous aider à y parvenir.

Échéancier est un nouveau type de base de données Notion qui vous offre, à vous et à votre équipe, la flexibilité nécessaire pour ajuster les calendriers, personnaliser votre flux de travail et filtrer les propriétés affichées ou masquées sur l’échéancier.

Grâce à cette vue, vous pouvez voir vos projets et vos échéances dans une vue facile à lire, organisée par unités de temps. Chaque projet est présenté sous forme de carte. Il suffit de cliquer sur la carte pour accéder à la page du projet.

6. Modèles

Notion propose une galerie de modèles qui présente des pages Notion réelles conçues par son équipe et sa communauté.

Choisissez des modèles pour le marketing, la conception, la planification, les sprints agiles et bien plus encore. Et si vous vous sentez d'humeur spontanée, vous pouvez essayer leurs modèles phares dans la section Notion Picks ou leur modèle du mois. N'oubliez pas : certains modèles sont gratuits, tandis que d'autres sont payants.

7. Diagrammes de Gantt

Les diagrammes de Gantt sont parfaits pour visualiser vos projets sur un échéancier. Dans Notion, vous pouvez créer votre propre vue temporelle de type Gantt pour vous aider à planifier votre travail et à suivre les échéances.

Cela vous offre, à vous et à votre équipe, une représentation visuelle des projets et des évènements au fil du temps, vous permet de voir d'un seul coup d'œil les éventuels problèmes de capacité et d'ajuster facilement les dates de début et de date d'échéance grâce à la fonctionnalité glisser-déposer.

Quels sont les avantages de choisir Notion pour la gestion de projet ?

Certes, Notion dispose de quelques fonctionnalités de gestion de projet, mais la prise de notes reste sa priorité.

Si vous avez une petite équipe, Notion peut vous aider dans les processus de base de gestion de projet, tels que l'attribution des tâches, le stockage des documents de projet et la collaboration avec vos collègues. Mais c'est tout.

Bonus : Notion vs Roam

Voyons ensemble les avantages dont vous pouvez bénéficier :

1. Collaboration en temps réel

Notion vous permet d'ajouter des commentaires n'importe où dans la base de données ou sur une page de projet. Notion envoie également des notifications aux membres de l'équipe chaque fois que vous les mentionnez dans un commentaire.

À vrai dire, ils ont raté l'occasion de les appeler « Notification », n'est-ce pas ?

De plus, vous pouvez travailler sur une page Notion spécifique en même temps que votre équipe à distance, ce qui en fait le remplacement idéal pour les adeptes de Google Docs.

2. Un modèle pour tout

Comme mentionné précédemment, l'interface utilisateur de Notion s'apparente à un jeu de Lego.

Vous pouvez ainsi créer une page de projet personnalisée qui correspond aux besoins de votre projet.

Cependant, vous n'avez pas à faire tout le travail vous-même.

De nombreux utilisateurs de Notion ont déjà créé tous les modèles de projet imaginables, notamment :

(Nous ne plaisantons pas)

3. Des applications puissantes

Vous pouvez accéder à toutes les fonctionnalités de Notion sur presque toutes les plateformes.

Il existe une application Android, une application iOS, une application de bureau (Mac et Windows) et également une extension Chrome.

Et ce n'est pas tout.

Tout comme le Web Clipper d'Evernote, l'extension de navigateur Web Notion vous permet de stocker des extraits de pages Web, des articles, des liens ou des images dans votre environnement de travail Notion.

Bonus : Coda Vs. Notion

4. Gérer un CRM Notion

La vue base de données de Notion en fait un bon outil pour gérer les contacts CRM. L'application propose un modèle CRM que vous pouvez dupliquer avec une base de champs de catégorie.

Notion a récemment ajouté une intégration avec Zapier afin que vous puissiez effectuer la population des prospects entrants dans votre CRM Notion.

Dans votre CRM Notion, importez des fichiers CSV, ajoutez des étiquettes de contact, renseignez les adresses e-mail et modifiez les étapes du pipeline.

Bonus : comparez Notion à OneNote!

Notion est-il adapté à la gestion de projet ?

Bien que Notion dispose de quelques fonctionnalités pratiques pour la gestion de projet, il lui manque beaucoup de fonctions essentielles que l'on trouve dans les logiciels de gestion de projet gratuits dédiés.

Notion est une excellente application de prise de notes, mais elle ne suffit pas si vous recherchez un outil complet de gestion de projet. Vous devrez peut-être chercher des alternatives à Notion.

Voici quelques inconvénients liés au choix de Notion pour la gestion de projet :

(cliquez sur les liens pour accéder à un inconvénient spécifique)

Note : Cette analyse de la gestion de projet Notion montre également comment un logiciel de gestion de projet dédié tel que ClickUp peut résoudre tous les problèmes que vous pourriez rencontrer avec Notion.

Qu'est-ce que ClickUp ?

ClickUp est le leader mondial des outils de gestion de projet à distance .

Avec toute une série de fonctionnalités, il dispose de tout ce dont une équipe interne ou à distance a besoin pour assurer la réussite de ses projets.

Passons maintenant en revue certaines des principales limites de Notion et voyons comment ClickUp les résout :

1. Interface utilisateur complexe pour les utilisateurs

Notion est comme un canon en verre.

Il est peut-être puissant, mais sa plus grande force est aussi sa plus grande faiblesse.

Voici ce que nous entendons par là :

Il demande aux utilisateurs d'utiliser ses blocs pour tirer le meilleur parti de ses fonctionnalités. Cependant, comprendre comment utiliser tous ces blocs et modèles peut être compliqué pour la plupart des utilisateurs de Notion.

C'est un peu comme ouvrir un coffret Lego de 10 000 pièces d'un seul coup.

Vous disposez de tous les éléments nécessaires.

Solution n° 1 : intégration facile

Vous n'avez pas besoin de résoudre des énigmes pour utiliser un outil de gestion de projet comme ClickUp.

ClickUp est une plateforme de gestion des tâches incroyablement simple qui ne nécessite aucun apprentissage.

Vous n'avez pas besoin de passer des jours à former vos équipes de projet à l'utilisation de ClickUp.

Tout ce dont vous avez besoin, c'est de notre guide de démarrage rapide .

Il contient tout ce que votre équipe doit savoir avant de créer sa première tâche dans ClickUp.

Note : si vous migrez depuis une autre application de productivité telle que Basecamp, Wrike ou Jira, vous pouvez importer toutes vos données de projet en quelques étapes simples. Cliquez ici pour découvrir comment.

Solution n° 2 : Commandes slash

Psst. Vous voulez connaître quelques raccourcis pour vous aider à gérer vos tâches en un clin d'œil ?

ClickUp dispose d'une commande slash ou d'un raccourci clavier intégré pour presque tout.

Voici quelques-uns de nos plus de 50 raccourcis :

Solution n° 3 : environnement de travail structuré

Comme l'environnement de travail Notion n'a pas de structure en place, vous risquez de vous perdre pendant des heures dans le labyrinthe des pages, des bases de données et des tâches.

Ce qui vous laisserait avec ce sentiment :

Si vous souhaitez faciliter la gestion des tâches, vous devrez créer une base de données Notion liée qui contient toutes vos tâches et plusieurs projets.

Mais c'est trop de travail si vous voulez notre avis.

Il existe un moyen plus simple.

ClickUp dispose d'une structure hiérarchique simple qui sert de carte lorsque vous naviguez dans votre espace de travail unifié.

Environnement de travail > Espace > Dossiers > Listes > Tâches > Sous-tâches > Checklists

Voici comment cela fonctionne :

Environnement de travail : le niveau le plus élevé où vous pouvez diviser votre entreprise en équipes.

Espaces : il s'agit des principaux départements, tels que « marketing » ou « RH ».

Dossiers : utilisés pour stocker les listes/groupes de projets

Listes : c'est ici que sont répertoriés les projets individuels.

Tâches : chaque page de tâche comporte ses propres sous-tâches, une description, des commentaires, etc.

Sous-tâches : les tâches volumineuses sont divisées en sous-tâches gérables.

Checklists : elles existent dans les tâches ou les sous-tâches.

2. Fonctionnalités limitées de suivi des objectifs

Vous pouvez créer une belle page Notion pour planifier vos objectifs d’entreprise... mais il y a juste un problème.

Il n'y a aucun moyen de suivre votre progression vers l'objectif.

Oui, vous pouvez créer une checklist des objectifs.

Mais vous ne pouvez pas non plus voir dans quelle mesure vous vous rapprochez de ces objectifs.

Cela peut être assez démotivant.

Solution : ClickUp Objectifs

Contrairement à Notion, les objectifs de ClickUp ne sont pas que des mots écrits sur une page.

Les objectifs sont des conteneurs de haut niveau qui sont divisés en petits objectifs appelés cibles.

Vous pouvez mesurer les cibles à l'aide de différentes unités, telles que des nombres, des devises, des valeurs vrai/faux et des listes de tâches.

Et une fois que vous avez atteint un objectif, ClickUp met automatiquement à jour le pourcentage de progression et vous indique où vous en êtes par rapport à l'objectif final.

3. Aucune visualisation des dépendances

L'un des aspects essentiels de la gestion de projet consiste au suivi de l'avancement de votre projet afin de déterminer si vous serez en mesure de respecter vos délais.

Comment faire ?

Vous aurez besoin d'un échéancier de projet ou d'un diagramme de Gantt qui répertorie la séquence des tâches à accomplir pour achever le projet.

Et bien que Notion ait en grande partie répondu à ce besoin fin 2020 avec sa vue Échéancier, il lui manque un élément essentiel à la gestion de projets plus importants et plus complexes : la gestion des dépendances.

Cela signifie que, même si vous pouvez voir quand les tâches commencent et quand elles doivent se terminer, il est impossible de hiérarchiser les tâches en visualisant les relations et les dépendances... ce qui peut entraîner une confusion chez toutes les parties concernées.

Solution n° 1 : diagrammes de Gantt

Les diagrammes de Gantt de ClickUp affichent clairement toutes les tâches du projet sur un échéancier daté.

De cette façon, vous savez quelles tâches doivent être achevées et dans quels délais.

Il montre également comment les tâches sont liées les unes aux autres grâce aux dépendances entre tâches.

Il suffit de tracer une ligne entre deux tâches comme ceci, et boom, vous avez créé des tâches ayant une dépendance.

Et ce n'est pas tout : ces diagrammes de Gantt indiquent également votre chemin critique.

PS : Il s'agit de la liste des tâches essentielles à achever pour respecter vos délais.

Bonus : modèles de chemin critique

Solution n° 2 : Échéancier

Si vous envisagez de créer une feuille de route pour vos produits, optez pour la vue Échéancier de ClickUp.

Il vous permet de visualiser les tâches, les personnes assignées et les échéances de votre projet afin que vous puissiez suivre le processus de développement.

Vous pouvez également l'utiliser pour regrouper les tâches par membre de l'équipe, afin de vous assurer que personne n'est surchargé par une liste de tâches interminable.

4. Pas de fonctionnalité intégrée pour la création de rapports

Presque tous les nouveaux outils de gestion de projet vous permettent de suivre les performances de votre équipe à l'aide de rapports.

Notion propose-t-il des rapports ?

Cet environnement de travail unifié ne dispose pas d'une fonctionnalité de rapports intégrée. Cependant, il existe une application de rapports tierce pour Notion.

Bien qu'il propose des diagrammes soignés, son prix est élevé.

En fait, le forfait « Personal » de cette application de rapports (19 $/mois) est presque cinq fois plus cher que le forfait Pro de Notion !

Solution : Tableaux de bord

Les puissants tableaux de bord intégrés de ClickUp vous aident à visualiser les données de vos projets sans avoir recours à une autre application.

Voici quelques indicateurs de projet Agile que vous pouvez suivre à l'aide des tableaux de bord :

5. Difficulté à réaliser l'automatisation du travail

Bien que Notion ne dispose pas d'une fonctionnalité d'automatisation, vous pouvez techniquement utiliser des codes et des formules pour vous aider.

Cependant, si vous souhaitez réaliser l’automatisation de votre flux de travail, vous devrez trouver la bonne formule par essais et erreurs.

C'est comme jouer avec des produits chimiques dans un laboratoire.

Vous ne savez pas ce qui va se passer, mais les résultats peuvent être désastreux, la plupart du temps.

Solution : Automatisation des tâches

Heureusement, vous n'avez pas besoin de tester ClickUp.

Vous avez accès à plus de 50 automatisations prédéfinies qui vous aident à gérer les processus de gestion des tâches répétitives.

Grâce à lui, vous pouvez automatiquement :

Et si vous ne trouvez pas l'automatisation que vous recherchez, vous pouvez créer la vôtre !

(sans aucune explosion, bien sûr)

Mais attendez.

Qu'en est-il des choses que Notion fait bien, comme la prise de notes ?

ClickUp peut-il faire tout ce que fait Notion ?

Bien sûr !

La fonctionnalité bloc-notes de ClickUp vous permet de noter rapidement toutes vos idées (en particulier celles qui vous viennent à 3 heures du matin) afin de les convertir ultérieurement en tâches réalisables.

Vous pouvez également :

Mais qu'en est-il des wikis ?

Nous aussi !

ClickUp vous permet de créer des bases de données wiki dynamiques avec ClickUp Documents .

Et comme chaque document est stocké à côté de vos espaces de projet, vous pouvez facilement y accéder quand vous le souhaitez.

Avec Docs, vous pouvez également :

Une application mobile puissante pour la gestion de projet : gérez votre équipe où que vous soyez, même depuis votre canapé.

Conclusion

Alors, devriez-vous choisir Notion pour la gestion de projet ?

Il est indéniable que Notion est une excellente application de gestion des connaissances et de prise de notes.

Mais en matière de gestion de projet, ses fonctionnalités sont assez limitées.

Il manque de nombreuses fonctionnalités clés déjà présentes dans des logiciels de gestion de projet dédiés tels que ClickUp.

Un outil tel que ClickUp vous permet non seulement de créer des bases de données détaillées comme Notion, mais il offre également toutes les fonctionnalités essentielles dont vous avez besoin pour gérer efficacement votre équipe et vos projets.

Alors téléchargez ClickUp gratuitement dès aujourd'hui et permettez à votre équipe d'atteindre des sommets en matière de productivité !