La méthode Kanban est l'une des méthodes de gestion de projet qui connaît la plus forte croissance. Des entreprises telles que la BBC, Pixar et Spotify ont utilisé cette méthodologie de gestion de projet !
La méthodologie Kanban est facile à apprendre !
Qu'est-ce que la méthode Kanban et comment la mettre en œuvre ?
Dans cet article, nous examinerons cette méthodologie de gestion de projet, ses principes clés, ses processus fondamentaux, ainsi que ses avantages et ses inconvénients. Nous présenterons également plusieurs collaborateurs experts qui nous feront part de leurs réflexions sur la manière dont ils mettent en œuvre les tableaux Kanban pour leurs projets.
En bonus, nous vous présenterons également le meilleur logiciel de gestion de projet Kanban pour mettre en œuvre cette méthodologie !
Qu'est-ce que la gestion de projet Kanban ?
Kanban est une méthode de gestion de projet axée sur le visuel, basée sur la méthodologie Agile.
Qu'est-ce que la méthode Agile ?
La gestion de projet agile est une méthode de gestion de projet qui consiste à diviser votre projet en cycles de développement plus petits, d'une durée de 1 à 4 semaines.
Une fois chaque cycle achevé, vous présentez les versions de votre produit à vos clients et recueillez leurs commentaires, que vous intégrez ensuite au cycle suivant.
En quoi la méthode Agile diffère-t-elle de la gestion de projet classique ?
Le processus traditionnel de développement logiciel comprend :
- Création d'un plan de projet
- Livraison du produit final
La méthodologie Agile décompose un projet en cycles plus petits, ce qui vous permet de :
- Apportez des modifications rapidement et améliorez les livrables section par section plutôt que d'attendre la fin du projet.
- Impliquez les clients tout au long du processus de développement
Qu'est-ce que la méthode Kanban ?
Dans la méthode Kanban, les tâches de votre projet sont visualisées sous forme de notes autocollantes (appelées cartes Kanban) sur un tableau (appelé tableau Kanban).
(source de l'image : easyprojects.net )
Comme tout est visualisé sur des cartes, vous pouvez voir en temps réel le travail de votre équipe. Vous pouvez également avoir un aperçu des goulots d'étranglement potentiels, ce qui vous aide à les traiter avant qu'ils ne causent des perturbations.
D'où vient le Kanban ?
Dans les années 1940, Taiichi Ohno, ingénieur chez Toyota, a développé un système de production « juste à temps » basé sur la communication visuelle, un peu comme le Kanban aujourd'hui.
Comment la méthodologie Kanban a transformé Toyota :
- Il a éliminé tout travail inutile et s'est concentré sur ce qui était nécessaire.
- Rendre le processus de production plus efficace
- Rendre les équipes plus productives
Grâce à ces avantages, Kanban est aujourd'hui utilisé par des milliers de chefs de projet en gestion de projet !
Les quatre clés de la méthodologie de gestion de projet Kanban
1. Tableau Kanban
Les équipes Kanban sont fortement dépendantes d'un tableau Kanban.
Un tableau Kanban est un tableau physique ou numérique utilisé pour :
- Visualisez l'ensemble du travail à réaliser dans le cadre du projet
- Optimisez le flux de travail de votre équipe
Un tableau Kanban de base est divisé en trois colonnes :
- À faire : tâches qui doivent être prises en charge
- Travail en cours : tâches actuellement en cours
- Terminé : tâches achevées
En fonction de votre flux de travail, vous pouvez créer autant de colonnes que nécessaire pour s'adapter aux processus uniques de votre équipe grâce à un tableau Kanban en ligne.
Nous avons compilé une liste de 20 exemples de tableaux Kanban pour vous donner davantage d'idées.
2. Cartes Kanban
Selon la méthodologie Kanban, chaque tâche ou élément de travail doit être représenté par une carte distincte sur le Tableau.
Une carte Kanban peut être visualisée comme un post-it physique ou virtuel qui peut être déplacé vers une autre colonne au fur et à mesure que votre travail progresse.
Une carte Kanban contient des informations sur un élément de travail particulier, telles que :
- Brève description de la tâche
- Qui est responsable de la tâche ?
- Durée estimée de la tâche
Si vous utilisez un logiciel Kanban, ces cartes peuvent inclure d'autres informations utiles sur les tâches, telles que des sous-tâches, des commentaires et des informations techniques.
3. Point de validation
La colonne « À faire » contient les tâches ou les suggestions des clients qui doivent être traitées.
Un point d'engagement est le moment où une tâche ou un élément de travail est retiré de la colonne « À faire » et traité par l'équipe.
Pourquoi avez-vous besoin de points de validation ?
Les points d'engagement donnent à votre équipe et à vos clients une idée :
- Lorsque le travail a commencé sur la tâche
- Délai de livraison estimé
Il s'agit essentiellement de « jalons » qui aident votre équipe à reconnaître quand les choses ont commencé.
4. Point de livraison
Le point de livraison correspond au moment où le produit est livré au client.
L'objectif de chaque équipe Kanban est de faire passer les cartes du point de validation à la livraison le plus rapidement possible.
Les principes fondamentaux de la gestion de projet Kanban
Cinq principes définissent la méthodologie de gestion de projet Kanban. Examinons-les tous :
1. Visualisez le flux de travail
Dans le Kanban, tout est dans le visuel. 👀
En fait, « Kanban » signifie littéralement « signal visuel » en japonais !
Voici ce que la méthode Kanban permet de visualiser :
- Toutes les tâches présentes dans le projet
- Flux de travail d'une étape à l'autre
En visualisant votre flux de travail, vous pouvez afficher les étapes nécessaires pour transformer votre projet d'une simple idée en un produit fini !
Cette approche axée sur le visuel aide le chef de projet Kanban à voir sur quoi travaille chaque membre de l'équipe.
2. Limitez la charge de travail
Les membres de l'équipe Kanban sont censés travailler à un rythme rapide, mais cela ne signifie pas qu'ils doivent travailler sur un million de tâches à la fois !
La meilleure façon d'y mettre fin ?
Limitez la quantité de travail que votre équipe peut prendre en charge à un moment donné.
C'est pourquoi la plupart des équipes Kanban ont une limite spécifique quant au nombre de tâches sur lesquelles elles sont autorisées à travailler en même temps.
3. Hiérarchisez les flux de projets
Contrairement à toute autre méthodologie de gestion de projet, Kanban concerne uniquement la gestion de projets, et non la gestion de personnes.
La méthode Kanban repose sur la création et la maintenance d'un flux de travail fluide.
Si le travail s'effectue sans heurts d'une étape de production à l'autre, l'équipe peut terminer le projet plus rapidement. De cette façon, l'accent est moins mis sur les membres individuels de l'équipe et davantage sur le flux de travail global du projet.
4. Rendre les processus transparents
Pour adopter Kanban, votre équipe doit définir clairement tous les processus impliqués dans le projet.
Si vous définissez tous les processus, votre équipe ne sera jamais bloquée, car elle saura quoi faire.
Ce n'est que lorsque toutes ces conditions sont remplies que votre équipe peut considérer que la tâche est achevée.
5. Maintenir des boucles de rétroaction
La méthodologie Kanban encourage les membres de l'équipe à s'exprimer.
Alexis Nicole White, chef de projet senior certifié (PMP) et scrum master (SMC), consultante en gestion de projet chez ANW Media & Consulting, utilise les tableaux Kanban dans le même but.
« Nous avons utilisé des tableaux Kanban pour suivre les progrès dans nos environnements agiles. Lors de nos réunions quotidiennes, nous utilisons le tableau comme un flux de travail visuel pour suivre le statut de nos tâches. Nous pouvons ainsi examiner le travail en cours, discuter des obstacles éventuels et identifier les éléments à prendre en compte pour les prochaines étapes », explique-t-elle.
À l'instar des équipes Scrum, les équipes Kanban organisent de courtes réunions de 15 minutes pour discuter :
- Ce que chaque membre de l'équipe avait fait la veille
- Le travail qu'ils vont effectuer aujourd'hui
- Les problèmes auxquels ils ont été confrontés
En faisant preuve d'ouverture et de transparence, l'équipe Kanban peut s'assurer que tout le monde sait ce qui se passe dans un projet. Et lorsque toute l'équipe en sait plus sur le projet, elle peut s'efforcer de l'améliorer en permanence.
Note : le chef de projet Kanban organise cette réunion, tout comme le rôle du Scrum Master dans l’organisation des réunions quotidiennes.
Découvrez ces exemples de gestion de projet!
Les trois processus de gestion de projet Kanban
Contrairement aux autres méthodologies de gestion de projet Agile, Kanban est incroyablement simple à utiliser.
Voici comment :
1. Commencez par trois colonnes
La première étape de tout processus Kanban consiste à créer des colonnes.
Si vous utilisez un outil Kanban en ligne, vous pouvez utiliser les colonnes par défaut (À faire, En cours, Terminé) pour organiser votre flux de travail ou créer des colonnes personnalisées.
2. Ajoutez des cartes Kanban au Tableau
Créez maintenant une liste de tâches pour le projet. Une fois que vous avez déterminé les tâches sur lesquelles votre équipe va travailler, il est temps de les noter sur des post-it ou des cartes Kanban.
Vous pouvez ensuite épingler ces cartes dans les colonnes correspondantes.
3. Fixez une limite pour le travail en cours (WIP)
Malheureusement, votre équipe ne peut pas simplement remplir la colonne « Travail en cours » avec un trop grand nombre de cartes.
Si vous le faites, vous allez vous retrouver avec plus que vous ne pouvez gérer !
Le chef de projet Kanban doit maintenant ajouter une limite au nombre de tâches pouvant figurer dans la même colonne.
Cela permet également aux membres de votre équipe de se concentrer sur une seule tâche, plutôt que de passer sans cesse d'une tâche à l'autre.
4. Travail, avancer, répéter
Dans le Kanban, l'objectif principal est de déplacer les tâches de la colonne « À faire » vers la colonne finale « Terminé ». Dès qu'un membre de l'équipe sélectionne une tâche dans la colonne « À faire », la carte de tâche est déplacée vers la colonne suivante.
Une fois achevée, elle est déplacée vers la dernière colonne « Terminé ».
Les cinq avantages de la gestion de projet Kanban
1. Concentration accrue
De nombreuses équipes pensent que multitâche = augmentation de la productivité.
Après tout, si vous effectuez plusieurs tâches en même temps, vous devez forcément être productif, n'est-ce pas ?
Mais ce n'est pas toujours le cas !
Le multitâche peut nuire à vos performances et à votre cerveau !
Le processus Kanban élimine le multitâche et vous permet de vous concentrer sur une seule tâche à la fois. Vous pouvez ainsi achever la tâche de manière plus efficace.
En vous concentrant sur une seule tâche, vous évitez à votre cerveau de se surmener. Ainsi, lorsque vous aurez achevé une tâche, vous aurez l'énergie nécessaire pour vous attaquer à la suivante !
2. Flexibilité accrue
Un plan de projet Kanban est probablement plus flexible et agile que toute autre méthode !
L'équipe Kanban se concentre uniquement sur le travail en cours.
Une fois que les membres de l'équipe ont achevé une carte, ils passent à la suivante qui les attend.
De cette façon, le chef de projet Kanban peut réorganiser les priorités sans perturber le travail de l'équipe.
Les membres de l'équipe se concentrent uniquement sur la prochaine carte. Ils ne se soucient pas des changements apportés à l'échéancier du projet. Vous pouvez désormais modifier les choses en toute transparence !
3. Transparence accrue
Le principe fondamental du cadre Kanban est de visualiser toutes les tâches sur un tableau.
Chaque membre de l'équipe peut voir l'avancement du projet et savoir qui travaille sur quoi, ce qui garantit qu'il n'y a pas de secrets entre les membres de l'équipe.
Alan Zucker, fondateur de Project Management Essentials, explique comment une transparence accrue facilite la réalisation de ses projets.
« En rendant les éléments transparents, en limitant le travail en cours et en créant un système de traction, nous pouvons gérer plus efficacement toutes les formes de travail. Les tableaux Kanban fonctionnent très bien pour suivre le flux de travail à travers des processus complexes en plusieurs étapes », explique-t-il.
Zucker ajoute : « Les Kanban étant très visuels, il est facile de voir rapidement le travail en cours, son statut et ceux à venir. Les chefs de programme peuvent ajouter des couloirs horizontaux pour suivre facilement le statut de tous les projets qu'ils gèrent. Les chefs de projet et les équipes de projet peuvent utiliser le Kanban pour suivre les livrables et les tâches. »
4. Réduction de la durée du cycle
La durée du cycle correspond au temps nécessaire à la réalisation d'une tâche dans le flux de travail de votre projet. Il s'agit essentiellement du temps écoulé entre le moment où le travail commence et celui où il se termine.
Plus la durée du cycle est courte, plus votre équipe peut rapidement apporter de la valeur à vos clients.
Le Kanban étant une méthodologie basée sur l'agilité, il est conçu pour traiter facilement les commentaires des clients et fournir rapidement des résultats qui satisfont vos clients !
5. Moins de goulots d'étranglement
Une autre façon de réduire la durée du cycle consiste à éliminer les goulots d'étranglement dans les projets.
Et les paramètres pour définir les limites du travail en cours (WIP) y contribuent.
Comme le nombre de tâches sur lesquelles plusieurs membres de l'équipe peuvent travailler en même temps est limité, ils ne seront pas surchargés de travail.
Cela réduira les risques de goulots d'étranglement qui ralentissent votre progression, car chacun se concentre sur des tâches spécifiques au lieu d'essayer d'effectuer plusieurs tâches à la fois.
Heather Welch, responsable des ressources chez Ukelele Tabs, conseille, étant donné que les tableaux Kanban sont « faciles et intuitifs à utiliser grâce à leur fonctionnalité glisser-déposer, de tirer pleinement parti de leur aspect visuel. Repérez les goulots d'étranglement au sein du tableau et demandez à votre équipe comment vous pouvez vous améliorer et ce dont elle a besoin pour accomplir la tâche en question beaucoup plus rapidement. »
Les deux limites de la gestion de projet Kanban
Bien que le système Kanban soit extrêmement efficace par rapport à d'autres méthodes de gestion de projet, il présente toutefois quelques inconvénients.
Heureusement, ces problèmes peuvent être résolus à l'aide d'un logiciel de gestion de projet spécialisé tel que ClickUp!
1. Risque d'une mauvaise hiérarchisation des priorités
Lorsque votre équipe se sera habituée au cadre Kanban, elle pourrait devenir obsédée par l'idée de faire passer autant de tâches que possible dans la colonne « Achevé ».
Mais... toutes les tâches ne se valent pas !
Certaines tâches sont plus importantes que d'autres, et lorsque vous utilisez Kanban, cela peut être négligé.
Solution ClickUp : Priorités
Utilisez les priorités de ClickUp pour hiérarchiser facilement les tâches de votre projet.
Ainsi, votre équipe sait quelle est l'importance de chaque tâche et lesquelles doivent être réalisées en priorité.
2. Problèmes potentiels de communication au sein de l'équipe
Kanban se concentre sur le flux de travail plutôt que sur l'équipe.
Les équipes Kanban n'ont pas le temps de surveiller attentivement le travail de chacun pour assurer le flux des opérations.
C'est pourquoi votre équipe Kanban doit communiquer efficacement pour s'assurer que tout se déroule comme prévu. Sans communication, vous allez être confronté à de nombreux problèmes.
Solution ClickUp : commentaires
C'est là que les commentaires ClickUp entrent en jeu.
Chaque tâche dans ClickUp dispose d'une section de commentaires pour :
- Partager vos attentes avec l'équipe
- Poser des questions à votre responsable de la gestion de projet
- Envoi de documents importants
Vous pouvez même attribuer des tâches aux membres de votre équipe grâce à la fonctionnalité « Commentaires attribués ».
Avec un commentaire assigné, vous pouvez instantanément convertir un commentaire en tâche, puis l'assigner aux membres de votre équipe afin qu'ils n'oublient pas d'y donner suite !
Le meilleur tableau Kanban pour 2022
ClickUp ne vous aide pas seulement dans votre flux de travail Kanban.
Avec la vue Tableau de ClickUp, vous pouvez également l'utiliser comme tableau Kanban en ligne !
Qu'est-ce que la vue Tableau de ClickUp ?
Cette vue affiche les tâches de votre projet sous forme de tableau Kanban ou Scrum interactif. Il est très pratique de pouvoir consulter toutes vos tâches en un seul endroit !
Cinq raisons pour lesquelles la vue Tableau est parfaite pour l'approche de type Kanban :
1. Glisser-déposer pour les cas d'urgence
Tout comme sur un tableau physique, vous pouvez glisser-déposer vos tâches ClickUp dans les colonnes appropriées. Avec ClickUp, vous pouvez déplacer une carte Kanban en un clin d'œil !
2. Statuts de projet personnalisés adaptés à chaque flux de travail
Dans la vue Tableau, le « statut » correspond au nom de la colonne Kanban.
ClickUp vous permet de créer autant de statuts personnalisés que vous le souhaitez.
Vous pouvez personnaliser votre tableau Kanban en fonction du type de projet.
Pour augmenter la visibilité des statuts, vous pouvez attribuer un code couleur à chaque statut.
Une fois que vous avez créé vos statuts personnalisés pour un projet particulier, vous pouvez les enregistrer comme modèle pour vos multiples projets de tableau Kanban. Vous n'aurez plus à perdre de temps à les configurer pour chaque nouveau projet !
3. Triez et filtrez pour organiser vos tâches
Les colonnes de la vue Kanban ne sont pas simplement organisées de gauche à droite comme un tableau Kanban ordinaire.
Vous pouvez trier les colonnes individuellement pour mettre en évidence les tâches importantes en haut de la colonne afin que votre équipe sache ce qu'elle doit achever en premier.
Vous pouvez également améliorer votre gestion des tâches en les organisant en fonction de leur statut, de leur nom, de leur date de début, etc.
Voici quelques-uns des filtres proposés par ClickUp :
- Date d'échéance : identifiez les tâches qui doivent être achevées dans un avenir proche.
- Responsable : affichez les tâches attribuées à un membre particulier de l'équipe Scrum.
- Suivi du temps : organisez les tâches en fonction du temps qui leur a été consacré.
4. Ne perdez jamais de vue une tâche grâce aux étiquettes
Vous avez besoin de fonctionnalités supplémentaires pour vous aider dans la gestion des tâches ?
Les étiquettes peuvent vous faciliter la vie.
Vous pouvez immédiatement le classer pour le rendre plus reconnaissable.
Vous n'aurez plus à vous démener pour trouver une tâche de projet.
5. Plusieurs vues pour tout le monde
Il est assez rare de trouver un logiciel Kanban qui puisse répondre aux besoins de toute votre équipe.
Heureusement, les vues multiples de ClickUp permettent aux membres de votre équipe d'organiser leurs tâches comme ils le souhaitent. Ils peuvent même passer d'une vue à l'autre pour une même tâche !
Jetons un œil aux vues proposées par ClickUp :
- Vue Liste : organise tout votre travail dans une petite liste de tâches bien ordonnée. Idéal pour ceux qui veulent simplement accomplir leurs tâches !
- Vue Équipe : vous permet d’afficher toutes les tâches des membres de votre équipe sous forme de rapport.
- Vue du calendrier : affichez et effectuez des modifications sur votre planning quotidien/hebdomadaire/mensuel.
- Vue Gantt : affichez votre plan de projet sous forme de diagramme de Gantt.
- Mode Moi : affichez uniquement les tâches qui vous sont assignées.
Découvrez les différences entre les diagrammes Kanban et de Gantt.
Conclusion
Le Kanban n'a rien de sorcier !
Il s'agit d'une méthodologie de gestion de projet extrêmement simple.
Que vous utilisiez un tableau Kanban personnel pour gérer vos tâches ou que vous gériez plusieurs projets simultanément, cette méthodologie peut vous aider à terminer votre travail.
Pour mettre en œuvre efficacement Kanban, vous avez besoin d'un logiciel de gestion Kanban.
ClickUp dispose de toutes les fonctionnalités dont vous avez besoin pour gérer votre flux de travail Kanban et créer un tableau Kanban. Il vous aidera à tenir votre équipe informée, à déplacer facilement les tâches et à vous adapter rapidement aux changements du projet.
Inscrivez-vous gratuitement dès aujourd'hui et assurez-vous que votre processus de gestion de projet ne soit jamais dysfonctionnel !