La méthode Kanban est l'une des méthodes qui se développent le plus rapidement gestion de projet méthodes. Des entreprises comme la BBC, Pixar et Spotify ont utilisé cette méthode de gestion de projet !
La méthode Kanban est facile à apprendre !
qu'est-ce que la méthode Kanban et comment la mettre en œuvre ?
Dans cet article, nous examinerons cette méthode de gestion de projet, ses principes clés, ses processus de base, ses avantages et ses inconvénients. Nous ferons également appel à la fonctionnalité de plusieurs collaborateurs experts qui nous feront part de leurs réflexions sur la manière dont ils mettent en œuvre les tableaux Kanban dans le cadre de leurs projets.
En prime, nous vous présenterons le meilleur logiciel de gestion de projet Kanban pour mettre en œuvre cette méthodologie !
Qu'est-ce que la gestion de projet Kanban ?
Kanban est une méthode de la gestion de projet visuelle d'abord méthode de gestion de projet basée sur la méthodologie Agile.
Qu'est-ce que la méthode Agile ? La gestion de projet Agile est une méthode de gestion de projet qui consiste à diviser le projet en cycles de développement plus petits, d'une durée de 1 à 4 semaines.
Une fois chaque cycle achevé, vous présentez des versions de votre produit à vos clients et recueillez leurs commentaires, que vous intégrez dans le cycle suivant.
En quoi la méthode Agile diffère-t-elle de la gestion de projet classique ?
Le processus traditionnel de développement de logiciels implique :
- La création d'un forfait de projet
- La livraison du produit final
La méthodologie Agile décompose un projet en cycles plus petits, ce qui vous permet de :
- Apporter des changements rapidement et améliorer les livrables section par section au lieu d'attendre la fin du projet
- Intégrer les clients tout au long du processus de développement
Qu'est-ce que la méthode Kanban ?
Dans la méthode Kanban, les tâches de votre projet sont visualisées sous forme de notes autocollantes (appelées cartes Kanban) sur un Tableau (appelé Tableau Kanban).
(source de l'image : easyprojects.net )
Comme tout est visualisé sur des cartes, vous pouvez voir le travail de votre équipe en temps réel. Vous pouvez également avoir un aperçu des goulets d'étranglement potentiels - ce qui vous aide à les traiter avant qu'ils ne causent des perturbations.
À faire à Kanban ?
Dans les années 1940, un ingénieur de Toyota, Taiichi Ohno, a mis au point un système de production "juste à temps", basé sur la communication visuelle, un peu comme le Kanban aujourd'hui.
Comment la méthodologie Kanban a transformé Toyota :
- Elle a éliminé tout le travail inutile et s'est concentrée sur ce qui était nécessaire
- Elle a rendu le processus de production plus efficace
- Elle a rendu les équipes plus productives
Grâce à ces avantages, Kanban est aujourd'hui utilisé par des milliers de gestionnaires de projet !
Les quatre éléments clés de la méthode de gestion de projet Kanban
1. Tableau Kanban
Les équipes Kanban sont très dépendantes d'un tableau Kanban. Un tableau Kanban est un Tableau physique ou numérique utilisé pour :
- Visualiser l'ensemble du travail dans le projet
- Optimiser le flux de travail de l'équipe
Un tableau Kanban de base est divisé en trois colonnes :
- À faire: Tâches qui doivent être accomplies
- Mon travail en cours : Tâches en cours de travail
- à faire : tâches achevées* Travaux en cours : tâches en cours de réalisation* Travaux terminés : tâches achevées* Travaux en cours : tâches en cours de réalisation* Travaux en cours : tâches en cours de réalisation* Travaux en cours : tâches en cours de réalisation* Travaux terminés : tâches en cours de réalisation* *Travaux terminés : tâches achevées
En fonction de votre flux de travail, vous pouvez avoir autant de colonnes que vous le souhaitez de votre équipe avec un Tableau Kanban en ligne.
nous avons compilé un tableau Kanban en ligne
il n'y a pas d'autre solution que d'utiliser le tableau Kanban en ligne https://clickup.com/fr-FR/blog/25130/exemples-de-tableaux-kanban/ liste de 20 exemples de tableaux Kanban /%href/
pour plus d'idées.
2. Cartes Kanban
Selon la méthodologie Kanban, chaque élément de travail ou tâche doit être représenté par une carte distincte sur le Tableau.
Une carte Kanban peut être visualisée comme une note adhésive physique ou virtuelle qui peut se déplacer vers une autre colonne au fur et à mesure de la progression du travail.
/$$$img/ https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2020/05/image15-4.png Cartes spécifiques dans le Tableau Kanban /$$img/
Une carte Kanban contient des informations sur un élément de travail particulier, telles que :
- Brève description de la tâche
- Le responsable de la tâche
- Durée estimée de la tâche
Si vous utilisez Logiciel Kanban ces cartes peuvent contenir d'autres informations précieuses sur les tâches, telles que sous-tâches , commentaires et des informations techniques.
3. Point de validation
La colonne "À faire" contient des tâches ou des suggestions de clients qui doivent être travaillées.
un point de validation est le moment où un élément de travail ou une tâche est repris de la colonne "À faire" et fait l'objet d'un travail de la part de l'équipe.
pourquoi avez-vous besoin de points d'engagement ?
Les points d'engagement donnent à votre équipe et à vos clients une idée de ce qui suit :
- Du moment où le travail a commencé sur la tâche
- L'estimation de la durée de la livraison
Il s'agit essentiellement de "jalons" qui permettent à votre équipe de savoir quand les choses ont commencé.
4. Point de livraison
Le point de livraison est le moment où le produit est livré au client.
L'objectif de toute équipe Kanban est de faire passer les cartes du point de validation au point de livraison le plus rapidement possible
Les principes fondamentaux de la gestion de projet Kanban
Cinq principes définissent la méthodologie de la gestion de projet Kanban. Examinons-les tous :
1. Visualiser le flux de travail
En Kanban, voir est tout. 👀
En fait, en japonais, "Kanban" signifie littéralement "signal visuel" !
Voici ce que la méthode Kanban permet de visualiser :
- Toutes les tâches présentes dans le projet
- Le flux de travail d'une étape à l'autre
En visualisant votre flux de travail, vous pouvez afficher les étapes nécessaires pour transformer votre projet d'une simple idée à un produit fini !
Cette approche visuelle d'abord aide un gestionnaire de projet Kanban à voir sur quoi chaque membre de l'équipe travaille.
2. Limiter la charge de travail
Les membres de l'équipe Kanban doivent travailler à un rythme rapide, mais cela ne signifie pas qu'ils doivent travailler sur un million de tâches en même temps !
le meilleur moyen d'éviter cela est de limiter la charge de travail des membres de l'équipe Kanban
Limitez la quantité de travail que votre équipe peut prendre en charge à la fois.
C'est pourquoi la plupart des équipes Kanban ont une limite spécifique sur le nombre de choses sur lesquelles elles sont autorisées à travailler en même temps.
3. Hiérarchiser les flux du projet
Contrairement à toute autre méthodologie de gestion de projet, Kanban est axé sur la gestion de projets -pas de personnes
La méthode Kanban repose sur la création et la maintenance d'un flux de travail fluide.
Si le travail s'écoule sans heurt d'une étape de la productivité à l'autre, l'équipe peut achever le projet plus rapidement. Ainsi, l'accent est moins mis sur les membres individuels de l'équipe que sur le flux de travail global du projet.
4. Rendre les processus transparents
Pour adopter Kanban, votre équipe doit définir clairement tous les processus impliqués dans le projet.
Si vous définissez tous les processus, votre équipe ne sera jamais bloquée car elle saura quoi faire.
Ce n'est que lorsque toutes ces conditions sont réunies que votre équipe peut dire que vous avez achevé la tâche.
5. Maintenance des boucles de retour d'information
La méthodologie Kanban encourage les membres de l'équipe à speak up. (s'exprimer)
Alexis Nicole White, certifiée gestionnaire de projet senior (PMP) et scrum master (SMC) et consultante en livraison de projet chez ANW Media & Consulting utilise les tableaux Kanban dans le même but.
"Nous avons utilisé les tableaux Kanban pour suivre la progression dans nos environnements agiles. Au cours de nos réunions de synthèse quotidiennes, nous utilisons le Tableau comme un flux de travail visuel du statut de notre tâche. Nous sommes en mesure d'examiner le travail en cours, de discuter des obstacles éventuels et d'identifier les éléments d'action à mettre en œuvre lors des prochaines étapes", a-t-elle déclaré.
Comme Les équipes Scrum , les équipes Kanban organisent de courtes réunions de 15 minutes pour discuter :
- Ce que chaque membre de l'équipe a fait la veille
- Ce sur quoi ils vont travailler aujourd'hui
- Des problèmes auxquels ils ont été confrontés
En faisant preuve d'ouverture et de transparence, l'équipe Kanban peut s'assurer que tout le monde sait ce qui se passe dans un projet. Et lorsque toute l'équipe en sait plus sur le projet, elle peut s'efforcer de l'améliorer en permanence.
Note: Le gestionnaire du projet Kanban organise cette réunion - un peu comme le rôle du Scrum master dans l'organisation des mêlées quotidiennes.
Check out these Exemples de gestion de projet !
Les trois processus de gestion de projet Kanban
Contrairement à d'autres méthodes de gestion de projet Agile, Kanban est incroyablement simple à utiliser.
Voici comment :
1. Commencez par trois colonnes
La première étape de tout processus Kanban consiste à paramétrer les colonnes.
Si vous utilisez un outil Kanban en ligne, vous pouvez utiliser les colonnes par défaut (À faire, En cours, Terminé) pour organiser votre flux de travail ou créer des colonnes personnalisées.
2. Ajouter des cartes Kanban au Tableau
Créez maintenant une liste de tâches pour le projet. Une fois que vous avez déterminé les tâches sur lesquelles votre équipe travaillera, il est temps de les inscrire sur des notes autocollantes ou des cartes Kanban.
Vous pouvez ensuite épingler ces cartes dans les colonnes correspondantes.
3. Fixer une limite au travail en cours (WIP)
Malheureusement, votre équipe ne peut pas se contenter de placer trop de cartes dans la colonne "Travail en cours".
À le faire, vous risquez d'avoir les yeux plus gros que le ventre !
Le gestionnaire de projet Kanban doit maintenant ajouter une limite au nombre de tâches pouvant figurer dans la même colonne.
Cela permet également aux membres de votre équipe de se concentrer sur une seule tâche, plutôt que de faire des allers-retours entre les tâches.
4. Mon travail, déplacer, répéter
En Kanban, l'objectif principal est de faire passer les tâches de la colonne "À faire" à la colonne "Terminé". Dès qu'un membre de l'équipe prend une tâche dans la colonne "À faire", la carte de la tâche est déplacée dans la colonne suivante.
Et une fois achevée, elle est déplacée vers la dernière colonne "Terminé".
Les cinq avantages de la gestion de projet Kanban
1. Concentration accrue
Beaucoup d'équipes pensent que multitâche = productivité accrue
à faire plus de tâches en même temps, on doit être productif, non ?
Mais ce n'est pas toujours le cas !
Le multitâche peut nuire à vos performances et votre cerveau ! Le processus Kanban élimine le multitâche et vous permet de vous concentrer sur une tâche à la fois. En conséquence, vous pouvez achever la tâche plus efficacement.
Le fait de vous achever sur une seule tâche empêche votre cerveau de s'emballer. Ainsi, lorsque vous aurez achevé une tâche, vous aurez l'énergie nécessaire pour vous atteler à la suivante !
2. Une plus grande flexibilité
Un forfait de projet Kanban est probablement plus souple et plus agile que toute autre méthode !
L'équipe Kanban se concentre uniquement sur le travail en cours.
Une fois que les membres de l'équipe ont achevé une carte, ils s'occupent de la carte suivante qui les attend.
De cette manière, le projet Kanban peut modifier les priorités sans perturber l'équipe .
Les membres de l'équipe sont uniquement concentrés sur ce qu'est la prochaine carte. Ils ne sont pas préoccupés par les changements apportés à la l'échéancier du projet . Maintenant, vous pouvez changer les choses de manière transparente !
3. Transparence accrue
Le principe de base du cadre Kanban est de visualiser toutes les tâches sur un Tableau.
**Chaque membre de l'équipe peut voir ce qui se passe dans le projet et savoir qui travaille sur quoi - ce qui garantit qu'il n'y a pas de secrets au sein des membres de l'équipe.
Alan Zucker, capital fondateur de L'essentiel de la gestion de projet rapporte comment l'amélioration de la transparence aide ses projets.
"En créant de la transparence dans les éléments de travail, en limitant le travail en cours et en créant un système de traction, nous pouvons gérer plus efficacement toutes les formes de travail. Les tableaux Kanban fonctionnent très bien pour suivre le flux de travail à travers des processus complexes à plusieurs étapes", explique-t-il.
M. Zucker ajoute : "Les tableaux Kanban sont très efficaces pour suivre le flux de travail dans des processus complexes à plusieurs étapes : "Les tableaux Kanban étant très visuels, il est facile de voir rapidement le travail en cours, son statut et ce qui est à venir. Les gestionnaires de programme peuvent ajouter des couloirs de nage horizontaux pour suivre facilement le statut de tous les projets qu'ils gèrent. Les gestionnaires de projet et les équipes de projet peuvent utiliser le Kanban pour suivre les livrables et les tâches."
4. Durée du cycle réduite
La durée du cycle est la durée que prend une tâche dans le flux de travail de votre projet. Il s'agit essentiellement du temps qui s'écoule entre le moment où le travail commence et le moment où il est terminé.
plus le temps de cycle est court, plus vite votre équipe peut apporter de la valeur à vos clients
Kanban étant une méthodologie Agile, elle est fabriquée pour gérer facilement le retour d'information des clients et fournir rapidement des résultats qui satisfont vos clients !
5. Moins de goulots d'étranglement
une autre façon de réduire le cycle time est d'éliminer les goulets d'étranglement du projet
La fixation de limites au travail en cours (WIP) y contribue.
Comme il existe une limite au nombre de tâches sur lesquelles plusieurs membres de l'équipe peuvent travailler en même temps, ils ne seront pas surchargés de travail.
Cela réduit les risques de goulot d'étranglement qui entraverait votre progression, car chacun se concentre sur des tâches spécifiques au lieu d'essayer de multitâches.
Heather Welch, gestionnaire de ressources à Onglets pour Ukelele conseille, parce que les tableaux Kanban sont "faciles et intuitifs à utiliser grâce à sa fonctionnalité de glisser-déposer, d'utiliser le facteur visuel des tableaux Kanban à votre plein avantage. Repérez les goulets d'étranglement au sein du tableau et demandez à votre équipe comment vous pouvez faire mieux et ce dont elle a besoin pour accomplir ladite tâche beaucoup plus rapidement."
Les deux limites de la gestion de projet kanban
Bien que le système Kanban soit extrêmement efficace par rapport à d'autres systèmes de gestion de projet, il n'en reste pas moins qu'il n'est pas très efficace méthodes de gestion de projet il est vrai qu'elle présente quelques inconvénients.
Heureusement, ces problèmes peuvent être résolus à l'aide d'un logiciel de gestion de projet spécialisé tel que ClickUp !
1. Risque d'une mauvaise hiérarchisation
Lorsque votre équipe s'habitue au cadre Kanban, elle peut devenir obsédée par l'idée d'essayer de faire passer autant de tâches que possible dans la colonne "Achevé".
Mais... Toutes les tâches ne sont pas égales!
Certaines tâches sont plus importantes que d'autres, et lorsque vous utilisez Kanban, cela peut être négligé.
ClickUp Solution : Priorités Utilisez les priorités de ClickUp pour classer facilement les tâches de votre projet par ordre de priorité.
De cette façon, votre équipe sait quelle est l'importance de chaque tâche et quelles sont celles qui doivent être entreprises en premier.
2. Problèmes potentiels de communication au sein de l'équipe
Kanban se concentre sur le flux de travail plutôt que sur l'équipe.
Les équipes Kanban n'ont pas le temps de surveiller attentivement le travail de chacun pour maintenir le flux.
C'est pourquoi votre équipe Kanban doit communiquer efficacement pour s'assurer que tout se déroule comme prévu. Sans communication, vous allez être confronté à des tonnes de problèmes.
ClickUp Solution : Commentaires C'est là que ClickUp Comments entre en jeu.
Chaque tâche ClickUp dispose d'une section de commentaires :
- Partager vos attentes avec l'équipe
- Poser des questions à votre gestion de projet
- Envoyer des documents importants
Vous pouvez même assigner des tâches aux membres de votre équipe à l'aide de la fonction Commentaires assignés fonctionnalité.
Avec un commentaire assigné, vous pouvez instantanément convertir un commentaire en tâche, puis l'assigner aux membres de votre équipe afin qu'ils n'oublient pas d'y donner suite !
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Le meilleur Tableau Kanban pour 2022
ClickUp ne se contente pas de vous aider dans votre flux de travail Kanban.
Avec la vue Tableau de ClickUp, vous pouvez aussi l'utiliser comme tableau Kanban en ligne !
Qu'est-ce que la vue Tableau de ClickUp ?
Cette vue affiche les tâches de votre projet sous la forme d'un tableau Kanban interactif ou d'un tableau en ligne Tableau Scrum . C'est super pratique d'afficher toutes vos tâches en un seul endroit !
Cinq raisons pour lesquelles la vue Tableau est parfaite pour l'approche de type Kanban :
1. Glisser-déposer pour les moments pressés
Tout comme sur un Tableau physique, vous pouvez glisser-déposer vos tâches ClickUp dans les bonnes colonnes. Avec ClickUp, vous pouvez déplacer une carte Kanban en un clin d'œil !
2. Des statuts de projet personnalisés adaptés à chaque flux de travail
Dans la vue Tableau, le "statut" est le nom de la colonne Kanban.
ClickUp vous permet de créer autant de statuts personnalisés que vous le souhaitez.
Vous pouvez personnaliser votre Tableau Kanban en fonction du type de projet.
Pour rendre les statuts plus visibles, vous pouvez utiliser un code couleur pour chaque statut.
Une fois que vous avez créé vos statuts personnalisés pour un projet particulier, vous pouvez les enregistrer en tant que fichier pour vos multiples projets de Tableau Kanban . Désormais, vous n'aurez plus à perdre votre temps à paramétrer ces tableaux pour chaque nouveau projet !
3. Trier et filtrer pour organiser vos tâches
Les colonnes de l'Affichage Kanban ne sont pas organisées de gauche à droite comme dans un tableau Kanban ordinaire.
Vous pouvez trier les colonnes individuellement pour mettre en évidence les tâches importantes en haut de la colonne afin que votre équipe sache ce qu'elle doit achever en premier.
Vous pouvez également améliorer votre gestion des tâches en organisant vos tâches en fonction de leur statut, du nom de la tâche, de la date de début, et bien plus encore !
Voici quelques-uns des filtres proposés par ClickUp :
- Date d'échéance : Identifier les tâches qui doivent être achevées dans un avenir proche
- Assigné : Affiche les tâches assignées à un membre de l'équipe Scrum en particulier
- Suivi du temps : Classer les tâches en fonction du temps qui leur a été consacré
4. Ne perdez jamais le fil d'une tâche avec Étiquettes vous avez besoin d'encore plus de fonctionnalités pour vous aider dans la gestion des tâches ?
Les étiquettes peuvent vous faciliter la vie.
Vous pouvez instantanément catégoriser un élément pour le rendre plus reconnaissable.
Désormais, vous n'aurez plus à vous démener pour retrouver une tâche du projet.
5. Des affichages multiples pour tous
Il est assez rare de trouver un logiciel Kanban qui puisse s'adresser à votre entière équipe.
Heureusement, les vues multiples de ClickUp permettent aux membres de votre équipe d'organiser leurs tâches comme ils le souhaitent. Ils peuvent même passer d'une vue à l'autre pour une même tâche !
Jetons un coup d'œil aux affichages proposés par ClickUp :
- Vue Liste : Classe tout votre travail dans une petite liste de tâches bien ordonnée. Idéal pour ceux qui veulent simplement faire quelque chose !
- Vue Équipe: Permet d'afficher les tâches de tous les membres de l'équipe sous forme de carte
- Affichage Calendrier : Affichez et modifiez votre calendrier quotidien/hebdomadaire/mensuel
- Vue Gantt: Affichez le forfait de votre projet sous la forme d'un diagramme de Gantt
- Me Mode: Affichez les tâches qui vous sont uniquement attribuées
Vérifier les différences entre les diagrammes Kanban et Gantt .
Conclusion
Kanban n'est pas une science exacte !
C'est une méthodologie de gestion de projet très simple.
Que vous utilisiez un Tableau Kanban personnel pour la gestion des tâches ou que vous gériez plusieurs projets simultanément, c'est une méthodologie qui peut vous aider à faire votre travail terminé.
Pour mettre en œuvre Kanban de manière efficace, vous avez besoin d'un logiciel de gestion Kanban.
ClickUp possède toutes les fonctionnalités dont vous avez besoin pour gérer votre flux de travail Kanban et créer un tableau Kanban. Il vous aidera à garder votre équipe dans la boucle, à déplacer les tâches avec facilité et à vous adapter rapidement aux changements du projet. Inscrivez-vous gratuitement dès aujourd'hui et faites en sorte que votre processus de gestion de projet ne soit jamais dysfonctionnel !