À mesure que les équipes de projet se mondialisent et deviennent plus interfonctionnelles, les chefs de projet réévaluent en permanence les processus. Et c'est une tâche délicate ! Trop de changements à la fois peuvent perturber la productivité d'une équipe, et d'un autre côté, des améliorations trop lentes nuisent inévitablement à l'innovation.
Vous avez découvert des outils sophistiqués tels que les diagrammes de Gantt et les tableaux Kanban, mais vous n'êtes pas entièrement convaincu qu'ils constituent la solution adaptée aux besoins de votre projet et de votre équipe.
Ce guide explique les différences entre les diagrammes de Gantt et les tableaux Kanban, comment les utiliser pour la gestion de projet et les points à prendre en compte lors du choix.
Diagramme de Gantt ou tableau Kanban : une analyse approfondie
Il est important de noter que ces deux outils de gestion de projet ne sont pas meilleurs l'un que l'autre. C'est la manière dont un outil de gestion de projet est présenté, enseigné et adopté qui fait toute la différence en termes de réussite. La meilleure approche pour choisir entre un diagramme de Gantt et un tableau Kanban pour votre projet est la suivante :
Les diagrammes de Gantt sont particulièrement adaptés au suivi de projets complexes et interdépendants s'étalant sur plusieurs semaines, mois, voire années. Un exemple d'utilisation quotidienne est celui d'un chef de projet qui visualise la progression de ses campagnes sur plusieurs équipes.
Les tableaux Kanban sont particulièrement utiles pour se concentrer sur un flux de travail continu, la hiérarchisation des tâches individuelles et les limites du travail en cours. Un cas d'utilisation quotidien est celui des équipes de développement logiciel qui visualisent tous les travaux en cours à mesure que les tâches progressent vers leur achèvement.
Maintenant, examinons chacun d'eux en détail alors que nous poursuivons notre comparaison entre les diagrammes de Gantt et les tableaux Kanban !
Qu'est-ce qu'un diagramme de Gantt ?
Un diagramme de Gantt est un diagramme à barres horizontales illustrant les dates de début et d'échéance du calendrier d'un projet. Les diagrammes de Gantt indiquent également les jalons importants du projet et la manière dont les tâches sont liées les unes aux autres. Ces fonctionnalités aident les équipes à planifier des projets détaillés et complexes sur n'importe quelle période.
Les six principaux composants d'un diagramme de Gantt type sont les suivants :
- Jalons: illustrez les dates cruciales pour la réussite et l'achèvement dans les délais d'un projet à l'aide d'un symbole.
- Flèches/lignes : indiquent quelles tâches bloquent et attendent d'autres tâches (appelées dépendances ).
- Marqueur de ligne : indique la date actuelle pour voir en un coup d'œil la quantité de travail à faire.
- Barres horizontales : représentent la période des tâches individuelles du projet.
- Barre latérale gauche : fait une liste de toutes les tâches impliquées dans le projet.
- Échelle de temps : affiche les catégories de dates en jours, semaines ou mois.
Vous recherchez une alternative au diagramme de Gantt ? Découvrez notre top 10 des alternatives aux diagrammes de Gantt.
5 raisons de choisir un diagramme de Gantt comme outil de gestion de projet
Fondamentalement, un diagramme de Gantt permet de mettre en place et de soutenir les activités de votre équipe, afin que chaque tâche dispose du temps et des ressources nécessaires à sa réalisation. Voici cinq raisons de préférer un diagramme de Gantt à un tableau Kanban :
1. Les tâches et sous-tâches ont des délais spécifiques afin de livrer l'ensemble du projet dans les temps.
À l'instar de la méthodologie en cascade, les diagrammes de Gantt présentent clairement l'ordre des tâches afin que les membres de l'équipe sachent si une tâche doit attendre qu'une autre soit commencée ou terminée avant de pouvoir démarrer. Par exemple, la tâche d'un designer consistant à créer les éléments créatifs de la campagne ne peut pas commencer s'il ne dispose pas du brouillon du contenu rédigé par un rédacteur. Le chef de projet doit être conscient de ce timing, car l'ensemble du calendrier du projet est compromis si le travail est remis en retard.
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2. Vous souhaitez suivre les tâches les plus importantes afin que votre projet ne prenne pas de retard.
Le chemin critique d'un diagramme de Gantt est la chaîne de tâches essentielles à l'achèvement de votre projet dans les délais impartis. Grâce au chemin critique, vous pouvez éviter les tâches non critiques. Cela vous aidera à affecter davantage de ressources aux tâches critiques et à réduire les délais d'achèvement.
3. Vous souhaitez décomposer un projet complexe en plusieurs parties gérables
Un diagramme de Gantt est l'outil visuel idéal pour avoir un aperçu de la vue d'ensemble tout en donnant un aperçu des différentes étapes d'une tâche. Il répond à des questions clés telles que :
- À quelle étape le département XYZ intervient-il dans le projet ?
- Quelles sont les exigences pour chaque projet/tâche ?
- Quels projets ou tâches constituent des jalons ?
- XYZ est-il un projet, une tâche ou une sous-tâche ?
Si vous devez modifier les dates de début et d'échéance d'un projet, rien de plus simple avec un diagramme de Gantt moderne ! Il vous suffit de glisser-déposer une tâche ou* l'ensemble du calendrier pour refléter les nouvelles dates de début/d'échéance.
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✅ Avantages des diagrammes de Gantt
- Les diagrammes de Gantt permettent de gérer plusieurs calendriers à partir d'une seule vue.
- Les diagrammes de Gantt offrent une vue d'ensemble du projet.
- Les diagrammes de Gantt mettent en évidence les dépendances et le chemin critique.
❌ Inconvénients des diagrammes de Gantt
- Les barres horizontales d'un diagramme de Gantt peuvent être trompeuses lorsqu'il s'agit de déterminer les ressources ou la quantité de travail nécessaires pour achever un projet.
- Collaborer avec des équipes pour créer un diagramme de Gantt peut s'avérer difficile pour les utilisateurs novices.
- Au fil du temps, les diagrammes de Gantt peuvent devenir difficiles à maintenir.
Consultez notre liste complète de modèles de diagrammes de Gantt!
Qu'est-ce qu'un tableau Kanban ?
Un tableau Kanban est un outil de visualisation du flux de travail qui convient particulièrement aux projets ne nécessitant pas de stratégies de hiérarchisation ou de dépendance. Les tableaux Kanban permettent plutôt de limiter le travail en cours par statut de flux de travail. Une carte (représentant la tâche) se déplace de gauche à droite dans chaque colonne (représentant le statut du flux de travail) jusqu'à atteindre le statut TERMINÉ.
Les tableaux Kanban sont conçus pour une livraison continue, les dates de début et d'échéance ne sont donc pas aussi strictes sur ces tableaux que sur les diagrammes de Gantt.
Les trois principaux composants d'un tableau Kanban sont les suivants :
- Cartes : les tâches nécessaires à l'achevement d'un projet sont séparées en cartes individuelles qui commencent dans la première colonne et progressent dans le flux de travail jusqu'à ce qu'elles se trouvent dans la colonne « Terminé ». Chaque carte contient les informations nécessaires à la tâche, telles que la description, le ou les personnes assignées et la date limite.
- Colonnes : dans sa forme la plus simple, un tableau Kanban est composé de trois colonnes. Les noms traditionnels des colonnes sont « À faire », « En cours » et « Terminé ». D'autres colonnes Kanban peuvent être ajoutées pour un flux de travail détaillé et définies comme des étapes, des équipes spécifiques ou des membres individuels de l'équipe.
- Limites WIP : une limite WIP (travail en cours) correspond au nombre de cartes de tâches qu'une colonne du tableau Kanban peut contenir à un moment donné. Il n'existe pas de nombre « idéal » pour définir les limites WIP. Ce nombre dépend des capacités et des compétences de votre équipe.
5 raisons de choisir un tableau Kanban comme outil de gestion de projet
Les tableaux Kanban sont parfaits pour les équipes de projet qui ont besoin de standardiser leurs processus afin de maintenir leur efficacité à chaque étape des tâches. Voici cinq raisons de préférer un tableau Kanban à un diagramme de Gantt :
1. Vous souhaitez disposer d'un système de gestion fiable pour mesurer l'engagement et les points de livraison de tous les travaux.
Une tâche commence-t-elle lorsque la demande est reçue ou lorsque l'équipe commence le travail ? La personne qui fait la demande pourrait dire que c'est la première option, mais dans un système Kanban, c'est la seconde qui est privilégiée.
Le point d'engagement correspond au moment où une carte Kanban est intégrée au flux de travail pour démarrer la tâche. Cela signifie que toutes les informations ont été recueillies, que la personne assignée à la tâche est prête à la démarrer et que le compte à rebours a commencé. Lorsqu'une tâche est achevée, elle a atteint le point de livraison.
Alors, où sont conservées les tâches lorsqu'elles ne sont pas prêtes à être validées ? Elles sont stockées dans une colonne spéciale au début du tableau Kanban appelée backlog. Le backlog est un espace où les chefs de projet peuvent regrouper les tâches en fonction de leur priorité, de leur clarté et de leur faisabilité. Cela aide l'équipe à planifier, répartir et surveiller ce qui se passe à tout moment. (Plus d'informations à ce sujet au n° 3 !)
2. Vous souhaitez identifier les goulots d'étranglement et les pertes de temps au sein des différentes étapes d'un flux de travail.
Les approches agiles ou prédictives des projets fonctionnent mieux avec un système Kanban, car celui-ci améliore la cohérence des livraisons. Par exemple, un chef de projet peut facilement voir où trop de tâches s'accumulent dans une colonne ou où les tâches prennent un peu trop de temps. Lorsque le goulot d'étranglement est repéré, le chef de projet prend des mesures pour le supprimer et peut-être découvrir également une amélioration potentielle du processus :
- Jamie ne peut traiter que trois révisions de tâches par jour. Pouvons-nous faire appel à un autre membre de l'équipe pour fournir de l'assistance pour effectuer des révisions supplémentaires ?
- Cette étape du flux de travail pourrait-elle être automatisée afin de nous faire gagner du temps et de réduire les ressources humaines nécessaires ?
- Nous avons sous-estimé le temps nécessaire pour recueillir des informations sur une tâche. Créons une marge avant cette étape afin de donner à notre équipe une bouffée d'oxygène. Que diriez-vous d'un nouveau statut personnalisé?
3. Vous souhaitez contrôler la quantité de travail en cours à un moment donné
Cela nous arrive à tous : nous acceptons toutes les demandes qui nous sont faites sans en comprendre pleinement la portée du travail. Si vous cherchez une manière polie de dire « non », les tableaux Kanban sont là pour vous aider !
Les limites du travail en cours (WIP) facilitent la gestion des ressources, c'est-à-dire le processus de planification, d'allocation et de suivi de vos ressources de la manière la plus efficace possible. Sur un tableau Kanban intuitif*, les limites WIP définissent le nombre maximal de tâches autorisées dans une colonne et vous alertent lorsque cette limite est dépassée.
*Les tableaux Kanban intuitifs de ClickUp sont prêts à être utilisés dès maintenant ! Essayez la puissante fonctionnalité glisser-déposer du modèle Kanban et rendez les équipes de projet encore plus productives.
✅ Avantages du tableau Kanban
- Les tableaux Kanban raccourcissent la durée du cycle dans le flux de travail du projet.
- Les tableaux Kanban augmentent les chances d'obtenir des résultats plus rapides.
- Les tableaux Kanban limitent le travail en cours à un moment donné.
❌ Inconvénients du tableau Kanban
- Aucun délai n'est fixé/associé à chaque phase.
- Risque d'une mauvaise hiérarchisation des priorités
- Peu adapté aux itérations
Grâce à vos nouvelles connaissances sur les diagrammes de Gantt et les tableaux Kanban, il est maintenant temps de décider quel logiciel de gestion de projet vous permettra de vivre une expérience de flux de travail sans stress ! D'autres plateformes vous obligeraient à choisir entre les diagrammes de Gantt et les tableaux Kanban, mais chez ClickUp, nous vous proposons « tout avoir » !
Utilisation des vues Gantt et Tableau dans ClickUp pour la gestion de projet
ClickUp est une plateforme de productivité tout-en-un où les équipes se réunissent pour planifier, organiser et collaborer sur leur travail à l'aide de tâches, de documents, de chats, d'objectifs, de Tableaux blancs, etc. Facilement personnalisable en quelques clics, ClickUp permet aux équipes de tous types et de toutes tailles de travailler plus efficacement, boostant ainsi leur productivité vers de nouveaux sommets ! Et les vues sont le secret de ClickUp.
Les vues sont comme les verres de vos lunettes. Chaque vue offre une perspective unique et peut également être ajustée pour correspondre aux préférences individuelles et celles de l'équipe. Grâce à différentes méthodes de regroupement, de tri et de filtrage, vous contrôlez entièrement la façon dont vous visualisez vos tâches.
Comment ajouter une vue Gantt dans ClickUp
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Comment ajouter une vue Tableau dans ClickUp
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Si cette comparaison vous a plu, n'hésitez pas à consulter notre analyse comparative entre Pert et diagramme de Gantt!