Vous vous demandez toujours quelle vue de gestion de projet fonctionne le mieux ?
Eh bien, respirez un bon coup, car vous n'êtes pas seul.
Les diagrammes PERT et de Gantt sont des outils essentiels à la gestion de projet pour planifier, organiser et réaliser les tâches au sein de votre équipe. Cela est particulièrement vrai lors de la création et de la gestion de projets complexes impliquant plusieurs collaborateurs et dépendances.
Ces deux vues permettent à tout le monde d'être sur la même longueur d'onde et aux équipes de rester unies vers un même objectif. Cela ressemble à une excellente synergie d'équipe, n'est-ce pas ?
Cependant, ces deux outils sont loin d'être interchangeables.
Chacun d'entre eux présente des avantages, des inconvénients et des cas d'utilisation qui lui sont propres, et qu'il est essentiel pour les chefs de projet de garder à l'esprit à chaque étape de leur carrière, quel que soit leur secteur d'activité.
Ce guide explore les nuances des diagrammes PERT et de Gantt, y compris leurs avantages et leurs inconvénients, afin de vous aider à comprendre quelles situations nécessitent quel outil. En bonus, nous vous montrerons également comment les créer dans un outil de gestion de projet tel que ClickUp. 🙂
🔍 Que sont les diagrammes PERT ?
Les diagrammes PERT, abréviation de Program Evaluation Review Technique (technique d'évaluation et de révision de programme), sont des diagrammes de réseau qui organisent l'échéancier d'un projet à l'aide d 'une représentation graphique afin de le décomposer en tâches individuelles en fonction de l'estimation de durée.
Si vous êtes déjà un utilisateur assidu des cartes mentales, les diagrammes PERT vous sembleront tout à fait logiques.
Anecdote amusante : la marine américaine a développé ces diagrammes dans les années 1950 afin de coordonner les sous-traitants chargés d'armer les sous-marins nucléaires. Bien sûr, les diagrammes PERT ont beaucoup évolué depuis lors et sont désormais principalement utilisés pour atteindre des objectifs beaucoup moins complexes. 😅
Les 4 éléments essentiels d'un diagramme PERT
Les subtilités du diagramme PERT sont restées les mêmes. Ce diagramme se compose de quatre éléments importants, à savoir :
- Chaque jalon important du projet est représenté par un nœud dans le diagramme du réseau.
- Les tâches de connexion entre chaque jalon sont représentées par des flèches.
- Les flèches agissent également comme des dépendances qui indiquent les jalons qui doivent être achevés avant que d'autres puissent être atteints.
- Chaque flèche comporte jusqu'à trois horodatages pour achever la tâche : temps optimiste, temps pessimiste et temps le plus probable.
Cela peut sembler un peu compliqué, mais en gros, en additionnant tous les horodatages, vous obtiendrez une estimation de la durée nécessaire à la réalisation du projet, ainsi qu'un aperçu du déroulement de celui-ci.
Gardez à l'esprit que tout cela dépend de la complexité de votre projet. Il y a de fortes chances que vous ayez besoin de plusieurs chemins pour l'achever. Par exemple, si vous développez une plateforme logicielle, la programmation doit se faire simultanément avec les tests, la conception frontale, etc.
C'est là que les diagrammes PERT entrent en jeu avec la méthode du chemin critique de la gestion de projet.
La méthode du chemin critique vous aide à identifier les tâches indispensables et le temps minimum nécessaire pour achever un projet. Elle vous aide essentiellement à visualiser l’échéancier le plus basique pour votre projet en éliminant tout élément superflu de votre vue immédiate.
Si vous manquez de temps, cela peut vous aider à hiérarchiser les tâches prioritaires que vous devez terminer dès que possible et à ignorer les tâches supplémentaires qui ne sont pas nécessaires pour avancer ou qui peuvent être reportées à une date ultérieure sans impact sur votre projet.
En utilisant votre diagramme PERT comme outil de planification, vous pouvez identifier le meilleur chemin à suivre et le temps nécessaire pour y parvenir à l'aide des échéanciers que vous avez établis.
À quoi ressemble un diagramme PERT ?
À ce stade, vous vous demandez probablement à quoi pourrait ressembler un diagramme PERT dans votre flux de travail de gestion de projet. Eh bien, dans sa forme la plus basique, un diagramme PERT utilisé pour déterminer le chemin critique d'un projet ressemble à ceci :
Pensez « diagramme » lorsque vous pensez au diagramme PERT, et laissez cela stimuler votre créativité !
Développez le flux des tâches les plus importantes de votre projet en les reliant entre elles à l'aide de fonctionnalités courantes de type PERT que l'on trouve dans tous les types de logiciels de gestion de projet. Il peut s'agir de modèles de diagrammes, d'outils de cartes mentales ou même de tableaux blancs numériques pour vous aider à dessiner votre flux de travail de la meilleure façon possible.
Les avantages et les inconvénients des diagrammes PERT dans la gestion de projet
Il n'existe pas de méthode universelle pour gérer un projet. Le diagramme PERT peut sembler être la solution idéale pour votre équipe, et même si personne n'est parfait, il est important de connaître les forces et les faiblesses de toute méthodologie avant de se lancer tête baissée.
Commençons par les points positifs. 🥰
Quels sont les avantages des diagrammes PERT ? Vous pouvez :
- Effectuez une prévision, suivez et examinez le temps nécessaire à chaque tâche.
- Ajoutez une marge pour redistribuer les ressources vers des tâches plus critiques au fur et à mesure que vous travaillez.
- Effectuez des analyses hypothétiques pour voir comment un projet évoluera si vous ajoutez une tâche ou modifiez la durée d'une autre.
- Identifiez les actions répétitives afin d'adapter votre gestion de projet au fil du temps
- Ajustez le projet au fil du temps, en particulier si vous rencontrez un changement sur votre chemin critique.
Ça semble plutôt intéressant, non ? Les diagrammes PERT sont populaires pour une bonne raison.
Il est toutefois essentiel de comprendre également leurs inconvénients :
- Les échéanciers pour chaque tâche sont subjectifs. Si vous ne basez pas chaque durée sur les expériences acquises lors de projets passés ou sur des attentes réalistes, vous risquez de mettre accidentellement votre équipe en situation d'échec.
- En vous concentrant trop étroitement sur votre chemin critique, vous risquez de sous-estimer l'importance de tâches secondaires qui peuvent également contribuer à la réussite du projet.
- Pour être honnête, les diagrammes PERT sont généralement difficiles à mettre en place et nécessitent des mises à jour fréquentes. Le processus en lui-même peut prendre beaucoup de temps et, comme le chemin critique peut souvent changer, les diagrammes PERT deviennent rapidement obsolètes.
- Si votre échéancier est important, les coûts et les ressources nécessaires pour mener à bien chaque tâche le sont tout autant. Veillez à ne pas surcharger votre équipe ni dépasser votre budget en accordant la priorité absolue à votre diagramme PERT.
Ces avantages et inconvénients font des diagrammes PERT un excellent outil pour certains aspects de la gestion de projet, mais pas tous. C'est là que d'autres outils, tels que les diagrammes de Gantt, entrent en jeu.
Commencez avec les modèles de diagrammes PERT!
🔍 Qu'est-ce qu'un diagramme de Gantt ?
Un diagramme de Gantt est une représentation de l'échéancier d'un projet, mais organisé sous forme de diagramme à barres horizontales avec deux dimensions : l'axe Y et l'axe X.
- L'axe Y répertorie les tâches individuelles associées au projet, ainsi que toutes les variables de base pour chaque tâche, comme le propriétaire de la tâche.
- L'axe X affiche un calendrier ou un échéancier, parfois divisé en jours, semaines ou mois, afin de couvrir toute la durée prévue du projet.
Chaque barre de votre diagramme représente une tâche unique. Elle indique le début de la tâche et s'étend sur l'échéancier pour montrer quand elle doit être terminée. C'est un excellent moyen pour les chefs de projet et les autres membres de l'équipe de suivre facilement les tâches en cours, à venir et en retard.
Au-delà de ces deux dimensions fondamentales, les dépendances des diagrammes de Gantt indiquent les tâches qui ne peuvent être commencées ou achevées tant que d'autres n'ont pas été réalisées au préalable. Les relations et les dépendances entre les tâches sont présentes dans tous les projets, il est donc important de les surveiller. Il y aura toujours des situations où une tâche attend qu'une autre soit achevée, en bloque une autre ou est liée à d'autres tâches se déroulant simultanément.
La simplicité des diagrammes de Gantt leur a permis de devenir l'une des méthodologies de gestion de projet les plus populaires. Les diagrammes de Gantt peuvent être utilisés dans divers domaines, tels que la construction, la planification d'évènements, le marketing, l'éducation, etc. En résumé, votre diagramme de Gantt pourrait ressembler à ceci :
Les avantages et les inconvénients de l'utilisation d'un diagramme de Gantt pour votre projet
Les diagrammes de Gantt sont populaires pour une bonne raison. Les chefs de projet de tous les secteurs s'appuient sur eux pour leurs avantages clés :
- Les diagrammes de Gantt sont faciles à lire et offrent une grande transparence, ce qui est idéal pour les membres de l'équipe, les équipes interfonctionnelles et les parties prenantes.
- Ils sont flexibles ! Vous pouvez facilement mettre à jour les dates d'échéance de chaque tâche.
- Les diagrammes de Gantt permettent de visualiser d'un seul coup d'œil des informations importantes telles que les délais, les dépendances et, parfois, les jalons d'un projet.
- Vous pouvez les diviser en plusieurs sections afin de gérer des projets à multiples facettes en morceaux digestibles.
Dans le même temps, le simple fait de choisir un diagramme de Gantt ne garantit pas la réussite du projet. Comme pour tout autre outil, vous devrez composer avec certains inconvénients potentiels de cette méthode de planification :
- Les diagrammes de Gantt peuvent s'avérer trop simplistes pour vous. En particulier pour les projets ou les tâches complexes, les chefs de projet peuvent rechercher plus de détails que les simples dates d'échéance, dépendances et échéanciers.
- Certains diagrammes de Gantt ne comportent pas de composants hiérarchiques, ce qui peut rendre la hiérarchisation des tâches plus difficile.
- En particulier dans le cas de projets de grande envergure comportant de nombreuses tâches, les diagrammes de Gantt peuvent devenir énormes et presque impossibles à afficher sous forme d'aperçu unique.
- Comme pour les diagrammes PERT, les délais d'exécution des tâches sur les diagrammes de Gantt sont estimés. Leur précision dépend entièrement de la personne qui crée le diagramme de Gantt et peut être trompeuse si elle est inexacte.
- Les diagrammes de Gantt ont une capacité limitée à afficher les marges pour les tâches individuelles ou le chemin critique vers l'achèvement du projet.
🥊 Le face-à-face ultime : quand utiliser les diagrammes PERT ou de Gantt ?
Alors, comment choisir ?
En fonction des avantages et des inconvénients des deux styles de gestion de projet, ce diagramme peut vous aider à prendre la meilleure décision pour la situation de votre équipe :
| Quand utiliser un diagramme PERT ? | Quand utiliser un diagramme de Gantt ? |
|---|---|
| Vous avez besoin d'un diagramme pour la planification interne de vos projets | Vous avez besoin d'un diagramme pour communiquer la progression du projet aux parties prenantes internes et externes. |
| Votre planification se concentre sur les jalons importants d'un projet, avec un accent secondaire sur les tâches que vous devez accomplir pour y parvenir. | Votre planification se concentre sur chaque tâche et sous-tâche du projet global. |
| Vous définissez le chemin critique de votre projet | Vous devez achever autant de tâches que possible et dans les délais impartis pour que votre projet soit couronné de succès. |
| Vous avez une idée du temps que prendra chaque tâche, mais vous devez estimer la durée totale du projet. | Vous savez combien de temps le projet doit durer, mais vous devez estimer le temps dont vous disposez pour chaque tâche. |
| Vous devez montrer comment chaque tâche dépend des autres pour assurer le bon déroulement et la réussite du projet. | Vous devez montrer à chaque propriétaire de tâche l'échéancier de sa tâche spécifique. |
Bien sûr, chaque situation est différente. Même en comparant les deux, d'autres facteurs doivent être pris en compte. De plus, dans de nombreux cas, il est judicieux d'utiliser à la fois un diagramme PERT et un diagramme de Gantt.
Étant donné que ces deux diagrammes sont très différents, les informations combinées issues des diagrammes PERT et de Gantt peuvent grandement contribuer à la transparence et à la gestion de votre processus de planification.
Comment créer vos propres diagrammes de Gantt et PERT
La dernière étape du processus est simple : transformer le quoi et le pourquoi en comment.
Alors que les diagrammes de Gantt étaient traditionnellement créés dans des tableurs, il existe désormais de nombreux autres logiciels dynamiques permettant de rendre le processus plus fluide, plus visuel, plus convivial et plus exploitable.
Quel que soit l'outil de gestion de projet gratuit que vous utilisez, les principes présentés ici s'appliquent à tous ! Utilisez ce guide pratique pour créer vos propres diagrammes à partir des outils dont vous disposez déjà.
Sachez simplement que ClickUp peut vous fournir gratuitement et pour toujours toutes les fonctionnalités intuitives dont vous avez besoin pour créer des diagrammes de Gantt et PERT. 😉
vue Gantt, des cartes mentales et des tableaux blancs ClickUp sont désormais disponibles dans le chat.
Mais tout d'abord, qu'est-ce que ClickUp?
ClickUp est une application de productivité tout-en-un conçue pour tout gérer, de vos tâches quotidiennes à vos projets complexes, en passant par l'ensemble du flux de travail de votre entreprise. Conçue pour les équipes de toutes tailles et de tous secteurs, ClickUp regorge de fonctionnalités personnalisables et propose plus de 15 façons de visualiser votre travail, notamment la vue Gantt de ClickUp, des cartes mentales de type diagramme PERT et un outil de Tableau blanc collaboratif.
Maintenant que nous avons clarifié ce point, passons aux choses sérieuses, en commençant par les diagrammes de Gantt !
Comme ClickUp vise à optimiser les processus et à vous faire gagner du temps, une grande partie du travail que vous devriez normalement effectuer manuellement pour mettre à jour les diagrammes de Gantt et PERT est automatisée dans cette plateforme. Nous allons vous montrer comment. 🙂
Votre échéancier prendra forme à mesure que vous définirez les tâches de votre projet. Et pour créer un diagramme de Gantt dans ClickUp, c'est la première étape, qui est aussi la plus importante. Le point de départ naturel de tout logiciel de gestion de projet, y compris ClickUp, est la vue Liste.
Il s'agit d'une simple liste verticale de tout ce que vous avez à faire. Cela ressemble beaucoup à une liste de courses. Mais ce qui est génial avec ClickUp, c'est que vous pouvez simplement passer de la vue Liste à la vue Gantt pour hiérarchiser les informations que vous recherchez.
Au fur et à mesure que vous remplissez les détails tels que les sous-tâches, les dates de début, les dates d'échéance et que vous mettez à jour les tâches avec des statuts personnalisés, votre diagramme de Gantt affichera automatiquement plus d'informations en un coup d'œil. Commencez à ajouter des dépendances à vos tâches individuelles pour commencer à créer le flux du projet.
La plupart des diagrammes de Gantt traditionnels seraient terminés à ce stade, mais nous ne faisons que commencer.
Vous vous souvenez de l'impossibilité de trouver le temps libre ou le chemin critique lorsque vous utilisiez un diagramme de Gantt classique ? Ce n'est plus nécessaire. Il vous suffit d'utiliser les options de calcul du chemin critique et de la marge de ClickUp dans votre vue Gantt pour calculer automatiquement ces deux éléments.
Et voilà, vous avez maintenant votre propre diagramme de Gantt ! De plus, comme il se trouve dans ClickUp, il est déjà connecté à votre flux de travail et toute modification apportée à la progression ou au temps alloué à une tâche sera automatiquement mise à jour et visible au premier coup d'œil.
Commencez avec plusieurs modèles de diagrammes de Gantt pour éviter l'installation :
Les diagrammes PERT sont un peu plus complexes, mais une fois votre diagramme de Gantt créé dans ClickUp, vous pouvez facilement commencer à schématiser votre PERT grâce à deux fonctionnalités clés.
Les cartes mentales ClickUp vous permettent de créer un diagramme en réseau qui décrit le flux de votre projet, offrant ainsi bon nombre des avantages des diagrammes PERT.
Les tableaux blancs de ClickUp vous permettent de créer vos propres diagrammes de tout type, y compris des diagrammes PERT ! Ajoutez des formes que vous pouvez convertir directement en tâches ClickUp, et tracez des connexions entre elles pour montrer facilement le flux de travail.
Conseil de pro : ClickUp propose une multitude de modèles pour vous aider à vous lancer avec ces deux outils ( et la vue Gantt ), quel que soit votre niveau d'expérience.
Grâce à son interface utilisateur intuitive, la création de diagrammes PERT à l'aide des cartes mentales et des tableaux blancs ClickUp est facile à comprendre, mais nécessite un peu plus de créativité qu'un simple clic pour créer un diagramme de Gantt dans la plateforme. Mais en réalité, c'est là que réside la véritable puissance des diagrammes PERT.
Les fonctionnalités de carte mentale et de Tableau blanc vous permettent de profiter des avantages des diagrammes PERT tout en les connectant automatiquement à votre flux de travail. En bref, l'idée derrière ces fonctionnalités est de vous permettre de mettre en œuvre vos idées plus rapidement et plus facilement. Qui n'apprécie pas un processus simplifié ? 😍
Prêt à en savoir plus ? C'est le moment idéal pour commencer à utiliser ClickUp.
Commencez à simplifier votre processus de planification de projet, à le rendre plus visuel et totalement transparent grâce aux diagrammes de Gantt et PERT automatisés dans ClickUp.
Si vous avez aimé cette comparaison, n'hésitez pas à consulter notre analyse comparative entre Kanban et le diagramme de Gantt!