J'ai beaucoup entendu parler des diagrammes de travail, mais je n'ai aucune idée de ce que c'est
Eh bien, la confusion s'arrête ici. ✋
À première vue, les diagrammes de flux de travail peuvent ressembler à des schémas compliqués que vous êtes tenté d'éviter à tout prix. Vous pouvez aussi penser qu'il faut être un peu spécial pour comprendre les diagrammes de flux de travail.
Mais si vous passez quelques minutes à apprendre ce qui rend les diagrammes de flux de travail si utiles pour les équipes et les organisations, il y a de fortes chances pour que vous deveniez accro à la création de ces diagrammes.
Si vous cherchez à accroître votre productivité et à créer plus d'informations, vous pouvez utiliser les diagrammes de flux de travail des systèmes de flux de travail plus efficaces pour que votre équipe expédie le meilleur de son travail, vous voudrez bien mettre ce guide en signet.
👉 Lire cet article connexe sur Les 7 meilleurs logiciels de flux de travail (2022 avis) en savoir plus.
Plongeons dans le vif du sujet !
Qu'est-ce qu'un diagramme de travail?
Vous avez peut-être déjà entendu parler des diagrammes de flux de travail sous le nom de diagrammes de processus ou même des entreprises le mappage de processus . Quoi qu'il en soit, l'idée sous-jacente est la même.
Les diagrammes de flux de travail sont conçus comme des feuilles de route visuelles d'un processus. Ils sont généralement créés pour aider les équipes à définir et à améliorer leurs processus de travail. Par exemple, une équipe de RH peut avoir besoin de créer un diagramme de flux de travail pour affiner sa stratégie d'accueil des nouveaux employés ; tandis que les Département de gestion des technologies de l'information peut utiliser un diagramme de travail pour améliorer le processus d'évaluation des fournisseurs.
Le concept de diagramme de travail a été créé à la fin des années 1800 par Henry Gantt et Frederick Winslow Taylor. La raison ? Bien avant que les logiciel de diagramme les entreprises industrielles utilisaient la science de la gestion pour maîtriser l'efficacité et s'assurer de la qualité de leur production. Comment ? En créant des diagrammes de processus.
La beauté des diagrammes de processus réside dans le fait qu'ils décrivent non seulement les tâches qui composent un processus (comme une liste à faire avec un début et une fin), mais qu'ils peuvent également vous aider à visualiser les données, les parcours décisionnels et même les les jalons clés d'un processus donné . Génial, non ? Et la visualisation n'est qu'un des nombreux avantages.
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Les avantages de l'utilisation des diagrammes de travail
Pour adopter les diagrammes de flux de travail, il faut se familiariser avec tous les avantages qu'ils offrent. Essentiellement, il s'agit de favoriser l'amélioration.
Améliorer la communication au sein de l'équipe
S'il y a bien une chose que les équipes doivent faire, c'est d'être sur la même page. Elles ont également besoin d'un maximum de clarté.
Les diagrammes de flux de travail sont un moyen parfait pour équipes de collaborer sur la visualisation des systèmes qui les aideront à mener leur projet à son terme. Cela permet d'accélérer les processus et de réduire considérablement le gaspillage des ressources. Cela permet également d'atténuer les goulets d'étranglement irritants. ⌛
Découvrir les goulets d'étranglement du processus
Surprise ! Vous avez probablement plus de goulots d'étranglement des processus et de zones problématiques ou de conflits dans vos stratégies qui pourraient être éliminés. . Mais il est difficile de s'en rendre compte si vous ne disposez pas d'une disposition visuelle qui vous aide à repérer les zones problématiques.
Plus vous découvrirez de goulets d'étranglement, plus vous pourrez créer des systèmes efficaces qui permettront à votre équipe de donner le meilleur d'elle-même dans son travail. Et qui ne souhaite pas cela ?
Documentez vos systèmes
On dit que l'histoire se répète si l'on n'en tire pas de leçons. Il en va de même lorsque vous ne documentez pas ce qui a fonctionné dans le passé.
Que votre équipe soit une agence numérique qui traite avec beaucoup de pièces mobiles et de révisions de clients ou que vous soyez une entreprise de logiciels de camionnage qui utilise un système reproductible pour embarquer... Outils SaaS rapidement, vous voulez documenter ce qui fonctionne pour votre équipe.
Les diagrammes de flux de travail sont un moyen accessible à tous les membres de votre équipe de se familiariser avec les processus et les tâches de l'entreprise. Sans oublier qu'ils passeront moins de temps à poser des questions et à travailler dans la confusion (hé, ça arrive !).
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Voici 5 exemples de diagrammes de flux de travail
Tous les diagrammes de flux de travail ne sont pas identiques. Si vous vous demandez à quoi ils ressemblent, voici un aperçu des plus populaires que vous pouvez commencer à utiliser dès aujourd'hui.
1. Diagramme de couloirs
via Vivian Tej/ClickUp
Imaginez un couloir de nage dans une piscine. Imaginez ensuite un schéma avec des tâches, ainsi que l'étiquette des membres de l'équipe responsables de ces tâches, dans une installation verticale. C'est ce qu'on appelle un diagramme de couloirs .
Il s'agit d'un diagramme de flux de travail utile lorsque vous essayez de trouver les tâches qui entrent en conflit les unes avec les autres. C'est également un bon moyen de responsabiliser les membres de l'équipe et d'établir la propriété des tâches clés d'un processus donné.
2. Diagramme de l'Échéancier
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Ce diagramme est exactement comme son nom l'indique : il planifie une séquence d'évènements dans l'ordre. Les échéanciers vous permettent d'avoir un aperçu plus précis de la portée d'un processus.
Ils peuvent vous aider à déterminer où vous passez votre temps et où vous en perdez le plus. Les processus qui consomment beaucoup de ressources, y compris du temps, peuvent bénéficier de l'utilisation d'un échéancier. Les gestionnaires de projet et les directeurs des opérations d'entrepôt peuvent trouver ce diagramme utile.
3. Diagramme de flux de travail agile
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Ce diagramme vous permet de visualiser l'intégralité d'un processus nécessaire à la création d'un produit ou d'un service. C'est l'un des meilleurs diagrammes pour rendre chaque partie de votre processus très visible. Il met également en évidence qui, dans votre équipe, est affecté à chaque tâche.
Les diagrammes agiles conviennent mieux aux projets plus complexes. Les équipes d'ingénieurs ou les coordinateurs d'évènements peuvent utiliser les diagrammes agiles pour rester allégés et très efficaces lorsqu'ils organisent les équipes et respectent les réunions.
Bonus: Logiciel de diagramme UML !
4. Diagramme de flux de travail
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Vous pouvez utiliser le diagramme de flux de travail pour illustrer la relation entre les tâches qui composent un processus. C'est idéal pour normaliser un processus que vous utilisez souvent. Par exemple, si vous travaillez dans les ressources humaines et que vous devez documenter votre processus d'embauche et d'intégration. Un diagramme pourrait être l'un des meilleurs moyens de l'organiser et de l'optimiser.
Le diagramme de flux de travail est simple, ce qui en fait le diagramme parfait pour de la prise de décision et d'améliorer un système déjà établi.
5. Diagramme de flux de travail des données
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Un diagramme de flux de travail est plus efficace lorsque vous essayez de visualiser le flux de données dans un processus au lieu de simplement dresser la liste des tâches nécessaires pour l'achever du début à la fin.
D'où viennent les données ? Où iront-elles lorsqu'une tâche spécifique sera achevée ? À quel point un point de données entre-t-il en conflit avec un point de décision ? Autant de questions auxquelles il vous sera plus facile de répondre une fois que vous aurez planifié un diagramme de données.
Les diagrammes de données sont également très utiles pour décrire les flux de données au sein des équipes et pour déterminer s'il y a des conflits de traitement de données avec les équipes adjacentes. C'est un excellent moyen de mapper un système que vous utilisez déjà afin de le rendre plus efficace.
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Comment créer votre premier diagramme de flux de travail
Bien que vous puissiez utiliser la méthode analogique traditionnelle du bon vieux stylo et du papier pour créer vos diagrammes de flux de travail, voici un conseil : sautez cette étape. Il est de loin préférable d'utiliser un outil numérique pour créer vos diagrammes.
Ils sont partageables, facilement modifiables et vous pouvez les stocker sur votre ordinateur portable jusqu'à la fin des temps. La fonctionnalité Tableau blanc de ClickUp vous offre un Canva sur lequel vous pouvez facilement commencer à créer et à partager vos diagrammes de travail.
1. Se familiariser avec les symboles des diagrammes de flux de travail
Les diagrammes de flux de travail obéissent à une logique. En d'autres termes, ils sont construits avec des formes standardisées auxquelles on attribue une signification. Ainsi, tous ceux qui lisent un diagramme de flux de travail sont sur la même page. En voici un bref aperçu :
- Flèche/ligne : Ces symboles sont utilisés pour indiquer la direction et le flux de votre diagramme. Ils sont également utilisés comme symboles de connexion pour relier certaines formes/tâches. ➡️
- Le parallélogramme: Il permet d'indiquer exactement l'endroit où de nouvelles données entrent dans un processus. 📒
- Diamant: Cette forme est utilisée pour indiquer une décision dans votre flux de travail qui est nécessaire pour passer à l'étape suivante. 🔶
- Rectangle: Vous pouvez utiliser un rectangle pour symboliser une seule étape dans un diagramme de flux de travail 🟪
- Cylindre: Vous souhaitez ajouter des données à votre flux de travail ? C'est à cela que sert un cylindre. 🔋
- Oval: Ils marquent le début et la fin d'un flux de travail. 🏉
Maintenant que vous êtes familiarisé avec les symboles du flux de travail, voici comment choisir le bon diagramme.
2. Choisissez votre diagramme en fonction de votre objectif final
Le choix du diagramme de flux de travail qui vous convient commence par l'objectif final. Par exemple, décidez si vous voulez :
- Visualiser un nouveau processus pour un projet à venir
- Exécuter unanalyse du flux de travail pour identifier les inefficacités d'un ancien système
- Optimiser la façon dont vous utilisez toutes vos ressources tout au long d'un processus
- Définir les paramètres de l'équipe pour un flux de travail spécifique et améliorer la communication
- Décomposer un processus très complexe comportant une multitude de tâches, de points de décision et de données
Chaque tâche peut ensuite être mappée à l'aide d'un type de flux de travail différent. Supposons que vous êtes un cabinet d'architecture qui a besoin d'optimiser le processus de l'accueil de nouveaux clients . Création d'une diagramme de cartographie des processus (voir notre liste ci-dessus) pourrait être une bonne commande.
Vous avez maintenant choisi le diagramme de flux de travail qui vous convient. Mais vous ne pouvez pas le créer sans disposer des bons outils. 🛠️
3. Inscrivez-vous à ClickUp (sa fonctionnalité Tableau blanc est gratuite !) 👀 🙌
Si vous cherchez l'un des moyens les plus simples de commencer à créer votre diagramme de flux de travail, ne cherchez pas plus loin que les suivants ClickUp .
C'est Fonctionnalité du Tableau blanc dispose de tous les outils nécessaires pour créer des flux de travail sur lesquels votre équipe peut collaborer et qu'elle peut partager en fonction de ses besoins.
Une fois inscrit, il vous suffit de vous rendre dans Affichage, de faire défiler la page vers le bas et de cliquer sur Tableau blanc
Vous serez réuni avec une belle ardoise propre où vous pourrez commencer à tracer le diagramme de votre choix.
via Vivian Tej/ClickUp
4. Créez une ébauche de tableau blanc et invitez les membres de votre équipe
Vous n'êtes pas obligé de créer votre diagramme de flux de travail tout seul ! Vous pouvez inviter les membres de votre équipe à collaborer et à prendre part au processus.
Pour ce faire, accédez à Paramétrage de l'espace, puis cliquez sur Partage et permissions et vous pourrez ajouter des membres à votre espace. Une fois que vous avez intégré les membres de votre équipe, vous pouvez commencer à travailler sur votre diagramme en temps réel.
Chacun d'entre vous pourra voir les curseurs des autres au fur et à mesure que vous créez des formes et que vous connectez des tâches.
/$$$img/ https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2022/03/image1.gif Collaborez avec votre équipe en utilisant les Tableaux blancs ClickUp /$$img/
Passez en toute transparence de l'idéation à l'exécution en créant des tâches ClickUp directement à partir de vos Tableaux blancs
5. Créez votre diagramme de flux de travail avec l'outil de forme
À partir de maintenant, le Tableau blanc est à votre disposition. Vous pouvez créer autant de diagrammes de flux de travail que vous le souhaitez et les enregistrer, les partager, les montrer dans une présentation ou les modifier à tout moment.
Vous pouvez créer des formes de manière intuitive, les connecter au fur et à mesure et utiliser la fonctionnalité Texte pour les libeller de manière appropriée. Vous pouvez même télécharger vos propres formes et images grâce à l'outil de téléchargement d'images.
via Vivian Tej/ClickUp
Bonus: Flux de travail en gestion de projet Exemples !
Créer des systèmes géniaux avec des diagrammes de travail
Bien qu'il ne s'agisse pas d'une liste de tous les diagrammes de flux de travail que vous pourriez utiliser, il s'agit d'une étape solide dans le monde des diagrammes de flux de travail.
Utilisez-le pour vous guider dans votre prochain session de brainstorming ou une réunion d'équipe.
Les diagrammes de flux de travail vous permettent, à vous et à votre équipe, de prendre les commandes tout en veillant à ce que tout le monde reste sur la même page.
Ils constituent un moyen fiable d'améliorer la communication, de supprimer les goulets d'étranglement et de documenter efficacement vos systèmes.
Pour commencer à lire tous les avantages d'un diagramme de travail, il s'agit de choisir le meilleur en fonction de votre objectif final. Une fois que vous êtes prêt à assembler votre diagramme, commencez à utiliser la fonctionnalité Tableau blanc de ClickUp gratuitement ici !