Vous avez beaucoup entendu parler des diagrammes de flux de travail, mais vous ne savez pas exactement de quoi il s'agit ?
Eh bien, la confusion s'arrête ici. ✋
À première vue, les diagrammes de flux de travail peuvent sembler être des schémas complexes que l'on a tendance à vouloir éviter à tout prix. On pourrait également penser qu'il faut être quelqu'un de particulier pour comprendre les diagrammes de flux de travail.
Mais si vous prenez quelques minutes pour découvrir ce qui rend les diagrammes de flux de travail si utiles pour les équipes et les organisations, il y a de fortes chances que vous deveniez accro à leur création.
Si vous cherchez à augmenter votre productivité et à créer des systèmes de flux de travail plus efficaces pour vous assurer que votre équipe donne le meilleur d'elle-même, vous aurez tout intérêt à ajouter ce guide à vos signets.
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Plongeons-nous dans le vif du sujet !
Qu'est-ce qu'un diagramme de flux de travail ?
Vous avez peut-être déjà entendu parler de diagrammes de processus ou même de cartographie des processus d'entreprise. Quoi qu'il en soit, le principe sous-jacent est le même.
Les diagrammes de flux de travail sont conçus pour être des feuilles de route visuelles d'un processus. Ils sont généralement créés pour aider les équipes à définir et à améliorer leurs processus de travail. Par exemple, une équipe RH peut avoir besoin de créer un diagramme de flux de travail pour affiner sa stratégie d'intégration des nouveaux employés, tandis que le service de gestion informatique peut utiliser un diagramme de flux de travail pour améliorer son processus de vérification des fournisseurs.
Le concept de diagramme de flux de travail a été créé à la fin des années 1800 par Henry Gantt et Frederick Winslow Taylor. Pourquoi ? Bien avant l'apparition des logiciels de création de diagrammes, les entreprises industrielles utilisaient la science de la gestion pour optimiser leur efficacité et garantir la qualité de leur production. Comment ? En créant des diagrammes de processus.
L'avantage des diagrammes de processus est qu'ils ne se contentent pas de décrire les tâches qui composent un processus (comme une liste de tâches avec un début et une fin), mais qu'ils vous aident également à visualiser les données, les processus décisionnels et même les jalons d'un processus donné. Génial, n'est-ce pas ? Et la visualisation n'est qu'un des nombreux avantages.
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Les avantages de l'utilisation des diagrammes de flux de travail
Pour tirer pleinement parti des diagrammes de flux de travail, il est important de se familiariser avec tous les avantages qu'ils offrent. En substance, ils visent tous à favoriser l'amélioration.
Améliorer la communication au sein de l'équipe
S'il y a une chose à faire pour les équipes, c'est d'être sur la même longueur d'onde. Elles ont également besoin d'autant de clarté que possible.
Les diagrammes de flux de travail sont un moyen idéal pour les équipes de collaborer à la visualisation des systèmes qui les aideront à mener à bien leur projet. Cela permet d'accélérer les processus et de réduire considérablement le gaspillage de ressources. Cela contribue également à atténuer les goulots d'étranglement irritants. ⌛
Découvrez les goulots d'étranglement dans vos processus
Surprise ! Vous avez probablement plus de goulots d'étranglement, de problèmes ou de conflits dans vos stratégies qui pourraient être éliminés. Mais il est difficile de le savoir si vous ne disposez pas d'une disposition visuelle qui vous aide à identifier les problèmes.
Plus vous identifiez de goulots d'étranglement, plus vous pouvez créer des systèmes efficaces grâce auxquels votre équipe peut réaliser son meilleur travail. Et qui ne souhaite pas cela ?
Documentez vos systèmes
On dit que l'histoire se répète si nous n'en tirons pas les leçons. Il en va de même lorsque vous ne documentez pas ce qui a fonctionné dans le passé.
Que votre équipe soit une agence numérique qui gère de nombreux éléments mobiles et révisions de clients ou une entreprise de logiciels de transport routier qui utilise un système reproductible pour intégrer rapidement des outils SaaS, vous souhaitez documenter ce qui fonctionne pour votre équipe.
Les diagrammes de flux de travail sont un moyen accessible pour tous les membres de votre équipe de se familiariser avec les processus et les tâches de l'entreprise. Sans oublier qu'ils passeront moins de temps à poser des questions et à essayer de comprendre (hé, ça arrive !).
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Voici 5 exemples de diagrammes de flux de travail.
Tous les diagrammes de flux de travail ne se valent pas. Si vous vous demandez à quoi ils ressemblent, voici un aperçu des plus populaires que vous pouvez commencer à utiliser dès aujourd'hui.
1. Diagramme à couloirs
Imaginez un couloir de nage dans une piscine. Imaginez ensuite un schéma avec des tâches, ainsi que le marquage des membres de l'équipe responsables de ces tâches, dans une installation verticale. C'est ce qu'on appelle un diagramme à couloirs.
Ce diagramme de flux de travail est utile lorsque vous essayez de trouver les conflits entre les tâches. C'est également un moyen efficace de responsabiliser les membres de l'équipe et d'établir la propriété des tâches clés dans un processus donné.
2. Diagramme d’échéancier
Ce diagramme est exactement ce que son nom indique : il représente visuellement une séquence d'évènements dans l'ordre. Les diagrammes chronologiques vous aident à avoir un aperçu plus précis de la portée d'un processus.
Cela peut vous aider à déterminer où passe votre temps et où vous en perdez le plus. Les processus qui consomment beaucoup de ressources, y compris du temps, peuvent tirer profit de l'utilisation d'un diagramme d'échéancier. Les chefs de projet et les directeurs des opérations d'entrepôt peuvent trouver ce diagramme utile.
3. Diagramme de flux de travail agile
Ce diagramme vous permet de visualiser l'ensemble du processus nécessaire à la création d'un produit ou d'un service. C'est l'un des meilleurs diagrammes pour assurer une visibilité maximale pour chaque étape de votre processus. Il met également en évidence les membres de votre équipe affectés à chaque tâche.
Les diagrammes agiles sont particulièrement adaptés aux projets complexes. Les équipes d'ingénieurs ou les coordinateurs d'évènements peuvent les utiliser pour rester efficaces et performants lorsqu'ils organisent leurs équipes et respectent les délais.
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4. Diagramme de flux de travail
Vous pouvez utiliser le diagramme de flux de travail pour illustrer la relation entre les tâches qui composent un processus. C'est un excellent moyen de standardiser un processus que vous utilisez souvent. Par exemple, si vous travaillez dans les ressources humaines et que vous devez documenter votre processus de recrutement et d'intégration. Un diagramme peut être l'un des meilleurs moyens de l'organiser et de l'optimiser.
Le diagramme de flux de travail est simple, ce qui en fait le diagramme idéal pour faciliter la prise de décision et améliorer un système déjà établi.
5. Diagramme de flux de travail de données
Un diagramme de flux de données est particulièrement utile lorsque vous essayez de visualiser le flux de données dans un processus plutôt que de simplement établir une liste des tâches nécessaires pour l’achever du début à la fin.
D'où proviennent les données ? Où iront-elles une fois que la tâche spécifique sera achevée ? Comment un point de données entre-t-il en conflit avec un point de prise de décision ? Vous répondrez plus facilement à toutes ces questions une fois que vous aurez établi un diagramme de données.
Les diagrammes de données sont également très utiles pour mettre en évidence les flux de données au sein des équipes et détecter d'éventuels conflits de traitement des données avec les équipes voisines. C'est un excellent moyen de cartographier un système que vous utilisez déjà afin de le rendre plus efficace.
👉 Consultez notre guide Exemples et modèles de diagrammes!
Comment créer votre premier diagramme de flux de travail
Bien que vous puissiez utiliser la méthode analogique traditionnelle, à savoir le bon vieux stylo et papier, pour créer vos diagrammes de flux de travail, voici un conseil : évitez cette méthode. Il est préférable d'utiliser un outil numérique pour créer vos diagrammes.
Ils sont partageables, facilement modifiables et vous pouvez les stocker sur votre ordinateur portable jusqu'à la fin des temps. La fonctionnalité Tableau blanc de ClickUp vous offre un canevas sur lequel vous pouvez facilement commencer à créer et à partager vos diagrammes de flux de travail.
1. Familiarisez-vous avec les symboles des diagrammes et diagrammes de flux de travail
Les diagrammes de flux de travail ont une logique et une raison d'être. En d'autres termes, ils sont construits à partir de formes standardisées auxquelles une signification est attribuée, afin que tous ceux qui lisent un diagramme de flux de travail soient sur la même page. Voici un bref aperçu :
- Flèche/ligne : elles sont utilisées pour indiquer à la fois la direction et le flux de votre diagramme. Elles servent également de symboles de connexion entre certaines formes/tâches. ➡️
- Parallélogramme : vous pouvez les utiliser pour montrer exactement où les nouvelles données entrent dans un processus. 📒
- Diamant : cette forme est utilisée pour indiquer une décision dans votre flux de travail qui est nécessaire pour passer à l'étape suivante. 🔶
- Rectangle : vous pouvez utiliser un rectangle pour symboliser une étape unique dans un diagramme de flux de travail 🟪
- Cylindre : Vous souhaitez ajouter des données à votre flux de travail ? C'est à cela que sert un cylindre. 🔋
- Ovale : ces symboles marquent le début et la fin d'un flux de travail. 🏉
Maintenant que vous connaissez les symboles utilisés dans les diagrammes de flux de travail, voici comment choisir le diagramme qui convient.
2. Choisissez votre diagramme en fonction de votre objectif final
Pour choisir le diagramme de flux de travail qui vous convient, vous devez d'abord définir votre objectif final. Par exemple, déterminez si vous souhaitez :
- Visualisez un nouveau processus pour un projet à venir
- Effectuez une analyse du flux de travail pour identifier les inefficacités d'un ancien système.
- Optimisez l'utilisation de toutes vos ressources tout au long d'un processus
- Définissez les attentes de l'équipe pour un flux de travail spécifique et améliorez votre communication.
- Décomposez un processus très complexe comportant une multitude de tâches, de points de décision et de données différents.
Chaque tâche peut alors être planifiée à l'aide d'un type de flux de travail différent. Imaginons que vous soyez un cabinet d'architectes qui a besoin d'optimiser le processus d'intégration de nouveaux clients. La création d'un diagramme de cartographie des processus (voir notre liste ci-dessus) pourrait s'avérer utile.
Vous avez donc choisi le diagramme de flux de travail qui vous convient. Mais vous ne pouvez pas en créer un sans disposer des outils adéquats. 🛠️
3. Inscrivez-vous à ClickUp (sa fonctionnalité Tableau blanc est gratuite !) 👀 🙌
Si vous recherchez l'un des moyens les plus simples pour commencer à créer votre diagramme de flux de travail, ne cherchez pas plus loin que ClickUp.
La fonctionnalité Tableau blanc dispose de tous les outils dont vous avez besoin pour créer des flux de travail sur lesquels votre équipe peut collaborer et partager selon ses besoins.
Une fois inscrit, il vous suffit de vous rendre dans + Afficher, de faire défiler vers le bas et de cliquer sur Tableau blanc.
Vous découvrirez une interface claire et intuitive qui vous permettra de commencer à esquisser le diagramme de votre choix.
4. Créez un brouillon sur le Tableau blanc et invitez les membres de votre équipe
Vous n'avez pas à créer votre diagramme de flux de travail tout seul ! Vous pouvez inviter les membres de votre équipe à collaborer et à participer au processus.
À faire, accédez à Paramètres de l'espace, puis cliquez sur Partage et autorisations. Vous pourrez alors ajouter des membres à votre espace. Une fois que vous avez intégré les membres de votre équipe, vous pouvez commencer à travailler sur votre diagramme en temps réel.
Chacun d'entre vous pourra voir le curseur des autres pendant que vous créez des formes et effectuez des connexions de tâches.
5. Créez votre diagramme de flux de travail à l'aide de l'outil de forme
À partir de maintenant, le Tableau blanc est à votre disposition. Vous pouvez créer autant de diagrammes de flux de travail que vous le souhaitez, les enregistrer, les partager, les montrer dans une présentation ou les modifier à tout moment.
Vous pouvez créer intuitivement des formes, les relier au fur et à mesure et utiliser la fonctionnalité Texte pour leur attribuer des libellés appropriés. Vous pouvez même télécharger vos propres formes et images à l'aide de l'outil de téléchargement d'images.
Bonus : Exemples de flux de travail pour la gestion de projet!
Créez des systèmes exceptionnels grâce aux diagrammes de flux de travail
Bien que cette liste ne soit pas exhaustive, elle constitue une excellente étape pour découvrir l'univers des diagrammes de flux de travail.
Utilisez-les pour vous guider lors de votre prochaine session de brainstorming ou réunion d'équipe.
Les diagrammes de flux de travail vous permettent, à vous et à votre équipe, de prendre les commandes tout en garantissant que tout le monde reste sur la même longueur d'onde.
Ces diagrammes constituent un moyen fiable d'améliorer la communication, de résoudre les goulots d'étranglement et de documenter efficacement vos systèmes.
Pour commencer à découvrir tous les avantages d'un diagramme de flux de travail, il suffit de choisir celui qui correspond le mieux à votre objectif final. Une fois que vous êtes prêt à assembler votre diagramme, lancez-vous gratuitement avec la fonctionnalité Tableau blanc de ClickUp ici !