Vous vous souvenez des exposés à l'école ? Le jour où vous avez enfin pu apporter votre poisson rouge à l'école et le présenter à vos camarades de classe ? C'était le bon vieux temps. 😌
En tant que professionnels, nous sommes désormais confrontés à des situations similaires lorsqu'il s'agit de présenter des idées, de réfléchir ensemble et de mener à bien des projets en groupe.
Nous avons depuis appris que « montrer » est plus efficace que « dire », et nous avons mis au point des moyens variés et attrayants pour transmettre nos idées. C'est une grande victoire pour les personnes qui traitent l'information différemment, notamment les 65 % de la population qui s'identifient comme des apprenants visuels.
Entrez : tableaux Kanban.
Les tableaux Kanban constituent une approche très visuelle de la gestion de projet agile qui aide les équipes à optimiser leur flux de travail, à promouvoir la transparence, à identifier les goulots d'étranglement et à changer rapidement de cap si nécessaire. Si l'objectif est de gagner du temps dès que possible, la mise en place d'un tableau Kanban à partir de zéro peut s'avérer longue, voire contre-productive à un certain point. C'est là que les modèles s'avèrent utiles. 🤓
Les équipes fonctionnent plus rapidement et plus efficacement avec des modèles de tableau Kanban adaptés à leurs besoins spécifiques, mais qui a le temps de tester tous les modèles Kanban qui inondent les résultats de recherche Google ? Nous, oui. 🙋🏼♀️
Considérez cet article comme votre cours intensif sur tout ce qui concerne Kanban, y compris sa structure, les questions fréquentes, les conseils, les avantages et, bien sûr, 11 modèles Kanban gratuits pour atteindre vos objectifs en matière de flux de travail !
Qu'est-ce qu'un modèle de tableau Kanban ?
Les modèles de tableau Kanban sont des tableaux personnalisables et préconfigurés qui accélèrent les phases de préparation et de configuration nécessaires à la création de votre tableau, vous permettant ainsi de gagner du temps en un clin d'œil. Il s'agit essentiellement de tableaux Kanban prêts à l'emploi, à remplir, que vous pouvez modifier ou éditer selon vos besoins.
Et comme la méthode Kanban peut être utilisée dans un nombre important de services et secteurs d'activité, un modèle bien structuré garantit que votre équipe l'utilise de la manière la plus efficace possible. Mais ce n'est qu'un aperçu des avantages d'un modèle de tableau Kanban flexible !
Avantages de l'utilisation des modèles de tableau Kanban
Plus qu'un simple gain de temps, les modèles de tableau Kanban vous aident à démarrer du bon pied grâce à une interface claire et bien entretenue, garantissant que votre tableau est toujours prêt à être présenté, même à court terme, aux parties prenantes, aux responsables ou à d'autres services.
Ils inspirent également l'innovation en matière de personnalisation, d'automatisation et d'efficacité accrue des statuts des tâches. L'approche Kanban pouvant être utile dans de nombreux cas, disposer d'un modèle dédié peut vous servir de guide et vous montrer quels statuts, limites de travail en cours et automatisations sont généralement utiles dans votre secteur d'activité.
De plus, il existe un modèle pour chaque niveau de compétence. Si vous débutez avec les tableaux Kanban, vous trouverez de nombreux modèles adaptés aux débutants qui vous aideront à vous familiariser avec cette méthodologie agile. Si vous utilisez des tableaux depuis des années et que vous avez besoin d'un nouveau regard ou que vous cherchez des moyens d'innover dans votre processus Kanban, les modèles sont un excellent moyen de vous apprendre à améliorer votre tableau.
Le principal enseignement à retenir ici est que les modèles de tableau Kanban sont là pour vous aider. Laissez un modèle bien conçu faire le gros du travail à votre place afin que vous puissiez vous concentrer sur votre projet et sur l'équipe qui le fait avancer.
Bonus : modèles de storyboard!
11 modèles de tableaux Kanban gratuits
Nous parlons ici d'un projet d'envergure, voyons donc ces modèles puissants en action ! Voici 11 de nos modèles de tableaux Kanban favoris pour ClickUp, OneNote et Excel, et comment ils peuvent aider votre équipe à passer au niveau supérieur.
1. Modèle de Tableau Kanban
Appliquez le modèle ClickUp Simple Kanban Board à votre environnement de travail ClickUp et commencez à optimiser votre cycle de publication en un rien de temps. Ce dossier contient cinq statuts pour répartir vos tâches, ainsi qu'un document d'aide avec des conseils et une description détaillée de chaque fonctionnalité. Il propose même des ressources supplémentaires pour configurer l'automatisation des tâches, créer des checklists pour les petites tâches et suggérer des intégrations afin de faciliter votre transition vers la vue Tableau dans ClickUp.
Les statuts des tâches sont suffisamment polyvalents pour s'adapter à presque tous les flux de travail, en particulier si vous avez besoin de modifications ou de commentaires sur vos tâches, du marketing au développement de produits, en passant par l'édition de blogs ou la conception graphique. Bien qu'il s'agisse d'un modèle de niveau intermédiaire, son aide étape par étape est simple et facile à suivre, quelle que soit votre expérience de Kanban.
2. Modèle de Tableau Kanban pour la gestion agile
Le modèle de tableau Kanban pour la gestion agile de ClickUp vous aide à mettre en place rapidement un flux de travail complexe.
L'approche agile peut sembler intimidante au premier abord, mais ce modèle crée un espace dans ClickUp avec tout ce dont vous avez besoin pour mettre en œuvre un flux de travail agile de base en quelques minutes.
Pour les équipes agiles travaillant en sprints, vous avez la possibilité d'activer 13 ClickApps différentes afin de personnaliser la manière dont vous organisez votre backlog, gérez les charges de travail et collaborez avec votre équipe. Celles-ci incluent les limites de travail en cours, les jalons, les dépendances, les points de sprint, et bien plus encore !
Avec 30 statuts personnalisés, un champ personnalisé, huit étiquettes, six vues et quatre automatisations, ce modèle comprend toutes les fonctionnalités nécessaires pour fournir des commentaires, pivoter les ressources et commencer à obtenir des résultats plus rapidement.
3. Modèle de Tableau Kanban Simple Sprints
Plongez-vous dans l'univers des sprints grâce au modèle de tableau Kanban Simple Sprints de ClickUp! Moins complexe et plus adapté aux utilisateurs intermédiaires que le précédent modèle de gestion agile, ce modèle applique un espace à votre environnement de travail ClickUp avec neuf statuts, neuf ClickApps et des vues prédéfinies du Tableau et de la vue Liste.
Ce modèle couvre toutes les bases du sprint pour les équipes Agile afin de livrer plus rapidement les produits et propose un document utile qui vous montre comment aligner ce modèle sur votre flux de travail et tirer le meilleur parti de votre barre d'outils multitâche.
4. Modèle de tableau Kanban pour la gestion des comptes
Que vous soyez responsable administratif, conseiller financier, membre de l’équipe commerciale ou simplement une personne qui cherche à maîtriser son budget, ce modèle est fait pour vous.
Le modèle de tableau Kanban pour gestionnaires de comptes de ClickUp permet de suivre tout, de la dernière activité d'un utilisateur aux renouvellements de compte, en passant par les contacts et les risques. Ce dossier ajoute 19 statuts utiles, dont Nurturing, Up For Renewal, Churned, Onboarding et bien d'autres, parfaits pour les clients potentiels et le maintien des relations avec les clients actuels.
Il s'agit également d'un excellent modèle pour entrer en contact avec de nouveaux clients, avec sept types d'affichage pour favoriser l'engagement avec les prospects et un affichage sous forme de formulaire pour inscrire de nouveaux clients dans un sondage dont les réponses peuvent être converties en tâches ClickUp exploitables. Et avons-nous mentionné que ce modèle est riche en champs personnalisés ? Avec 10 champs au choix, vous disposez d'encore plus de moyens pour trier, filtrer et regrouper votre tableau Kanban.
5. Modèle de tableau Kanban pour les demandes de l'équipe
Les tableaux Kanban sont un outil de gestion de projet agile très populaire, mais ils sont également très appréciés et utilisés par les équipes de tous les services, y compris les RH !
Le modèle de tableau Kanban « Demandes de l'équipe » de ClickUp est un outil essentiel pour les responsables RH, informatiques et administratifs chargés du suivi et de l'organisation des demandes de leur équipe à distance.
Ce dossier ajoute quatre vues à votre environnement de travail, notamment un tableau Kanban distinct pour les différents types de demandes entrantes et un formulaire de demande interne dont les réponses peuvent être directement transformées en tâches ClickUp qui apparaissent sur votre Tableau. De plus, cinq statuts garantissent qu'aucune demande ne passe entre les mailles du filet.
6. Modèle de tableau Kanban pour la production de vidéos
Le modèle de tableau Kanban pour la production vidéo de ClickUp est un exemple parfait de la polyvalence des tableaux Kanban. Planifiez votre calendrier de tournage, de la préproduction à la postproduction, grâce à ce modèle adapté aux débutants. Visualisez votre calendrier sous forme de liste ou déplacez les tâches dans le pipeline de production en les glissant-déposant sur votre tableau Kanban.
De plus, ce modèle de tableau Kanban de base est accompagné d'un document d'aide qui vous permettra d'améliorer votre organisation et de mener à bien vos projets créatifs sans effort.
7. Modèle de tableau Kanban pour la gestion de projet
Si tous ces modèles vous semblent intéressants, mais un peu trop compliqués pour votre niveau d'expérience actuel avec Kanban, voici le modèle qu'il vous faut.
Que vous gériez un projet ou organisiez vos tâches hebdomadaires, ce modèle de tableau de gestion de projet convivial pour les débutants, créé par ClickUp, couvre toutes les bases du Kanban. Commencez avec un tableau déjà divisé en cinq statuts qui peuvent s'appliquer à pratiquement n'importe quel flux de travail : Ouvert, En cours, Révision, Bloqué et Fermé.
8. Modèle de tableau Kanban pour le suivi des campagnes
Voici le modèle dont votre équipe marketing rêvait. ✨
Entre la gestion de différents outils, de multiples campagnes, le respect du budget et la pression liée aux performances, il est facile de se sentir dépassé par votre flux de travail marketing. Mais le modèle de suivi et d'analyse des campagnes de ClickUp est conçu pour vous aider à garder le contrôle sur tous ces éléments.
Ce modèle comprend 10 champs personnalisés afin que vous puissiez ajouter autant de détails que nécessaire à chaque tâche et visualiser vos campagnes de la manière qui vous convient le mieux. Avec plusieurs campagnes et tâches fonctionnant en tandem, votre tableau Kanban garantit que personne n'a à assumer plus de travail qu'il ne peut en supporter. Au-delà de votre tableau, vous trouverez vos campagnes planifiées dans une vue du Calendrier claire et une liste de toutes les campagnes afin d'éviter les chevauchements.
9. Modèle de feuille de route Kanban
Il n'existe pas d'approche unique en matière de développement de produits. Chaque entreprise a ses propres exigences, et c'est à chaque équipe de tracer sa propre voie. Améliorez vos processus grâce à cet outil Kanban. Le modèle de feuille de route Kanban de ClickUp vous permet de gérer vos tâches et vos objectifs, de hiérarchiser les éléments critiques et, au final, d'avoir une vision claire de vos activités de développement.
10. Modèle de flux cumulatif Kanban pour Excel
Nous avons mentionné que les tableaux Kanban peuvent prendre différentes formes et tailles, et ce modèle Excel en est un excellent exemple ! Les équipes apprécient les tableaux Kanban, car ils permettent de se concentrer sur un flux de travail continu et cohérent afin de terminer les projets dans les délais, une tâche à la fois. Grâce aux limites de travail en cours, les équipes peuvent contrôler le nombre de tâches sur lesquelles elles travaillent, s'assurant ainsi de ne pas se surcharger. Ce modèle de tableau Kanban Excel met l'accent sur cet aspect des tableaux Kanban.
Il vous suffit de remplir la date associée à votre tâche ou processus et le nombre de tâches en cours autorisées par jour pour voir votre flux de travail s'afficher dans un diagramme de flux cumulatif visuel dans Excel, avec des couleurs associées à chaque tâche.
Ce tableau Kanban Excel est un excellent outil pour les apprenants très visuels qui ont besoin de voir comment les tâches s'empilent les unes par rapport aux autres chaque jour !
Vous ne jurez que par vos flux de travail Excel ? Nous avons l'outil qu'il vous faut ! Découvrez-le
11. Modèle de tableau Kanban par OneNote
Tout comme vous pouvez structurer votre tableau Kanban dans Excel ou sur un Tableau blanc numérique, vous pouvez également créer un tableau dans OneNote ! Créez des colonnes pour gérer votre flux de travail au bureau ou à la maison, avec la possibilité d'ajouter autant de colonnes, de couleurs et de détails que vous le souhaitez.
Plus de ressources sur les modèles de gestion de projet :
Bonnes pratiques pour les tableaux Kanban
Issus de l'industrie automobile dans les années 1940, les tableaux Kanban ont été adaptés et développés pour aider les équipes de tous les secteurs grâce à un cadre simple mais flexible permettant de visualiser les flux de travail.
Les équipes reviennent aux tableaux Kanban parce qu'ils sont simples, intuitifs et cohérents. Ils sont suffisamment flexibles pour s'adapter à presque tous les cas d'utilisation. Une fois que vous avez appris à interpréter un tableau Kanban, vous pouvez en principe tous les lire.
Utilisés correctement, les tableaux Kanban permettent un flux de travail fluide et continu, favorisent la transparence et définissent clairement les propriétaires de chaque tâche.
Bien qu'ils ne se limitent pas à un seul « aspect », les tableaux Kanban commencent souvent par au moins trois colonnes (ou statuts) qui représentent les étapes jusqu'à l'achèvement, et des cartes de tâches qui se déplacent sur le tableau jusqu'à ce que le projet soit terminé.
Mais à quoi ressemblent-ils concrètement ? Eh bien, créons-en un !
Comment utiliser les tableaux Kanban ? Avec des exemples de tableaux Kanban
Vous pouvez créer votre tableau dans la vie réelle sur une surface telle qu'un tableau en liège ou un Tableau blanc personnel, ou à l'aide d'un logiciel Kanban dynamique conçu pour cette approche. Mais que vous préfériez le tableau sur votre bureau ou à l'écran, suivez-nous tandis que nous détaillons les caractéristiques essentielles que tout tableau Kanban efficace doit posséder :
1. Colonnes
Les colonnes de votre tableau Kanban représentent les statuts que chaque tâche doit franchir avant d'être considérée comme terminée. Si vous débutez avec l'approche Kanban, restez simple avec trois colonnes similaires à À faire, En cours et Terminé, mais dans l'idéal, vous devriez viser le même nombre de colonnes que d'étapes dans votre flux de travail.
C'est également votre première occasion de personnaliser le Tableau afin qu'il s'adapte au processus de votre équipe.
Si votre équipe travaille régulièrement avec différents statuts personnalisés ou étapes supplémentaires pour la recherche, le développement ou les commentaires, ajoutez simplement des colonnes supplémentaires pour représenter ces étapes dans votre flux de travail.
Regroupez les tâches par statut, tâches assignées, priorité et plus encore grâce à la vue intuitive et flexible de ClickUp, similaire à un tableau Kanban.
2. Tâches
C'est ici que vous inscrivez toutes les tâches liées à votre projet, sans exception. C'est l'un des moyens utilisés par les tableaux Kanban pour favoriser la transparence.
Classez les tâches en fonction de leur statut actuel afin d'avoir une idée plus claire de l'état général de votre projet : le nombre de tâches qui restent à commencer, le nombre de tâches en cours et le nombre de tâches achevées.
Les tâches, ou cartes de tâches, se déplacent sur le tableau de gauche à droite, en commençant par le statut À faire jusqu'à ce qu'elles soient achevées et atteignent la colonne Terminé.
Vos colonnes se rempliront rapidement, mais vous souhaitez que votre tableau reste clair et lisible pour que tout le monde puisse le consulter facilement à tout moment. Lorsque vous parcourez votre tableau, vous souhaitez voir toutes les informations de base sur les tâches, notamment le nom, les personnes assignées, la date d'échéance et l'image (le cas échéant).
Conseil de pro : si vous utilisez un logiciel de gestion des tâches flexible comme ClickUp, vous n'avez pas besoin de choisir les informations que vous partagez ! Il le fait pour vous. 😎
Ajoutez à vos tâches des liens, des champs personnalisés, des priorités, des descriptions détaillées, plusieurs personnes assignées, des observateurs et bien plus encore tout en conservant un Tableau organisé et présentable.
📮ClickUp Insight : 92 % des travailleurs utilisent des méthodes incohérentes pour suivre les éléments à mener, ce qui entraîne des décisions manquées et des retards dans l'exécution. Que vous envoyiez des notes de suivi ou utilisiez des tableurs, le processus est souvent dispersé et inefficace.
La solution de gestion des tâches ClickUp garantit une conversion fluide des discussions en tâches, afin que votre équipe puisse agir rapidement et rester coordonnée.
3. Limites du travail en cours
C'est l'un des principaux moyens utilisés par les tableaux Kanban pour maintenir un flux de travail cohérent. Afin d'éviter que les membres ne jonglent entre plusieurs tâches à la fois, les limites de travail en cours (WIP) restreignent le nombre de tâches pouvant passer de À faire à En cours à un moment donné.
4. Couloirs
Alors que les colonnes ajoutent une structure verticale à votre tableau, les couloirs divisent le tableau horizontalement pour vous aider à visualiser plusieurs flux de travail sur un seul tableau. Si vous gérez plusieurs projets ou supervisez différents membres de l'équipe, les couloirs créent des sections sur votre tableau pour montrer quelles tâches appartiennent à quel membre de l'équipe ou à quel projet.
Si vous êtes un utilisateur de tableurs, vous pouvez considérer les couloirs comme des lignes contenant uniquement les tâches liées à une catégorie d'informations spécifique.
Et voilà !
Une fois ces informations ajoutées, votre équipe est prête à passer à l'action en utilisant l'approche Kanban ! Cela semble assez simple, mais l'inconvénient de créer votre tableau à partir de zéro est que chacune de ces quatre étapes nécessite beaucoup de réflexion, de temps et d'efforts. Surtout si vous êtes novice en matière de tableaux Kanban ou si vous avez affaire à des flux de travail complexes, il est facile d'oublier des tâches et des informations essentielles.
Mais ce n'est pas tout. Sans modèle ou logiciel de gestion de projet flexible, la maintenance nécessaire pour maintenir votre tableau à jour peut nuire au projet plus qu'elle ne vous aide.
C'est pourquoi de nombreux chefs de projet se tournent vers les modèles comme solution prête à l'emploi pour commencer à utiliser les tableaux Kanban le plus rapidement possible.
Gérez votre prochain projet à l'aide d'un modèle Kanban.
Bien qu'il existe des milliers de modèles disponibles sur Google, tous les tableaux Kanban ne se valent pas.
Comme ils ont le pouvoir d'optimiser les processus dans tous les services et tous les secteurs, il est important de choisir un modèle déjà adapté à vos besoins. Ainsi, vous pourrez vous inspirer des statuts et des automatisations qu'il propose et il servira de tremplin pour vous et votre équipe afin d'aller encore plus loin dans votre approche Kanban.
Notre suggestion ?
Choisissez un modèle créé par et pour un logiciel de gestion de travail puissant comme ClickUp. Comme vos tâches, votre travail, votre équipe et vos processus existent déjà dans votre environnement de travail, vos tableaux Kanban y seront également disponibles ! Cela vous permet non seulement de gagner du temps lors de la configuration de votre flux de travail, mais aussi de faire avancer le processus sur un tableau qui se met automatiquement à jour au fur et à mesure que vous travaillez.
Mais le meilleur dans tout ça ? C'est gratuit ! 💸
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