Vous souhaitez créer un forfait de projet pour votre équipe ?
Ne cherchez pas plus loin !
Quelle que soit la complexité de votre projet, nous avons ce qu'il vous faut !
Dans cet article, nous vous aiderons à élaborer un forfait de projet complet pour une meilleure collaboration au sein de l'équipe. Nous vous expliquons étape par étape ce que vous avez à faire. Vous obtiendrez également quelques modèles de plans de projet utiles pour commencer immédiatement à élaborer un plan de projet modèle.
C'est parti..
Qu'est-ce qu'un forfait de projet ?
Un forfait de projet décrit les étapes nécessaires pour achever un projet. Il définit la portée, les produits à livrer, les objectifs et les échéances de votre projet.
Sans un forfait de projet, vous n'aurez pas d'informations claires sur.. :
- L'objet du projet.
- Ce qu'est le projetobjectifs du projet sont les objectifs du projet.
- Quels sont les produits à livrer dans le cadre du projet ?
- L'échéancier du projet.
- Les personnes qui travailleront sur chaque projet et leur capacité.
- Les ressources nécessaires pour achever le projet.
Un forfait de projet bien conçu vous fera gagner beaucoup de temps et d'argent. C'est le moyen le plus fiable d'atteindre vos objectifs objectifs du projet dans les délais.
Composantes clés d'un forfait de projet réussi
1. Budget
Un bon forfait de projet comprend toujours un budget recommandé budget . C'est un moyen simple de maintenir vos processus de dépenses sur le suivi et de faire en sorte que le projet reste rentable.
2. Tâches de travail détaillées
Votre forfait de projet doit comprendre une répartition du travail de chaque tâche et sous-tâche associée au projet.
3. Calendrier du projet
Un plan de projet doit comprendre un calendrier de projet afin d'assurer le bon déroulement du projet. Vous devez planifier l'échéancier du projet afin de vous assurer que vous respectez les délais.
4. Gestion des ressources
Votre forfait de projet doit faire le point sur les ressources dont vous disposez afin de les gérer efficacement. Ces ressources peuvent être de la main-d'œuvre, des logiciels, du matériel ou du temps.
5. Systèmes de communication
Votre forfait doit communiquer clairement les objectifs et les attentes de votre projet. En outre, des logiciels et des systèmes doivent être mis en place pour que votre équipe de projet puisse communiquer facilement.
6. Portée du projet
Un forfait de projet réussi définit clairement son champ d'application. Il définit ses objectifs et ce qui relève de sa compétence. Cela permet d'éviter la dérive du champ d'application
- ce qui peut ralentir considérablement votre progression.
7. Résultats du projet
Un gestionnaire de projet peut utiliser les forfaits de projet pour préciser les objectifs, les jalons du projet et les produits livrables associés à chaque étape du projet.
Comment élaborer un excellent forfait de projet
La réussite de la planification d'un projet n'est pas difficile, mais elle peut prendre beaucoup de temps si vous ne savez pas exactement comment aborder le processus de planification. Pour vous faire gagner du temps, nous avons décomposé le processus de planification en neuf étapes simples à suivre.
Étape 1 : Faire des recherches
Avant de créer un forfait de projet, vous devez passer en revue toutes les informations disponibles. Vous devez comprendre ce que le client (interne ou externe) veut et ce qu'il souhaite réaliser.
Passez en revue tous les documents importants et toutes les communications liées au projet. Il peut s'agir de discussions que vous avez eues avec le client, d'idées que vous avez notées, de données préliminaires que vous avez recueillies - tout.
L'utilisation d'un wiki ou d'un outil de gestion de documents comme ClickUp docs est le moyen le plus simple de conserver toutes ces informations dans un espace organisé.
Ce n'est que lorsque vous aurez une connaissance approfondie de ce sur quoi vous travaillerez que vous pourrez élaborer un modèle de projet.
Étape 2 : Se poser les bonnes questions
Une fois que vous disposez de toutes les informations nécessaires, il est temps de commencer à travailler sur le forfait de votre projet. Avant de commencer un projet, il est toujours important de se sentir à l'aise avec celui-ci.
Posez-vous les questions suivantes :
- Quelles sont les exigences du client pour ce projet ?
- Y a-t-il autre chose dont j'ai besoin de la part du client et des parties prenantes au projet ?
- Avons-nous déjà travaillé avec unstructure de répartition du travail comme celle-ci ?
- Quels sont les obstacles évidents à la progression de ce projet ?
- À fais-je assez de monde pour travailler sur ce projet ?
- Quels sont les autresdéfis vais-je devoir relever au cours du projet ?
En répondant à ces questions dès le départ, vous réduisez les risques de voir surgir des problèmes inattendus en cours de route. Vous avez fait preuve de la diligence nécessaire et vous êtes maintenant prêt à commencer le travail sur votre projet.
Étape 3 : Collaborer avec votre équipe
La plupart des gestionnaires de projet n'associent pas leur équipe à l'ensemble de la phase de forfait. l'équipe est chargée de exécuter le forfait, pas d'en élaborer la stratégie, n'est-ce pas ?
Il en résulte des problèmes majeurs dans votre structure de répartition du travail.
Comme vous n'avez jamais tenu compte de l'avis de votre équipe, il se peut qu'elle ait des problèmes avec certains objectifs, livrables ou jalons du projet. Vous vous retrouvez alors avec un projet dont le forfait ne correspond pas aux capacités ou aux aspirations de votre équipe. Vous pouvez soit recommencer à zéro et concevoir un nouveau forfait, soit poursuivre avec le forfait actuel, qui est voué à dépasser les délais ou à ne pas répondre à vos attentes.
Aucune de ces deux options n'est idéale.
Les gestionnaires de projet peuvent éviter ce dilemme en associant leur équipe au processus de planification du projet dès le début. Par exemple, ils peuvent prévoir une réunion de l'équipe de projet réunion de lancement . Il s'agit d'une étape simple qui peut massivement réduire les risques de dépassement du budget et de la date de fin de votre projet.
Étape 4 : Définir les objectifs, les produits livrables et les priorités
Une fois votre équipe constituée, vous pouvez commencer à définir la portée du projet. Celui-ci comprend les objectifs, les priorités et les résultats attendus du projet.
Examinons chacun de ces éléments.
A) Objectifs
La première étape de ce processus consiste à définir les objectifs du projet. Outre les principales cibles du projet, telles que l'achèvement et le lancement du projet, vous devez également assurer le suivi d'objectifs plus modestes. Il peut s'agir d'objectifs de projet liés à :
- Maîtrise du logiciel
- La productivité
- Travail d'équipe et collaboration
- L'autogestion
N'oubliez pas que ces objectifs plus modestes sont essentiels dans le grand schéma des choses et qu'ils joueront un rôle énorme dans la réussite de votre projet. Comme votre équipe a une idée claire de ce qu'elle a à faire, elle peut se mettre immédiatement au travail.
B) Produits livrables
Chaque objectif fixé par un gestionnaire de projet doit être assorti d'une pièce jointe. Il est important de définir clairement ces livrables à votre équipe avant qu'elle ne commence son projet. Cela leur donne une idée concrète de ce que l'on attend d'eux et de la manière dont ils peuvent progresser.
Les livrables d'un projet ne doivent pas être uniquement des éléments tangibles tels que des rapports et des fichiers. Par exemple, dans le cadre d'un travail sur un logiciel, l'élaboration d'une palette de couleurs peut être considérée comme un produit livrable.
Tout ce qu'un produit livrable doit faire, c'est présenter la preuve de la progression d'un projet à travers une étape. Une fois ces éléments mis en place, votre équipe peut s'acquitter rapidement de ses tâches de travail.
C) Priorités
L'établissement de paramètres pour les objectifs de votre projet est un autre élément important du processus de planification du projet. Le fait de joindre des priorités aux objectifs aide votre équipe à comprendre quelles tâches sont importantes à un moment donné.
Par exemple, le fait de s'assurer qu'un formulaire d'inscription est de capturer les données dans votre CRM est plus important que de trouver la couleur parfaite pour le formulaire.
Étape 5 : Déléguer
si vous voulez vraiment vous développer en tant qu'entrepreneur, vous devez apprendre à déléguer
- Richard Branson, entrepreneur britannique
La tentation est grande pour un gestionnaire de projet de superviser tous les processus de travail. Il veut que la progression se fasse en douceur et qu'il n'y ait pas de contretemps, n'est-ce pas ?
Le problème avec cette approche, c'est que vous allez tout ralentir. En faisant en sorte que tout passe par vous, vous créez d'énormes goulets d'étranglement dans le flux de travail de votre équipe. Délégué est un élément essentiel de la planification d'un projet. Vous devez faire confiance à votre équipe pour faire Terminé, sinon vous ne progresserez jamais en tant qu'entreprise.
Inclure votre équipe dans votre processus de forfait peut s'avérer extrêmement utile à cet égard. En connaissant leurs capacités, ils seront mieux positionnés pour savoir s'ils peuvent gérer une tâche. Le processus de délégation deviendra ainsi un effort de collaboration où personne n'en fera plus qu'à sa tête.
Étape 6 : Planifier votre projet sur un diagramme de Gantt
Après avoir défini les objectifs, les produits à livrer et le personnel, vous pouvez commencer à diagrammer l'échéancier de votre projet sur un diagramme de Gantt.
Réfléchissez Diagrammes de Gantt sont dépassés ?
En fait, ils ont beaucoup évolué ! Si vous utilisez les diagrammes de Gantt de ClickUp, vous découvrirez à quel point ils peuvent être cool !
C'est un excellent moyen de donner à votre équipe un aperçu visuel de ce qui l'attend. Votre diagramme de Gantt contient chaque tâche, son assigné et sa date d'échéance. Votre équipe n'a besoin que d'un coup d'œil pour savoir ce qui l'attend.
Les diagrammes de Gantt sont particulièrement utiles pour diagrammer les jalons, qui peuvent servir de points de contrôle pour votre équipe. C'est également un excellent outil pour faire le point sur les dépendances de vos tâches et gérez les priorités de vos tâches. Si vous manquez de temps, vous pouvez toujours calculer le chemin critique d'un projet pour identifier la manière la plus rapide de faire les choses.
Pour plus d'informations sur ce qu'est un chemin critique et comment le calculer dans ClickUp, cliquez sur ici .
Étape 7 : Accepter que les choses ne se déroulent pas comme prévu
Bien qu'il soit impossible de se préparer à l'imprévu, il est possible de minimiser les dommages qu'il peut causer à la progression de votre projet.
Prévoyez toujours une marge de manœuvre dans le calendrier de votre projet pour faire face aux contretemps. Aucun projet ne se déroulera jamais exactement comme prévu, mais ce n'est pas nécessairement une mauvaise chose. Tant que vous considérez ces rebondissements comme un processus d'apprentissage et que vous vous adaptez, tout ira bien.
Étape 8 : Continuez à communiquer avec votre équipe
Il est important de toujours avoir une ligne de communication directe avec votre équipe au cours d'un projet. Ils disposent ainsi d'un canal pour communiquer les mises à jour ou les problèmes liés au projet. Vous pouvez facilement faire le point sur le statut de votre projet et recommander d'autres mesures à prendre.
Les canaux de communication aident également votre équipe à collaborer les uns avec les autres. Souvent, les tâches d'un projet impliquent plusieurs personnes qui devront travailler ensemble pour faire les choses terminées. Un canal de communication solide, capable de gérer des images, des vidéos et des fichiers tels que les commentaires ClickUp, est un excellent moyen d'assurer le bon fonctionnement du travail de votre équipe.
Étape 9 : Effectuer un examen et une analyse de l'après-projet
Il est important que les gestionnaires de projet procèdent à un examen a posteriori du projet. Cela vous aidera à évaluer l'efficacité de votre forfait de projet et à résoudre les problèmes éventuels.
Faites participer votre équipe et laissez-la exprimer ce qu'elle a aimé et ce qu'elle n'a pas aimé dans l'installation du projet. Il s'agit d'un retour d'information précieux qui vous aidera à élaborer un forfait plus convivial pour l'équipe à l'avenir.
Comment ClickUp peut aider à la planification de projet
Le forfait peut être un processus complexe, ClickUp peut vous aider à le rationaliser. Il contient tout ce que vous pouvez attendre d'un logiciel de gestion de projet :
- Tâches et sous-tâches
- Checklists
- Diagramme de Gantt
- Statuts personnalisés
- Notifications personnalisées
- Vues multiples - Kanban, Liste, Calendrier, etc.
- Nombreuses intégrations
et ce n'est qu'une partie de l'histoire !
Voici un aperçu plus détaillé de la façon dont ClickUp peut vous aider à exécuter votre forfait de gestion de projet en toute simplicité :
Exigence n°1 de la planification de projet : créer un espace de projet ordonné
L'un des éléments clés de la planification de projet est la création d'un espace de projet bien ordonné. Votre équipe doit disposer d'un espace bien défini pour s'organiser et travailler ensemble sur les activités du projet. Chaque projet a besoin d'un espace qui comprend :
- Des descriptions détaillées des tâches
- Des sous-tâches
- Des checklists
- Les assignés
Solution ClickUp : Hiérarchie du projet organisé
ClickUp offre à votre équipe un espace structuré pour organiser toutes les activités liées au projet. La structure de ClickUp est la suivante : Lieu de travail > Espaces > Dossiers > Listes > Tâches > Sous-tâches.
Voici un aperçu de chacun de ces niveaux :
Lieu de travail : Il s'agit de la hiérarchie de premier niveau dans laquelle vous divisez votre entreprise en équipes individuelles.
Espaces : Ce sont des lieux dédiés à des sous-groupes particuliers de votre équipe, comme " gestion des produits "ou "testing"
Dossiers : C'est ici que vous stockez les listes liées au projet
Listes : C'est ici que sont répertoriés tous vos projets individuels.
Tâches : C'est ici que se fait le plus gros du travail. Chaque tâche comporte ses propres sous-tâches, des descriptions détaillées du projet, des commentaires et bien plus encore.
Sous-tâches : Chaque tâche peut être décomposée en sous-tâches distinctes.
Checklists : Vous pouvez intégrer une checklist ou une liste à faire dans les tâches ou sous-tâches de travail. Par exemple, vous pouvez mettre en place une checklist de contrôle de la qualité pour les tests de logiciels.
Exigence n°2 de la planification de projet : Compilation d'informations détaillées sur le projet
Un modèle de plan de projet permet à votre équipe d'accéder à toutes les informations relatives au projet. C'est essentiel car ils peuvent faire le point sur leur travail et vous aider à élaborer un forfait pour mener à bien un projet.
Solution ClickUp : ClickUp Documents
ClickUp Docs est un outil wiki intégré pour votre entreprise. Vous pouvez l'utiliser comme base de connaissances pour stocker des informations importantes sur l'entreprise et des documents relatifs aux projets. Comme ces documents sont stockés à côté des projets correspondants, votre équipe n'aura aucun mal à y accéder.
Voici quelques fonctionnalités de Docs qui vous seront utiles :
- Les documents de ClickUp peuvent être aussi détaillés que vous le souhaitez. Vous avez accès à des options de formatage de texte riche pour créer un document de plan de projet qui reflète fidèlement la tâche à accomplir.
- Vous pouvez imbriquer des pages dans les documents pour catégoriser facilement les informations.
- Vous pouvez personnaliser les droits d'accès à chaque document pour vous assurer que seules certaines personnes disposent des droits de modification et d'affichage.
- Vous pouvez même laisser Google indexer votre document pour qu'il apparaisse dans les recherches sur le web.
Avec ClickUp Teams, vous n'aurez aucun mal à créer un corpus d'informations détaillé auquel votre équipe pourra se référer.
Exigence n° 3 de la planification de projet : l'idéation collaborative
Il est important d'inclure votre équipe dans la phase de planification du projet. En incluant leurs contributions dans vos stratégies de planification, vous serez en mesure d'élaborer un plan de gestion de projet qui s'aligne sur leurs capacités.
Solution ClickUp : Cartes mentales intégrées
Les cartes mentales de ClickUp vous permettent d'inclure votre équipe dans la phase de planification de votre projet. Les membres de l'équipe n'auront aucun mal à mettre leurs idées par écrit et à établir un diagramme qui soit le plus efficace possible pour eux et pour le projet.
Comme les cartes mentales de ClickUp sont intégrées, il est facile de transférer ces idées dans votre espace projet et de commencer à les mettre en œuvre !
Exigence n°4 de la planification de projet : Priorités et dépendances
Votre projet l'outil de gestion de projet doit assister les priorités des tâches . Cela permet à votre équipe de s'attaquer d'abord aux tâches les plus importantes et de les éliminer.
Une autre tâche importante consiste à s'assurer que votre équipe entreprend les tâches dans la bonne commande. Une bonne façon de le faire est de bloquer l'exécution des tâches tant que certaines tâches antérieures n'ont pas été achevées.
ClickUp Solution : Principales priorités et dépendances
ClickUp est équipé de priorités de tâches et de dépendances pour garantir que votre projet progresse toujours en douceur. Voici un examen plus approfondi de chaque fonctionnalité : Priorités ClickUp vous permet d'ajouter des priorités à chaque tâche afin d'informer votre équipe de ce qui doit être fait en premier. Ces priorités sont également dotées d'un code couleur pratique pour une identification aisée :
- Rouge : Urgent
- Jaune : Haute priorité
- Bleu : Priorité normale
- Gris : Faible priorité
Ce code couleur étant standard dans ClickUp, votre équipe n'aura aucun mal à identifier les tâches prioritaires, quel que soit le projet sur lequel elle travaille. Ils ont également la possibilité de filtrer et de trier les tâches par priorité afin de les aborder plus facilement.
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/$$$img/ https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2019/04/image4-1.png
/$$$img/ Dépendances ClickUp vous offre un grand nombre de dépendances différentes pour s'assurer que votre équipe réalise les activités dans la bonne commande. Voici un aperçu de ce que ClickUp vous offre :
Dépendance d'attente : Cette dépendance signale à votre équipe de projet qu'elle ne doit pas commencer cette tâche tant qu'une tâche précédente n'est pas achevée.
Dépendance bloquante : Cela empêche le démarrage d'une tâche tant qu'une tâche précédente n'est pas achevée.
Avertissement de dépendance : ClickUp met en garde les utilisateurs contre la fermeture d'une tâche en attente de l'achèvement d'une autre.
Déblocage des notifications : Votre équipe de projet recevra des notifications dès qu'une tâche sera débloquée afin qu'elle puisse commencer à travailler dessus.
Grâce aux dépendances de ClickUp, vous n'aurez plus à vous soucier d'informer manuellement votre équipe de la commande correcte des tâches. ClickUp le fait automatiquement pour vous !
Exigence n° 5 de la planification de projet : Délégué
Vous devrez déléguer des tâches à différents membres de l'équipe pour vous assurer que votre charge de travail est bien distribuée. Votre logiciel de gestion de projet doit vous offrir un moyen efficace de distribuer les tâches et d'informer les membres de l'équipe de ce qu'ils ont à faire.
Si ce n'est pas le cas, vous devrez effectuer ce processus manuellement, ce qui peut s'avérer peu pratique, en particulier dans le cadre de projets complexes.
La solution ClickUp : Commentaires assignés La fonctionnalité de ClickUp relative aux commentaires attribués facilite considérablement l'attribution d'une tâche à un membre de l'équipe. Tout ce que vous avez à faire est d'assigner un commentaire à une personne et il sera converti en tâche.
ClickUp lui enverra également une notification afin qu'elle ne soit pas oubliée. Ils ont également la possibilité de marquer un commentaire comme résolu lorsqu'ils ont terminé. Il n'est donc plus nécessaire d'effectuer un suivi pour vérifier si la tâche a été achevée ou non.
Exigence n°6 de la planification de projet : Ordonnancement par diagramme de Gantt
La planification de votre projet dans un diagramme de Gantt est une partie extrêmement importante de votre processus de planification. Il donne à votre équipe de projet un aperçu visuel de ce qui se passe et vous permet de modifier rapidement le calendrier. Sans diagramme de Gantt, il vous sera difficile d'avoir une vue d'ensemble et vous ne serez pas en mesure de forfaiter vos tâches de manière aussi efficace.
Solution ClickUp :
Diagrammes de Gantt intégrés
ClickUp est livré avec de puissants diagrammes de Gantt intégrés pour diagrammer facilement la progression de votre équipe sur un projet. Les diagrammes de Gantt de ClickUp peuvent :
- Réajuster automatiquement les dépendances de vos tâches lorsque vous reprogrammez des éléments.
- Calculer le pourcentage de progression de votre projet en fonction des tâches achevées/total des tâches.
- Comparer la progression prévue et la progression actuelle du projet.
- Calculer votre chemin critique afin d'identifier les tâches auxquelles vous devez donner la priorité.
Exigence n° 7 de la planification de projet : communication
La communication est un élément essentiel de tout plan de gestion de projet. Vous devez communiquer avec votre équipe pour suivre la progression de votre projet. Un canal de communication efficace permet également d'apaiser les inquiétudes que votre équipe peut avoir au sujet d'un projet. S'ils ont des doutes, ils peuvent facilement les exprimer.
La solution ClickUp : Commentaires percutants
Les tâches ClickUp sont dotées de sections de commentaires intégrées qui permettent à votre équipe de dialoguer facilement au cours d'un projet. Voici ce que vous pouvez faire avec les commentaires ClickUp :
- Votre équipe peut ajouter des images, des liens et des fichiers à ses commentaires pour faciliter la transmission de son message.
- ClickUp assiste également l'ajout d'étiquettes dans les commentaires, ce qui vous permet d'informer directement un membre de l'équipe de quelque chose.
- Comme il existe des sections de commentaires distinctes pour chaque tâche, vos discussions sont parfaitement organisées.
- ClickUp peut également s'intégrer à un outil de messagerie comme Slack pour s'assurer que les discussions de votre équipe sont ajoutées à votre espace projet.
Modèles de planification de projet
Un modèle de plan de projet est un excellent moyen de démarrer immédiatement votre processus de planification. Il vous suffit de copier les informations relatives à votre projet dans un modèle de plan de projet et le tour est joué !
Une fois que vous avez commencez à utiliser ClickUp vous aurez accès à tous ces modèles pour planifier votre projet immédiatement.
Modèle de gestion de projet Utiliser le modèle 
RoadMap - Modèle de vue Gantt
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Modèle de feuille de route pour un projet Utiliser le modèle
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Feuille de route - Modèle de vue Tableau
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Gestion de projet - Modèle de vue Gantt
Conclusion
Essayer de forfaiter un projet n'est pas la tâche la plus facile au monde. Cependant, ce n'est pas non plus une science exacte.
Avec un bon outil de gestion de projet comme ClickUp, vous aurez tout ce qu'il faut pour exécuter un forfait efficace !
Pourquoi ne pas s'inscrire à ClickUp pour en faire l'expérience ?