Comment automatiser des tâches en 2025 (Guide ultime)

Vous souhaitez apprendre à automatiser des tâches ?

Le besoin d'automatisation des tâches n'a cessé de croître ces dernières années. L'une des raisons à cela est que l'automatisation peut vous faire gagner 30 % du temps que vous consacrez au travail quotidien !

Naturellement, de nombreuses entreprises considèrent l'automatisation comme une baguette magique capable de transformer leur entreprise pour le mieux.

C'est pourquoi nous allons faire un voyage dans le monde magique de Poudlard, l'école de sorcellerie de Harry Potter, pour comprendre les secrets de l'automatisation !

Dans cet article, nous aborderons ce qu'est l'automatisation des tâches, quelles tâches vous pouvez automatiser et nous vous dévoilerons la meilleure solution d'automatisation pour le lieu de travail en 2021.

En route pour la plate-forme 9¾ !

Qu'est-ce que l'automatisation des tâches ?

L'automatisation des tâches consiste à utiliser des outils ou des logiciels pour automatiser des tâches manuelles répétitives.

Pensez un instant au sort « Accio ».

Il peut être utilisé pour invoquer un objet, sans que vous ayez à lever le petit doigt !

Si cela existait vraiment, nous l'utiliserions pour récupérer nos clés, nos dossiers, nos téléphones portables, ou n'importe quoi d'autre !

Mais quel est le rapport avec l'automatisation ?

Tout comme les sorts vous aident à accomplir des tâches sans efforts, l'automatisation des tâches vous aide à achever votre travail sans trop d'efforts.

Et dans l'automatisation des tâches, au lieu de la magie, la tâche est assignée à des outils, des applications et l'intelligence artificielle.

Quels sont donc les outils nécessaires à l'automatisation ?

Il existe de nombreux outils d'automatisation des tâches qui peuvent vous aider à automatiser littéralement tout !

Si vous êtes impatient de découvrir les outils d'automatisation des tâches, cliquez sur le portail (image) pour accéder directement à la section consacrée aux logiciels d'automatisation des flux de travail !

Quels sont les avantages de l'automatisation des tâches ?

L'automatisation des tâches présente bien plus d'avantages que la simple réduction des efforts manuels ! Elle réduit les coûts opérationnels, augmente la fiabilité et débloque le véritable potentiel de votre équipe.

Voici comment l'automatisation des tâches peut rationaliser votre flux de travail et vos activités de l'entreprise :

1. Réduit les coûts opérationnels

Vous souhaitez réduire vos coûts ?

Dites bonjour à l'automatisation !

Vous pouvez réaliser l'automatisation de tâches administratives telles que la saisie de données et l'assistance personnelle afin d'économiser sur le recrutement d'employés pour ces rôles.

De plus, vous pouvez identifier les processus redondants au sein de l'organisation et les supprimer complètement.

2. Augmente la fiabilité

L'automatisation réduit les erreurs humaines en garantissant que la tâche est exécutée sans faille du début à la fin.

Comment ?

Chaque tâche comporte une série d'étapes à suivre pour l'achever. Alors que les « moldus » comme nous peuvent oublier une étape lorsque nous sommes fatigués ou distraits, un système informatique travaille sans relâche pour achever la tâche sans erreur.

3. Débloque le véritable potentiel de votre équipe

Vous avez peut-être recruté les employés les plus compétents, mais ils ne pourront pas mettre leurs compétences à profit s'ils ne font que des tâches simples et fastidieuses tous les jours.

C'est comme engager Dumbledore comme gardien de Poudlard !

Cela n'a tout simplement aucun sens !

L'automatisation du lieu de travail libère vos employés de ces tâches fastidieuses afin qu'ils puissent se consacrer à des tâches plus avancées. Le résultat est que vos employés pourront mettre leurs compétences à profit et évoluer au sein de votre entreprise.

Quelles tâches peuvent être automatisées ?

N'oubliez pas qu'il existe une formule magique pour tout, même pour transformer un escalier en toboggan ! De la même manière, il existe des solutions d'automatisation pour presque toutes les tâches récurrentes au travail.

Vous pouvez réaliser l'automatisation de la gestion des prospects, du marketing, des finances et de la comptabilité, des ressources humaines et des tâches administratives.

En effet, un rapport McKinsey a révélé que près de la moitié (45 %) des tâches de l'entreprise peuvent être automatisées grâce aux technologies actuelles telles que l'apprentissage automatique et l'intelligence artificielle.

Voyons comment l'automatisation des processus métier peut être appliquée à tous les services de votre entreprise :

1. Gestion des prospects

Vous vous souvenez des Horcruxes ?

Ce sont des objets qui contiennent une partie de l'âme d'un sorcier.

De la même manière, avec un peu d'imagination littéraire et un bon vieil humour britannique, les prospects sont les Horcruxes de votre équipe commerciale, car ils sont le cœur et l'âme de leur travail !

Voici comment vous pouvez réaliser l’automatisation de la partie la plus importante du processus de vente :

Gestion des prospects entrants

Psst... vous cherchez un moyen rapide d'obtenir plus de prospects ?

Proposez du contenu de fond gratuit, tel qu'un ebook, un PDF, une vidéo ou toute autre ressource utile aux visiteurs de votre site web. Il leur suffit de remplir un formulaire avec leur adresse e-mail et les informations que vous souhaitez recueillir, comme leur nom et leur âge.

Une fois le formulaire rempli, ils reçoivent leur livre gratuit, mais vous obtenez quelque chose d'encore plus précieux : leurs données !

Vous pouvez ensuite utiliser les fonctionnalités d'automatisation de votre outil de création de formulaires pour stocker et organiser automatiquement les données dans un système d'automatisation du marketing et transférer directement les prospects vers un CRM (Customer Relationship Manager). Cette automatisation simple vous évite d'avoir à saisir manuellement les données dans un tableur Excel.

2. Marketing

Le marketing étant essentiel à la croissance d'une entreprise, vous devez vous assurer que tous vos processus marketing sont optimisés.

Et comment faire ?

Avec l'aide de l'automatisation du marketing!

Voici comment vous pouvez améliorer votre efficacité dans ce domaine :

A. Étude sectorielle

Vous voulez avoir une longueur d'avance sur vos concurrents ?

Vous devez suivre de près les tendances du secteur, les technologies et vos concurrents.

Mais cela ne signifie pas que vous devez passer des heures à faire des recherches.

Tout comme Voldemort utilisait Wormtail pour faire les tâches qu’il avait à faire, des outils tels que Google Alerts peuvent devenir vos assistants numériques !

Il peut surveiller les mentions en ligne de tendances spécifiques, puis les compiler automatiquement dans des e-mails pour vous !

B. Réseaux sociaux

Vous continuez à publier manuellement vos posts sur les réseaux sociaux en 2021 ?

Il est temps de sortir de l'âge des ténèbres et d'adopter l'automatisation du marketing !

Il existe de nombreux outils de réseaux sociaux, tels que Hootsuite, qui vous permettent de programmer vos publications sur les réseaux sociaux bien à l'avance. Ils vous permettent également de publier le même contenu simultanément sur tous les canaux, ce qui vous évite de passer des heures à publier séparément sur Twitter, Facebook et Instagram. D'autres outils, tels que les outils de rédaction basés sur l'IA, peuvent vous aider à rédiger vos légendes et vous faire gagner encore plus de temps.

3. Finance et comptabilité

Vous devez faire preuve de prudence en ce qui concerne les finances de votre entreprise.

Même la plus petite erreur humaine peut entraîner des pertes considérables !

Voici comment l'automatisation des tâches et des flux de travail dans les logiciels de comptabilité rend ces processus plus sûrs :

A. Gestion des factures

Vous n'avez pas besoin d'un Remembrall qui vire au rouge pour vous signaler que vous avez oublié quelque chose !

Les logiciels de facturation en cloud peuvent envoyer un rappel automatique chaque fois que vous devez envoyer des factures par e-mail.

Il peut également réaliser l'automatisation du processus de facturation en :

B. Taxe de vente

Calculer la taxe de vente, c'est comme jouer au Quidditch.

Réfléchissez-y.

Dans les deux cas, une seule erreur peut avoir un résultat désastreux !

Vous devez éviter toute erreur humaine lorsque vous faites votre déclaration d'impôts, sinon vous risquez de payer des pénalités élevées.

Alors, comment faire ?

Vous pouvez externaliser votre effort fiscal à un outil d'automatisation tel qu'Avalara. Le système recherche les taux d'imposition en fonction de votre emplacement, du produit ou du service proposé et calcule le montant de la taxe que vous devez payer.

4. Ressources humaines

De tous les services, c'est l'équipe RH qui doit gérer le plus grand nombre de tâches récurrentes.

Pourquoi ?

Chaque processus métier impliquant un employé suit une série de tâches répétitives telles que les entretiens, l'intégration, la formation, etc.

Imaginez maintenant que votre entreprise compte 50 employés.

Cela signifie que ces tâches de l'entreprise doivent être répétées 50 fois !

Vos équipes RH ont besoin de l'automatisation du lieu de travail pour mettre ces tâches simples en pilote automatique, afin de pouvoir se concentrer sur des processus plus complexes.

Voyons ce qu'ils peuvent automatiser :

A. Sélection des candidats potentiels

Vous recevez peut-être beaucoup de candidatures pour une offre d'emploi.

Mais comment savoir s'ils sont aptes à remplir ce rôle ?

Tout comme le chapeau de triage décidait à quelle maison appartenaient les élèves, vous pouvez disposer d'un outil automatisé qui vous aide à identifier les candidats les plus adaptés à votre « maison » ou à votre entreprise.

Une fois que les candidats potentiels ont rempli leurs coordonnées sur votre site web, des outils tels que Paperform peuvent leur envoyer un formulaire contenant des questions préliminaires sur leurs points forts et leurs expériences.

Une fois le formulaire rempli, vous pouvez rapidement examiner la candidature et décider de son sort : tout comme le fait le Choixpeau magique !

B. Gestion des avantages sociaux

Après une certaine période, vos nouvelles recrues deviennent éligibles à des avantages tels que les congés payés, les allocations logement, etc.

À moins que vous ne gériez une petite entreprise, il est difficile de suivre quand un employé a droit à ces avantages. Heureusement, vous pouvez automatiser des rappels qui informent votre équipe RH dès que la période d'essai est terminée.

5. Tâches administratives

Les tâches administratives sont ces processus quotidiens simples qui ne nécessitent pas beaucoup de réflexion, comme classer des documents ou planifier des rendez-vous.

En fait, c'est tellement facile que même un elfe de maison comme Dobby peut le faire !

Tout comme Dobby, l'automatisation peut jouer le rôle d'un assistant virtuel personnel. Elle peut vous aider à accomplir ces tâches simples, afin que vous puissiez vous concentrer sur ce qui compte vraiment :

A. Planification des rendez-vous

Même une tâche aussi simple que la prise de rendez-vous peut prendre beaucoup de temps. Vous et votre invité pouvez avoir du mal à trouver un moment qui convienne à vos emplois du temps chargés pour organiser une réunion.

Pourquoi ne pas utiliser un assistant virtuel robotisé pour planifier toutes vos réunions à votre place ?

Des outils tels que x. ai vous aident à automatiser ce processus en proposant automatiquement à vos invités de choisir un créneau horaire pour leurs réunions.

B. Tri des e-mails

Harry aurait été choqué d'apprendre qu'un moldu moyen passe environ 11 heures par semaine à consulter ses e-mails !

La plupart du temps est consacré à parcourir la boîte de réception à la recherche d'e-mails importants et à y répondre.

Ne serait-il pas préférable que votre boîte de réception soit bien organisée ?

Vous pouvez laisser Gmail trier automatiquement les e-mails dans des dossiers en fonction des règles que vous avez définies, afin de retrouver instantanément les e-mails importants de vos clients.

Automatisation bonus : vous souhaitez surprendre votre client pour son anniversaire ? Utilisez des outils automatisés tels qu'Automator pour envoyer un e-mail d'anniversaire personnalisé. Cela peut sembler futile, mais c'est un excellent moyen d'améliorer vos relations avec vos clients !

Comment décider quelles tâches d’automatisation automatiser ?

Maintenant que vous savez quelles tâches peuvent être automatisées, cela ne signifie pas pour autant que vous devez automatiser Tout immédiatement !

Vous pouvez décider ce qu'il faut automatiser en identifiant le problème à résoudre, en effectuant le suivi des tâches que vous faites au cours d'une journée et en passant en revue vos tâches quotidiennes.

Vous devez prendre le temps de réfléchir aux tâches d’automatisation qui peuvent le mieux profiter à votre entreprise. Voici un guide étape par étape pour vous aider à déterminer quelles tâches spécifiques doivent être automatisées :

1. Identifiez le problème que vous devez résoudre

Il est facile de penser que toute automatisation peut vous aider à gagner du temps et de l'argent.

Mais vous devez faire preuve de prudence lorsque vous choisissez un outil d'automatisation adapté à votre entreprise.

Vous ne boiriez pas une potion sans savoir ce qu'elle fait, n'est-ce pas ?

De même, vous ne devriez pas choisir une automatisation sans en comprendre les effets, sinon cela pourrait causer plus de problèmes que cela n'en résoudrait !

Commencez par vous poser quelques questions telles que :

Une fois que vous avez déterminé pourquoi vous souhaitez réaliser une automatisation, il est temps de déterminer ce que vous pouvez automatiser.

2. Suivez les tâches que vous effectuez au cours d'une journée

Commencez par noter toutes les tâches spécifiques que vous et votre équipe faites quotidiennement. Il est également utile de noter le temps passé sur chaque tâche afin d'avoir une idée du temps que vous y consacrez.

Cependant, n'exagérez pas la vérité comme le fait la journaliste controversée Rita Skeeter !

Conseil : vous pouvez le faire facilement en utilisant les bons outils de suivi du temps.

3. Passez en revue vos tâches quotidiennes

Une fois que vous avez documenté tous les processus de l'entreprise, il est temps de voir s'ils se prêtent à l'automatisation.

Et comment faire ?

Vous devez vérifier si la tâche répond à au moins deux de ces critères :

Bonus : modèles de gestion des tâches

Prenons l'exemple d'une tâche courante à la bibliothèque de Poudlard :

Hermione doit retourner à la bibliothèque et ranger les livres.

Cette tâche peut-elle être automatisée ?

Découvrons-le ensemble.

Cette tâche peut être automatisée car elle est répétitive (n° 1), simple à mettre en œuvre (n° 2), ne nécessite pas de compétences particulières (n° 3) et ne requiert pas d'attention personnalisée (n° 4).

En fait, cette tâche répétitive a déjà été automatisée à Poudlard.

Les livres s'organisent désormais eux-mêmes :

Mais comment cela peut-il être automatisé dans le monde réel ?

Au lieu de chercher l'étagère appropriée pour ranger le livre, un système automatisé sera capable de :

4. Utilisez un outil d'automatisation du lieu de travail pour automatiser ces tâches

Après avoir répertorié les tâches simples pouvant faire l’objet d’une automatisation, vous devez déterminer deux choses :

Une fois que vous aurez compris cela, vous devrez trouver un bon outil d'automatisation qui vous aidera à augmenter votre productivité.

Voici quelques conseils pour vous aider à prendre une décision éclairée dans la sélection d'un outil d'automatisation des tâches :

Comment trouver une solution d'automatisation du lieu de travail pour votre entreprise

Voici ce que vous devez rechercher dans un outil d'automatisation du lieu de travail :

A. Il doit être facile à utiliser

Lorsque vous introduisez un nouveau processus ou système au sein de votre équipe, vous pouvez rencontrer beaucoup de résistance. C'est pourquoi vous devez vous assurer que votre outil d'automatisation peut être utilisé par tout le monde.

Par exemple, si vous gérez une équipe non technique, l'outil ne doit pas exiger des utilisateurs qu'ils connaissent le langage de programmation préféré de Voldemort, à savoir Python !

(Vous comprenez ?)

B. Il devrait être capable de gérer la plupart de vos tâches.

Il n'est pas judicieux d'acheter un outil distinct pour gérer chaque tâche individuelle de votre flux de travail. C'est comme si vous achetiez une baguette magique différente pour chaque sort !

Recherchez des outils dotés de fonctionnalités permettant de gérer plus qu'une seule tâche d'automatisation.

Par exemple, un outil d'automatisation des e-mails qui vous aide à automatiser vos opérations marketing est un bon choix.

C. Son coût doit justifier les avantages

Tout le monde n'est pas aussi riche que le père de Draco Malfoy, qui a un jour acheté des Nimbus 2001 à tous les membres de l'équipe de Quidditch de son fils !

Établissez un budget pour tous vos outils d'automatisation des tâches et autres logiciels connexes tels que la RPA (Robot Process Automation).

Dressez ensuite une liste des outils qui peuvent vous aider, puis choisissez celui qui offre la plus grande valeur pour le prix le plus bas.

Le meilleur outil pour l'automatisation des tâches en 2021

Maintenant que vous savez ce qui fait la qualité d'un outil d'automatisation, il est temps de vous plonger dans un outil qui répond aux critères ci-dessus : ClickUp !

ClickUp est le logiciel de gestion de projet à distance le mieux évalué au monde. Que vous utilisiez Agile, Scrum ou toute autre méthode de gestion de projet, il dispose de tout ce dont vous avez besoin pour automatiser vos tâches administratives.

Examinons de plus près les automatisations de ClickUp et comment elles peuvent aider votre entreprise :

Automatisations ClickUp

Vous voulez devenir un sorcier, comme Harry ? Vous avez de la chance !

Voici quelques échantillons de formules magiques que vous pouvez utiliser avec les automatisations de flux de travail de ClickUp:

Comment fonctionnent les automatisations ClickUp ?

Commençons par dévoiler les composants qui font fonctionner l'automatisation :

1. Éléments d'automatisation

A. Déclencheurs

Il s'agit d'évènements ou d'éléments qui doivent se produire pour lancer une automatisation.

Voici quelques déclencheurs que vous pouvez choisir dans ClickUp :

Par exemple :

Dumbledore a créé une tâche appelée « Tournoi des Trois Sorciers ». Ainsi, lorsque la date d'échéance du tournoi arrive, il crée une automatisation pour attribuer la tâche aux participants.

B. Conditions

Les conditions vous permettent de mieux contrôler l'automatisation. Il s'agit d'énoncés qui doivent être vrais pour que l'automatisation des tâches ou des flux de travail puisse s'exécuter.

Voyons quelques-uns d'entre eux :

Note : vous pouvez ajouter plusieurs conditions pour une seule automatisation.

Pour reprendre l'exemple précédent, Dumbledore sait que le tournoi est dangereux, il empêche donc les élèves de moins de 17 ans d'y participer.

Il a donc ajouté une condition selon laquelle l'automatisation inclut toutes les étiquettes sauf : « Mineur ».

C. Actions

Les actions sont des événements qui se produiront lorsque l'automatisation aura été déclenchée et que les conditions auront été remplies.

Il existe plusieurs actions d’automatisation qui peuvent être effectuées, telles que :

Note : vous pouvez ajouter plusieurs actions pour une seule automatisation.

Ainsi, à l'approche du tournoi des Trois Sorciers, l'automatisation va assigner les finalistes – « Harry », « Cedric », « Victor » et « Fleur » à la tâche. De plus, une nouvelle sous-tâche est créée, qui indique aux quatre finalistes ce qu'ils doivent faire ensuite.

2. Comment les éléments travaillent ensemble

Maintenant, rassemblons tous les éléments, et nous obtenons ce schéma :

« Lorsque cela se produit (déclencheur), et que cela est vrai (condition), alors le système fait ceci (action). »

En reprenant tous les exemples précédents, nous obtenons :

«Lorsque la date du tournoi approche (déclencheur) et qu'il n'y a pas d'étiquette « mineur » (condition), ajoutez Harry, Cedric, Viktor et Fleur à la tâche (action 1) et créez une sous-tâche avec le titre « Récupérer l'œuf d'or des dragons » (action 2).

Ainsi, les finalistes savent quoi faire ensuite, sans que Dumbledore ait besoin de se lever de sa chaise !

3. Créer des automatisations dans ClickUp

Il existe deux façons d'utiliser les automatisations dans ClickUp.

Vous pouvez soit choisir parmi une vaste bibliothèque de plus de 50 automatisations prédéfinies, soit créer votre propre automatisation personnalisée en fonction de vos besoins.

Voici comment procéder :

C'est aussi simple que cela.

Et vous n'avez pas à vous soucier d'apprendre le langage Python ou tout autre langage de script complexe pour l'automatisation !

4. Intégration avec d'autres outils

ClickUp vous permet de réaliser la connexion de vos automatisations à n'importe quel outil de votre choix à l'aide de webhooks !

Qu'est-ce qu'un webhook ?

Il s'agit d'un concept API (interface de programmation d'application) qui vous permet de lier deux applications et d'envoyer des informations d'une application à l'autre.

Créez un déclencheur et copiez un lien webhook comme action.

Ainsi, lorsque l'automatisation est déclenchée, les données sont automatiquement envoyées à l'autre application.

L'automatisation n'est pas le seul atout de ClickUp !

ClickUp propose une multitude de fonctionnalités qui peuvent être utilisées par toutes les équipes :

Conclusion

L'automatisation des tâches est vraiment magique.

Utilisée correctement, elle permet à votre équipe de gagner beaucoup de temps.

Et grâce à tout ce temps supplémentaire, votre équipe pourra perfectionner ses compétences et devenir des experts à part entière !

C'est pourquoi il est important de déterminer ce que vous devez automatiser dès maintenant.

Mais vous ne pouvez pas automatiser les tâches récurrentes sans un logiciel d'automatisation des tâches, n'est-ce pas ?

Mais ne vous inquiétez pas.

ClickUp dispose de toutes les fonctionnalités dont vous avez besoin pour automatiser les processus de travail et les tâches récurrentes afin de garantir le bon déroulement de toutes vos activités.

Inscrivez-vous dès aujourd'hui sur ClickUp et combattez les sorciers maléfiques de l'improductivité !