La dernière chose dont un lieu de travail a besoin, c'est d'avoir des services en concurrence féroce les uns avec les autres. Le facteur crucial de la réussite de toute entreprise réside dans le maintien d'un environnement de travail harmonieux où les membres de l'équipe collaborent pour atteindre des objectifs communs, s'assistent mutuellement et célèbrent les réussites. 💖
Cependant, chaque département fonctionne avec ses priorités, son rythme et son sens de l'urgence, ce qui résulte en un décalage des équipes en termes de besoins et d'échéanciers. Cette divergence amène souvent les départements ou les parties prenantes à percevoir leurs projets comme les plus urgents.
Reconnaître que ces heurts font partie du jeu et maîtriser l'art du gestion des priorités est le secret d'une gestion efficace face à des priorités concurrentes.
Dans cet article, nous allons vous dévoiler les 10 meilleures stratégies pour gérer les priorités concurrentes et les outils que vous pouvez utiliser pour rationaliser vos efforts. Voyons cela de plus près ! 👀
Que sont les priorités concurrentes ?
Les priorités concurrentes font référence à des situations où différents objectifs ou buts s'opposent, ou les échéanciers d'un projet se chevauchent, ce qui affecte la capacité d'une équipe. Jongler avec ces demandes contradictoires devient un véritable défi, en particulier lorsqu'elles impliquent diverses parties prenantes ou des départements dont les besoins varient.
Les priorités concurrentes peuvent découler de différents facteurs au sein de votre organisation, tels que des ressources limitées, l'implication de diverses parties prenantes ou la complexité de l'organisation. Pour illustrer ce propos, imaginez une équipe enthousiasmée par une idée révolutionnaire, impatiente de la partager, mais confrontée à un partage avec l'équipe juridique, chargée de veiller à ce que tout soit conforme aux règles et réglementations les plus récentes. Ce conflit d'échéanciers est ce que nous appelons des priorités concurrentes. 🤼♂️
Sur une note positive, la gestion de priorités concurrentes peut stimuler la pensée critique, invitant les dirigeants à allouer les ressources de manière stratégique. Cependant, cela peut également conduire à une paralysie décisionnelle en cas de manque de clarté ou d'accord sur les points suivants les tâches à classer par ordre de priorité .
Pourquoi est-il important de gérer des priorités concurrentes ?
La mise en place d'un système clair de gestion des priorités concurrentes est cruciale pour que vos équipes et les parties prenantes comprennent et aient confiance dans le processus d'avancement des projets. La mise en place d'un système de hiérarchisation clair peut vous aider à :
- prévenir les désalignements : Gérer efficacement les priorités concurrentes en utilisant..outils de hiérarchisation garantit que toutes les personnes impliquées dans le projet sont au clair sur les mêmes objets
- Optimiser les ressources : Une gestion efficace garantit que les ressources, telles que le temps, la main-d'œuvre et les fonds, sont allouées judicieusement afin de promouvoir leur utilisation efficace dans le cadre de diverses tâches et projets
- Maintenir les échéanciers du projet : Le fait d'avoir unun échéancier de projet transparent permet de hiérarchiser le travail et de négocier les délais en fonction de critères tels que l'impact, le nombre de parties prenantes et le résultat global
- Atténuer les risques:La hiérarchisation des tâches aide àd'identifier les risques potentiels et les défis potentiels. En gérant les priorités concurrentes, les organisations peuvent aborder les problèmes de manière proactive, en minimisant l'impact des évènements imprévus sur les échéanciers et les résultats du projet
- Communiquer de manière transparente:La gestion des priorités concurrentes implique deune communication effacée sur les échéanciers des projets, l'affectation des ressources et la gestion des risquesprocessus de prise de décisionRenforcer les relations avec les clients : réduire les malentendus entre les membres de l'équipe et les parties prenantes
- Renforcer les relations avec les clients : La gestion efficace des priorités concurrentes permet de répondre aux attentes des clients. Elle contribue à la réalisation des projets dans les délais et conformément aux spécifications, à l'amélioration de la satisfaction des clients, et à l'amélioration des relations avec les clientsrenforcer les relations avec les clients ## 10 stratégies pour la gestion des priorités
Préparez-vous à maîtriser l'art de gérer des priorités concurrentes comme un pro ! Nous vous dévoilons les stratégies les plus efficaces et, pour couronner le tout, nous vous proposons des outils pratiques pour vous guider sur la voie de la réussite. Prenez votre chapeau de détective, et penchons-nous sur la question ! 🕵
1. Utiliser un logiciel de gestion des tâches
Utilisez ClickUp pour déléguer des tâches, fixer des objectifs, automatiser des opérations récurrentes et effectuer des modifications en cours
Jongler avec des priorités concurrentes est aussi facile que de la tarte lorsque vous tirez parti de puissants logiciel de gestion des tâches . 🥧
Dans le vaste paysage des outils de gestion des tâches, ClickUp se démarque comme une solution tout-en-un qui permet de personnaliser, d'attribuer et de suivre les tâches à partir d'une seule plateforme. Son fonctionnalités de gestion des tâches vous permettent de :
- Adapter et suivre vos objectifs et vos tâches critiques de manière transparente
- À faire des listes de tâches et desdes modèles qui bloquent le temps pour un forfait efficace
- Restez motivé en célébrant vos réussites avecJalons* Choisissez parmi100+ Automatisations pour les tâches récurrentes, ce qui permet d'économiser du temps et des efforts
- Organisez facilement vos tâches à l'aide de repères visuels
Assurez-vous de rester au courant de tout en créant des des checklists de tâches et d'une une liste simple de choses à faire . Décomposez les grands projets en sous-tâches gérables et modifiez plusieurs tâches simultanément à l'aide de la fonction Barre d'action en bloc .
Améliorez les détails des tâches avec des champs personnalisés, couvrant les dates d'échéance, les assignés et les priorités. Restez informé sur votre flux de travail grâce aux Statuts personnalisés qui fournissent des mises à jour adaptées à vos besoins.
La hiérarchisation des tâches est la clé de la réalisation des objectifs. Dans ClickUp, suivez ces paramètres pour définir les priorités suivantes Priorités des tâches sans effort :
- Identifier les tâches dont les dépendances peuvent gêner les autres
- Attribuer des niveaux d'urgence de Faible à Urgent
- Trier les tâches par priorité et par estimation de durée afin de mettre en évidence les plus importantes
- Conservez les tâches de priorité élevée dans votre dossier de référenceBarre des tâches pour un accès rapide, en minimisant les distractions jusqu'à l'achevé
Tirez parti de la ClickUp Vue Charge de travail pour visualiser la charge de travail de chaque membre de l'équipe sur la période de votre choix - une semaine, deux semaines ou un mois. Cette fonctionnalité permet d'identifier les membres de l'équipe qui sont débordés, ce qui permet de le forfait de main-d'œuvre , le partage de la charge et l'allocation optimale des ressources. 🤩
2. Créer un système de classement des priorités
Définir des priorités avec quatre paramètres d'urgence dans ClickUp
Afin d'organiser efficacement vos priorités conflictuelles, il est essentiel d'identifier celles qui apportent la plus grande valeur à l'entreprise. Si certaines tâches sont importantes, toutes n'ont pas le même degré d'urgence. 🚩
Pour donner à l'urgence la place qui lui revient, ClickUp propose un système de classement en quatre catégories de priorité à quatre niveaux pour guider votre prise de décision :
- Urgent : Tâches de premier plan exigeant une attention immédiate. Placez-les en tête de votre liste de choses à faire
- Élevé : Tâches très importantes qui doivent être Terminées rapidement. Donnez la priorité à leur achèvement dès que possible
- Normale : Ces tâches peuvent attendre un peu, mais allouez-leur du temps dans votre journée de travail, car elles sont idéales pour la planification stratégique et la recherche
- Faible : Tâches de moindre priorité qui nécessitent moins de temps ou qui ne sont pas urgentes
Pour attribuer des étiquettes de priorité, il suffit de cliquer sur l'icône du drapeau et de choisir le niveau d'urgence approprié dans le menu déroulant. Ils s'étendent de Faible à Urgent et sont dotés d'un code couleur pratique pour une reconnaissance aisée. 🌈
Organisez vos tâches par priorité suivie d'une estimation de durée pour mettre en évidence les plus cruciales et les plus imminentes dans votre flux de travail. Conservez les éléments de priorité élevée dans votre barre des tâches, toujours à portée de vue en cas de besoin.
3. Fixer des objectifs clairs
Fixez des objectifs clairs et classez-les dans des dossiers pour faciliter la navigation à l'aide de ClickUp
La rationalisation de vos priorités devient un jeu d'enfant lorsque vous définir des objectifs clairs des indicateurs de performance clés (KPI) et des indicateurs de performance opérationnelle (OKR). Ces marqueurs stratégiques servent de feuille de route, vous aidant à identifier les tâches qui nécessitent une attention immédiate et celles qui peuvent souffler un peu. 🌬️
Dans ClickUp, la définition des objectifs est un processus simple. Naviguez jusqu'à la page Objectifs ClickUp et définissez l'objectif, saisissez la date d'échéance et le responsable - et voilà ! De plus, vous pouvez étiqueter les tâches principales en tant qu'Achevé pour suivre les étapes critiques d'achèvement de votre projet.
ClickUp va encore plus loin en décomposant les objets en cibles faciles à gérer. Choisissez le type de cible qui répond le mieux à vos besoins, qu'il s'agisse de cibles numériques, de jalons achevés, d'objectifs financiers ou de tâches individuelles pour les objets complexes.
L'organisation de vos objectifs pour un suivi efficace est tout aussi facile. Créez des dossiers pour suivre les OKR les cycles de sprint et les cartes de pointage des employés. Vous pouvez également regrouper des objectifs connexes dans ces dossiers pour obtenir un aperçu rapide de tout ce qui a été achevé et de tout ce qui est en attente.
4. Visualiser les priorités
Utilisez les cartes mentales et les diagrammes de flux de ClickUp pour visualiser efficacement vos priorités
Avoir une vision claire de vos objectifs facilite la gestion des priorités concurrentes. Et quels meilleurs outils pour visualiser ces priorités que les cartes mentales et les diagrammes de flux ? 📊
Les cartes mentales vous permettent de voir comment une tâche est connectée à d'autres et où vous devez vous concentrer. C'est comme désencombrer une pièce : étalez tout, voyez ce que vous avez, identifiez ce qui est inutile et déterminez ce qui mérite d'être mis en avant.
Les diagrammes de flux agissent en tant qu'outils d'aide à la décision feuille de route détaillée pour la navigation dans le projet la feuille de route est un guide qui vous permet de savoir par où commencer, de repérer les goulets d'étranglement potentiels et de vous diriger vers votre destination finale. À l'aide de repères visuels tels que des Box et des flèches, ils illustrent la manière dont chaque élément s'intègre dans l'ensemble. Tableaux blancs ClickUp fournissent une plate-forme intuitive pour créer des organigrammes personnalisés et des cartes mentales sans effort. Créez un organigramme à partir de zéro sur un Tableau blanc ClickUp, ou utilisez l'un des tableaux blancs ClickUp nombreux modèles d'organigramme gratuits !
L'organigramme Modèle d'organigramme de mappage de projet ClickUp change la donne en décomposant les projets complexes en étapes gérables. Il utilise des icônes pour représenter les domaines du projet, tels que les indicateurs et les opérations, et catégorise les tâches pour faciliter la visualisation et l'établissement des priorités. De plus, il est entièrement personnalisable : modifiez les couleurs, les formes et les icônes à votre guise et partagez l'organigramme avec l'équipe ! 🎨
Faites un brainstorming collaboratif et gérez les idées de projet avec le modèle de plan de projet ClickUp et commencez à visualiser et à connecter les informations pour une planification plus efficace
Vous pouvez également créer Cartes mentales à planifier et organiser des projets des idées ou des tâches existantes et établir des connexions. Planifier les processus avec les cartes mentales basées sur les tâches, en créant une approche systématique pour vos projets en liant les tâches sur votre carte mentale. Vous pouvez également utiliser des cartes mentales basées sur les nœuds pour des diagrammes polyvalents, en employant des marqueurs de nœuds à glisser-déposer qui se connectent de manière transparente, ou s'appuient sur les éléments suivants les modèles de cartes mentales pour faire le travail terminé.
5. Créer une matrice de priorisation
Utilisez le modèle de matrice de priorisation ClickUp 3×3 pour évaluer les tâches en fonction de leur impact et de leur niveau d'effort
Une méthode utile pour organiser les tâches en fonction de leur importance consiste à créer une matrice de priorisation-un outil pratique pour évaluer l'urgence de chaque tâche, en veillant à l'aligner sur les objectifs du projet. ⭐
Pour rationaliser le processus de création, tirez parti de l'outil Modèle de matrice de priorisation ClickUp le modèle de matrice de priorisation ClickUp est une approche efficace pour représenter visuellement la hiérarchie complexe des tâches à venir.
La matrice utilise les variables Impact et Effort comme axes, ce qui permet d'attribuer une note faible, moyenne ou élevée. Les cellules sont codées en couleur pour une évaluation rapide de la priorité globale :
- Rouge : Rouge : À faire maintenant
- Orange : À faire ensuite
- Vert : À faire en dernier lieu
Il suffit de créer un nouveau fichier note autocollante décrivant brièvement la tâche. Après avoir évalué son impact et les niveaux d'effort, faites-la glisser vers la cellule qui reflète le mieux son statut de priorité.
Les Tableaux blancs ClickUp favorisent la liberté et la créativité, en vous permettant d'ajouter des images et des vidéos, de lier des tâches et des documents, et même d'inclure des dessins pour exprimer des idées de manière ludique. 🥳
6. Créer une liste de tâches principale
Utilisez le modèle de matrice de priorisation ClickUp 3×3 pour évaluer les tâches en fonction de leur impact et de leur niveau d'effort
Créez une liste maîtresse complète des tâches pour saisir l'étendue de votre travail. Ensuite, décomposez-la en sections plus faciles à gérer, chacune assortie d'échéances réalistes.
Le modèle de matrice de priorisation Vue Liste ClickUp est l'outil idéal pour cela. Il fournit un aperçu de toutes les tâches, sous-tâches et de leurs dépendances. Les réorganiser prend quelques secondes avec la fonction glisser-déposer. 👆
Les colonnes des listes offrent toutes les informations nécessaires pour évaluer l'importance d'une tâche. Vous pouvez les personnaliser à partir de plus de 20 types de champs, notamment le menu déroulant, le libellé, la case à cocher, la formule, la barre de progression et l'e-mail. Après avoir trié les tâches, regroupez-les ou filtrez-les facilement par priorité pour identifier les plus urgentes.
Pour une présentation simplifiée de toutes les tâches, accédez à un Vue Tableau Kanban pour convertir de simples listes en cartes de tâches dynamiques. Cet affichage vous permet de :
- Organiser les tâches sur la base deniveaux de priorité ou de tout autre critère préféré
- Naviguez dans les tableaux sans effort à l'aide d'une interface de type glisser-déposer, facilitant l'ajustement des priorités et des statuts
- Personnalisez votre tableau pour l'aligner sur n'importe quel flux de travail en définissant les noms de vos tâches et en incorporant des champs personnalisés
Pour une meilleure organisation et un suivi systématique de la progression, utilisez des modèles de gestion de portfolio de projet . Ils permettent de saisir les indicateurs, les échéanciers, les ressources et les risques essentiels, offrant ainsi une vue d'ensemble du statut de chaque projet et de son alignement sur les objets de l'entreprise.
7. Ajuster les échéanciers
Glisser-déposer des tâches dans l'affichage du Calendrier de ClickUp
Négliger son échéancier revient à faire une course les yeux bandés - on est moins conscient du parcours à venir et des obstacles potentiels. 🏃
Utilisez la fonction Affichez le Calendrier ClickUp pour planifier sans effort des tâches à l'aide d'une simple méthode de glisser-déposer et suivre leur progression à l'aide d'étiquettes de statut à code couleur, en veillant à ce qu'il n'y ait pas de décalage entre des priorités suivies. Personnalisez votre planning par jour, semaine ou mois, et utilisez les champs personnalisés pour spécifier les dates de début, les dates d'échéance et les heures exactes.
Prenez la commande de votre gestion du temps avec l'application Vues Échéancier et diagramme Gantt . L'Échéancier fournit un aperçu de haut niveau sur une seule ligne, tandis que le diagramme de Gantt offre une perspective bidimensionnelle, vous permettant de vous plonger dans les détails complexes des livrables du projet et des les plannings des équipes .
Tirez parti de ces dispositions de projet pour évaluer les priorités des tâches au début ou à la fin de chaque journée. Si vous préférez, procédez à cet examen le vendredi après-midi pour la semaine à venir et réévaluez les priorités à la fin de chaque journée. 📅
8. Forfaitiser l'affectation des ressources
Comprendre ce qui est prioritaire permet d'allouer plus efficacement des ressources limitées lors de la répartition des tâches au sein de votre équipe.
Prenons l'exemple d'une équipe de développement de logiciels. Vous avez trois projets en cours : l'un concerne un client aux enjeux importants, le deuxième est une start-up avec un potentiel de collaboration permanente, et le troisième est une mission à court terme et à faible budget.
En ce qui concerne la priorité et l'impact, vous pourriez allouer 60 % de vos ressources au client à fort enjeu, 30 % à la start-up prometteuse et 10 % au projet à court terme. Ce projet distribution des opérations stratégiques permet de s'assurer que le projet le plus important et ayant le plus d'impact reçoit la majorité des ressources, tout en accordant de l'attention aux projets plus modestes. ⚖️
Construisez facilement des aperçus de l'allocation des ressources pour votre équipe avec le modèle de planification de l'allocation des ressources ClickUp afin d'obtenir une meilleure image du travail qui est fait
Pour initier votre stratégie, utilisez le modèle de planification de l'allocation des ressources ClickUp Modèle de planification des ressources ClickUp . Il vise à rationaliser l'utilisation des ressources et la gestion des tâches en offrant une structure standardisée pour l'ensemble de votre travail.
En tenant compte des capacités et des compétences de chaque employé, les gestionnaires de projet peuvent élaborer des calendriers qui améliorent l'efficacité tout en permettant à l'entreprise de s'adapter à l'évolution du marché en minimisant les risques potentiels . Cette approche permet aux équipes de respecter les délais et de fournir en permanence des résultats de grande qualité.
Les Vue Gantt dans ce modèle ClickUp fournit une représentation visuelle des projets, vous permettant de comprendre l'impact de tout changement sur les calendriers. Cela permet non seulement de minimiser les perturbations, mais aussi de s'assurer que les priorités du projet restent sur la bonne voie.
9. Communiquez avec votre équipe
L'affichage ClickUp Chat permet de discuter en temps réel et de tenir tout le monde au courant de l'évolution des priorités
En cas de conflit de priorités, il est essentiel de donner l'Attention à vos coéquipiers. Communiquez clairement les tâches essentielles auxquelles ils doivent s'attaquer en premier et justifiez l'ordre de priorité afin qu'aucun des deux services ne se sente moins important dans son travail. 🌼
ClickUp excelle à faciliter ces mises à jour et ces abonnements grâce à des commentaires spécifiques aux tâches. Ces commentaires peuvent même inclure des enregistrements d'écran capturés dans l'outil. De plus, vous pouvez attribuer des commentaires à des coéquipiers spécifiques, en veillant à ce qu'ils soient informés de tout changement lié à des tâches particulières.
Tirer parti Documents ClickUp améliore document de collaboration modification en cours. Étiquettez les membres de l'équipe dans les commentaires, attribuez des éléments d'action et transformez n'importe quel texte en tâches réalisables.
Optimiser communication en temps réel avec le Afficher le chat éliminant ainsi le besoin d'activer/désactiver la vue du chat entre les tableaux de bord de la gestion de projet et les plateformes de messagerie. Utilisez cet espace pour célébrer les contributions individuelles et maintenir les discussions spécifiques à une tâche dans un fil unique, favorisant ainsi la connexion et l'engagement de l'équipe.
10. Tenir les parties prenantes au courant
Informer les parties prenantes concernées des changements de priorité est essentiel pour instaurer la confiance et maintenir l'alignement. Il est crucial d'informer les parties prenantes de manière proactive lorsque les forfaits changent ou que des tâches urgentes se présentent. 🚨
Utilisez le modèle de plan de communication avec les parties prenantes de ClickUp pour créer une feuille de route pour une communication transparente avec les parties prenantes
Minimisez les malentendus et améliorez la transparence grâce au plan de communication avec les parties prenantes Modèle de plan de communication avec les parties prenantes ClickUp . Ce modèle de document rationalise la création d'un forfait complet de communication avec les parties prenantes en fournissant des champs pré-conçus pour :
- Achevé une liste complète des parties prenantes du projet, y compris leurs noms, leurs coordonnées, leurs canaux de communication préférés et la fréquence de leur participation au projet
- Saisir les détails essentiels de votre processus de gestion du changement et de votre stratégie de communication, en abordant le Quoi, Quand et Comment du forfait
Une fois que vous avez mis en place un forfait de communication, utilisez l'outil Modèle de rapport de la matrice de communication ClickUp à gérer les parties prenantes et les informer en temps utile de l'évolution des priorités.
Fixer des priorités de manière efficace avec ClickUp
Dites adieu aux défis de jongler avec des priorités concurrentes en mettant en œuvre ces stratégies percutantes. Associées à une solide stratégie de outil de gestion de projet robuste comme ClickUp, vous accélérerez la réalisation des objectifs urgents tout en favorisant un environnement d'équipe harmonieux, sans conflit en vue. Lancez-vous gratuitement dans l'aventure ClickUp et accédez à un univers de capacités de gestion de projet conviviales, de fonctionnalités collaboratives et de services d'aide à la décision plus de 1 000 modèles gratuits conçus pour différents cas d'utilisation. La réussite de votre projet n'est plus qu'à une étape ! ✨