Creamos ClickUp Brain. A continuación, empezamos a utilizarlo inmediatamente para gestionar nuestro trabajo en ClickUp, la app que lo tiene todo para el trabajo.
Suena recursivo, pero escúchenos. Teníamos exactamente el mismo problema que ustedes: la proliferación del trabajo. O miles de tareas en docenas de proyectos, equipos dispersos en diferentes zonas horarias, enormes cantidades de datos históricos repartidos en docenas de aplicaciones, que podrían decirnos algo útil, si pudiéramos averiguar qué.
ClickUp Brain conectó los puntos que no podíamos ver en tiempo real. Cosas como qué tipos de dependencias realmente afectan a los cronogramas, qué pasos de aprobación están creando cuellos de botella y qué equipos están sobrecargados de trabajo.
En esta entrada del blog, explicamos cómo ClickUp utiliza ClickUp Brain para convertir los datos en información útil. Esto es lo que ha cambiado para nosotros y lo que puede cambiar para usted. 🪄
¿Qué es ClickUp Brain?
ClickUp Brain es un asistente con tecnología de IA integrado en ClickUp que le ayuda a trabajar de forma más inteligente y rápida. Puede interactuar con ClickUp Brain mencionando @Brain en los comentarios de las tareas o en el chat, igual que mencionaría a un miembro del equipo. Esto es lo que puede hacer:
- Proporcione instrucciones y responda preguntas utilizando el contexto de su entorno de trabajo.
- Resuma los elementos del entorno de trabajo, como sus tareas de ClickUp, comentarios, chats y documentos de ClickUp.
- Realice acciones como crear tareas, actualizar el estado de progreso, publicar comentarios, resumir tareas o documentos, buscar en el entorno de trabajo y mucho más.
- Acceda a elementos públicos y (con permiso) privados en su entorno de trabajo para proporcionar respuestas más relevantes y contextuales.
Puede utilizar ClickUp Brain en varios lugares dentro de su entorno de trabajo, como la barra de herramientas, los encabezados de ubicación, las tareas, los documentos y el chat. Está diseñado para ayudar en todo, desde la gestión de tareas hasta la generación de resúmenes e incluso la búsqueda en la web.
Para obtener aún más potencia, existe ClickUp Brain MAX, su compañero de escritorio que aporta productividad impulsada por IA a todo su flujo de trabajo, no solo dentro de ClickUp.
El 46,5 % de los trabajadores se ve obligado a alternar entre dos o más herramientas de IA para completar una sola tarea.
Brain MAX también elimina la proliferación de IA al centralizar todas sus herramientas de IA y flujos de trabajo de IA en un solo lugar. Puede buscar, crear y actuar en ClickUp, sus aplicaciones de trabajo conectadas (como Figma, GitHub, Google Drive, SharePoint) y la web, todo desde una única interfaz unificada.
Es una IA para todo su trabajo.
Descubra cómo funciona en este breve vídeo:
Por qué son fundamentales los conocimientos prácticos
Los datos sin orientación no sirven de nada a nadie. Necesitamos información que podamos utilizar, que nos indique qué hacer a continuación, no solo lo que ha sucedido anteriormente.
He aquí por qué la información útil es tan importante. 👇
Detecte el uso excesivo y el uso insuficiente
Algunos miembros del equipo están sobrecargados de trabajo, mientras que otros tienen capacidad de sobra. Sin visibilidad, esto nos pasa completamente desapercibido. La información útil revela rápidamente estos desequilibrios.
Podemos ver quién está sobrecargado y quién puede asumir más trabajo. Esto nos ayuda a redistribuir el trabajo de forma justa y a prevenir el agotamiento antes de que se produzca.
Priorice el trabajo de alto impacto
No todas las tareas tienen la misma importancia. Algunas marcan la diferencia; otras solo nos mantienen ocupados.
Una información clara nos da el permiso para ser implacables. Nos muestra qué proyecto aumentará los ingresos, qué funciones demandan los clientes y qué iniciativa parecía buena en la reunión de planificación, pero que dentro de seis meses ya no tendrá importancia.
📮 Información de ClickUp: El 13 % de los participantes en nuestra encuesta desea utilizar la IA para tomar decisiones difíciles y resolver problemas complejos. Sin embargo, solo el 28 % afirma utilizar la IA de forma habitual en el trabajo.
Una posible razón: ¡problemas de seguridad! Es posible que los usuarios no quieran permitir el uso compartido de datos confidenciales para la toma de decisiones con una IA externa. ClickUp resuelve este problema llevando la resolución de problemas basada en IA directamente a su entorno de trabajo seguro. Desde SOC 2 hasta las normas ISO, ClickUp cumple con los más altos estándares de seguridad de datos y le ayuda a utilizar de forma segura la tecnología de IA generativa en todo su entorno de trabajo.
Acelere la toma de decisiones
Cuando las decisiones se retrasan, se pierde el impulso. Con la información al alcance de la mano, eliminamos los retrasos y disponemos de los datos que necesitamos cuando los necesitamos. Esto nos permite actuar con rapidez y confianza, manteniendo los proyectos en marcha y los equipos alineados.
De hecho, Alistair Croll y Ben Yoskvitz, autores de Lean Analytics, afirman:
Si estás ocupado explicando los datos, no estarás ocupado actuando en consecuencia.
Si estás ocupado explicando los datos, no estarás ocupado actuando en consecuencia.
Uno de cada cinco empleados encuestados por ClickUp afirma que el simple hecho de saber cuándo se tomarán las decisiones (mejor comunicación) les ayudaría a trabajar más rápido. Sin embargo, en el ajetreo de un día ocupado, la comunicación de los cronogramas a menudo se queda en el tintero.
Ahí es donde entra en juego ClickUp Brain. Actuando como su copiloto de trabajo impulsado por IA, recopila automáticamente las actualizaciones de las tareas, los hilos y los documentos, y le ofrece resúmenes diarios, informes de decisiones y comentarios resumidos, para que por fin pueda dejar de perseguir a la gente (o la información).
📖 Lea también: Cómo aprovechar la IA con información en tiempo real
Funciones clave de ClickUp Brain para obtener información útil
Así es como hemos integrado ClickUp Brain en nuestros propios flujos de trabajo para avanzar más rápido, detectar los problemas antes y mantener a los equipos alineados. 📋
Detecte los problemas de los proyectos antes de que se propaguen
La crisis más costosa es aquella que no ves venir. Utilizamos ClickUp Brain para detectar las señales de advertencia que normalmente pasaríamos por alto.
Veamos un caso real: nuestro equipo de producto lanzó una función que dependía de tres flujos de trabajo interconectados. La función «Buscar tareas atascadas» de ClickUp Brain detectó que la tarea de entrega del diseño no se había actualizado en 12 días. Esa única alerta evitó una cascada de retrasos de dos semanas en las fases posteriores.
Detectamos el obstáculo, reasignamos la propiedad y mantuvimos el lanzamiento según lo previsto. Sin esa visibilidad, habríamos descubierto el problema en la revisión del sprint, demasiado tarde para recuperarlo.
📌 Pruebe esta indicación: Busque tareas en el proyecto «Campaña del cuarto trimestre» que no se hayan actualizado en más de 10 días y resalte aquellas que corren el riesgo de retrasarse.
💡 Consejo profesional: Sube archivos Excel directamente a un nuevo chat de ClickUp Brain y hazle preguntas sobre los datos. Además, puedes pegar un enlace a una hoja de cálculo (por ejemplo, de Hojas de cálculo de Google) para extraer información. Esto te ayudará a analizar hojas de cálculo al instante sin salir del entorno de trabajo.
Sustituya las horas dedicadas a la elaboración de informes sobre el estado
Los resúmenes ejecutivos son el lugar donde la mayoría de los equipos pierden horas en trabajo manual. Ahora los generamos automáticamente.
Al final de cada sprint, le pedimos a ClickUp Brain que resuma nuestro Espacio de Desarrollo, destacando lo que se ha enviado, lo que aún está en curso y lo que está bloqueado. Extrae información del estado de las tareas, los comentarios y los adjuntos de todo el Espacio y la sintetiza en una actualización legible que se revisa en 30 segundos, en lugar de tardar 30 minutos en compilarse.
Además, cuando nuestro jefe lee el resumen, ve el progreso real, no una lista de estados.
Les decimos: «Hemos lanzado tres funciones, hemos desbloqueado la integración de pagos reasignando la tarea de backend y tenemos un bloqueador en la compilación de iOS a la espera de acceso a la API externa». Esa es una actualización lista para la toma de decisiones.
📌 Pruebe esta indicación: Genere un resumen ejecutivo del espacio «Desarrollo de aplicaciones móviles» que cubra las funciones completadas, los problemas pendientes y los obstáculos del último sprint.
Tome decisiones equilibradas sobre la carga de trabajo
Las cargas de trabajo desiguales suelen provocar agotamiento, cuellos de botella y incumplimiento de plazos. Utilizamos ClickUp Brain para reequilibrar la situación antes de que eso ocurra.
Mientras que la vista Carga de trabajo de ClickUp muestra la capacidad por persona, el asistente de IA va más allá. Analiza todo, incluyendo el volumen de tareas, las fechas límite, las señales de complejidad y las dependencias. Así, cuando ClickUp Brain ve que un miembro del equipo tiene 12 tareas urgentes y otro tiene cuatro, recomienda reasignaciones específicas.
El trimestre pasado, aplicamos esto a nuestro equipo de diseño.
ClickUp Brain señaló que un diseñador estaba asumiendo la mayor parte del trabajo de alta prioridad, mientras que otros tenían capacidad. Redistribuimos estratégicamente las tareas. Pudimos evitar el agotamiento de nuestro mejor empleado y el rendimiento aumentó porque el trabajo se completaba de forma más constante en todo el equipo.
📌 Pruebe esta indicación: Revise la vista Carga de trabajo del equipo de diseño y sugiera cómo se pueden reasignar las tareas para mantener el equilibrio esta semana.
Cree paneles que nos indiquen lo que realmente importa.
Hemos aprendido que los paneles de control que utiliza la gente son los que hacen que analizar incluso los datos más complejos resulte muy sencillo. Imagine unos paneles de control que no se limiten a ofrecerle una lista de números, sino que también le proporcionen interpretaciones comprensibles de lo que realmente significan esos números. Nuestros paneles de control con tecnología de IA en ClickUp hacen precisamente eso.
Las tarjetas de IA nos ayudan a:
- Obtenga automáticamente actualizaciones sobre la actividad del equipo durante un periodo determinado con la tarjeta AI Team StandUp.
- Genere resúmenes de alto nivel sobre el estado de los proyectos, su progreso y los siguientes pasos con una puntuación de estilo ejecutivo gracias a la tarjeta de actualización de proyectos con IA.
- Cree indicaciones personalizadas para obtener información ad hoc o realizar diferentes acciones con la tarjeta AI Brain.
- Presente resúmenes ejecutivos actualizados para los directivos con la tarjeta de resumen ejecutivo con IA.
- Resuma su propia actividad reciente para reuniones o elaboración de informes con la tarjeta StandUp por IA.
Nuestro equipo de marketing actualiza su panel de control todos los lunes por la mañana. Ven un resumen del progreso de la campaña, lo que está retrasado y qué canales están bloqueados, todo ello en un lenguaje sencillo.
También hemos creado paneles de control basados en IA para problemas de los clientes, planificación de sprints y análisis de productos. Cada uno de ellos muestra exactamente lo que el equipo necesita para tomar decisiones.
El panel del equipo de ventas muestra qué operaciones están avanzando y cuáles están estancadas. El panel de ingeniería muestra qué servicios funcionan correctamente y cuáles necesitan atención. Cuando un director ejecutivo quiere conocer el estado de un proyecto, le remitimos a un panel en lugar de programar una reunión.
🔍 ¿Sabías que... Netflix se ha convertido en un símbolo corporativo moderno de cómo actuar basándose en los datos? En 2006, cuando lanzó el Premio Netflix, recurrió al crowdsourcing para encontrar mejores algoritmos que predijeran las preferencias de los usuarios. El resultado fue una mejora del 8 % en la precisión de las recomendaciones.
Conecte la información con la acción mediante automatizaciones y metas.
Detectar un problema no sirve de nada si nadie actúa al respecto. Consideramos que los conocimientos son el inicio de los flujos de trabajo, no el final.
Cuando la IA identifica una tarea crítica vencida, ClickUp Automatización avisa inmediatamente al gestor del proyecto. Cuando documentamos las lecciones aprendidas de un análisis posterior en ClickUp Docs, pedimos a ClickUp Brain que extraiga las conclusiones clave y las vincule a nuestra meta de mejora continua.
La información se convierte en parte de nuestro conocimiento institucional y la acción se vuelve automática.
📌 Pruebe esta indicación: Resumir el último documento post mortem y enlazar los conocimientos clave con la meta de «mejora continua».
📮 Información de ClickUp: El 47 % de los participantes en nuestra encuesta nunca ha probado a utilizar la IA para realizar tareas manuales, pero el 23 % de los que sí la han adoptado afirman que ha reducido significativamente su carga de trabajo.
Este contraste podría ser más que una simple brecha tecnológica. Mientras que los primeros en adoptar esta tecnología están obteniendo beneficios cuantificables, la mayoría podría estar subestimando lo transformadora que puede ser la IA a la hora de reducir la carga cognitiva y recuperar tiempo. 🔥
ClickUp Brain cubre esta necesidad integrando a la perfección la IA en su flujo de trabajo. Desde resumir hilos y redactar contenido hasta desglosar proyectos complejos y generar subtareas, nuestra IA puede hacerlo todo. No es necesario cambiar de herramienta ni empezar desde cero.
💫 Resultados reales: STANLEY Security redujo el tiempo dedicado a la elaboración de informes en un 50 % o más gracias a las herramientas de generación de informes personalizables de ClickUp, lo que permitió a sus equipos centrarse menos en el formato y más en las previsiones.
Acceda a múltiples modelos de IA
A veces, pensar de forma diferente resulta más fácil cuando se utilizan diferentes herramientas de IA para abordar distintos tipos de tareas.
Cuando hacemos una lluvia de ideas sobre los ángulos de una campaña, necesitamos generar ideas rápidamente. Cuando diseñamos una decisión sobre un producto, necesitamos un razonamiento lógico profundo. Cuando investigamos algo especializado, es posible que necesitemos una herramienta que haya sido entrenada de manera diferente. Pretender que un solo modelo maneje todo eso igualmente bien es simplemente erróneo.
Brain MAX nos permite acceder a Claude para realizar trabajos de razonamiento profundo, a ChatGPT para la ideación creativa y a Gemini para dominios especializados. Elegimos en función de lo que estamos tratando de resolver en ese momento.
Nuestro equipo de producto utiliza Claude cuando estamos sopesando complejas compensaciones sobre las prioridades de las funciones, mientras que nuestro equipo de marketing recurre a ChatGPT cuando está explorando las direcciones de las campañas.
💡 Lo que nos funciona: Utilizamos Brain MAX + ClickUp Whiteboards como nuestro centro de comandos creativo. Por ejemplo, tomamos ideas en bruto del complemento de escritorio y las colocamos en una pizarra en ClickUp. A continuación, utilizamos imágenes en tiempo real, las vinculamos a tareas y documentos, y dejamos que el equipo las remezcle, refine y ejecute sin salir del lienzo.
Busque en todas las herramientas que utilizamos
Hoy en día, los equipos utilizan múltiples herramientas: Figma tiene diseños, GitHub tiene código, Google Drive tiene documentos estratégicos, SharePoint tiene documentos legales y ClickUp tiene todo lo demás.
Encontrar lo que necesita implica abrir pestañas, cambiar de contexto, recordar dónde vio algo por última vez y esperar haber buscado en el lugar correcto.
Brain MAX cambia esto porque busca en todas sus aplicaciones simultáneamente. Escribimos «Muéstrame los diseños de Figma para la versión 2.1 y enlázalos con las especificaciones técnicas y los comentarios de los clientes que hemos recibido» y nos devuelve las maquetas de Figma, extrae los documentos relacionados de ClickUp y Drive, y muestra las conversaciones en las que discutimos lo que los clientes realmente querían de esa versión.
Todo aparece en un solo lugar y todo está conectado.
Hable en voz alta para mejorar la productividad
Pensamos más rápido de lo que escribimos, por lo que capturamos las ideas mientras se forman, en lugar de perderlas tratando de encontrar un teclado.
La función Talk to Text de ClickUp Brain MAX nos permite realizar nuestro trabajo cuatro veces más rápido, ya que la limitación de tener que escribir no ralentiza nuestro pensamiento.
Simplemente expresamos nuestras ideas y estas se presentan con diferentes formatos y se organizan para su uso en Brain MAX.
Además, el diccionario personalizado garantiza que la IA reconozca los nombres, la jerga y las referencias que utilizamos. «Impulso del cuarto trimestre». «API de Bob». «Auditoría de UX». El sistema escribe exactamente lo que decimos en lugar de interpretarlo fonéticamente. Esa es la diferencia entre el dictado como novedad y el dictado como forma de capturar el pensamiento.
Vea cómo uno de nuestros usuarios está sacando el máximo partido a ClickUp Brain MAX:
ClickUp Brain MAX ha sido una incorporación increíble a mi flujo de trabajo. La forma en que combina múltiples LLM en una sola plataforma hace que las respuestas sean más rápidas y fiables, y la función de conversión de voz a texto en toda la plataforma supone un gran ahorro de tiempo. También aprecio mucho la seguridad de nivel empresarial, que me da tranquilidad a la hora de manejar información confidencial. Lo que más destaca es cómo me ayuda a eliminar el ruido y pensar con más claridad, ya sea resumiendo reuniones, redactando contenido o haciendo una lluvia de ideas. Es como tener un asistente de IA todo en uno que se adapta a lo que necesito.
ClickUp Brain MAX ha sido una incorporación increíble a mi flujo de trabajo. La forma en que combina múltiples LLM en una sola plataforma hace que las respuestas sean más rápidas y fiables, y la función de conversión de voz a texto en toda la plataforma supone un gran ahorro de tiempo. También aprecio mucho la seguridad de nivel empresarial, que me da tranquilidad a la hora de manejar información confidencial. Lo que más destaca es cómo me ayuda a eliminar el ruido y pensar con más claridad, ya sea resumiendo reuniones, redactando contenido o haciendo una lluvia de ideas. Es como tener un asistente de IA todo en uno que se adapta a lo que necesito.
Realice investigaciones basadas en la realidad
Todos los días tomamos decisiones basadas en información, como lo que hacen nuestros competidores y cómo están cambiando los mercados. Si esa información es errónea, todo lo que viene después también lo es. Si no puedes rastrear su origen, no puedes saber si es correcta.
Brain MAX busca en la web y devuelve resultados con atribución. Puede hacer clic en cada fuente. Cuando utilizamos la investigación para tomar decisiones, la enlazamos a nuestra documentación para que el equipo vea tanto la información como las pruebas.
📌 Pruebe esta indicación: Busque informes recientes sobre las tendencias de productividad de los equipos remotos y resuma las conclusiones clave con citas de las fuentes.
📖 Lea también: Cómo utilizar la IA en marketing (con ejemplos eficaces)
Proteja su tiempo de concentración
Protegemos el tiempo de concentración del mismo modo que protegemos las reuniones. ClickUp Brain, integrado en ClickUp Planner, consulta tu agenda, entiende cuándo necesitas bloques de trabajo intensivo y reserva automáticamente ese tiempo.
Y lo que es más importante, reprograma las tareas de menor prioridad para que se ajusten a sus bloques de concentración protegidos, de modo que no tenga que estar constantemente priorizando tareas.
Cuando surge algo urgente que amenaza tu tiempo de concentración, ClickUp Brain reprograma tus tareas de forma inteligente en lugar de simplemente incluirlas en un calendario desorganizado. Entiende las dependencias y los plazos, por lo que no mueve nada que venza mañana ni bloquea otros trabajos.
El resultado es tiempo ininterrumpido para realizar trabajo real.
🧠 Dato curioso: En 1854, el médico John Snow (no, no el de Juego de Tronos) utilizó un «mapa de enfermedades» dibujado a mano con las muertes por cólera en Londres para rastrear el brote hasta una sola bomba de agua. Fue uno de los primeros ejemplos conocidos de cómo convertir datos sin procesar en información útil, y literalmente salvó vidas.
Capture las reuniones sin tener que vivir entre sus notas
Pasamos horas en reuniones y muchas más intentando recordar lo que ha sucedido. La mayor parte no se nos queda grabado. Alguien tomaba notas mientras todos los demás observaban, lo que significa que la reunión se convirtió en una sesión de documentación en lugar de una conversación. Después de la llamada, alguien tiene que revisar las notas, extraer los elementos a tomar, crear tareas y realizar la distribución de la información.
Es el trabajo que nunca debería haber existido.
El tomador de notas con IA de ClickUp se ejecuta durante la llamada y captura todo:
- Transcripciones para que puedas buscar exactamente quién dijo qué.
- Resúmenes inteligentes que sintetizan la llamada en lo que realmente importa.
- Elementos que puede convertir automáticamente en tareas asignadas mediante indicaciones a ClickUp Brain.
Todo eso aparece en tus documentos, por lo que está conectado a tu trabajo en lugar de quedarse aislado y olvidado en una aplicación de notas.
📖 Lea también: El mejor software de análisis predictivo [Revisado]
Cómo utilizan ClickUp Brain nuestros equipos
Así es como utilizamos ClickUp Brain a diario en nuestros equipos: las indicaciones que seguimos, los problemas que resolvemos y el trabajo que evitamos. 😌
Equipo de gestión de proyectos y operaciones
Al comienzo de la semana, nuestro equipo de PMO ejecuta la misma indicación: Buscar tareas en el espacio de operaciones que no se hayan actualizado en más de 7 días y que venzan en un plazo de dos semanas.
Esto permite detectar las tareas que se han quedado estancadas. El mes pasado, se detectó una tarea de revisión legal que llevaba más de una semana sin tocarse. El director de proyectos asumió que el departamento legal se había encargado de ella, mientras que el equipo legal pensaba que estaban esperando al director de proyectos. Lo detectamos a tiempo para que el lanzamiento del producto siguiera adelante según lo previsto.
Para qué utilizamos ClickUp Brain:
- Generación de resúmenes ejecutivos semanales desde nuestro Espacio de Operaciones.
- Identificar las dependencias que bloquean múltiples flujos de trabajo antes de que nadie se dé cuenta.
- Recopilar actualizaciones de estado de todos los proyectos para las revisiones de los directivos.
💡 Lo que nos funciona: En nuestra PMO, utilizamos campos personalizados con IA para ahorrar tiempo y mantener los proyectos al día. Creamos un campo de IA de resumen para condensar automáticamente las descripciones de las tareas, los comentarios y las subtareas en una panorámica rápida.
Otro campo IA realiza el seguimiento del progreso mediante el análisis de subtareas y listas de control, por lo que siempre sabemos en qué punto se encuentra una tarea sin necesidad de actualizar nada manualmente.
Equipo de marketing y creativo
Estamos llevando a cabo campañas simultáneamente en contenido de blogs, redes sociales, correo electrónico, anuncios pagados, eventos y asociaciones. Cuando alguien pregunta «¿Cuál es el estado de la campaña del seminario web?», se lo preguntamos directamente a ClickUp Brain.
Cómo utilizamos nuestra herramienta de marketing con IA:
- Resumir los hilos de comentarios en las entradas del blog para que los escritores sepan exactamente qué cambiar.
- Recopilar datos sobre el rendimiento de las campañas de múltiples fuentes de datos en una única actualización coherente.
- Extraiga conclusiones clave de las retrospectivas posteriores al lanzamiento para mejorar futuras campañas.
Nuestro equipo creativo también utiliza ClickUp Brain para generar imágenes para publicaciones en redes sociales, encabezados de blogs y elementos visuales para campañas. Cuando necesitan una imagen conceptual rápida o un gráfico destacado, describen lo que necesitan y ClickUp Brain lo genera al instante.
Esto resulta especialmente útil para los primeros borradores, las pruebas A/B de diferentes conceptos o cuando se necesitan imágenes provisionales mientras se espera el diseño definitivo.
📖 Lea también: Cómo utiliza ClickUp el equipo de marketing de ClickUp
Equipo de producto
Nuestros gestores de producto están constantemente equilibrando las solicitudes de los clientes, la deuda técnica, las iniciativas estratégicas y la capacidad del equipo. ClickUp Brain les ayuda a ver patrones en todo el proceso de desarrollo del producto.
Confían en el AI Knowledge Manager de ClickUp para:
- Conectando las menciones de los puntos débiles de los clientes en las llamadas de ventas, los tickets de soporte y los formularios de comentarios.
- Comprobar la capacidad del equipo de ingeniería antes de comprometerse con el trabajo del sprint.
- Resumir la documentación técnica cuando necesitan comprender las limitaciones del sistema.
Al planificar la hoja de ruta, se preguntan: Muéstrame todas las solicitudes de funciones etiquetadas como «cliente empresarial» del último trimestre. ClickUp Brain extrae información de las tareas de comentarios de los clientes, las notas de ventas y los tickets de asistencia para mostrarles qué problemas siguen surgiendo.
El trimestre pasado, esto reveló que varias corporaciones solicitaban mejores controles de SSO. Nuestro equipo había archivado estas solicitudes por separado y no se había dado cuenta de que todas apuntaban a la misma necesidad subyacente. Le dimos prioridad, lo implementamos e inmediatamente recibimos comentarios de clientes que habían estado esperando exactamente eso.
Equipo de ventas y éxito del cliente
Nuestro equipo de ventas utiliza ClickUp Brain como si fuera su ingeniero de ventas siempre disponible. Antes de una demostración, necesitan contexto rápidamente. Del mismo modo, nuestro equipo de atención al cliente necesita contexto antes de responder a las inquietudes de los clientes.
Así, antes de cualquier llamada a un cliente potencial, los representantes dan la indicación: Resumir todo lo que sabemos sobre [Nombre de la empresa]. ClickUp Brain extrae la información de las notas de las llamadas almacenadas en los comentarios de las tareas, los correos electrónicos sincronizados y las interacciones registradas. De este modo, obtienen un resumen completo en menos de un minuto, en lugar de tener que buscar entre tareas antiguas e intentar recordar los detalles.
Los directores del equipo de ventas lo utilizan de forma diferente. Piden: Muéstrame los acuerdos en «Propuesta enviada» sin actividad en los últimos 10 días. Esto les indica exactamente dónde se han estancado los acuerdos: documentos de adquisición que faltan, seguimientos olvidados, defensores internos que han dejado de comunicarse.
🔍 ¿Sabías que...? En la década de 1960, Procter & Gamble fue pionera en la gestión de marcas y el seguimiento de la información sobre los consumidores. Su «hombre de marca» sistematizó la forma en que los equipos recopilaban y actuaban sobre los datos de los consumidores. Esto supuso básicamente el nacimiento del análisis de marketing moderno antes de que los ordenadores lo facilitaran.
Equipo de ingeniería
Nuestros ingenieros se interrumpían constantemente unos a otros con «preguntas rápidas» sobre cómo funcionaban los sistemas. Ahora primero consultan a ClickUp Brain.
Cómo lo utiliza nuestro equipo de ingeniería:
- Comprender la arquitectura del sistema sin molestar al ingeniero que lo creó.
- Buscar informes de incidencias anteriores y cómo los resolvimos.
- Obtención de resúmenes completos de sprints para retrospectivas.
Durante las incidencias, preguntan: Muéstrame incidencias anteriores relacionadas con [nombre del sistema] y cómo las resolvimos. ClickUp Brain muestra tareas de incidencias pasadas, análisis posteriores y detalles de las soluciones. No tenemos que resolver los problemas desde cero cada vez, lo que se traduce en una recuperación más rápida.
Para las retrospectivas de sprint, en lugar de pedir a todos que recuerden lo que sucedió hace dos semanas, le hacemos una indicación a ClickUp Brain para que resuma lo que se envió, los obstáculos que surgieron y dónde cambió la velocidad. Entramos en las retrospectivas con datos reales.
💡 Lo que nos funciona: Abrimos una tarea en ClickUp y le pedimos a Brain que genere subtareas. Nos proporciona un plan claro paso a paso para sprints o incidencias, por lo que no tenemos que interrumpirnos unos a otros para pedir detalles.
Equipo de RR. HH. y operaciones de personal
Nuestro equipo de operaciones de personal utiliza ClickUp Brain para que la información sea accesible sin que se convierta en un obstáculo para cada pregunta.
ClickUp Brain ayuda a:
- Responder al instante a las preguntas de los empleados sobre políticas, prestaciones y procedimientos.
- Recopilación de datos de evaluación del rendimiento a partir del trabajo real completado.
- Analizar la carga de trabajo de los equipos para justificar las decisiones de contratación.
Los nuevos empleados preguntan directamente a ClickUp Brain: «¿Cuál es la política de vacaciones pagadas?» o «¿Cómo se envían los informes de gastos?». La herramienta extrae la información de nuestro manual del empleado en Docs y les indica los formularios adecuados. Obtienen respuestas inmediatas en lugar de tener que esperar la respuesta del departamento de RR. HH.
Además, los agentes predefinidos de ClickUp, como el agente Answers, añaden otra capa de soporte al responder a las preguntas que surgen repetidamente en los canales de chat del equipo de ClickUp. Cuando alguien etiqueta al agente en un hilo de chat y le pregunta sobre las ventajas, los pasos de incorporación o las expectativas del rol, este responde con la información exacta extraída de su manual, sus políticas o sus notas de tareas.
Cada respuesta incluye la fuente original, por lo que los empleados saben que están obteniendo la versión correcta de la política.
Durante la temporada de evaluación del rendimiento, los gerentes indican: Resumir el trabajo de [nombre del empleado] durante este trimestre, incluyendo los proyectos completados, las contribuciones y los comentarios recibidos. ClickUp Brain recopila todo, desde sus tareas, comentarios sobre sus entregables y menciones en los canales del equipo.
Las evaluaciones son más completas y justas porque se basan en el trabajo real, no solo en lo que ha ocurrido en las últimas dos semanas.
💡 Lo que nos funciona: Traducimos y localizamos nuestro contenido sin esfuerzo con ClickUp Brain. Además, lo utilizamos para traducir políticas de RR. HH., manuales para empleados, guías de productos y materiales de incorporación de clientes a idiomas como inglés, francés, español, portugués, alemán, italiano, sueco, neerlandés, coreano, japonés, chino y árabe, manteniendo siempre la coherencia en el tono, el significado y el formato.
Integración de ClickUp Brain con las funciones de ClickUp
ClickUp Brain es el núcleo de nuestra forma de trabajar. Está presente en todo nuestro entorno de trabajo, por lo que cada dato fluye directamente hacia el trabajo que estamos realizando. 🔄
Automatización de tareas y agentes de IA
El verdadero cambio para nosotros se produjo cuando ClickUp Brain pasó de mostrarnos cosas a hacerlas realmente.
Empezamos con una automatización básica, reglas simples del tipo «si... entonces» que funcionaban cuando las situaciones encajaban perfectamente en las categorías. Entonces nos dimos cuenta de que la mayor parte del trabajo que queríamos automatizar requería un juicio real sobre lo que debía suceder a continuación.
Los agentes de ClickUp AI supervisan situaciones específicas y toman medidas sin necesidad de intervención manual.
Tenemos un agente que se encarga de la lista de comentarios de los clientes. Cuando alguien rellena el formulario, el agente lee lo que ha escrito, determina a qué categoría pertenece y crea tareas para que el equipo de soporte haga un seguimiento.
Another Agent se ejecuta al comienzo de cada sprint. Recopila todos los documentos que nuestro equipo ha escrito sobre lo que estamos creando, extrae la información importante y publica un resumen en nuestro canal de equipo antes de que nadie llegue al trabajo.
Eso solía ser la primera hora de la planificación del sprint; ahora el resumen está listo para usar. Estos agentes funcionan porque entienden el contexto.
Crear un agente de IA es como mantener una conversación. Le indicamos al agente qué debe buscar, qué información es importante y qué medidas debe tomar. El generador sin código permite a cualquier miembro del equipo configurar un agente de IA para el análisis de datos sin necesidad de conocimientos técnicos.
Transcripción y resúmenes del Clip
Grabamos clips en ClickUp constantemente: ingenieros que explican la arquitectura técnica, diseñadores que revisan maquetas, gestores de producto que muestran funciones, clientes que realizan un uso compartido de comentarios de llamadas.
ClickUp Brain transcribe automáticamente cada Clip que creamos. Cada grabación de pantalla y clip de voz se convierte en texto buscable. Podemos escanear la transcripción, saltar a marcas de tiempo específicas y copiar fragmentos sin tener que volver a ver todo el vídeo.
Nuestro equipo de ingeniería graba clips mientras revisa el código o la arquitectura del sistema. ClickUp Brain resume los puntos clave para que los miembros del equipo puedan leer el resumen en 30 segundos y solo vean el clip completo si necesitan un contexto más profundo.
🔍 ¿Sabías que...? Según McKinsey, la mayoría de las empresas utilizan ahora la IA en más de una parte de su negocio. De media, las organizaciones están aprovechando la IA en tres funciones diferentes.
Buenas prácticas para maximizar el potencial de ClickUp Brain
Estas son algunas de las mejores prácticas que utiliza nuestro equipo para maximizar el potencial de las herramientas de IA de ClickUp:
- Guarde y reutilice indicaciones eficaces: Guardamos las indicaciones que producen resultados sólidos de forma constante para utilizarlas en el futuro y las compartimos con el equipo. ClickUp Brain admite indicaciones reutilizables, por lo que todos pueden mantener la coherencia y ahorrar tiempo en las tareas periódicas.
- Encadenar múltiples interacciones: nuestro equipo planifica secuencias en las que el resultado de una IA se convierte en la entrada para la siguiente tarea. Generamos ideas iniciales, pedimos a ClickUp Brain que las evalúe y, a continuación, las perfeccionamos basándonos en esa evaluación. Esto refleja los procesos de colaboración humanos a la velocidad de una máquina.
- Revisar y perfeccionar periódicamente: Nos aseguramos de revisar periódicamente nuestras indicaciones, flujos de trabajo y agentes de IA existentes en ClickUp Brain. El perfeccionamiento continuo garantiza que la IA se mantenga alineada con nuestras metas empresariales y refleje el contexto actual de nuestro equipo.
- Utilice la IA como un abogado del diablo estratégico: el equipo solicita a ClickUp Brain que encuentre fallos, riesgos y puntos ciegos después de desarrollar estrategias. Por ejemplo, pregunte «¿Cuáles son las tres principales razones por las que esto podría fallar?» para reforzar las ideas antes de su implementación.
- Pruebe las indicaciones temporales para la planificación de escenarios: modelamos diferentes escenarios futuros preguntando a ClickUp Brain «¿Cómo funcionaría esta estrategia si las condiciones económicas empeoraran en el tercer trimestre?». Este enfoque con visión de futuro nos ayuda a crear estrategias más resilientes.
- Dejemos que la IA sea nuestro detector personal de sesgos: A continuación, pedimos a ClickUp Brain que identifique suposiciones ocultas, sesgos cognitivos y falacias lógicas. La IA se convierte en un espejo objetivo de las trampas mentales que a menudo sabotean el juicio humano.
- Optimice el acceso basado en roles: nuestro equipo también revisa y ajusta los permisos del equipo en ClickUp Brain, lo que garantiza que todos puedan utilizar la IA de forma eficaz. Nos aseguramos de que los administradores/propietarios tengan acceso completo, mientras que los invitados/miembros con acceso limitado mantienen las restricciones adecuadas para garantizar la seguridad y la coherencia del flujo de trabajo.
Conecta los puntos (y los datos) con ClickUp Brain
Creamos ClickUp Brain para que piense como nosotros. Cada día, nos ayuda a ver lo que nuestros instintos pasan por alto y lo que nuestros equipos necesitan antes de que lo pidan. No perdemos tiempo analizando hojas de cálculo o buscando actualizaciones; hablamos con ClickUp Brain y él nos responde con respuestas que importan.
Para nosotros, la IA es el motor del trabajo. Detecta patrones antes de que se conviertan en problemas, saca a la luz información que agudiza las decisiones y conecta las conversaciones con el contexto en tiempo real. Cuando planificamos un lanzamiento, cerramos un sprint o escribimos una entrada de blog como esta, ClickUp Brain está detrás de cada decisión para organizar, perfeccionar y proporcionar recordatorios.
Cada tarea, comentario y conversación enseña al sistema cómo pensamos y qué significa para nosotros la calidad. ClickUp Brain y Brain MAX aprenden a través de nuestro trabajo y devuelven ese aprendizaje con un enfoque más nítido y una claridad más rápida.
Si quieres experimentar un trabajo que aprende contigo, ¡regístrate hoy mismo en ClickUp! ✅
Preguntas frecuentes (FAQ)
ClickUp Brain es el asistente basado en IA más completo y sensible al contexto del mundo, integrado en ClickUp. Le ayuda respondiendo a preguntas, resumiendo información, generando informes y automatizando tareas utilizando los datos de su entorno de trabajo. Usted interactúa con él a través de indicaciones en cualquier lugar de su entorno de trabajo que acepte tareas, como tareas, chats, encabezados de ubicación o la barra de herramientas, y le proporciona información y acciones instantáneas y sensibles al contexto.
ClickUp Brain analiza la carga de trabajo de su equipo y destaca cuándo alguien está sobrecargado o infrautilizado. Puede recomendar la redistribución de tareas para garantizar que todos tengan una carga de trabajo manejable, lo que le ayuda a mantener su equipo equilibrado y productivo.
Sí. ClickUp Brain puede identificar tendencias y señalar tareas o proyectos que corren el riesgo de retrasarse mediante el análisis de elementos vencidos, falta de actualizaciones o cuellos de botella. Esto le permite tomar medidas antes de que los retrasos se conviertan en problemas mayores.
Puede añadir tarjetas con tecnología IA a sus paneles que muestran resúmenes en tiempo real, actualizaciones de proyectos y panorámicas ejecutivas generadas por ClickUp Brain. Estas tarjetas se actualizan automáticamente y se pueden personalizar para mostrar la información que necesita.
Sí. Puede personalizar las indicaciones, las tarjetas del panel y los informes para centrarse en los datos y la información más importantes para cada equipo. Esto garantiza que cada equipo obtenga información relevante y útil adaptada a sus necesidades.