Una agencia realizó una impresionante renovación de la marca de un cliente. A todo el mundo le encantó. El cliente estaba encantado. El equipo lo celebró. Entonces, el director financiero revisó las cifras y descubrió que habían perdido 12 000 dólares en el proyecto. 📉
Esto ocurre en agencias de todo el mundo. Usted presupuesta un proyecto en 40 horas, su equipo registra 65 y, de alguna manera, nadie se da cuenta hasta el momento de facturar.
La mayoría de las agencias saben que están perdiendo dinero en algún sitio. Pero no pueden identificar dónde hasta que el daño ya está hecho. Cuando te das cuenta de que un proyecto se ha descarrilado, ya estás explicando a tu socio de empresa por qué los números de este mes son tan malos.
Esta guía desglosa cómo las agencias pueden realizar el seguimiento de los presupuestos de los proyectos. Abordaremos los sistemas de control de tiempo, las señales de advertencia tempranas y cómo ClickUp ayuda a gestionar los presupuestos y la rentabilidad de los proyectos. 💰
⭐ Plantilla destacada
Mantenga la rentabilidad de sus proyectos y su cordura intacta. Con la plantilla de gestión de proyectos presupuestados de ClickUp, obtendrá un control total sobre cada dólar y, por fin, verá cómo las agencias pueden realizar el seguimiento de los presupuestos de los proyectos de forma inteligente.
Retos comunes en el seguimiento del presupuesto de proyectos para las agencias
Aquí es donde las agencias suelen encontrar obstáculos a la hora de gestionar los presupuestos de los proyectos. 💳
Múltiples clientes y campañas superpuestas
Tu equipo está llevando a cabo cinco campañas para tres clientes diferentes, todas ellas al mismo tiempo.
El diseñador A realiza el trabajo para el cliente X por la mañana y para el cliente Y después del almuerzo. El redactor B divide su semana entre dos proyectos. ¿Quién realiza el seguimiento de dónde se invierten realmente esas horas?
Cuando las campañas se solapan, es fácil perder la pista de quién está haciendo qué y dónde. Una hora mal empleada aquí, otra allá, y de repente tus márgenes se han esfumado.
🧠 Dato curioso: La primera agencia de publicidad fue fundada en 1800 por James «Jem» White en Londres. Su agencia, RF White & Son, comenzó en Warwick Square, y su primer cliente fue su antigua escuela, Christ's Hospital.
Dificultad para enlazar tareas con costes
Sabes que tu desarrollador ha registrado 40 horas este mes. Pero, ¿estás seguro de entre qué clientes o proyectos específicos se deben repartir esas horas, o en qué proporción? Sin una conexión clara entre el trabajo que se está realizando y el presupuesto que consume, básicamente estás volando a ciegas.
Aquí es donde la gestión de proyectos de las agencias falla para la mayoría de los equipos. Buena suerte explicando los excesos a los clientes cuando no puedes mostrarles exactamente en qué se ha gastado su dinero. 😶🌫️
Gastos inesperados y desviaciones del alcance
El cliente pide «solo un pequeño cambio». Luego, otro. Antes de que te des cuenta, tu equipo ha dedicado 15 horas adicionales a revisiones que nadie había presupuestado.
Mientras tanto, esa licencia de foto de archivo que pensabas que costaba 50 dólares resultó ser la licencia ampliada, que cuesta 250 dólares. Estas sorpresas se acumulan rápidamente, pero la mayoría de las agencias solo se dan cuenta de ellas cuando ya es demasiado tarde para corregir el rumbo.
💡 Consejo profesional: Incluya un margen para la fatiga decisoria en sus estimaciones. Añada un 5-10 % de horas adicionales para aprobaciones y revisiones cuando haya varias partes interesadas involucradas. Esto evita apuros de última hora y mantiene sus cronogramas factibles.
Visibilidad limitada del gasto en tiempo real
La mayoría de las agencias revisan sus presupuestos semanalmente, si acaso. Para cuando te das cuenta de que un proyecto ha superado el presupuesto en un 80 %, ya has pasado el punto en el que podrías haber hecho algo al respecto.
Necesita saber hoy, y no el próximo lunes, que la campaña del cliente Z tiende a generar pérdidas. Sin un software de contabilidad de proyectos adecuado, siempre estará mirando las cifras de ayer.
Elaboración de informes financieros inconsistentes para los clientes y la dirección
Todos sus gestores de cuentas realizan el seguimiento de los presupuestos de forma diferente. Uno utiliza una hoja de cálculo, otro se basa en su memoria y un tercero tiene un sistema elaborado que nadie más entiende.
Cuando los clientes solicitan información actualizada, usted se apresura a recopilar números de cuatro lugares diferentes, con la esperanza de que todos coincidan. Este enfoque inconsistente de la gestión de proyectos deja a todos frustrados y confundidos.
💡 Consejo profesional: Supervise el nivel de esfuerzo frente al impacto de cada tarea. Realice el seguimiento de las tareas que requieren más horas pero aportan menos valor al cliente. Reasigne los recursos o ajuste los precios para garantizar que el tiempo dedicado se ajusta a los ingresos y al impacto.
Estrategias para el seguimiento de los presupuestos de los proyectos
Los presupuestos tienden a desaparecer antes de que el proyecto haya llegado siquiera a la mitad. Vamos a solucionarlo. ⚒️
A continuación, le mostramos algunas formas inteligentes de controlar los presupuestos de sus proyectos utilizando el software de gestión de agencias creativas de ClickUp, junto con la solución de gestión de proyectos financieros de ClickUp.
Establezca y realice el seguimiento de metas presupuestarias claras para cada proyecto.
Las agencias más rentables diseñan sistemas de advertencia temprana para cada dólar que asignan. Divida un número de 10 000 dólares en flujos de trabajo protegidos con puntos de decisión integrados que le obliguen a corregir el rumbo antes de que desaparezcan los márgenes.
Por ejemplo, podría estructurar el lanzamiento de un producto de 10 000 dólares de la siguiente manera:
- Creación de contenido: 3000 $ (el desencadenante es la revisión a 2400 $)
- Diseño: 3500 $ (el desencadenante es 2800 $)
- Colocación en medios: 2000 $ (el desencadenante es la revisión a 1600 $)
- Gestión de proyectos: 1500 $ (su margen, sin desencadenante)
Cuando cualquier categoría alcanza el 80 %, tienes tres opciones claras: absorber el exceso, reducir el alcance en otras áreas o facturar al cliente por un cambio en el pedido. La clave es tomar esa decisión mientras aún te queda un 20 % de margen, no cuando ya lo has superado.
Para ello, asegúrese de registrar los costes de cada tarea. Puede hacerlo utilizando los campos personalizados de ClickUp. Con los tipos de campos personalizados «Dinero» o «Fórmula», registre los costes del proyecto con todo el detalle que necesite dentro de las tareas de ClickUp.
A medida que su equipo registra el tiempo o actualiza los costes, el campo se actualiza automáticamente. Siempre sabrá lo cerca que está de alcanzar sus objetivos financieros, sin necesidad de solicitar informes manuales ni esperar a que el departamento financiero se ponga al día.
Para optimizar la planificación, pruebe la plantilla de gestión de proyectos presupuestados de ClickUp. Le ofrece campos listos para usar, como Presupuesto del proyecto, Presupuesto restante y Coste previsto, para que pueda ver exactamente lo que ha planificado frente a lo que está gastando.
Puede cambiar entre diferentes vistas: Vista de presupuesto para obtener una imagen clara de los costes, Vista de calendario del proyecto para realizar el seguimiento de los plazos y Fases del proyecto para ver cuáles son las fases que consumen más recursos. Esta plantilla de presupuesto de proyecto le ofrece un lugar claro para supervisar los gastos, detectar los excesos de forma temprana y tomar decisiones que mantengan a su equipo y sus beneficios por el buen camino.
Realice el seguimiento del tiempo para una asignación eficiente de los recursos.
Un presupuesto operativo saludable requiere dos niveles de visibilidad: cómo emplea el tiempo su equipo y cuánto cuesta cada tarea.
El control de tiempo le proporciona los datos de diagnóstico necesarios para detectar estos patrones de forma temprana. Cuando registra las horas a nivel de tarea, puede comparar lo que estimó con lo que realmente ocurrió. Esa diferencia lo dice todo:
- ¿El cliente añadió solicitudes a mitad del proceso?
- ¿Su equipo subestimó la complejidad?
- ¿Hay una persona que lleva todo el peso del proyecto mientras los demás se quedan de brazos cruzados?
No se puede arreglar lo que no se ve.
ClickUp Control de tiempo para proyectos integra el registro directamente en cada tarea. Su diseñador hace clic en «Iniciar» cuando abre Figma y en «Detener» cuando cambia a otro proyecto.
Al final de la semana, ves que se han registrado 12 horas en gráficos sociales para los que habías presupuestado 6. Esa es tu señal para rechazar las revisiones, reasignar horas de otro producto o marcar el exceso para un pedido de cambio. Cuanto antes lo detectes, más fácil será la conversación.
Pero los datos de las tareas individuales no te cuentan toda la historia. Necesitas alejarte y ver quién se está ahogando y quién va a la deriva (sí, ¡estamos hablando de la asignación de recursos!).
La vista de carga de trabajo de ClickUp muestra la capacidad de cada miembro del equipo en todos los proyectos activos.
A simple vista, se ve que el diseñador A está sobrecargado con la campaña A, mientras que el diseñador B tiene capacidad para absorber los gráficos de la campaña B que usted ha estado retrasando. Reasigne el trabajo antes de que se acerque la fecha límite y evitará el pánico: tarifas por urgencia, horas extras durante el fin de semana o entregar un trabajo de calidad inferior por falta de tiempo.
Centralice los datos presupuestarios con paneles.
Estás en una llamada con un cliente cuando te pregunta cuánto queda de su presupuesto de 15 000 $. Buscas a tientas entre tres pestañas del navegador, pero para cuando consigues dar una respuesta, has perdido credibilidad y has desperdiciado ocho minutos que podrías haber dedicado a resolver problemas reales.
Esta fragmentación no desaparece cuando se amplía la escala. Se multiplica. 🙃
Los paneles de ClickUp funcionan como su centro de comandos financiero.
Cree uno que extraiga datos en tiempo real de todos los proyectos activos:
- Costes totales acumulados en todas las tareas y gastos del proyecto.
- Presupuesto restante para cada campaña, con el porcentaje consumido.
- Horas registradas por rol para que pueda ver dónde se concentra el tiempo.
- Índices de finalización de tareas para comparar el progreso con el gasto.
- Coste por entrega para identificar qué resultados consumen recursos.
Está viendo lo que está sucediendo en este momento, lo que significa que puede intervenir mientras la intervención aún es importante.
Esa visibilidad le permite tomar tres medidas inmediatas: congelar las tareas no esenciales, facturar al cliente por el alcance ampliado o absorber el exceso y documentar la diferencia para futuros precios.
También puede utilizar la herramienta de elaboración de informes para programar informes para las partes interesadas y añadir tarjetas de IA para mostrar información y tendencias de forma automática.
🧠 Dato curioso: En el estudio Agency Growth Benchmark Study, el 74 % de las agencias aumentaron sus ingresos durante el año anterior, y casi la mitad de ellas lo hicieron en un 25 % o más.
Realice la automatización de la gestión de gastos y facturas.
Su camarógrafo envía una factura. Su productor la reenvía al departamento financiero. El departamento financiero pregunta a qué campaña pertenece. Su productor busca en los correos electrónicos y responde con el código del proyecto. El departamento financiero lo introduce manualmente en QuickBooks, pero registra una cantidad incorrecta.
Ahora el presupuesto de su campaña B muestra dinero fantasma y usted está tomando decisiones sobre los recursos basándose en números erróneos.
La solución comienza con la centralización del lugar donde se envían y aprueban los gastos.
Cree un formulario ClickUp en el que los miembros del equipo del proyecto envíen los gastos con los campos obligatorios: importe, proveedor, nombre de la campaña, carga del recibo y categoría. Cada envío se convierte en una tarea con todo el contexto que necesita su responsable financiero.
Además, puede utilizar la integración ClickUp y QuickBooks Sync para sincronizar clientes, productos, servicios y facturas entre ambas aplicaciones.
Ahora utilice ClickUp Automatizaciones para eliminar el trabajo de seguimiento que normalmente consume otros 10 minutos por gasto:
- Cuando el estado de los gastos cambie a «Aprobado», envíe una notificación al gestor de cuentas.
- Cuando el estado de los gastos cambie a «Aprobado», añada automáticamente el importe al gasto total del proyecto.
- Cuando falten cinco días para la fecha límite de la factura, envíe un recordatorio a su equipo de cuentas por pagar.
Configure su flujo de trabajo una vez en ClickUp for Agencies y deje que el sistema se encargue del enrutamiento y los cálculos mientras su equipo se dedica a realizar el trabajo del cliente.
🤝 Recordatorio amistoso: El contrato que elijas puede marcar la diferencia entre el éxito y el fracaso de tu presupuesto. El contrato por tiempo y materiales te permite facturar cada hora extra y cada entrega, por lo que los cambios en el alcance del proyecto son menos intimidantes. El contrato por tarifa fija pone la mayor parte del riesgo de tu lado, lo que encanta a los clientes, pero puede arruinar tus márgenes cuando surgen cambios.
Realice análisis presupuestarios tras la finalización del proyecto.
Cerrada un cambio de marca de 15 000 dólares con un margen del 9 % cuando habías previsto un 28 %. El diseño consumió un 40 % más de horas de las estimadas, pero tres semanas después, nadie recuerda por qué.
Las agencias que alcanzan márgenes del 25-30 % tratan cada proyecto como un diagnóstico.
Se preguntan: ¿Qué estimamos? ¿Qué ocurrió realmente? ¿Por qué hubo una diferencia? Realizan un seguimiento de la precisión de las estimaciones por fase, velocidad de revisión, tiempo de retraso en la aprobación y desencadenantes de cambios en el alcance.
Después de 10-15 proyectos, surgen patrones: los clientes de corporación añaden un 18 % al cronograma, las aprobaciones de los comités necesitan un 25 % más de rondas de revisión y los briefings vagos acaban con los presupuestos.
ClickUp Brain, el asistente de IA integrado en el software de la agencia de marketing, hace que este proceso sea rápido y viable. Como se encuentra donde está tu trabajo, solo tienes que solicitar un resumen del gasto frente al presupuesto, descubrir dónde se han superado o no se han alcanzado los costes y destacar las tareas que han tenido mayor impacto en tu resultado financiero.
✅ Pruebe esta indicación: Muéstrame qué fases superan constantemente las estimaciones en los últimos ocho cambios de marca.
Este enfoque muestra cómo las agencias pueden realizar el seguimiento de los presupuestos de los proyectos y, al mismo tiempo, convertir cada proyecto en una oportunidad de aprendizaje para una planificación más inteligente.
📮 ClickUp Insight: El 78 % de los encuestados elabora planes detallados como parte de sus procesos de establecimiento de metas. Sin embargo, un sorprendente 50 % no realiza el seguimiento de esos planes con herramientas específicas de seguimiento presupuestario. 👀
Con ClickUp, puede convertir fácilmente las metas del proyecto en tareas viables, lo que le permite alcanzarlas paso a paso. Además, nuestros paneles sin código proporcionan representaciones visuales claras de su progreso, mostrando sus avances y ofreciéndole más control y visibilidad sobre su trabajo. Porque «esperar lo mejor» no es una estrategia fiable.
💫 Resultados reales: Los usuarios de ClickUp afirman que pueden asumir un 10 % más de trabajo sin agotarse.
Organice revisiones y ajustes presupuestarios periódicos.
Las revisiones presupuestarias pueden impulsar decisiones reales o convertirse en otra reunión de los viernes en la que todo el mundo asiente con la cabeza, diga «parece bien» y vuelva a dedicarse a apagar incendios. La diferencia radica en si se revisan las métricas adecuadas y si esas métricas realmente son desencadenantes de acciones.
Establezca su cadencia de revisión en torno a dos ritmos: comprobaciones operativas semanales (para mantener la honestidad en los números) y evaluaciones basadas en hitos (para detectar desviaciones antes de que se conviertan en una crisis).
Juntos, crean un sistema en el que los problemas salen a la luz con la suficiente antelación como para que puedas hacer algo útil con la información.
Su revisión semanal necesita tres métricas de diagnóstico:
- Presupuesto consumido frente a entregables del proyecto completados (si estos porcentajes no coinciden, hay un problema de ritmo).
- Horas registradas frente a horas restantes en su estimación (le indica si su equipo puede terminar dentro del tiempo que le queda).
- Adiciones al alcance que los gestores de cuentas señalaron pero que nunca llegaron a convertirse en un pedido de cambio (el asesino silencioso de los márgenes).
Convierta estas revisiones en una parte esencial del proceso de su agencia de marketing. Reúna a sus gestores de proyectos, responsables financieros y gestores de cuentas durante 15 minutos cada semana. Cada persona aportará su pieza del rompecabezas.
Cuando una campaña alcanza el 50 % de su cronograma, ese es el momento de evaluar si la segunda mitad se mantendrá dentro del presupuesto o se disparará. Cuando cualquier proyecto consuma el 70 % de su presupuesto asignado, automatice una revisión inmediata independientemente de en qué punto del calendario se encuentre.
Obtenga más información sobre la automatización de estos flujos de trabajo con ClickUp aquí:
🚀 Ventaja de ClickUp: Establezca recordatorios en ClickUp para que su equipo o usted mismo revisen los presupuestos en hitos específicos o a intervalos semanales.
Por ejemplo, puede configurar un recordatorio cada viernes para comprobar los gastos de cada campaña con respecto a los presupuestos previstos. Cuando aparezca el recordatorio, su equipo podrá actualizar los costes, revisar el progreso de las tareas y realizar ajustes de inmediato.
💡 Consejo profesional: mantenga sus presupuestos y la comunicación con los clientes bajo control con la plantilla del plan de proyecto para agencias creativas de ClickUp. Le ayuda a organizar tareas, realizar el seguimiento de los presupuestos y compartir actualizaciones sin problemas, para que su equipo y sus clientes estén siempre en sintonía.
Comunique el estado del presupuesto a los clientes y las partes interesadas.
Las peores conversaciones sobre el presupuesto tienen lugar al final del proyecto, cuando se explica al cliente un sobrecoste que nunca esperaba. Pensaban que todo iba bien porque nadie les había dicho lo contrario.
Las agencias que evitan esto tratan la comunicación presupuestaria como una herramienta estratégica. Cuando su cliente ve que ha consumido el 65 % de su presupuesto de medios a mitad de la campaña, pueden colaborar juntos para encontrar soluciones: cambiar el gasto a canales con mejor rendimiento, ampliar el cronograma o añadir presupuesto para las tácticas que están funcionando.
Envíe un breve resumen del presupuesto cada dos semanas para las campañas más largas. Responda a tres preguntas: ¿En qué punto nos encontramos ahora? ¿Qué está impulsando el gasto? ¿Qué decisiones debemos tomar juntos?
ClickUp Chat facilita el uso compartido de actualizaciones presupuestarias. Puede crear canales específicos para cada cliente o campaña, publicar actualizaciones sobre el estado del presupuesto y adjuntar documentos o tareas relevantes.
Por ejemplo, después de completar una revisión semanal del presupuesto, puede enviar un resumen rápido al cliente con gráficos que muestren el presupuesto restante y los gastos próximos. Las partes interesadas pueden hacer preguntas o dar su aprobación directamente en el chat, manteniendo las conversaciones y el contexto financiero en un solo lugar.
Dayana Mileva comparte sus opiniones sobre el uso de ClickUp en Pontica Solutions:
Con ClickUp, dimos un paso más allá y creamos paneles donde nuestros clientes pueden acceder y supervisar el rendimiento, la ocupación y los proyectos en tiempo real. Esto permite a los clientes sentirse conectados con sus equipos, especialmente teniendo en cuenta su ubicación en diferentes países y, a veces, incluso en diferentes continentes.
Con ClickUp, dimos un paso más allá y creamos paneles donde nuestros clientes pueden acceder y supervisar el rendimiento, la ocupación y los proyectos en tiempo real. Esto permite a los clientes sentirse conectados con sus equipos, especialmente teniendo en cuenta su ubicación en diferentes países y, a veces, incluso en diferentes continentes.
🌟 Bonificación: ClickUp Brain MAX, el compañero de escritorio con IA, puede ser una herramienta poderosa para supervisar los presupuestos de los proyectos gracias a sus funciones de búsqueda, resumen y automatización basadas en IA.
- Realice búsquedas en ClickUp, aplicaciones conectadas (como Google Drive, hojas de cálculo y más) y la web para encontrar al instante documentos, tareas y actualizaciones relacionados con el presupuesto sin cambiar de herramienta.
- Resuma informes presupuestarios, tareas de proyectos o incluso documentos completos. Por ejemplo, puede pedirle que «resuma el estado actual del presupuesto del Proyecto X» y obtener una actualización concisa.
- Realice menciones de tareas, listas o documentos específicos en sus consultas de Brain MAX (utilizando @) y solicite panorámicas presupuestarias, cambios recientes o áreas de riesgo.
- Brain MAX puede extraer información útil de los datos de sus proyectos, como destacar las tareas que superan el presupuesto o señalar los riesgos financieros futuros.
- Haga preguntas relacionadas con el presupuesto o establezca recordatorios sin usar las manos con la función Talk to Text de ClickUp.
Buenas prácticas de gestión presupuestaria para agencias
Entender cómo las agencias pueden realizar el seguimiento de los presupuestos de los proyectos es una cosa. Crear la disciplina operativa que realmente proteja sus márgenes es otra. 👀
Pruebe estas buenas prácticas para respaldar sus esfuerzos.
Cree presupuestos flexibles que se adapten a la realidad.
Los presupuestos fijos se rompen en el momento en que un cliente cambia de estrategia o su canal de mayor rendimiento duplica repentinamente su coste.
Su margen de contingencia debe situarse entre el 10 % y el 15 % del presupuesto total del proyecto. Esto le dará un respiro cuando el alcance se amplíe, los cronogramas se alarguen o la complejidad le sorprenda. Sin él, cada giro inesperado le obligará a sacrificar el margen o a mantener una conversación incómoda con su cliente sobre los costes adicionales.
La decisión más inteligente es dividir los presupuestos mensuales en lanzamientos por fases:
- La estrategia y el descubrimiento se financian primero.
- El diseño y la producción se desbloquean una vez que se aprueba la dirección creativa.
- El flujo de los presupuestos de medios y distribución se ajusta en función de los resultados de las fases anteriores.
Esta estructura le permite reasignar recursos sobre la marcha. Cuando el contenido orgánico arrasa y los anuncios pagados no rinden lo esperado, puede destinar esos fondos publicitarios a la producción de más contenido antes de que finalice la campaña.
Asigne claramente la propiedad del presupuesto.
Cada dólar necesita tener un nombre adjunto.
Deje que un gestor de proyectos se encargue de toda la información financiera de una campaña: seguimiento, aprobaciones, elaboración de informes de variaciones, todo. Son su única fuente de información veraz. Pero la propiedad se extiende desde ahí. Sus responsables creativos necesitan autoridad para realizar gastos, de modo que la compra de una foto de archivo no requiera dos días de demora.
Sus gestores de cuentas tienen una responsabilidad diferente:
- ¿El cliente hace una mención de pasada sobre la necesidad de «unas cuantas publicaciones sociales más» en una llamada de estado? Eso se marca inmediatamente.
- ¿Se une al proyecto una nueva parte interesada y solicita cambios en los diseños aprobados? Documéntelo e informe al gestor de proyectos.
- ¿El cronograma se retrasa porque los comentarios del cliente se retrasan dos semanas? Calcule lo que eso cuesta en términos de cambio de contexto y disponibilidad de recursos.
Las revisiones semanales de la propiedad presupuestaria obligan a cada persona a sacar a la luz cualquier tendencia negativa. Cuando todos protegen su parte del presupuesto, los problemas se detectan mientras aún se pueden solucionar.
📖 Lea también: Plantillas de estimación para evaluar y divulgar los costes
Permita la elaboración de informes transparentes para los clientes.
Los clientes que se convierten en socios a largo plazo son aquellos que nunca se sienten sorprendidos por las noticias sobre el presupuesto. Ven cómo se desarrolla la situación financiera a lo largo del proyecto, lo que significa que, cuando es necesario realizar ajustes, forman parte de la solución.
Los paneles de control presupuestarios en tiempo real ofrecen a los clientes visibilidad siempre que lo deseen. Pueden realizar el seguimiento del gasto sin tener que esperar a que usted elabore un informe o programe una llamada.
Combine ese acceso con resúmenes quincenales que resumen la complejidad en tres preguntas que realmente interesan a los clientes: dónde nos encontramos ahora mismo, qué está impulsando el gasto y qué decisiones debemos tomar juntos en las próximas semanas.
💡 Consejo profesional: Cree un panel para clientes que les permita acceder de forma clara y solo para ver las finanzas de sus proyectos, sin exponer sus notas internas, otros datos de clientes o cómo calcula los márgenes. También puede probar las plantillas del portal de clientes para estandarizar la información que se utiliza en el uso compartido.
Prediga los gastos utilizando inteligencia artificial.
Predecir los gastos significa poner fin al ciclo de sorpresas costosas. Busca las señales que te advierten de que «este proyecto está a punto de devorar tus beneficios» antes de que sea demasiado tarde para solucionarlo.
Las agencias que lo consiguen saben que la mayoría de los desastres presupuestarios siguen patrones predecibles, y esos patrones dejan una ruta de navegación que se puede seguir.
La IA puede procesar los datos históricos de sus proyectos para revelar correlaciones que se perderían si lo hiciera manualmente:
- Los clientes de corporación con revisión legal añaden constantemente 2400 $ en costes de cambio de contexto.
- Los proyectos de vídeo con un alcance de tres revisiones tienen en realidad una media de ocho rondas.
- Las fases de diseño se exceden en un 35 % respecto a la estimación porque la conceptualización se infravalora.
- Las aprobaciones impulsadas por comités añaden un 25 % a los costes del cronograma y los recursos.
🚀 Ventaja de ClickUp: utilice ClickUp Brain para predecir patrones de gastos. Analiza su historial y señala qué campañas activas muestran advertencias tempranas dentro del software de gestión de proyectos.
✅ Prueba esta indicación: Compara mis proyectos activos con datos históricos e identifica cuáles están agotando el presupuesto más rápido de lo que tardan en completarse. Además, muéstrame qué sucedió en proyectos anteriores con patrones similares.
Una vez que conozca sus patrones, la fijación de precios se basará en datos empíricos. Ese cambio de marca de 18 000 dólares se divide en 18 000 dólares para los responsables de la toma de decisiones individuales y 23 500 dólares para las cuentas gestionadas por comités.
La IA también realiza un seguimiento en tiempo real de la velocidad de los proyectos actuales: cuando llevas dos semanas, has gastado el 55 % del presupuesto, pero la tarea de completar los entregables ha avanzado un 30 %, te avisa de que esta diferencia coincide con los patrones que precedieron a los excesos anteriores.
💡Consejo profesional: ¡Los agentes de IA de ClickUp pueden ser su sistema de advertencia temprana las 24 horas del día, los 7 días de la semana! Utilice un agente predefinido para enviar actualizaciones diarias o semanales del proyecto en el canal de chat correspondiente y configure un agente personalizado con nuestro generador sin código para que le avise cuando se supere el límite presupuestario.
Errores comunes que se deben evitar al realizar el seguimiento de los presupuestos de los proyectos
El control de costes en la gestión de proyectos se complica cuando se producen pequeños descuidos. Veamos algunos errores comunes que pueden desviar los presupuestos de su curso. 👇
| Inconveniente | Por qué ocurre esto | Cómo evitarlo |
| Tratar los anticipos como presupuestos fijos | Los anticipos suelen ocultar cargas de trabajo desiguales. Algunos meses terminan siendo ligeros, otros mucho más pesados, lo que hace que los costes reales parezcan equilibrados cuando no lo son. | Realice un seguimiento del esfuerzo en relación con los resultados dentro del contrato y revise la utilización mensualmente. |
| Olvidar los costes de transferencia de los proveedores | Las tarifas de los subcontratistas, los gastos publicitarios y las facturas de los autónomos a menudo se registran tarde o se pasan por alto, lo que inflan los márgenes sobre el papel. | Registre los costes externos tan pronto como se produzcan y etiquételos para que estén asociados a la campaña correcta. |
| Subestimar los ciclos de revisión | El trabajo creativo rara vez sigue una línea recta. Las múltiples revisiones consumen rápidamente más horas de las presupuestadas. | Cree horas de margen para revisiones basadas en el historial de proyectos anteriores y aplique límites claros. |
| Seguimiento de los presupuestos por proyecto en lugar de por campaña | Las campañas suelen incluir múltiples proyectos, como anuncios, páginas web y eventos. El seguimiento de cada uno por separado oculta el gasto real. | Elabore informes a nivel de campaña o de cliente para obtener un total preciso. |
| Ignorar la estacionalidad en el uso de los recursos | Los periodos de mayor actividad, como los lanzamientos o las vacaciones, aumentan las horas extras y los costes de los proveedores externos, lo que distorsiona el gasto medio. | Realiza la previsión de los picos estacionales y ajusta las asignaciones antes del inicio de la campaña. |
🔍 ¿Sabías que...? Las distribuciones de los sobrecostes rara vez son normales, sino que siguen una distribución de cola gruesa. Esto significa que la mayoría de los proyectos van bien, pero los pocos sobrecostes extremos son enormes. Las agencias que ignoran el riesgo de situaciones poco frecuentes y costosas a menudo acaban sufriendo pérdidas importantes.
Mejore su presupuesto con ClickUp
Todas las agencias tienen ese proyecto que parece ir bien hasta que llega la factura final. Los números cuentan una historia diferente y te quedas preguntándote cómo se han descontrolado las cosas.
Mantener la rentabilidad significa estar al tanto de sus presupuestos, su tiempo y el rendimiento de su equipo. Una vez que vea cómo se mueve el dinero, podrá dirigir cada proyecto con confianza.
El software de gestión de proyectos de ClickUp hace que esa parte sea muy sencilla. Puede realizar un seguimiento de las metas presupuestarias, controlar los gastos, realizar la previsión de costes con IA y generar informes que muestran el progreso en tiempo real. El resultado es una imagen financiera clara de cada proyecto y menos sorpresas a final de mes.
Así que adelante, dale a tus presupuestos la estructura que se merecen. ¡Regístrate hoy mismo en ClickUp! 📝
Preguntas frecuentes (FAQ)
Las agencias pueden realizar el seguimiento de los presupuestos de varios clientes manteniendo presupuestos separados para cada proyecto y supervisando el gasto real en comparación con los costes planificados. El uso de una herramienta centralizada como ClickUp para la gestión de costes y recursos ayuda a ver todo en un solo lugar sin confusiones.
Herramientas como ClickUp, Microsoft Excel u otras herramientas específicas para la gestión de proyectos pueden alertar a los equipos de proyecto cuando el gasto se acerca al límite, permitirle ajustar las asignaciones y ofrecer visibilidad en tiempo real de los costes.
Sí. ClickUp permite a las agencias vincular los presupuestos a las tareas y las entradas de tiempo, para que puedas ver cómo las horas trabajadas afectan a los costes y mantener los proyectos bajo control desde el punto de vista financiero.
Las agencias deben revisar los presupuestos al menos una vez a la semana o cada vez que se alcance un hito importante del proyecto. Las revisiones frecuentes ayudan a detectar los excesos de gasto a tiempo y a ajustar los planes según sea necesario.
Mantenga todos los costes registrados en un solo lugar, compare regularmente los gastos reales con los planificados, actualice los presupuestos con los cambios en el alcance y elabore informes claros y fáciles de leer tanto para los equipos como para los clientes.