Bienvenido al mundo de la automatización de flujos de trabajo, donde tu asistente de IA no duerme, no olvida y no juzga tu caótico calendario.
Buenas noticias: ChatGPT puede ser ese asistente, y una indicación bien elaborada puede convertirlo en tu motor de productividad entre bastidores. Tanto si eres un fundador en solitario, un director de equipo o alguien que simplemente intenta dominar el caos de su jornada laboral, esta lista de indicaciones es tu atajo para trabajar de forma más inteligente.
En esta guía, encontrarás las mejores indicaciones para automatizar los flujos de trabajo en ChatGPT. Además, veremos cómo ClickUp se convierte en tu herramienta imprescindible para la automatización de flujos de trabajo impulsada por IA. Empecemos y externalicemos las tareas manuales.
¿Qué es la automatización de flujos de trabajo y cómo puede ayudar ChatGPT?
La automatización de flujos de trabajo es el proceso de sustituir pasos manuales y repetitivos en los procesos empresariales por rutinas impulsadas por la tecnología que ahorran tiempo y mejoran la productividad.
Para los autónomos y los equipos pequeños, esto suele significar tareas como redactar correos electrónicos para los clientes, resumir notas, generar ideas para blogs o rellenar formularios.
Así es como ChatGPT ayuda con la automatización de flujos de trabajo. Puedes pedirle que redacte un correo electrónico de seguimiento, resuma una entrevista, genere ideas para contenido, traduzca un mensaje o clasifique información con solo escribir una sencilla indicación. Otra forma de utilizar la automatización de flujos de trabajo con IA es conectando ChatGPT con tus herramientas de productividad.
Por ejemplo, con Zapier, puedes configurar un flujo de trabajo en el que ChatGPT resuma automáticamente una nueva entrada del formulario y la añada como tarea en ClickUp.
📖 Lea también: ¿Cómo funciona ChatGPT? Aproveche al máximo ChatGPT
¿Por qué realizar la automatización de los flujos de trabajo con ChatGPT?
Si te sientes abrumado por una montaña de tareas repetitivas (copiar datos entre hojas, clasificar correos electrónicos interminables o escribir la misma respuesta por décima vez hoy), utilizar ChatGPT para la automatización de tareas es una decisión inteligente:
He aquí el motivo:
- Ahorra horas mediante la automatización de la entrada de datos, la clasificación de correos electrónicos y las comunicaciones repetitivas.
- Garantiza la precisión dejando que la IA se encargue de los detalles, con menos errores de copiar y pegar.
- Amplíe los procesos al instante y gestione cargas de trabajo más grandes sin necesidad de contratar personal adicional.
- Responda a clientes potenciales, clientes y equipos en tiempo real utilizando la IA siempre activa.
- Personaliza rápidamente las automatizaciones, ajustando los pasos a medida que cambian los proyectos o las necesidades.
No bromeamos cuando decimos que, con las indicaciones adecuadas y un poco de creatividad, ChatGPT puede convertir tu flujo de trabajo diario de una pérdida de tiempo en un sistema que se ejecuta solo.
¿Cómo utilizar ChatGPT de forma eficaz para la automatización de los flujos de trabajo?
Aquí tienes una guía paso a paso para integrar ChatGPT en tu flujo de trabajo:
Paso n.º 1: Identifica los desencadenantes de la automatización.
Crea una lista de los eventos exactos que deben activar ChatGPT automáticamente, como «se envía un nuevo briefing creativo», «un cliente potencial rellena un formulario» o «el estado de una tarea cambia a revisión». Estos desencadenantes se convierten en el punto de partida para tu automatización.
Paso n.º 2: Preconfigura indicaciones reutilizables
En lugar de escribir las indicaciones de ChatGPT cada vez, guarda plantillas de indicaciones estructuradas.
Por ejemplo, cuando se envíe un nuevo briefing creativo, genera un resumen del proyecto con las metas, el público objetivo y el cronograma en forma de lista con viñetas.
De esta manera, el sistema siempre sabe qué ejecutar sin necesidad de copiar y pegar manualmente.
💡 Consejo profesional: Aquí tienes un truco para ChatGPT. Encadena las indicaciones para que el resultado de una sea la entrada de la siguiente, creando flujos de trabajo de varios pasos sin intervención manual.
Paso n.º 3: conecta ChatGPT con herramientas de automatización.
ChatGPT no funciona por sí solo. Necesitas un software de automatización para integrarlo y permitir que reaccione a eventos del mundo real sin necesidad de intervención manual.
Así es como funciona:
- Elige tu automatización: selecciona una plataforma como Zapier, Make o ClickUp Automations como motor que detecta los desencadenantes y pasa la información a ChatGPT.
- Configura el desencadenante: establece una acción como fuente del evento. Podría ser algo como «Nuevo envío de formulario en ClickUp». Cada vez que alguien rellena un formulario de briefing creativo, la automatización captura instantáneamente esa entrada y la pasa al flujo de trabajo. Elegir el desencadenante adecuado garantiza que el flujo de trabajo se inicie en el momento exacto en que lo necesitas, sin intervención manual.
- Defina la acción para ChatGPT: Envíe automáticamente los datos enviados a la API de ChatGPT. Cree una plantilla de indicaciones que conecte esos campos del formulario y pida a ChatGPT que genere el briefing creativo.
- Captura el resultado: la respuesta vuelve directamente a tu flujo de trabajo, por ejemplo, creando un nuevo documento de ClickUp o añadiendo un comentario a la tarea.
De esta manera, básicamente creas un agente de IA con ChatGPT que trabaja para ti.
Paso n.º 4: Crea automatizaciones encadenadas
Un solo paso de automatización está bien, pero encadenarlos transforma tus informes de documentos estáticos en flujos de trabajo vivos.
Esto es lo que puede hacer:
- Primera acción: ChatGPT genera automáticamente el briefing creativo.
- Segunda acción: una plataforma como Zapier o ClickUp publica automáticamente ese resumen en tu canal de chat para su revisión, o lo carga automáticamente como documento en ClickUp.
- Tercera acción: Una vez revisada (quizás etiquetada como «Aprobada»), otra regla actualiza el estado de la tarea, la asigna al miembro adecuado del equipo o actúa como desencadenante de la siguiente fase del proyecto.
Básicamente, estás creando una cadena lógica en la que cada acción generada por la IA o manual establece automáticamente el siguiente paso.
Paso n.º 5: Supervisa y perfecciona continuamente
Comprueba los resultados con regularidad para detectar errores o mejorar el tono. Actualiza las plantillas de indicaciones y las reglas de automatización a medida que evolucionan tus proyectos. Una vez que se haya estabilizado, puedes pasar a casos de uso avanzados, como la elaboración de informes automatizados, resúmenes de campañas o actualizaciones personalizadas para los clientes.
💡 Consejo profesional: Prueba las indicaciones con casos extremos para descubrir fallos ocultos antes de implementar la automatización a gran escala.
Más de 25 indicaciones para la automatización de flujos de trabajo en ChatGPT
A continuación, hemos agrupado más de 25 indicaciones listas para usar por diversos procesos empresariales, para que puedas introducirlos directamente en ChatGPT y empezar a automatizar tareas con IA. 🤖
Descubrimiento y planificación de tareas
1. Identificar tareas repetitivas
Indicación: Actúa como consultor de automatización. Analiza los flujos de trabajo diarios de un equipo de marketing e identifica las tareas repetitivas que se pueden automatizar. Preséntalas en una tabla con las tareas, el tiempo dedicado, el potencial de automatización y las herramientas sugeridas.
2. Biblioteca de casos de uso de automatización
Indicación: Soy [mencione el problema al que se enfrenta con detalle y contexto]. Cree una lista de 5 casos prácticos de automatización para [sector o departamento, por ejemplo, «departamentos de RR. HH. en empresas medianas»]. Para cada caso práctico, describa el flujo de trabajo, las ventajas de la automatización y sugiera herramientas o plataformas adecuadas. Quiero que [mencione cómo desea el resultado con detalle y ejemplos].
3. Lista de control de preparación para la automatización
Indicación: Actúa como analista de sistemas. Crea una lista de control para evaluar si un proceso está listo para la automatización. Incluye criterios como la repetibilidad, las reglas, el formato de los datos y el manejo de excepciones.
🎥 Ver: Cómo utilizar la IA que se integra con tu entorno de trabajo
Selección e integración de herramientas
4. Elegir la herramienta de automatización adecuada
Indicación: Actúa como asesor tecnológico. Recomienda la mejor plataforma de automatización para gestionar [tarea]. Compara Zapier, Make, ClickUp Automations o API en un gráfico de pros y contras con los costes.
5. Plan de integración para un equipo y un caso de uso específicos.
Indicación: Utilizo [Herramienta A] para CRM y [Herramienta B] para marketing por correo electrónico. Diseña un flujo de trabajo de automatización para sincronizar los contactos entre ambas. Enumera las API necesarias, los pasos y las consideraciones de seguridad.
6. Coordinación de múltiples herramientas
Indicación: Actúa como arquitecto de flujos de trabajo. Crea un plan de integración en el que ClickUp, Slack y Google Drive trabajen juntos para [proceso]. Correlaciona los desencadenantes y las acciones exactas en todas las herramientas.
Creación de flujos de trabajo
7. Creación de flujos de trabajo de automatización personalizados
Indicación: Ponte en el rol de un especialista en automatización. Diseña un flujo de trabajo para automatizar tareas como [Insertar tarea]. Incluye pasos detallados para configurar la automatización utilizando herramientas como [Insertar herramienta] e integrarlas con plataformas como [Insertar plataformas, por ejemplo, Excel, Hojas de cálculo de Google o Trello].
8. Reglas de flujo de trabajo condicionales
Indicación: Actúa como un motor de reglas. Crea una lógica condicional para una automatización que distribuya las nuevas tareas de forma diferente en función de la prioridad y el departamento. Preséntala como un diagrama de flujo IF → THEN.
9. Plantilla de documentación del flujo de trabajo
Indicación: Actúa como ingeniero de procesos. Genera una plantilla de documentación para flujos de trabajo de automatización con las siguientes secciones: Panorámica, Desencadenante, Acción, Herramientas, Gestión de excepciones y Propietario.
🔍 ¿Sabías que...? Los sistemas automatizados de cobro de peajes, como E-ZPass, se introdujeron por primera vez a finales de la década de 1980. Antes de eso, los conductores tenían que esperar en largas colas para pagar en efectivo, lo que convirtió la automatización de las carreteras en una de las primeras tecnologías de conveniencia generalizadas.
Automatización de datos y elaboración de informes
10. Automatización de la recopilación de datos y la elaboración de informes
Indicación: Actúa como un experto en automatización de datos. Proporciona un plan paso a paso para automatizar la recopilación de datos, la organización y la elaboración de informes para [inserta el propósito, por ejemplo, seguimiento de ventas, supervisión del rendimiento]. Incluye orientación sobre el uso de herramientas como Google Apps Script, Power Query o API.
📮 Información de ClickUp: El 62 % de nuestros encuestados confía en herramientas de IA conversacional como ChatGPT y Claude. Su interfaz de chatbot familiar y sus versátiles capacidades (para generar contenido, analizar datos y mucho más) podrían ser la razón por la que son tan populares en diversos roles y sectores.
Sin embargo, si un usuario tiene que cambiar a otra pestaña para hacer una pregunta a la IA cada vez, los costes asociados al cambio de contexto y al uso del interruptor se acumulan con el tiempo.
Pero no con ClickUp Brain. Está integrado en tu entorno de trabajo de ClickUp, sabe en qué estás trabajando, entiende las indicaciones de texto sin formato y te da respuestas muy relevantes para tus tareas. ¡Experimenta una mejora del doble en tu productividad con ClickUp!
11. Diseño de automatización del panel de control
Indicación: Actúa como analista de negocios. Crea un flujo de trabajo de automatización que actualice un panel en [herramienta, por ejemplo, Google Data Studio, Power BI, ClickUp Dashboards ] con datos en tiempo real de [fuentes de datos]. Describe los desencadenantes, las transformaciones de datos y la frecuencia de actualización.
12. Flujo de trabajo de garantía de calidad de los datos
Indicación: Diseña un flujo de trabajo automatizado que valide los datos entrantes en busca de errores antes de la elaboración de informes. Incluye pasos para la detección de duplicados, comprobaciones de formato y notificaciones cuando se encuentren problemas.
Comunicación y colaboración
13. Automatización del flujo de trabajo del correo electrónico
Indicación: Crea un flujo de trabajo en el que las consultas de nuevos clientes generen automáticamente una tarea en ClickUp, redacta una respuesta en Gmail a través de ChatGPT y envíala para su aprobación a un responsable en Slack.
⚙️ Bonificación: La plantilla de automatización de correo electrónico de ClickUp automatiza tus flujos de trabajo de correo electrónico al desencadenar correos electrónicos basados en el estado de las tareas, las fechas límite o las acciones de los clientes. Puedes configurar secuencias, recordatorios y seguimientos para que las campañas se ejecuten automáticamente, lo que reduce el trabajo manual y mantiene todos los mensajes dentro del plazo y el objetivo previstos.
14. Notificaciones de Slack
Indicación: Diseña una automatización que publique un resumen de todas las tareas de ClickUp que se hayan movido a «Completadas» a las 5 p. m. todos los días. Incluye el nombre de la tarea, la persona asignada y la hora de finalización.
15. Notificaciones multiplataforma
Indicación: Diseña una automatización que publique actualizaciones de [Herramienta A, por ejemplo, ClickUp] en [Herramienta B, por ejemplo, Slack] en un resumen diario estructurado. Incluye campos como el estado de la tarea, la persona asignada y la fecha límite.
🚀 Ventaja de ClickUp: No siempre tienes tiempo para escribir una indicación. ClickUp Brain MAX tiene compatibilidad con Talk to text, por lo que puedes dictar indicaciones o ideas mientras te desplazas entre reuniones.
Por ejemplo, el responsable de un proyecto puede realizar una solicitud rápida como «resumir la reunión de ingeniería de ayer y destacar los obstáculos», y Brain MAX generará un resumen escrito vinculado a la lista de tareas correspondiente.
Automatizaciones basadas en scripts y código.
16. Generación de scripts personalizados
Indicación: Escribe un script en Python para descargar automáticamente los adjuntos de Gmail y guardarlos en Google Drive. Incluye comentarios para la implementación.
17. Automatizaciones basadas en webhooks
Indicación: Genera un script webhook que se active cuando [inserta evento, p. ej., envío de un nuevo formulario] ocurra en [herramienta]. El script debe llamar a ChatGPT para resumir el evento y publicarlo en [herramienta de objetivo]. Incluye instrucciones de implementación.
18. Flujo de trabajo de integración de API
Indicación: Actúa como un experto en API. Escribe las llamadas API necesarias para sincronizar [tipo de datos] entre [herramienta A] y [herramienta B]. Proporciona los pasos de autenticación, ejemplos de puntos finales y estrategias de gestión de errores.
🚀 Ventaja de ClickUp: Cuando recopilas respuestas a encuestas a través de ClickUp Forms, cada envío se convierte en una tarea en tu entorno de trabajo de ClickUp. Eso significa que los datos ya están estructurados y listos para explorar.
A continuación, puede pedirle a ClickUp Brain que revise las respuestas, destaque los temas recurrentes e identifique las citas clave. Por ejemplo, si varios clientes mencionan dificultades durante la incorporación, la IA puede señalar esa tendencia y ayudarle a asignar inmediatamente una tarea de seguimiento al equipo de incorporación.
ROI y optimización
19. Cálculo del ROI para la automatización
Indicación: Tengo [mencione el problema al que se enfrenta con detalle y contexto]. Ayúdeme a calcular el retorno de la inversión (ROI) de automatizar [describa el proceso, por ejemplo, «introducción de datos de facturas»]. Proporcione una lista de los factores a tener en cuenta, proporcione una plantilla de cálculo de muestra y explique cómo interpretar los resultados. Quiero que [mencione cómo quiere el resultado con detalle y ejemplos].
20. Previsión de ahorro de tiempo
Indicación: Crea un modelo de proyección de ahorro de tiempo para automatizar la calificación de clientes potenciales. Compartir el resultado en un gráfico de previsión de 12 meses.
21. Escenarios de impacto de la automatización
Indicación: Genere tres escenarios (conservador, realista y agresivo) que muestren el impacto de la automatización de las tareas de incorporación de clientes en la productividad del equipo.
Solución de problemas y escalabilidad
22. Solución de errores
Indicación: Me encuentro con un [error] en mi flujo de trabajo de Zapier. Analiza las posibles causas, enumera los pasos de diagnóstico y sugiere soluciones en formato de lista de control.
🧠 Dato curioso: El primer autorespondedor de correo electrónico se creó en 1971 para ARPANET, la primera red de Internet. Enviaba simples avisos de «fuera de la oficina» para explicar los retrasos en las respuestas por correo electrónico.
23. Planificación de la resiliencia
Indicación: Actúa como ingeniero de fiabilidad. Sugiere estrategias de conmutación por error si falla un paso de la automatización (por ejemplo, tiempo de espera de la API). Genera el resultado en forma de árbol de decisión.
24. Escalar los flujos de trabajo de automatización
Indicación: Soy [mencione la configuración de automatización actual]. Sugiera una hoja de ruta para ampliar este flujo de trabajo a varios departamentos. Incluya el mapeo de dependencias, la consolidación de herramientas y las consideraciones de gobernanza.
Indicaciones específicas para cada sector o caso de uso
25. Automatización de flujos de trabajo de RR. HH.
Indicación: Soy [mencione el contexto del equipo de RR. HH.]. Sugiera cinco flujos de trabajo de automatización para RR. HH. que abarquen la contratación, la incorporación, la nómina y el cumplimiento normativo. Proporcione detalles sobre las herramientas y los pasos para implementarlos.
📖 Lea también: Cómo utilizar ChatGPT-4o en el trabajo
26. Automatización del flujo de trabajo de marketing
Indicación: Actúa como consultor de automatización de marketing. Diseña cinco flujos de trabajo de automatización para briefings creativos, aprobaciones de activos, elaboración de informes sobre campañas y actualizaciones de las partes interesadas. Genera una biblioteca de casos de uso.
🚀 Ventaja de ClickUp: Los equipos de soporte suelen pasar horas respondiendo a las mismas preguntas, como restablecimiento de contraseñas o consultas sobre facturación. El agente autopiloto preconfigurado de ClickUp extrae los pasos precisos de tus documentos de ayuda y responde directamente al cliente.
Por ejemplo, cuando varios clientes solicitan actualizaciones de sus datos de pago, el agente proporciona las instrucciones de inmediato, lo que permite a su equipo centrarse en resolver problemas que requieren un trato personalizado.
Uso de proyectos de ChatGPT para la automatización de flujos de trabajo a largo plazo
Los proyectos de ChatGPT son espacios de trabajo digitales inteligentes, fiables para cualquier tarea compleja o de larga duración.
Reúna todos sus chats, archivos de referencia e instrucciones específicas del proyecto en una carpeta para que la herramienta de colaboración con IA pueda formular una comprensión de en qué está trabajando y mantenerse centrada en el tema.
También ofrece Deep Research, que le permite realizar investigaciones en varios pasos a través de Internet, y Voice Mode, que le permite hacer una lluvia de ideas sin usar las manos o hacer preguntas sobre un PDF tocando el icono del micrófono.
Buenas prácticas para optimizar la automatización de ChatGPT
A continuación, te presentamos algunas buenas prácticas para optimizar la automatización de ChatGPT:
- Ten preparado un plan de copia de seguridad para cuando las cosas salgan mal. Ten a alguien listo para intervenir o crea respuestas sencillas del tipo «Te responderé más tarde» que te den tiempo para solucionar los problemas.
- Crea un documento con la voz de la marca con entre 5 y 10 frases de muestra que muestren cómo habla tu empresa y pega esto en cada indicación de automatización del flujo de trabajo. Así, tus respuestas sonarán como si las hubiera escrito tu equipo.
- Programa sesiones de formación periódicas en las que le proporciones a ChatGPT tus mejores respuestas escritas por humanos a solicitudes similares, ayudándole a aprender tu estilo preferido y a mejorar con el tiempo.
- Utilice indicaciones restrictivas indicando a ChatGPT lo que NO debe hacer junto con lo que debe hacer. Diga «no utilice jerga, no haga menciones a la competencia, no haga promesas sobre los plazos de entrega» para establecer límites más claros.
- Aplica el método del pato de goma haciendo que ChatGPT explique su razonamiento antes de dar el resultado final y, a continuación, utiliza solo la respuesta final. De este modo, se detectan los errores lógicos antes de que lleguen a tus clientes.
🔍 ¿Sabías que... Los antiguos griegos crearon algunos de los primeros dispositivos automatizados? El héroe de Alejandría diseñó una máquina impulsada por vapor en el siglo I d. C., considerada a menudo como el primer ejemplo registrado de un dispositivo programable.
⚙️ Bonus: Inspírate con estos ejemplos de flujos de trabajo para dar a tu equipo la libertad necesaria para llevar a cabo grandes proyectos.
¿Existen límites para la automatización de flujos de trabajo con las indicaciones de ChatGPT?
Aunque ChatGPT puede realizar la automatización de muchas tareas basadas en texto, sus capacidades tienen límites.
Estos límites implican que las empresas deben diseñar flujos de trabajo con medidas de seguridad y supervisión humana, e incluso considerar alternativas a ChatGPT para necesidades especializadas:
- Fiabilidad de los resultados: genera respuestas impredecibles o inconsistentes que requieren validación antes de su uso.
- Razonamiento complejo: dificultades con la lógica de varios pasos o tareas específicas que requieren cálculos precisos.
- Precisión de la información: genera detalles plausibles pero incorrectos (denominados «alucinaciones»), lo que conlleva el riesgo de desinformación.
- Dependencia de la calidad de las indicaciones: Requiere indicaciones detalladas y bien estructuradas para mantener la precisión y la relevancia.
🧠 Dato curioso: El primer robot industrial se llamaba Unimate y comenzó a realizar el trabajo en una planta de General Motors en 1961. ¿Su trabajo? Mover piezas metálicas fundidas en caliente. Al principio, la gente le tenía tanto miedo que obligaron a la empresa a mantenerlo detrás de una jaula de seguridad.
Integración de ChatGPT con aplicaciones de productividad
Los flujos de trabajo modernos suelen combinar software de automatización de tareas con IA. Si se utiliza de forma inteligente, ChatGPT puede encajar perfectamente en esta configuración. Analicémoslo con dos métodos eficaces. ⚒️
1. Uso de Zapier (o plataformas iPaaS similares)
Zapier conecta ChatGPT con más de 8000 aplicaciones, lo que desencadena acciones basadas en IA en función de eventos que se producen en otros lugares.
Por ejemplo, cuando llegue una nueva respuesta del formulario de Google, puede activar ChatGPT para que redacte un correo electrónico y luego lo guarde como borrador en Gmail.
Los autónomos también han desarrollado automatizaciones inteligentes para la gestión de proyectos, como cuando un mensaje entrante pasa por ChatGPT, que lo clasifica (asistencia, cancelación o pregunta) y actualiza Airtable en consecuencia, todo ello gracias a Zapier.
2. Sincronización con software de gestión de proyectos como ClickUp
ClickUp se integra con Zapier para que el contenido generado por ChatGPT se incorpore sin problemas como elementos procesables en tu entorno de trabajo. Puedes desencadenar la creación de tareas a partir de indicaciones, marcar comentarios inapropiados o resumir automáticamente las actualizaciones de tareas utilizando la IA.
A continuación te explicamos cómo convertir los conocimientos de la IA en flujos de trabajo de gestión de proyectos estructurados:
- Da una indicación a ChatGPT dentro de ClickUp Brain (a través de Zapier) para generar una lista de tareas pendientes o un plan de campaña.
- Crea automáticamente tareas coincidentes en ClickUp, cada una con títulos, descripciones y asignaciones.
- Utilice ChatGPT para resumir las actualizaciones y publicarlas en los comentarios de las tareas o en documentos para mayor claridad.
📌 Ejemplo: Supongamos que un bloguero añade ideas a unas Hojas de cálculo de Google.
Un Zap supervisa las nuevas filas y, a través de Zapier, desencadena ChatGPT para refinar el concepto y convertirlo en un esquema de blog. A continuación, crea una tarea de ClickUp con campos correlacionados como título, autor y fecha límite. De esta manera, pasas directamente de la lluvia de ideas al trabajo gestionado y asignado.
Cómo ClickUp permite una automatización más inteligente de los flujos de trabajo
Los equipos suelen perder horas cada semana en tareas que no hacen avanzar los proyectos: reescribir las mismas indicaciones, buscar el contexto en diferentes aplicaciones o configurar manualmente la asignación de tareas.
El resultado suele ser una ejecución más lenta y compañeros de equipo frustrados.
ClickUp, un entorno de trabajo de IA convergente, marca una verdadera diferencia al combinar plantillas de gestión de proyectos, automatización e IA para optimizar todo el flujo de trabajo.
Además, los usuarios de ClickUp AI obtienen acceso completo a los últimos modelos de IA premium, incluidos ChatGPT, Gemini y Claude.
Veamos más de cerca cómo hacerlo. 💁
Pasa directamente del plan a la ejecución.
Las ideas tienen poco valor si se quedan estancadas en la fase de planificación. Las automatizaciones de ClickUp mantienen el trabajo en marcha al desencadenar el siguiente paso sin esfuerzo manual.
Por ejemplo, cuando un equipo de producto copia un plan de lanzamiento de funciones de ChatGPT a una tarea de ClickUp, las automatizaciones pueden asignar ingenieros al instante, crear tareas de prueba y notificar al equipo de control de calidad una vez que se completan los hitos de desarrollo.
A continuación, le mostramos cómo configurar este software de automatización de flujos de trabajo y maximizar su potencial:
1. Utiliza plantillas de automatización predefinidas.
ClickUp ofrece más de 100 plantillas de automatización de flujos de trabajo prediseñadas y pensadas para gestionar los flujos de trabajo más comunes, para que no tengas que empezar desde cero.
Para aplicar un ejemplo de automatización predefinido:
- Abre el espacio, la carpeta o la lista donde deseas añadir la automatización.
- Ve a Automatizaciones → Explorar.
- Seleccione una plantilla relevante para su flujo de trabajo.
- Personaliza los desencadenantes y las acciones si es necesario (por ejemplo, asigna un miembro específico del equipo, actualiza un campo personalizado).
- Activa la automatización con un solo clic.
2. Crea automatizaciones personalizadas
Para flujos de trabajo que requieren más flexibilidad, IA Automation Builder le permite crear automatizaciones personalizadas utilizando indicaciones en inglés sencillo:
- Simplemente describe tu flujo de trabajo: por ejemplo, «Cuando se envíe un nuevo briefing creativo, asígnaselo al responsable de marketing, notifícalo al canal #creative de Slack y mueve la tarea a "En revisión"».
- ClickUp Brain traduce instantáneamente esto en una automatización funcional con desencadenantes y acciones.
- Puede editar y ajustar la automatización antes de publicarla, asegurándose de que cumple exactamente con sus requisitos.
📣 Opinión de un cliente: Jodi Salice, de United Way Suncoast, comparte:
No tengo palabras para describir lo bueno que es. Entre la automatización, las plantillas y todos los diferentes tipos de seguimiento y vistas, es imposible equivocarse con ClickUp.
No tengo palabras para describir lo bueno que es. Entre la automatización, las plantillas y todos los diferentes tipos de seguimiento y vistas, es imposible equivocarse con ClickUp.
3. Implemente agentes de IA predefinidos y personalizados.
Los agentes de IA de ClickUp son agentes de IA que pueden realizar de forma autónoma acciones complejas de varios pasos, tomar decisiones e interactuar con su entorno de trabajo utilizando lenguaje natural y contexto.
Si pasas horas recopilando actualizaciones para las partes interesadas, puedes implementar el Agente de informes semanales para que se encargue de ello por ti. Recopila tareas, progresos y plazos en un resumen claro y lo publica automáticamente.
O cuando las reuniones diarias empiezan a restar tiempo de productividad, el Daily Standup Agent crea resúmenes rápidos del progreso, las prioridades y los obstáculos, para que tu equipo tenga la claridad de una reunión sin tener que pasar 30 minutos en una reunión.
Si tu equipo está constantemente haciendo las mismas preguntas, como «¿Quién es el responsable de esta tarea?» o «¿Cuándo vence?», el agente de respuestas automáticas interviene y extrae los datos directamente de ClickUp, de modo que las respuestas son instantáneas y precisas sin que nadie tenga que buscar por todas partes.
También puede utilizar la IA para mejorar la productividad y diseñar agentes de piloto automático personalizados de ClickUp.
Por ejemplo, convierte notas de reuniones desordenadas en resúmenes de tareas procesables, envía automáticamente los formularios enviados al propietario adecuado o incluso encadena varias acciones, como generar un resumen creativo y enviarlo directamente a Slack y al correo electrónico para su aprobación.
🎥 Ver: ¿Cómo configurar su primer agente de IA?
⚙️ Bonus: También puedes probar las plantillas de indicaciones de ChatGPT para marketing de contenido y creación de ClickUp. Almacenadas directamente en ClickUp Documentos, están repletas de indicaciones listas para usar para crear blogs, publicaciones en redes sociales o textos publicitarios.
Encuentre respuestas sin salir de su entorno de trabajo.
Incluso con los recursos documentados, los equipos suelen tener dificultades para reconstruir el contexto.
ClickUp Brain aborda esto conectándose a tareas, documentos, chats y aplicaciones integradas, para que las respuestas lleguen al instante.
Supongamos que un director de marketing está preparando un informe de rendimiento mensual. Puede preguntar al gestor de tareas de IA qué campañas generaron mayor interacción durante el último mes y obtener un resumen enlazado con tareas, resúmenes de campañas y recursos creativos.
El gestor ahorra horas de revisión manual y puede presentar información respaldada por referencias directas al trabajo del equipo.
Utiliza la IA avanzada cuando el trabajo lo requiera.
Los resúmenes rápidos son útiles, pero algunas situaciones requieren un nivel de análisis más profundo.
ClickUp Brain MAX crea un entorno de escritorio específico para ello, conectando datos del entorno de trabajo, herramientas externas y múltiples modelos de IA como GPT, Claude o Gemini. Esto significa que ya no tendrás que cambiar constantemente de herramienta de IA. Con Brain Max, evitarás por completo la proliferación de IA. Así es como funciona:
Por ejemplo, un director de RR. HH. que se esté preparando para las evaluaciones anuales puede pedirle a Brain MAX que analice las notas de rendimiento de los empleados, las tareas completadas y los comentarios de los compañeros.
El sistema genera un informe detallado en el que se destacan los puntos fuertes, las áreas de mejora y los logros más destacados de cada miembro del equipo. Con esta información consolidada, el director de RR. HH. puede realizar evaluaciones de forma más eficiente y proporcionar comentarios significativos respaldados por datos.
🎥 Ver: Aprovecha el potencial ilimitado de Brain MAX
Ten las indicaciones listas para usar.
Reutilizar información suele resultar más difícil que crearla desde cero. Un equipo puede tener una excelente indicación de ChatGPT para resumir los comentarios de los clientes, pero si solo figura en las notas de una persona, nadie más se beneficia de ella.
ClickUp Docs resuelve este problema permitiendo a los equipos almacenar plantillas de indicaciones reutilizables donde todos puedan encontrarlas.
Por ejemplo, un equipo de soporte al cliente puede crear un documento con indicaciones reutilizables para redactar respuestas a tickets, resumir los comentarios de los clientes y escalar problemas.
Cuando llega un día de gran volumen de trabajo, los agentes abren el documento, seleccionan una indicación probada y generan respuestas precisas que se ajustan a los estándares del equipo. Con el tiempo, el documento se convierte en una base de conocimientos que los nuevos agentes pueden utilizar desde el primer día, lo que reduce considerablemente el tiempo de formación.
Del chatear a la acción con ClickUp
Al fin y al cabo, ChatGPT es una herramienta brillante para despertar ideas creativas, redactar contenidos o responder preguntas sobre la marcha.
Pero cuando se trata de automatizar flujos de trabajo y reunir tareas, documentos, comunicaciones e informes en un solo lugar, ClickUp toma la delantera.
¿Por qué cambiar de herramienta cuando ClickUp reúne la IA, la gestión de proyectos y la automatización en un solo lugar? Con ClickUp Brain y ClickUp Automations, obtienes respuestas y las conviertes en acciones sin salir de tu entorno de trabajo.
¡Empieza a realizar automatizaciones con ClickUp hoy mismo!
Preguntas frecuentes
1. ¿Cuál es la seguridad de utilizar ChatGPT para la automatización de los flujos de trabajo empresariales?
ChatGPT facilita el procesamiento seguro de datos según los estándares de OpenAI, pero la seguridad depende de su implementación al integrar la IA en sus flujos de trabajo. Utilice siempre conexiones API seguras, restrinja el acceso mediante autenticación y evite el uso compartido de información confidencial o de identificación personal directamente con la IA.
2. ¿Qué habilidades necesito para implementar estas indicaciones de automatización de ChatGPT?
No es necesario ser un experto en programación, pero ayuda estar familiarizado con la redacción básica de indicaciones y comprender los pasos clave de su flujo de trabajo. El conocimiento de las herramientas que está integrando (como ClickUp, Zapier o API) y cierta experiencia con plataformas de automatización pueden acelerar la configuración.
3. ¿Cuánto tiempo puedo ahorrar con la automatización de flujos de trabajo de ChatGPT?
El ahorro de tiempo varía según la complejidad de la tarea, pero muchos usuarios afirman haber reducido en horas tareas repetitivas como la redacción de contenidos, el resumen de datos y las actualizaciones de estado.
4. ¿Puede ChatGPT automatizar procesos complejos de toma de decisiones?
ChatGPT destaca en la generación de sugerencias y el análisis de entradas basadas en texto, pero no está diseñado para sustituir por completo el criterio humano en decisiones complejas. Para decisiones complejas o de alto riesgo, es mejor utilizarlo como herramienta de apoyo junto con la automatización basada en reglas y la supervisión humana.