Las mejores indicaciones para automatizar flujos de trabajo en ChatGPT

La automatización de flujos de trabajo es el proceso de sustituir pasos manuales y repetitivos en los flujos de trabajo de la empresa por rutinas impulsadas por la tecnología que ahorran tiempo y mejoran la productividad.

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Por ejemplo, cuando se envíe un nuevo briefing creativo, genera un resumen del proyecto con los objetivos, el público objetivo y el cronograma en forma de lista con viñetas.

💡 Consejo profesional: Aquí tienes un truco para ChatGPT. Encadena las indicaciones para que el resultado de una se convierta en la entrada de la siguiente, creando flujos de trabajo de varios pasos sin intervención manual.

💡 Consejo profesional: Pruebe las indicaciones con casos extremos para descubrir fallos ocultos antes de implementar la automatización a gran escala.

Indicación: Actúa como consultor de automatización. Analiza los flujos de trabajo diarios de un equipo de marketing e identifica las tareas repetitivas que se pueden automatizar. Preséntalas en una tabla con las tareas, el tiempo dedicado, el potencial de automatización y las herramientas sugeridas.

Indicación: Soy [mencione el problema al que se enfrenta con detalle y contexto]. Cree una lista de 5 casos prácticos de automatización para [sector o departamento, por ejemplo, «departamentos de RR. HH. en empresas medianas»]. Para cada caso práctico, describa el flujo de trabajo, las ventajas de la automatización y sugiera herramientas o plataformas adecuadas. Quiero que [mencione cómo desea el resultado con detalle y ejemplos].

Indicación: Actúa como analista de sistemas. Crea una lista de control para evaluar si un proceso está listo para la automatización. Incluye criterios como la repetibilidad, las reglas, el formato de los datos y el manejo de excepciones.

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Indicación: Actúa como asesor tecnológico. Recomienda la mejor plataforma de automatización para gestionar [tarea]. Compara Zapier, Make, ClickUp Automations o API en un gráfico de pros y contras con los costes.

Indicación: Utilizo [Herramienta A] para CRM y [Herramienta B] para marketing por correo electrónico. Diseña un flujo de trabajo de automatización para sincronizar los contactos entre ambos. Lista las API necesarias, los pasos y las consideraciones de seguridad.

Indicación: Actúa como arquitecto de flujo de trabajo. Crea un plan de integración en el que ClickUp, Slack y Google Drive trabajen juntos para [proceso]. Correlaciona los desencadenantes y las acciones exactas en todas las herramientas.

Indicación: Ponte en el rol de un especialista en automatización. Diseña un flujo de trabajo para automatizar tareas como [Insertar tarea]. Incluye pasos detallados para realizar los ajustes de la automatización utilizando herramientas como [Insertar herramienta] e integrarlas con plataformas como [Insertar plataformas, por ejemplo, Excel, Hojas de cálculo de Google o Trello].

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Indicación: Actúa como un motor de reglas. Crea una lógica condicional para una automatización que distribuya las nuevas tareas de forma diferente en función de la prioridad y el departamento. Preséntala como un diagrama de flujo IF → THEN.

Sugerencia: Actúa como ingeniero de procesos. Genera una plantilla de documentación para flujos de trabajo de automatización con las siguientes secciones: Panorámica, Desencadenante, Acción, Herramientas, Gestión de excepciones y Propietario.

🔍 ¿Sabías que...? Los sistemas automatizados de cobro de peajes, como E-ZPass, se introdujeron por primera vez a finales de la década de 1980. Antes de eso, los conductores tenían que esperar en largas colas para pagar en efectivo, lo que convirtió la automatización de las carreteras en una de las primeras tecnologías de conveniencia generalizadas.

Indicación: Actúa como un experto en automatización de datos. Proporciona un plan paso a paso para automatizar la recopilación de datos, la organización y la elaboración de informes para [inserta el propósito, por ejemplo, seguimiento de ventas, supervisión del rendimiento]. Incluye orientación sobre el uso de herramientas como Google Apps Script, Power Query o API.

📮 Información de ClickUp: El 62 % de nuestros encuestados confía en herramientas de IA conversacional como ChatGPT y Claude. Su interfaz de chatbot familiar y sus versátiles capacidades (para generar contenido, analizar datos y mucho más) podrían ser la razón por la que son tan populares en diversos rols y sectores.

Sin embargo, si un usuario tiene que cambiar a otra pestaña para hacer una pregunta a la IA cada vez, los costes asociados al cambio de contexto y al uso del interruptor se acumulan con el tiempo.

Pero no con ClickUp Brain. Está integrado en tu entorno de trabajo, sabe en qué estás trabajando, entiende las indicaciones de texto sin formato y te da respuestas muy relevantes para tus tareas. ¡Experimenta una mejora del doble en tu productividad con ClickUp!

Indicación: Actúa como analista de negocios. Crea un flujo de trabajo de automatización que actualice un panel en [Herramienta, por ejemplo, Google Data Studio, Power BI, ClickUp Dashboards ] con datos en tiempo real de [fuentes]. Describe los desencadenantes, las transformaciones de datos y la frecuencia de actualización.

Sugerencia: Diseña un flujo de trabajo automatizado que valide los datos entrantes en busca de errores antes de la elaboración de informes. Incluye pasos para la detección de duplicados, comprobaciones de formato y notificaciones cuando se encuentren problemas.

Indicación: Crea un flujo de trabajo en el que las consultas de nuevos clientes generen automáticamente una tarea de ClickUp, redacta una respuesta en Gmail a través de ChatGPT y envíala para su aprobación a un responsable en Slack.

⚙️ Bonificación: la plantilla de automatización de correo electrónico de ClickUp automatiza tus flujos de trabajo de correo electrónico al actuar como desencadenante de correos electrónicos basados en el estado de las tareas, las fechas de vencimiento o las acciones de los clientes. Puedes configurar secuencias, recordatorios y seguimientos para que las campañas se ejecuten automáticamente, lo que reduce el trabajo manual y mantiene todos los mensajes dentro del plazo y el objetivo previstos.

Indicación: Diseña una automatización que publique un resumen de todas las tareas de ClickUp que se hayan movido a «Completada» a las 5 p. m. todos los días. Incluye el nombre de la tarea, la persona asignada y la hora de finalización.

Indicación: Diseña una automatización que publique actualizaciones de [Herramienta A, por ejemplo, ClickUp] en [Herramienta B, por ejemplo, Slack] en un resumen diario estructurado. Incluye campos como el estado de la tarea, la persona asignada y la fecha de vencimiento.

🚀 Ventaja de ClickUp: No siempre tienes tiempo para escribir una indicación. ClickUp Brain MAX cuenta con compatibilidad con Talk to texto, por lo que puedes dictar indicaciones o ideas mientras te desplazas entre reuniones.

Por ejemplo, el responsable de un proyecto puede realizar una solicitud rápida como «resumir la reunión de ingeniería de ayer y destaca los obstáculos», y Brain MAX generará un resumen escrito con conexión (a internet) a la lista de tareas correspondiente.

Indicación: Escriba un script en Python para descargar automáticamente los adjuntos de Gmail y guardarlos en Google Drive. Incluya comentarios para la implementación.

Indicación: Genera un script webhook que se active como desencadenante cuando [Insertar evento, p. ej., envío de un nuevo formulario] ocurra en [Herramienta]. El script debe llamar a ChatGPT para resumir el evento y publicarlo en [Herramienta de objetivo]. Incluye instrucciones de implementación.

Indicación: Actúa como un experto en API. Escribe las llamadas API necesarias para sincronizar [tipo de datos] entre [Herramienta A] y [Herramienta B]. Proporciona los pasos de autenticación, ejemplos de puntos finales y estrategias de gestión de errores.

Ventaja de ClickUp: Cuando recopilas respuestas a encuestas a través de ClickUp Forms, cada envío se convierte en una tarea en tu entorno de trabajo. Eso significa que los datos ya están estructurados y listos para explorar.

A continuación, puede pedirle a ClickUp Brain que revise las respuestas, destaque los temas recurrentes e identifique las citas clave. Instancia: si varios clientes hacen mención de dificultades durante la incorporación, la IA puede señalar esa tendencia y ayudarle a asignar inmediatamente una tarea de seguimiento al equipo de incorporación.

Sintetiza los comentarios con ClickUp Brain.

Indicación: Tengo [mencione el problema al que se enfrenta con detalle y contexto]. Ayúdeme a calcular el retorno de la inversión (ROI) de automatizar [describa el proceso, por ejemplo, «introducción de datos de facturas»]. Enumere los factores a tener en cuenta, proporcione una plantilla de cálculo de muestra y explique cómo interpretar los resultados. Quiero que [mencione cómo desea el resultado con detalle y ejemplos].

Indicación: Crea un modelo de proyección de ahorro de tiempo para automatizar la calificación de clientes potenciales. Comparte el resultado en un gráfico de previsión de 12 meses.

Indicación: Genere tres escenarios (conservador, realista y agresivo) que muestren el impacto de la automatización de las tareas de incorporación de clientes en la productividad del equipo.

Sugerencia: Me encuentro con un [error] en mi flujo de trabajo de Zapier. Analiza las posibles causas, enumera los pasos de diagnóstico y sugiere soluciones en formato de lista de control.

🧠 Dato curioso: El primer autorespondedor de correo electrónico se creó en 1971 para ARPANET, los inicios de Internet. Enviaba simples avisos de «fuera de la oficina» para explicar los retrasos en las respuestas por correo electrónico.

Indicación: Actúa como ingeniero de fiabilidad. Sugiere estrategias de conmutación por error si falla un paso de automatización (por ejemplo, tiempo de espera de la API). Genera el resultado en forma de árbol de decisión.

Indicación: Soy [mención la configuración de automatización actual]. Sugiera una hoja de ruta para ampliar este flujo de trabajo a varios departamentos. Incluya el correlacionar de dependencias, la consolidación de herramientas y las consideraciones de gobernanza.

Indicación: Soy [mención al contexto del equipo de RR. HH.]. Sugiera cinco flujos de trabajo de automatización para RR. HH. que abarquen la contratación, la incorporación, la nómina y el cumplimiento normativo. Proporcione detalles sobre las herramientas y los pasos para implementarlos.

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Indicación: Actúa como consultor de automatización de marketing. Diseña cinco flujos de trabajo de automatización para briefings creativos, aprobaciones de activos, elaboración de informes de campañas y actualizaciones de las partes interesadas. Genera el resultado como una biblioteca de casos de uso.

Ventaja de ClickUp: Los equipos de soporte suelen pasar horas respondiendo a las mismas preguntas, como restablecimiento de contraseñas o consultas sobre facturación. El agente autopiloto predefinido de ClickUp extrae los pasos precisos de tus documentos de ayuda y responde directamente al cliente.

Por ejemplo, cuando varios clientes solicitan actualizaciones de sus datos de pago, el agente proporciona las instrucciones de inmediato, lo que permite a su equipo centrarse en resolver problemas que requieren un trato personalizado.

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🔍 ¿Sabías que... Los antiguos griegos crearon algunos de los primeros dispositivos automatizados? El héroe de Alejandría diseñó una máquina impulsada por vapor en el siglo I d. C., considerada a menudo como el primer ejemplo registrado de un dispositivo programable.

⚙️ Bonificación: Inspírate con estos ejemplos de flujo de trabajo para dar a tu equipo la libertad necesaria para llevar a cabo grandes proyectos.

🧠 Dato curioso: El primer robot industrial se llamaba Unimate y comenzó a trabajar en una planta de General Motors en 1961. ¿Su trabajo? Mover piezas metálicas fundidas en caliente. Al principio, la gente le tenía tanto miedo que obligaron a la empresa a mantenerlo detrás de una jaula de seguridad.

Por instancia, cuando llegue una nueva respuesta de Google Formulario, puede utilizar un desencadenante (ChatGPT) para que redacte un correo electrónico y luego lo guarde como borrador en Gmail.

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📌 Ejemplo: Supongamos que un bloguero añade ideas a Hojas de cálculo de Google.

Un Zap supervisa las nuevas filas y, a través de Zapier, actúa como desencadenante de ChatGPT para refinar el concepto y convertirlo en un esquema de blog. A continuación, crea una tarea de ClickUp con campos correlacionados como título, autor y fecha límite. De esta manera, pasas directamente de la lluvia de ideas al trabajo gestionado y asignado.

Por ejemplo, cuando un equipo de producto copia un plan de lanzamiento de funciones de ChatGPT a una tarea de ClickUp, las automatizaciones pueden asignar ingenieros al instante, crear tareas de prueba y notificar al equipo de control de calidad una vez que se completen los hitos de desarrollo.

📣 Opinión de un cliente: Jodi Salice, de United Way Suncoast, comparte:

No tengo palabras para describir lo bueno que es. Entre la automatización, las plantillas y todos los diferentes tipos de seguimiento y vistas, es imposible equivocarse con ClickUp.

Por ejemplo, convierte notas desordenadas de reuniones en resúmenes de tareas procesables, envía automáticamente los envíos de formularios al propietario adecuado o incluso encadena varias acciones, como generar un resumen creativo y enviarlo directamente a Slack y al correo electrónico para su aprobación.

🎥 Ver: ¿Cómo hacer el ajuste de su primer agente IA?

⚙️ Bonus: También puedes probar las plantillas de indicaciones de ChatGPT para marketing de contenido y creación de ClickUp. Almacenadas directamente en ClickUp Documento, están repletas de indicaciones listas para usar para crear blogs, publicaciones en redes sociales o textos publicitarios.

Supongamos que un director de marketing está preparando un informe de rendimiento mensual. Puede preguntar al gestor de tareas de IA qué campañas generaron mayor interacción durante el último mes y obtener un resumen enlazado a tareas, resúmenes de campañas y recursos creativos.

Instancia, un director de RR. HH. que se esté preparando para las evaluaciones anuales puede pedir a Brain MAX que analice las notas de rendimiento de los empleados, las tareas completadas y los comentarios de los compañeros.

El sistema genera un informe detallado en el que se destacan los puntos fuertes, las áreas de mejora y los logros más destacados de cada miembro del equipo. Con esta información consolidada, el director de RR. HH. puede realizar evaluaciones de forma más eficiente y proporcionar comentarios significativos respaldados por datos.

🎥 Ver: Aprovecha el potencial ilimitado de Brain MAX

Por ejemplo, un equipo de soporte al cliente puede crear un documento con indicaciones reutilizables para redactar respuestas a tickets, resumir los comentarios de los clientes y escalar problemas.

Cuando llega un día de gran volumen de trabajo, los agentes abren el documento, seleccionan una indicación probada y generan respuestas precisas que se ajustan a los estándares del equipo. Con el tiempo, el documento se convierte en una base de conocimientos que los nuevos agentes pueden utilizar desde el primer día, lo que reduce significativamente el tiempo de formación.