👀 ¿Sabías que... El 62 % de las empresas informan de un aumento de los costes de mantenimiento, mientras que el 73 % tienen dificultades para contratar técnicos de mantenimiento cualificados.
¿La causa principal? La elaboración de informes dispersos e inconsistentes hace que el seguimiento de las reparaciones y la planificación del proceso de mantenimiento preventivo sean casi imposibles.
Sin embargo, pasar de formularios en papel desordenados o hojas de cálculo básicas a plantillas digitales de formularios de informes de mantenimiento puede cambiar la gestión de una instalación.
Entendamos qué son estas plantillas de informes y cómo pueden mejorar su proceso.
Puede personalizarlos en ClickUp y conectarlos a su ecosistema automatizado para facilitar su gestión. ¡Sumérjase para saber más!
¿Qué son las plantillas de formularios de informes de mantenimiento?
Las plantillas de formularios de informes de mantenimiento son herramientas estructuradas que le ayudan a documentar los problemas de los equipos, las acciones de reparación y la asignación de recursos durante las actividades de mantenimiento, sin tener que empezar desde cero.
Estas plantillas de proyectos ayudan a los equipos a recopilar datos de flujos de trabajo de mantenimiento preventivo, correctivo y predictivo mediante el seguimiento de todo, desde la condición de los activos y el historial de reparaciones hasta las horas de trabajo y los costes. Esto proporciona a los equipos los datos que necesitan para planificar de forma más inteligente y actuar con mayor rapidez.
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¿Qué hace que una plantilla de formulario de informe de mantenimiento sea buena?
Una buena plantilla de formulario de informe de mantenimiento ayuda a identificar problemas recurrentes, optimizar la asignación de recursos y reducir el tiempo de inactividad inesperado. Con el tiempo, es compatible con un proceso de mantenimiento más inteligente y con decisiones basadas en datos.
Esto es lo que hace que una plantilla sea buena:
- Incluye ID del activo, ubicación, descripción del problema, fecha/hora, acciones tomadas, nombre del técnico y actualizaciones del estado
- Adapta los formularios a los diferentes servicios de mantenimiento: preventivo, correctivo o de emergencia
- Utiliza diseños sencillos con menús desplegables, casillas de selección y opciones de autocompletar para reducir los errores y agilizar la elaboración de informes
- Funciona a la perfección con hojas de cálculo, apps móviles o plataformas CMMS para un seguimiento e integración en tiempo real
- Le permite revisar informes anteriores, supervisar tendencias y garantizar el cumplimiento normativo o las inspecciones
Plantillas de formularios de informes de mantenimiento gratis
¿Quiere adelantarse a los plazos de reparación de los equipos y reducir el tiempo de inactividad?
Comience con un proceso de gestión de auditorías estructurado que le ayude a detectar problemas de forma temprana y actuar con rapidez. Arreglar lo que está roto no es la única meta; el seguimiento de las tendencias y el rendimiento de los equipos puede ahorrar dinero y prolongar la vida útil de los activos.
Un sistema claro de elaboración de informes de mantenimiento proporciona a su equipo una mayor visibilidad, tiempos de respuesta más rápidos y menos sorpresas costosas. ¿Y lo mejor? No tiene que crearlo desde cero.
Con ClickUp, la app, aplicación para todo el trabajo, tus plantillas de informes de incidencias pueden convivir con tus tareas, calendarios y documentos cruciales.
Echa un vistazo a estas plantillas de formularios de mantenimiento gratuitas y listas para usar para mantener el pedido de trabajo en todos los departamentos y equipos.
Scott Marchand Davis, director (asuntos regulatorios y control de calidad) de Microline Surgical, ha evaluado ClickUp:
La capacidad de generar una serie completa y recurrente de eventos, como un proceso de cierre contable a fin de mes, ha ayudado a ese equipo a mejorar significativamente el tiempo de cierre.
La capacidad de generar una serie completa y recurrente de eventos, como un proceso de cierre contable a fin de mes, ha ayudado a ese equipo a mejorar significativamente el tiempo de cierre.
1. Plantilla de formulario de mantenimiento de ClickUp
¿Se pregunta qué equipos están agotando su presupuesto de mantenimiento?
La plantilla de formulario de mantenimiento de ClickUp te ayuda a detectar problemas recurrentes, registrar la frecuencia de las reparaciones y marcar con fecha y hora cada acción, creando un registro de auditoría claro para las inspecciones y el cumplimiento normativo.
Con esta plantilla, usted puede:
- Programe tareas periódicas con las automatizaciones de ClickUp basadas en las recomendaciones del fabricante y los patrones de uso de los equipos
- Realice un seguimiento de métricas clave visuales, como el tiempo medio entre fallos y los costes totales de propiedad, en los paneles de ClickUp
- Añada requisitos de documentación fotográfica y campos de firma digital para garantizar la realización exhaustiva de los controles críticos para la seguridad
🔑 Ideal para: Responsables de instalaciones que necesitan equilibrar el mantenimiento preventivo, las reparaciones de emergencia y el cumplimiento normativo, al tiempo que mantienen los costes bajo control
2. Plantilla de formulario de solicitud de mantenimiento de ClickUp
¿Se ha vuelto a estropear el sistema de climatización? Olvídese de los correos electrónicos. La plantilla de formulario de solicitud de mantenimiento de ClickUp permite a cualquier persona enviar solicitudes detalladas, que se convierten automáticamente en tareas con niveles de prioridad, fechas límite y personal de mantenimiento asignado.
Puede utilizar esta plantilla para:
- Desencadene alertas instantáneas cuando se creen o actualicen nuevas solicitudes
- Cree un historial con función de búsqueda que resulta muy valioso para el seguimiento de problemas recurrentes y la planificación del mantenimiento preventivo
- Realice un seguimiento de los costes de reparación, las piezas utilizadas y las horas de trabajo para presupuestar mejor
- Asigna automáticamente las actividades de mantenimiento en función de la urgencia, el tipo de reparación y el personal disponible con las tareas de ClickUp
🔑 Ideal para: Supervisores de mantenimiento en organizaciones medianas y grandes que necesitan modernizar su sistema para gestionar las solicitudes de servicio de manera oportuna y coherente
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3. La plantilla de informe diario de ClickUp
Imagina llegar al trabajo un lunes por la mañana y encontrar tres solicitudes de mantenimiento urgentes, dos máquinas averiadas y una pila de informes incompletos de la semana pasada. Bueno, ahí se va la semana. La plantilla de informe diario de ClickUp puede evitarlo gracias a su enfoque organizado para detectar problemas menores antes de que se conviertan en costosas emergencias.
Esta plantilla le permite:
- Realice un seguimiento de las actualizaciones del estado de las reparaciones y los programas de mantenimiento en tiempo real mediante campos personalizados y marcadores de estado
- Documente diariamente el uso de los recursos y los niveles de inventario para evitar la escasez de suministros
- Comparta automáticamente las actualizaciones de los progresos con las partes interesadas a través de la función integrada de uso compartido de informes
🔑 Ideal para: Supervisores que necesitan realizar un seguimiento de las reparaciones diarias, coordinar las actividades del equipo y tomar decisiones basadas en datos sobre la asignación de recursos
💡 Consejo profesional: Utilice los campos personalizados de esta plantilla de ClickUp para etiquetar los equipos por ubicación o departamento, lo que facilita la identificación de patrones de mantenimiento y la planificación de soluciones preventivas.
4. Plantilla de solicitud de trabajo de mantenimiento de ClickUp
El responsable de una oficina se da cuenta de que el sistema de climatización no funciona y necesita una reparación urgente. En lugar de enviar correos electrónicos frenéticos o hacer llamadas telefónicas, puede enviar rápidamente una solicitud detallada a través de la plantilla de solicitud de trabajo de mantenimiento de ClickUp.
El equipo de instalaciones recibe una notificación instantánea, puede evaluar la prioridad en función del impacto y asignar al técnico adecuado, al tiempo que mantiene al solicitante informado sobre el progreso.
Personalice esta plantilla para:
- Configure notificaciones automáticas cuando se reciban nuevas solicitudes o cuando cambie el estado, manteniendo informados a todos los interesados
- Cree programas de mantenimiento preventivo basados en datos históricos para reducir el tiempo de inactividad de los equipos
- Genere informes de mantenimiento detallados que muestren los problemas más frecuentes, el tiempo medio de resolución y la utilización de los recursos
🔑 Ideal para: Gerentes que desean detectar patrones en las necesidades de mantenimiento a lo largo del tiempo
5. Plantilla de lista de control semanal de mantenimiento de ClickUp
¿Cansado de tareas olvidadas, herramientas desconectadas y soluciones reactivas? La plantilla de lista de control semanal de mantenimiento de ClickUp resuelve estos retos críticos para los equipos de mantenimiento, le ayuda a realizar un seguimiento de la actividad semanal, seguir las secuencias adecuadas y planificar de forma proactiva.
Usted puede:
- Enlace las actividades de mantenimiento relacionadas utilizando las dependencias de tareas de ClickUp para garantizar una secuenciación adecuada
- Estandarice los protocolos de inspección en los sistemas de climatización, fontanería y electricidad utilizando listas de control predefinidas
- Integra sensores IoT a través de la API de ClickUp para desencadenar tareas de mantenimiento basadas en condiciones
🔑 Ideal para: Gerentes que desean detectar patrones en los informes de mantenimiento semanales o mensuales a lo largo del tiempo
👀 ¿Sabías que...? El 76 % de las empresas utilizan actualmente sistemas avanzados de planificación y programación (APS), pero el 41 % sigue dependiendo en gran medida de soluciones manuales.
6. Plantilla de listas de control de mantenimiento de ClickUp
Piense en una planta de fabricación en la que diferentes máquinas necesitan programas de mantenimiento específicos. Es fácil pasar por alto las comprobaciones, hasta que algo se rompe. La plantilla de listas de control de mantenimiento de ClickUp aborda este problema organizando todas las tareas de mantenimiento en un lugar central, lo que ayuda a su equipo a seguir las normas y adelantarse a las averías.
Esto es lo que puede hacer con esta plantilla:
- Comparte los procedimientos de mantenimiento con los miembros del equipo a través de ClickUp Docs, lo que garantiza una ejecución estándar
- Realice un seguimiento de las máquinas que necesitan mantenimiento y evite costosas situaciones de mantenimiento
- Pase del mantenimiento reactivo al proactivo para reducir el tiempo de inactividad de los equipos y prolongar la vida útil de los activos
🔑 Ideal para: Líderes que necesitan coordinar múltiples horarios, garantizar el cumplimiento de los estándares del sector y realizar un seguimiento del mantenimiento realizado
7. Plantilla de informe de inspección de viviendas de ClickUp
La documentación manual da lugar a datos incoherentes, mientras que los PDF estáticos impiden actualizar los resultados en tiempo real. Por eso, la plantilla de informe de inspección de viviendas de ClickUp es esencial.
Proporciona evaluaciones de seguridad y estructurales de forma constante, mantiene informados a los clientes a través de informes interactivos y realiza un seguimiento sistemático de las reparaciones y las necesidades de mantenimiento.
Le permite:
- Marque las imágenes para resaltar los problemas, calcular los costes de reparación y crear un registro visual
- Utilice la lógica condicional en ClickUp para adaptar las listas de control en función del tipo de inspección, ya sea para la precompra, el alquiler o la evaluación del seguro
- Mantenga un registro de auditoría completo de todos los hallazgos y cambios, lo que le proporcionará una protección legal crucial
🔑 Ideal para: Inspectores independientes de viviendas y peritos de seguros que necesitan herramientas de inspección de nivel empresarial sin grandes inversiones en software
8. Plantilla de lista de control de inspección profesional de ClickUp
Los registros de inspección inconsistentes y los pasos omitidos pueden ralentizar cualquier equipo de control de calidad o mantenimiento. La plantilla de lista de control de inspección profesional de ClickUp le ofrece un sistema repetible para documentar los hallazgos, realizar un seguimiento del cumplimiento y mantener los estándares en todos los sitios.
Simplifique su flujo de trabajo y:
- Documente los hallazgos con adjuntos, fotos y notas detalladas directamente en cada tarea de inspección
- Realice inspecciones exhaustivas de las instalaciones y realice un seguimiento del cumplimiento de las normas de salud y seguridad utilizando la plantilla de control de calidad
- Estandarice las inspecciones de propiedades en múltiples ubicaciones
🔑 Ideal para: profesionales de control de calidad que desean mantener unos estándares de calidad de producto uniformes en varias líneas de producción o instalaciones
9. Plantilla de lista de control y informe de inspección de viviendas de ClickUp
Al inspeccionar propiedades, se pasan por alto pequeños problemas, lo que da lugar a evaluaciones incompletas y posibles responsabilidades. La plantilla de lista de control y informe de inspección de viviendas de ClickUp documenta todo, desde pequeños fallos eléctricos hasta problemas de daños causados por el agua en toda la propiedad, lo que le ayuda a diseñar una lista de control y un informe exhaustivos.
Esta configuración le permite:
- Cree registros digitales detallados con fotos y notas para cada área de inspección, creando un registro documental completo
- Realice un seguimiento del historial de mantenimiento y las recomendaciones de reparación utilizando Campos personalizados para documentar los hallazgos y priorizar las soluciones
- Comparta informes profesionales con clientes, agentes inmobiliarios y administradores de propiedades a través de enlaces seguros y compartibles
🔑 Ideal para: Administradores de propiedades o inspectores de viviendas que realizan inspecciones previas a la compra y supervisan múltiples unidades de alquiler
🧠 Dato curioso: Al cambiar a una configuración de oficina flexible (menos escritorios que empleados), las empresas pueden reducir su espacio de oficina hasta en un 40 %, lo que supone una reducción significativa de los costes inmobiliarios.
10. Plantilla de informe de inspección de tejados de ClickUp
Las inspecciones de tejados pueden llevar mucho tiempo, especialmente cuando las fotos, las notas y los detalles de cumplimiento se guardan por separado. La plantilla de informe de inspección de tejados de ClickUp combina todo en un solo formato y genera automáticamente informes pulidos que cumplen con la OSHA.
Aproveche esta plantilla para:
- Registre los resultados al instante utilizando listas de control precargadas para la integridad de las tejas, la condición de los tapajuntas y la eficiencia del drenaje
- Genere archivos PDF listos para el cumplimiento normativo, rellenados automáticamente con los detalles de la propiedad y la información del cliente
- Detecte problemas recurrentes comparando las evaluaciones actuales con los datos históricos
🔑 Ideal para: Peritos de seguros que documentan reclamaciones por daños causados por tormentas y empresas de gestión inmobiliaria que supervisan complejos de varias unidades
11. La plantilla de gestión de instalaciones de ClickUp
Gestionar varias instalaciones implica organizar docenas de programas de mantenimiento, contratos con proveedores y requisitos de cumplimiento, al tiempo que se evitan costosas averías en los equipos.
La plantilla de gestión de instalaciones de ClickUp le ayuda a centralizar las operaciones con un sistema estructurado para realizar el seguimiento de los pedidos de trabajo, programar el mantenimiento preventivo y documentar las reparaciones de los equipos.
Este marco le permite:
- Configure asignaciones automáticas de pedidos de trabajo que reducen a la mitad los seguimientos manuales con las automatizaciones de ClickUp
- Cree portales para proveedores con el fin de compartir actualizaciones y facturas, y ponga fin a los interminables hilos de correo electrónico sobre el estado de los pagos
- Programe recordatorios de mantenimiento preventivo basados en la ubicación para todo, desde comprobaciones del sistema de climatización hasta inspecciones de extintores
🔑 Ideal para: Responsables de instalaciones en los sectores sanitario, educativo y manufacturero que necesitan coordinar operaciones en múltiples ubicaciones
12. Plantilla de lista de control para la gestión de proveedores de mantenimiento de ClickUp
¿Trabaja con varios proveedores? Sin un sistema centralizado, es difícil realizar un seguimiento de las credenciales, la calidad y los cronogramas. La plantilla de lista de control para la gestión de proveedores de mantenimiento de ClickUp ofrece una lista de control estructurada que le guía a través de cada paso, desde la selección de proveedores cualificados hasta el seguimiento de la calidad de su trabajo, todo en un solo panel. Esto le permite supervisar claramente las relaciones con los proveedores, al tiempo que garantiza la prestación de un servicio coherente y el cumplimiento de las normas.
Esta plantilla facilita:
- Recopile y verifique las credenciales de los proveedores, los certificados de seguro y los registros de seguridad
- Asigne tareas de mantenimiento preventivo a proveedores específicos con plazos claros
- Documente los tiempos de respuesta, la calidad del trabajo y la velocidad de resolución de problemas para tomar decisiones informadas sobre las asociaciones con los proveedores
🔑 Ideal para: plantas de fabricación, edificios comerciales, centros sanitarios y empresas de logística, donde la coordinación de las actividades de los proveedores tiene un impacto directo en las operaciones
13. Plantilla de lista de control de calidad de mantenimiento de ClickUp
Es clave para mantener el control de calidad detectar pequeños defectos antes de que provoquen fallos graves. La plantilla de lista de control de calidad de mantenimiento de ClickUp proporciona a su personal de mantenimiento un proceso claro y repetible, así como una hoja de ruta para realizar comprobaciones exhaustivas del equipo.
Esta configuración le ayuda a:
- Documente los hallazgos con fotos y notas directamente en la plantilla, creando un historial de mantenimiento fiable que le ayudará a predecir necesidades futuras
- Comparta actualizaciones en tiempo real con las partes interesadas sobre el estado del mantenimiento y los resultados del control de calidad, manteniendo a todos informados sin interminables cadenas de correos electrónicos
- Realice un seguimiento de los indicadores clave de rendimiento y detecte tendencias utilizando campos personalizados para datos como fechas de inspección, estado de los equipos e historial de mantenimiento
🔑 Ideal para: Supervisores de control de calidad en entornos industriales que deben documentar el cumplimiento de las normas y reglamentos de seguridad
👀 ¿Sabías que... El 40 % de los gestores de instalaciones dedican aproximadamente el 20 % de su presupuesto operativo a la limpieza y el mantenimiento de equipos y suministros.
14. Plantilla de formulario de informe de mantenimiento de Jotform
La plantilla del formulario de informe de mantenimiento cuenta con un indicador de progreso que muestra a los remitentes exactamente qué parte del formulario han completado. Esta ingeniosa función le ayudará a realizar un seguimiento de todos los detalles críticos del mantenimiento.
Úselo para:
- Conecte las solicitudes de mantenimiento directamente a los pedidos de trabajo mediante el enrutamiento automatizado
- Documente los problemas con pruebas fotográficas y de vídeo, perfectas para reclamaciones de seguros y registros de cumplimiento normativo
- Exporte los datos de mantenimiento a hojas de cálculo para realizar un seguimiento de los patrones
🔑 Ideal para: Industrias con requisitos estrictos de documentación de mantenimiento
📮 ClickUp Insight: El profesional medio dedica más de 30 minutos al día a buscar información relacionada con el trabajo, lo que supone más de 120 horas al año perdidas en buscar en correos electrónicos, hilos de Slack y archivos dispersos. Un asistente inteligente con IA integrado en tu entorno de trabajo puede cambiar eso.
Entra en ClickUp Brain. Te ofrece información y respuestas instantáneas al mostrar los documentos, conversaciones y detalles de las tareas adecuados en cuestión de segundos, para que puedas dejar de buscar y empezar a trabajar.
💫 Resultados reales: Equipos como QubicaAMF recuperaron más de 5 horas semanales utilizando ClickUp, lo que supone más de 250 horas anuales por persona, al eliminar procesos obsoletos de gestión del conocimiento. ¡Imagina lo que tu equipo podría crear con una semana extra de productividad cada trimestre!
15. Plantilla de informe de mantenimiento para instalaciones escolares de Template.net
La plantilla de informe de mantenimiento para instalaciones escolares ayuda a los centros de educación primaria y secundaria, los centros de formación profesional y las instituciones de educación superior a sistematizar la gestión de las instalaciones y cumplir con la normativa estatal y local.
El formulario en línea le permitirá:
- Cree registros de auditoría claros para visitas de la OSHA, controles de los bomberos y revisiones de acreditación
- Compruebe el estado de las reparaciones en todos los edificios escolares en tiempo real
- Mantenga informados a los padres y a los miembros de la comunidad sobre las mejoras en las instalaciones a través de los portales para padres
🔑 Ideal para: Centros de formación profesional que mantienen equipos especializados, como estaciones de soldadura y elevadores de automóviles
16. Plantilla de informe de mantenimiento del coche de Template.net
La plantilla de informe de mantenimiento del coche organiza los datos de mantenimiento dispersos en un sistema que ayuda a prolongar la vida útil del vehículo mediante un cuidado adecuado y un servicio oportuno. Documenta todos los aspectos del historial de mantenimiento de su vehículo, desde los cambios de aceite rutinarios hasta las reparaciones importantes.
Con esta plantilla, usted puede:
- Programe los próximos servicios en función del kilometraje o los intervalos de tiempo, para que nunca se pase por alto el mantenimiento crítico
- Documente las rotaciones, alineaciones y desgaste de los neumáticos para maximizar su vida útil y mantener un manejo óptimo del vehículo
- Realice un seguimiento de los gastos en diferentes categorías de servicios, como reparaciones, piezas y mantenimiento rutinario, para facilitar la elaboración de presupuestos y la identificación de tendencias de costes
🔑 Ideal para: Propietarios particulares de automóviles que desean mantener registros detallados del mantenimiento para proteger la inversión en su vehículo y su valor de reventa
Deshágase de los registros de mantenimiento desorganizados y actualícese a ClickUp
Crear un sistema de seguimiento de mantenimiento desde cero puede parecer una tarea ardua. Sin embargo, las plantillas gratuitas de ClickUp también funcionan como software de automatización de formularios para que tu equipo pueda centrarse en las soluciones, no en el papeleo.
Ya sea que registre inspecciones diarias, programe reparaciones de equipos o analice problemas recurrentes, estas plantillas de descripción de problemas agilizan su proceso y mantienen sus operaciones funcionando de manera eficiente.
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