Gestionar un equipo de autónomos presenta algunos retos únicos. Uno de los mayores obstáculos con los que te encontrarás es coordinar los horarios de todos, especialmente si se encuentran en diferentes zonas horarias. Debes realizar un seguimiento del progreso de todos, o tu proyecto podría retrasarse.
Con estas responsabilidades, tienes que estar constantemente haciendo malabarismos con la disponibilidad y los plazos de los proyectos. Lo entendemos: hay mucho que gestionar y puede resultar abrumador mantener todo en marcha sin problemas.
Pero hay buenas noticias: puedes poner en marcha rápidamente tu motor freelance con las estrategias y herramientas adecuadas.
Este artículo explora estrategias probadas y herramientas de gestión de proyectos para gestionar a los autónomos, manteniendo el control sobre tus proyectos y maximizando la productividad.
Cuando termines de leer este artículo, serás todo un experto en establecer expectativas claras para tus trabajadores autónomos, gestionar el tiempo y la carga de trabajo de todos y ofrecer comentarios útiles.
Gestión del talento autónomo: ventajas y retos
Ventajas de contratar autónomos
Contratar autónomos ofrece varias ventajas claras con respecto a los empleados a tiempo completo, lo que lo convierte en una opción atractiva para muchas empresas; entre ellas se incluyen:
- Rentabilidad: los autónomos pueden resultar rentables si solo necesitas un equipo adicional para un proyecto específico o durante un periodo corto. Por ejemplo, para una campaña de marketing, contratar a un editor de vídeo autónomo durante unas semanas será más barato que mantener a un empleado a tiempo completo en nómina durante todo el año.
- Acceso a habilidades especializadas: si crees que tu equipo actual de empleados a tiempo completo carece de experiencia en áreas específicas, contratar autónomos te permite aprovechar sus conocimientos y garantizar resultados de alta calidad en tareas especializadas.
- Flexibilidad: con una plantilla de autónomos, puedes ampliar o reducir tu equipo rápidamente, lo que es ideal para gestionar los picos de carga de trabajo y evitar la sobrecarga y el agotamiento de los empleados.
- Reducción de los gastos generales: dado que los autónomos trabajan a distancia y gestionan sus propias herramientas y entorno de trabajo, no es necesario invertir en espacio de oficina adicional, equipos y otros recursos.
Gestión de autónomos frente a empleados internos
Gestionar autónomos es muy diferente a gestionar empleados a tiempo completo. Contratas a un autónomo para una tarea o proyecto específico, mientras que los empleados a tiempo completo desempeñan un rol continuo y en constante evolución.
Debes conocer la diferencia entre autónomos y empleados a tiempo completo para establecer relaciones positivas.
| Aspecto | Freelancers | Empleados a tiempo completo |
|---|---|---|
| A menudo más barato, sin prestaciones ni compromisos a largo plazo. | Salarios, prestaciones, impuestos y compromisos a largo plazo. | |
| Contrata a autónomos según sea necesario para proyectos específicos. | Flexibilidad limitada, horarios de trabajo fijos | |
| Acceso a una amplia gama de habilidades especializadas | Experiencia limitada a las habilidades del personal actual | |
| Fácil de ampliar o reducir rápidamente | El crecimiento requiere procesos de contratación y despido. | |
| No es necesario disponer de espacio de oficina ni equipamiento adicionales. | Requiere espacio de oficina, equipamiento y otros recursos. | |
| Compromiso a corto plazo, basado en proyectos | Compromiso a largo plazo, empleo continuo | |
| Menos control directo, autogestionado | Supervisión directa, mayor control sobre el trabajo | |
| Puede haber diferentes disponibilidades, múltiples proyectos. | Dedicados a tu empresa, disponibilidad constante. |
Cómo gestionar eficazmente a los autónomos en 7 pasos
1. Define el alcance del proyecto, las expectativas y el presupuesto.
Antes de asignar tareas a los autónomos, establece expectativas claras para el proyecto y así evitarás problemas más adelante. Para garantizar una comunicación y un entendimiento claros, aquí tienes cómo puedes ponerlos a todos de acuerdo:
Añadir requisitos del proyecto
Sé específico sobre lo que quieres que haga tu autónomo. Proporciona instrucciones detalladas sobre las expectativas y cómo completar la tarea, incluyendo cualquier paso necesario, directrices o requisitos del proyecto.
Define bien los detalles del proyecto: cuanta más información proporciones, mejor preparado estará tu autónomo para realizar el trabajo que necesitas.
Ejemplo: si vas a contratar a un redactor autónomo para que redacte un informe técnico para tu empresa, facilítale información adicional sobre el objetivo del público, el número de palabras y el tono. Incluye también detalles específicos sobre el producto y casos prácticos.
Menciona los entregables con sus plazos de entrega.
Cuando asignes una tarea a un autónomo, incluye claramente los resultados esperados, los hitos y los plazos para completar el proyecto.
Ejemplo: Queremos que nos envíes cuatro entradas de blog de 1000 palabras cada mes. Por favor, envía una entrada cada semana, los lunes.
Habla sobre la disponibilidad
Discute desde el principio si necesitas que los autónomos estén disponibles para reuniones o llamadas, de modo que puedan planificar sus horarios en consecuencia.
Ejemplo: Todos los martes, entre las 12:45 y las 13:30, realizamos una llamada semanal por Zoom entre los autónomos y los equipos pertinentes.
El objetivo de la reunión del equipo es debatir los objetivos del proyecto, los resultados obtenidos, los comentarios sobre cualquier aspecto concreto y compartir las novedades sobre el producto.
Discute las condiciones de pago.
Aclara las condiciones de pago, incluyendo la frecuencia con la que pagarás a los autónomos y la plataforma de pago que utilizarás.
Ejemplo: Tenemos un ciclo de pago NET + 30 días para el equipo de autónomos. La forma de pago es PayPal y es para todas las entradas de blog aprobadas que hayas escrito.
Lo último que quieres es tener estas discusiones después de que el autónomo que trabaja en tu proyecto te haya enviado la factura.
Utiliza la plantilla de alcance del trabajo de ClickUp para especificar todos los detalles en un repositorio centralizado. Esto te ahorrará tiempo a la hora de crear largas hojas de cálculo o correos electrónicos para el uso compartido de esta información.
Proporciona un marco sencillo para definir el alcance, los objetivos y los resultados, junto con secciones para los requisitos legales, los hitos y las metas del proyecto, que se pueden personalizar según tus necesidades.
Consejo profesional💡: Utiliza un asistente de redacción con IA, como ClickUp Brain , para automatizar la creación de descripciones y resúmenes de proyectos.
ClickUp Brain captura los datos necesarios de tu herramienta de gestión de proyectos y rellena el alcance, las fechas de entrega, los cronogramas, las metas y los hitos dentro de tu alcance de trabajo y otras plantillas POE para autónomos que utilices.
2. Habla sobre la comunicación y las reuniones
La comunicación eficaz es clave para gestionar cualquier equipo, pero es aún más crucial cuando se gestiona a autónomos. No supervisas directamente su trabajo; en la mayoría de los casos, es posible que trabajen a distancia.
Y si no te comunicas de manera eficaz, tendrás que lidiar con:
- Plazos de entrega incumplidos en proyectos
- Malentendidos
- Desviación del alcance
- Problemas de motivación
Para evitar estas situaciones, asegúrate de discutir los siguientes aspectos de comunicación con tu freelancer:
Modo de comunicación preferido
Habla con tus autónomos sobre la herramienta de comunicación que utiliza tu empresa: Slack, Zoom y cualquier otra herramienta de colaboración en línea en la que deban estar disponibles para responder con rapidez.
Frecuencia de las reuniones
Acuerda con qué frecuencia os comunicaréis. ¿Prefieres reuniones semanales o actualizaciones quincenales?
Elige una frecuencia que te permita mantenerte alineado sin sobrecargar la agenda de nadie, de modo que puedas abordar cualquier problema antes de que se agrave.
Gestionar los cambios
Discute cómo abordarías los cambios en su trabajo. Ya sea a través de comentarios en un documento de Google o mensajes a través de una herramienta de colaboración en proyectos, asegúrate de que el proceso sea claro.
Lo ideal es contar con una única herramienta de comunicación eficaz para las reuniones del equipo, la gestión de cambios y la comunicación asincrónica, incluidos los mensajes directos.
Ahí es donde ClickUp para autónomos sirve como herramienta de gestión de proyectos con líneas de comunicación eficaces para centralizar tu agenda y la comunicación con los numerosos autónomos con los que trabajas.
La vista de chat de ClickUp te permite gestionar de forma eficiente las comunicaciones con tus talentos autónomos para que nada se te escape. Envía mensajes directos, asigna tareas, comparte actualizaciones cuando añadas o edites tareas y comparte material adicional, como enlaces, adjuntos y vídeos, para ayudar a los autónomos.
Para cada tarea asignada en ClickUp, también puedes añadir comentarios para hacer menciones de actualizaciones o notas especiales.
Consejo profesional💡: En ClickUp, los autónomos pueden resaltar texto para añadir una respuesta a partes específicas de tus comentarios utilizando la opción «Citar», lo que reduce el riesgo de confusión incluso si has añadido varios puntos.
Pero, ¿qué pasa si necesitas dar instrucciones complejas y detalladas?
Omite el texto y utiliza ClickUp Clips para crear y compartir grabaciones de pantalla, lo que proporciona una orientación clara y visual para evitar malentendidos y garantizar que tus autónomos comprendan cada tarea.
También puedes incrustar estos clips en cualquier tarea o compartir un enlace público para que los autónomos puedan acceder a ellos fácilmente.
3. Establece un sistema de incorporación eficaz
¿Cuáles son los signos clásicos de un sistema de incorporación deficiente?
Tus autónomos se sienten perdidos, sin saber qué hacer a continuación. Les cuesta resolver las cosas por sí mismos y te hacen las mismas preguntas una y otra vez.
En el peor de los casos, tendrán dificultades para entregar un trabajo de calidad.
Este no es el mejor escenario cuando se contrata a los autónomos adecuados como una inversión a largo plazo en el éxito de la empresa.
Esto es lo que debes incluir en tus documentos de incorporación:
- Políticas de la empresa: presenta tu trabajo y la cultura y los valores de tu equipo, e incluye acuerdos de confidencialidad y otros acuerdos si es necesario.
- Materiales de formación: Proporciona guías de estilo, buenas prácticas y conocimientos específicos del sector para garantizar la coherencia y la calidad.
- Acceso a herramientas especiales: dale a los freelancers acceso al software o las herramientas especializadas que necesitan para su trabajo, como software de diseño gráfico, herramientas de gestión de proyectos o plataformas de comunicación.
Para agilizar el proceso de incorporación, puedes utilizar marcos ya preparados.
Por ejemplo, la plantilla de incorporación de nuevos empleados de ClickUp te permite crear listas de control detalladas, programar sesiones de formación con compañeros de trabajo, asignar fechas límite y realizar el seguimiento del progreso del proyecto con estados personalizados como «Pendiente», «En curso» y «Completado».
Más información: Aquí tienes los 10 mejores trucos probados y comprobados para autónomos que te permitirán ahorrar tiempo en el trabajo administrativo agotador
4. Utiliza herramientas de gestión de proyectos para autónomos
Gestionar a varios autónomos en diferentes Teams puede dificultar el seguimiento de las distintas actualizaciones y plazos, lo que puede generar confusión y desorganización.
El software de gestión de proyectos para autónomos puede ayudarte a programar tareas, realizar el seguimiento del progreso, ver las dependencias y los cuellos de botella, y garantizar un funcionamiento fluido.
Así es como el software de gestión de proyectos ClickUp te prepara para el éxito:
- Pizarras para la lluvia de ideas: Las pizarras de ClickUp son tu lienzo digital, que ayuda a tus empleados fijos a colaborar y aportar ideas con el equipo de autónomos, y a convertir las ideas en tareas viables, incluso cuando todos trabajan a distancia.
- Documentos para la edición colaborativa: ClickUp Docs es una fuente única de información que recoge todos los detalles del proyecto: metas, directrices, propuestas, hitos, etc. La edición colaborativa permite a varios miembros del equipo del proyecto realizar cambios, añadir comentarios y asignar tareas a estos documentos. También se puede añadir acceso basado en roles como documentos de solo lectura.
- Paneles de control para realizar el seguimiento del progreso: como gestor de proyectos o jefe de equipo, los paneles de ClickUp te permiten añadir indicadores clave de rendimiento (KPI), realizar el seguimiento y visualizar el progreso, y obtener visibilidad en tiempo real de las oportunidades y los obstáculos.
- Organización de tareas: utiliza tareas de ClickUp para dividir proyectos complejos en tareas más pequeñas, establecer plazos y ayudar a los autónomos a priorizar el trabajo de forma eficaz.
- Obtén una visión general del trabajo de los autónomos: con la vista Tablero Kanban de ClickUp, podrás ver de un vistazo en qué está trabajando cada autónomo, en qué fase se encuentran sus tareas y qué es lo pendiente.
Si cambian las prioridades, puedes mover las tareas a través de los flujos de trabajo utilizando la función de arrastrar y soltar, lo que permite actualizaciones y reorganizaciones rápidas.
Más información: Los 10 mejores programas de gestión de contratistas y sistemas de seguimiento en 2024.
5. Gestiona el tiempo de forma eficaz con cronómetros
El software de control de tiempo para autónomos te permite gestionar las horas facturables y las hojas de horas, y realizar el seguimiento del tiempo de entrada y salida en una ubicación centralizada.
La función de control de tiempo de los proyectos de ClickUp ayuda a tus autónomos a controlar sus horas. Utiliza el cronómetro global integrado para iniciar y detener el tiempo desde cualquier lugar, añadir notas y rótulos a las entradas de tiempo y obtener un resumen del tiempo total que han dedicado a tus tareas.
Incluso si varios autónomos, como escritores y editores, trabajan en la misma tarea, pueden realizar el seguimiento de su tiempo de forma individual. Al final, puedes comprobar los registros de tiempo individuales y compararlos con la duración estimada al inicio del proyecto.
Si se producen contratiempos o retrasos, los autónomos pueden actualizar las fechas límite de la tarea principal. Todos los miembros del equipo asignados a esas tareas recibirán automáticamente una notificación para que puedan ajustar sus calendarios en consecuencia.
Los informes detallados de control de tiempo de ClickUp garantizan que todos los aspectos de tu proyecto se mantengan al día y que los plazos se cumplan de manera eficiente.
Más información: Las 9 mejores herramientas de software de gestión de personal en 2024
6. Ofrece y solicita comentarios con regularidad
Por muy talentosos que sean tus autónomos, necesitan tu orientación y tus comentarios para cumplir con tus expectativas.
Debes proporcionar comentarios regularmente para evitar revisiones interminables y frustraciones. Algunas buenas prácticas para el uso compartido de comentarios constructivos son:
Sé específico
Identifica lo que hicieron bien o lo que hay que mejorar.
Ejemplo: La sección sobre las funciones del producto podría ser más detallada. ¿Podrías ampliar la información sobre cómo beneficia cada función al usuario?
Oportuno
No esperes a que tus autónomos hayan dejado de trabajar en el proyecto para decirles lo que piensas. Dales tu opinión desde el principio para que puedan hacer cambios de forma rápida y sencilla.
Ejemplo: Acabo de terminar de revisar el borrador de tu artículo. Hablemos por teléfono rápidamente para comentar mis comentarios mientras aún los tengo frescos en la memoria.
Aplicable
Sugiere cómo pueden mejorar o desarrollar su trabajo.
Ejemplo: Para mejorar la legibilidad, utiliza párrafos más cortos. Utiliza subtítulos y viñetas para que tu contenido sea fácil de leer.
Equilibrado
Agradece lo que han hecho bien y señala las áreas en las que pueden mejorar.
Ejemplo: Tu investigación y tus datos fueron impresionantes y añadieron credibilidad a tu artículo. Sin embargo, la conclusión se quedó un poco corta. Era un poco genérica; tenemos que reescribirla para que resuma las ideas clave del artículo.
Proporciona a tu equipo de autónomos comentarios constructivos, pero recuerda pedirles su opinión con regularidad.
Pregúntales sobre los problemas con los que se encuentran mientras realizan su trabajo.
Una forma sencilla de recopilar información de tus autónomos es utilizar la plantilla de comentarios de los empleados de ClickUp. Esta plantilla te permite recopilar comentarios detallados sobre cómo es trabajar contigo, como la claridad del rol y las oportunidades de desarrollo.
Este ciclo de retroalimentación puede ayudarte a identificar cómo mejorar los procesos y proporcionar un mejor soporte a tus autónomos.
Consejo profesional💡: Configura ClickUp Automatizaciones para enviar automáticamente correos electrónicos con encuestas de opinión a tus autónomos cada trimestre.
Puedes utilizar la vista de formulario de ClickUp para recopilar comentarios de tu equipo de autónomos. Esto garantiza una recopilación coherente de comentarios y te ayuda a identificar y resolver problemas con rapidez.
7. Invita a los autónomos a actividades de team building
Aunque los autónomos son una extensión de tu equipo, es probable que se sientan desconectados de su camaradería porque sus interacciones con él son limitadas.
¿El resultado?
Esto puede influir en su sentido de pertenencia y motivación. Invitarlos a eventos de team building les ayuda a integrarse y sentirse valorados.
Para tus empleados, esto refuerza la idea de que los autónomos son compañeros de equipo esenciales. Cuando participan juntos en actividades de formación de equipos, establecen una buena relación y fortalecen sus vínculos.
A continuación, te ofrecemos algunos ejemplos de actividades para fomentar el espíritu de equipo virtual que puedes probar:
Salas de escape virtuales
En una actividad de escape room virtual, todos los participantes se unen al mismo juego de escape room online. Deben comunicarse y colaborar para encontrar pistas y resolver acertijos antes de que se acabe el tiempo para «escapar».
Este divertido juego es ideal para equipos remotos con autónomos, ya que fomenta el trabajo en equipo hacia una meta común.
Noche de trivial
Elige preguntas triviales sobre películas populares, programas de televisión, música y otros temas divertidos. Incluye una mezcla de autónomos y miembros internos en cada equipo.
Todo el mundo puede socializar en un ambiente relajado y sin presiones, ya que se trata de un juego de preguntas y respuestas informal y divertido.
Planifica estas actividades utilizando la plantilla Team Docs de ClickUp. Esta plantilla personalizable te permite crear una lista de preguntas para romper el hielo, establecer reglas para diversas actividades virtuales y organizar todos los detalles en un solo espacio.
Ten a mano la plantilla Team Docs de ClickUp durante tus actividades virtuales. Te permite ver los títulos de trabajo, la experiencia y la información de contacto de todos los miembros del equipo.
Al tratarse de un documento colaborativo, todo tu equipo, incluidos los autónomos, puede aportar ideas y comentarios. Esta centralización fomenta un proceso de planificación más inclusivo y organizado, lo que garantiza que todos se sientan involucrados en la experiencia de trabajo a distancia.
Utiliza ClickUp para potenciar tu equipo de autónomos.
Recuerda que todo autónomo de éxito quiere ofrecer un trabajo de calidad, y tú eres responsable de prepararlos para el éxito.
Empieza por definir claramente las expectativas y proporcionar instrucciones detalladas. A medida que avanza el proyecto, ofrece comentarios periódicos. Una comunicación abierta les ayudará a comprender dónde deben realizar cambios.
La plataforma de gestión de proyectos ClickUp combina todas las funciones que necesitas para gestionar a los miembros de tu equipo de autónomos, incluyendo el control de tiempo, la comunicación del equipo y las capacidades de gestión de proyectos en una sola plataforma.
Realiza un seguimiento de las horas de trabajo en relación con el presupuesto del proyecto, asigna tareas, establece y supervisa los plazos, crea descripciones de proyectos basadas en inteligencia artificial, realiza el uso compartido de archivos importantes y comunícate con la herramienta de gestión de proyectos de ClickUp.
Ya no es necesario utilizar varias aplicaciones para gestionar tu equipo de autónomos y trabajadores independientes. La respuesta a cómo gestionar a los autónomos comienza con registrarse en ClickUp y probar sus funciones gratuitas.