Gestionar un equipo de autónomos presenta algunos retos únicos. Uno de los mayores obstáculos con los que se topará es el de alinear los horarios de todos, especialmente en zonas horarias diferentes. Debes estar al tanto de los progresos de cada uno o tu proyecto podría retrasarse.
Con estas responsabilidades, hay que compaginar constantemente la disponibilidad y los plazos del proyecto. Lo entendemos: hay mucho que gestionar y puede resultar abrumador mantener todo en orden.
Pero te damos una buena noticia: puedes acelerar rápidamente tu motor de freelance con las estrategias y herramientas adecuadas.
Este artículo explora estrategias probadas y herramientas de gestión de proyectos para gestionar autónomos manteniendo el control sobre tus proyectos y maximizando la productividad.
Cuando termines de leerlo, serás un profesional a la hora de establecer expectativas claras para tus trabajadores autónomos, gestionar el tiempo y la carga de trabajo de cada uno y ofrecer comentarios útiles.
Gestión del talento freelance: ventajas y retos
Ventajas de contratar autónomos
La contratación de freelancers ofrece varias ventajas claras sobre los empleados a tiempo completo, lo que la convierte en una opción atractiva para muchas empresas; entre ellas:
- Eficiencia de costes: Los autónomos pueden ser rentables si sólo necesita un equipo para un proyecto específico o un periodo corto. Por ejemplo, para una campaña de marketing, contratar a un editor de vídeo autónomo durante unas semanas será más barato que mantener en nómina a un empleado a tiempo completo durante todo el año
- Acceso a habilidades especializadas: Si crees que tu equipo actual de empleados a tiempo completo carece de experiencia en áreas específicas, contratar freelancers te permite aprovechar su experiencia, asegurando resultados de alta calidad para tareas de nicho
- Flexibilidad: Con una plantilla de autónomos, puede ampliar o reducir su equipo rápidamente, lo que resulta ideal para gestionar picos de carga de trabajoevitar la sobrecarga y el agotamiento de los empleados *Reducción de gastos generales: Dado que los autónomos trabajan a distancia y gestionan sus herramientas y espacio de trabajo, no es necesario invertir en espacio de oficina adicional, equipos y otros recursos
Gestión de autónomos frente a empleados internos
Gestionar autónomos es bastante diferente de gestionar empleados a tiempo completo. Usted contrata a un freelance para una tarea o proyecto específico, mientras que los empleados a tiempo completo desempeñan una función continua y evolutiva.
Debes conocer la diferencia entre autónomos y empleados a tiempo completo para construir relaciones positivas.
| Aspecto | Autónomos | Empleados a tiempo completo |
|---|---|---|
| Coste | A menudo más barato, sin beneficios ni compromisos a largo plazo | Salarios, beneficios, impuestos y compromisos a largo plazo |
| Flexibilidad | Contratar freelancers según las necesidades para proyectos específicos | Flexibilidad limitada, horarios de trabajo fijos |
| Experiencia | Acceso a una amplia gama de conocimientos especializados | |
| Escalabilidad | Facilidad de ampliación o reducción rápida | Escalabilidad requiere procesos de contratación/despido |
| Gastos generales | Sin necesidad de espacio de oficina o equipos adicionales | Requiere espacio de oficina, equipos y otros recursos |
| Compromiso | Compromiso a corto plazo, basado en proyectos | Compromiso a largo plazo, empleo continuado |
| Gestión | Menos control directo, autogestionado | Supervisión directa, más control sobre el trabajo |
| Disponibilidad | Puede tener una disponibilidad variable, múltiples proyectos | Dedicación a su empresa, disponibilidad constante |
Cómo Gestionar Freelancers Eficazmente en 7 Pasos
1. Defina el alcance del proyecto, las expectativas y el presupuesto
Antes de asignar tareas a los freelancers, establece unas expectativas claras del proyecto para evitar problemas en el futuro. Para garantizar una comunicación y un entendimiento claros, a continuación te explicamos cómo ponerlos de acuerdo:
Añade los requisitos del proyecto
Sé específico sobre lo que quieres que haga tu freelance. Proporciona instrucciones detalladas sobre las expectativas y la forma de completar la tarea, incluidos los pasos necesarios, las directrices o los procedimientos requisitos del proyecto .
Define bien los detalles del proyecto: cuanta más información proporciones, mejor preparado estará tu freelancer para realizar el trabajo que necesitas.
Ejemplo: Si va a contratar a un redactor freelance para crear un libro blanco para su empresa, facilite información adicional sobre el público objetivo, el número de palabras y el tono. Incluya también detalles específicos del producto y estudios de casos.
Menciona los plazos de entrega
Cuando asignes una tarea a un freelance, incluye objetivos claros, hitos y plazos para completar el proyecto,
Ejemplo: Queremos que nos envíes cuatro entradas de blog de 1000 palabras al mes. Por favor, entregue un post cada semana el lunes.
Consultar disponibilidad
Comenta desde el principio si necesitas que los freelancers estén disponibles para reuniones o llamadas para que puedan planificar sus horarios en consecuencia.
Ejemplo: Todos los martes, entre las 12.45 y las 13.30, celebramos una llamada de puesta al día semanal a través de Zoom entre los autónomos y los equipos correspondientes.
La reunión del equipo tiene como objetivo discutir los objetivos del proyecto, los resultados obtenidos, los comentarios sobre cualquier cosa en particular y compartir las actualizaciones del producto.
Discutir las condiciones de pago
Aclare las condiciones de pago, incluida la frecuencia con la que pagará a los autónomos y su plataforma de pago.
Ejemplo: Tenemos un ciclo de pago de NET + 30 días para el equipo freelance. El método de pago es PayPal, y es para todas las entradas de blog aprobadas que haya escrito.
Lo último que quieres es tener estas discusiones después de que el freelance que trabaja en tu proyecto suba la factura.
Utiliza Plantilla de alcance del trabajo de ClickUp para especificar todos los detalles en un repositorio centralizado. Esto le ahorrará tiempo creando largas hojas de cálculo o correos electrónicos para compartir esta información.
Proporciona un marco sencillo para esbozar el alcance, los objetivos y los entregables, junto con secciones para los requisitos legales, los hitos y los plazos metas del proyecto que pueden personalizarse en función de sus necesidades.
Utilice la plantilla de alcance del trabajo de ClickUp para definir los detalles críticos del proyecto desde el principio
Descargar esta plantilla Pro tip💡: Utilice un asistente de escritura AI, como Cerebro ClickUp para automatizar la creación de descripciones y resúmenes de proyectos
clickUp Brain obtiene los detalles necesarios de su herramienta de gestión de proyectos y rellena el alcance, las fechas de entrega, los plazos, los objetivos y los hitos dentro de su Alcance del Trabajo y otros_ Plantillas de SOP para autónomos que usted utiliza
usar ClickUp Brain para crear una descripción de proyecto y un esquema para un ebook_
2. Discutir la comunicación y los controles
La comunicación eficaz es clave para gestionar cualquier equipo, pero es aún más crucial cuando se gestionan autónomos. No estás supervisando directamente su trabajo; en la mayoría de los casos, pueden estar trabajando a distancia.
Y si no te comunicas eficazmente, tendrás que lidiar con:
- Incumplimiento de plazos
- Malentendidos
- Desviación del alcance
- Problemas de motivación
Para evitar estas situaciones, asegúrate de comentar con tu autónomo los siguientes aspectos de la comunicación:
Modo de comunicación preferido
Discuta con su freelancer la herramienta de comunicación que utiliza su empresa: Slack, Zoom y cualquier otra
/ref/ https://clickup.com/blog/online-collaboration-tools/ herramientas de colaboración en línea /%href/
donde deben estar disponibles para responder con prontitud.
Frecuencia de las reuniones
Acuerda la frecuencia de las reuniones. ¿Deseas que las reuniones sean semanales o quincenales?
Elige una frecuencia que os mantenga alineados sin sobrecargar la agenda de nadie, de modo que podáis abordar cualquier problema antes de que se agrave.
Gestión de cambios
Discute cómo tratarías los cambios en su trabajo. Ya sea mediante comentarios en un Google Doc o mensajes a través de un
/ref/ https://clickup.com/es-ES/blog/70053/herramientas-de-colaboracion-para-la-gestion-de-proyectos/ herramienta de colaboración en proyectos /%href/
garantizar un proceso claro.
Lo ideal es contar con una única herramienta de comunicación eficaz para las reuniones de equipo, la gestión de cambios y la comunicación asíncrona, incluidos los mensajes directos.
Ahí es donde ClickUp para autónomos sirve como herramienta de gestión de proyectos con líneas de comunicación eficaces para centralizar su agenda y la comunicación con los numerosos autónomos con los que trabaja. Vista del chat de ClickUp le permite gestionar eficazmente las comunicaciones con sus colaboradores autónomos para que nada se escape. Envíe mensajes directos, asigne tareas, comparta actualizaciones cuando añada o edite tareas y comparta materiales como enlaces, archivos adjuntos y vídeos para ayudar a los autónomos.
manténgase en contacto con su equipo de trabajadores autónomos a través de ClickUp Chat View_
Para cada tarea asignada en ClickUp, también puede añadir comentarios para mencionar actualizaciones o notas especiales.
Pro tip💡: Dentro de ClickUp, los trabajadores autónomos pueden resaltar texto para añadir una respuesta a partes específicas de sus comentarios utilizando la opción "Citar", reduciendo el riesgo de confusión incluso si ha añadido varios puntos.
Utilizar la opción Citar en comentarios en ClickUp
Pero, ¿y si necesita dar instrucciones complejas y detalladas?
Omita el texto y utilice Clips ClickUp para crear y compartir grabaciones de pantalla, proporcionando una guía clara y visual para evitar malentendidos y asegurarse de que sus autónomos entienden cada tarea.
También puedes incrustar estos clips en cualquier tarea o compartir un enlace público para que los autónomos puedan acceder a ellos fácilmente.
utilice ClickUp Clips para compartir grabaciones de pantalla en la ventana de chat_
3. Establezca un sistema de incorporación eficaz
¿Cuáles son los signos clásicos de un sistema de incorporación deficiente?
Sus autónomos se sienten perdidos, sin saber qué hacer a continuación. Les cuesta resolver las cosas por sí mismos y le hacen repetidamente las mismas preguntas.
En el peor de los casos, les costará entregar un trabajo de calidad.
Este no es el mejor escenario cuando contratas a los freelancers adecuados como una inversión a largo plazo en el éxito de tu empresa.
Esto es lo que debes incluir en tus documentos de incorporación:
- Políticas de la empresa: Presente su trabajo ycultura de equipo y valores, e incluir acuerdos de confidencialidad y acuerdos si es necesario
- Materiales de formación: Proporcione guías de estilo, mejores prácticas y conocimientos específicos del sector para garantizar la coherencia y la calidad
- Acceso a herramientas especiales: Proporcione a los autónomos acceso a software o herramientas especializadas que necesiten para su trabajo, como software de diseño gráfico, herramientas de gestión de proyectos o plataformas de comunicación
Para agilizar el proceso de incorporación, puede utilizar marcos ya creados.
Por ejemplo Plantilla de incorporación de nuevos empleados de ClickUp le permite crear listas de comprobación detalladas, programar sesiones de formación con compañeros de trabajo, asignar fechas de vencimiento y realizar un seguimiento del progreso del proyecto con estados personalizados como Por hacer, En curso y Completado.
Añada una lista de comprobación detallada dentro de la plantilla de incorporación de nuevos empleados de ClickUp para asegurarse de que sus trabajadores autónomos están totalmente equipados con los detalles esenciales para iniciar la colaboración
Descargar esta plantilla Leer más: Aquí están los los 10 mejores trucos para trabajar por cuenta propia para ahorrar tiempo en tareas administrativas que te destrozan el alma_
4. Utiliza herramientas de gestión de proyectos para autónomos
Gestionar varios autónomos en distintos equipos puede dificultar el seguimiento de las actualizaciones y los plazos, lo que lleva a la confusión y la desorganización. Software de gestión de proyectos para autónomos puede ayudarte a programar tareas, seguir el progreso, ver dependencias y cuellos de botella, y garantizar un funcionamiento sin problemas.
He aquí cómo Software de gestión de proyectos de ClickUp le prepara para el éxito:
cree listas de tareas claras y multifuncionales para gestionar sus ideas y trabajar desde cualquier lugar para que nunca más se olvide de nada_
- Pizarras para lluvias de ideas:Pizarras de ClickUp son su lienzo digital, ya que ayudan a sus empleados fijos a colaborar y a realizar lluvias de ideas con el equipo autónomo y a convertir las ideas en tareas viables, incluso cuando todos trabajan de forma remota
- Documentos para la edición colaborativa:Documentos ClickUp es una única fuente de información para enumerar todos los detalles del proyecto: objetivos, directrices, propuestas de proyecto, hitos, etc. La edición colaborativa permite a varios miembros del equipo del proyecto realizar cambios, añadir comentarios y asignar tareas a estos documentos. También puede añadir acceso basado en roles como documentos de sólo lectura
cree, edite, almacene y comparta toda la información relacionada con la empresa y el proyecto con sus autónomos mediante ClickUp Docs_
- **Como gestor de proyectos o jefe de equipo,Tableros de ClickUp le permiten añadir indicadores clave de rendimiento, realizar un seguimiento y visualizar el progreso, y obtener visibilidad en tiempo real de las oportunidades y los obstáculos
- **Organización de tareasTareas ClickUp para dividir proyectos complejos en tareas más pequeñas, establecer plazos y ayudar a los autónomos a priorizar el trabajo de forma eficaz
- Obtenga una vista de pájaro de en qué está trabajando el autónomo: ConVista del tablero Kanban de ClickUppodrá ver de un vistazo en qué está trabajando cada freelancer, en qué fase se encuentran sus tareas y qué queda por hacer
visualice múltiples flujos de trabajo con la vista de tablero Kanban de ClickUp
Si las prioridades cambian, puede mover las tareas a través de los flujos de trabajo mediante la función de arrastrar y soltar, lo que permite actualizaciones y reorganizaciones rápidas.
arrastre y suelte cualquier tarea en la columna siguiente para actualizar automáticamente su estado con la vista de tablero tipo Kanban de ClickUp
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5. Gestione el tiempo de forma eficaz con rastreadores Software de seguimiento del tiempo para autónomos le permite gestionar las horas facturables y los partes de horas, así como realizar un seguimiento del tiempo de entrada y salida en una ubicación centralizada.
Seguimiento del tiempo de proyectos de ClickUp ayuda a los autónomos a controlar sus horas. Utilice el contador de tiempo global integrado para iniciar y detener el tiempo desde cualquier lugar, añadir notas y etiquetas a las entradas de tiempo y obtener un resumen del tiempo total que han dedicado a sus tareas.
compruebe el tiempo estimado del proyecto con los informes detallados de seguimiento del tiempo de ClickUp
Aunque varios autónomos, como redactores y editores, trabajen en la misma tarea, pueden realizar un seguimiento individual de su tiempo. Al final, puede comprobar los registros de tiempo individuales y compararlos con el tiempo estimado al principio del proyecto.
Si hay contratiempos o retrasos, los autónomos pueden actualizar las fechas de vencimiento en la tarea principal. Todos los miembros del equipo asignados a esas tareas recibirán automáticamente una notificación para que puedan ajustar sus horarios en consecuencia.
Los detallados informes de seguimiento del tiempo de ClickUp garantizan que todos los aspectos del proyecto se mantengan por buen camino y que los plazos se cumplan de forma eficiente.
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6. Ofrece y recibe feedback regularmente
Por mucho talento que tengan sus autónomos, necesitan su orientación y sus comentarios para cumplir sus expectativas.
Para evitar revisiones interminables y frustraciones, debe darles su opinión con regularidad. Algunas buenas prácticas para compartir comentarios constructivos son:
Ser específico
Señala lo que han hecho bien o lo que necesitan mejorar.
Ejemplo: La sección sobre las características del producto podría ser más detallada. ¿Puede explicar con más detalle en qué beneficia al usuario cada una de ellas?
Oportuno
No esperes a que tus freelancers hayan dejado de trabajar en el proyecto para decirles lo que piensas. Dales tu opinión desde el principio para que puedan hacer cambios rápida y fácilmente.
Ejemplo: Acabo de revisar el borrador de tu artículo. Hagamos una llamada rápida para comentar mi opinión mientras aún está fresca en mi mente.
Accionable
Sugiere cómo pueden mejorar o ampliar su trabajo.
Ejemplo: Para mejorar la legibilidad, utilice párrafos más cortos. Utilice subtítulos y viñetas para que el contenido sea fácilmente escaneable.
Equilibrado
Aprecia lo que han hecho bien y señala las áreas en las que pueden mejorar.
Ejemplo: Tu investigación y tus datos son impresionantes y añaden credibilidad a tu artículo. Sin embargo, la conclusión es un poco floja. Es un poco genérica; hay que reescribirla para que resuma los puntos clave del artículo.
Proporcione a su equipo de freelance comentarios constructivos, pero recuerde pedirles su opinión con regularidad.
Pregúnteles por los problemas que encuentran mientras trabajan.
Una forma sencilla de recabar información de tus freelancers es utilizar Plantilla de evaluación de empleados de ClickUp . Esta plantilla le permite recoger comentarios detallados sobre el trabajo con usted, como la claridad de las funciones y las oportunidades de desarrollo.
Esta bucle de retroalimentación puede ayudarle a identificar cómo mejorar los procesos y apoyar mejor a sus autónomos.
Conozca la opinión de sus trabajadores autónomos sobre la cultura de su empresa, la gestión y la cultura de trabajo con la plantilla de opiniones de empleados de ClickUp
Descargar esta plantilla Pro Tip💡: Configuración Automatizaciones ClickUp para enviar automáticamente correos electrónicos con encuestas a sus autónomos cada trimestre
puede utilizar
/ref/ https://clickup.com/features/form-view Vista de formulario de ClickUp /%href/
para recoger las opiniones de su equipo de autónomos. Esto garantiza una recopilación coherente de los comentarios y le ayuda a identificar y abordar los problemas con prontitud._
7. Invite a los autónomos a actividades de creación de equipos
Aunque los autónomos son una extensión de su equipo, es probable que se sientan desconectados de su camaradería porque sus interacciones con él son limitadas.
¿El resultado?
Puede afectar a su sentido de pertenencia y motivación. Invitarles a eventos de creación de equipos les ayuda a integrarse y a sentirse valorados.
Para sus empleados, refuerza la idea de que los autónomos son compañeros de equipo esenciales. Cuando participan juntos en actividades de creación de equipos, se compenetran y refuerzan sus lazos.
He aquí algunos ejemplos actividades virtuales de creación de equipos que puedes probar:
Salas de escape virtuales
En una actividad de escape room virtual, todos participan en el mismo juego de escape room online. Deben comunicarse y colaborar para encontrar pistas y resolver enigmas antes de que se acabe el tiempo para "escapar"
Este divertido juego es ideal para equipos remotos con autónomos, ya que fomenta el trabajo en equipo hacia un objetivo compartido.
Noche de trivial
Elige preguntas de trivial sobre películas populares, programas de televisión, música y otros temas divertidos. En cada equipo debe haber una mezcla de freelancers y miembros de la empresa.
Todos pueden socializar en un ambiente relajado y sin presiones, ya que se trata de un trivial informal y divertido.
Planifica estas actividades con Plantilla Team Docs de ClickUp . Esta plantilla personalizable te permite hacer una lista de preguntas para romper el hielo, establecer reglas para diversas actividades virtuales y organizar todos los detalles en un solo espacio.
Utilice Team Docs Template en ClickUp para agilizar los documentos básicos del equipo y mejorar la accesibilidad en los proyectos
Descargar esta plantilla Tenga a mano la plantilla de documentos de equipo de ClickUp durante sus actividades virtuales. Le permite ver los cargos, la experiencia y la información de contacto de cada persona.
Al tratarse de un documento colaborativo, todo el equipo, incluidos los trabajadores autónomos, puede aportar ideas y comentarios. Esta centralización fomenta un proceso de planificación más inclusivo y organizado, garantizando que todo el mundo se sienta involucrado en la experiencia de vinculación remota.
Utilice ClickUp para potenciar su equipo de autónomos
Recuerde que todo trabajador autónomo de éxito quiere entregar un trabajo de calidad, y usted es el responsable de prepararles para el éxito.
Empiece por definir claramente las expectativas y dar instrucciones detalladas. A medida que avance el proyecto, proporcione información periódica. La comunicación abierta les ayudará a entender dónde tienen que hacer cambios.
ClickUp plataforma de gestión de proyectos combina todas las funciones que necesita para gestionar a los miembros de su equipo autónomo, incluido el seguimiento del tiempo, comunicación de equipo y gestión de proyectos en una sola plataforma.
Realice un seguimiento de las horas de trabajo con respecto a los presupuesto del proyecto asigne tareas al proyecto, establezca y controle el plazo del proyecto, cree descripciones del proyecto basadas en IA, comparta archivos importantes y comuníquese con la herramienta de gestión de proyectos de ClickUp.
Ya no tendrá que hacer malabarismos con varias aplicaciones para gestionar su equipo de autónomos y trabajadores independientes. La respuesta a cómo gestionar autónomos empieza por registrarse en ClickUp y probar sus funciones gratuitas.