Hubo un tiempo en que los procesos de desarrollo de software y documentación eran rígidos e inflexibles.
Luego llegó el Manifiesto Ágil, que minimizó los requisitos iniciales de documentación y enfatizó la colaboración directa entre las partes interesadas. 🤝
Sin embargo, muchos desarrolladores de software y gestores de proyectos aún necesitan ayuda para implementar las prácticas recomendadas de este nuevo enfoque, ya que se enfrentan a retos a la hora de planificar, actualizar y gestionar documentos técnicos.
En este artículo se analiza cómo los equipos pueden implementar procesos escalables y sostenibles para la documentación y el desarrollo ágiles. ¡También le presentaremos una potente herramienta que le guiará en cada paso del camino!
¿Qué es la documentación ágil?
La documentación ágil es un método para crear y gestionar la documentación de proyectos y software siguiendo los principios del desarrollo ágil. Implica la creación de documentos técnicos concisos y fáciles de entender, alejándose de los formatos tradicionales, largos y abrumadores. 🗒️
La documentación ágil implica seguir cuatro principios fundamentales, que dan prioridad a la elección:
- Las personas y las interacciones por encima de los procesos y las herramientas
- Software funcional por encima de una documentación exhaustiva
- Colaboración con el cliente por encima de la negociación del contrato
- Responder al cambio en lugar de seguir un plan
A continuación, le mostramos a qué se refiere cada principio y cómo puede ponerlo en práctica:
Las personas y las interacciones por encima de los procesos y las herramientas.
En lugar de adoptar un enfoque rígido y secuencial para la creación de documentos, el método ágil promueve interacciones regulares entre las personas que participan en los proyectos.
Todas las partes interesadas, incluidos los propietarios del proyecto, los gestores, los miembros del equipo de desarrollo y los redactores de documentación, celebran ceremonias y reuniones periódicas para decidir qué procesos del proyecto o partes del software deben abordarse en un sprint concreto.
La comunicación regular permite a su equipo decidir y documentar debidamente el alcance de cada proyecto.
Software funcional por encima de una documentación exhaustiva.
El Manifiesto Ágil fomenta la entrega de pequeñas partes de software funcional en iteraciones más cortas, en lugar de porciones más grandes que requieren una documentación exhaustiva. La segmentación de tareas proporciona a los clientes una sensación de progreso continuo y tranquilidad.
Colaboración con el cliente por encima de la negociación contractual.
En lugar de negociar un contrato de especificaciones de requisitos de software (SRS) con los clientes, el método ágil exige establecer canales de colaboración directa que permitan a las partes interesadas comunicar de forma proactiva cualquier cambio en los requisitos. Este enfoque ágil garantiza que el producto desarrollado satisfaga las expectativas del cliente.
Responder al cambio en lugar de seguir un plan
El último principio se refiere a ser lo suficientemente flexible como para responder a los cambios en lugar de seguir planes de desarrollo de software rígidos que no se pueden adaptar rápidamente. Este principio exige una mayor flexibilidad en la planificación de la funcionalidad del software, lo que, a su vez, conduce a la flexibilidad en los requisitos de documentación técnica.
En lugar de crear documentos largos y extensos que detallen cada proceso y paso del desarrollo ágil de software, céntrese en cubrir los requisitos principales, dejando de lado los métodos exactos para dejar espacio a cualquier cambio necesario.
Importancia de la documentación en el desarrollo ágil de software
El Manifiesto Ágil no hace demasiado hincapié en la documentación detallada. En cambio, afirma que la única medida del progreso del proyecto es el software funcional, y que el método más eficaz para transmitir información es la conversación. 🗣️
Siguiendo esa filosofía, los propietarios del proyecto transmitirían sus requisitos directamente a los desarrolladores, quienes luego intentarían implementarlos en iteraciones más pequeñas.
Pero la realidad no es tan sencilla. Han surgido nuevas prácticas que convierten la documentación en una parte esencial de una estrategia operativa eficaz, aunque de una manera ligeramente diferente. He aquí por qué es importante:
- Garantizar el cumplimiento normativo: Muchos países exigen a los desarrolladores que proporcionen documentación a los usuarios finales del software. La documentación ágil garantiza que se anote cada paso del proceso de desarrollo de software a medida que su equipo avanza hacia la cima.
- Fomentar la colaboración: la comunicación regular entre los desarrolladores y los propietarios de los proyectos fomenta un entorno de cooperación, lo que garantiza que ningún miembro del equipo trabaje de forma aislada.
- Creación de nuevas perspectivas: documentar las funciones durante el proceso de desarrollo de software puede conducir al descubrimiento de enfoques interesantes para la resolución de problemas, ya que ofrece a personas de diferentes ámbitos una mejor perspectiva de las posibles soluciones.
- Garantizar la claridad y la estructura: incluso una documentación ágil minimalista puede ayudar a establecer un plan estructurado para el desarrollo de funciones durante la iteración del software.
- Estandarización de procesos : La documentación ágil también puede ayudar a las empresas a descubrir el proceso de desarrollo más eficaz que les permita llevar sus proyectos a buen término de manera oportuna ⌚.
Elementos esenciales que deben incluirse en la documentación ágil
Aunque concisa y clara, la documentación ágil debe cumplir requisitos de calidad específicos para aportar el máximo valor. Hay cinco elementos que toda documentación ágil debe contener para alcanzar sus objetivos, y son los siguientes:
- Propiedades del documento: una breve descripción que presenta el contenido de los documentos, así como los elementos esenciales del proyecto, como la fase, las metas de lanzamiento previstas y las partes interesadas.
- Ámbito del sprint: Una representación del sprint cubierto en la documentación, así como la descripción general de las partes de la funcionalidad del software y las metas esperadas del sprint.
- Casos de uso: Descripciones del usuario objetivo y cómo podría interactuar con el producto o el software desarrollado. La creación de casos de uso ayuda a establecer los requisitos principales sin entrar en demasiados detalles.
- Condiciones de cumplimiento: Cualquier condición de cumplimiento normativo que deba cumplir el software. Documentar las condiciones requeridas garantiza la integridad de su empresa y que todos los miembros del equipo estén bien informados.
- Guías para usuarios finales: una guía o un manual de formación para los usuarios finales en el que se expliquen algunas de las funciones del software.
Teniendo todo esto en cuenta, repasemos los pasos que debe seguir para que la documentación ágil sea un proceso fácil y optimizado, tal y como se pretendía. 🎯
¿Cómo hacer documentación ágil?
Una documentación ágil fluida y satisfactoria requiere un sistema que permita a los gestores de proyectos participar en todas las reuniones de sprint y en las reuniones diarias entre los propietarios del proyecto y el equipo de desarrollo. Sin embargo, la interacción no debe limitarse a las reuniones, y el equipo debe poder conectarse en todo momento.
Una excelente manera de hacerlo es confiar en plataformas de gestión y productividad para que se encarguen del trabajo pesado.
ClickUp es una plataforma ideal para este tipo de tareas. Puede utilizar la suite de gestión de proyectos ágiles de ClickUp para gestionar hojas de ruta de productos, backlogs y sprints. Durante todo el proceso, utilice la vista Chat para comunicarse con su equipo en una conversación compartida, a la que puede acceder o salir cuando lo desee.
Ahora que conocemos los conceptos básicos, repasemos cada paso del proceso de documentación. 📃
Paso 1: Planifique la documentación
Todo lo que vale la pena comienza con un plan, y la redacción de documentación no es una excepción. La ceremonia de planificación del sprint marca el inicio del proceso. En ella participan desarrolladores de software, gerentes y propietarios de proyectos, que se reúnen para decidir la iteración de software que entrará en la línea de desarrollo en un sprint concreto.
Los miembros del equipo responsables de la documentación del proyecto deben participar en las ceremonias de planificación de sprints para estar al tanto de las funciones desarrolladas y sus requisitos básicos.
Una vez incorporado, puede utilizar ClickUp Metas para establecer objetivos claros y estimar los cronogramas de finalización. Aquí puede clasificar las diferentes funciones del software o los requisitos del proyecto utilizando carpetas y comprobar el progreso en porcentajes. 📈
Una vez que haya fijado un objetivo, puede utilizar ClickUp Sprints para alinear cada segmento que necesite documentarse de acuerdo con los sprints programados para toda la semana o el mes. Todo lo que tiene que hacer es crear la tarea y marcarla como «Pendiente», y tendrá una panorámica clara de los procesos programados.
Para mantener todo el trabajo de su equipo sincronizado, utilice una de las muchas integraciones de ClickUp, como:
- GitHub
- GitLab
- Bitbucket
Cualquier tarea incompleta pasará automáticamente al siguiente sprint, lo que le permitirá realizar un seguimiento de los retrasos en el desarrollo del software y planificar el plan de redacción de documentación continua en consecuencia. ✍️
Para obtener una panorámica más amplia del proyecto, puede aprovechar algunas de las 15 vistas de ClickUp. Por ejemplo:
- Vista Lista: le ofrece un resumen claro de todas las tareas pendientes. Puede ordenar la lista por fecha límite para priorizar su carga de trabajo o filtrarla por proyectos para categorizar fácilmente todas las tareas.
- Vista Tablero: le permite ver qué partes del producto están en desarrollo, qué está en revisión y qué se encuentra en la fase de planificación. A continuación, puede decidir fácilmente qué funciones o iteraciones del software deben documentarse primero 🕵️.
- Vista Gantt: con esta vista, puede visualizar las dependencias de su carga de trabajo. Úsela para controlar quién está trabajando en cada parte del software, de modo que pueda resolver rápidamente cualquier incertidumbre. También debe comprobar periódicamente qué trabajos dependen del envío de la documentación.
Paso 2: Crear backlogs de sprints
El sprint backlog es un documento que recoge todas las funciones, mejoras, correcciones de errores y otros elementos de trabajo que el equipo de desarrollo de software debe abordar en el siguiente sprint. Un aspecto esencial de la creación de sprint backlogs es documentar todo de forma clara y concisa, permitiendo que el documento evolucione junto con el producto y sus requisitos. 🌱
Al documentar todas las tareas esenciales con prontitud, se asegura de:
- Priorización: ayuda al equipo a priorizar en qué hay que trabajar a continuación en función del valor que aporta al producto y al cliente.
- Transparencia: proporciona transparencia sobre en qué está trabajando el equipo y qué queda pendiente.
- Planificación: ayuda en la planificación de sprints al proporcionar un conjunto de elementos de trabajo entre los que el equipo puede seleccionar las tareas en las que trabajar durante el próximo sprint.
Para ello, puede utilizar los Sprints de ClickUp: vaya a su sprint y ordene las tareas por fecha límite y estado de la tarea. Podrá ver todos sus elementos pendientes de una sola vez y decidir rápidamente cuáles requieren su atención en función de su prioridad. A medida que trabaje y complete sus tareas pendientes, podrá marcarlas en la lista.
Si las listas de sprints no son su forma preferida de gestionar los backlogs, utilice algunas de las siguientes plantillas ágiles:
Estas plantillas le permiten registrar el impacto de un elemento retrasado, el esfuerzo necesario para completarlo, el progreso actual, el resumen del proceso y mucho más.
Paso 3: Actualice la documentación con regularidad.
Los proyectos ágiles son dinámicos e iterativos, por lo que documentar cada parte del proceso a medida que avanza es la clave para disponer de información actualizada. 🗝️
Los requisitos del cliente pueden cambiar durante la fase de desarrollo del software y su documentación debe reflejar esos cambios. Las actualizaciones periódicas también garantizan un lanzamiento más rápido de cada función, ya que evitan retrasos innecesarios.
Con ClickUp Docs, puedes gestionar las actualizaciones en un abrir y cerrar de ojos: edita documentos en tiempo real junto con tus compañeros o utiliza el modo Focus para concentrarte en escribir la actualización actual sin distracciones.
No tiene que empezar desde cero. Elija entre la biblioteca de ClickUp con más de 1000 plantillas para redactar todos los documentos sin esfuerzo y ahorrar un tiempo valioso.
Puede empezar con la plantilla de documentación de proyectos de ClickUp: utilice los campos específicos para anotar todas las especificaciones y otra información relevante, como los miembros del proyecto, su lugar en el equipo o el alcance de la documentación.
Una vez que haya anotado toda la información nueva, puede etiquetar a cualquier miembro relevante del equipo mediante comentarios o @menciones, y ellos recibirán una notificación.
Para facilitar aún más el proceso, utilice ClickUp AI para obtener sugerencias sobre cómo documentar los requisitos de una iteración de software. Todo lo que tiene que hacer es proporcionar información básica sobre su funcionalidad o cómo se ha modificado, sin necesidad de esforzarse por escribir secciones completas de jerga técnica por su cuenta.
Una vez que haya plasmado por escrito cómo debe funcionar una función concreta, podrá generar rápidamente elementos documentales esenciales, tales como:
- Resúmenes
- Índices de contenido
- Páginas web
Para ello, solo tiene que enviar una indicación a ClickUp AI, que se encargará de todo el trabajo pesado por usted. 🏋️
Paso 4: Comparta sus actualizaciones con las partes interesadas.
Compartir su esfuerzo de documentación con las partes interesadas garantiza la transparencia y le da tiempo para realizar cualquier ajuste con rapidez. El propietario del proyecto y los inversores suelen querer estar al tanto de los recursos gastados y del rendimiento del equipo. La documentación ágil puede ofrecerles una imagen clara sin abrumarlos con montones de papel. 🖼️
Puede automatizar estos procesos creando paneles de control personalizados, lo que ayudará a las partes interesadas a visualizar todas las tareas completadas y pendientes. Los paneles de control de ClickUp se basan en tarjetas que puede ajustar para adaptarlas a cualquier proyecto o proceso. Por ejemplo, puede utilizar:
- Tarjetas personalizadas: visualice sus tareas mediante tarjetas con gráficos de barras o gráficos circulares y averigüe cuánto tiempo lleva cada tarea con la función de control de tiempo.
- Sprints: divida las tareas en colores según su estado actual e identifique los cuellos de botella a medida que avanza el trabajo.
- Personas asignadas: destaque las responsabilidades de cada miembro del equipo y mantenga la transparencia con una panorámica clara de las tareas en las que están trabajando.
- Prioridades: describa todos los procesos clasificando las tareas según su nivel de prioridad y etiquetándolas como Urgente, Alta, Normal, Baja o Sin prioridad.
Una vez que esté satisfecho con su documento, cree un enlace interno accesible solo para los usuarios de la organización. ¡Puede compartirlo de forma segura con cualquiera de sus compañeros y obtener sus comentarios si es necesario! 🔒
Lectura adicional: Puede crear una base de datos en Hojas de cálculo de Google donde actualizar todos los enlaces de documentación accesibles públicamente tan pronto como los finalice. Cree historias de usuario y guías de documentación y realice el uso compartido con sus clientes, o desglose las últimas funciones y propiedades.
Paso 5: Reflexione sobre lo que funcionó y lo que le frenó.
A medida que continúe redactando y entregando documentación para sus proyectos, comprenderá mejor qué procesos llevan demasiado tiempo y cómo mejorarlos. Hacerlo le ayudará a optimizar los procesos y mejorar sus metodologías de gestión de proyectos . Esfuércese por evaluar:
- Si la estructuración del tema fomenta la simplicidad y la precisión.
- Tanto si su flujo de trabajo de gestión de documentación garantiza una organización impecable
- ¿Qué partes de la documentación requieren más tiempo, energía y atención?
Al alejarse de la documentación excesivamente detallada y que requiere mucho tiempo, no deja lugar a excusas cuando se trata de una mala organización de los datos. Todos los miembros del equipo y las partes interesadas relevantes deben poder encontrar la información necesaria.
Afortunadamente, puede utilizar ClickUp para simplificar este proceso: la función Búsqueda universal le permite explorar miles de documentos, tareas, chats o paneles en cuestión de segundos. Puede buscar palabras clave o incluso fechas de últimas actualizaciones o revisiones.
Y lo más importante, asegúrate de que tu documentación no te requiera mucho tiempo y energía. Establece qué tareas son recurrentes y aprovecha Automatizaciones de ClickUp para agilizar los procesos. Puede configurar desencadenantes personalizados o predefinidos para automatizar acciones y dejar que la herramienta haga su magia. Por ejemplo, una vez que la prioridad de la tarea cambia de Normal a Baja, ClickUp puede archivarla y aplicar una de las plantillas para ofrecerle una visión general bien estructurada de la tarea.
Buenas prácticas de documentación ágil
Aunque parezca sencillo, navegar por la documentación ágil puede parecer como encontrar el camino a través de un oscuro laberinto de procesos, iteraciones rápidas y requisitos en constante cambio. Pero no tiene por qué ser tan desalentador: puede adoptar algunas reglas y dejarse guiar por ellas a lo largo del camino. 🔦
A continuación, se indican algunas prácticas sencillas pero eficaces para documentar proyectos ágiles:
- Céntrese en el software funcional: Agile da prioridad a la entrega de software funcional a los clientes. La documentación debe respaldar esta meta proporcionando orientación y contexto sin convertirse en un obstáculo para el desarrollo.
- Cree documentación dinámica: la documentación debe evolucionar junto con el producto y el proyecto. En lugar de crear documentos extensos y estáticos por adelantado, mantenga una documentación dinámica que se adapte a los cambios y refleje el estado actual del producto.
- Adopte el enfoque «justo a tiempo»: cree documentación solo cuando sea necesario y con los detalles justos. Este enfoque evita el exceso de documentación y garantiza que esta siga siendo relevante y útil.
- Adopte un enfoque colaborativo: fomente la colaboración entre los miembros del equipo y las partes interesadas a la hora de crear y revisar la documentación. De este modo, se garantiza que esta refleje sus valores e incorpore perspectivas diversas.
- Implemente la técnica visual: utilice representaciones visuales como diagramas, organigramas y esquemas funcionales para presentar de forma eficaz conceptos y relaciones complejos. La documentación visual proporciona una base para una mejor comprensión y una toma de decisiones más fácil.
Cree procesos de documentación ágiles y eficaces y brinde soporte a sus proyectos con ClickUp.
La documentación ágil permite a los equipos ágiles comunicarse de forma eficaz, adaptarse rápidamente y obtener resultados excepcionales. Con las estrategias adecuadas, podrá navegar por el desarrollo de software sin perder de vista lo que realmente importa.
Por suerte, no tiene que emprender este viaje solo: la suite de gestión de proyectos de ClickUp le ofrece todo lo que necesita para perfeccionar sus procesos de documentación y ampliarlos sin comprometer su eficacia o eficiencia. Regístrese en ClickUp gratis y destaque en todos sus proyectos con una documentación concisa y bien pensada.