Hubo un tiempo en que los procesos de desarrollo de software y documentación eran rígidos e inflexibles.
Luego llegó el Manifiesto Ágil -redujo al mínimo la documentación inicial de los requisitos e hizo hincapié en la colaboración directa entre las partes interesadas. 🤝
Sin embargo, muchos desarrolladores de software y gestores de proyectos siguen necesitando ayuda para aplicar las prácticas recomendadas de este nuevo enfoque y se enfrentan a problemas de planificación, actualización y gestión de documentos técnicos.
Este artículo explorará cómo los equipos pueden implementar procesos escalables y sostenibles para la documentación y el desarrollo ágiles. ¡También le presentaremos una poderosa herramienta que puede guiarle en cada paso del camino!
¿Qué es la documentación ágil?
La documentación ágil es un método de creación y gestión de proyectos y documentos documentación de software siguiendo los principios del desarrollo ágil. Se trata de crear documentos técnicos concisos y fácilmente comprensibles, alejándose de los formatos tradicionales largos y abrumadores. 🗒️
La documentación ágil implica seguir cuatro principios primarios, que priorizan la elección:
- Individuos e interacciones sobre procesos y herramientas
- Software de trabajo sobre documentación exhaustiva
- Colaboración con el cliente sobre negociación de contratos
- Responder al cambio sobre seguir un plan
A continuación te explicamos con qué se relaciona cada principio y cómo puedes ponerlo en práctica:
Individuos e interacciones por encima de procesos y herramientas
En lugar de adoptar un enfoque rígido y secuencial a la hora de crear documentos, el método ágil promueve interacciones regulares entre las personas que participan en los proyectos.
Todas las partes interesadas -incluidos propietarios de proyectos, gestores, miembros del equipo de desarrollo y redactores de documentación- mantienen reuniones periódicas ceremonias y reuniones de sprint para decidir qué procesos del proyecto o partes del software deben abordarse en un sprint concreto.
**La comunicación periódica permite al equipo decidir y documentar debidamente el alcance de cada proyecto
Software de trabajo sobre documentación exhaustiva
El Manifiesto Ágil fomenta la entrega de pequeñas partes de software de trabajo en iteraciones más cortas en lugar de porciones más grandes que requieren una documentación exhaustiva. La segmentación de tareas da a los clientes una sensación de progreso continuo y tranquilidad.
Colaboración con el cliente por encima de negociación de contratos
En lugar de negociar un contrato de especificaciones de requisitos de software (SRS) con los clientes, el método ágil exige establecer canales de colaboración directa que permitan a las partes interesadas comunicar cualquier cambio en los requisitos de forma proactiva. Este enfoque ágil garantiza que el producto desarrollado cumpla las expectativas del cliente.
Responder al cambio por encima de seguir un plan
El último principio se refiere a ser lo suficientemente flexible para responder a los cambios en lugar de seguir planes rígidos de desarrollo de software que no puedan adaptarse rápidamente. Este principio exige una mayor flexibilidad en planificación del software funciones, lo que, a su vez, permite flexibilizar los requisitos de la documentación técnica.
En lugar de crear documentos largos y extensos que detallen cada proceso y paso del desarrollo ágil de software, céntrate en cubrir los requisitos principales, dejando fuera los métodos exactos para dejar espacio a cualquier cambio necesario.
Importancia de la documentación en el desarrollo ágil de software
El Manifiesto Ágil no hace demasiado hincapié en la documentación detallada. En su lugar, afirma que la única medida del progreso del proyecto es el software en funcionamiento y que el método más eficaz de transmitir información es la conversación. 🗣️
Siguiendo esta filosofía, los propietarios del proyecto transmitirán sus requisitos directamente a los desarrolladores, que intentarán implementarlos en iteraciones más pequeñas.
Pero la realidad no es tan sencilla. Han surgido nuevas prácticas que hacen de la documentación una parte esencial de un estrategia operativa eficaz aunque de forma ligeramente diferente. He aquí por qué es importante:
- Garantizar el cumplimiento de la normativa: Muchos países exigen a los desarrolladores que proporcionen documentación a los usuarios finales del software. La documentación ágil garantiza que se anote cada paso del proceso de desarrollo de software a medida que el equipo se abre camino hacia la cima
- Promover la colaboración: La comunicación regular entre desarrolladores y propietarios de proyectos fomenta un entorno de cooperación, garantizando que ningún miembro del equipo trabaje aislado
- Creación de nuevas perspectivas: Documentar las funciones durante el proceso de desarrollo de software puede llevar a descubrir enfoques interesantes para la resolución de problemas, ya que ofrece a personas de distintos orígenes una mejor perspectiva de las posibles soluciones
- Garantizar la claridad y la estructura: Incluso una documentación ágil minimalista puede ayudar a establecer un plan estructurado para el desarrollo de funciones durante la iteración del software
- Normalización de procesos : La documentación ágil también puede ayudar a las empresas a descubrir el proceso de desarrollo más eficaz que lleva sus proyectos hasta la línea de meta de manera oportuna ⌚
Elementos esenciales a incluir en la documentación ágil
Aunque concisa y ordenada, la documentación ágil debe cumplir requisitos de calidad específicos para aportar el máximo valor. Hay cinco elementos que cualquier documentación ágil debe contener para lograr sus objetivos, y son los siguientes:
- Propiedades del documento: Una breve descripción que introduzca el contenido de los documentos, así como los elementos esenciales del proyecto, como la fase, los objetivos de la versión meta y las partes interesadas
- Alcance del sprint: Una representación del sprint cubierto en la documentación, así como la descripción general de las partes de la funcionalidad del software y las metas esperadas del sprint
- Casos de uso: Descripciones del usuario objetivo y cómo podría interactuar con el producto o el software desarrollado. La creación de casos de uso ayuda a establecer los requisitos principales sin entrar en demasiados detalles
- Condiciones de cumplimiento: Cualquier condición de cumplimiento normativo que el software deba satisfacer. Documentar las condiciones exigidas garantiza que la integridad de la empresa esté intacta y que todos los miembros del equipo estén bien informados
- Guías para los usuarios finales: Una guía o un manual de formación para los usuarios finales que explique partes de la función del software
Con todo esto en mente, vamos a repasar los pasos que debes seguir para hacer de la documentación ágil un proceso fácil y ágil, ¡como debe ser! 🎯
¿Cómo Pendiente Documentación Ágil?
Una documentación ágil fluida y exitosa requiere un sistema que permita a los jefes de proyecto participar en todas las reuniones de sprint y en las puestas al día diarias entre los propietarios del proyecto y el equipo de desarrollo. Sin embargo, la interacción no debe limitarse a las reuniones, y el equipo debe poder conectarse en todo momento.
Una buena forma de hacerlo es apoyarse en plataformas de gestión y productividad que hagan el trabajo pesado. ClickUp es una plataforma ideal para este tipo de tareas. Puede utilizar el Suite de gestión ágil de proyectos ClickUp para gestionar hojas de ruta de productos, backlogs y sprints. Durante todo el proceso, utilice la vista Chat para comunicarse con su equipo dentro de una conversación compartida, a la que puede acceder o abandonar cuando lo desee.
Ahora que ya sabemos lo básico, ¡vamos a repasar cada paso del proceso de documentación! 📃
Paso 1: Planificar la documentación
Todo lo que vale la pena comienza con un plan, y escribir documentación no es diferente. En plan de sprint marca el inicio del proceso. En ella, desarrolladores de software, gestores y propietarios de proyectos se sientan para decidir la iteración de software que entrará en el proceso de desarrollo en un sprint concreto.
**Los miembros del equipo responsables de la documentación del proyecto deben participar en las ceremonias de planificación de los sprints para estar al tanto de las funciones desarrolladas y sus requisitos básicos
Una vez incorporados, pueden utilizar Metas de ClickUp para ajustar objetivos claros y estimar cronogramas para completarlos. Aquí puede clasificar las distintas funciones del software o requisitos del proyecto utilizando Carpetas y comprobar su progreso en porcentajes. 📈
Después de poner los ojos en un objetivo, puede utilizar Sprints de ClickUp para alinear cada segmento que necesite ser documentado según los sprints programados para toda la semana o el mes. Todo lo que tiene que hacer es crear la tarea y marcarla como Para hacer, y tendrá una visión clara de los procesos programados.
Para mantener sincronizado todo el trabajo de su equipo, utilice una de las muchas integraciones de ClickUp, como:
- GitHub
- GitLab
- Bitbucket
Cualquier tarea no completada se moverá automáticamente al siguiente sprint, permitiéndote hacer un seguimiento de los retrasos en el desarrollo del software y planificar la escritura de documentación continua en consecuencia. ✍️
Sprint plan para la documentación y el desarrollo en ClickUp
Para obtener una panorámica más amplia del proyecto, puede aprovechar algunas de las herramientas siguientes Las 15 vistas de ClickUp . Por ejemplo:
- Vista Lista -Le ofrece un esquema claro de todas las tareas pendientes. Puede ordenar la lista por fecha límite para priorizar su carga de trabajo o filtrarla por proyectos para clasificar fácilmente todas las tareas
- Vista Tablero -Le permite ver qué partes del producto están en desarrollo, qué está en revisión y qué está en fase de planificación. Así podrá decidir fácilmente qué funciones o iteraciones del software deben documentarse primero 🕵️
- (diagrama de) Gantt vista -Con esta vista, puedes visualizar las dependencias en tu carga de trabajo. Utilízala para mantener pestañas sobre quién está trabajando en qué parte del software y así poder resolver rápidamente cualquier incertidumbre. También debe comprobar regularmente de quién depende el envío de la documentación para su trabajo
Utilice las más de 15 vistas de ClickUp para organizar y planificar su carga de trabajo con vistas de Tabla, Lista, Gantt, Tablero y muchas otras
Paso 2: Construir sprint backlogs
El backlog del sprint es un documento que captura todas las funciones, mejoras, correcciones de errores y otros elementos de trabajo que el equipo de desarrollo de software debe abordar en el siguiente sprint. Un aspecto esencial de la creación de sprint backlogs es documentarlo todo de forma clara y concisa, permitiendo que el documento evolucione junto con el producto y sus requisitos. 🌱
Al documentar todas las tareas esenciales con la debida indicación, te aseguras:
- Priorización: Ayuda al equipo a priorizar en qué hay que trabajar a continuación en función del valor que aporta al producto y al cliente
- Transparencia: Proporciona transparencia sobre en qué está trabajando el equipo y qué queda por terminar
- Planificación: Ayuda en la planificación del sprint proporcionando un conjunto de elementos de trabajo de los que el equipo puede seleccionar las tareas en las que trabajar durante el próximo sprint
Pendiente: Para ello, puede utilizar el ClickUp Sprints-ir a su sprint y ordenar las tareas por fecha límite y estado de la tarea. Podrás ver todos tus elementos pendientes a la vez y decidir rápidamente cuáles necesitan tu atención en función de su prioridad. A medida que trabajes y completes tus tareas pendientes, podrás ir tachándolas de la lista.
Listas de Sprints en ClickUp para la gestión de tareas y backlogs
Si las listas de Sprints no son su forma preferida de gestionar los backlogs, utilice alguna de las siguientes opciones plantillas ágiles :
- Plantilla de Backlogs y Sprints de ClickUp
- Plantilla ClickUp de backlogs de proyectos
- Plantilla de proyectos pendientes de ClickUp
- Plantilla Sprint Backlog de ClickUp
Estas plantillas permiten registrar el impacto de un elemento retrasado, el esfuerzo necesario para completarlo, el progreso actual, el resumen del proceso y mucho más.
Plantilla de proyectos atrasados de ClickUp con información detallada sobre las tareas atrasadas
Paso 3: Actualice la documentación con regularidad
Los proyectos ágiles son dinámicos e iterativos, por lo que documentar cada parte del proceso a medida que progresa es la clave para disponer de información actualizada. 🗝️
Los requisitos del cliente pueden cambiar durante la fase de desarrollo del software y su documentación debe reflejar esos cambios. Las actualizaciones periódicas también garantizan un lanzamiento más rápido de cada función, ya que evitan retrasos innecesarios.
Con Documentos de ClickUp con ClickUp Docs, puede gestionar las actualizaciones en un abrir y cerrar de ojos: edite documentos en tiempo real junto con sus compañeros o utilice el modo de enfoque para concentrarse en escribir la actualización actual sin distracciones.
No tienes que hacer nada desde cero. Elija entre La biblioteca de ClickUp con más de 1.000 plantillas para redactar todos los documentos sin esfuerzo y ahorrar un tiempo valioso.
Almacene la documentación del proyecto y del flujo de trabajo en un único documento de ClickUp
Puede empezar con la plantilla Plantilla de documentación del proyecto ClickUp -utilice los campos dedicados para anotar todas las especificaciones y otra información relevante como los miembros del proyecto, su lugar en el equipo o el alcance de la documentación.
Una vez que haya anotado toda la información nueva, puede etiquetar a cualquier miembro relevante del equipo mediante comentarios o @menciones, y éste recibirá una notificación.
Colabora y edita en ClickUp Docs con múltiples usuarios
Para facilitar aún más el proceso, utilice ClickUp AI para obtener sugerencias sobre cómo documentar los requisitos de una iteración de software. Todo lo que tiene que hacer es facilitar información básica sobre su función o cómo se ha modificado, sin necesidad de esforzarse por escribir secciones enteras de jerga técnica.
Una vez plasmado sobre el papel cómo tiene que funcionar una determinada función, puedes generar rápidamente elementos esenciales del documento, como:
- Esquemas
- Tablas de contenido
- Páginas web
Puede hacerlo enviando una indicación a ClickUp AI, que hará todo el trabajo por usted. 🏋️
Automatice la redacción de la documentación con IA, supervise el progreso mediante gráficos y sprints y resuelva rápidamente los errores de codificación con ClickUp
Paso 4: Comparta sus actualizaciones con las partes interesadas
Compartir su esfuerzo de documentación con las partes interesadas garantiza la transparencia y le da tiempo para realizar cualquier ajuste con prontitud. El propietario del proyecto y los inversores suelen querer estar al tanto de los recursos empleados y del rendimiento del equipo. Una documentación ágil puede ofrecerles una imagen clara sin enterrarles en montones de papel. 🖼️
Puedes automatizar estos procesos de la siguiente manera crear paneles de operaciones personalizados que ayudan a las partes interesadas a visualizar todas las tareas terminadas y pendientes. El sitio Paneles de ClickUp se basan en tarjetas que puede adaptar a cualquier proyecto o proceso. Por ejemplo, puede utilizar:
- Tarjetas personalizadas-Visualice sus tareas mediante tarjetas con gráficos de barras o circulares y conozca cuánto tiempo lleva cada tarea mediante la función Control de tiempo
- Sprints-Dividir las tareas en colores en función de su estado actual e identificar los cuellos de botella a medida que avanza el trabajo
- Asignados-Destacar las responsabilidades de cada miembro del equipo y mantener la transparencia teniendo una visión clara de las tareas en las que están trabajando
- Prioridades-Outline todos los procesos mediante la categorización de las tareas en función de su nivel de prioridad, etiquetándolas como Urgente, Alto, Normal, Bajo o Sin prioridad
Una vez que esté satisfecho con su documento, cree un enlace interno accesible sólo a los usuarios dentro de la organización. ¡Puedes compartirlo de forma segura con cualquiera de tus compañeros y obtener su opinión si es necesario! 🔒
Las opciones de uso compartido privado y público de ClickUp Docs permiten intercambiar documentos de forma segura
Bonus leer: Puede crear una base de datos de Hojas de cálculo de Google donde actualices todos los enlaces de documentación de acceso público en cuanto los finalices. Crea historias de usuario y guías de documentación y compártelas con tus clientes, o desglosa las funciones y propiedades más recientes.
Paso 5: Reflexiona sobre lo que funcionó y lo que te hizo retroceder
A medida que sigas escribiendo y entregando documentación para tus proyectos, comprenderás mejor qué procesos llevan demasiado tiempo y cómo mejorarlos. Pendiente: hacer esto te ayudará optimizar los procesos y mejorar sus metodologías de gestión de proyectos . Esfuércese por evaluar
- Si la estructuración del tema fomenta la sencillez y la precisión
- Si suflujo de trabajo de gestión de la documentación garantiza una organización impecable
- Qué partes de la documentación requieren más tiempo, energía y atención
Al alejarse de la documentación excesivamente detallada y lenta, no deja lugar a excusas cuando se trata de una mala organización de los datos. Todos los miembros del equipo y las partes interesadas deben poder encontrar la información necesaria.
Por suerte, puede utilizar ClickUp para simplificar este proceso Búsqueda universal función te permite explorar miles de documentos, tareas, chats o paneles en cuestión de segundos. Puedes buscar por palabras clave o incluso por las fechas de las últimas actualizaciones o revisiones.
Y lo que es más importante, asegúrate de que tu documentación no requiere mucha energía y tiempo. Establezca qué tareas son recurrentes y aproveche Automatizaciones de ClickUp para agilizar los procesos. Puede configurar desencadenantes personalizados o preconstruidos para automatizar acciones y dejar que la herramienta haga su magia. Por ejemplo, una vez que la prioridad de la tarea cambia de Normal a Baja, ClickUp puede archivarla y aplicar una de las plantillas para ofrecerle una visión general bien estructurada de la tarea.
Aproveche las Automatizaciones de ClickUp para ahorrar tiempo en tareas periódicas
Buenas prácticas de documentación ágil
Aunque parezca sencillo, navegar por la documentación ágil puede parecer como encontrar el camino a través de un oscuro laberinto de procesos, iteraciones aceleradas y requisitos en constante cambio. Pero no tiene por qué ser tan sombrío: puedes adoptar algunas reglas y dejar que te guíen por el camino. 🔦
Estas son algunas prácticas sencillas pero eficaces para documentar proyectos ágiles:
- Centrarse en el software de trabajo: Agile prioriza la entrega de software de trabajo a los clientes. La documentación debe ser compatible con esta meta, proporcionando orientación y contexto sin convertirse en un cuello de botella para el desarrollo
- Crear documentación dinámica: La documentación debe evolucionar junto con el producto y el proyecto. En lugar de crear documentos extensos y estáticos por adelantado, mantenga una documentación dinámica que se adapte a los cambios y refleje el estado actual del producto
- Adopte el enfoque "justo a tiempo": Cree documentación sólo cuando sea necesario y con los detalles justos. Este enfoque evita el exceso de documentación y garantiza que siga siendo relevante y práctica
- Emplear el enfoque colaborativo: Fomentar la colaboración entre los miembros del equipo y las partes interesadas a la hora de crear y revisar la documentación. Esto garantiza que refleje sus valores e incorpore perspectivas diversas
- Implemente la técnica visual: Utilice representaciones visuales como diagramas, organigramas y wireframes para presentar eficazmente conceptos y relaciones complejas. La documentación visual facilita la comprensión y la toma de decisiones
Construya procesos de documentación ágiles y eficaces y dé soporte a sus proyectos con ClickUp
La documentación ágil permite a los equipos ágiles comunicarse con eficacia, adaptarse con rapidez y ofrecer resultados excepcionales. Con las estrategias adecuadas, puede navegar por el desarrollo de software sin perder de vista lo que importa.
Por suerte, no tiene que empezar el viaje solo Suite de gestión de proyectos de ClickUp le ofrece todo lo que puede necesitar para ajustar sus procesos de documentación y ampliarlos sin comprometer su eficacia o eficiencia. Inscríbase en ClickUp gratis, gratuito/a y sobresalga en todos sus proyectos con una documentación concisa y bien pensada.