No es ningún secreto que toda empresa que aspire al estrellato necesita algún tipo de inteligencia empresarial. Con esto no nos referimos a un coeficiente intelectual extremadamente alto o a un asombroso instinto para los negocios. Se trata de recopilar y analizar información para tomar decisiones inteligentes que puedan potenciar el intento correcto de su organización y resolver problemas.
Aquí es donde entran en juego los paneles de control. Permiten visualizar todo tipo de datos, hacer zoom en aspectos concretos, seguir los KPI y hacerse una idea clara de la salud y el progreso de la empresa.
Hay varios tipos de paneles de control, pero si quieres controlar las operaciones diarias y detectar problemas antes de que se conviertan en grandes problemas, un panel de control de operaciones es tu mejor opción. 🎛️
En este artículo, le presentaremos los paneles de control de operaciones, profundizaremos en sus ventajas y le ayudaremos a crear uno para supervisar todos los procesos críticos relacionados con un área de negocio específica de su empresa.
¿Qué es un panel de control de operaciones?
Un panel de control de operaciones (también llamado cuadro de mando operativo) es una herramienta que realiza el seguimiento de los procesos operativos y le ofrece una visión detallada del rendimiento de las actividades en curso dentro de su empresa.
A diferencia de los cuadros de mando analíticos, que indagan en el pasado para predecir el futuro, los cuadros de mando operativos están más preocupados por el presente. Se ocupan de la inteligencia actual para descubrir el rendimiento de sus operaciones y señalar los puntos débiles. Esto le permite tomar las medidas adecuadas y volver a encarrilar sus procesos.
Piense en los paneles de operaciones como un abridor de ojos. En lugar de preguntarse qué falla en los procesos en curso, experimentar con soluciones y cruzar los dedos esperando que funcionen, puede tomar decisiones con conocimiento de causa basándose en los KPI operativos que aparecen en sus paneles.
Dado que se ocupan principalmente de los procesos en curso, los paneles de operaciones tienen una visión relativamente corta de la realidad, por lo que no son adecuados para planificar a largo plazo.
Tenga en cuenta que los cuadros de mando de operaciones suelen abordar áreas de negocio específicas: no puede utilizar un único cuadro de mando para el seguimiento de todos los procesos de su empresa. Debería tener cuadros de mando separados para ventas, marketing, fabricación, distribución y otras áreas, dependiendo de la línea de trabajo de su empresa.
Funciones clave de un panel de control de operaciones
¿Por qué es tan útil un panel de control de operaciones para supervisar sus procesos diarios? Veamos algunas de sus principales funciones:
- Visualización de datos: Estos paneles no presentan un montón de datos sin procesar. En su lugar, los visualizan a través de gráficos, diagramas y otros elementosahorrar tiempo y garantizar una fácil comprensión 📊
- Visibilidad en tiempo real: Los paneles de operaciones muestran datos reales e históricos, lo que le permite obtener información precisa sobre el rendimiento actual de sus procesos
- Notificaciones personalizables: Los paneles te permiten crear notificaciones que te advierten de posibles problemas para que puedas actuar con rapidez
- KPI: Estos paneles le permiten hacer un seguimiento del camino hacia sus metas esbozando indicadores clave de rendimiento relevantes
- Facilidad de uso: El uso de los paneles de operaciones no requiere una formación exhaustiva. Cuentan con una interfaz intuitiva que se aprende en un santiamén
- Seguimiento de las tendencias de los datos: Algunos paneles de control de operaciones tienen funciones avanzadas que le permiten profundizar en el historial para comprender las tendencias actuales. Tenga en cuenta que esto no es habitual en los paneles de control de operaciones normales
Ventajas de un panel de control de operaciones
Un panel de control de operaciones puede ser la herramienta que necesita para hacer un seguimiento de los procesos operativos en curso dentro de un área de negocio específica y cortar de raíz cualquier problema. He aquí cómo puede beneficiarse de él:
Identificación directa de problemas
Una de las ventajas más significativas de los paneles de control de operaciones es que le ofrecen una visibilidad completa de los procesos en curso. Gracias a ello, puede detectar hasta las más mínimas desviaciones del rendimiento operativo habitual y señalarlas como problemas potenciales.
En pocas palabras, los paneles de control de operaciones le permiten detectar una ineficiencia o un problema en sus fases iniciales antes de que cause daños más importantes y perturbe sus procesos.
Fácil seguimiento de la productividad de los empleados
Como los paneles de control de operaciones le permiten hacer un seguimiento de sus operaciones diarias, pueden ser herramientas excelentes para controlar la productividad de sus empleados. Por ejemplo, si dispone de un panel de operaciones que gira en torno al soporte al cliente, KPI como el número de tickets recibidos y resueltos pueden ayudarle a comprender el grado de éxito y rapidez de sus empleados en un momento dado.
Mejora de la toma de decisiones
Disponer de métricas detalladas relacionadas con sus procesos operativos le permite tomar decisiones con conocimiento de causa en lugar de confiar en su instinto o en informes de resultados obsoletos.
En este sentido, los paneles de control de operaciones son vitales para la correcta asignación de recursos planificación presupuestaria y mejora del rendimiento.
Seguimiento de metas
Toda organización tiene una meta hacia la que marcha. Los paneles de control de operaciones le permiten determinar y supervisar los KPI para completar esa meta, al tiempo que se asegura de que todas las partes interesadas están en la misma página. Agilizan el seguimiento de metas y te ayudarán a dar pequeños pasos hacia la meta con el mínimo contratiempo.
Optimización de costes
Observar su proceso operativo a través de paneles le ayuda a identificar áreas de mejora y a ajustar su juego de asignación de recursos para reducir costes y eliminar ineficiencias.
Planificación más sencilla
Dado que los paneles de control de operaciones ofrecen información en tiempo real sobre sus procesos, son esenciales para planificar con éxito. Utilice la información mostrada en sus paneles para desarrollar planes estratégicos basándose en la situación actual y esforzándose por mejorar continuamente.
Comunicación y colaboración racionalizadas
Puede dispararse colaboración en equipo y la comunicación con paneles operativos. Comparta los paneles con los miembros pertinentes del equipo y permítales acceder a los datos relevantes para impulsar la transparencia.
Los datos que aparecen en el panel pueden ser la base de debates constructivos y reuniones en las que se intercambiarán ideas sobre cómo mejorar la gestión de las operaciones dentro de su organización.
Cómo crear el mejor panel de operaciones: Ocho sencillos pasos
¿Quiere crear un completo panel de operaciones pero no tiene ni idea de por dónde empezar? Nosotros le ayudamos
Te guiaremos a través del proceso en detalle y te ayudaremos a montar un panel de control de primera clase que satisfaga tus necesidades a la perfección. Para ello, nos basaremos en ClickUp una de las mejores plataformas de gestión de proyectos que facilita la creación de paneles de control. 😍
Paso 1: Elige tu herramienta de cuadro de mando
Para que el proceso de creación de un panel de operaciones sea lo más sencillo posible, es crucial elegir una herramienta capaz de visualizar y organizar tus datos. Como encontrará docenas de plataformas de cuadros de mando, aquí tiene algunos criterios en los que centrarse a la hora de seleccionar la adecuada:
- Flexibilidad: La plataforma debe tener diversas opciones para ayudarle a construir un panel de operaciones que se alinee con las necesidades y metas generales de su equipo. Estas opciones pueden ir desde un uso compartido y una colaboración sencillos hasta una visibilidad inigualable y diversas funciones de personalización
- Múltiples widgets: La herramienta de panel de control adecuada debe ofrecer una amplia selección de widgets. Debe permitirle visualizar la carga de trabajo y el progreso y utilizar múltiples tipos de gráficos para representar sus datos
- Facilidad de uso: La plataforma debe tener una interfaz intuitiva y ser fácil de usar para ti y tu equipo. Muchas herramientas de paneles tienen un diseño de arrastrar y soltar que permite organizar y ajustar el diseño sin esfuerzo
- Integraciones: La plataforma de panel de control debe ser capaz de integrarse con las herramientas de gestión de datos que su organización utiliza normalmente
- Escalabilidad: La herramienta debe ser capaz de manejar datos históricos más grandes y complejos a medida que su empresa crece
- Opciones de colaboración: La plataforma adecuada debe ser compatible con el trabajo en equipo y permitirte a ti y a tus colaboradores trabajar en tiempo real, dejar comentarios y añadir notas
Desglose metas, tareas, puntos ágiles y estados de proyectos en el panel altamente personalizable de ClickUp 3.0
ClickUp es, antes que nada, un gestión de tareas y proyectos con multitud de opciones para mejorar la productividad, la organización y la colaboración en equipo. Como tal, ClickUp puede ser su software de referencia para gestionar operaciones y crear paneles de control .
En cuanto a la visualización de datos, la plataforma ofrece una función que te enamorará a primera vista Paneles de ClickUp . Le permite crear paneles operativos completos, fáciles de entender y estéticamente agradables en sólo unos clics.
Puede elegir entre 50+ widgets para crear gráficos personalizados, visualizar el progreso y la carga de trabajo, realizar cálculos o controlar el tiempo. También puede conectar (a internet) aplicaciones externas a los paneles de control de ClickUp, disparando su funcionalidad.
Otra razón por la que crear un panel de operaciones en ClickUp es sencillo es por Tarjetas de panel de control . Piense en estas tarjetas como bloques de construcción para el panel final. Añade las tarjetas una a una para pintar un cuadro único y visualizar la información deseada. 🎨
Plantillas ClickUp
¿No quiere o no tiene tiempo para crear sus paneles de Business Intelligence desde cero? ¡ClickUp tiene una solución para usted! Utilice una plan operativo o una plantilla de panel de operaciones para ahorrar tiempo y crear paneles para diversos casos de uso .
La biblioteca de ClickUp ofrece
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para diversos fines, desde gestión de proyectos y marketing hasta planificación estratégica y equipos de ventas. Navegue por la biblioteca y encuentre el que mejor se adapte a las necesidades de su organización.
Paso 2: Piense en quién utilizará el panel
Antes de crear su cuadro de mando de operaciones, piense en quién lo utilizará y por qué. ¿Necesita un cuadro de mando para todo un departamento o para un proyecto específico dentro de ese departamento? ¿Tendrán acceso a él todos los miembros del equipo o sólo los más veteranos?
Responder a estas preguntas le ayudará a imaginar un panel que todos puedan entender y utilizar.
Una vez identificados los usuarios del panel, pídales su opinión sobre el aspecto que debería tener. ClickUp ofrece una excelente función que permite a todos aportar su granito de arena y comunicarse en tiempo real Pizarras ClickUp .
Utilice las Pizarras de ClickUp para asignar tareas, etiquetar a las personas asignadas y todo lo necesario para poner en marcha su próxima colaboración
Las Pizarras son lienzos digitales ideales para la lluvia de ideas y la colaboración en equipo. Son el lugar perfecto para debatir estrategias, correlacionar el proceso de creación de un panel de operaciones y convertir acciones en ideas.
Paso 3: Determine sus objetivos
El siguiente paso es definir unos objetivos de empresa claros y realistas, es decir, la finalidad de su panel, lo que puede hacer en Metas de ClickUp . Tenga en cuenta las métricas y los KPI que más le interesan, en función del área de negocio específica en torno a la cual gira el panel.
Utilice la función de seguimiento de metas de ClickUp para mantenerse en el buen camino y alcanzar sus metas con cronogramas claros, objetivos mensurables y seguimiento automatizado del progreso
Por ejemplo, si está creando un panel de operaciones para ventas, puede tener en cuenta métricas como el rendimiento de las ventas, la satisfacción del cliente o la productividad de los empleados.
Si necesita la opinión de su equipo al respecto, utilice Formularios ClickUp . Es una forma sencilla de recopilar información de los miembros relevantes del equipo en un santiamén. Todo lo que tiene que hacer es crear un Formulario (que es muy fácil e intuitivo) y compartirlo con su equipo. Ellos darán sus respuestas, y voilà-ClickUp recopilará y mostrará la información enviada para que sea más fácil de analizar.
Puedes acelerar este paso con la función Plantilla del plan operativo de ClickUp . Le permite definir y medir sus metas y crear un plan de acción para alcanzarlas. Además, fomenta la colaboración y la comunicación, agiliza los procesos e impulsa la productividad.
Utilice la plantilla del plan operativo de ClickUp para definir sus metas y diseñar un plan para alcanzarlas
Paso 4: Elegir las métricas adecuadas
Ahora es el momento de seleccionar las métricas y los KPI más relevantes para su panel de operaciones. Piense en aquellos que se alinean con su empresa, departamento o objetivos del proyecto y le permitirán tomar decisiones estratégicas sobre sus procesos de empresa.
Tenga en cuenta que su panel de operaciones debe ser sencillo. Aunque quieras llenarlo de todo tipo de métricas que reflejen diferentes aspectos de tus procesos, no es la mejor idea. Un panel de este tipo puede resultar abrumador y difícil de seguir, lo que va en contra de su propósito.
La mejor práctica para elegir las métricas adecuadas es centrarse en unas pocas métricas clave que describan con precisión el rendimiento de sus procesos. Recuerde que disponer de varios paneles para una misma área de negocio es siempre mejor que tener uno rebosante de datos difíciles de seguir.
La selección de las métricas adecuadas debe ser siempre un esfuerzo de equipo. Realice una lluvia de ideas en las Pizarras ClickUp, utilice los Formularios ClickUp para recopilar comentarios, comuníquese en la herramienta Vista del chat de ClickUp ¡y resuma las métricas clave sin sudar! ✌️
Paso 5: Determinar las fuentes de datos
En este paso, debe definir las fuentes de datos que desea ver en su panel de operaciones, como bases de datos, API y hojas de cálculo.
Como ClickUp le permite crear bases de datos, puede utilizarlas como fuente para sus paneles. Introduzca sus datos como tareas, categorícelos mediante Campos personalizados y cambie entre 15+ vistas de ClickUp para organizarlas a su gusto.
Las más de 15 vistas de ClickUp proporcionan a las organizaciones una solución de pared a pared para cada equipo
Alternativamente, puede aprovechar las sólidas capacidades de integración de ClickUp y conectarlo con otro software que utilice para gestionar o almacenar datos. Además de más de 1.000 integraciones nativas con herramientas como Slack, HubSpot, Everhour y Zendesk, puedes crear integraciones personalizadas a través de API de ClickUp y extraiga los datos de la fuente que desee.
Paso 6: Planifique el diseño de su panel y cree visualizaciones
El siguiente paso es diseñar el aspecto del panel, teniendo en cuenta la experiencia óptima del usuario, la organización y el atractivo visual.
Los paneles de ClickUp facilitan enormemente este proceso. Gracias al diseño de arrastrar y soltar, puede mover las tarjetas y actualizar el diseño a su gusto.
Elija los elementos que desee en su panel, seleccione los widgets y las fuentes de datos adecuados y cree visualizaciones basadas en las métricas especificadas.
Paso 7: Actualiza tus datos con regularidad
Enhorabuena, ¡ya has creado tu panel de operaciones! 🥳
Pero tenga en cuenta que su trabajo no termina aquí. El objetivo de un panel de operaciones es mostrar datos en tiempo real. Debe asegurarse de que el panel muestre la información más reciente: la información obsoleta corrompe su percepción del rendimiento de las operaciones y puede llevarle a tomar decisiones equivocadas.
Actualice su fuente de datos con regularidad para evitar este tipo de situaciones. Puede utilizar Automatizaciones ClickUp para reducir el trabajo manual y el riesgo de errores. Las automatizaciones se basan en desencadenantes, condiciones y acciones, y pueden ayudarle a garantizar que los datos de sus paneles estén siempre actualizados y sean relevantes.
ClickUp ofrece cuatro tipos de automatizaciones:
- Personalizadas: Automatizaciones que usted mismo crea cuando tiene en mente un escenario específico
- Plantillas: Automatizaciones preestablecidas
- Integraciones: Conecta otra app a ClickUp para ajustar tus automatizaciones
- Persona asignada y observador: Ajuste una persona asignada (observador) para todas las nuevas tareas
Utilice recetas de automatización prediseñadas en ClickUp o personalícelas en función de sus necesidades, para que su equipo pueda centrarse en lo que más importa
Paso 8: Perfeccione su panel según sea necesario
Es posible que sus paneles operativos cumplan su función en la actualidad, pero en algún momento será necesario perfeccionarlos para adaptarlos a la actualización de sus operaciones o a la aparición de nuevos datos.
De vez en cuando debería revisar las métricas de rendimiento y los KPI para asegurarse de que siguen siendo relevantes. Reconsidere el diseño del panel y vea cómo puede mejorarlo para aumentar la eficacia.
Otro aspecto importante es recabar la opinión de los miembros del equipo. Pregúnteles si el panel les resulta útil y qué les gustaría cambiar. ClickUp Forms puede ayudarle con esto: cree formularios que su equipo pueda rellenar rápidamente y obtenga un resumen detallado de la información recopilada.
ClickUp: El Inicio Perfecto para su Panel de Operaciones
ClickUp ofrece todo lo que necesita para crear un panel de operaciones. Con este plataforma visual de gestión de proyectos con ella podrá definir sus metas, seleccionar las métricas adecuadas, configurar bases de datos, visualizar la información deseada y colaborar con su equipo. Registrarse en ClickUp ¡hoy mismo y empieza a crear tu panel perfecto para tomar el control de tus operaciones! 🌹