No es ningún secreto que toda empresa que aspire a alcanzar el éxito necesita algún tipo de inteligencia empresarial. Con esto no nos referimos a un coeficiente intelectual extremadamente alto ni a un instinto empresarial extraordinario. Se trata de recopilar y analizar información para tomar decisiones inteligentes que puedan impulsar el éxito de su organización y resolver problemas.
Aquí es donde entran en juego los paneles. Le permiten visualizar todo tipo de datos, ampliar aspectos específicos, realizar el seguimiento de los KPI y obtener una idea clara del estado y el progreso de su empresa.
Existen varios tipos de paneles, pero si desea supervisar las operaciones diarias y detectar problemas antes de que se conviertan en algo grave, un panel de operaciones es su mejor opción. 🎛️
En este artículo, le presentaremos los paneles de control de operaciones, analizaremos sus ventajas y le ayudaremos a crear uno para supervisar todos los procesos críticos relacionados con un área de negocio específica de su empresa.
¿Qué es un panel de operaciones?
Un panel de operaciones (también denominado panel operativo) es una herramienta que realiza un seguimiento de los procesos operativos y le ofrece información detallada sobre el rendimiento de las actividades en curso dentro de su empresa.
A diferencia de los paneles analíticos, que analizan el pasado para predecir el futuro, los paneles operativos se centran más en el presente. Tratan la información actual para descubrir el rendimiento de sus operaciones e identificar los puntos débiles. Esto le permite tomar las medidas adecuadas y volver a encarrilar sus procesos.
Piense en los paneles de control de operaciones como una revelación. En lugar de preguntarse qué falla en sus procesos actuales, probar soluciones y cruzar los dedos esperando que funcionen, puede tomar decisiones informadas basadas en los KPI operativos que se muestran en sus paneles.
Dado que se centran principalmente en los procesos en curso, los paneles de control de operaciones tienen una visión relativamente limitada de la realidad, por lo que no son adecuados para la planificación a largo plazo.
Tenga en cuenta que los paneles de control de operaciones suelen abordar áreas específicas del negocio; no se puede utilizar un único panel para realizar el seguimiento de todos los procesos de la empresa. Debe disponer de paneles separados para ventas, marketing, fabricación, distribución y otras áreas, en función de la línea de trabajo de su empresa.
Funciones principales de un panel de operaciones
¿Por qué es tan útil un panel operativo para supervisar sus procesos diarios? Veamos algunas de sus funciones principales:
- Visualización de datos: estos paneles no le abruman con un montón de datos sin procesar. En su lugar, los visualizan mediante gráficos, tablas y otros elementos para ahorrar tiempo y garantizar una fácil comprensión 📊.
- Visibilidad en tiempo real: los paneles de control de operaciones muestran datos reales e históricos, lo que le permite obtener información precisa sobre el rendimiento actual de sus procesos.
- Notificaciones personalizables: los paneles le permiten crear notificaciones que le dan una advertencia sobre posibles problemas para que pueda actuar con rapidez.
- KPI: estos paneles le permiten realizar el seguimiento del camino hacia sus metas al resaltar los indicadores clave de rendimiento relevantes.
- Facilidad de uso: el uso de los paneles de control de operaciones no requiere una formación exhaustiva. Tienen funciones intuitivas que aprenderá a manejar en un santiamén.
- Seguimiento de tendencias de datos: algunos paneles de operaciones cuentan con funciones avanzadas que le permiten profundizar en el historial para comprender las tendencias actuales. Tenga en cuenta que esto no es habitual en los paneles de operaciones normales.
Ventajas de un panel de control operativo
Un panel de operaciones puede ser la herramienta que necesita para realizar el seguimiento de los procesos operativos en curso dentro de una área de empresa específica y atajar cualquier problema de raíz. A continuación le mostramos cómo puede beneficiarse de él:
Identificación sencilla de problemas
Una de las ventajas más significativas de los paneles de control de operaciones es que le proporcionan una visibilidad completa de sus procesos en curso. Gracias a ello, puede detectar incluso las más mínimas desviaciones del rendimiento operativo habitual e identificarlas como posibles problemas.
En pocas palabras, los paneles de control de operaciones le permiten detectar una ineficiencia o un problema en sus primeras fases, antes de que cause daños más importantes y perturbe sus procesos.
Sencillo seguimiento de la productividad de los empleados
Los paneles de control de operaciones le permiten realizar un seguimiento de sus operaciones diarias, por lo que pueden ser herramientas excelentes para supervisar la productividad de sus empleados. Por ejemplo, si tiene un panel de control de operaciones centrado en el soporte al cliente, los KPI como el número de tickets recibidos y resueltos pueden ayudarle a comprender el éxito y la rapidez de sus empleados en un momento dado.
Mejora en la toma de decisiones
Disponer de métricas detalladas relacionadas con sus procesos operativos le permite tomar decisiones informadas en lugar de basarse en su intuición o en informes de rendimiento obsoletos.
En este sentido, los paneles de control de operaciones son fundamentales para la asignación adecuada de recursos, la planificación presupuestaria y la mejora del rendimiento.
Seguimiento de metas
Todas las organizaciones tienen una meta hacia la que avanzan. Los paneles de control de operaciones le permiten determinar y supervisar los KPI para completar esa meta, al tiempo que garantizan que todas las partes interesadas estén en sintonía. Agilizan el proceso de seguimiento de metas y le ayudan a dar pasos pequeños pero seguros hacia la meta con un mínimo de contratiempos.
Optimización de costes
Observar su proceso operativo a través de paneles le ayuda a identificar áreas de mejora y ajustar la asignación de recursos para reducir costes y eliminar ineficiencias.
Planificación más sencilla
Dado que los paneles de control de operaciones proporcionan información en tiempo real sobre sus procesos, son fundamentales para una planificación exitosa. Utilice la información que se muestra en sus paneles para desarrollar planes estratégicos basados en la situación actual y esforzarse por lograr una mejora continua.
Comunicación y colaboración optimizadas
Puede disparar la colaboración y la comunicación del equipo con los paneles de control operativos. Comparta los paneles con los miembros relevantes del equipo y permítales acceder a los datos pertinentes para aumentar la transparencia.
Los datos que se muestran en el panel pueden servir de base para debates y reuniones constructivas en las que se plantearán ideas sobre cómo mejorar la gestión de las operaciones dentro de su organización.
Cómo crear el mejor panel operativo: ocho sencillos pasos
¿Quiere crear un panel de control de operaciones completo, pero no sabe por dónde empezar? ¡Nosotros le ayudamos!
Le guiaremos paso a paso por el proceso y le ayudaremos a crear un panel de control de primera clase que se adapte perfectamente a sus necesidades. Para ello, utilizaremos ClickUp, una de las mejores plataformas de gestión de proyectos que facilita enormemente la creación de paneles de control. 😍
Paso 1: Elija su herramienta de panel de control
Para que el proceso de creación de un panel de operaciones sea lo más sencillo posible, es fundamental elegir una herramienta capaz de visualizar y organizar sus datos. Dado que existen docenas de plataformas de paneles, aquí tiene algunos criterios en los que debe fijarse a la hora de realizar la selección de la más adecuada:
- Flexibilidad: la plataforma debe ofrecer diversas opciones que le ayuden a crear un panel de control operativo que se adapte a las necesidades y las metas generales de su equipo. Estas opciones pueden abarcar desde la facilidad para el uso compartido y la colaboración hasta una visibilidad sin igual y diversas funciones de personalización.
- Múltiples widgets: la herramienta de panel adecuada debe ofrecer una amplia selección de widgets. Debe permitirle visualizar las cargas de trabajo y el progreso, y utilizar múltiples tipos de gráficos y diagramas para representar sus datos.
- Facilidad de uso: la plataforma debe tener una interfaz intuitiva y ser fácil de usar para usted y su equipo. Muchas herramientas de paneles tienen un diseño de arrastrar y soltar que le permite organizar y ajustar su diseño sin esfuerzo.
- Integraciones: la plataforma del panel debe poder integrarse con las herramientas de gestión de datos que suele utilizar su organización.
- Escalabilidad: la herramienta debe ser capaz de gestionar datos históricos más grandes y complejos a medida que su empresa crece.
- Opciones de colaboración: la plataforma adecuada debe tener compatibilidad con el trabajo en equipo y permitirle a usted y a sus colaboradores trabajar en tiempo real, dejar comentarios y añadir notas.
ClickUp es, ante todo, una herramienta de gestión de tareas y proyectos con un montón de opciones para mejorar la productividad, la organización y la colaboración en equipo. Como tal, ClickUp puede ser tu software de referencia para gestionar operaciones y crear paneles.
En lo que respecta a la visualización de datos, la plataforma ofrece una función que le encantará desde el primer momento: los paneles de ClickUp. Le permiten crear paneles operativos completos, fáciles de entender y estéticamente agradables con solo unos clics.
Puede elegir entre más de 50 widgets para crear gráficos personalizados, visualizar el progreso y las cargas de trabajo, realizar cálculos o realizar el seguimiento del tiempo. También puede conectar aplicaciones externas a los paneles de ClickUp, lo que aumenta considerablemente su funcionalidad.
Otra razón por la que crear un panel de operaciones en ClickUp es sencillo es gracias a las tarjetas del panel. Piensa en estas tarjetas como bloques de construcción para el panel final. Añades las tarjetas una por una para crear una imagen única y visualizar la información deseada. 🎨
Plantillas de ClickUp
¿No quieres o no tienes tiempo para crear tus paneles de inteligencia empresarial desde cero? ¡ClickUp tiene la solución para ti! Utiliza un plan operativo o una plantilla de panel de operaciones para ahorrar tiempo y crear paneles para diversos casos de uso.
La biblioteca de ClickUp ofrece más de 1000 plantillas para diversos fines, desde la gestión de proyectos y el marketing hasta la planificación estratégica y el equipo de ventas. Explore la biblioteca y encuentre la plantilla que mejor se adapte a las necesidades de su organización.
Paso 2: Piense quién utilizará el panel.
Antes de crear su panel de operaciones, considere quién lo utilizará y por qué. ¿Necesita un panel para todo un departamento o para un proyecto específico dentro de ese departamento? ¿Tendrán acceso a él todos los miembros del equipo o solo los miembros sénior?
Responder a estas preguntas le ayudará a imaginar un panel que todo el mundo pueda entender y manejar.
Una vez que identifique a los usuarios de su panel, pídales su opinión sobre cómo debería ser. ClickUp ofrece una excelente función que permite a todos aportar sus ideas y comunicarse en tiempo real: ClickUp Pizarras.
Las pizarras blancas son lienzos digitales ideales para la lluvia de ideas y la colaboración en equipo. Son el lugar perfecto para debatir estrategias, planificar el proceso de creación de un panel de operaciones y convertir las acciones en ideas.
Paso 3: Determine sus objetivos
El siguiente paso es definir metas empresariales claras y realistas, es decir, la finalidad de su panel, lo cual puede hacer en ClickUp Metas. Considere las métricas y los KPI que más le interesan, en función del área empresarial específica en la que se centre el panel.
Por ejemplo, si está creando un panel de operaciones para el equipo de ventas, puede tener en cuenta métricas como el rendimiento de las ventas, la satisfacción del cliente o la productividad de los empleados.
Si necesita la opinión de su equipo al respecto, utilice ClickUp Forms. Es una forma fácil de recopilar información de los miembros relevantes del equipo en un santiamén. Todo lo que tiene que hacer es crear un formulario (lo cual es muy fácil e intuitivo) y compartirlo con su equipo. Ellos proporcionarán sus respuestas y, voilà, ClickUp recopilará y mostrará la información enviada para facilitar su análisis.
Puede acelerar este paso con la plantilla de plan operativo de ClickUp. Le permite esbozar y medir sus metas y crear un plan de acción para alcanzarlas. Además, fomenta la colaboración y la comunicación, agiliza los procesos y potencia la productividad.
Paso 4: Elija las métricas adecuadas
Ahora es el momento de realizar la selección de las métricas y los KPI más relevantes para su panel de control operativo. Piense en aquellos que más se ajusten a los objetivos de su empresa, departamento o proyecto y que le permitan tomar decisiones estratégicas sobre sus procesos empresariales.
Ten en cuenta que tu panel operativo debe ser sencillo. Aunque quizá quieras incluir todo tipo de métricas que reflejen diferentes aspectos de tus procesos, no es la mejor idea. Un panel así puede resultar abrumador y difícil de seguir, lo que va en contra de su propósito.
La mejor práctica para elegir las métricas adecuadas es centrarse en unas pocas claves que describan con precisión el rendimiento de sus procesos. Recuerde que es mejor tener varios paneles para una sola área de la empresa que tener uno solo repleto de datos difíciles de seguir.
Seleccionar las métricas adecuadas siempre debe ser un esfuerzo de equipo. Haga una lluvia de ideas en ClickUp Whiteboards, utilice ClickUp Formularios para recopilar comentarios, comuníquese en la vista ClickUp Chat y describa las métricas clave sin esfuerzo. ✌️
Paso 5: Determinar las fuentes de datos
En este paso, debe definir las fuentes de datos que desea ver en su panel operativo, como bases de datos, API y hojas de cálculo.
Como ClickUp te permite crear bases de datos, puedes utilizarlo como fuente para tus paneles. Introduce tus datos como tareas, clasifícalos utilizando Campos personalizados y cambia entre más de 15 vistas de ClickUp para organizarlos como desees.
También puede aprovechar las sólidas capacidades de integración de ClickUp y conectarlo con otro software que utilice para gestionar o almacenar datos. Además de más de 1000 integraciones nativas con herramientas como Slack, HubSpot, Everhour y Zendesk, puede crear integraciones personalizadas a través de la API de ClickUp y extraer sus datos de cualquier fuente de datos que desee.
Paso 6: Planifique el diseño de su panel y cree visualizaciones.
El siguiente paso es decidir el aspecto de su panel, teniendo en cuenta la experiencia óptima del usuario, la organización y el atractivo visual.
ClickUp Paneles hace que este proceso sea muy fácil. Gracias al diseño de arrastrar y soltar, puedes mover tus tarjetas y actualizar el diseño a tu gusto.
Elija los elementos que desea incluir en su panel, seleccione los widgets y las fuentes de datos adecuadas y cree visualizaciones basadas en las métricas especificadas.
Paso 7: Actualice sus datos con regularidad
¡Enhorabuena, ya ha creado su panel de operaciones! 🥳
Pero tenga en cuenta que su trabajo no termina aquí. El objetivo principal de un panel de control de operaciones es mostrar datos en tiempo real. Debe asegurarse de que el panel muestre la información más reciente, ya que la información obsoleta distorsiona su percepción del rendimiento de las operaciones y puede llevarle a tomar decisiones equivocadas.
Actualice su fuente de datos con regularidad para evitar este tipo de situaciones. Puede utilizar ClickUp Automations para reducir el trabajo manual y el riesgo de cometer errores. Las automatizaciones se basan en desencadenantes, condiciones y acciones, y pueden ayudarle a garantizar que los datos de sus paneles estén siempre actualizados y sean relevantes.
ClickUp ofrece cuatro tipos de automatizaciones:
- Personalizado: automatizaciones que usted mismo crea cuando tiene en mente un escenario específico.
- Plantillas: automatizaciones preestablecidas
- Integraciones: conecta otra aplicación a ClickUp para configurar tus automatizaciones.
- Persona asignada y observador: establezca una persona asignada (observador) para todas las tareas nuevas.
Paso 8: Perfeccione su panel según sea necesario.
Es posible que sus paneles operativos cumplan su función hoy en día, pero en algún momento será necesario perfeccionarlos para adaptarlos a sus operaciones actualizadas o a nuevos datos.
De vez en cuando, deberías revisar las métricas de rendimiento y los KPI para asegurarte de que siguen siendo relevantes. Reconsidera el diseño del panel y piensa en cómo puedes mejorarlo para aumentar la eficiencia.
Otro aspecto importante es recopilar los comentarios de los miembros de su equipo. Pregúnteles si les resulta útil el panel y qué les gustaría cambiar. ClickUp Forms puede ayudarle con esto: cree formularios que su equipo pueda rellenar rápidamente y obtenga un resumen detallado de la información recopilada.
ClickUp: el hogar perfecto para su panel de control operativo.
ClickUp te ofrece todo lo que necesitas para crear un panel de operaciones. Con esta plataforma visual de gestión de proyectos, puedes definir tus metas, realizar la selección de métricas adecuadas, configurar bases de datos, visualizar la información deseada y colaborar con tu equipo.
¡Regístrese hoy mismo en ClickUp y comience a crear su panel perfecto para tomar el control de sus operaciones! 🌹