En el pasado, externalizar las tareas administrativas significaba contratar a un asistente personal o administrativo a un coste más elevado. Ahora, puedes contratar a un asistente virtual desde cualquier parte del mundo e incorporarlo a tu equipo para poder trabajar de forma más eficaz.
Por supuesto, como cualquier buen miembro de un equipo, un asistente virtual necesita las herramientas adecuadas para que su trabajo sea más fácil y eficiente. Ahí es donde entra en juego el mejor software de asistente virtual.
Tanto si estás contratando asistentes virtuales como si eres un asistente virtual en busca de nuevas tecnologías, aquí tenemos las mejores opciones. Descubre el mejor software de asistente virtual para añadir a tu kit de herramientas en 2024.
¿Qué es el software de asistente virtual?
El software de asistente virtual es cualquier herramienta o programa que los asistentes virtuales (VA) utilizan para optimizar su trabajo y conectarse con los miembros del equipo. Aunque normalmente es el propietario de la empresa quien decide qué software utilizar, si tú mismo eres un VA, puedes sugerir herramientas a tus colaboradores.
La mayoría de los programas de asistente virtual incluyen herramientas de colaboración remota, herramientas de comunicación para equipos, aplicaciones de recordatorios y herramientas de gestión de documentos. También puede invertir en programas de IA, como herramientas de IA para reuniones, calendarios de IA y herramientas de gestión de proyectos de IA.
Los asistentes virtuales utilizan estas herramientas para mantenerse conectados, comunicarse de forma eficaz, gestionar proyectos y tareas, y crear mejores relaciones de trabajo con sus clientes. Contar con las herramientas adecuadas hace que el trabajo sea más fácil, rápido y atractivo para todos los involucrados. ☀️
Cómo elegir el mejor software de asistente virtual para tu empresa
Existen miles de herramientas que un asistente virtual puede utilizar para aumentar su productividad, lo que puede dificultar la elección. ¿No sabes por dónde empezar? A continuación te indicamos qué debes tener en cuenta a la hora de evaluar diferentes herramientas de software de asistente virtual:
- Especialidad: ¿Cuál es la especialidad de esta aplicación? ¿Se ajusta a tus necesidades, como la mensajería instantánea, la facturación, la externalización de la gestión de proyectos o el diseño gráfico?
- Características: ¿Tiene la app todas las funciones que necesitas?
- Familiaridad: ¿Tú y tu asistente virtual ya sabéis cómo utilizar esta app, aplicación o este tipo de software?
- Precio: ¿La herramienta o aplicación es asequible? ¿Tiene una versión gratuita?
- Facilidad de uso: ¿Es fácil de usar la app de software? ¿Puede tu asistente virtual aprender a usarla rápidamente?
- Valoraciones y reseñas: ¿Qué opinan otros usuarios del software? ¿Cómo es el soporte al cliente?
Utiliza estas preguntas para decidir qué es lo más importante y así determinar en qué herramientas invertir y cuáles descartar. Si ya trabajas con un asistente virtual, pide también su opinión y sus comentarios personales.
Las 10 mejores herramientas de software de asistente virtual
Las herramientas de software de asistente virtual adecuadas agilizan tus flujos de trabajo y te ayudan a realizar el trabajo de forma más rápida y eficaz. Si quieres trabajar de forma más productiva este año, ten en cuenta estas herramientas de IA y aplicaciones de software para asistentes virtuales.
1. ClickUp
Tanto si buscas una plataforma que facilite la colaboración en equipo con tu asistente virtual como si eres un asistente virtual que busca una herramienta que te ayude a gestionar el trabajo de tus clientes, ClickUp es la mejor opción del mercado.
ClickUp destaca en la gestión de proyectos y se puede utilizar para optimizar todo el proceso, desde la concepción del proyecto hasta su completación. Externalice tareas a su asistente virtual y compruebe fácilmente su progreso, o pida a su asistente virtual que actúe como gestor de proyectos por usted.
Organiza proyectos y tareas, consulta tu progreso de un vistazo y realiza el seguimiento de tu actividad a medida que avanza el proyecto. Crea tu propia configuración personalizada o utiliza el plan de tareas de gestión de proyectos de ClickUp para poner en marcha el proceso.
ClickUp puede convertirse en tu destino todo en uno para todo lo relacionado con proyectos, tareas y productividad. Organiza proyectos, crea listas de tareas pendientes, asigna tareas, supervisa las cargas de trabajo, colabora en ClickUp Docs y mucho más, todo en un solo lugar.
Si aún no ha contratado a un asistente virtual, compruebe si ClickUp AI puede actuar como su asistente personal. Utilice nuestra nueva y emocionante función de IA para resumir documentos, crear elementos de acción, mejorar su redacción, dar formato al contenido, generar ideas y mucho más.
ClickUp Automations también recrea la experiencia de tener un asistente personal. Ahorra tiempo en tareas manuales y repetitivas y deja que la automatización se encargue de ellas. Utiliza nuestras automatizaciones predefinidas o personalízalas con tus propios desencadenantes y reglas. ⚒️
Las mejores funciones de ClickUp
- Crea tareas, asígnalas a tu asistente virtual y supervisa el progreso con las tareas de ClickUp.
- Organice todos sus datos de contacto para acceder fácilmente a ellos con nuestro CRM integrado.
- Vincula tus metas a tu estrategia general con ClickUp Metas.
- Colabora con los miembros de tu equipo con el chat integrado de ClickUp.
- Ahorra tiempo y optimiza tus flujos de trabajo con las plantillas de ClickUp.
- Simplifica tu proceso de gestión de personal con las funciones de RR. HH. de ClickUp.
- Obtenga una panorámica de lo que está sucediendo con los paneles personalizables de ClickUp.
- Utiliza las integraciones de ClickUp para establecer conexiones con más de 1000 herramientas diferentes.
Limitaciones de ClickUp
- Algunos usuarios pueden encontrar abrumadora a primera vista la variedad de funciones y opciones de personalización.
- Aunque ClickUp AI ya puede actuar como tu asistente personal, se trata de una nueva versión, por lo que con el tiempo se irán incorporando más funciones.
Precios de ClickUp
- Free Forever
- Unlimited: 5 $ al mes por usuario.
- Empresa: 12 $ al mes por usuario.
- Business Plus: 19 $ al mes por usuario.
- Enterprise: Póngase en contacto con nosotros para conocer los precios.
- ClickUp AI: Disponible en todos los planes de pago por 5 $ al mes por miembro del entorno de trabajo de ClickUp.
Valoraciones y reseñas de ClickUp
- G2: 4,7/5 (más de 8900 opiniones)
- Capterra: 4,6/5 (más de 3800 opiniones)
2. Slack
Slack es una plataforma de productividad y una herramienta de comunicación para equipos que facilita la conexión con los miembros de tu equipo y la realización de tareas, similar a Microsoft Teams.
Utiliza Slack para crear un lugar centralizado donde chatear en directo o de forma asíncrona, y utiliza las automatizaciones para simplificar tu flujo de trabajo y ahorrar tiempo en tareas repetitivas. ?
Las mejores funciones de Slack
- Comunícate con los miembros de tu equipo en canales.
- Mantén el contacto con autónomos y contratistas con Slack Connect.
- Automatiza las acciones rutinarias con el generador de flujos de trabajo.
- Organice videollamadas y audioconferencias en directo con Huddle.
Limitaciones de Slack
- La cantidad de notificaciones puede llegar a ser abrumadora si no se gestiona con cuidado.
- Los asistentes virtuales con múltiples clientes no podrán ver todas sus comunidades de Slack en una sola ventana, y cambiar entre ellas o abrirlas en ventanas separadas puede resultar engorroso.
Precios de Slack
- Free
- Pro: 7,25 $ al mes por usuario.
- Business+: 12,50 $ al mes por usuario.
- Enterprise Grid: Póngase en contacto con nosotros para conocer los precios.
Valoraciones y reseñas de Slack
- G2: 4,5/5 (más de 31 900 opiniones)
- Capterra: 4,7/5 (más de 23 000 opiniones)
3. Zoom
Zoom es una herramienta de software de colaboración remota y videoconferencia que te conecta con los miembros de tu equipo para realizar videollamadas, reuniones virtuales, chats en equipo y pizarras digitales. Además de como software para reuniones virtuales, también puedes utilizar Zoom para programar citas, eventos virtuales y seminarios web en línea. ?
Las mejores funciones de Zoom
- Haz que tu asistente virtual programe llamadas y reuniones con los clientes.
- Graba videollamadas para poder utilizarlas como formación y referencia.
- Utiliza la inteligencia de conversación para mejorar tu estrategia de llamadas de ventas.
- Aumente su productividad con AI Companion de Zoom.
Limitaciones de Zoom
- Algunos planes tienen un límite de tiempo para las reuniones.
- Algunos usuarios informan de problemas de inactividad y estabilidad.
Precios de Zoom
- Free
- Pro: 15,99 $ al mes por usuario.
- Empresas: 19,99 $ al mes por usuario.
- Business Plus: 25 $ al mes por usuario.
Valoraciones y reseñas de Zoom
- G2: 4,5/5 (más de 53 600 opiniones)
- Capterra: 4,6/5 (más de 13 600 opiniones)
4. QuickBooks
QuickBooks es un conjunto de herramientas de software de contabilidad en línea diseñadas para facilitar la contabilidad, la teneduría de libros, la nómina y el control de tiempo a las pequeñas empresas y los emprendedores.
Utiliza QuickBooks para externalizar estas tareas a un asistente virtual o un contable virtual, o utiliza el software para simplificar el proceso de pago a tus contratistas, como harías con otras aplicaciones similares como Freshbooks. ?
Las mejores funciones de QuickBooks
- Realice un seguimiento de sus ingresos, transacciones bancarias, recibos y mucho más.
- Gestiona facturas, gastos y deducciones fiscales.
- Configura el pago automático de nóminas, impuestos y formularios.
- Trabaje sobre la marcha: consulte y apruebe hojas de horas y utilice herramientas móviles de control de tiempo.
Limitaciones de QuickBooks
- La app móvil no siempre es fácil de usar para realizar tareas, según sugieren algunos usuarios.
- Algunos usuarios informan de problemas con la velocidad y la estabilidad.
Precios de QuickBooks
- Premium: 20 $ al mes por un usuario administrador (8 $ al mes por cada usuario adicional).
- Elite: 40 $ al mes por 1 usuario administrador (10 $ al mes por cada usuario adicional)
Valoraciones y reseñas de QuickBooks
- G2: 4,0/5 (más de 3100 opiniones)
- Capterra: 4,3/5 (más de 6300 opiniones)
5. Google Calendar
Google Calendar es un calendario en línea que se puede compartir y que puedes utilizar para mantenerte organizado y tener productividad cuando trabajas solo o con tu asistente virtual. Utiliza Google Calendar para planificar tareas, ver una panorámica de tus citas y programar reuniones con otras personas. ?
Las mejores funciones de Google Calendar
- Realiza el uso compartido del calendario con tu asistente virtual para que le resulte más fácil organizar las citas.
- Como asistente virtual, añade reuniones, citas y eventos a los calendarios de tus clientes para que estén organizados y al día.
- Superponga varios calendarios en una sola vista para ver rápidamente la disponibilidad.
- Personaliza la vista de tu calendario con diferentes colores.
- Disponible como parte fundamental del resto de productos de Google o como parte de los planes de pago de Google Workspace orientados a empresas.
Limitaciones de Google Calendar
- Es fácil cerrar accidentalmente la ventana «crear una reunión», lo que significa que pierdes tu progreso y tienes que empezar de nuevo.
- Los usuarios informan de que no se pueden marcar las tareas como de baja o alta prioridad, como se puede hacer en otras herramientas, como ClickUp.
Precios de Google Calendar
- Free
- Business Starter: 6 $ al mes por usuario
- Business Standard: 12 $ al mes por usuario.
- Business Plus: 18 $ al mes por usuario.
- Enterprise: Ponte en contacto con nosotros para conocer los precios.
Valoraciones y reseñas de Google Calendar
- G2: n/a
- Capterra: 4,8/5 (más de 3000 opiniones)
6. Calendly
Calendly es una herramienta de software para concertar citas y programar horarios que simplifica el proceso de externalización de la gestión de citas. Dale acceso a Calendly a tu asistente virtual para permitir el uso compartido de tu disponibilidad con otras personas, concertar reuniones y configurar sistemas para que los clientes potenciales puedan programar llamadas contigo. ?
Las mejores funciones de Calendly
- Optimice su proceso de programación de reuniones, citas y eventos.
- Incorpora Calendly a tu sitio web para que otros puedan programar llamadas contigo.
- Añade preguntas de selección a la página de pre-reserva para calificar a los candidatos o preparar tus reuniones con ellos.
- Crea una secuencia en la que puedas enviar los detalles previos a la reunión por correo electrónico.
Limitaciones de Calendly
- No todas las funciones están disponibles en dispositivos móviles.
- Todos los enlaces de Calendly provienen del dominio Calendly; no hay opción de personalizarlo con su propia marca blanca.
Precios de Calendly
- Free
- Estándar: 12 $ al mes por usuario.
- Equipos: 20 $ al mes por usuario.
- Enterprise: Póngase en contacto con nosotros para conocer los precios.
Valoraciones y reseñas de Calendly
- G2: 4,7/5 (más de 1900 opiniones)
- Capterra: 4,7/5 (más de 2900 opiniones)
7. LastPass
LastPass es una aplicación de software de gestión de contraseñas y almacén que le permite realizar el uso compartido seguro de los datos de inicio de sesión y las contraseñas con su asistente virtual y otros miembros del equipo. Este software elimina la necesidad de realizar el uso compartido de datos de inicio de sesión confidenciales, lo que proporciona a ambas partes una sensación de seguridad. ?
Las mejores funciones de LastPass
- Realiza el uso compartido seguro de contraseñas y datos de inicio de sesión para herramientas con tu asistente virtual.
- Autocompletar contraseñas en todos los dispositivos
- Mantén la seguridad con el mejor cifrado de su clase y certificaciones de seguridad globales.
- Almacena datos de seguridad de múltiples clientes y proyectos en un solo lugar.
Limitaciones de LastPass
- Solo puedes acceder y autocompletar contraseñas si estás conectado a Internet.
- Al igual que otros gestores de contraseñas, la app ha tenido que hacer frente a brechas de seguridad en el pasado.
Precios de LastPass
- Equipos: 4 $ al mes por usuario (hasta 50 usuarios)
- Empresa: 7 $ al mes por usuario (usuarios ilimitados)
Valoraciones y reseñas de LastPass
- G2: 4,4/5 (más de 1200 opiniones)
- Capterra: 4,6/5 (más de 2700 opiniones)
¡Echa un vistazo a estas alternativas a LastPass!
8. Google Drive
Google Drive es una herramienta de gestión de contenidos y uso compartido de archivos basada en la nube que te permite acceder a tus archivos desde cualquier ubicación, de forma similar a Dropbox. Utiliza Google Drive para almacenar tus trabajos en curso, crear un wiki para compartir con los miembros del equipo virtual o, simplemente, para realizar el almacenamiento de archivos digitales. ?
Las mejores funciones de Google Drive
- Realiza el uso compartido y la colaboración en archivos desde dispositivos móviles y de escritorio.
- Encuentre sus archivos más rápido con la función de búsqueda basada en IA.
- Mantén la seguridad con la protección integrada contra spam, malware y ransomware.
- Integración con Documentos de Google, Hojas de cálculo de Google y Google Slides para colaborar dentro de la aplicación.
Limitaciones de Google Drive
- Algunos usuarios consideran que la interfaz de usuario y la organización predeterminada de los archivos son «desordenadas».
- En ocasiones, la carga y el acceso a los documentos pueden ser lentos, según sugieren algunos usuarios.
Precios de Google Drive
- Free
- Business Starter: 6 $ al mes por usuario
- Business Standard: 12 $ al mes por usuario
- Business Plus: 18 $ al mes por usuario.
- Enterprise: Ponte en contacto con nosotros para conocer los precios.
Valoraciones y reseñas de Google Drive
- G2: n/a
- Capterra: 4,8/5 (más de 27 200 opiniones)
9. Hootsuite
Hootsuite es una herramienta de gestión de redes sociales que simplifica el proceso de manejo de todos tus perfiles en redes sociales, similar a Buffer pero con más funciones. Dale a tu asistente virtual acceso a Hootsuite para programar contenido en redes sociales, interactuar con los clientes, monitorear las menciones de la marca y publicar anuncios en redes sociales. ?
Las mejores funciones de Hootsuite
- Planifica y programa publicaciones en redes sociales para diferentes canales en un solo lugar.
- Crea flujos personalizados para supervisar las tendencias y las menciones de la marca.
- Obtenga información sobre los mejores momentos para publicar en sus cuentas de redes sociales.
- Interactúa con tu audiencia en las redes sociales en tiempo real.
Limitaciones de Hootsuite
- A veces resulta difícil etiquetar cuentas cuando se utiliza esta herramienta de programación para plataformas como Instagram.
- Algunos usuarios informan de que las publicaciones programadas no siempre se publican como se esperaba.
Precios de Hootsuite
- Profesional: 99 $ al mes para 1 usuario (hasta 10 cuentas sociales).
- Equipo: 249 $ al mes para 3 usuarios.
- Enterprise: Ponte en contacto con nosotros para conocer los precios.
Valoraciones y reseñas de Hootsuite
- G2: 4,1/5 (más de 4000 opiniones)
- Capterra: 4,4/5 (más de 3500 opiniones)
10. Process Street
Process Street es una herramienta de gestión de procesos que simplifica tus flujos de trabajo y procesos. Utiliza esta herramienta para crear listas de control, flujos de trabajo y procedimientos operativos estándar (POE) que tu asistente virtual y otros miembros del equipo puedan seguir. ?
Las mejores funciones de Process Street
- Crea flujos de trabajo que realicen un seguimiento y realicen la automatización de la finalización de tareas.
- Recopila información fácilmente con formularios y encuestas personalizables.
- Crea y realiza el uso compartido de POE con el editor de documentos integrado.
- Utiliza Process IA para crear flujos de trabajo personalizados y aumentar la productividad.
Limitaciones de Process Street
- Crear un proceso puede resultar complicado para los nuevos usuarios.
- Algunos usuarios sugieren que no siempre es fácil ver las tareas pendientes.
Precios de Process Street
- Startup: 100 $ al mes para 5 usuarios.
- Pro: A partir de 415 $ al mes.
- Corporación: A partir de 1660 $ al mes.
Valoraciones y reseñas de Process Street
- G2: 4,6/5 (más de 300 opiniones)
- Capterra: 4,7/5 (más de 600 opiniones)
Organízate con estas herramientas de software de asistente virtual.
Existen miles de opciones de software, pero estas son realmente las mejores en su clase para la programación, el almacenamiento de archivos, la gestión de proyectos y todo lo que necesita un asistente virtual.
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