So erstellen Sie ein Timesheet in Excel (Anleitung mit Vorlagen)

Denken Sie an die letzte Woche zurück: Können Sie mit Sicherheit sagen, wie viele Stunden Sie genau für Meetings und wie viele für konzentrierte Arbeit aufgewendet haben? Für die meisten lautet die Antwort „irgendwie“, gefolgt von einem intensiven Blick in Kalender und E-Mails.

Dieses Rätselraten ist kostspielig. Ungenaue Aufzeichnungen führen zu versäumten Abrechnungen, überschrittenen Budgets und Produktivitätsverlusten. Tatsächlich sind 94 % der Arbeitnehmer der Meinung, dass ein besseres Zeitmanagement der Schlüssel zu mehr Produktivität ist.

Ein Excel-Timesheet ist Ihr erster Schritt zu mehr Übersicht. Es ist eine einfache, zuverlässige Methode zur Nachverfolgung von Arbeitsstunden, ohne die Komplexität teurer Software.

In diesem Blog erfahren Sie, wie Sie eine Excel-Vorlage für die Zeiterfassung erstellen, wichtige Formeln anwenden und gebrauchsfertige Vorlagen für verschiedene Zeitpläne nutzen können.

Warum Excel für die Zeiterfassung nutzen?

Excel ist oft der erste Ort, an dem Menschen mit der Erfassung ihrer Arbeitszeiten beginnen, weil es ihnen vertraut ist. Sie wissen bereits, wie man in Zellen tippt, Spalten formatiert und eine Datei speichert. Daher fühlt es sich wie ein kleiner Schritt an, daraus ein einfaches System für die Zeiterfassung zu machen, und nicht wie die Einarbeitung in ein völlig neues tool.

Hier funktioniert die Zeiterfassung in Excel besonders gut:

Sie können ein Excel-Timesheet auch an verschiedene reale Szenarien anpassen:

Auf diese Weise bietet Ihnen Excel eine flexible und kostengünstige Möglichkeit für die Nachverfolgung von Zeitdaten, bevor Sie entscheiden, ob Sie eine stärker automatisierte Lösung benötigen.

So führen Sie die Zeiterfassung in Excel durch

In wenigen Minuten können Sie ein einfaches wöchentliches Excel-Timesheet erstellen. Hier finden Sie eine Schritt-für-Schritt-Anleitung, wie Sie eine leere Excel-Tabelle in ein einfaches System für die Zeiterfassung für eine Person oder eine Rolle verwandeln können.

Schritt 1: Richte das Layout deines Timesheets ein

Öffnen Sie eine neue Excel-Datei und legen Sie fest, für wie viele Tage Sie die Zeiterfassung durchführen möchten, z. B. für eine 5- oder 7-Tage-Woche.

Erstellen Sie eine einfache Kopfzeile mit:

Fügen Sie anschließend Überschriften für die Spalten Ihrer Zeiterfassungs-Tabelle hinzu:

Schritt 2: Formatieren Sie Ihre Zeitspalten

Excel benötigt das richtige Zeitformat, damit die geleisteten Arbeitsstunden korrekt berechnet werden können.

Dadurch behandelt Excel Ihre Einträge als Excel-Zeitwerte statt als Nur-Text.

Schritt 3: Fügen Sie einige Beispielzeilen hinzu

Bevor Sie das gesamte Arbeitsblatt ausfüllen, testen Sie es zunächst einen Tag lang.

In der ersten Zeile unter Ihren Überschriften:

Schritt 4: Fügen Sie eine Formel zur Berechnung der täglichen Arbeitsstunden hinzu

Teilen Sie Excel nun mit, wie die Gesamtstunden für diesen Tag berechnet werden sollen.

Geben Sie in die erste Zelle „Gesamtstunden“ eine Formel wie die folgende ein:

=(D7-C7)-E7

Wo:

Wenn Ihre Endzeit über Mitternacht hinausgehen kann, können Sie die Formel wie folgt anpassen:

=MOD(D7-C7,1)-E7

So können Sie die Zeit für Nachtschichten nachverfolgen, ohne die Berechnung zu unterbrechen.

Schritt 5: Formeln nach unten kopieren und testen

Sobald die erste Zeile funktioniert:

Fügen Sie am Ende der Spalte eine einfache SUM-Formel ein, um die Summen für die Woche zu berechnen:

=SUM(F7:F11)

Sie verfügen nun über ein grundlegendes Setup für die Zeiterfassung in Excel, das aus Ihren täglichen Einträgen die Gesamtstunden für die Woche berechnet.

5 kostenlose Excel-Vorlagen für die Zeiterfassung

Sind Sie bereit, das leere Blatt zu überspringen und mit etwas zu beginnen, das bereits funktioniert? Hier finden Sie einige kostenlose Excel-Timesheet-Vorlagen, die Sie als Ausgangspunkt nutzen und dann für Ihr Team und Ihre Clients anpassen können.

1. Zeiterfassungsvorlage mit Pausen von Vertex42

Bei der Nachverfolgung der Arbeitsstunden für die Gehaltsabrechnung benötigen Sie mehr als nur eine grobe Tagesgesamtzahl. Sie benötigen eine klare Aufzeichnung von Start- und Endzeiten, Pausen und Überstunden, die Sie ohne zusätzliche Erklärungen an die Finanzabteilung freigeben können.

Die Timesheet-Vorlage mit Pausen von Vertex42 bietet Ihnen ein vorgefertigtes wöchentliches und zweiwöchentliches Excel-Timesheet in einer Arbeitsmappe. Damit können Sie An- und Abmeldezeiten eingeben, bis zu zwei Pausen pro Tag erfassen und automatisch Tages- und Wochensummen entweder im Format hh:mm oder als Dezimalzahl berechnen.

🌻 Hier sind die Gründe, warum dir diese Vorlage gefallen wird:

2. Microsoft Excel-Timesheet-Vorlage

Wenn Ihr Team bereits mit Microsoft 365 arbeitet, ist die Microsoft Excel-Timesheet-Vorlage eine übersichtliche Excel-Tabelle, die Sie sofort nutzen können. Sie können sie auf OneDrive speichern, eine Master-Kopie freigeben und die Zeiterfassung aller Mitarbeiter in derselben Datei verwalten, anstatt Versionen per E-Mail hin und her zu schicken.

Diese Vorlage konzentriert sich auf die Grundlagen: Erfassen Sie die tägliche Arbeitszeit, berücksichtigen Sie Mittagspausen oder andere Pausen, und lassen Sie die integrierten Berechnungen die Gesamtstunden für Sie zusammenrechnen.

Die Vorlage ist zudem anpassbar, sodass du Beschreibungen ändern oder Felder (wie Abteilung oder Projekt) hinzufügen kannst, ohne die Tabelle von Grund auf neu erstellen zu müssen.

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3. Excel-Vorlage für zweiwöchentliche Timesheets von Smartsheet

Zweiwöchentliche Zyklen sind üblich, aber eine übersichtliche zweiwöchentliche Tabelle von Grund auf neu zu erstellen, kann mühsam sein. Sie möchten, dass jeder Tag aufgeführt ist, die Summen für die erste und zweite Woche enthalten sind und eine übersichtliche Zusammenfassung für die Freigabe vorliegt.

Die Excel-Vorlage für zweiwöchentliche Timesheets von Smartsheet ist genau dafür konzipiert. Damit können Sie die täglichen Arbeitsstunden über einen Zeitraum von 14 Tagen erfassen, reguläre Arbeitszeiten und Überstunden trennen und alles unten in übersichtlichen Summen zusammenfassen.

Das ist praktisch für Teams, die einen einfachen Prüfpfad benötigen, der in die Lohnabrechnung oder Rechnungsstellung einfließt.

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4. Excel-Vorlage für monatliche Timesheets von Resource Guru

Monatliche Timesheets sind nützlich, wenn Sie sich eine Ansicht über geleistete Arbeitsstunden, Urlaubstage und die Belastung durch Projekte über längere Zeiträume verschaffen möchten. Sie erleichtern es, arbeitsreiche Wochen zu erkennen und die Personalplanung zu optimieren.

Resource Guru bietet eine speziell für diesen Zweck entwickelte Excel-Vorlage für monatliche Timesheets an. Sie hilft Mitarbeitern dabei, ihre Arbeitszeit täglich zu erfassen und gleichzeitig die Anforderungen des Projekts zu erfüllen, und fasst alles auf einer Seite zusammen, sodass Manager schnell nach Mustern oder Problemen suchen können.

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5. Zweiwöchentliche Timesheet-Vorlage von QuickBooks

Wenn Sie Ihre Mitarbeiter alle zwei Wochen bezahlen, kann eine wöchentliche Tabelle schnell überfüllt wirken, und zwei separate Dateien werden zum Ärgernis.

Diese zweiwöchentliche Timesheet-Vorlage von QuickBooks bietet Ihnen eine vollständige 14-Tage-Ansicht an einem Ort, sodass Sie den gesamten Abrechnungszeitraum sehen können, ohne mehrere Excel-Dateien zusammenfügen zu müssen.

Die Vorlage ist in der Regel so aufgebaut, dass oben die Angaben zu den Mitarbeitern und dem Abrechnungszeitraum stehen, gefolgt von zwei Wochen mit täglichen Zeilen. Für jeden Tag gibt es Felder für Startzeit, Endzeit, Pausen, reguläre Arbeitszeit und Überstunden, mit Summen für jede Woche und den gesamten Zeitraum.

Meist ist auch Platz für Signaturen oder Genehmigungen vorgesehen, was die Weitergabe der Tabelle an die Lohnbuchhaltung ohne zusätzliche Formatierung erleichtert.

🌻 Hier sind die Gründe, warum dir diese Vorlage gefallen wird:

Nützliche Excel-Formeln für die Zeiterfassung

Formeln machen aus einem einfachen Excel-Timesheet ein zuverlässiges Werkzeug. Sie reduzieren den manuellen Aufwand, minimieren menschliche Fehler und helfen dir, Summen automatisch zu berechnen, anstatt jede Woche zum Taschenrechner greifen zu müssen.

Praktische Excel-Formeln, die Sie kennen sollten

Im Folgenden finden Sie einige wichtige Formeln, die Ihnen bei der Zeiterfassung in Excel helfen können:

1. Gesamtstundenzahl pro Tag

Wenn Ihre Tabelle Folgendes enthält:

Sie können die täglich geleisteten Arbeitsstunden in F2 wie folgt berechnen:

=(B2-A2)-C2

Wenn Mitarbeiter Nachtschichten leisten, die über Mitternacht hinausgehen, verwenden Sie:

=MOD(B2-A2,1)-C2

Denken Sie daran, die Zellen in der Spalte „Gesamtstunden pro Tag“ je nach gewünschter Datenanzeige als „Zeit“ oder „Nummer“ zu formatieren.

2. Wöchentliche Überstunden

Für ein wöchentliches Timesheet, bei dem die normale Wochenarbeitszeit 40 Stunden beträgt und die täglichen Arbeitsstunden in F2:F8 stehen, verwenden Sie:

=MAX(0,SUM(F2:F8)-40/24)

Dadurch erhalten Sie die Überstunden als Wert. Wenn Sie stattdessen Dezimalstunden in G2:G8 verwenden, lautet die Formel für Überstunden:

=MAX(0,SUM(G2:G8)-40)

3. Aufteilung in abrechnungsfähige und nicht abrechnungsfähige Zeiten

Angenommen, Sie erfassen Ihre Einträge bei der Zeiterfassung in Zeilen mit:

Sie können Summen wie folgt aufschlüsseln:

=SUMIF(G2:G100, „Abrechnungsfähig“, F2:F100)

=SUMIF(G2:G100, „Nicht abrechnungsfähig“, F2:F100)

Dies ist nützlich, wenn Sie abrechnungsfähige Stunden mit interner Arbeit oder Verwaltungszeit vergleichen möchten.

4. Zeitrundung

Wenn Sie Ihre Rechnung in 15-Minuten-Blöcken abrechnen, können Sie die Einträge auf die nächste Viertelstunde runden. Bei einer Dauer in F2 verwenden Sie:

=MROUND(F2, „0:15“)

Um immer auf die nächsten 15 Minuten aufzurunden (als Beispiel für Abrechnungsregeln), verwenden Sie Folgendes:

=CEILING(F2, „0:15″)

So bleibt Ihre Zeiterfassung in Excel konsistent, anstatt jede Minute als separaten Wert zu behandeln.

5. Bedingte Formatierung für fehlende Einträge

Sie können eine einfache Formel anwenden, um Zeilen hervorzuheben, in denen die Endzeit fehlt.

Jede Zeile mit einer Startzeit, aber ohne Endzeit wird nun hervorgehoben, sodass Sie fehlende Einträge schnell korrigieren können, bevor Sie die Gesamtstunden berechnen.

Beispiele:

Hier sind einige schnelle Kombinationen, die häufig in echten Timesheets vorkommen:

Sobald diese Formeln eingerichtet sind, funktioniert Ihre Excel-Liste für die Zeiterfassung fast wie ein automatisiertes Timesheet, ohne dass Sie die Tools wechseln müssen.

Beispiele für die Zeiterfassung in Excel

Es ist einfacher, eine eigene Excel-Timesheet-Liste zu erstellen, wenn Sie sehen, wie sie in der Praxis funktioniert. Hier sind vier einfache Setups, die Sie in einer Excel-Tabelle nachbilden und dann als Screenshots für Ihre Anleitung oder interne Dokumente festhalten können.

1. Freiberufler, die mehrere Clients abrechnen

Freiberufler teilen ihre Woche oft auf verschiedene Clients, Projekte und Stundensätze auf. Eine spezielle Tabelle für die Zeiterfassung hilft dabei, die abrechnungsfähige Arbeit zu organisieren.

Richten Sie Spalten ein wie zum Beispiel:

Verwenden Sie Formeln, um die geleisteten Arbeitsstunden für jede Zeile zu berechnen, und multiplizieren Sie die Stunden mit dem Stundensatz für die Spalte „Betrag“. Eine Summenzeile am Ende kann zudem die Gesamtstunden und die gesamten abrechnungsfähigen Stunden für jeden Client oder Monat anzeigen.

2. Wöchentliches Anwesenheitsprotokoll für Mitarbeiter

Kleine Teams können die Zeiterfassung in Excel nutzen, um ein einfaches wöchentliches Protokoll über die Arbeitszeiten und Anwesenheit der Mitarbeiter zu führen.

Ihr Layout könnte Folgendes enthalten:

Die täglichen Stunden werden anhand einer Formel für Start- und Endzeit berechnet, und Sie können für jede Person eine Zeile mit den wöchentlichen Gesamtstunden hinzufügen. So erhalten Manager eine schnelle Ansicht der Arbeitszeiten, ohne ein separates tool zu benötigen.

3. Beispiel für die Zeitaufteilung im Projekt

Wenn mehrere Mitarbeiter an verschiedenen Projekten arbeiten, hilft Ihnen eine projektbezogene Tabelle dabei, zu erkennen, wo die Zeit im Team tatsächlich verbracht wird.

Probieren Sie Spalten wie:

Von dort aus können Sie SUMIF-Formeln verwenden, um die Gesamtstunden nach Projekt, Mitarbeiter oder abrechnungsfähiger Kategorie zu berechnen. So wird es viel einfacher, die geschätzten mit den tatsächlichen Stunden zu vergleichen und zu erkennen, welche Projekte am meisten Zeit in Anspruch nehmen.

4. Schichtplanung und Nachverfolgung

Bei Schichtarbeit können sowohl der Plan als auch die tatsächlichen Einträge zur Zeit in einem einzigen Blatt erfasst werden, sodass Sie den Plan mit der tatsächlichen Leistung vergleichen können.

Enthält:

Mit Formeln können Sie Abweichungen und die Gesamtstunden für jede Schicht berechnen. Ein einfaches bedingtes Format kann große Lücken hervorheben, was bei Personal- und Gehaltsabrechnungsentscheidungen hilft.

Häufige Fehler bei der Zeiterfassung in Excel, die Sie vermeiden sollten

Excel kann zwar viele Aufgaben der Zeiterfassung bewältigen, doch schon wenige kleine Fehler können Ihre Zahlen unbemerkt verfälschen. Hier sind häufige Probleme, auf die Sie achten sollten, wenn Sie ein Excel-Timesheet einrichten.

Wenn Sie diese Probleme frühzeitig erkennen, bleibt Ihre Zeiterfassung genau und Sie sparen Zeit bei der Lohnabrechnung oder der Rechnungsstellung an Clients.

Vor- und Nachteile von Excel für die Zeiterfassung

Excel liegt genau zwischen „in ein Notizbuch kritzeln“ und „eine vollwertige System-Lösung für die Nachverfolgung einrichten“. Es ist flexibel, kostengünstig und auf den meisten Arbeitslaptops bereits installiert. Allerdings ist es auch stark von manuellen Eingaben abhängig, und genau da fangen die Probleme an.

Vorteile der Zeiterfassung mit Excel

Excel eignet sich besonders gut für Freiberufler, kleine Teams oder Eigentümer, die eine unkomplizierte Möglichkeit suchen, die Arbeitszeit ihrer Mitarbeiter zu verfolgen, ohne eine neue App einführen zu müssen.

Einschränkungen bei der Verwendung von Excel für die Zeiterfassung

Die gleiche Flexibilität, die Excel so attraktiv macht, kann bei der Skalierung auch Risiken mit sich bringen.

Manuelle Systeme wie Tabellenkalkulationen und Timesheets in Papierform sind zudem fehleranfälliger. Ein aktueller Bericht ergab, dass mehr als die Hälfte der Unternehmen nach wie vor Tabellenkalkulationen für die Zeiterfassung nutzt, und dass diejenigen, die auf Papier oder Tabellenkalkulationen setzen, einem höheren Risiko für Fehler bei der Lohnabrechnung und Compliance-Probleme ausgesetzt sind.

Excel im Vergleich zu anderer Software für die Zeiterfassung

Spezielle Software für die Zeiterfassung wurde speziell für die Nachverfolgung von Zeit entwickelt, nicht nur zum Speichern von Daten. Das bedeutet in der Regel:

Excel ist nach wie vor eine gute Wahl, wenn Sie gerade erst anfangen, ein kleines Team haben oder die volle Kontrolle über Ihr Layout bevorzugen. Bei der Verwaltung vieler Mitarbeiter, komplexer Zeitpläne oder detaillierter Projektbudgets bieten spezialisierte Tools für die Zeiterfassung oder Apps jedoch oft eine höhere Genauigkeit und bessere Nachverfolgbarkeit. Außerdem erfordern sie weniger Verwaltungsaufwand als die alleinige Verwendung einer Excel-Tabelle.

Die besten Excel-Alternativen für die Zeiterfassung

Wenn die Zeit überall gleichzeitig verzeichnet wird, schleicht sich Unübersichtlichkeit ein. Ein paar Stunden stehen in einem Excel-Timesheet, einige in E-Mails, andere in Chat-Nachrichten oder Kalender-Ereignissen, und niemand ist sich ganz sicher, welche Version aktuell ist.

Mit der Zeit häufen sich diese Unordnung in Form von doppelten Dateien, manuellen Aktualisierungen und nicht übereinstimmenden Summen an, die Sie am Ende jeder Woche oder jedes Monats bereinigen müssen.

Hier hilft ein vernetzter Arbeitsbereich wie ClickUp. Anstatt die Zeiterfassung als separate Tabelle zu behandeln, integriert er sie direkt neben Ihre Aufgaben, Projekte und Dokumente. Sie erfassen Ihre Stunden dort, wo die Arbeit tatsächlich stattfindet, was das Kopieren von Daten in verschiedene Tools reduziert und es einfacher macht, den vollständigen Kontext hinter jedem Eintrag zu erkennen.

Es gibt zahlreiche Excel-Alternativen für die Zeiterfassung, von speziellen Apps für die Zeiterfassung bis hin zu umfassenden Projektmanagement-Plattformen. Tools wie Toggl, Harvest, Clockify oder Hubstaff sind beliebt, wenn Sie einen dedizierten Zeiterfasser suchen, und ClickUp ist eine der Optionen, die Sie in Betracht ziehen sollten, wenn Sie die Zeiterfassung lieber in einem umfassenderen Arbeitsbereich durchführen möchten.

Als Nächstes sehen wir uns an, wie diese tools Ihre Tabellenkalkulationen verbessern und sich im Workflow Ihres Teams einfügen.

1. ClickUp

ClickUp ist ein konvergierter KI-Arbeitsbereich, in dem Aufgaben, Dokumente, Chat und Zeiterfassung an einem Ort zusammenlaufen. Anstatt Stunden in einer separaten Excel-Zeiterfassungsliste zu erfassen, sehen Sie an derselben Stelle, was erledigt wurde, wer es erledigt hat und wie lange es gedauert hat – das macht Ihre Zeitdaten viel einfacher nutzbar.

Wenn Sie von individuellen Tabellenkalkulationen zu einem gemeinsamen Workspace wechseln, ist es hilfreich zu sehen, wie Ihr Team in ClickUp tatsächlich zusammenarbeiten kann.

Dieses kurze Video zeigt, wie Teams zusammenarbeiten, Informationen austauschen und die Zeiterfassung in ClickUp mit ihren Aufgaben verbinden.

Integrierte Zeiterfassung mit Timern in ClickUp Projekt-Zeiterfassung

Der Versuch, sich am Ende des Tages daran zu erinnern, wann Sie eine Aufgabe begonnen haben, führt dazu, dass sich „grobe Schätzungen“ in Ihr Timesheet einschleichen. An diesem Punkt stimmen die Zahlen nicht mehr mit Ihrer tatsächlichen Arbeit überein, und die Zeiterfassung wird zu einer zusätzlichen lästigen Pflicht statt zu einer gewohnten Praxis.

Mit der ClickUp-Projekt-Zeiterfassung können Sie einen Timer direkt aus jeder Aufgabe heraus starten und stoppen, einen globalen Timer verwenden oder die Zeit über Ihren Desktop, Ihr Mobilgerät oder Ihren Browser mit der kostenlosen Chrome-Erweiterung erfassen.

Falls du vergisst, den Timer zu starten, kannst du Zeiteinträge nachträglich hinzufügen, sie später anpassen und sogar Zeiten aus Tools wie Toggl oder Harvest synchronisieren, sodass alles an einem Ort zusammenläuft.

Notizen, Beschreibungen und Markierungen für abrechnungsfähige Zeiten zu jedem Eintrag liefern zusätzlichen Kontext und geben Ihnen ein genaueres Bild als manuelle Einträge in Excel allein.

Da die Einträge direkt in der Aufgabe gespeichert sind, werden Berichterstellung und Überprüfung viel einfacher als bei der Verwendung von Tabellenkalkulationen; Sie können sofort die Zeitleiste der Aufgabe einsehen und Berichte nach Client, Projekt oder Status filtern.

Timesheets, Berichte und Workload-Ansicht in ClickUp

Wenn am Ende der Woche jeder Screenshots von Tabellen verschickt, verlangsamt sich der Genehmigungsprozess und kleine Fehler schleichen sich ein. Jemand vergisst, seinen Anhang zu versehen, ein anderer führt die Bearbeitung der falschen Version durch, und Manager müssen schließlich die Mitarbeiter um Korrekturen bitten, anstatt die Arbeit tatsächlich zu überprüfen.

Der ClickUp-Zeiterfassungs-Hub hilft dir dabei, indem er alle erfassten Zeiten an einem Ort zusammenführt, sodass du Timesheets in einer einzigen Ansicht überprüfen, filtern, einreichen und genehmigen kannst.

Anstatt sich mit Anhängen und manuellen Bearbeitungen herumzuschlagen, arbeiten Sie von einem zentralen, übersichtlichen hub aus für das gesamte Team.

Mit den Genehmigungen für Timesheets in ClickUp reichen Mitglieder der Teams ihre Arbeitszeiten für einen bestimmten Zeitraum ein, und Manager prüfen und genehmigen diese an einem zentralen Ort statt per E-Mail.

Verwandeln Sie Daten und Zeitaufzeichnungen mit ClickUp-Dashboards in visuelle Berichte

Unbearbeitete Tabellen für die Zeiterfassung mit Hunderten von Zeilen machen es schwierig, Muster zu erkennen und Projekte oder Clients zu identifizieren, die am meisten Zeit in Anspruch nehmen.

ClickUp-Dashboards visualisieren Daten, sodass Sie sehen können, welche Projekte die meisten Stunden in Anspruch nehmen, wie viel Zeit in abrechnungsfähige Arbeit fließt und ob bestimmte Clients oder Aufgaben regelmäßig das Budget überschreiten.

Filtern Sie diese Berichte nach Benutzer, Projekt oder Zeit und geben Sie sie dann an die Beteiligten frei, ohne jedes Mal Daten exportieren und neu formatieren zu müssen.

Integrationen + KI-Zusammenfassungen

Wenn Sie Ihre Zeitdaten über Kalender, Tabellen und verschiedene Apps verteilen, kann die Aktualisierung einer zentralen Tabelle zu mühsamer Arbeit werden. Sie verbringen mehr Zeit mit Kopieren, Einfügen und Korrigieren von Importen als damit, sich tatsächlich Trends anzusehen.

ClickUp lässt sich mit Tools wie Kalendern und externen Apps für die Zeiterfassung verbinden, sodass mehr Ihrer Einträge an einem Ort landen, ohne dass zusätzliche Dateneingaben erforderlich sind. Das verschafft Ihnen eine übersichtlichere Arbeitsgrundlage, noch bevor Sie überhaupt an die Berichterstellung denken.

ClickUp Brain, der integrierte KI-Assistent, sitzt über diesem ClickUp-Workspace und hilft dir, ihn zu verstehen. Anstatt durch lange Listen mit Aufgaben und Einträgen zu scrollen, kannst du nach Zusammenfassungen fragen, woran das Team gearbeitet hat, wie ein Sprint verlaufen ist oder was den Fortschritt behindert.

ClickUp Brain kann aktuelle Daten zur Arbeit und zum Zeitmanagement in kurze Zusammenfassungen umwandeln, die Sie mit den Beteiligten freigeben können – ein großer Schritt gegenüber dem Durchlesen jeder einzelnen Zeile in einem Excel-Timesheet.

💡 Profi-Tipp: Sobald Ihr Team die Zeit in ClickUp für die Nachverfolgung erfasst, bitten Sie ClickUp Brain, „die abrechnungsfähige Arbeit der letzten Woche nach Clients zusammenzufassen“ oder „zusammenzufassen, womit das Designteam die meiste Zeit verbracht hat“. Anstatt jede Aufgabe und jedes Timesheet durchzulesen, erhalten Sie eine kurze Zusammenfassung, die Sie in ein Update einfügen oder in einem StandUp-Dokument freigeben können.

Für eine umfassendere Automatisierung können ClickUp BrainGPT und KI-Agenten noch einen Schritt weiter gehen. Sie können Ihnen dabei helfen, Workloads zu überwachen, Muster in der Zeitnutzung aufzudecken oder Fragen zu den jüngsten Aktivitäten in verschiedenen Projekten zu beantworten – und das alles unter Verwendung der Daten, die bereits in Ihrem ClickUp-Workspace vorhanden sind.

Eine solche kontinuierliche Unterstützung ist schwer aufzubauen oder aufrechtzuerhalten, wenn Ihre Zeiterfassung in separaten Excel-Dateien erfolgt.

Die besten Features von ClickUp

Einschränkungen von ClickUp

Preise für ClickUp

Bewertungen und Rezensionen zu ClickUp

2. Toggl Track

Toggl Track ist ein unkompliziertes Tool für die Zeiterfassung, das für alle entwickelt wurde, die Timer gegenüber Tabellenkalkulationen bevorzugen.

Sie erstellen Projekte und Clients, klicken auf „Start“, wenn Sie eine Aufgabe beginnen, und lassen die App im Hintergrund weiterlaufen, während Sie arbeiten. Das erspart Ihnen viel Rätselraten, das sonst beim Ausfüllen eines Excel-Timesheets am Ende des Tages anfällt.

Es funktioniert im Web, auf dem Desktop und auf Mobilgeräten, mit einer Browser-Erweiterung, die Sie in Tools wie Gmail, Jira oder Asana begleitet. Das macht es einfacher, die Zeit im Kontext zu erfassen und anschließend alles in Berichten zu überprüfen, anstatt sich durch Zeilen und Formeln in einer Tabelle für die Zeiterfassung zu wühlen.

Die besten Features von Toggl Track

Einschränkungen von Toggl Track

Preise für Toggl Track für Nachverfolgung

Toggl Track – Bewertungen und Rezensionen

3. Harvest

Harvest ist die richtige Wahl, wenn Sie Zeiterfassung und Rechnungsstellung zusammenführen möchten, anstatt zwischen Tabellenkalkulationen und einem separaten Tool für die Rechnungsstellung hin- und herzuwechseln.

Sie können Zeiten projekt- und kundenübergreifend erfassen, Ausgaben protokollieren und diese Daten anschließend in Rechnungen mit Ihrem Firmenlogo umwandeln, ohne zuvor Zeilen aus Excel exportieren zu müssen.

Es ist für Agenturen, Berater und Teams konzipiert, deren Geschäft auf abrechnungsfähigen Stunden basiert. Mit Timern, Timesheets und Berichten können Sie an einem Ort sehen, wie viel Zeit ein Projekt in Anspruch nimmt, ob Sie noch im Budget liegen und welche Clients oder Aufgaben am profitabelsten sind.

Die besten Features von Harvest

Einschränkungen von Harvest

Preise für Harvest

Bewertungen und Rezensionen sammeln

4. Clockify

Clockify eignet sich gut, wenn Ihnen Excel nicht mehr ausreicht, Sie aber dennoch eine einfache und flexible Lösung suchen.

Sie können die Arbeitszeiten Ihrer Mitarbeiter über verschiedene Projekte und Clients hinweg erfassen, Anwesenheiten protokollieren und Berichte erstellen, ohne selbst Formeln erstellen zu müssen. Dies ist besonders praktisch für kleine Teams, die über statische Timesheets hinausgehen möchten, aber noch nicht bereit für eine vollständige Suite zum Projektmanagement sind.

Es unterstützt verschiedene Methoden zur Zeiterfassung: Live-Timer, manuelle Zeiteingabe, wöchentliche Timesheets und sogar einen Kiosk-Modus für gemeinsam genutzte Geräte. Teams können Arbeitsstunden auf die für sie passende Weise erfassen und dann Gesamtstunden, abrechnungsfähige Stunden und Überstunden an einem Ort einsehen, anstatt in mehreren Tabellenkalkulationen.

Die besten Features von Clockify

Limitierungen von Clockify

Preise für Clockify

Bewertungen und Rezensionen zu Clockify

5. Hubstaff

Hubstaff wurde für Teams entwickelt, die gemeinsam Arbeitszeiten und Arbeitsnachweise zur Nachverfolgung der Arbeit erfassen müssen, insbesondere für Remote-, Außendienst- oder Hybrid-Teams.

Anstatt nur Arbeitsstunden zu erfassen, können Sie auch Aktivitätsgrade, optionale Screenshots und GPS-Daten erfassen, sodass Manager sehen können, wann und wo die Arbeit durchgeführt wurde.

Wenn Sie derzeit Excel nutzen, um die Arbeitszeiten von mobilen Teams oder Außendienstmitarbeitern zu erfassen, kann Hubstaff Ihnen viele manuelle Nacharbeiten ersparen. Die Mitarbeiter stempeln über das Web, den Desktop oder das Handy ein, und ihre Einträge werden automatisch mit Projekten, Aufgaben und Standorten verknüpft, sodass Sie am Ende der Woche nicht mehr hinter Timesheets herjagen oder unübersichtliche Tabellenkalkulationen aufräumen müssen.

Die besten Features von Hubstaff

Einschränkungen von Hubstaff

Preise für Hubstaff

Hubstaff-Bewertungen und Rezensionen

Wenn Excel an seine Limite stößt, lassen Sie ClickUp die Arbeit übernehmen

Excel ist eine hervorragende Möglichkeit, um nicht mehr raten zu müssen, wohin Ihre Zeit fließt. Mit einer einfachen Vorlage für monatliche Timesheets können Sie die Arbeitszeiten Ihrer Mitarbeiter erfassen, eine Notiz zur Beginnzeit von Pausen machen und die monatlich aufgewendete Gesamtzeit berechnen.

Vor allem, wenn Sie die Zellen automatisch auf das richtige Format einstellen, anstatt sich in jeder Spalte mit einem anderen Zahlensystem herumzuschlagen. Allein das ist für die meisten Mitarbeiter schon eine große Verbesserung gegenüber der Nachverfolgung aus dem Gedächtnis.

Doch sobald Sie mehr Mitarbeiter, mehr Projekte und mehr Genehmigungen hinzufügen, beginnen sich diese Tabellen zu vermehren. Was als benutzerfreundliches Setup beginnt, verwandelt sich langsam in ein Labyrinth aus Versionen, für deren Aktualisierung und Überprüfung die Mitarbeiter zu viel Zeit aufwenden. Dann kommt es zu einer Ausweitung der Arbeit, und die Zeiterfassung wird still und leise zur Arbeit eines Administrators.

ClickUp bringt Sie einen Schritt weiter. Erfassen Sie die Arbeitszeit für Aufgaben, überprüfen Sie sie in Timesheets, wandeln Sie sie in Live-Berichte um und gleichen Sie die Workload an einem Ort aus, damit Ihr System mit Ihrem Team wachsen kann, anstatt es zu bremsen.

Melden Sie sich bei ClickUp an und richten Sie ein Setup für die Zeiterfassung ein, das endlich mit Ihrer Arbeit Schritt hält.

Häufig gestellte Fragen (FAQ)

Nicht ganz. Excel verfügt zwar nicht über ein spezielles Tool für die Zeiterfassung, aber Sie können Ihre eigene Excel-Zeiterfassungsliste mit Zellen im Zeitformat und Formeln zur Berechnung der geleisteten Arbeitsstunden erstellen. Wenn Ihnen dieses Setup irgendwann nicht mehr ausreicht, bietet ClickUp integrierte Timer und Timesheets, für die keine Formeln erforderlich sind.

Geben Sie Startzeit, Endzeit und Dauer der Pause ein, verwenden Sie dann eine Formel wie =(Endzeit – Startzeit) – Pause und formatieren Sie das Ergebnis als Zeit. Sie können SUM am Ende der Spalten verwenden, um die Gesamtstunden für die Woche zu ermitteln, und zu ClickUp wechseln, wenn Sie diese Stunden direkt mit Aufgaben und Berichten verknüpfen möchten.

Ja, Excel eignet sich gut für einfache Timesheets in kleinen Unternehmen mit wenigen Mitarbeitern und übersichtlichen Zeitplänen. Wenn Ihr Team, Ihre Projekte oder Ihre Genehmigungsanforderungen wachsen, kann eine Workspace wie ClickUp Zeiterfassung, Überprüfungen und Berichterstellung an einem Ort abwickeln, während Excel als Backup oder Archiv dient.