Die meisten Wissensarbeiter halten sich nach wie vor an die traditionelle Arbeitswoche von Montag bis Freitag, wobei Monday und Dienstag oft als die Tage mit der höchsten Produktivität eingestuft werden.
Aber die Art und Weise, wie wir arbeiten, verändert sich. Und zwar schnell.
Da es für jede Aktivität ein spezielles tool gibt, von E-Mails bis hin zum Chatten, wird es immer schwieriger, sich voll und ganz auf eine Aufgabe zu konzentrieren. Von Wissensarbeitern wird erwartet, dass sie zwischen Aufgaben und Plattformen wechseln und sich dabei ständig an neue Informationen anpassen.
Globale Teams, die über verschiedene Zeitzonen hinweg arbeiten, sorgen hier für zusätzliche Komplexität und erfordern neue Ansätze für Zusammenarbeit und Kommunikation.
Zwischen 2020 und 2025 haben Unternehmen und sogar Regierungen mehrere Pilotprojekte durchgeführt, um Arbeitnehmern dabei zu helfen, sich an diese sich wandelnde Arbeitswelt anzupassen. Beim Vier-Tage-Arbeitswoche-Modell beispielsweise berichteten die teilnehmenden Unternehmen von einer Steigerung der Produktivität von 49%.
Aber das ist nur ein Teil der Geschichte. Im Jahr 2025 kommt es darauf an, zu verstehen, wie sich unsere Produktivität und Konzentration während der fünftägigen Arbeitswoche verändern.
In dieser Ausgabe von ClickUp Insights untersuchen wir, wie die traditionelle Arbeitswochenstruktur und die Anforderungen des modernen Arbeitsplatzes zusammenwirken und die Leistung während der Woche beeinflussen.
⏰ 60-Sekunden-Zusammenfassung
📮ClickUp Insight: 35 % der Befragten geben Monday als ihren Tag mit der geringsten Produktivität an, während 50 % Freitag als ihren Tag mit der höchsten Produktivität nennen!
Unsere Daten bestätigen, was viele schon lange vermutet haben: Der Montagsblues ist eine Tatsache! Über ein Drittel (35 %) der Befragten nannten den Montag als einen der Tage mit der niedrigsten Produktivität der Arbeitswoche.
Hier sind einige Hypothesen, warum dies der Fall sein könnte:
Am Montagmorgen stehen Wissensarbeiter vor einer wichtigen Aufgabe: Sie müssen entscheiden, was in der kommenden Woche ihre Aufmerksamkeit verdient. Sie sichten eine Flut von Informationen, darunter E-Mails, die über das Wochenende eingegangen sind, Nachrichten, die beantwortet werden müssen, Projekte in verschiedenen Phasen des Abschließens und vieles mehr.
Die Herausforderung besteht hier aus zwei unterschiedlichen Phasen:
❗️Verarbeitung von Informationen, um den Kontext der vergangenen Woche wiederherzustellen
❗️Sinnvolle Prioritäten für die kommende Woche festlegen, um ihre Form zu bestimmen
Da sich Teams in der Regel zu wöchentlichen Stand-up-Meetings und Status-Meetings versammeln, können neue Anforderungen und sich ändernde Prioritäten auftauchen, die zu den Prioritäten der letzten Woche hinzukommen. Diese erzwungene Kontextwiederherstellung und fragmentierte Prioritätensetzung können zu Ineffizienzen führen, die sich auf die gesamte Arbeitswoche auswirken.
In dieser Ausgabe von ClickUp Insights stellen wir die Produktivität während einer traditionellen Arbeitswoche dar, wobei sich drei unterschiedliche Muster abzeichnen:
1️⃣ Der Monday-Blues
👉🏽 Die Woche beginnt mit einer erheblichen kognitiven Belastung, da Fachkräfte wichtige Stunden damit verbringen, ihren Arbeitskontext neu zu strukturieren und Prioritäten zu setzen.
👉🏽 Dieser versteckte Verlust an Produktivität kann zu Verzögerungen beim Fortschritt bei wichtigen Initiativen führen.
2️⃣ Das Freitag-Phänomen
👉🏽 Gegen Ende der Woche stellen wir einen unerwarteten Anstieg der Produktivität am Freitag fest.
👉🏽 Eine Theorie besagt, dass besonders konzentrierte Freitage durch angesammelte Kontextinformationen, klar definierte Prioritäten und weniger Ablenkungen begünstigt werden.
3️⃣ Die Priorisierungskluft
👉🏽 Unsere Untersuchung zeigt, dass Wissensarbeiter es vorziehen, bei ihrer Arbeit mit personalisierten Priorisierungsmethoden und Zeitmanagementstrategien zu arbeiten.
👉🏽 Aktuelle Studien zeigen, dass eine unstrukturierte Priorisierung oft zu inkonsistenten Ergebnissen oder Leistungen innerhalb einer Woche führt.
👉🏽 Viele herkömmliche Tools für das Projektmanagement (und Workflows) bieten keine klaren Möglichkeiten zur Integration von Priorisierungsrahmenwerken, was es für Fachleute noch schwieriger macht, diese umzusetzen.
Umfragemethodik und Demografie
ClickUp Insights befragt jeden Monat Tausende von Wissensarbeitern und Menschen, die sich für die Produktivität interessieren, um Ihnen die neuesten Trends am globalen Arbeitsplatz zu präsentieren.
Unsere Untersuchung befasst sich damit, wie Fachkräfte ihre Zeit einteilen, mit Anforderungen am Arbeitsplatz umgehen und Strategien zur Steigerung der Produktivität umsetzen. Durch die Analyse der Antworten von Teilnehmern aus aller Welt versuchen wir, allgemeine Herausforderungen und Muster im Bereich Produktivität aufzudecken, um Unternehmen und Einzelpersonen dabei zu helfen, fundiertere Entscheidungen in ihrer Arbeit zu treffen.
5 Schlüsselmuster, die die Produktivität innerhalb der Arbeitswoche bestimmen
Die Struktur unserer Arbeitswoche dient nicht nur der Organisation unserer Zeit. Sie beeinflusst auch unseren Flow, unsere Konzentration und unsere Leistungsfähigkeit während der gesamten Woche.
Unsere Daten zeigen fünf Schlüsselmuster, die die Produktivität innerhalb der Arbeitswoche bestimmen. Schauen wir uns das einmal an:
1. Das Monday-Tief: Nachverfolgung des Kontexts aus der letzten Woche
📮 ClickUp Insight: 35 % der Wissensarbeiter geben an, dass der Montag ihr unproduktivster Arbeitstag ist.
Fast 50 % der Arbeitnehmer geben an, dass sie montags unter höherem Stress stehen, da sie sich durch einen Rückstau an E-Mails, Chat-Nachrichten, Projekt-Notizen und Stand-up-Meetings arbeiten müssen, um herauszufinden, worauf sie sich als Nächstes konzentrieren sollten.
Es überrascht daher nicht, dass für viele Wissensarbeiter Monday mit einem anstrengenden (und kräftezehrenden) Aufholritual verbunden ist. Selbst diejenigen, die ihre Arbeit wirklich lieben, empfinden den mentalen Übergang vom Wochenende zum Arbeitstag möglicherweise als schwierige Herausforderung.
Hier ist eine weitere Tatsache, um dies in einen Zusammenhang zu bringen: 44 % der Arbeitnehmer haben das Gefühl, dass sie ihre Prioritäten bei der Arbeit erraten müssen, was zu einer doppelten Belastung durch das Sammeln von Kontextinformationen und die Einstellung der Prioritäten zu Beginn der Woche führt.
Diese mentale Belastung wirkt sich nicht nur auf die Produktivität am Monday aus – der Energieverlust durch das Rekonstruieren des Kontexts und das Festlegen von Prioritäten scheint sich über die gesamte erste Arbeitswoche hinweg fortzusetzen.
Wichtige Erkenntnisse
- 35 % der Befragten gaben an, dass der Montag der Tag mit der geringsten Produktivität ist.
- 11 % geben an, dass der Dienstag der schwierigste Tag in Bezug auf die Produktivität ist.
- 7 % der Befragten geben an, dass ihre Produktivität am Mittwoch am stärksten nachlässt.
Wichtige Erkenntnisse
📌 Für viele Wissensarbeiter steht der Monday traditionell im Zeichen der Festlegung der Prioritäten für die Woche und der Suche nach den Informationen, die sie benötigen, um mit ihren Aufgaben zu beginnen.
📌 Das Sammeln von Informationen am Monday, wie z. B. das Überprüfen von Updates in Chats und E-Mails und das erneute Einarbeiten in laufende Projekte, kann einen erheblichen Teil des Tages in Anspruch nehmen.
📌 Zentralisierte Dokumentation und Aufgabenverwaltung in Verbindung mit robusten KI-gestützten Suchfunktionen haben das Potenzial, den Monday-Blues zu beseitigen oder zumindest zu verringern, indem sie Informationen aktuell und sofort verfügbar machen.
2. Das Freitag-Phänomen: Der Einstieg in die Hochleistungszone
📮ClickUp Insight: 50 % der Befragten geben an, dass Freitag der produktivste Tag der Woche ist.
Dafür könnte es mehrere Gründe geben. Dieser Anstieg der Produktivität am Ende der Woche könnte jedoch das Ergebnis eines klareren Kontexts und eines stärkeren Orientierungssinns sein, der im Laufe der Woche gewonnen wurde.
Außerdem gibt es freitags in der Regel weniger Meetings und mehr Termine. Das bedeutet, dass viele Arbeitnehmer die Möglichkeit haben, sich doppelt so viel Arbeit vorzunehmen, sich zu konzentrieren und ohne die üblichen Ablenkungen erhebliche Fortschritte zu erzielen.
Unternehmen wie Slack ( Focus Fridays ) und Codeword ( Soft Fridays ) haben sich die Kraft des Freitags zunutze gemacht, um mehr Autonomie hinsichtlich der Art und Weise und des Zeitpunkts zu ermöglichen, mit dem anspruchsvolle Arbeiten erledigt werden.
Wichtigste Erkenntnis
- 50 % der Befragten geben Freitag als ihren Tag mit der höchsten Produktivität an.
Wichtige Erkenntnisse
📌 Der Anstieg der Produktivität am Freitag beruht wahrscheinlich auf der Dynamik der Woche und weniger Ablenkungen (z. B. weniger oder keine Meetings).
📌 Tage ohne Meetings und asynchrone Kommunikationspraktiken können Unternehmen dabei helfen, die Produktivität eines Freitags die ganze Woche über zu erreichen.
📌 Zentralisierte Arbeitsplattformen mit KI-gestützten Features, wie z. B. „Catch me up”-Features für das Wissensmanagement und automatisierte Aktualisierungen von Aufgaben, können Arbeitnehmern dabei helfen, den Überblick und die Klarheit während der gesamten Woche zu bewahren.
3. Eine Steuer auf Konzentration: Killer der Produktivität identifizieren
📮ClickUp Insight: 50 % der Arbeitnehmer geben an, dass Mobiltelefone ihre Produktivität am meisten beeinträchtigen.
Angesichts der ständigen Ablenkungen – sei es durch Benachrichtigungen oder endlose Meetings – fällt es Wissensarbeitern zunehmend schwer, sich intensiv und ununterbrochen auf ihre wichtigsten Aufgaben zu konzentrieren.
Diese Produktivitätskiller lenken die Aufmerksamkeit in verschiedene Richtungen und führen oft zu einem zusätzlichen Kontextwechsel, beispielsweise dem Wechsel zwischen Geräten und Plattformen.
Letztendlich kommt es darauf an, über mehrere tools hinweg eine Verbindung zu haben.
Der Bericht zur Produktivität 2024 von ClickUp weist darauf hin, dass leistungsschwache Teams mit viermal höherer Wahrscheinlichkeit mehr als 15 Tools verwenden, während leistungsstarke Teams nur 9 oder weniger Tools nutzen, wodurch die kognitive Belastung der Mitglieder des Teams reduziert wird.
Wichtigste Ergebnisse
- 50 % der Arbeitnehmer geben an, dass Mobiltelefone ihr größter Killer der Produktivität sind.
- 15 % geben an, dass E-Mails ein großes Hindernis für ihre Konzentration darstellen.
- 14 % geben an, dass Kontextwechsel ihre Produktivität beeinträchtigen.
- 13 % nennen häufige Meetings als eine der Schlüsselursachen für Unterbrechungen.
- 8 % geben an, dass Chat-Benachrichtigungen ihre Produktivität am meisten beeinträchtigen.
Wichtige Erkenntnisse
📌 Geschützte Fokuszeit spielt eine entscheidende Rolle für die Aufrechterhaltung höchster Produktivität. Teams können dies erreichen, wenn sie die Möglichkeit haben, während der Woche Fokus-Blöcke zu schaffen oder nicht unbedingt notwendige Meetings abzulehnen.
📌 Konsolidierte Arbeitsplattformen können dazu beitragen, die mentale Belastung zu reduzieren, indem sie Kommunikation und Workflows vereinheitlichen. Solche Tools zentralisieren alle arbeitsbezogenen Informationen auf einer Plattform und minimieren den Verlust an Produktivität durch ständiges Wechseln zwischen verschiedenen Tools.
Wie definieren Wissensarbeiter Produktivität?
Im Jahr 2023 befragte ClickUp 1.000 Wissensarbeiter, um zu verstehen, wie sie ihre persönliche Produktivität messen. Hier sind ihre Antworten:
✅ 42 % definieren Produktivität als das Erreichen bedeutender Fortschritte bei der Erledigung ihrer Liste mit Dingen, die zu erledigen sind.
✅ 58 % der Befragten messen ihre Produktivität daran, ob sie alle ihnen zugewiesenen Aufgaben abschließen können.
✅ 51 % betrachten sich als produktiv, wenn sie ein Gefühl der Zufriedenheit mit ihrer Arbeit verspüren.
4. Die Priorisierungskluft: Strategien für die Woche
📮ClickUp Insight: 76 % der Arbeitnehmer bevorzugen ihre eigenen Methoden zur Priorisierung und 92 % bevorzugen personalisierte Zeitmanagementstrategien.
Die meisten Wissensarbeiter verstehen die Grundprinzipien der Priorisierung und arbeiten in der Regel von Monday bis Freitag mit ihrer Liste der Prioritäten. Dieser Ansatz hat jedoch gewisse Limite.
Eine Studie im Journal of Judgment and Decision Making ergab, dass 65 % der Arbeitnehmer als Standard zunächst die einfacheren oder leichter zu bewältigenden Aufgaben erledigen, was die Gesamtproduktivität verringert.
Dies wird als „Falle der kleinen Aufgaben” bezeichnet und hat als Ergebnis, dass sich die Mitarbeiter mehr auf schnelle Erfolge konzentrieren. Infolgedessen bleiben hochwertige Aufgaben, die den strategischen Wert steigern oder überdurchschnittliche Erträge für das Unternehmen erzielen können, unerledigt.
Im Gegensatz dazu wird bei einer effektiven Priorisierung eine andere Methodik angewendet. Dabei kommen Rahmenwerke wie die folgenden zum Einsatz:
✅ Die „Eat The Frog”-Technik, die es Berufstätigen ermöglicht, die schwierigsten Aufgaben zu priorisieren und gleich morgens als Erstes anzugehen.
✅ Die Eisenhower-Matrix zur Bewertung von Aufgaben anhand von Attributen wie „hoher Wert/geringer Aufwand” oder „hoher Aufwand/geringer Wert”
Dieser systematische Ansatz stellt sicher, dass der Fokus unabhängig von der Komplexität auf hochwertigen Aufgaben bleibt. Zeitmanagement ist hier ein weiterer wichtiger Faktor. Durch realistische Fristen können Zeitmanagementstrategien Wissensarbeitern helfen, innerhalb einer bestimmten Woche erreichbare Ziele zu setzen.
Schließlich bieten viele herkömmliche PM-Tools keine klaren Wege, um bewährte Priorisierungs- oder Zeitmanagementmethoden in ihre Workflows zu integrieren. Das bedeutet, dass Mitarbeiter entweder eine App herunterladen oder sich auf andere Mechanismen verlassen müssen, um diese Methoden anzuwenden.
Wichtigste Ergebnisse
- 92 % der Arbeitnehmer nutzen eine individuelle Zeitmanagementstrategie.
- 76 % der Befragten verwenden eine personalisierte Priorisierungsmethode.
- 10 % verwenden die Eisenhower-Matrix, um Aufgaben zu priorisieren.
- 8 % der Arbeitnehmer praktizieren Time Blocking , um ihre Zeitpläne zu verwalten.
- 5 % verlassen sich bei der Verwaltung der Aufgaben auf Getting Things Done (GTD) .
Wichtige Erkenntnisse
📌 Studien zeigen, dass 65 % der Wissensarbeiter dazu neigen, einfachere Aufgaben gegenüber wirkungsvollen Arbeiten zu bevorzugen, wenn sie unstrukturierte Methoden zur Priorisierung verwenden.
📌 Eine effektive Priorisierung und Zeitplanung kann Menschen dabei helfen, ihre leistungsstärksten Tage mit Aufgaben von hohem Wert in Einklang zu bringen.
📌 Plattformen mit integrierten Priorisierungseinstellungen und Zeiterfassung können Fachleuten dabei helfen, diese Praktiken einfacher umzusetzen.
Unsere 5 strategischen Empfehlungen
Wie unsere Untersuchung zeigt, schalten weniger Wissensarbeiter freitags um 15 Uhr mental ab.
✅ Faktencheck: Allein in den USA bezeichnen sich 48 % der Arbeitnehmer als Workaholics, 66 % lassen aufgrund ihrer beruflichen Anforderungen mindestens eine Mahlzeit pro Tag aus und 62 % checken regelmäßig außerhalb der Bürozeiten ihre Arbeits-E-Mails.
Obwohl wir heute besser mit der Welt verbunden sind als je zuvor, stellen lange Arbeitszeiten und wechselnde Anforderungen eine erhebliche kognitive Belastung für Wissensarbeiter dar, die oft über die traditionelle Arbeitswoche hinausgeht.
Zu den Schlüssel-Herausforderungen, die wir aus den Daten herausgearbeitet haben, gehören Kosten für das Sammeln von Kontextinformationen, uneinheitliche Priorisierung und fragmentierte Konzentrationszeiten während der gesamten Arbeitswoche.
Um diese Herausforderungen zu bewältigen, benötigen Wissensarbeiter vernetzte Workflows, die ihnen helfen, ihre Konzentration und persönliche Produktivität zu maximieren.
Hier sind fünf strategische Empfehlungen, die Ihrem Unternehmen helfen, die Produktivität Ihres Teams über die gesamte Woche hinweg zu optimieren:
✅ Stärken Sie die Brücken zwischen Freitag und Monday
Führen Sie einen konsolidierten Tech-Stack ein, mit dem Teams Prioritäten und Zusammenhänge während der gesamten Woche proaktiv dokumentieren können. Suchen Sie nach Tools mit Features wie Einstellungen für Prioritäten, KI-gestützter Suche und Zusammenfassungsfunktionen, um die kognitive Belastung zu reduzieren.
✅ Strukturieren Sie Ihre Arbeit um die Zeiten mit höchster Leistungsfähigkeit herum
Entdecken Sie Tools, die die Selbstplanung erleichtern und es Arbeitnehmern ermöglichen, hochwertige Arbeit mit ihrer natürlichen Produktivitätsspitze in Einklang zu bringen.
✅ Schützen Sie die Produktivität des Freitags
Nutzen Sie die Steigerung der Produktivität des Freitags optimal, indem Sie keine Meetings ansetzen und asynchrone Arbeitspraktiken anwenden, um Unterbrechungen zu reduzieren.
✅ Systematische Priorisierung umsetzen
Ermutigen Sie Ihr Team, formelle Priorisierungsrahmenwerke und SMART-Planungspraktiken in seine Workflows zu integrieren, anstatt Ad-hoc-Aufgabenmanagement zu betreiben. Der Einsatz von KI für das Zeitmanagement kann hier beispielsweise einen erheblichen Unterschied machen.
✅ Schaffen Sie ablenkungsfreie Zeitblöcke
Legen Sie klare Regeln für konzentriertes Arbeiten fest, einschließlich festgelegter Fokuszeiten und Kommunikationsgrenzen. Entdecken Sie KI-gestützte Kalenderverwaltungssysteme, die Ihnen auf der Grundlage definierter Prioritäten Aufgaben empfehlen und Ihnen helfen, die Nachverfolgung Ihrer Zeit im Hintergrund durchzuführen.
Wie kann ClickUp helfen?
Die traditionelle Arbeitswoche funktioniert nicht mehr so recht.
Unsere Aufgaben, Prioritäten und kritischen Zusammenhänge gehen oft in Chat-Threads und E-Mails zwischen den Wochenenden unter, was zu Einbrüchen in der Produktivität führt, gerade dann, wenn wir Spitzenleistungen benötigen.
Als Allround-App für die Arbeit kombiniert ClickUp intelligentes Aufgabenmanagement, smarte Terminplanung und KI-gestützte Workflows, damit Ihr Team die ganze Woche über in Schwung bleibt.
Hier sind fünf Möglichkeiten, wie ClickUp Ihren wöchentlichen Workflow verändert:
🏁 Anpassbare Workflows
ClickUp vereinheitlicht die Workflows Ihres Teams durch gemeinsame Spaces und standardisierte Workflows.
Es verfügt über anpassbare Ansichten wie Listen, Boards und Gantt-Diagramme in Kombination mit dem Me-Modus für konzentriertes individuelles Arbeiten. Auf diese Weise kann Ihr Team nahtlos zusammenarbeiten und gleichzeitig seinen bevorzugten Arbeitsstil beibehalten.
🏁 Intelligente Priorisierung von Aufgaben
Mit ClickUp Aufgaben können Sie klare Prioritäten setzen und Routine-Workflows automatisieren, um sich auf das Wesentliche zu konzentrieren.
Dank Prioritäts-Tags, Aufgaben-Checklisten, Aufgaben-Abhängigkeiten und benutzerdefinierten Status weiß Ihr Team immer, was zuerst zu erledigen ist, und muss sich montags morgens nicht mehr mit der Prioritätenfrage herumschlagen. Außerdem übernimmt ClickUp Automatisierung zeitraubende Aufgaben wie Statusaktualisierungen.
🏁 Intelligentes Zeitmanagement
Der ClickUp-Kalender bringt Klarheit in Ihre Arbeitswoche.
Verwenden Sie es für die automatische Zeiterfassung, um die Bandbreite Ihres Teams zu visualisieren und Ihren Zeitplan mit KI-gestützten Erkenntnissen zu optimieren. Es kann sogar optimale Zeitfenster für bestimmte Aufgaben vorschlagen und Ihren Kalender so zu einem strategischen Tool für die Produktivität machen.
🏁 KI-gestütztes Wissensmanagement
Mit ClickUp Brain erhalten Sie sofort die richtigen Antworten aus Ihren Aufgaben, Dokumenten und von Ihren Mitarbeitern.
Bitten Sie die KI einfach, Sie auf den neuesten Stand zu bringen, oder fragen Sie: „Was sind meine Prioritäten für diese Woche?“, und lassen Sie sich die Informationen anzeigen. Tatsächlich können die KI-gestützten Features von ClickUp in Kombination mit weniger Meetings Ihre Produktivität um 30 % steigern.
🏁 360-Grad-Suche (über Verbindungen zu Tools von Drittanbietern)
60 % des Arbeitstages eines Teams werden mit der Suche nach Informationen verbracht. Die vernetzte Suche von ClickUp ist die Lösung für dieses Problem.
Durch die Verknüpfung all Ihrer Dateien, Chat-Threads, spezifischen Projekt-Aufgaben, aufgezeichneten Clips und mehr liefert Ihnen die Suche von ClickUp sofort das, was Sie brauchen. Wenn Ihr Google Drive oder ein anderes tool eines Drittanbieters in ClickUp integriert ist, findet die vernetzte Suche auch diese Dateien!
Nächste Schritte
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