Wenn Sie in einer datenintensiven Branche arbeiten, sind Sie wahrscheinlich schon einmal von Excel-Tabellen überwältigt worden. Vor allem die Eingabe von Daten kann schwierig sein und eine Reihe von Fehlern verursachen.
Wenn Sie ein paar wichtige Funktionen für Datumsangaben kennen, können Sie Ihre Zeit besser kontrollieren und Excel für sich arbeiten lassen.
In diesem Beitrag stellen wir Ihnen die Excel-Datumsfunktionen im Detail vor, egal ob Sie Fristen, Zeitleisten für Projekte oder wichtige Ereignisse eingeben. Wir zeigen Ihnen auch, wie Sie Datumsangaben in Excel richtig formatieren, damit Ihre Daten einwandfrei sind.
Los geht's.
Die Grundprinzipien der Excel-Datumsfunktionen
Microsoft Excel behandelt Datumsangaben, indem es sie in fortlaufende Nummern umwandelt. Das mag zunächst seltsam klingen, aber es ist tatsächlich eine intelligente Methode für Excel, um Daten effizient zu verwalten.
Jedem Wert wird eine eindeutige Nummer zugewiesen, die auf seiner Position im Verhältnis zu einem Basisdatum basiert (normalerweise der 1. Januar 1900 im Standard-Datensystem von Excel). Auf diese Weise kann Excel auf einfache Weise Berechnungen wie die Subtraktion von Daten, die Addition von Tagen oder die Ermittlung von Datumsdifferenzen durchführen.
Zum Beispiel wird der 1. Januar 1900 als 1 dargestellt, der 2. Januar 1900 als 2 und so weiter. Diese Nummerierung lässt sich unbegrenzt fortsetzen, so dass Excel einen riesigen Bereich von Datumsangaben verarbeiten kann - von vor Jahrhunderten bis zu Jahrhunderten in der Zukunft.
Das Verständnis dieses Konzepts ist ein Schlüssel, denn es bedeutet, dass Sie jedes Mal, wenn Sie ein Datum in Excel eingeben, mit einer Nummer unter der Haube arbeiten. Stellen Sie sich diese Nummern wie Koordinaten auf einer Karte vor; wenn sie leicht abweichen, könnten Sie am falschen Speicherort landen (oder, im Fall von Excel, am falschen Datum).
Betrachten Sie zum Beispiel die Funktion DATE.
Sie haben vielleicht ein Jahr in Zelle A1, einen Monat in B1 und einen Tag in C1. Wenn Sie diese Werte zu einem bestimmten Datumswert kombinieren möchten, verwenden Sie die Formel =DATE(A1, B1, C1). Diese Funktion kombiniert das Jahr, den Monat und den Tag als separate Parameter, um ein vollständiges Datum zu bilden.
Schauen wir uns das mal an:
- Jahr: Dieser Parameter muss eine vierstellige Zahl sein (z. B. 2024). Wenn Sie nur zwei Ziffern eingeben (z. B. 24), könnte Excel das Jahr je nach den Einstellungen Ihres Systems für das Datum falsch interpretieren
- Monat: Wenn Sie eine Zahl größer als 12 eingeben, addiert Excel diese Zahl zum Januar des angegebenen Jahres. Beispiel: =DATE(2024,14, 5) gibt '2025-02-05' zurück, da 14 Monate von Januar 2024 bis Februar 2025 reichen
- Tag: Ähnlich wie beim Monat gilt: Wenn Sie eine Nummer eingeben, die größer ist als die Anzahl der Tage im angegebenen Monat, fügt Excel diese Nummer zum folgenden Monat hinzu. Instanz =DATE(2024, 1, 32) gibt beispielsweise '2024-02-01' zurück
Auch gelesen: Wie man in Excel die Zeit berechnet (einschließlich Formeln) Verständnis der wichtigsten Excel-Datum-Funktionen
Die Datums- und Zeitfunktionen von Excel sind leistungsstarke tools, mit denen Sie Datumsdaten effizient verwalten und bearbeiten können.
Lassen Sie uns die wichtigsten Excel-Datumsfunktionen und ihre Funktionen näher betrachten.
MONAT Funktion
Die Funktion MONAT in Excel dient dazu, den Monat aus einem gegebenen Datum zu extrahieren und ihn als Zahl zwischen 1 und 12\ zurückzugeben. Diese Funktion ist besonders nützlich, wenn Sie Daten nach Monaten analysieren oder kategorisieren und so Trends oder Muster leichter erkennen können.
Syntax: =MONAT(serielle_Zahl)
- Grundlegende Verwendung: Wenn Sie ein Datum in Zelle A1 haben, z. B. '20/05/2015', gibt die Formel =MONTH(A1) 5 zurück, was den Mai darstellt
- Kombination mit anderen Funktionen: Die Funktion MONAT kann mit der Funktion TEXT kombiniert werden, um den Monatsnamen anstelle der Nummer zurückzugeben. Instanz =TEXT(A1,'mmmm') gibt zum Beispiel 'Mai' zurück
- Bedingte Formatierung: Sie können die Funktion MONAT in Kombination mit bedingter Formatierung verwenden, um Daten aus bestimmten Monaten hervorzuheben. Um zum Beispiel alle Daten im Mai hervorzuheben, erstellen Sie eine Regel, die das Format anwendet, wenn =MONAT(A1)=5
Extrahieren und Analysieren von Monaten aus Ihren Daten mit der Funktion MONTH
DATE Funktion
Die Excel-Funktion DATUM ist ein vielseitiges tool, mit dem Sie ein Datum aus den einzelnen Komponenten Jahr, Monat und Tag konstruieren können. Dies ist besonders nützlich, wenn Sie mit Datensätzen arbeiten, die separate Spalten für Jahr, Monat und Tag haben, oder wenn Sie Berechnungen mit Datumsangaben durchführen müssen.
Syntax: =DATE(Jahr, Monat, Tag)
- Grundlegende Verwendung: =DATE(2015, 5, 20) gibt die laufende Nummer zurück, die dem 20. Mai 2015 entspricht
- Dynamische Erstellung von Daten: Sie können dynamische Daten mit anderen Funktionen erstellen. Beispiel: =DATE(YEAR(TODAY()), MONTH(TODAY()), 1) gibt den ersten Tag des aktuellen Monats und Jahres zurück
- Subtrahieren von Tagen: Sie können Tage direkt von einem Datum subtrahieren, indem Sie eine positive oder negative Ganzzahl verwenden. Instanz =DATE(2024, 8 + 3, 15) addiert 3 Monate, was zu 15-Nov-2024 führt, während =DATE(2024, 8 - 3, 15) 3 Monate subtrahiert, was zu 15-May-2024 führt
- Behandlung ungültiger Datumsangaben: Die Funktion DATE kann ungültige Datumsangaben automatisch ausgleichen. Beispiel: =DATE(2015, 13, 1) ergibt 01-Jan-2016, da es den zusätzlichen Monat hinzufügt
Die Funktion DATE gibt getrennte Werte für Jahr, Monat und Tag als vollständiges Datum zurück
TEXT Funktion
Die Funktion TEXT ist für die Formatierung von Datumsangaben äußerst nützlich. Mit ihr können Sie ein Datum in eine Zeichenfolge in einem beliebigen Format umwandeln. Diese Excel-Funktion ist besonders hilfreich, wenn Sie Datumsangaben in einem bestimmten Format für Berichterstellungen oder Präsentationen darstellen möchten.
Syntax: =TEXT(Wert, Format_text)
- Grundlegende Verwendung: =TEXT(A1, 'tt/mm/jjjj') konvertiert das Datum in A1 in '20/05/2015′
- Nur Monat und Jahr: =TEXT(A1, 'mmmm yyyy') gibt 'Mai 2015' zurück
- Wochentag: =TEXT(A1, 'dddd') gibt den vollständigen Tagesnamen zurück, z. B. 'Mittwoch'
- Benutzerdefinierte Formate: Sie können benutzerdefinierte Datumsformate erstellen, z. B. =TEXT(A1, 'mmm-tt-jjjj') für 'Mai-20-2015'
Die Funktion TEXT gibt Datumsangaben in beliebigem Format zurück
NOW Funktion
Die Funktion NOW ist eine dynamische Funktion, die das aktuelle Datum und die Uhrzeit zurückgibt. Sie ist besonders nützlich für die Nachverfolgung, wann ein Arbeitsblatt zuletzt aktualisiert wurde, oder für die Erstellung von Zeitstempeln, die automatisch aktualisiert werden.
Syntax: =NOW()
- Grundlegende Verwendung: Die Eingabe von =NOW() gibt das aktuelle Datum und die Uhrzeit zurück, z. B. '20/05/2023 14:35′
- Nur Datum: Um nur das aktuelle Datum anzuzeigen, kombinieren Sie es mit der Funktion TEXT: =TEXT(NOW(), 'tt/mm/jjjj')
- Statischer Zeitstempel: Wenn Sie einen Zeitstempel erstellen möchten, der sich nicht ändert, kopieren Sie das Ergebnis von =NOW() und fügen Sie es als Wert ein
- Berechnung der verstrichenen Zeit: Sie können NOW verwenden, um die seit einem bestimmten Ereignis verstrichene Zeit zu berechnen. Beispiel: =NOW() - A1, wobei A1 ein vergangenes Datum und eine vergangene Uhrzeit enthält, ergibt die Anzahl der Tage seit diesem Ereignis
Hinzufügen des aktuellen Datums und der Uhrzeit zu Ihrem Arbeitsblatt mit der Funktion NOW
👀 Bonus: Tabellenkalkulationsvorlagen erforschen finden Sie fertige Lösungen für allgemeine Aufgaben wie Projektplanung und Budgetierung. Diese Vorlagen können komplexe Prozesse vereinfachen, so dass Sie sich mehr auf den Inhalt und weniger auf die Formatierung konzentrieren können.
WORKDAY Funktion
Die Funktion ARBEITSTAGE in Excel dient zur Berechnung des Datums, das eine bestimmte Anzahl von Arbeitstagen vor oder nach einem bestimmten Startdatum liegt. Diese Funktion ist äußerst nützlich für Projektmanagement- und Terminplanungsaufgaben, bei denen Wochenenden und Feiertage berücksichtigt werden müssen.
Syntax: =WORKDAY(start_date, days, [holidays])
- Grundlegende Verwendung: Wenn Sie das Datum finden möchten, das 10 Arbeitstage nach dem 01/09/2023 liegt, können Sie =WORKDAY('01/09/2023', 10) verwenden, was den 15/09/2023 zurückgibt
- Feiertage ausschließen: Wenn Sie bestimmte Feiertage aus Ihrer Berechnung ausschließen möchten, können Sie sie als Argument hinzufügen. Wenn zum Beispiel der 10/09/2023 ein Feiertag ist, ergibt die Formel =ARBEITSTAG('01/09/2023', 10, '10/09/2023') 18/09/2023
- Rückwärtszählen: Um ein Datum vor dem Startdatum zu finden, verwenden Sie eine negative Nummer für die Tage. Instanz =WORKDAY('01/09/2023', -10) gibt 18/08/2023 zurück
- Verarbeitung verschiedener Feiertagslisten: Wenn Sie einen Bereich von Feiertagsdaten haben, können Sie sich auf eine Liste statt auf ein einzelnes Datum beziehen. Wenn sich Ihre Feiertage zum Beispiel in den Zellen A2 befinden, verwenden Sie =Arbeitstag('01/09/2023', 10, A2:A5)
Die Funktion ARBEITSTAG hat die Kapazität, Fristen zu berechnen, ausgenommen Wochenenden und Feiertage
Auch gelesen: Timesheet Management Best Practices & Lösungen
YEARFRAC Funktion
Die Funktion YEARFRAC in Excel berechnet den Bruchteil des Jahres, der durch die Nummer der ganzen Tage zwischen zwei Daten dargestellt wird. Dies ist besonders hilfreich für Finanzberechnungen wie die Abgrenzung von Zinsen, Altersberechnungen oder andere Szenarien, in denen Sie den Anteil eines Jahres zwischen zwei Daten bestimmen müssen.
Syntax: =YEARFRAC(start_date, end_date, [basis])
- Grundlegende Verwendung: Um den Anteil des Jahres zwischen dem 01.01.2023 und dem 31.12.2023 zu ermitteln, verwenden Sie =YEARFRAC(01.01.2023, 31.12.2023), was 1 ergibt (da die Daten genau ein Jahr umfassen)
- Berechnung von Teiljahren: Wenn Sie den Bruchteil des Jahres zwischen dem 01.01.2023 und dem 30.06.2023 wissen wollen, liefert die Formel =YEARFRAC(01.01.2023, 30.06.2023) 0,5
- Unterschiedliche Konventionen für die Tageszählung: Mit dem optionalen Argument "Basis" können Sie angeben, wie die Tage gezählt werden. Beispiel: =YEARFRAC(01/01/2023, 30/06/2023, 1) verwendet die tatsächliche Zahl der Tage in Monaten und gibt 0,4959 zurück. Die Basis kann sein:
- 0: US 30/360 Methode
- 1: Actual/Actual
- 2: Actual/360
- 3: Actual/365
- 4: Europäische 30/360
- Zinsberechnungen: YEARFRAC wird häufig in Finanzmodellen verwendet, um Zinsen oder Zahlungen von Darlehen zu berechnen, die auf einem Bruchteil des Jahres basieren. Beispiel: =YEARFRAC(01/01/2023, 01/07/2023, 0) * Annual_Interest_Rate hilft bei der Berechnung von Zinsen, die über sechs Monate aufgelaufen sind
Fügen Sie einen Basiswert wie =YEARFRAC(A1, B1, 1) hinzu, um verschiedene Konventionen für die Tageszählung in Excel zu verwenden
👀 Bonus: Wenn Sie ein Geburtsdatum in einer Zelle haben, können Sie das Alter berechnen mit: =JAHR(HEUTE()) - JAHR(A2). Dabei wird die Excel-Funktion JAHR verwendet, um das Alter auf der Grundlage des aktuellen Jahres und des Geburtsdatums in Zelle A2 zu bestimmen.
Die häufigsten Fehler und Grenzen von Excel
Die Excel-Datumsfunktionen sind leistungsstarke tools, aber sie können auch ein bisschen wie der Versuch sein, einen Rubik's Cube zu lösen - manchmal passt einfach nicht alles perfekt zusammen.
Im Folgenden werden wir uns einige häufige Fehler und Probleme ansehen, auf die Sie beim Umgang mit den Excel-Datumsfunktionen stoßen können, und wie Sie diese umgehen können, ohne sich die Haare zu raufen.
1. Verwechslung des Datumsformats
Eines der häufigsten Probleme sind nicht übereinstimmende Datumsformate.
Excel interpretiert Ihre Datumsangaben je nach regionaler Einstellung möglicherweise anders, was zu erheblichem Kopfzerbrechen führt.
Ein Beispiel: Die Eingabe von "08/12/2024" kann in den USA den 12. August und in Europa (und dem Rest der Welt) den 8. Dezember bedeuten. Um dies zu vermeiden, sollten Sie immer sicherstellen, dass Ihre Datumsformate einheitlich sind, indem Sie Ihre Zellen explizit als Datumsangaben formatieren oder die Funktion TEXT verwenden, um die Darstellung von Datumsangaben zu standardisieren.
2. Der berüchtigte #VALUE!-Fehler
Der gefürchtete #VALUE!-Fehler tritt häufig auf, wenn Excel ein Datum nicht erkennen kann.
Dies geschieht in der Regel, wenn Sie versuchen, Berechnungen mit Text durchzuführen, der wie ein Datum aussieht, aber nicht richtig formatiert ist.
Verwenden Sie die Funktion DATUM, um Datumsangaben aus den Komponenten Jahr, Monat und Tag zu konstruieren, und stellen Sie sicher, dass sie richtig formatiert sind.
3. Falsche Berechnungen mit Datumsfunktionen
Manchmal verhalten sich Excel-Datumsfunktionen nicht wie erwartet, z. B. wenn Sie Tage zu einem Datum hinzufügen und dann feststellen, dass Wochenenden oder Feiertage nicht berücksichtigt wurden.
Funktionen wie ARBEITSTAG können helfen, indem sie arbeitsfreie Tage auslassen, aber achten Sie darauf, dass Sie Feiertage als zusätzlichen Parameter angeben.
Seien Sie auch bei YEARFRAC vorsichtig, da es unerwartete Ergebnisse liefern kann, je nachdem, wie Schaltjahre und Tageszählkonventionen gehandhabt werden.
4. Schaltjahr-Verwirrung
Schaltjahre können Ihre ansonsten perfekten Datumsberechnungen durcheinander bringen.
Wenn Sie mit Funktionen arbeiten, die von der Nummer der Tage im Jahr abhängen, wie YEARFRAC, stellen Sie sicher, dass Sie Schaltjahre berücksichtigen, um verzerrte Ergebnisse zu vermeiden.
Eine schnelle Excel-Hack um zu prüfen, ob ein Jahr ein Schaltjahr ist, ist die Formel =MOD(Jahr, 4)=0.
5. Probleme mit der Zeitzone
Excel passt sich möglicherweise nicht automatisch an die Zeitunterschiede an, wenn Sie in verschiedenen Zeitzonen arbeiten. Dies kann zu Diskrepanzen führen, insbesondere wenn Sie projektzeitpläne verwalten , Fristen oder Meetings insgesamt.
Verwenden Sie die koordinierte Weltzeit (UTC) als Basis für eine genaue Zeiterfassung und passen Sie die Zeiten bei der Umrechnung zwischen verschiedenen Zeitzonen manuell an. Diese Methode gewährleistet zwar Konsistenz, erfordert aber viel Liebe zum Detail und kann einige Zeit in Anspruch nehmen.
Lesen Sie auch: 10 kostenlose Vorlagen für die Zeiterfassung
6. Der #NUM-Fehler
Der Fehler #NUM! tritt in der Regel auf, wenn ein Datum außerhalb des zulässigen Bereichs von Excel liegt. Excel erkennt nur Daten vom 1. Januar 1900 bis zum 31. Dezember 9999.
Wenn Sie versuchen, ein Datum vor 1900 einzugeben, gibt Excel den Fehler #NUM! zurück, da es Datumsangaben außerhalb des erkannten Bereichs nicht verarbeiten kann. Stellen Sie daher sicher, dass alle Datumsangaben in diesen Bereich fallen.
Wenn Sie jedoch mit historischen Daten vor 1900 arbeiten müssen, sollten Sie Zeichenfolgen zur Darstellung dieser Daten verwenden.
Auch gelesen: Excel Berichterstellung: Wie man Datenberichte erstellt und generiert
7. Zweistellige Jahreszahl Mehrdeutigkeit
Die Standardeinstellung von Excel interpretiert zweistellige Jahreszahlen auf der Grundlage eines Abschneidejahres, was zu Unklarheiten führen kann.
Zum Beispiel könnte die Eingabe von "25" je nach den Einstellungen von Excel entweder als 1925 oder 2025 interpretiert werden. Dies kann vor allem bei Finanz- oder Verlaufsdaten zu Verwirrung führen.
Um dies zu vermeiden, sollten Sie bei der Eingabe von Daten immer vierstellige Jahreszahlen verwenden. Sie können auch die Einstellungen von Excel anpassen, um das Abschneidejahr zu ändern, aber die Verwendung von vier Ziffern ist die einfachste und zuverlässigste Methode.
*Pro-Tipp:💡 Erstellen Sie Ihren Excel-Zeitplan mit Hilfe der bedingten Formatierung auf. Markieren Sie einfach Ihre Zellen, wechseln Sie zur Registerkarte "Hometab", klicken Sie auf "Bedingte Formatierung" und legen Sie Regeln für die farbliche Kennzeichnung von Aufgaben auf der Grundlage von Fristen oder Prioritäten fest. Auf diese Weise erkennen Sie sofort, was dringend ist, und behalten alles im Blick.
Überwinden Sie die Grenzen von Excel mit ClickUp
Excel ist zwar ein wahres Kraftpaket für die Datenanalyse und das Ermitteln von Zahlen, hat aber seine Grenzen, insbesondere bei der Verwaltung komplexer Projekte und Arbeitsabläufe. ClickUp bietet Lösungen, die über diese Limits hinausgehen, und ist damit eine starke alternative zu Excel . Sehen wir uns an, wie diese Software Ihr Projektmanagement verbessert und einige der Einschränkungen von Excel ausgleicht. ⬇️
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Auch gelesen: 10 beste Timesheet-Software-Tools für Agenturen Excel-Formeln sind zwar leistungsstark, können aber bei der Interaktion mit Projektdaten limitiert sein. ClickUp's Formel Felder ist eine stärker integrierte Lösung, mit der Sie mehr erledigen können als nur Datumsberechnungen und Grundrechenarten.
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Microsoft Excel ist nach wie vor ein Grundnahrungsmittel für Berufstätige, insbesondere für die Handhabung von Daten mit Funktionen wie DATE(), NOW() und WORKDAYS().
Aber seien wir ehrlich, die Datumsfunktionen von Excel können knifflig sein. Wenn Sie komplexe Berechnungen oder große Datensätze in Angriff nehmen, können die Dinge schnell kompliziert und unhandlich werden. Verschachtelte Formeln können anfangen, kryptischen Symbolen zu ähneln, und Ihr System kann unter dem Gewicht von Tausenden von Zeilen langsam werden.
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