Microsoft Excel bietet viele fortgeschrittene Verknüpfungen, Formeln und Funktionen, die Sie lernen und anwenden können.
Egal, ob Sie Excel-Anfänger sind oder bereits über mittlere Excel-Kenntnisse verfügen, hier finden Sie Excel-Hacks, mit denen Sie Ihr Wissen erweitern und Ihre Excel-Fähigkeiten verbessern können.
Was ist Excel?
Microsoft Excel ist eine Tabellenkalkulationssoftware für Datenanalyse, Visualisierung und Datenvalidierung, mit der Geschäftsleute Daten speichern und wichtige Geschäftsdatensätze mit einfachen bis fortgeschrittenen Formeln verfolgen können.
Excel verwendet Tabellenkalkulationen, um die Datenverarbeitung der Geschäfte zu optimieren, ohne die Datenintegrität zu beeinträchtigen.
Unabhängig von der Branche verwenden alle Abteilungen, einschließlich Vertrieb, Marketing, Finanzen, Betrieb, Technologie und Personalwesen, Excel.
Die Anwendungsfälle unterscheiden sich zwar je nach Geschäftsbereich, aber praktische Excel-Hacks und Tricks zum Erstellen der gewünschten Berichte, Dashboards und Auswertungen sind immer hilfreich.
25 Excel-Hacks für jeden Anwendungsfall
Wenn Sie dies lesen, sollten Sie mit den Grundlagen von Excel vertraut sein, wie zum Beispiel:
- Addieren, subtrahieren, multiplizieren und dividieren von Nummern
- Hinzufügen oder Löschen mehrerer Zeilen, aller Spalten, einer Zelle und mehrerer Zellen
- Farben hinzufügen, Nummern, leere Zellen, Zeilen und Spalten hervorheben
Da die meisten Menschen wissen, wie diese Funktionen ausgeführt werden, werden wir Sie damit nicht langweilen. Lassen Sie uns stattdessen die fortgeschrittenen Excel-Hacks besprechen, mit denen Sie Ihre Fähigkeiten auf die nächste Stufe heben können.
Wir haben die Excel-Hacks und -Tricks in drei Kategorien unterteilt:
- Tastaturverknüpfungen, Formeln und Funktionen: Für alle Funktionen und Formeln, um umfangreiche und komplexe Berechnungen innerhalb weniger Minuten durchzuführen.
- Steigerer für die Produktivität: Damit Sie Ihre Excel-Tabellen in eine Maschine für die Produktivität verwandeln können.
- Optimierung von Tabellenkalkulationen: Helfen Sie Ihnen, Ihre Tabellenkalkulation mit minimaler Arbeit zu optimieren und die Datenvalidierung zu verbessern.
Tastaturverknüpfungen, Formeln und Funktionen
Im Folgenden finden Sie die Tastatur-Verknüpfungen, die jeder Excel-Enthusiast kennen muss:
1. Eingabe der Nummer als Text
Wenn Sie Nummern in einem lesbaren Format darstellen möchten, verwenden Sie diese Verknüpfung: Fügen Sie vor der Nummer ein Apostroph (') ein.
2. Eine Auswahl der Daten auf einmal treffen
Wenn Sie mit einem großen Datensatz arbeiten und eine bestimmte Auswahl der Daten durchführen möchten:
- Fügen Sie die erste Zelle hinzu oder füllen Sie eine Zelle aus.
- Drücken Sie gleichzeitig die Schaltflächen „Strg“ und „Umschalt“ und scrollen Sie nach unten.
- Klicken Sie auf die letzte Zelle.
3. Öffnen Sie mehrere Dateien gleichzeitig
Möchten Sie mehrere Excel-Dateien auf einmal öffnen? Das müssen Sie erledigen:
- Klicken Sie auf die Registerkarte „Datei“ und dann auf „Öffnen“ in der oberen Datenregisterkarte.
- Halten Sie die Strg-Schaltfläche gedrückt und wählen Sie die Auswahl aller Dateien aus.
- Klicken Sie nun auf „Öffnen“.
4. Technik zum automatischen Ausfüllen
Sind Sie es leid, jedes Mal mit der rechten Maustaste zu klicken und auf „Inhalte einfügen“ zu klicken, um fehlende Informationen hinzuzufügen?
Excel-Tabellen füllen fehlende Informationen in einer Datenreihe aus. Angenommen, Sie erstellen eine Reihe von geraden Zahlen und füllen die ersten drei Nummern in einer gesamten Spalte aus.
- Wählen Sie die ersten drei Nummern aus.
- Ziehen Sie den Cursor nach unten in die rechte untere Ecke, bis ein „+“-Zeichen erscheint.
- Ziehen Sie nun den Cursor entsprechend den gesuchten Seriennummern nach unten.
5. Vereinfachen Sie die Datensichtbarkeit mit dem Feature „Transponieren”.
Angenommen, eine lange Spalte mit großen Datensätzen verwirrt Sie. Eine gute Möglichkeit, die Ansicht zu vereinfachen, besteht darin, diese Spalten in Zeilen umzuwandeln (und umgekehrt). Auf diese Weise können Sie Ihr gesamtes Arbeitsblatt organisieren und eine übersichtliche Sichtbarkeit erzielen.
Warum sollten Sie immer noch den alten Weg gehen und mit „Inhalte einfügen“ die Zeilen manuell erstellen, wenn das Transponieren-Feature diese Aufgabe zu erledigen hat?
- Wählen Sie die Zeilen/Spalten/mehreren Zellen aus, die Sie transponieren möchten.
- Klicken Sie mit der rechten Maustaste, um diese Datensätze zu „kopieren”.
- Wählen Sie die Spalten/Zeilen aus, in denen Sie die neue Datenansicht sehen möchten.
- Klicken Sie nun erneut mit der rechten Maustaste und wählen Sie „Inhalte einfügen“.
- Scrollen Sie im Fenster „Inhalte einfügen“ nach unten und aktivieren Sie die Box „Transponieren“.
6. Erstellen Sie einfache Diagramme und Grafiken
Mit Microsoft Excel lassen sich ganz einfach einfache Marketing- und Vertriebs-Dashboards erstellen. In einer Excel-Tabelle können Sie einfache Balkendiagramme, Liniendiagramme und Kreisdiagramme für eine Auswahl an Datensätzen erstellen. Fügen Sie eine Tabelle in Excel ein oder kopieren Sie die Datensätze und wählen Sie „Inhalte einfügen“, um Diagramme zu erstellen.
- Wählen Sie die Datensätze in mehreren Zellen aus.
- Klicken Sie auf „Einfügen“ und dann auf „Empfohlene Diagramme“.
- Im Fenster „Empfohlene Diagramme“ finden Sie alle Diagrammtypen, die Excel für die markierten Datensätze empfiehlt.
- Wählen Sie das am besten geeignete Diagramm aus und klicken Sie auf „OK“.
- Verwenden Sie „Diagrammelemente“, „Diagrammstile“ und „Diagrammfilter“, um Ihre Diagramme benutzerdefiniert anzupassen, indem Sie Achsen ändern und Farben und Datenbeschreibungen hinzufügen.
Mit dem Feature „Als Vorlage speichern“ können Sie Diagrammvorlagen für die zukünftige Verwendung speichern, anstatt sie jedes Mal neu zu erstellen.
7. Filter hinzufügen
Wenn Benutzer eine bestimmte Zeile oder Spalte in der Ansicht anzeigen möchten, können sie in Excel die übrigen Daten aus der Tabelle herausfiltern.
Zu erledigen:
- Klicken Sie auf die Leiste „Sortieren und Navigation“ in der oberen Registerkarte.
- Wählen Sie im Dropdown-Fenster aus, wie Sie die Datensätze filtern möchten, z. B. von A bis Z oder von Z bis A, oder eine benutzerdefinierte Sortierung.
8. Nicht verknüpfte Zellen auswählen und Format-Einstellungen für Zellen anwenden
Möchten Sie mehrere Zellen aus verschiedenen Spalten oder Zeilen auswählen, anstatt immer wieder auf „Inhalte einfügen“ zu doppelklicken?
Klicken Sie auf den Schlüssel „Strg“ und wählen Sie die gewünschten Zellen aus.
Ein weiterer toller Excel-Trick ist das Formatieren von Zellen durch:
- Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die Registerkarte „Startseite“.
- Klicken Sie auf „Zellformate“.
- Klicken Sie auf „Ändern“ und anschließend auf „Formatieren“, um Zellen zu formatieren und den Inhalt nach Ihren Wünschen zu ändern.
Das Feature „Zellen formatieren“ verbessert die Übersichtlichkeit und Lesbarkeit der Datenpräsentation.
9. Erstellen Sie eine personalisierte Verknüpfung
Wenn Sie ein begeisterter Excel-Benutzer sind und täglich Excel-Dateien öffnen, passen Sie Ihre Excel-Multifunktionsleiste benutzerdefiniert an, damit Sie nicht jedes Mal nach den Verknüpfungen suchen müssen.
- Gehen Sie zu „Datei“ und wählen Sie „Optionen“ aus.
- Klicken Sie nun auf die „Symbolleiste für den Schnellzugriff“.
- Fügen Sie alle Funktionen hinzu, die für Ihre täglichen Excel-Aufgaben unverzichtbar sind.
- Klicken Sie auf „Speichern“.
📚Profi-Tipp: Verwenden Sie Pivottabellen, um ganze Datensätze schnell zusammenzufassen.
Um Pivottabellen zu erstellen, wählen Sie eine der leeren Zellen aus, klicken Sie auf „Einfügen“ und dann auf „Pivottabelle“.
Eine Pivottabelle und eine personalisierte Verknüpfung helfen Ihnen dabei, einen detaillierten Überblick über komplexe Datensätze zu gewinnen. Das Hinzufügen einer Pivottabelle zu Excel-Berichten ist für Vertriebs- und Marketingfachleute gang und gäbe.
Bonus: KI-Excel-Tools!
10. Fünf wichtige Excel-Funktionen und ihre Anwendungen
Hier finden Sie einen kurzen Überblick über die fünf nützlichsten Excel-Funktionen und deren Verwendung:
- IF: Diese Funktion führt einen logischen Test durch, damit der Benutzer einen Wert zurückgeben kann, wenn die Bedingung wahr ist, oder einen anderen, wenn die Bedingung falsch ist.
Syntax – IF(logischer_Test, Wert_wenn_wahr, [Wert_wenn_falsch])
- INDEX: Die Funktion gibt einen bestimmten Wert oder einen der ersten Zellbezüge aus einem Array zurück.
Syntax – Index(Array, Zeilennummer, [Spaltennummer])
- VLOOKUP-Funktion/HLOOKUP-Funktion: Mit der VLOOKUP-Funktion können Sie Daten in den Zeilen Ihrer Tabellenkalkulation suchen, und mit HLOOKUP können Sie Daten in den Spalten suchen.
Syntax der VLOOKUP-Funktion -VLOOKUP(Suchwert, Tabelle, Spalte, ungefähre Übereinstimmung (TRUE) oder exakte Übereinstimmung (FALSE))
HLOOKUP-Syntax – VLOOKUP(Wert, Tabelle, Nummer der Zeile, ungefähre Übereinstimmung (TRUE) oder exakte Übereinstimmung (FALSE))
- MATCH: Diese Excel-Funktion sucht nach einem bestimmten Element in mehreren Zellen und gibt das Element an einer relativen Position innerhalb desselben Bereichs zurück.
Syntax – MATCH(Wert, Array, [Übereinstimmungstyp])
- COUNTIF: Diese Funktion zählt die Anzahl der Zellen, die bestimmte Kriterien erfüllen oder denselben Wert haben.
Syntax – COUNTIF(Bereich, Kriterien).
11. Doppelte Datensätze entfernen
Langfristige Datensätze weisen häufig Duplikate auf. Wenn Sie beispielsweise versuchen, alle Datensätze zu Newsletter-Abonnenten in einer Excel-Tabelle zu organisieren, und dieselbe Person sich zweimal anmeldet, gibt es zweimal dieselbe E-Mail-Adresse.
Befolgen Sie diese Excel-Tipps, um doppelte Datensätze zu identifizieren:
- Wählen Sie die gesamte betreffende Zeile oder Spalte aus.
- Gehen Sie auf der Registerkarte „Startseite“ zu „Daten“.
- Wählen Sie „Duplikate entfernen“
Bonus: Word-Dokumente in Excel konvertieren!
12. Zwei oder mehr Arrays zusammenführen
Business-Teams haben oft mit mehreren langen Arrays mit Datensätzen zu tun, die dieselben Elemente hervorheben. Durch das Zusammenführen dieser Arrays zu einem Datenbereich sparen Sie Zeit und die Segmentierung großer Datenmengen wird einfacher.
Einer der Excel-Tipps zum Zusammenführen von Zellen ist die Verwendung der Funktion CONCATENATE.
Syntax – CONCATENATE(text1, [text2], …)
13. Texte mit „&“ verfassen
Microsoft Excel teilt Datensätze auf, um deren Genauigkeit zu gewährleisten. So wird beispielsweise nicht der vollständige Name eines Mitarbeiters in einer Zelle gespeichert. Der Name wird als Vorname in einer Zelle und als Nachname in einer anderen Zelle gespeichert.
Kombinieren Sie zwei ähnliche Spalten mithilfe der Formel „&“ in Excel.
Hier ist die Formel: =A2&” ”&B2
📚Profi-Tipp: Denken Sie daran, zwischen „ und “ ein Space einzufügen, um einen Abstand zwischen Vor- und Nachnamen zu schaffen.
14. Erweiterte Datensuche mit Platzhaltern als Zeichen
Wenn Sie in großen Datensätzen nach bestimmten Elementen suchen, ist die Tastenkombination „Strg+F“ nicht die beste Option. Denn Sie erinnern sich nicht immer an den genauen Namen des Elements, sondern möglicherweise nur an Teile davon. Eine manuelle Suche kommt ebenfalls nicht in Frage, da es sich hier um mehr als 500 Datensätze handelt.
Verwenden Sie in solchen Situationen die Excel-Zeichen wie Fragezeichen (?), Sternchen (*) und Tilde (~).
- Fragezeichen: Es ersetzt ein einzelnes Zeichen.
- Sternchen: Es ersetzt eine beliebige Anzahl von Zeichen.
- Tilda: Zeigt an, dass ein Zeichen als normales Zeichen und nicht als Platzhalterzeichen verwendet werden muss.
Produktivitätssteigerer
Wenn Sie auf der Suche nach mehr Produktivität sind, hat Excel viel für Sie zu bieten. Nutzen Sie diese einfachen Excel-Tipps, um Ihre Produktivität zu steigern.
15. Fügen Sie Dropdown-Menüs hinzu, um die Nachverfolgung des Status von Aufgaben zu ermöglichen und Mitarbeiter hinzuzufügen.
Verwenden Sie Microsoft Excel als internes Projektmanagement-Tool? Dann sollten Sie lernen, wie Sie Dropdown-Menüs zu Ihren Excel-Tabellen hinzufügen können.
Eine einfache Dropdown-Liste hilft Ihnen dabei:
- Fügen Sie für jede Aufgabe Mitarbeiter hinzu
- Aktualisieren Sie Zeitleisten und Sprints für die Aufgaben.
- Fügen Sie den Aufgaben Tags, Beschreibungen und Kategorien hinzu.
- Fügen Sie jeder Aufgabe eine Status-Leiste hinzu, um die Nachverfolgung des Fortschritts regelmäßig durchzuführen.
So fügen Sie Dropdown-Menüs hinzu:
- Wählen Sie bestimmte leere Zellen/Spalten/mehrere Zeilen aus.
- Klicken Sie oben in der Navigationsleiste auf das Menü „Daten“.
- Wählen Sie „Validierung“ aus, woraufhin sich das Fenster „Datenvalidierung“ öffnet.
- Klicken Sie nun auf „Listen“ und anschließend auf „Dropdown-Liste“.
- Aktivieren Sie nun die Schaltfläche „In-Cell-Ausklappen“ und klicken Sie auf „OK“.
Die Texte ändern sich je nach Zweck Ihres Dropdown-Menüs. Wenn Sie beispielsweise ein Dropdown-Menü hinzufügen, um für jede Aufgabe Mitarbeiter hinzuzufügen, besteht der Textinhalt aus den Namen der Mitglieder des Teams.
16. Schneller scrollen, ohne manuell zu scrollen
Wenn Sie viele Datensätze in Ihrer Tabelle haben, ist es nicht einfach, manuell von Zeile 1 bis Zeile 1000 zu scrollen. Um Ihnen die Arbeit zu erleichtern, stellen wir Ihnen eine Excel-Formel vor, mit der Sie Ihre Zieldaten ohne Scrollen erreichen können.
- Um von der ersten Zeile zur letzten Zeile des gesamten Blattes zu gelangen, drücken Sie die Strg-Taste und die Aufwärtspfeiltaste (↑) und umgekehrt.
- Um von der Spalte ganz links zur Spalte ganz rechts der Tabelle zu gelangen, drücken Sie die Strg-Taste und die Pfeiltaste nach rechts (→) und umgekehrt.
17. Datensätze mit Farben organisieren
Produktivitätsbegeisterte lieben Farben, und was sie noch mehr lieben, ist das Organisieren von Datensätzen mit Hilfe verschiedener Farben. Mit Tabellenkalkulationen können Sie Ihre Datensätze unterschiedlicher Größe mit entsprechenden Farben gruppieren.
Einer der Excel-Tipps für die Farbcodierung Ihrer Datensätze ist die bedingte Formatierung.
- Wählen Sie die Datensätze in mehreren Zellen aus.
- Gehen Sie zur Registerkarte „Daten“ oben und klicken Sie auf „Stile“.
- Wählen Sie das Dropdown-Menü „Bedingte Formatierung“ aus. Wählen Sie in dieser Phase das Farbcodierungsformat aus den angezeigten Optionen aus.
- Wählen Sie „OK“.
18. Kontrollkästchen in Datenzellen hinzufügen
Produktivitätsbegeisterte lieben es, To-do-Listen zu erstellen. Nach einem hektischen Arbeitstag gibt es nichts Schöneres, als die fertiggestellten Aufgaben abzuhaken.
Und hier ist ein unterschätzter Excel-Trick, mit dem Sie Ihre Tabellenkalkulation in einen Tracker für Listen mit Dingen, die zu erledigen sind, verwandeln können – indem Sie Kontrollkästchen hinzufügen.
- Gehen Sie zur Registerkarte „Entwickler“ auf der Registerkarte „Startseite“ und klicken Sie auf „Steuerelemente“ > „Einfügen“ > „Formularsteuerelemente“ > „Kontrollkästchen“.
- Klicken Sie auf eine Zelle, in der Sie das Kontrollkästchen platzieren möchten.
- Ziehen Sie nun den Cursor nach unten zu der Zelle, in der das letzte Kontrollkästchen platziert werden soll.
📚Profi-Tipp: Sie finden die Registerkarte „Entwickler“ nicht? Gehen Sie wie folgt vor:
- Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf eine beliebige Stelle in der Multifunktionsleiste und klicken Sie auf „Benutzerdefinierte Multifunktionsleiste“.
- Aktivieren Sie unter „Menüband benutzerdefiniert anpassen“ die Box „Entwickler“ und klicken Sie auf „OK“.
Optimierung von Tabellenkalkulationen
Nutzen Sie Ihre Excel-Tabellen optimal mit den folgenden Excel-Tipps:
19. Inaktive Add-Ins entfernen
Microsoft Excel-Add-Ins werden oft nicht genutzt und verlangsamen letztendlich Ihre Tabellenkalkulationen. Es empfiehlt sich, nicht genutzte Add-Ins zu deaktivieren, um die Leistung Ihrer gesamten Tabelle zu optimieren.
- Gehen Sie zu „Datei“, wählen Sie „Optionen“ und scrollen Sie nach unten, um auf „Add-Ins“ zu klicken.
- Klicken Sie auf „Verwalten“, dann auf „Excel-Add-Ons“ und anschließend auf „Los“.
- Deaktivieren Sie nun alle unnötigen Add-Ins und wählen Sie „OK“.
20. Vermeiden Sie Vorwärts- und Rückwärtsverweise
Planen Sie Ihre Excel-Formeln so, dass sie nicht zu viele Rückwärts- und Vorwärtsverweise enthalten. Häufige Rückwärts- und Vorwärtsverweise haben als Ergebnis verzögerte Berechnungen bei komplizierten Berechnungen und zu vielen Formeln.
21. Vermeiden Sie es, plötzlich Links innerhalb der Tabellen hinzuzufügen.
Verbindungen zwischen Ihrer Excel-Tabelle oder der Auswahl an Zellen sind oft unterbrochen.
Bei mehreren Arbeitsmappen und großen Datenmengen ist es schwierig, diese zu finden und zu beheben. Minimieren Sie die Anzahl der Verknüpfungen und öffnen Sie alle Verknüpfungen, bevor Sie mit der Arbeit in Excel beginnen, um den Überblick zu behalten.
22. Halten Sie Ihre Tabelle strukturiert
Anstatt eine unstrukturierte Tabelle einzufügen, die die abhängigen und unabhängigen Variablen nicht darstellt, sollten Sie die Tabellen so strukturiert wie möglich halten. Dies führt zu weniger Leistungseinbußen und genaueren Ergebnissen.
23. Vermeiden Sie die Verwendung der VLOOKUP-Funktion und verwenden Sie stattdessen diese Funktionen
VLOOKUP mag einfach sein, aber die Funktionen INDEX und MATCH erledigen dieselben Berechnungen mit größerer Flexibilität. Sobald Sie die MATCH-Funktion verwenden, speichert sie die Ergebnisse in einer leeren Zelle und ermöglicht Ihnen, sie mehrfach in INDEX-Anweisungen wiederzuverwenden.
Dieses Feature ist jedoch mit VLOOKUP nicht verfügbar.
24. Vermeiden Sie instabile Formeln
Instabile Formeln wie NOW und OFFSET berechnen bei der kleinsten Änderung in der Excel-Tabelle die gesamte Berechnung neu.
Wenn Sie versuchen, Daten aus neueren Datenquellen abzurufen, führen diese Formeln häufig zu einem Absturz der gesamten Formel und es wird möglicherweise eine Fehlermeldung angezeigt. So können Sie die Sicherheit Ihrer Daten gewährleisten.
25. Ersetzen Sie ungenutzte Formeln durch statische Werte.
Manchmal bleiben ungenutzte Formeln in einer Tabellenkalkulation erhalten. Diese Formeln verlangsamen die Excel-Anwendung und führen zu Verzögerungen beim Ergebnis. Überprüfen Sie gelegentlich Ihre gesamte Tabelle und ersetzen Sie ungenutzte Formeln durch statische Werte.
Einschränkungen bei der Verwendung von Excel
Nachdem Sie nun die fortgeschrittenen Verknüpfungen, Formeln und Funktionen von Excel kennen, möchte ich Ihnen eine bittere Wahrheit sagen, die Sie wahrscheinlich bereits erkannt haben: Die Arbeit mit Excel ist nicht immer das angenehmste Gefühl.
Excel hat viele Limite, hier sind einige davon:
- Excel bietet Ihnen keine verschiedenen Ansichten wie Kanban-Board-Ansicht, Gantt-Ansicht , Kalenderansicht oder Listenansicht. Sie sind auf die einzige Ansicht „Zeile-Spalte” beschränkt. Aus dieser Perspektive mangelt es Excel an Effizienz.
- Das Erstellen von Dashboards in Excel bedeutet, dass Sie manuell Diagramme und Grafiken für verschiedene Arten der Auswahl der Daten erstellen müssen. Selbst wenn Sie einige Dashboards als Vorlage speichern, können Sie diese nicht mehrfach verwenden, da den Tabellenkalkulationsvorlagen einfache Features wie Widgets, ansprechende Farben und Drag-and-Drop-Builder zum Abrufen von Daten aus verschiedenen Quellen fehlen.
- Excel verfügt nicht über integrierte Workflows, die Benutzer für benutzerdefinierte Anpassungen benötigen. Sie müssen jedes Mal manuell eine Dropdown-Liste hinzufügen, unabhängig davon, ob Sie Mitarbeiter, Fälligkeitsdaten oder Status hinzufügen möchten.
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