25 Excel-Hacks und -Tricks zur Steigerung Ihrer Produktivität im Jahr 2024

Microsoft Excel bietet viele fortgeschrittene Verknüpfungen, Formeln und Funktionen, die Sie lernen und anwenden können.

Ganz gleich, ob Sie ein Excel-Anfänger sind oder nur über mäßige Excel-Tipps verfügen, hier finden Sie Excel-Hacks, mit denen Sie Ihr Wissen erweitern und Ihr Excel-Spiel verbessern können.

Was ist Excel?

Microsoft Excel ist ein Programm zur Datenanalyse, Visualisierung und Datenvalidierung tabellenkalkulationssoftware die Business-Profis bei der Speicherung von Daten und der Nachverfolgung wichtiger Geschäftsdaten mit einfachen bis hin zu erweiterten Formeln unterstützt.

Excel nutzt Tabellenkalkulationen, um die Datenoperationen von Geschäften zu optimieren, ohne die Datenintegrität zu beeinträchtigen.

Unabhängig von der Art der Branche wird Excel von allen Abteilungen, einschließlich Vertrieb, Marketing, Finanzen, Betrieb, Technik und Personalwesen, verwendet.

Auch wenn die Anwendungsfälle in den einzelnen Business-Abteilungen unterschiedlich sind, hilft es, praktische Excel-Hacks und -Tricks zu kennen, um die gewünschten Berichte, Dashboards und Aufstellungen zu erstellen.

25 Excel-Hacks für jeden Anwendungsfall

Wenn Sie dies lesen, müssen Sie die Excel-Grundlagen kennen, wie z. B.:

• Addieren, Subtrahieren, Multiplizieren und Dividieren von Zahlen
• Hinzufügen oder Löschen mehrerer Zeilen, aller Spalten, einer Zelle und mehrerer Zellen
• Hinzufügen von Farben, Hervorheben von Zahlen, leeren Zellen, Zeilen und Spalten

Da die meisten Leute wissen, wie man diese Funktionen ausführt, werden wir Sie damit nicht langweilen. Lassen Sie uns die fortgeschrittenen Excel-Hacks besprechen, um Ihre Fähigkeiten auf die nächste Stufe zu heben.

Wir haben die Excel-Hacks und -Tricks in drei Kategorien eingeteilt:

• Tastatur-Verknüpfungen, Formeln und Funktionen: Für alle Funktionen und Formeln, mit denen Sie innerhalb von Minuten umfangreiche Berechnungen und Kalkulationen durchführen können
• Produktivitätssteigerungen: Damit Sie Ihre Excel-Tabellen in eine Produktivitätsmaschine verwandeln können
• Tabellenkalkulationen optimieren:: Hilft Ihnen, Ihre Tabellenkalkulation mit einem Minimum an Arbeit zu optimieren und die Datenvalidierung zu verbessern

Tastenkombinationen, Formeln und Funktionen

Nachfolgend finden Sie die Verknüpfungen, die jeder Excel-Fan kennen muss:

1. Eingeben der Nummer als Text

In Situationen, in denen Sie Zahlen in einem lesbaren Format darstellen möchten, verwenden Sie diese Verknüpfung - fügen Sie ein Hochkomma (') vor der Zahl ein.

2. Auswählen eines Teils der Daten auf einmal

Wenn Sie mit einem großen Datensatz arbeiten und einen bestimmten Teil der Daten auswählen möchten, können Sie dies mit dem Befehl

• Fügen Sie die erste Zelle hinzu oder füllen Sie eine Zelle aus
• Drücken Sie die Schaltflächen "Strg/Umschalt" gleichzeitig und blättern Sie nach unten
• Klicken Sie auf die letzte Zelle

3. Mehr als eine Datei auf einmal öffnen

Sie möchten mehrere Excel-Dateien in einem Rutsch öffnen? So erledigen Sie dies:

• Klicken Sie auf die Registerkarte "Datei" und dann auf "Öffnen" auf der obersten Registerkarte "Daten
• Halten Sie die 'Strg'-Schaltfläche gedrückt und wählen Sie alle Dateien aus
• Klicken Sie nun auf 'Öffnen'

4. Autofill-Technik

Sind Sie es leid, jedes Mal mit der rechten Maustaste zu klicken und auf "Spezial einfügen" zu klicken, um fehlende Informationen einzufügen?

Excel-Blatt füllt fehlende Informationen in einer Datenreihe aus. Nehmen wir an, Sie erstellen eine Reihe gerader Zahlen und füllen die ersten drei Zahlen in einer ganzen Spalte aus.

• Wählen Sie die ersten drei Nummern aus
• Ziehen Sie den Cursor nach unten in die rechte untere Ecke, bis ein "+"-Zeichen erscheint
• Ziehen Sie nun den Cursor nach unten, basierend auf den gesuchten Seriennummern

Excel-Autofill

5. Vereinfachen Sie die Sichtbarkeit von Daten mit dem Feature 'Transponieren'

Angenommen, eine lange Spalte mit großen Datensätzen verwirrt Sie. Eine gute Möglichkeit, Ihre Ansicht zu vereinfachen, besteht darin, diese Spalten in Zeilen umzuwandeln (und andersherum). Dies hilft Ihnen, Ihr gesamtes Arbeitsblatt zu organisieren und eine klare Sichtbarkeit zu schaffen.

Warum sollten Sie die Zeilen manuell mit "Einfügen Spezial" einfügen, wenn das Feature "Transponieren" diese Aufgabe erledigen kann?

• Wählen Sie die Zeilen/Spalten/Mehrfachzellen aus, die Sie transponieren möchten
• Klicken Sie mit der rechten Maustaste, um diese Datensätze zu "kopieren"
• Wählen Sie die Spalten/Zeilen aus, in denen Sie die neue Ansicht der Daten sehen möchten
• Klicken Sie nun erneut mit der rechten Maustaste auf 'Einfügen Spezial'
• Scrollen Sie im Fenster "Einfügen Spezial" nach unten, um das Kontrollkästchen "Transponieren" zu aktivieren

6. Einfache Diagramme und Schaubilder erstellen

Erstellen einfacher Marketing- und vertriebs-Dashboards ist mit Microsoft Excel ganz einfach. Mit einem Excel-Blatt können Sie einfache Balkendiagramme, Liniendiagramme und Kreisdiagramme für ausgewählte Datensätze erstellen. Fügen Sie eine Tabelle in Excel hinzu oder kopieren Sie die Datensätze und fügen Sie sie mit "Einfügen Spezial" ein, um Diagramme zu erstellen.

• Wählen Sie die Datensätze in mehreren Zellen aus
• Klicken Sie auf "Einfügen", gefolgt von "Empfohlene Diagramme"
• Im Fenster "Empfohlene Diagramme" finden Sie alle Diagrammtypen, die Excel für die markierten Datensätze empfiehlt
• Wählen Sie den am besten geeigneten Diagrammtyp aus und klicken Sie auf "OK"
• Verwenden Sie "Diagrammelemente", "Diagrammstile" und "Diagrammfilter", um Ihre Diagramme durch Ändern der Achsen und Hinzufügen von Farben und Beschreibungen anzupassen

Mit dem Feature "Als Vorlage speichern" können Sie Diagrammvorlagen zur späteren Verwendung speichern, anstatt sie jedes Mal neu zu erstellen.

Speichern Ihres Diagramms in Excel als Vorlage über Büro Uhr

7. Filter hinzufügen

Wenn Benutzer eine bestimmte Zeile oder Spalte ansehen möchten, können sie in Excel die übrigen Daten aus dem Arbeitsblatt herausfiltern.

Um dies zu erledigen:

• Klicken Sie auf die Leiste "Sortieren und Navigation" in der oberen Registerkarte "Daten"
• Wählen Sie im Dropdown-Fenster aus, wie Sie die Datensätze filtern möchten, z. B. A bis Z oder Z bis A, oder benutzerdefinierte Sortierung

Wie man in Excel Filter hinzufügt

8. Unverknüpfte Zellen auswählen und Zellen formatieren

Möchten Sie mehrere Zellen aus verschiedenen Spalten oder Zeilen auswählen, anstatt immer wieder auf "Einfügen Spezial" zu klicken?

Klicken Sie auf die 'Strg'-Taste und wählen Sie die gewünschten Zellen aus.

Ein weiterer großartiger Excel-Hack ist das Formatieren von Zellen nach:

• Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die Registerkarte Startseite
• Klicken Sie auf "Zellenformate"
• Klicken Sie auf "Ändern" und anschließend auf "Formatieren", um die Zellen zu formatieren und den Inhalt nach Belieben zu ändern

Das Feature "Zellen formatieren" verbessert die Klarheit und Lesbarkeit der Datendarstellung.

9. Erstellen Sie ein personalisiertes Verknüpfungsmenü

Wenn Sie ein engagierter Excel-Benutzer sind und täglich Excel-Dateien öffnen, sollten Sie Ihr Excel-Menüband anpassen, damit Sie nicht jedes Mal nach Verknüpfungen suchen müssen.

• Gehen Sie zu 'Datei' und wählen Sie 'Optionen'
• Klicken Sie nun auf "Symbolleiste für den Schnellzugriff"
• Fügen Sie alle Funktionen hinzu, die für Ihre tägliche Arbeit mit Excel unerlässlich sind
• Klicken Sie auf 'Speichern'

📚Pro-Tipp: Erwägen Sie die Verwendung von Pivottabellen, um ganze Daten schnell zusammenzufassen.

Um Pivottabellen zu erstellen, wählen Sie eine der leeren Zellen aus, klicken Sie auf "Einfügen" und dann auf "Pivottabelle"

Eine Pivottabelle und ein personalisiertes Verknüpfungsmenü helfen Ihnen, einen komplizierten Datensatz im Detail zu verstehen. Das Hinzufügen einer Pivottabelle zu Excel-Berichten ist für Vertriebs- und Marketingfachleute üblich.

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10. Fünf wichtige Excel-Funktionen und ihre Anwendungen

Hier erhalten Sie einen kurzen Einblick in die fünf nützlichsten Excel-Funktionen und ihre Anwendung:

• IF: Diese Funktion führt einen logischen Test durch, um dem Benutzer zu helfen, zu einem Wert zurückzukehren, wenn die Bedingung wahr ist, oder zu dem anderen, wenn die Bedingung falsch ist

Syntax - IF(logischer_test, Wert_if_true, [Wert_if_false])

• INDEX: Die Funktion kehrt zu einem bestimmten Wert oder einem der ersten Zellbezüge aus einem Array zurück

Syntax - INDEX(Array, Zeile_Anzahl, [Spalte_Anzahl])

• VLOOKUP-Funktion/HLOOKUP-Funktion: Mit der VLOOKUP-Funktion können Sie nach Daten in den Zeilen Ihres Arbeitsblatts suchen, und mit HLOOKUP können Sie nach Daten in den Spalten suchen

VLOOKUP Funktion Syntax -VLOOKUP(Wert, Tabelle Array, Nummer der Spalte, ungefähre Übereinstimmung (TRUE) oder genaue Übereinstimmung (FALSE))

HLOOKUP Syntax - VLOOKUP(Wert, Tabelle Array, Nummer der Zeile, Ungefähre Übereinstimmung (TRUE) oder Genaue Übereinstimmung (FALSE))

• MATCH: Diese Excel Funktion sucht nach einem bestimmten Element in mehreren Zellen und gibt das Element an einer relativen Position innerhalb desselben Bereichs zurück

Syntax - MATCH(Wert nachschlagen, Array nachschlagen, [Übereinstimmungstyp])

• COUNTIF: Diese Funktion zählt die Nummer der Zellen, die die Kriterien erfüllen oder denselben Wert haben

Syntax - COUNTIF(Bereich, Kriterien).

11. Eliminieren doppelter Datensätze

Bei Datensätzen mit großem Bereich kommt es häufig zu Duplikaten. Wenn Sie zum Beispiel versuchen, alle Datensätze in Bezug auf Newsletter-Abonnenten in einer Excel-Tabelle zu organisieren und dieselbe Person sich zweimal anmeldet, gibt es zweimal dieselbe E-Mail Adresse.

Um doppelte Datensätze zu erkennen, befolgen Sie diese Excel-Tipps:

• Markieren Sie die gesamte betreffende Zeile oder Spalte
• Gehen Sie auf der Registerkarte Startseite auf 'Daten'
• Wählen Sie 'Duplikate entfernen'

12. Zwei oder mehr Arrays zusammenführen

Business Teams haben oft mit mehr als einem langen Tabelle Array von Datensätzen zu tun, die die gleichen Elemente hervorheben. Wenn Sie diese Arrays zu einem Bereich zusammenführen, sparen Sie Zeit, und die Segmentierung großer Mengen von Datensätzen wird unkomplizierter.

Einer der Excel-Tipps zum Zusammenführen von Zellen ist die Verwendung der Funktion CONCATENATE.

Syntax - CONCATENATE(text1, [text2], ...)

13. Texte mit '&' zusammenfügen

Microsoft Excel teilt Datensätze auf, um sich auf deren Genauigkeit zu konzentrieren. So wird beispielsweise nicht der vollständige Name eines Mitarbeiters in einer Zelle gespeichert. Es speichert den Namen als Vornamen in einer Zelle und als Nachnamen in der anderen.

Kombinieren Sie zwei ähnliche Spalten, indem Sie die Formel "&" in Excel verwenden.

Hier ist die Formel: =A2&" "&B2

Wie man zwei ähnliche Spalten mit Hilfe der '&'-Formel in Excel verbindet

📚Pro-Tipp: Vergessen Sie nicht, das Leerzeichen zwischen " und " einzufügen, um das Leerzeichen zwischen Name und Nachname einzufügen.

14. Erweiterte Datensuche mit den Platzhalterzeichen

Bei der Suche nach bestimmten Elementen in großen Datenbeständen ist die Tastenkombination "Strg+F" nicht die beste Wahl. Das liegt daran, dass Sie sich nicht immer an den spezifischen Namen des Elements erinnern, sondern vielleicht nur an Teile davon. Die manuelle Suche ist auch keine Option, da wir hier über 500+ Datensätze diskutieren.

Entscheiden Sie sich in solchen Situationen für die Excel-Platzhalterzeichen wie Fragezeichen(?)", "Asterik(*)" und "Tilda(~)".

• Fragezeichen: Es nimmt den Platz eines einzelnen Zeichens ein
• Asterisk: Es ersetzt eine beliebige Anzahl von Zeichen
• Schildkröte: Es zeigt an, dass ein Zeichen als normales Zeichen und nicht als Platzhalter verwendet werden muss

Produktivitätssteigerungen

Wenn Sie produktivitätssüchtig sind, hat Excel viel für Sie auf Lager. Nutzen Sie diese einfachen Excel-Tipps, um Ihre Produktivität zu steigern.

15. Dropdown-Menüs zur Nachverfolgung des Status von Aufgaben und zum Hinzufügen von Mitarbeitern hinzufügen

Verwenden Sie Microsoft Excel als internes Tool für das Projektmanagement? Dann sollten Sie lernen, wie Sie Dropdown-Menüs zu Ihren Excel-Tabellen hinzufügen können.

Eine einfache Dropdown-Liste wird Ihnen dabei helfen:

• Hinzufügen von Mitarbeitern für jede Aufgabe
• Zeitleisten und Sprints für die Aufgaben zu aktualisieren
• Hinzufügen von Tags, Beschreibungen und Kategorien zu den Aufgaben
• Hinzufügen einer Status-Leiste zu jeder Aufgabe zur regelmäßigen Nachverfolgung

Hinzufügen von Dropdown-Menüs:

• Wählen Sie die spezifischen leeren Zellen/Spalten/mehr als eine Zeile
• Klicken Sie auf das Menü "Daten" in der oberen Navigation
• Wählen Sie "Validierung", und das Fenster "Datenvalidierung" wird geöffnet
• Klicken Sie nun auf "Listen" und anschließend auf "Dropdown-Liste"
• Aktivieren Sie nun die Schaltfläche "In-Cell-Dropdown" und klicken Sie auf "OK"

Erstellen einer Dropdown-Liste in Excel über Ablebits Die Texte ändern sich je nach dem Zweck Ihres Dropdown-Menüs. Wenn Sie zum Beispiel ein Dropdown-Menü hinzufügen, um Mitarbeiter für jede Aufgabe hinzuzufügen, wird der Inhalt des Textes der Name der Mitglieder des Teams sein.

16. Schnelleres Blättern ohne manuelles Blättern

Wenn Sie viele Datensätze auf Ihrem Arbeitsblatt haben, ist es nicht einfach, manuell von Zeile 1 bis Zeile 1000 zu blättern. Um Ihnen die Arbeit zu erleichtern, stellen wir Ihnen eine Excel-Formel vor, mit der Sie Ihre Zieldaten ohne Blättern erreichen.

• Um von der ersten Zeile zur letzten Zeile des gesamten Arbeitsblatts zu gelangen, drücken Sie "Strg" und den Pfeil nach oben (↑) und umgekehrt
• Um von der Spalte ganz links zur Spalte ganz rechts zu gelangen, drücken Sie "Strg" und den (→) und umgekehrt

17. Organisieren von Datensätzen mit Farben

Produktivitätsfans lieben Farben, und was sie noch mehr lieben, ist das Organisieren von Datensätzen mit Hilfe verschiedener Farben. Mit Tabellenkalkulationen können Sie Ihre Datensätze verschiedener Größen mit entsprechenden Farben gruppieren.

Einer der Excel-Tipps zur Farbcodierung Ihrer Datensätze ist die bedingte Formatierung.

• Wählen Sie die Datensätze in mehreren Zellen aus
• Gehen Sie auf die oberste Registerkarte "Daten" und klicken Sie auf "Formatvorlagen"
• Wählen Sie das Dropdown-Menü mit der Bezeichnung "Bedingte Formatierung" In dieser Phase wählen Sie das Format für die Farbcodierung aus den angezeigten Optionen aus
• Wählen Sie "OK"

18. Hinzufügen von Kontrollkästchen in Datenzellen

Produktivitätsfans lieben es, Zu erledigen-Listen zu erstellen. Das Abhaken der fertiggestellten Aufgaben ist das Beste, was wir nach einem hektischen Arbeitstag tun können.

Und hier ist ein unterschätzter Excel-Hack, mit dem Sie Ihre Tabellenkalkulation in einen Tracker für Zu erledigen-Listen verwandeln können - indem Sie Kontrollkästchen hinzufügen.

• Gehen Sie auf die Registerkarte "Entwicklerdaten" in der Startseite und klicken Sie auf - Steuerelemente> Einfügen> Formular-Steuerelemente> Kontrollkästchen
• Klicken Sie auf eine Zelle, in die Sie das Kontrollkästchen einfügen möchten
• Ziehen Sie nun den Cursor nach unten zu der Zelle, in der das letzte Kontrollkästchen platziert werden soll

📚Pro-Tipp: Sie können die Registerkarte "Entwicklerdaten" nicht finden? Erledigen Sie dies:

• Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf eine beliebige Stelle der Multifunktionsleiste und klicken Sie auf 'Multifunktionsleiste benutzerdefinieren'
• Aktivieren Sie unter "Multifunktionsleiste benutzerdefinieren" die Box "Entwickler" und klicken Sie auf "OK"

Optimieren von Tabellenkalkulationen

Nutzen Sie Ihre Excel-Tabellen mit den folgenden Excel-Tipps optimal:

19. Inaktive Add-ins entfernen

Microsoft Excel-Add-Ins werden oft nicht verwendet und verlangsamen Ihre Tabellenkalkulationen. Es ist eine gute Idee, ungenutzte Add-Ins zu deaktivieren, um die Leistung Ihrer gesamten Tabelle zu optimieren.

• Gehen Sie zu "Datei", wählen Sie "Optionen", und klicken Sie auf "Add-Ins"
• Klicken Sie auf "Verwalten", gefolgt von "Excel-Add-Ins", und klicken Sie auf "Los"
• Entfernen Sie nun das Häkchen bei allen nicht benötigten Add-Ins und wählen Sie "OK"

20. Vermeiden Sie die Verwendung von Vorwärts- und Rückwärtsverweisen

Planen Sie Ihre Excel-Formeln so, dass sie nicht zu oft auf Vorwärts- und Rückwärtsreferenzen verweisen. Häufiges Vorwärts- und Rückwärtsreferenzieren führt in Situationen mit komplizierten Berechnungen und zu vielen Formeln zu verzögerten Ergebnissen.

21. Fügen Sie keine abrupten Verknüpfungen innerhalb der Tabellenkalkulationen hinzu

Verknüpfungen zwischen Ihrer Excel-Tabelle oder ausgewählten Zellen werden oft unterbrochen.

Bei mehreren Arbeitsmappen und einem großen Datensatz ist es schwierig, sie zu finden und zu beheben. Minimieren Sie die Zahl der Verknüpfungen und üben Sie, alle Verknüpfungen zu öffnen, bevor Sie mit Ihren Excel-Operationen beginnen, um den Überblick zu behalten.

22. Halten Sie Ihre Tabelle strukturiert

Anstatt eine unstrukturierte Tabelle einzufügen, die die abhängigen und unabhängigen Variablen nicht darstellt, sollten Sie die Tabellen so strukturiert wie möglich halten. Dies wird zu weniger Leistungsnachteilen und genaueren Ergebnissen führen.

23. Vermeiden Sie die Verwendung der VLOOKUP-Funktion und verwenden Sie stattdessen diese Funktionen

VLOOKUP mag einfach sein, aber die Funktionen INDEX und MATCH erledigen die gleichen Berechnungen mit größerer Flexibilität. Wenn Sie die Funktion MATCH verwenden, speichert sie die Ergebnisse in einer leeren Zelle und ermöglicht Ihnen die mehrfache Wiederverwendung in INDEX-Anweisungen.

Dieses Feature steht jedoch bei VLOOKUP nicht zur Verfügung.

24. Vermeiden Sie instabile Formeln

Instabile Formeln wie NOW und OFFSET berechnen bei der kleinsten Änderung im Excel-Blatt die gesamte Berechnung neu.

Wenn Sie versuchen, Daten aus neueren Quellen zu beziehen, neigen diese Formeln dazu, die gesamte Formel zum Absturz zu bringen und können eine Fehlermeldung anzeigen. Auf diese Weise können Sie die Sicherheit Ihrer Daten aufrechterhalten.

25. Ersetzen Sie nicht verwendete Formeln durch statische Werte

Manchmal werden ungenutzte Formeln in einer Kalkulationstabelle gespeichert. Diese Formeln verlangsamen die Excel-Anwendung und führen zu einer verzögerten Ausgabe. Prüfen Sie gelegentlich Ihr gesamtes Arbeitsblatt und ersetzen Sie nicht verwendete Formeln durch statische Werte.

Einschränkungen bei der Verwendung von Excel

Jetzt, da Sie die fortgeschrittenen Verknüpfungen, Formeln und Funktionen von Excel kennen, möchte ich Ihnen eine bittere Wahrheit sagen, die Sie wahrscheinlich schon erkannt haben - die Arbeit mit Excel ist nicht immer das beste Gefühl.

Excel hat viele Limits, und hier sind einige davon:

• Excel erlaubt nicht mehrere Ansichten, wie z. B. die Ansicht des Kanban Boards,Gantt-Diagrammansicht, Kalenderansicht oder Listenansicht. Sie sind auf die Ansicht "Zeile-Spalte" festgelegt. Aus dieser Ansicht heraus ist Excel nicht sehr effizient
• Die Erstellung von Dashboards in Excel bedeutet, dass Sie Diagramme und Graphen für verschiedene Arten von ausgewählten Daten manuell erstellen müssen. Auch wenn Sie einige Dashboards mit Vorlagen versehen, können Sie diese nicht mehrfach verwenden, da dietabellenkalkulationsvorlagen einfache Features wie Widgets, ansprechende Farben und Drag-and-Drop-Builder zum Abrufen von Daten aus verschiedenen Quellen fehlen
• Excel hat keineintegrierte Workflows die die Benutzer für benutzerdefinierte Zwecke benötigen. Sie müssen jedes Mal manuell eine Dropdown-Liste hinzufügen, egal ob Sie Mitarbeiter, Fälligkeitsdaten oder Status hinzufügen möchten

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