Wohin verschwindet die Zeit während eines Arbeitstages? Viele von uns stellen sich diese Frage, während sie ihre Aufgaben erledigen. Aber es gibt eine Möglichkeit für die Nachverfolgung Ihrer Zeit und ihre Nutzung für maximale Produktivität.
Das nennt man Timesheet-Management.
Es hilft Ihnen dabei, die Zeit zu erfassen, die Sie und Ihr Team für Projekte und Aufgaben aufgewendet haben. Es ermöglicht die Nachverfolgung von Ausgaben und Anwesenheiten, die Definition von abrechnungsfähigen und nicht abrechnungsfähigen Stunden und steigert die Produktivität.
Dieser Leitfaden befasst sich mit den Grundlagen der Timesheet-Verwaltung, ihren Vorteilen, häufigen Herausforderungen, den besten Anwendungsfällen im Projektmanagement und Strategien für die Umsetzung in Ihrem Unternehmen.
Was ist ein Timesheet?
Eine Timesheet ist eine digitale oder physische Aufzeichnung darüber, wie Mitarbeiter ihre Arbeitszeit verbringen. In der Regel werden die geleisteten Arbeitsstunden, die abgeschlossenen Aufgaben und manchmal sogar die Pausen protokolliert, sodass Unternehmen die Produktivität, den Projektfortschritt und die Gehaltsabrechnungsdaten verfolgen können.
Wer nutzt Timesheets?
✅ Agenturen: Erfassen Sie abrechnungsfähige Stunden pro Client oder Projekt. ✅ Freiberufler: Erfassen Sie Zeiten für mehrere Clients und exportieren Sie Berichte. ✅ Softwareteams: Erfassen Sie Zeiten pro Sprint oder Aufgabe, um Story Points zu schätzen. ✅ Personal- und Finanzabteilung: Überprüfen Sie Arbeitszeiten und führen Sie eine Synchronisierung mit der Gehaltsabrechnung durch. ✅ Beratungsteams: Erstellen Sie genaue Kundenrechnungen mit Nachweis der geleisteten Arbeit.
Ursprünglich in Papierform verwendet, sind moderne Timesheets heute digital und können automatisch Zeiten erfassen, Erinnerungen versenden und Berichte erstellen. Sie sind unverzichtbar für die Rechnungsstellung an Clients, die Verwaltung der Arbeitszeiten Ihrer Mitarbeiter und die Verbesserung der Workload-Planung.
🎉 Wissenswertes: Timesheets stammen aus dem 19. Jahrhundert und wurden ursprünglich in Industriebetrieben zur Überwachung der Arbeitsschichten der Arbeiter verwendet.
Was ist Timesheet-Management?
Die Verwaltung von Timesheets ist der Prozess der Nachverfolgung und Verwaltung der für verschiedene Aufgaben, Projekte oder Aktivitäten aufgewendeten Zeit. Dazu werden Timesheets verwendet, also Dokumente oder digitale Tools, mit denen die von Mitarbeitern geleisteten Arbeitsstunden erfasst werden.
Je nach der von Ihnen verwendeten Zeiterfassungssoftware werden in den Timesheets neben den Einträgen auch Details wie Projektcodes, Projektbudgets, Aufgabenbeschreibungen, Mitarbeitergehälter und andere relevante Informationen erfasst.
Früher wurden manuelle Timesheets zur Nachverfolgung der Zeit verwendet. Mit dem technologischen Fortschritt sind jedoch gebrauchsfertige Timesheet-Vorlagen, Tabellenkalkulationen und Zeiterfassungssoftware immer häufiger anzutreffen. Oftmals enthält auch Projektmanagement-Software eine Zeiterfassungs-App.
Zeiterfassungssoftware bietet viele Vorteile. Mit ihr können Sie die Nachverfolgung der Timesheets Ihrer Team-Mitglieder durchführen und genehmigen, den Lohnabrechnungsprozess verwalten und sogar Erkenntnisse zur Steigerung der Produktivität gewinnen.
Manuelle vs. digitale Timesheets: Was ist besser?
Nicht alle Timesheets sind gleich. Während einige Teams noch auf manuelle Tabellen oder Papierprotokolle setzen, nutzen andere bereits digitale Tools, die den gesamten Prozess automatisieren. Lassen Sie uns einmal genauer betrachten, warum digitale Timesheets eine bessere und intelligentere Lösung darstellen – insbesondere für wachsende Teams.
Nicht alle Timesheets sind gleich. Während einige Teams noch auf manuelle Tabellen oder Papierprotokolle setzen, nutzen andere bereits digitale Tools, die den gesamten Prozess automatisieren. Lassen Sie uns einmal genauer betrachten, warum digitale Timesheets eine bessere und intelligentere Lösung darstellen – insbesondere für wachsende Teams.
| Feature | Manuelle Timesheets | Digitale Timesheets (wie ClickUp) |
|---|---|---|
| ⏱️ Genauigkeit der Zeiterfassung | ❌ Fehleranfällig, schwer zu überprüfen | ✅ Automatische Nachverfolgung der Zeit auf die Sekunde genau |
| 🧾 Workload für Administratoren | ❌ Erfordert manuelle Einträge und Überprüfung | ✅ Genehmigungen, Erinnerungen und Berichte werden durch Automatisierung automatisiert. |
| 🔍 Transparenz | ❌ Begrenzte Sichtbarkeit hinsichtlich des Workload | ✅ Vollständige Teamansicht über Dashboards |
| 💰 Kosteneffizienz | ❌ Versteckte Kosten durch Fehler und Verzögerungen | ✅ Optimiert und skalierbar für jede Größe des Teams |
| 📊 Berichterstellung und Analysen | ❌ Manuell, auf Tabellenkalkulationen basierend | ✅ Sofortige Einblicke mit integrierten Berichten |
🎉 Wissenswertes: Viele Freiberufler sagen, dass die Zeiterfassung ihr Selbstvertrauen stärkt, da sie Clients, die den Umfang oder die Preise in Frage stellen, den Wert jeder einzelnen Stunde klar aufzeigen können.
Vorteile der Verwendung von Timesheets zur Verwaltung von Mitarbeitern
📮 ClickUp Insight: 64 % der Mitarbeiter arbeiten gelegentlich oder häufig außerhalb ihrer geplanten Arbeitszeiten, wobei 24 % an den meisten Tagen Überstunden leisten! Das ist keine Flexibilität – das ist nie endende Arbeit. 😵💫 Mit ClickUp Aufgaben können Sie große Ziele in kleinere, überschaubare Schritte unterteilen, sodass Sie immer wissen, was als Nächstes ansteht – ohne sich überfordert zu fühlen. Bitten Sie einfach die KI von ClickUp, Unteraufgaben zu generieren, Checklisten hinzuzufügen und Abhängigkeiten abzubilden, um organisiert zu bleiben und die Kontrolle zu behalten. Gleichzeitig optimiert ClickUp Automatisierungen, indem es Aktualisierungen, Zuweisungen und Erinnerungen übernimmt – so können Sie weniger Zeit mit Routinearbeiten verbringen und sich mehr auf das Wesentliche konzentrieren. 🚀💫 Echte Ergebnisse: Pigment hat mit ClickUp die Effizienz der Teamkommunikation um 20 % verbessert – so sind die Teams besser verbunden und aufeinander abgestimmt.
Wie bereits erwähnt, bietet die Verwendung von Timesheets für die Verwaltung Ihrer Mitarbeiter viele Vorteile. Lassen Sie uns diese näher betrachten.
Genaue Zeiterfassung
Im Gegensatz zu manuellen Methoden der Zeiterfassung, die sehr fehleranfällig sind, ermöglichen digitale Timesheets eine genaue Zeiterfassung. Sie bieten eine systematische Möglichkeit, die für verschiedene Aufgaben oder Projekte aufgewendete Zeit zu erfassen.
Wenn Sie ein kleines Unternehmen oder Freiberufler sind, sorgt Zeiterfassungssoftware für kleine Unternehmen dafür, dass die Arbeitszeit Ihres Teams genau erfasst wird. Dies hilft auch dabei, fleißige Mitarbeiter zu belohnen, diejenigen zu unterstützen, die ihre Arbeitsstunden nicht abschließen können, und sicherzustellen, dass Unternehmen auf dem richtigen Weg sind, um ihre Ziele zu erreichen.
Projektmanagement
Tägliche Timesheets bieten auch einen erheblichen Vorteil für das Projektmanagement. Sie helfen Ihnen dabei, Ihre Projektstunden zu erfassen und die damit verbundenen Kosten vollständig zu ermitteln. Anhand dieser Informationen können Sie Entscheidungen hinsichtlich Zeitleisten, Ressourcenzuweisung und Priorisierung von Aufgaben treffen.
Darüber hinaus helfen sie dabei, die Fähigkeiten der Mitarbeiter zu ermitteln, Bereiche zu identifizieren, in denen sie Anleitung und Schulung benötigen, die Gesamteffizienz des Projekts zu messen und die Workload angemessen auf die Teams zu verteilen.
Mit den notwendigen Informationen über die für Projekte aufgewendete Zeit können Sie auch den Fortschritt überwachen, Verzögerungen prognostizieren, Prozesse verbessern und die zu erwartenden Kosten schätzen.
Geringere Kosten
Einer der wichtigsten Vorteile eines Tools zur Verwaltung von Timesheets besteht darin, dass Sie die Anforderungen des Projekts, einschließlich Kosten und Budget, prognostizieren können. Sie können Möglichkeiten zur Steigerung der Produktivität und zur Senkung der Überstundenkosten identifizieren.
Außerdem können Sie damit die Arbeitskosten kontrollieren, Überstunden verwalten und den Personalbestand auf der Grundlage des tatsächlichen Workload optimieren.
Genaue und automatisierte Abrechnung für Clients
Wenn Sie als Berater oder Business Ihren Clients zeitbasierte Leistungen in Rechnung stellen, kann Ihnen eine Software für die Zeiterfassung dabei helfen, Ihre abrechnungsfähigen Stunden zu erfassen und Ihren Clients genaue Rechnungen zu stellen.
Sie helfen Ihnen auch dabei, Ihr Projekt effizient zu verwalten. Darüber hinaus ermöglicht die Zeiterfassung auch die Automatisierung der Kundenabrechnung und Rechnungsstellung, sodass Sie sich nicht um die manuelle Nachverfolgung von Ausgaben kümmern müssen. Die Software übernimmt das für Sie.
Ressourcenverteilung
Die Erfassung Ihrer Arbeitszeiten und der Ihrer Teams ist auch bei der Zuweisung von Ressourcen für neue Projekte oder Aufgaben hilfreich. Sie können überprüfen, wie Mitarbeiter ihre Zeit für verschiedene Projekte aufwenden, und Mitarbeiter identifizieren, die nicht ausreichend ausgelastet oder überlastet sind.
Anschließend können Sie die Personalauslastung optimieren, indem Sie Aufgaben neu verteilen, Projektzuweisungen anpassen und die Workload ausgleichen. Darüber hinaus können Sie anhand von Verlaufsdaten und Trends den Ressourcenbedarf prognostizieren. Diese Daten helfen Ihnen, Zeiträume mit hoher Workload zu planen und den zukünftigen Ressourcenbedarf zu antizipieren.
💡 Profi-Tipp: Verwenden Sie die Workload-Ansicht von ClickUp in Kombination mit Protokollen der protokollierten Zeit, um Aufgaben ausgewogen zu verteilen. Wenn jemand regelmäßig mehr Stunden als im Plan vorgesehen erfasst, ist er möglicherweise überlastet – oder leistet überdurchschnittlich viel.
Verbesserte Produktivität
Der größte Vorteil von Timesheets für Mitarbeiter ist, dass sie zur Steigerung der Produktivität beitragen können. Aber wie genau funktioniert das? Die meisten Programme für die Zeiterfassung bieten eine Echtzeit-Nachverfolgung der Mitarbeiter. So erhalten Sie einen Überblick darüber, wie Ihre Mitarbeiter ihre Zeit verbringen.
Timesheet-Daten können Muster von Zeitverschwendung aufdecken, wie z. B. übermäßige Meetings, nicht wesentliche Aufgaben oder Ablenkungen. Sie können diese Zeitverschwendung reduzieren, langsame und ineffiziente Prozesse optimieren und vieles mehr.
Darüber hinaus macht die Nachverfolgung der Arbeitszeit Ihren Mitarbeitern bewusst, wo sie ihr Zeitmanagement verbessern und Aufgaben effektiv priorisieren können.
💡 Profi-Tipp: Verwenden Sie ClickUp Dashboards, um wöchentliche oder monatliche Timesheet-Berichte automatisch zu erstellen – sortiert nach Teammitgliedern, Aufgaben oder abrechnungsfähigen Tags. So können Sie die Zeiten auf einen Blick überprüfen, ohne eine einzige Datei exportieren zu müssen.
Häufige Herausforderungen bei den Timesheets
Angesichts der vielen Vorteile von Timesheets scheint es, als gäbe es keine Nachteile. Allerdings bringen Timesheets auch einige Herausforderungen mit sich, die es zu bewältigen gilt. Sehen wir uns diese Herausforderungen einmal genauer an und finden heraus, wie Sie sie bewältigen können.
Ungenaue Einträge
Die erste und vielleicht offensichtlichste Herausforderung bei Timesheets ist die ungenaue Dateneingabe. Stellen Sie sich vor, Sie gehen mit einer langen Liste von Aufgaben, die Sie zu erledigen haben, zur Arbeit und stellen dann fest, dass Sie zusätzlich jede Aufgabe, jedes Projekt und die damit verbundenen Stunden akribisch in das Timesheet-System eintragen müssen.
Dies kann für Mitarbeiter schnell zu einer Quelle der Frustration werden. Von einfacher Vergesslichkeit bis hin zu unbeabsichtigten Fehlern bei der Zeiterfassung gibt es viele Möglichkeiten, wie Ungenauigkeiten in die Timesheet-Daten gelangen können. Dies kann zu ungenauen Gehaltsabrechnungen, verminderter Produktivität, mangelnder Verantwortlichkeit und in einigen Fällen sogar zu Compliance-Problemen führen.
Wie lässt sich diese Herausforderung bewältigen?
Verwenden Sie intuitive Vorlagen oder Software zur Zeiterfassung, mit denen Sie Regeln festlegen, leicht zugängliche Timesheets bereitstellen oder eine Automatisierung der Zeiterfassung ermöglichen können. Viele Tools versenden auch automatische Benachrichtigungen, um Mitarbeiter daran zu erinnern, ihre Timesheets auszufüllen.
Widerstand gegen Veränderungen
Veränderungen sind natürlich beängstigend, da sie uns aus unserer Komfortzone herausdrängen.
Die Einführung eines Timesheet-Systems kann daher auf Widerstand bei Mitarbeitern stoßen, die an die bestehenden Methoden gewöhnt sind. Die Angst vor dem Unbekannten, Bedenken hinsichtlich des Datenschutzes und die Furcht vor Mikromanagement können Gründe für diesen Widerstand sein.
Wenn Sie beispielsweise von manuellen Timesheets auf Zeiterfassung in Excel oder Zeiterfassungssoftware umsteigen, kann es zu Widerstand seitens des Teams kommen.
Wie lässt sich diese Herausforderung bewältigen?
Kommunizieren Sie Ihrem Team klar die Vorteile dieser Änderung und geben Sie ihm ausreichend Zeit, sich darauf einzustellen. Bieten Sie Schulungen an und gehen Sie auf alle Fragen ein, die dabei aufkommen können.
Komplexe Anforderungen an die Zeiterfassung
Projekte mit mehreren Aufgaben, Phasen oder Kundenabrechnungscodes erschweren ebenfalls die Verwaltung von Timesheets. Wenn Ihre Mitarbeiter an mehreren Aufgaben arbeiten, wird die Nachverfolgung ihrer Arbeitszeiten noch schwieriger. Für jede Aufgabe können unterschiedliche Vergütungssätze oder separate Richtlinien gelten.
Für die Mitarbeiter ist dies eine Herausforderung, und auch die Manager haben Schwierigkeiten, jeden Eintrag zu überprüfen. Ein weiteres entscheidendes Problem ist, dass Sie möglicherweise nicht einmal eine Übersicht über die Timesheets aller Mitarbeiter erhalten.
Wie lässt sich diese Herausforderung bewältigen?
Die beste Möglichkeit, diese Herausforderung zu bewältigen, ist die Verwendung einer Software, die Echtzeit-Sichtbarkeit bietet und es Ihnen ermöglicht, jedem Mitarbeiter mehrere Jobs und Aufgaben zuzuweisen. ClickUp Dashboards ist dafür perfekt geeignet – es bietet Echtzeit-Sichtbarkeit über den Fortschritt des Projekts, sodass Sie sehen können, welche Aufgaben wem zugewiesen sind und wie deren aktueller Status ist. Passen Sie die Dashboards so an, dass sie die für Ihre Bedürfnisse relevantesten Informationen anzeigen, damit alle auf dem gleichen Stand sind.
Darüber hinaus können Sie automatische Features zur Zeitzuweisung, Berechnung und Berichterstellung nutzen, um Ihren Workload zu reduzieren und genaue Berichte zu erstellen.
Flexibles Arbeiten und Remote-Arbeit
Wenn Sie eine globale Belegschaft mit unterschiedlichen Arbeitszeiten und Richtlinien, Remote-Mitarbeitern und flexiblen Arbeitszeiten haben, wird die Zeiterfassung zu einer Herausforderung. Die Verwaltung mehrerer Schichten, Standorte und Richtlinien kann Ihre Systeme für die Zeiterfassung komplizieren.
Wie lässt sich diese Herausforderung bewältigen?
Verwenden Sie eine cloudbasierte Software für die Zeiterfassung, die ein hohes Maß an benutzerdefinierter Anpassungsfähigkeit und Flexibilität bietet. Suchen Sie nach einer Software, die benutzerdefinierte Arbeitspläne, automatische Erinnerungen, Geofencing und GPS-Nachverfolgung bietet.
Was ist der Prozess der Verwaltung der Timesheets?
Ein Prozess zur Verwaltung von Timesheets ist ein strukturiertes System zur Nachverfolgung, Überprüfung und Genehmigung der für die Arbeit aufgewendeten Zeit. Es stellt sicher, dass die Arbeitszeiten der Mitarbeiter genau erfasst, Projekte ordnungsgemäß abgerechnet und die Gehaltsabrechnung effizient durchgeführt werden.
Im Wesentlichen umfasst der Prozess fünf Schlüssel-Phasen:
- Zeiterfassung
- Einträge überprüfen
- Übermittlungen genehmigen oder ablehnen
- Berichterstellung und Analyse von Zeitdaten
- Synchronisierung der Ergebnisse mit tools für die Lohnabrechnung, Rechnungsstellung oder Leistungsbewertung.
Dieser Prozess ist entscheidend für Unternehmen mit Stundenlohnarbeitern, abrechnungsfähigen Client-Projekten oder Remote-Teams, bei denen die Sichtbarkeit der aufgewendeten Zeit einen direkten Einfluss auf Produktivität, Umsatz und Verantwortlichkeit hat.
So implementieren Sie einen Prozess zur Verwaltung von Timesheets
Die Verwaltung von Timesheets umfasst mehr als nur die Erfassung der Arbeitsbeginn- und -endzeiten – es handelt sich um einen strukturierten Prozess der Nachverfolgung, Überprüfung, Genehmigung und Berichterstellung der Zeitnutzung in Ihrem Unternehmen. Unabhängig davon, ob Sie Freiberufler, interne Teams oder Clients verwalten, trägt ein einheitliches und klar definiertes System zur Verwaltung von Timesheets dazu bei, dass abrechnungsfähige Stunden erfasst, Compliance-Anforderungen erfüllt und Gehaltsabrechnungen korrekt sind.
Wie sieht also ein guter Prozess zur Verwaltung von Timesheets aus? Und was noch wichtiger ist: Wie implementieren Sie einen Prozess, der für Ihr Team tatsächlich einfach zu befolgen ist?
Hier finden Sie eine detaillierte Übersicht darüber, wie Sie mit einem Tool wie ClickUp, der Allround-App für die Arbeit, ein skalierbares, zuverlässiges Timesheet-System implementieren können, das die Produktivität unterstützt und den Verwaltungsaufwand reduziert.
Schritt 1: Bewerten Sie die Anforderungen Ihres Teams
Bevor Sie sich für ein Tool entscheiden oder Einstellungen festlegen, sollten Sie einen Schritt zurücktreten und überlegen, was Sie tatsächlich von Ihrem Timesheet-System erwarten.
Fragen Sie:
- Wie viele Mitglieder des Teams müssen ihre Zeit erfassen?
- Führen Sie die Nachverfolgung von abrechnungsfähigen und nicht abrechnungsfähigen Stunden durch?
- Müssen Sie Compliance- oder Audit-Standards erfüllen?
- Wird die Zeiterfassung nach Aufgaben, Projekten oder beidem durchgeführt?
Beispielsweise kann eine allgemeine Nachverfolgung für interne Teams, die die Kapazitäten verwalten, ausreichend sein. Wenn Sie jedoch eine kundenorientierte Agentur leiten, benötigen Sie möglicherweise eine Nachverfolgung auf Aufgabenebene mit Abrechnungs-Tags und Genehmigungs-Workflows.
💡 In ClickUp können Sie die Zeit auf jeder Ebene verfolgen und benutzerdefinierte Felder für Abrechnungen, Tarife oder kundenspezifische Tags erstellen.
Während Tabellenkalkulationen oder Papierformulare in kleinen Setups funktionieren mögen, bieten digitale Tools Automatisierung, Genauigkeit und Skalierbarkeit. Wählen Sie ein System, das Ihren Anforderungen entspricht und sich in Ihre bestehenden Workflows integrieren lässt.
Wichtige Features, auf die Sie achten sollten:
ClickUp Timesheets bietet all diese Funktionen – und noch mehr:
Mit dieser ClickUp Services-Timesheet-Vorlage können Sie Ihre Arbeitszeiten wöchentlich erfassen. Sie können den Ressourceneinsatz für verschiedene Projekte messen und Ihren Fortschritt anhand von Diagrammen visualisieren. Sie können die Vorlage sogar zur Nachverfolgung der Kosten und zum Einzug von Zahlungen verwenden!
Die Vorlage enthält benutzerdefinierte Felder und Status, sodass Sie sie an Ihre Bedürfnisse anpassen können. Sie möchten mehr? Verwenden Sie die Vorlage, um mit ClickUp Automatisierung automatisch Rechnungen für Clients zu erstellen.
💡 In ClickUp können Sie die Zeit auf jeder Ebene erfassen und benutzerdefinierte Felder für Abrechnungen, Tarife oder kundenspezifische Tags erstellen.
Schritt 2: Wählen Sie das richtige Timesheet-System
Während Tabellenkalkulationen oder Papierformulare in kleinen Setups funktionieren mögen, bieten digitale Tools Automatisierung, Genauigkeit und Skalierbarkeit. Wählen Sie ein System, das Ihren Anforderungen entspricht und sich in Ihre bestehenden Workflows integrieren lässt.
Wichtige Features, auf die Sie achten sollten:
- Manuelle und mit Timer gesteuerte Zeiterfassung
- Sichtbarkeit auf Team- und Projekt-Ebene
- Workflows für die Berichterstellung und Genehmigung
- Mobiler Zugriff
- Integration von Gehaltsabrechnung oder Rechnungsstellung
ClickUp Timesheets bietet all diese Funktionen – und noch mehr:
- Heften Sie Ihre persönliche Timesheet-Anzeige an die Seitenleiste, um täglich darauf zugreifen zu können.
- Erfassen Sie die Zeit für einzelne Aufgaben und vergleichen Sie die protokollierten Stunden mit der Kapazität.
- Filtern Sie Timesheets nach Tags, Status oder Datum.
- Manager können über die Registerkarte „Alle Timesheets“ die Protokolle des gesamten Teams anzeigen und nach Benutzern filtern.
Mit dieser ClickUp Services-Timesheet-Vorlage können Sie Ihre Arbeitszeiten wöchentlich nachverfolgen. Sie können den Ressourceneinsatz für verschiedene Projekte messen und Ihren Fortschritt anhand von Diagrammen visualisieren. Sie können die Vorlage sogar zur Kostenverfolgung und zum Einzug von Zahlungen verwenden!
Die Vorlage enthält benutzerdefinierte Felder und Status, sodass Sie sie an Ihre Bedürfnisse anpassen können. Sie möchten mehr? Verwenden Sie die Vorlage, um mit ClickUp Automatisierung automatisch Rechnungen für Clients zu erstellen.
ClickUp lässt sich auch mit Tools wie Harvest, Clockify, Toggl und Everhour integrieren. Wenn Ihr Team also bereits einen anderen Tracker verwendet, müssen Sie nicht wechseln. Sie können Einträge direkt in ClickUp synchronisieren, um eine zentralisierte Berichterstellung zu ermöglichen.
Schritt 3: Täglich Zeit erfassen – und das ganz einfach
Teams vergessen oft, ihre Arbeitszeit zu erfassen – daher ist Konsistenz entscheidend. ClickUp erleichtert dies mit Automatisierungen, die Benutzern eine Erinnerung an die tägliche Zeiterfassung senden oder unvollständige Übermittlungen kennzeichnen.
Außerdem können Sie:
- Richten Sie Standard-Erinnerungen für die Zeiterfassung in wiederholenden Aufgaben ein.
- Verwenden Sie benutzerdefinierte Felder , um abrechnungsfähige und nicht abrechnungsfähige Zeiten oder den Status der Genehmigung anzugeben.
- Visualisieren Sie fehlende Protokolle mit ClickUp Dashboards.
So bleiben Ihre Zeitdaten korrekt und Sie vermeiden hektische Nachholaktionen am Ende der Woche oder des Monats.
💡 Mit der Slack-Integration von ClickUp können Teammitglieder sogar direkt aus einer Slack-Nachricht heraus Aufgaben erstellen und die Zeiterfassung starten, indem sie den Befehl /clickup new verwenden.
🎉 Wissenswertes: Die Nachverfolgung der Zeit kann überraschende Muster aufdecken – beispielsweise, dass das „kurze“ wöchentliche Meeting insgeheim mehr als 10 Stunden der gesamten Zeit des Teams in Anspruch nimmt. Manchmal ist der größte Zeitfresser etwas, an das sich alle gewöhnt haben.
Schritt 4: Kommunizieren Sie Erwartungen und schulen Sie Ihr Team
Die Einführung eines Systems für die Zeiterfassung ohne klare Kommunikation kann zu Reibungen führen. Einige Teammitglieder fühlen sich möglicherweise zu sehr kontrolliert, während andere unsicher sind, wie sie das Tool effektiv nutzen können. Klare Kommunikation reduziert Widerstand und Verwirrung. Lassen Sie Ihr Team wissen, warum Zeiterfassung wichtig ist – sei es für die Workload-Auslastung, die Genauigkeit der Gehaltsabrechnung oder die Rentabilität von Projekten.
ClickUp unterstützt Mitarbeiter bei der Einarbeitung mit:
- Leicht zugängliche Timesheets, die an das Workspace angeheftet sind
- Rollenbasierte Berechtigungssteuerung für Manager und Mitglieder des Teams
- Einfache Felder für Einträge zur Zeiterfassung, die die Einarbeitungszeit verkürzen
Legen Sie klare Regeln fest, wann und wie Zeiten erfasst werden sollen, und dokumentieren Sie Genehmigungsworkflows in ClickUp Docs, damit Sie sie leicht nachschlagen können.
Schritt 5: Überprüfen und genehmigen Sie Zeiteinträge
Nutzen Sie die Status-Optionen für Aufgaben und Automatisierungen von ClickUp, um einen Genehmigungs-Workflow zu erstellen.
Zum Beispiel:
- Aufgaben werden nach Erreichen eines bestimmten Zeitlimits in den Status „Zeitgenehmigung ausstehend” verschoben.
- Manager werden benachrichtigt, wenn Protokolle zur Überprüfung bereitstehen.
- Abgelehnte Einträge können zur Korrektur an den Mitarbeiter zurückgeleitet werden.
Benutzerdefinierte Felder wie „Genehmigt von“ oder „Genehmigungsstatus“ helfen bei der Nachverfolgung des Überprüfungsprozesses auf einen Blick – ganz ohne Tabellenkalkulation.
Schritt 6: Berichte erstellen und Zeitdaten analysieren
Sobald die Zeiterfassung und Genehmigung abgeschlossen sind, ist es an der Zeit, die Leistung zu analysieren. Mit den Dashboards von ClickUp können Sie vollständig benutzerdefinierte Ansichten mit Widgets für folgende Zwecke erstellen:
- Zeiterfassung nach Mitarbeiter oder Tag
- Geschätzte vs. tatsächliche Zeit
- Abrechnungsfähige vs. nicht abrechnungsfähige Stunden
- Abteilungs- oder Client-Summen
Wenn Sie einen schnellen Überblick benötigen, verwenden Sie ClickUp Brai n, um automatisch Zusammenfassungen von Protokollen über die verarbeitete Zeit, Wochenberichten oder Einblicken in die Zeiteinteilung zu erstellen.
Schritt 7: Durchführen der Synchronisierung mit Tools für die Lohnabrechnung und Rechnungsstellung
Genehmigte Timesheets sollten problemlos in Ihre Abrechnungs- oder Lohnabrechnungssysteme übernommen werden können. Das Kopieren und Einfügen in Tabellenkalkulationen oder das manuelle Berechnen von Rechnungen gehört damit der Vergangenheit an.
Mit ClickUp können Sie:
- Exportieren Sie Einträge als CSV-Dateien.
- Nutzen Sie integrierte Integrationen (z. B. QuickBooks, PayPal, Harvest).
- Automatisieren Sie die Rechnungserstellung über verbundene Tools.
Für Agenturen, Berater und Auftragnehmer bedeutet dies, dass keine abrechnungsfähigen Stunden übersehen werden und Clients genaue, überprüfbare Rechnungen erhalten.
Schritt 8: Überwachen und verbessern Sie Ihr System
Sobald alles eingerichtet ist, vergessen Sie nicht, die Leistung Ihres Systems zu überprüfen.
Zu den zu überwachenden Metriken gehören:
- Übermittlungsquoten und Pünktlichkeit
- Genauigkeit der Einträge in der Zeiterfassung
- Genehmigungsabschließungen
- Feedback von Benutzern
Wenn die Akzeptanz gering ist oder Einträge ständig unvollständig sind, ist es möglicherweise an der Zeit, Ihren Workflow anzupassen oder Automatisierungen hinzuzufügen, um Reibungsverluste zu beseitigen.
Mit den Funktionen für Berichterstellung und Dashboards von ClickUp lassen sich Trends bei der Akzeptanz leicht visualisieren und Engpässe in Ihrer Zeiterfassung erkennen.
Durch die Implementierung eines klar definierten Prozesses zur Verwaltung von Timesheets – und dessen Unterstützung durch ein flexibles tool wie ClickUp – protokollieren Sie nicht nur Arbeitszeiten. Sie schaffen einen intelligenteren, verantwortungsbewussteren Workflow, der Ihrem Team hilft, sich auf die Arbeit zu konzentrieren und nicht auf Verwaltungsaufgaben.
Wann sollte man Timesheet-Management einsetzen?
Die Verwaltung von Timesheets ist am nützlichsten, wenn sie unter den richtigen Umständen und in den richtigen Situationen eingesetzt wird. Hier sind einige Szenarien, in denen Timesheets nützlich sind.
Projektmanagement
Timesheets sind besonders nützlich für Unternehmen, die auf Zeitbasis abrechnen. Da Sie Ihren Clients die von Ihren Mitarbeitern aufgewendete Zeit in Rechnung stellen, können Sie Timesheets für eine genaue Zeiterfassung nutzen.
Wenn Sie sich fragen, warum Sie die Dinge nicht vereinfachen und stattdessen eine Tabelle für das Projektmanagement verwenden sollten, ist das ein berechtigter Gedanke. Die Verwendung von Tabellenkalkulationen hat jedoch mehrere Nachteile.
Der größte Nachteil ist, dass Sie auf manuelle Zeiterfassung angewiesen sind. Natürlich können Sie einige Formeln implementieren, aber diese werden dennoch nicht mit den Möglichkeiten eines Zeiterfassungstools wie ClickUp mithalten können.
ClickUp ist eine Software für Projektmanagement, die einen Bereich mit Features bietet, die Sie für eine effiziente Zeiterfassung nutzen können. Mit den Features zur Projektzeiterfassung von ClickUp können Sie Folgendes tun:
- Erfassen Sie Zeiten von jedem Gerät aus, einschließlich Desktop, Mobilgerät und Browser.
- Verknüpfen Sie die erfasste Zeit mit den Aufgaben, an denen Sie arbeiten.
- Wechseln Sie mit dem globalen Timer von ClickUp zwischen Aufgaben hin und her.
- Fügen Sie Ihren Zeiteinträgen Notizen hinzu, um Kontextinformationen zu Ihrer Arbeit hinzuzufügen.
- Markieren Sie Zeit als abrechnungsfähige Stunden, um festzulegen, welche Einträge in die Rechnung aufgenommen werden sollen.
- Filtern Sie erfasste Zeiten nach Datum, Priorität, Status usw.
- Passen Sie die erfasste Zeit bei Fehlern manuell an.
- Fügen Sie Beschreibungen hinzu, um Ihre aufgewendete Zeit besser zu kategorisieren.
- Identifizieren Sie Engpässe, indem Sie Ihre Aufgaben nach Zeitaufwand sortieren.
- Sehen Sie die Gesamtzeit, die Sie für Aufgaben aufgewendet haben.
- Fügen Sie Zeitschätzungen für jede Aufgabe hinzu.
- Verschaffen Sie sich eine Übersicht über die Zeiterfassung Ihres Teams, um zu überprüfen, ob Sie Ihre geschätzten Ziele erreicht haben.
- Erstellen und passen Sie Timesheets ganz nach Ihren Bedürfnissen benutzerdefiniert an.
- Nutzen Sie kostenlose vorgefertigte Projektplanvorlagen, um alle Aspekte Ihrer Projekte zu planen.
Prognosen und Zuweisung von Ressourcen
Wenn Sie den Ressourcenbedarf prognostizieren möchten, gibt es nichts Besseres als Verlaufsdaten. Sie können Timesheet-Daten analysieren, um Muster, Trends und Schwankungen in der Ressourcennutzung im Laufe der Zeit zu erkennen.
Analysieren Sie Daten aus ähnlichen früheren Projekten, um Spitzenzeiten, saisonale Schwankungen und besonders gefragte Fähigkeiten oder Fachkenntnisse zu identifizieren. Auf dieser Grundlage können Sie den Ressourcenbedarf für anstehende Projekte prognostizieren und den Personalbedarf sowie die erforderlichen Qualifikationen ermitteln.
Timesheet-Daten helfen auch dabei, Aufgaben zu identifizieren, die spezifisches Fachwissen erfordern, und festzustellen, ob Sie über die erforderlichen Talente verfügen, um diese Anforderungen zu erfüllen. So können Sie daran arbeiten, die Qualifikationslücke durch die Einstellung oder Schulung von Mitarbeitern zu schließen.
Profi-Tipp: Verschaffen Sie sich einen Vorsprung bei der Ressourcenzuweisung mit der vollständig anpassbaren ClickUp-Vorlage für die Ressourcenzuweisung.
Mit dieser Vorlage können Sie:
- Visualisieren Sie die Verfügbarkeit von Ressourcen in Echtzeit.
- Optimieren Sie den Einsatz von Personal und Material
- Weisen Sie Ressourcen effizient Projekten und Aufgaben zu.
Die Vorlage hilft Ihnen dabei, Entscheidungen zur Ressourcenzuweisung zu verbessern und die Geschwindigkeit der Entscheidungsfindung zu erhöhen. Sie können verschiedene Ansichten verwenden, um die Informationen nach Projekt, Client usw. zu filtern.
Verbesserung der Produktivität und Einsparungen
Haben Sie mit Problemen der Produktivität in Ihrem Unternehmen zu kämpfen? Timesheets könnten die Lösung sein.
Bei Timesheets geht es nicht nur um die Nachverfolgung von Stunden, sondern um die optimale Nutzung jeder Minute der Arbeitszeit Ihres Teams. So geht's:
- Timesheets bieten Sichtbarkeit über die Arbeitszeit Ihrer Mitarbeiter und helfen dabei, Verbesserungspotenziale zu identifizieren.
- Mit getaggten Zeiteinträgen können Sie analysieren, wie viel Zeit Ihr Team für nicht abrechnungsfähige Arbeiten und Aktivitäten aufwendet.
- Sie können erkennen, welche Aktivitäten länger als erwartet dauern oder wo Ressourcen nicht ausreichend genutzt werden.
Auf der Grundlage dieser Informationen können Sie Schritte zur Zeitersparnis ergreifen. Wenn Sie beispielsweise feststellen, dass Ihr Team viel Zeit in Meetings verbringt, kann dies ein Hinweis darauf sein, dass Sie Ihre Meeting-Strategien überdenken müssen. Prüfen Sie, welche Meetings wirklich notwendig sind und welche leicht durch E-Mails ersetzt werden können.
Profi-Tipp: Verwenden Sie ClickUp Brain, um lange Dokumente, Notizen zu Meetings oder Chats in wenigen Minuten zusammenzufassen – sparen Sie Zeit und steigern Sie Ihre Produktivität!
Wie implementiert man ein Timesheet-System?
Sind Sie überzeugt, dass Ihr Unternehmen ein eigenes Timesheet-System benötigt? Dann sind Sie auf dem richtigen Weg!
So können Sie ein robustes tool für die Verwaltung von Timesheets implementieren und Ihre Produktivität auf ein neues Niveau heben:
Anforderungen bewerten
Was überprüfen Sie als Erstes, wenn Sie einen neuen Prozess oder ein neues System einführen? Ihre Anforderungen! Das Gleiche gilt für das Timesheet-System. Der erste Schritt besteht darin, Ihre Anforderungen zu bewerten.
Berücksichtigen Sie Faktoren wie:
- Die Anzahl der Mitarbeiter, die Art der Projekte, die Abrechnungsmethoden, die Compliance-Anforderungen und die Integration mit anderen Systemen.
- Inwieweit möchten Sie die Zeiterfassung durchführen? Sie möchten nicht den Eindruck erwecken, Ihre Mitarbeiter zu sehr zu kontrollieren, aber Sie möchten auch nicht, dass die Ergebnisse zu vage sind.
Wenn Sie also nur Informationen darüber benötigen, wie viel Zeit Sie für bestimmte Projekte aufwenden, sollten Sie eine Zeiterfassung auf Projekt-Ebene in Betracht ziehen. Um jedoch zu erfahren, wie viel Zeit für jedes einzelne Ergebnis oder jede einzelne Aufgabe aufgewendet wurde, sollten Sie eine Zeiterfassung auf Aufgaben-Ebene in Betracht ziehen.
Wählen Sie ein System aus
Nachdem Sie nun Ihre Anforderungen kennen, ist es an der Zeit, ein System auszuwählen. Recherchieren und bewerten Sie Zeiterfassungssoftware-Optionen, die Ihrem Budget und Ihren Anforderungen entsprechen. Es gibt jedoch einige Features, über die Ihre Software verfügen muss. Dazu gehören anpassbare Timesheets, Funktionen für die Berichterstellung, mobile Zugänglichkeit und die Integration mit anderen notwendigen Systemen.
ClickUp Timesheets bietet all diese Features und noch mehr. Damit können Sie zeitlich erfasste Aufgaben in einer Ansicht anzeigen, verfolgen und überprüfen.
ClickUp bietet auch einige coole Features für einzelne Teammitglieder. Sie können Ihre Timesheets zur schnellen Zugriffsmöglichkeit an die Seitenleiste anheften. Sie können Ihre tägliche und wöchentliche Kapazität hinzufügen.
Darüber hinaus können Sie das Timesheet nach Tags, Abrechnungen und erfassten Zeiten filtern. Sie können sogar die über Ihre Kapazität hinaus erfasste Zeit für einen bestimmten Tag anzeigen.
Manager können auf der Registerkarte „Alle Timesheets“ die Zeiten aller Teammitglieder sehen und diese nach Abrechnung und Tags filtern. Sie können auch die Timesheets bestimmter Teammitglieder sehen.
Kommunizieren Sie mit Ihren Mitarbeitern
Um das neue Timesheet-System erfolgreich einzuführen, ist es wichtig, Ihre Team-Mitglieder auf dem Laufenden zu halten. Zeiterfassung kann schnell den Eindruck erwecken, dass Sie versuchen, Ihre Mitarbeiter zu kontrollieren. Kommunizieren Sie daher klar und deutlich das Ziel der Einführung von Timesheets. Es ist wichtig, alle Zweifel und Bedenken auszuräumen, bevor sie zu Missverständnissen führen.
Informieren Sie sie über die zahlreichen Vorteile von Timesheets. Erläutern Sie, wie diese dabei helfen können, die Nachverfolgung von Kosten zu ermöglichen, den Bedarf einzuschätzen, die Workload auszugleichen und eine bessere Lohnabrechnung zu ermöglichen.
Schulen Sie Ihre Mitarbeiter außerdem in der effektiven Nutzung des Systems. Legen Sie klare Richtlinien für die Übermittlung, Workflows für die Genehmigung, Richtlinien für die Zeiterfassung und die Einhaltung der Arbeitsgesetze fest.
Überwachen und bewerten
Sobald Ihr System eingerichtet ist und funktioniert, sollten Sie dessen Nutzung und Effektivität kontinuierlich überwachen. Sie können Metriken wie die Quote der Übermittlung von Timesheets, die Genauigkeit der Zeiterfassung, die Einhaltung von Richtlinien und die allgemeine Zufriedenheit der Benutzer verfolgen.
Anhand dieser Daten können Sie Optimierungs- und Verbesserungsmöglichkeiten identifizieren. Sie können auch Feedback von Mitarbeitern einholen und Ihre sich ändernden Anforderungen und Bedürfnisse überprüfen, um das System zu optimieren.
Die Leistungsfähigkeit von Timesheets für den Erfolg nutzen
Von der Zeiterfassung bis zur Optimierung von Workflows spielen Timesheets eine entscheidende Rolle bei der Steigerung der Produktivität und der Zeitersparnis. Die richtigen Timesheet-Vorlagen und Zeiterfassungstools sind mehr als nur ein Mittel zur Zeiterfassung: Sie helfen bei der Schätzung von Kosten und Ressourcenbedarf, ermöglichen die Automatisierung von Abrechnungsprozessen und ermöglichen ein reibungsloses Projektmanagement.
Timesheets ermöglichen Ihnen, smarter statt härter zu arbeiten, indem sie Sichtbarkeit hinsichtlich der Zeiteinteilung, Verantwortlichkeit für die Produktivität und Einblicke für kontinuierliche Verbesserungen bieten.
ClickUp ist ein Projektmanagement-Tool mit hervorragenden Funktionen für die Zeiterfassung, mit denen Sie die vollständige Kontrolle über Ihre Zeit haben und Sie und Ihr Team produktiver und effizienter arbeiten können.
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Häufig gestellte Fragen
F: Was ist der Prozess der Timesheet-Verwaltung?A: Es handelt sich um ein schrittweises System zur Verteilung, Ausfüllung, Überprüfung und Genehmigung von Timesheets, um eine genaue Abrechnung, Lohnabrechnung und Nachverfolgung der Leistung zu gewährleisten.
F: Was ist ein Timesheet-System?A: Ein Timesheet-System ist eine digitale oder manuelle Einrichtung zur Nachverfolgung, Verwaltung und Berichterstellung der Zeit, die Mitarbeiter für Aufgaben oder Projekte aufwenden. Tools wie ClickUp automatisieren diesen Prozess.
F: Was ist das Timesheet-Regel?A: Timesheet-Regeln variieren je nach Organisation, definieren jedoch im Allgemeinen die erforderlichen Arbeitsstunden, wie und wann die Zeit erfasst werden soll und die Genehmigungsfristen.
F: Wie läuft der Prozess der Timesheets ab?A: Der Prozess umfasst die tägliche/wöchentliche Erfassung der Arbeitszeit, die Überprüfung durch den Vorgesetzten, die Genehmigung und die Synchronisierung der Zeitdaten mit Abrechnungs- oder Gehaltsabrechnungssystemen.