Untersuchungen zufolge verbringt ein typischer Mitarbeiter täglich 2,6 Stunden allein mit der Verwaltung von E-Mails, und 40 % der Mitarbeiter verfolgen diese Zeit nicht einmal. Diese Nachlässigkeit kann zu erheblichen Verlusten für Unternehmen führen, die ihren Kunden auf Basis der erfassten Arbeitszeit Rechnungen stellen.
Es lohnt sich immer zu fragen: Wie viel der gesamten Arbeit ist produktiv? Was ist das ideale Verhältnis zwischen abrechenbaren und nicht abrechenbaren Stunden?
Die Zeiterfassung ist hilfreich, um diese Fragen zu beantworten.
Eine einfache App für Zeiterfassung hilft Ihnen, die tatsächlichen Kosten Ihrer Geschäftsabläufe zu verstehen, und liefert Führungskräften, Managern und Mitarbeitern wertvolle Daten. Durch die Analyse dieser Daten können Führungskräfte wichtige Erkenntnisse darüber gewinnen, wie effizient ihre Abläufe funktionieren.
Unabhängig davon, ob Sie Projektmanager oder Eigentümer sind, ist die Verwendung einer App für Zeiterfassung unerlässlich für:
- Bleiben Sie organisiert und behalten Sie den Überblick über Ihre Projekte
- Treffen Sie datengestützte Entscheidungen, um Ressourcen zu optimieren
- Verbesserung der Mitarbeiterleistung
- Versteckte Kosten identifizieren und Gewinne maximieren
In diesem Leitfaden untersuchen wir die Vorteile einer Zeiterfassung, wie Sie sie effektiv implementieren können und wie sie Ihr Unternehmen verändern kann.
*was ist ein Bericht über die Zeiterfassung?
Ein Bericht über die Zeiterfassung oder eine Timesheet bewertet, wie viel Zeit während eines bestimmten Zeitraums für verschiedene Komponenten eines Projekts aufgewendet wurde. Außerdem kann er die tatsächlich aufgewendete Zeit mit früheren Prognosen und Schätzungen vergleichen.
Ein Bericht über Zeiterfassung ermöglicht es Ihnen somit, datengestützte Entscheidungen zu treffen, die Zeitnutzung Ihres Teams zu optimieren und sicherzustellen, dass Projekte planmäßig verlaufen. Sein Zweck ist es, die Zeit optimal zu nutzen, ohne ständig durch Fortschrittsberichte unterbrochen zu werden.
Die Projekt-Zeit-Berichterstellung kann die Lücke zwischen der idealen Projektschätzung und den Herausforderungen der realen Umsetzung schließen. Sie ist besonders wertvoll für die Prognose von Ressourcen, deren effektive Verwaltung und die Einstellung realistischer Fristen.
Zeiterfassung-Berichte sind auch für die Client-Abrechnung unverzichtbar. Zeiterfassung-Daten stellen sicher, dass jede Stunde Arbeit berücksichtigt wird, was nicht nur verhindert, dass Umsatzverluste auftreten, sondern Ihnen auch hilft, Clients genau abzurechnen.
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*so nutzen Sie Zeiterfassung für eine effektive Nachverfolgung
Die Zeiterfassung kann oft wie eine lästige Pflicht empfunden werden. Mitarbeiter mögen die zusätzliche Arbeit des manuellen Ausfüllens eines Zeiterfassungsbogens und die mit der Überwachung ihrer Aktivitäten verbundene Kontrolle nicht mögen. Dennoch wird von Managern erwartet, dass sie für genaue und zeitnahe Übermittlungen an ihre Kunden und die Unternehmensleitung sorgen.
Für viele Geschäfte sind Zeiterfassung-Berichte unverzichtbar. Genaue Zeitdaten liefern wertvolle Erkenntnisse, sei es für die Abrechnung mit Kunden auf Stundenbasis oder für die Analyse der Produktivität des Teams. Der Schlüssel liegt darin, effiziente Methoden und tools zu wählen, die den Aufwand minimieren und gleichzeitig die erforderlichen Informationen liefern.
ClickUp für Zeitmanagement bietet eine Reihe leistungsstarker Features, mit denen die Zeiterfassung mühelos und zu einem integralen Bestandteil Ihres Projektmanagementprozesses wird.
Lassen Sie uns gemeinsam erkunden, wie diese Features Ihnen helfen können, das Zeitmanagement Ihrer Projekte zu optimieren.
💡Profi-Tipp: Holen Sie sich vorab die Zustimmung Ihrer Mitarbeiter zur Zeiterfassung ein. Es ist hilfreich, ihnen mitzuteilen, dass dies ausschließlich dazu dient, die für Aufgaben aufgewendete Zeit zu messen. Dies trägt dazu bei, Vertrauen unter Ihren Mitarbeitern aufzubauen, und wird nicht als Eingriff in ihre Privatsphäre empfunden.
Aktivieren Sie die Zeiterfassung und Aufgabenanmeldung in ClickUp
Der erste Schritt besteht darin, die Zeiterfassung in Ihrem Arbeitsbereich zu aktivieren. Nach der Aktivierung kann Ihr Team direkt in ClickUp mit der Erfassung der Arbeitszeiten beginnen und diese verfolgen, ohne den Arbeitsablauf zu unterbrechen.
Die Zeiterfassung in ClickUp ist ganz einfach. Klicken Sie beim Start einer Aufgabe einfach auf den Timer. ClickUp zeichnet Ihre Zeit auf. Wenn Sie fertig sind, stoppen Sie den Timer, um Ihre Stunden zu protokollieren.
Für Aufgaben, die nicht mit dem Timer erfasst werden können (wie Meetings oder Recherchen), können Sie Ihre Zeit manuell protokollieren. So wird sichergestellt, dass jede Minute Ihrer Arbeit für eine genaue Berichterstellung erfasst wird.
Automatisierte Timesheets
Automatisierte Zeiterfassungsbögen können Teams, die ein hohes Aufgabenvolumen bewältigen oder komplexe Berichterstellung haben, viel Zeit sparen.
Es reduziert Fehler und erstellt genaue, leicht zu betrachtende Berichte. Außerdem werden Protokollierte Zeit zu genauen Aufzeichnungen der Arbeitszeiten zusammengestellt. Dadurch gewinnen Teammitglieder und Manager Zeit.
Teams können sich auf ihre Arbeit konzentrieren, während Manager den Fortschritt des Projekts und die Workload des Teams in Echtzeit verfolgen können.
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Integration mit Google Kalender
🧠 Wussten Sie schon: Fast 21 % der Mitarbeiter erfassen die in Meetings verbrachte Zeit nicht, was den Unternehmen durchschnittlich 32.000 US-Dollar pro Jahr und Mitarbeiter an entgangenen Einnahmen kostet.
Um dies mühelos zu gestalten, lässt sich ClickUp nahtlos in Google Kalender integrieren, sodass Aktualisierungen in einer App sofort in der anderen angezeigt werden. So müssen Sie nicht mehr zwischen den beiden Anwendungen hin- und herwechseln.
*clickUp-Projekt-Zeiterfassung
- *aufgaben aus Kalender-Ereignissen erstellen: Mit der Projekt-Zeiterfassung von ClickUp können Teams ClickUp-Aufgaben direkt aus Google Kalender-Ereignissen erstellen. Das bedeutet, dass jeder Termin oder jedes Meeting zu einer nachverfolgbaren Aufgabe in ClickUp wird
- Automatisierung für Erinnerungen nutzen: Automatisieren Sie Erinnerungen für bevorstehende Ereignisse und verpassen Sie nie wieder ein wichtiges Meeting oder einen Termin. ClickUp sendet Benachrichtigungen direkt an Ihren Arbeitsbereich, sodass Sie organisiert bleiben und Ihren Zeitplan im Blick behalten
- verwandeln Sie Ereignisse in umsetzbare Aufgaben*: Wenn Sie ein Meeting planen, erstellt ClickUp automatisch eine Aufgabe mit allen relevanten Details, sodass Sie weitere Informationen wie Tagesordnungen, Mitarbeiter, Checklisten und mehr hinzufügen können. Dadurch werden Ihre Ereignisse und Aufgaben zentralisiert, sodass Sie die Zeit leichter nachverfolgen können, ohne zwischen verschiedenen tools wechseln zu müssen
Erstellen von benutzerdefinierten Berichten
Einer der leistungsstärksten Aspekte der Zeiterfassung von ClickUp ist die Möglichkeit, benutzerdefinierte Berichte zu erstellen.
Mit benutzerdefinierten Berichten können Sie kumulative Protokolle der Zeiterfassung für jedes Teammitglied anzeigen, um zu verstehen, wie viel Zeit für die Auswahl an Aufgaben aufgewendet wurde.
*mit ClickUp können Sie Berichte auf der Grundlage verschiedener Metriken anpassen, z. B. nach Tages-, Wochen- oder Monatszeit oder einem beliebigen benutzerdefinierten Bereich, wie der Gesamtzeit, die für ein Projekt aufgewendet wurde, der Zeit, die für bestimmte Aufgaben aufgewendet wurde, oder der Produktivität einzelner Teammitglieder
Für Projektmanager bieten benutzerdefinierte Berichte folgende Vorteile:
- Identifizieren Sie Projekte, die mehr Aufmerksamkeit erfordern, bewerten Sie die Workload des Teams und passen Sie die Ressourcenplanung nach Bedarf an
- Erkennen Sie Möglichkeiten zur Effizienzsteigerung und prognostizieren Sie die Zeitleiste von Projekten besser
- Vermeiden Sie Projektverzögerungen wie Überlastung der Ressourcen, Engpässe, Burnout im Team und Terminüberschreitungen
Diese kontinuierliche Verbesserung führt zu einer genauen Planung, einer besseren Ressourcenzuweisung und letztendlich zu erfolgreichen Projekten.
Effiziente Zeiterfassung mithilfe von Vorlagen
ClickUp bietet eine Bibliothek mit Vorlagen, die Ihre Zeiterfassung optimieren. Diese Vorlagen können an die spezifischen Anforderungen Ihrer Projekte benutzerdefiniert angepasst werden und gewährleisten so eine einheitliche Zeiterfassung und Berichterstellung in allen Teams.
clickUp-Vorlage für die Zeiterfassung von ClickUp Consultants*
Die ClickUp-Vorlage für die Zeiterfassung von Beratern wurde speziell entwickelt, um Beratern dabei zu helfen, ihre Zeit für verschiedene Kundenprojekte effizient zu verwalten.
Die Zeiterfassung lässt sich nahtlos in die Projektmanagement-Features von ClickUp integrieren und bietet eine umfassende Plattform zur Erfassung abrechnungsfähiger Stunden, zur Steigerung der Produktivität und zur Verbesserung der Kundenbeziehungen.
Außerdem vereinfacht es die Zeiterfassung für Berater, da sie ihre Stunden ganz einfach manuell oder mithilfe von Timern erfassen können. Dies ist besonders für Berater wertvoll, die mehrere Projekte verwalten, da so sichergestellt wird, dass alle Client-Arbeit genau erfasst wird.
Dadurch lassen sich die Arbeitsstunden klar in abrechnungsfähige und nicht abrechnungsfähige Stunden unterteilen, was eine präzise Rechnungsstellung und finanzielle Verantwortlichkeit ermöglicht.
clickUp-Vorlage für die Zeiterfassung *
Die Zeitverteilungs-Vorlage von ClickUp ist auch ein hervorragendes Tool für Projektmanager, die die Zeit für mehrere Aufgaben und Teammitglieder erfassen müssen. Mit dieser Vorlage können Sie Kategorien für verschiedene Arten von Arbeiten, wie Entwicklung, Design und Meetings, voreinstellen.
💡 Profi-Tipp: Für Agenturen, die mehrere Kunden betreuen, kann die Einführung von Zeiterfassung-Vorlagen für Agenturen sinnvoll sein. Diese Vorlagen standardisieren die Zeiterfassung für verschiedene Kunden und Projekte und erleichtern es, sicherzustellen, dass alle abrechnungsfähigen Stunden erfasst und genau in Berichterstellung ausgewiesen werden.
Automatisierung der Zeiterfassung
ClickUp Automatisierungen entlastet Ihr Team bei der Erfassung von Arbeitszeiten. Sie können Automatisierungen so konfigurieren, dass die Zeiterfassung automatisch beginnt, wenn der Status einer Aufgabe auf „In Bearbeitung“ wechselt, und beendet wird, wenn die Aufgabe als „Abgeschlossen“ markiert wird
Dieses Feature wird automatisch aktualisiert, wenn sich Teams und Verantwortlichkeiten ändern, und sorgt dafür, dass Projekte weiterlaufen, während Ihr Team keine regelmäßigen Projekt-Updates mehr freigibt.
Automatisierungen sorgen für eine konsistente Zeiterfassung, reduzieren menschliche Fehler und gewährleisten eine genaue Datenerfassung.
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Warum Zeiterfassung und Berichterstellung wichtig sind
Berichte zur Zeiterfassung liefern die Daten, die zur Optimierung der Ressourcen und zur Sicherstellung, dass Projekte termingerecht und im Budget abgeschlossen werden, erforderlich sind. Außerdem tragen sie dazu bei, die Produktivität und Verantwortlichkeit des Teams zu verbessern und Umsatzverluste zu vermeiden.
Lassen Sie uns diese Punkte näher betrachten.
⏰ Verstehen Sie den Ressourcenbedarf
Die Arbeitszeiten der Mitarbeiter sind ein wichtiger Indikator für die Ressourcenzuweisung. Mit einer kostenlosen App für Zeiterfassung lassen sich Aufgaben identifizieren, die regelmäßig das Budget überschreiten, sodass frühzeitig eingegriffen werden kann.
Die Zeiterfassung kann Qualifikationslücken beim Personal aufdecken und so den Bedarf an weiteren Schulungen aufzeigen. Außerdem hilft sie dabei, Aufgaben zu identifizieren, für die nicht genügend Ressourcen zur Verfügung stehen. Die Feststellung von Ungleichgewichten bei der Workload kann auf die Notwendigkeit von Anpassungen hinweisen, wie z. B. eine Umverteilung der Zuständigkeiten oder eine gerechtere Freigabe der Aufgaben.
Indem Sie diese Probleme angehen, können Sie genauere Angebote erstellen, was langfristig zu potenziell höheren Abrechnungssätzen führen kann
⏰ Verbessern Sie die Arbeit Ihrer Teams
Die Produktivität der Mitarbeiter beträgt nur 2 Stunden und 53 Minuten pro Tag.
Eine App für Zeiterfassung kann die Konzentration steigern, da sich die Mitarbeiter der Zeit, die sie für Aufgaben aufwenden, bewusster werden. Durch die Überprüfung ihrer Zeit können Mitarbeiter Muster erkennen und nicht abrechenbare Arbeit reduzieren.
Bei der Zeiterfassung geht es nicht darum, unrealistische Erwartungen zu setzen, sondern um Selbstbewusstsein und datengestützte Entscheidungen. Mit der richtigen Zeiterfassungssoftware erkennen Teams oft, dass sie zu häufig zwischen Aufgaben wechseln oder sich nicht genug Zeit nehmen, um sich auf eine Aufgabe zu konzentrieren.
Durch die Identifizierung von Ineffizienzen, wie unnötigen Meetings oder Prozessengpässen, die abrechenbare Stunden verschwenden, können Teams kleine Anpassungen an ihren Workflows vornehmen, um die Gesamteffizienz im Laufe der Zeit deutlich zu verbessern.
👀 Bonus: Verwenden Sie Timesheet-Vorlagen, um sicherzustellen, dass alle Team-Mitglieder ihre Zeit auf die gleiche Weise erfassen. So lassen sich Trends leichter erkennen und datengestützte Entscheidungen treffen.
⏰ Gewinnen Sie Einblicke in die Leistung Ihres Teams
Apps für Zeiterfassung bieten detaillierte Informationen zur Leistung Ihrer Mitarbeiter. Sie können diese Daten analysieren, um Ihre effizientesten Mitarbeiter zu identifizieren und ihre Leistungen anzuerkennen. Diese Anerkennung steigert die Arbeitsmoral und fördert weiterhin hohe Leistungen.
Die Zeiterfassung hilft nicht nur dabei, die leistungsstärksten Mitarbeiter zu identifizieren, sondern kann auch Stärken und Schwächen aufzeigen. Durch die Erfassung von Arbeitszeiteinträgen, Gewohnheiten und Mustern können Sie Bereiche identifizieren, in denen Mitarbeiter möglicherweise Schwierigkeiten haben.
Anhand dieser Informationen können Sie Einzelziel-Unterstützung leisten und ihnen helfen, ihre Effizienz zu steigern.
⏰ Erstellen Sie eine Aufzeichnung der aufgewendeten Zeit
Die Zeiterfassung liefert nicht nur zusammenfassende Daten, sondern erstellt auch eine detaillierte Aufzeichnung der Arbeit Ihres Teams.
Wenn ein Kunde beispielsweise die für ein Projekt aufgewendeten Arbeitsstunden in Frage stellt, können Sie einen Bericht erstellen, der die konkret abgeschlossenen Aufgaben und den Zeitaufwand klar darstellt. Diese Daten können helfen, die Kosten zu rechtfertigen und unangemessene Erwartungen anzusprechen. In Branchen wie dem Bauwesen, in denen Audits an der Tagesordnung sind, ist die Zeiterfassung entscheidend, um nachzuweisen, dass Ressourcen effektiv genutzt werden.
Eine genaue Aufzeichnung der geleisteten Arbeit und der dafür aufgewendeten Zeit ist unerlässlich, um die Einhaltung von Vorschriften nachzuweisen und Vorwürfe der Verschwendung von Geldern zu vermeiden.
⏰ Vermeiden Sie Umsatzverluste und stellen Sie Ihren Clients genaue Rechnungen
Daten der Zeiterfassung decken umsatzmindernde Probleme wie ineffiziente Arbeitsabläufe, Personalüberhang, seltener Fortschritt und vieles mehr auf.
Diese Probleme sind oft miteinander verknüpft. Ineffiziente Arbeitsabläufe können zu Personalüberhang führen, was wiederum die Gemeinkosten erhöht, und seltene Kontrollen führen zu Verzögerungen bei Projekten.
Eine Software für Zeiterfassung kann folgende Aufgaben erfüllen:
- Identifizieren Sie Engpässe im Workflow: Zeigen Sie genau auf, wo Zeit verschwendet wird
- Personaloptimierung: Ermittelt, ob die Ressourcenzuweisung mit dem Workload übereinstimmt
- Verbessern Sie die Fortschritts-Updates des Projekts: Teams können besser kommunizieren, dass sie Termine einhalten können
Software für Zeiterfassung hilft Ihnen dabei, eine historische Aufzeichnung der Projektdaten zu erstellen. Sie können sehen, wie lange Projekte gedauert haben, wie hoch ihre Kosten waren und wie rentabel sie waren. Diese Informationen können Ihnen dabei helfen, Ihren Kunden detaillierte und transparente Rechnungen zu stellen.
Mit den Berichterstellung-Features von ClickUp können Sie die für jede Aufgabe aufgewendete Zeit mit dem dafür zugewiesenen Budget vergleichen. So können Sie Bereiche identifizieren, in denen Sie möglicherweise zu viel ausgeben, und Korrekturmaßnahmen ergreifen, bevor das Projekt das Budget überschreitet.
Darüber hinaus sorgt die Integration einer PTO-Nachverfolgung-Software dafür, dass abrechnungsfähige und nicht abrechnungsfähige Stunden erfasst werden, sodass Sie einen genaueren Überblick über die Verfügbarkeit und Arbeitsbelastung Ihres Teams erhalten.
⏰ Schaffen Sie Vertrauen durch Transparenz in der Teamarbeit
Daten der Zeiterfassung können das Vertrauen und die Transparenz innerhalb Ihres Unternehmens fördern, was sowohl den Mitarbeitern als auch den Führungskräften zugute kommt. Die Sichtbarkeit der Arbeitszeiten kann auch Bedenken hinsichtlich Mikromanagement ausräumen. Mit der richtigen Zeiterfassung bleiben Führungskräfte über die Projektaktivitäten auf dem Laufenden und können sicherstellen, dass die richtigen Aufgaben priorisiert werden.
Durch Zeiterfassung müssen häufigere Kontrollen oft entfallen, sodass sich die Mitarbeiter in ihren Rollen vertraut und gestärkt fühlen. Letztendlich schafft die Zeiterfassung sowohl für Manager als auch für Teammitglieder gleiche Voraussetzungen und stärkt die Beziehungen.
*zeiten ganz einfach mit ClickUp nachverfolgen
Der Einsatz von Zeiterfassung kann zu einem erfolgreichen Projektmanagement führen. Sie liefert die notwendigen Erkenntnisse, um Arbeitsabläufe zu optimieren, die Produktivität zu steigern und sicherzustellen, dass Projekte termingerecht und innerhalb des Budgets fertiggestellt werden.
Die Zeiterfassung von ClickUp lässt sich nahtlos in Ihren bestehenden Workflow integrieren und bietet Ihnen die nötige Flexibilität, um Ihre Zeit effektiver zu verwalten.
Egal, ob Sie Eigentümer sind oder komplexe Projekte leiten – ClickUp bietet Ihnen die Tools, die Sie benötigen, um alles im Griff zu behalten. Erfassen Sie Arbeitszeiten genau, erstellen Sie benutzerdefinierte Berichte und nutzen Sie Vorlagen, um sicherzustellen, dass die Arbeitszeiten erfasst werden und Ihr Team mit maximaler Effizienz arbeitet.
Mit ClickUp verwandeln Sie die Zeiterfassung von einer alltäglichen Aufgabe in ein leistungsstarkes tool, das zum Erfolg Ihres Projekts beiträgt.
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