Keine Zeit, um "Hallo, auf Wiedersehen" zu sagen. Ich bin spät dran, ich bin spät dran, ich bin spät dran!
Das weiße Kaninchen, aus Alice im Wunderland von Lewis Carroll
Wer hat sich nicht schon einmal so gefühlt?
Nehmen wir an, Sie sind Teil eines Marketing-Teams und arbeiten unter Zeitdruck an der Markteinführung eines Produkts. Alles scheint gut zu sein, bis Sie einen Termin verpassen. Ein verpasster Termin führt zum nächsten, und plötzlich ist Ihre gesamte Kampagne in Gefahr. Effektive Tools für die Zeiterfassung können Ihnen helfen, fundierte Anpassungen vorzunehmen und sicherzustellen, dass Ihre Projekte auf Kurs bleiben. Sie können erkennen, welche Aufwände die größten Auswirkungen haben und welche Faktoren Ihren Fortschritt gefährden könnten.
Sind Sie bereit zu lernen, wie Sie die Zeit für Aufgaben und Projekte effektiv nachverfolgen können? Dann lassen Sie uns gleich zur Sache kommen.
Warum ist Zeiterfassung wichtig?
Zu erledigen ist mit der Zeiterfassung weit mehr als nur die Steigerung der Produktivität. Sie zeigt auf, welche Aufgaben zum Erfolg führen und welche einfach nur lästige Arbeit sind, die eliminiert oder automatisiert werden kann. Hier sind einige der Vorteile der Zeiterfassung:
Überwachung der Produktivität
Die Nachverfolgung der für einzelne Aufgaben aufgewendeten Zeit hilft Ihnen, genau zu erkennen, wo die Ressourcen eingesetzt werden. Sie macht Ineffizienzen sichtbar, so dass Sie sich auf Aktivitäten mit hoher Priorität konzentrieren können, die den Fortschritt vorantreiben.
Wenn Sie genau wissen, wie viel Zeit für jede Aufgabe aufgewendet wird, können Ihre Teammitglieder ihren Workload besser verwalten. Wenn die Mitglieder eines Teams wissen, wie ihre Zeit aufgeteilt ist, können sie ihre Aufgaben effektiver bewältigen und Burnout vorbeugen, was letztlich die Arbeitszufriedenheit erhöht.
Eine gute software zur Zeiterfassung kann Ihnen dabei helfen, den Anfang zu machen.
Ressourcenzuweisung
Eine genaue Zeiterfassung liefert die Daten, die Sie benötigen für die Planung zukünftiger Projekte .
Nehmen wir an, Sie sind Projektmanager und leiten ein Team für die Produktentwicklung. Mit einer Software zur Zeiterfassung stellen Sie fest, dass die Testphase durchweg länger dauert als geplant. In diesem Fall wissen Sie, dass Sie beim nächsten Mal mehr Ressourcen zuweisen müssen.
Eine effektive Ressourcenzuweisung hilft, Projekte auf Kurs zu halten, ohne Ihr Team zu überlasten.
Verantwortlichkeit
Die Zeiterfassung fördert die Nachverfolgung, da sie zeigt, wer wie lange an welcher Aufgabe gearbeitet hat. Diese Transparenz hilft Ihnen, die Leistungsträger in Ihrem Team zu erkennen, Probleme anzusprechen und sicherzustellen, dass jeder einen fairen Beitrag leistet.
Wenn zum Beispiel ein Mitglied eines Teams ständig mehr Stunden aufzeichnet, kann das ein Hinweis auf Überlastung sein. Durch eine Umverteilung der Aufgaben oder eine Anpassung der Fristen können Sie für eine gerechtere Verteilung des Workloads sorgen und so ein gesünderes Arbeitsumfeld für alle fördern.
Methoden zur Zeiterfassung
Die Zeiterfassung im Projektmanagement kann manuell, automatisiert oder in einer Kombination aus beidem erfolgen.
Die Wahl der richtigen Methode zur Zeiterfassung hängt von den Arbeitsabläufen Ihres Teams, der Art des Projekts und der erforderlichen Genauigkeit ab. Jede Methode hat ihre Vor- und Nachteile. Lassen Sie uns diese gemeinsam erkunden.
1. Manuelle Zeiterfassung
Bei der manuellen Zeiterfassung erfassen die Mitarbeiter die für die einzelnen Aufgaben aufgewendete Zeit durch Ausfüllen von Timesheets oder Tabellenkalkulationen.
Dieses Formular für die Zeiterfassung ist einfach, kostengünstig und anpassbar.
Sie hat jedoch auch viele Nachteile. Sie beruht vollständig auf Selbstberichten und ist daher anfällig für menschliche Fehler; sie ist zeitaufwändig, insbesondere für große Teams, und die Zeit, die für kleinere, sich wiederholende Aufgaben aufgewendet wird, wird möglicherweise nicht genau nachverfolgt.
2. Automatisierte Zeiterfassung
Sie können Software-Tools mit eingebauten Timern verwenden, um die Arbeit zu überwachen und die für verschiedene Aufgaben aufgewendete Zeit automatisch zu erfassen. Das erspart Ihnen die mühsame Nachverfolgung und führt zu einer genauen Berichterstellung. Die automatische Zeiterfassung kann dazu dienen, zeitraubende Tätigkeiten und sich wiederholende Aufgaben zu erkennen.
Die Automatisierung der Zeiterfassung ist jedoch mit einer steilen Lernkurve verbunden. Wenn sie nicht auf transparente Weise eingeführt wird, kann sie von einigen Mitarbeitern auch als aufdringlich empfunden werden.
3. Hybride Zeiterfassung
Der hybride Ansatz der Zeiterfassung kombiniert die besten Features der automatisierten und der manuellen Zeiterfassung - genaue Berichterstellung bei gleichzeitig größerer Flexibilität in der Kontrolle. **Sie ist ideal für komplexe oder umfangreiche Projekte, bei denen einige Aufgaben manuell eingegeben werden müssen, während sich wiederholende Aufgaben automatisch erfasst werden
Es ist auch der perfekte Ansatz, um festzustellen, welche Tätigkeiten eliminiert oder automatisiert werden können und am wenigsten menschliche Eingriffe erfordern.
Ist die manuelle Berichterstellung jedoch ungenau und wird keine entsprechende Schulung zur Gewährleistung der ordnungsgemäßen Anwendung durchgeführt, besteht die Gefahr einer inkonsistenten Berichterstellung.
Nachverfolgung des Zeitaufwands für Aufgaben und Projekte
Wie wir bisher gesehen haben, ist die Nachverfolgung des Zeitaufwands für bestimmte Aufgaben und Projekte von entscheidender Bedeutung, um zu verstehen, wie Sie Ihre Arbeitsabläufe optimieren können. Die Verwendung eines guten Zeitmanagement-Tools ist ebenfalls entscheidend für die richtige Vorgehensweise. ClickUp ist eines der besten Tools, um dies zu erledigen, da es sich nahtlos in alle Ihre Workflows integrieren lässt. Mit Features wie einfacher Aufgabenzuweisung, Dokumentation und Zusammenarbeit können Sie den Fortschritt Ihres Teams bei allen Aufgaben ganz einfach an einem Ort verfolgen.
Hier sind die Schritte zur Verwendung
ClickUp hilft Ihnen beim Zeitmanagement
.
Schritt #1: Projekte und Aufgaben erstellen
Beginnen Sie mit der Erstellung von Aufgaben direkt aus Ihrem
ClickUp Dashboard
. Anschließend können Sie sie den entsprechenden Teams oder Mitgliedern des Teams zuweisen.
Nachverfolgung des Zeitaufwands für Aufgaben und Projekte mit Hilfe von ClickUp
Sie können auch benutzerdefinierte Workflows einrichten und Ihre Aufgaben in verschiedenen Ansichten (Liste, Board, Gantt, etc.) organisieren. Um den Start zu erleichtern, können Sie sogar eine
vorlage für die Zeiterfassung im Projektmanagement
.
Schritt #2: Erfassen Sie die Arbeitsstunden für Aufgaben
Sobald die Aufgaben erstellt und den richtigen Personen zugewiesen sind, können diese mit der Nachverfolgung der Zeit beginnen, die sie für eine Aufgabe aufwenden. Über
ClickUp Zeiterfassung
zu erledigen ist lediglich ein Klick auf eine Schaltfläche, kurz bevor sie mit der Arbeit beginnen, und ein weiterer Klick, wenn sie fertig sind.
Starten und beenden Sie die Nachverfolgung der Zeit, die Sie für jede Aufgabe aufwenden, mit einem Klick auf eine Schaltfläche mit der ClickUp Zeiterfassung
Das Beste daran ist, dass jeder seine Zeit von jedem Gerät aus nachverfolgen kann. Das Zeitmanagement-Tool verfügt auch über verschiedene Optionen, die ihnen helfen, ihre Daten effizienter zu verwalten. Hier sind einige Optionen, die man kennen sollte.
Notizen
Wenn Sie den Einträgen Notizen hinzufügen, erhalten Sie ein detailliertes Konto über Ihre Leistungen in jedem erfassten Zeitraum.
Erfassen Sie mit der ClickUp Zeiterfassung, wie viel Zeit Sie für eine Aufgabe aufgewendet haben, um besser für zukünftige Projekte planen zu können
Das Hinzufügen von Aufgabendetails fördert eine bessere Kommunikation zwischen den Mitgliedern des Teams und hilft bei der Klärung von Fragen zur Zeiteinteilung in der Zeitleiste.
Beschreibungen
Das Erstellen und Zuweisen von Beschreibungen zu Aufgaben macht das Organisieren und Filtern von Einträgen zu einem Kinderspiel. Durch die Kategorisierung von Aufgaben nach Client, Projektphase oder Mitglied des Teams können Sie bei Bedarf leicht auf relevante Informationen zugreifen.
Beschriften Sie alle Ihre Aufgaben, um schnell Muster in Ihrer Zeiterfassung in ClickUp zu finden und zu analysieren
Es vereinfacht die Analyse des Zeitaufwands in verschiedenen Bereichen und ermöglicht es Ihnen, Trends zu erkennen und die Ressourcenverteilung zu optimieren.
Abrechenbare Zeit
Die Kennzeichnung von Zeit als fakturierbar ist wichtig für die Nachverfolgung dessen, was den Clients in Rechnung gestellt werden kann. So können Sie sicherstellen, dass Sie jede Stunde fakturierbarer Arbeit in Rechnung stellen, aber auch vermeiden, nicht fakturierbare Stunden in Rechnung zu stellen.
Visualisieren Sie Ihre fakturierbaren und nicht fakturierbaren Aufgaben übersichtlich in ClickUp, um die Rentabilität zu steigern
Dies vereinfacht Ihren Abrechnungsprozess, was Ihnen helfen kann, Aufgaben neu zu priorisieren und letztendlich Ihre Rentabilität zu steigern.
Sortieren
Die Sortierung von Aufgaben auf der Grundlage der aufgewendeten Zeit gibt Aufschluss über die Leistung des Teams und zeigt potenzielle Verbesserungsmöglichkeiten auf.
Verwenden Sie das Sorting Feature von ClickUp, um Aufgaben zu kategorisieren und Engpässe einfach zu finden und zu verwalten
Die Identifizierung von Aufgaben, die länger als erwartet dauern, ermöglicht es Managern, Engpässe proaktiv anzugehen und sicherzustellen, dass Projekte auf Kurs bleiben.
Zusammenfassen
Mit diesem Feature können Sie die Gesamtauslastung der Ressourcen und den Status des Projekts messen, was die Strategieplanung für die künftige Ressourcenzuweisung und die Planung der Zeitleiste erleichtert.
Verwenden Sie das Rollup Feature von ClickUp, um die kumulierte Zeit für ein Projekt zu sehen und Muster zu analysieren
Die Betrachtung des gesamten Zeitaufwands für Aufgaben und Unteraufgaben bietet eine ganzheitliche Ansicht Ihres Projekts. So können Sie bei Bedarf Anpassungen vornehmen, um die Produktivität und das Ergebnis des Projekts zu verbessern.
Zeit bearbeiten
Die Möglichkeit, die verfolgte Zeit manuell anzupassen, ist für die Aufrechterhaltung genauer Aufzeichnungen entscheidend.
Einfache Bearbeitung der Zeiterfassung, um genaue Zeitdaten mit ClickUp zu generieren
Egal, ob Sie ein Versehen korrigieren oder die Stunden neu zuordnen möchten, die flexible Bearbeitung stellt sicher, dass Ihre Zeiterfassung präzise bleibt.
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Wie Sie ein Zeitbudget erstellen, um mehr zu erledigen
Schritt #3: Zeiterfassung mit Berichterstellung
ClickUp bietet detaillierte Features zur Berichterstellung, mit denen Sie die für Aufgaben aufgewendete Zeit anzeigen und analysieren können.
Erstellen Sie mit ClickUp detaillierte Berichte zur Zeiterfassung, um genau zu verstehen, wohin Ihre Zeit und Ressourcen fließen, und um Ihre Prioritäten effektiv anzupassen
Wie wir gesehen haben, können Sie die verschiedenen Optionen innerhalb der ClickUp Zeiterfassung nutzen, um Einträge zu sortieren, die kumulierte Zeiterfassung anzusehen und sogar zwischen abrechenbaren und nicht abrechenbaren Stunden zu unterscheiden. Dies hilft Ihnen, die Produktivität Ihres Teams zu bewerten und Bereiche zu identifizieren, die verbessert oder automatisiert werden können.
Die wichtigsten Features von ClickUp für die Zeiterfassung
Werfen wir einen Blick auf einige Schlüssel Features von ClickUp im Detail.
Nachverfolgung von Aufgaben und Zeiterfassung
ClickUp Projekt Zeiterfassung
ermöglicht Ihnen die effektive Nachverfolgung der für einzelne Aufgaben aufgewendeten Zeit.
Mit ClickUp Task View erstellen Sie Timesheet-Einträge und erfassen schnell alle Details einer Aufgabe
Sie können Zeiteinträge direkt aus den Ansichten der Aufgaben erstellen. Legen Sie außerdem den Umfang der geleisteten Arbeit fest, wählen Sie einen Datums- und Zeitbereich aus und beschreiben Sie Einträge als fakturierbar oder nicht fakturierbar.
Darüber hinaus können Sie auch analysieren, wie Ihre Zeit verbracht wurde, und zwar mit der Funktion
ClickUp Zeitanalyse Vorlage
die Ihnen hilft, Muster zu erkennen und die Effizienz zu verbessern.
Zusätzlich können Sie die
ClickUp Time Box Vorlage
für ein besser strukturiertes Zeitmanagement. Sie hilft Ihnen, sich auf die anstehende Aufgabe zu konzentrieren und gibt Ihnen mehr Kontrolle über die Verteilung Ihrer Zeit und Ressourcen.
Zeitschätzungen und Terminplanung
In ClickUp können Sie Zeitschätzungen für Aufgaben einstellen, was Ihnen bei der Planung und Ressourcenzuweisung hilft. Mit diesem Feature können Sie abschätzen, wie lange eine Aufgabe dauern könnte, und es hilft Ihnen auch, Termine effektiv zu verwalten.
Stellen Sie geschätzte Zeiten für Ihre Aufgaben ein und vergleichen Sie diese mit dem tatsächlichen Zeiteintrag in ClickUp
Sie können die Leistung Ihres Teams beurteilen, indem Sie die geschätzten Zeiten mit den tatsächlich erfassten Zeiten vergleichen und die Arbeitsabläufe entsprechend anpassen. Für eine bessere Planung von Projekten bietet die
ClickUp Vorlage für die Zeitzuweisung
kann helfen, die Zeit effektiv auf verschiedene Aufgaben zu verteilen.
Zeiterfassung für Unteraufgaben
Mit ClickUp können Sie den Zeitaufwand für Kernaufgaben und deren Unteraufgaben protokollieren. So erhalten Sie einen umfassenden Überblick über die Zeitverteilung in einem Projekt und können die Budgetierung und den Workload genauer steuern.
Integrationen zur Zeiterfassung
ClickUp unterstützt verschiedene Integrationen mit anderen Produktivitätstools, so dass Sie Ihre Arbeitsabläufe nahtlos synchronisieren können.
Wenn Sie beispielsweise eine externe App zur Zeiterfassung wie Toggl verwenden, können Sie diese in ClickUp integrieren, um Ihren Aufwand für die Zeiterfassung zu konsolidieren. Dieses Feature bietet Ihnen mehr Flexibilität. Sie können Ihre bestehenden Tools weiter nutzen und gleichzeitig von den Projektmanagement-Funktionen von ClickUp profitieren.
Wir verwenden die Toggl-Integration für die Zeiterfassung. Wir nutzen auch die Sharepoint-Integration für das Freigeben von Dateien. Die verfügbaren Integrationen sind sehr umfangreich und ermöglichen es uns, die gesamte Produktivität über eine Schnittstelle zu verwalten
Gemma Kuenzi, Art Director, Kredo Inc.
Tipps und Tricks für die erweiterte Zeiterfassung
Optimieren Sie Ihre Zeiterfassung mit diesen Tipps.
Tipp 1: Automatisierung für die Zeiterfassung nutzen
Implementierung von automatisierten Tools und
können die für Aufgaben aufgewendete Zeit genau erfassen und menschliche Fehler vermeiden. Sie können Timer für die Nachverfolgung automatisch starten und stoppen, wenn sich der Status einer Aufgabe ändert.
Mit den Automatisierungs-Features von ClickUp können Sie beispielsweise konfigurieren, dass die Zeiterfassung automatisch startet, wenn eine Aufgabe auf "In Bearbeitung" gesetzt wird, und stoppt, wenn sie auf "Abgeschlossen" gesetzt wird
Auch lesen:
10 Vorlagen für das Blockieren von Zeit (wöchentlich, täglich und monatlich)
Tipp 2: Integration der Zeiterfassung mit anderen tools
Um Ihren Workflow zu optimieren, sollten Sie Ihre Software zur Zeiterfassung in andere Tools integrieren, die Sie bereits verwenden. Beispiele: Tools wie ClickUp ermöglichen Ihnen die Verbindung mit Kalenderanwendungen, Buchhaltungssoftware und Projektmanagement-Systemen.
Diese Integration stellt sicher, dass Ihre Zeiterfassungsdaten nahtlos über die verschiedenen Plattformen hinweg fließen, was die Analyse der Produktivität und die Verwaltung anderer Funktionen wie der Rechnungsstellung erleichtert.
Verwendung automatisierter Timesheets
ist eine weitere effektive Möglichkeit, dies zu erledigen.
Tipp 3: Einstellung realistischer Zeitschätzungen
Nutzen Sie die Daten der vergangenen Zeiterfassung, um realistische Zeitschätzungen für künftige Aufgaben festzulegen, Ihre Planung zu verbessern und die richtigen Erwartungen einzustellen. Sie können auch die
um Ihre Zeit zu verwalten.
Tipp 4: Zeiterfassung für die Analyse der Produktivität nutzen
Erzeugen Sie detaillierte
berichterstellung für die Zeiterfassung
und analysieren Sie die gesammelten Daten, um Muster in der Produktivität zu erkennen. Suchen Sie nach Aufgaben, die konstant länger dauern als erwartet, und beurteilen Sie, ob sie mehr Ressourcen benötigen oder ob sie effizient ausgeführt werden.
Diese datengestützte Analyse kann Erkenntnisse zur kontinuierlichen Verbesserung der Produktivität Ihres Teams liefern.
Tipp 5: Effektive Priorisierung von Aufgaben
Nutzen Sie die Daten der Zeiterfassung, um sich auf die Aufgaben zu konzentrieren, die besonders wichtig sind, und
passen Sie die Prioritäten Ihrer Aufgaben an
nach Bedarf an. Auf diese Weise können Sie Ihre Ressourcen auf die Aktivitäten konzentrieren, die den größten Einfluss auf Ihre Rentabilität haben. Außerdem hilft es Ihnen
ihre Zeit effektiv zu verwalten
und verbessern Sie die Produktivität Ihres Teams.
Tipp 6: Überwachung und Anpassung des Zeitaufwands
Die Nachverfolgung der aufgewendeten Zeit trägt dazu bei, dass Ihre Projekte im Zeitplan bleiben. Überprüfen Sie regelmäßig den Zeitaufwand für alle Aufgaben, um Engpässe zu erkennen und zu beseitigen, bevor sie Ihren Fortschritt beeinträchtigen.
Allgemeine Herausforderungen bei der Zeiterfassung überwinden
Selbst mit hervorragenden Tools kann die Zeiterfassung ihre Tücken haben. Das Team mit ins Boot zu holen und die Dinge genau zu halten, sind häufige Hürden, aber wenn Sie sie angehen, wird die Zeiterfassung viel effektiver.
1. Umgang mit dem Widerstand der Benutzer gegen die Zeiterfassung
Es kann schwierig sein, alle mit der Zeiterfassung vertraut zu machen.
Einige Mitglieder des Teams haben das Gefühl, dass es nur zusätzliche Arbeit ist, oder sie machen sich Sorgen, dass es dazu benutzt wird, sie zu mikromanagen.
Helfen Sie ihnen zu verstehen, wie die Zeiterfassung allen zugute kommt: bessere Sichtbarkeit des Projekts, gerechtere Verteilung des Workloads und weniger Stress wegen der Fristen. Machen Sie es zu einem gemeinschaftlichen Prozess, und zeigen Sie ihnen die Vorteile auf.
2. Sicherstellung genauer Einträge
Konsistenz ist der Schlüssel zu einer genauen Zeiterfassung.
Richten Sie Erinnerungen für die regelmäßige Zeiterfassung ein, damit sie zur Routine wird. Vergessen Sie nicht, gute Apps zur Zeiterfassung wie ClickUp zu verwenden, die Ihnen die Nachverfolgung erleichtern.
3. Gleichgewicht zwischen detaillierter Nachverfolgung und effizienter Arbeit
Eine detaillierte Zeiterfassung ist nützlich, kann aber auch erdrückend wirken, wenn man es übertreibt.
Konzentrieren Sie sich auf die detaillierte Nachverfolgung kritischer Aufgaben, während Sie Routineaufgaben einfach halten. Sie können sogar
kostenlose Vorlagen für das Zeitmanagement
um die Arbeit zu erleichtern. Auf diese Weise erhalten Sie die nötigen Einblicke, ohne dass der Prozess zu kompliziert oder zeitaufwändig für Ihr Team wird.
Sind Sie bereit, Ihre Projekte besser zu verwalten?
Eine effektive Zeiterfassung ist ein Eckpfeiler des erfolgreichen Projektmanagements. Einfache Schritte wie die Einstellung klarer Ziele, die Verwendung von Projektmanagement-Tools mit Zeiterfassungs-Features und die regelmäßige Überprüfung der Fortschritte legen den Grundstein für eine bessere Zeiterfassung.
Mit ClickUp wird die Zeiterfassung zum Kinderspiel. Es bietet ein bequemes Aufgabenmanagement und lässt sich nahtlos in Ihren Workflow integrieren. Dank seiner Vielseitigkeit können Teams den Fortschritt in Echtzeit überwachen, Fristen setzen und Ressourcen effektiv zuweisen.
Denken Sie bei der Umsetzung dieser Strategien daran, dass eine konsequente Zeiterfassung die Art und Weise, wie Sie Projekte managen, verändern kann und Erkenntnisse liefert, die zu Verbesserungen führen.
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