Keine Zeit für „Hallo, Auf Wiedersehen“. Ich bin spät dran, ich bin spät dran, ich bin spät dran!
Keine Zeit für „Hallo, Auf Wiedersehen“. Ich bin spät dran, ich bin spät dran, ich bin spät dran!
Wer hat das nicht schon einmal so empfunden?
Angenommen, Sie sind Teil eines Marketingteams, das an einer Produkteinführung mit einer engen Zeitleiste arbeitet. Alles scheint gut zu laufen, bis Sie einen Termin verpassen. Ein verpasster Termin führt zum nächsten, und plötzlich ist Ihre gesamte Kampagne in Gefahr, wie eine Reihe umfallender Dominosteine.
Effektive Tools für die Zeiterfassung können Ihnen dabei helfen, Aufgaben zu organisieren und sicherzustellen, dass Ihre Arbeitsprojekte und persönlichen Aufgaben planmäßig verlaufen. Sie können erkennen, welcher Aufwand am wirkungsvollsten ist und welche Faktoren den Fortschritt von Aufgaben beeinträchtigen könnten.
Sind Sie bereit zu erfahren, wie Sie die für Aufgaben und Projekte aufgewendete Zeit effektiv zur Nachverfolgung nutzen können? Dann lassen Sie uns gleich loslegen.
Warum Zeiterfassung wichtig ist
Zeiterfassung leistet weit mehr als nur die Steigerung der Produktivität. Sie zeigt auf, welche persönlichen und beruflichen Aufgaben zum Erfolg beitragen und welche lediglich Arbeit sind und daher eliminiert oder automatisiert werden können. Hier sind einige der Vorteile der Zeiterfassung:
Produktivitätsüberwachung
Durch die Nachverfolgung der für einzelne Aufgaben auf Ihrer To-do-Liste aufgewendeten Zeit können Sie genau sehen, wo Ressourcen eingesetzt werden. So werden Ineffizienzen sichtbar, sodass Sie sich auf Aktivitäten mit hoher Priorität konzentrieren können, die den Fortschritt vorantreiben.
Wenn Ihre Team-Mitglieder genau wissen, wie viel Zeit sie für jede Aufgabe aufwenden, können sie ihre Workload besser bewältigen. Wenn Team-Mitglieder verstehen, wie ihre Zeit verteilt ist, können sie ihre Aufgaben effektiver verwalten, Burnout reduzieren und letztendlich ihre Arbeitszufriedenheit verbessern.
Eine gute Software für die Zeiterfassung kann Ihnen dabei helfen, damit zu beginnen.
Ressourcenallokation
Eine genaue Zeiterfassung liefert Ihnen die Daten, die Sie für die Planung zukünftiger Projekte benötigen.
Nehmen wir an, Sie sind Projektmanager und leiten ein Team für die Produktentwicklung. Mit einer Software für die Zeiterfassung stellen Sie fest, dass die Testphase durchweg länger dauert als geplant. In diesem Fall wissen Sie, dass Sie beim nächsten Mal mehr Ressourcen zuweisen müssen.
Eine effektive Ressourcenzuweisung hilft dabei, Projekte auf Kurs zu halten, ohne Ihr Team zu überlasten.
Verantwortlichkeit
Die Zeiterfassung fördert die Verantwortlichkeit, indem sie zeigt, wer an was und wie lange gearbeitet hat. Diese Transparenz hilft Ihnen, leistungsstarke Mitarbeiter in Ihrem Team zu erkennen, Probleme anzugehen und sicherzustellen, dass jeder einen fairen Beitrag zum Aufgabenmanagement leistet.
Als Beispiel kann man sagen, dass ein Teammitglied regelmäßig länger arbeitet, was ein Hinweis darauf sein kann, dass es überlastet ist. Durch die Umverteilung seiner Aufgaben oder die Anpassung von Fristen können Sie für eine gerechtere Verteilung des Workloads sorgen und so ein gesünderes Arbeitsumfeld für alle schaffen.
6 verschiedene Möglichkeiten für die Nachverfolgung der Zeit, die für Aufgaben aufgewendet wird
Die Zeiterfassung im Projektmanagement kann manuell, durch Automatisierung oder als Kombination aus beidem erfolgen.
Die Wahl der richtigen Methode für die Zeiterfassung hängt vom Workflow Ihres Teams, der Art des Projekts und der erforderlichen Genauigkeit ab. Jede Methode hat ihre Vor- und Nachteile. Lassen Sie uns diese gemeinsam erkunden.
1. Manuelle Zeiterfassung
Bei der manuellen Zeiterfassung erfassen die Mitarbeiter die für einzelne Aufgaben aufgewendete Zeit, indem sie Timesheets oder Tabellen ausfüllen.
Vorteile:
- Einfach und ohne spezielle Tools
- An spezifische Bedürfnisse anpassbar
- Keine Abhängigkeit vom Internet oder von Software
- Kosteneffizient
Nachteile:
- Anfällig für menschliche Fehler und Vergesslichkeit
- Zeitaufwändig in der Pflege, insbesondere bei großen Teams
- Die für kleinere, sich wiederholende Aufgaben aufgewendete Zeit wird möglicherweise nicht genau erfasst.
- Schwierigkeiten bei der Analyse und Berichterstellung
2. Timer-Apps
Diese Apps verfügen über Start- und Stopp-Timer für die Arbeit an Aufgaben. Sie ermöglichen es Ihnen, Zeiteinträge nach Projekten, Clients oder Tags zu kategorisieren. Beispiele hierfür sind Toggl, Clockify, Harvest usw.
Vorteile:
- Genaue Nachverfolgung mit Echtzeit-Protokollierung
- Erstellt automatisch Berichte und Erkenntnisse
- Kann in Projektmanagement-Tools integriert werden
Nachteile:
- Erfordert Disziplin beim Starten/Stoppen von Timern
- Kann ablenkend wirken, wenn häufig zwischen Aufgaben gewechselt wird.
- Einige Features sind nur in kostenpflichtigen Plänen verfügbar.
3. Automatisierte Zeiterfassung
Sie können Softwaretools mit integrierten Timern verwenden, um die Arbeit zu überwachen und die für verschiedene Aufgaben aufgewendete Zeit automatisch zu erfassen. Dies erleichtert die Zeiterfassung und führt zu einer genauen Berichterstellung. Die automatische Zeiterfassung kann verwendet werden, um zeitraubende Aktivitäten und sich wiederholende Aufgaben zu identifizieren.
Vorteile:
- Freihändige Nachverfolgung, weniger manueller Aufwand
- Bietet detaillierte Einblicke in die Produktivität
- Hilft dabei, zeitraubende Aktivitäten zu identifizieren
Nachteile:
- Möglicherweise sind manuelle Anpassungen erforderlich, um die Genauigkeit zu gewährleisten.
- Wenn dies nicht transparent umgesetzt wird, könnten einige Mitarbeiter dies als Eingriff in ihre Privatsphäre empfinden.
- Bei unsachgemäßer Konfiguration können Aufgaben falsch kategorisiert werden.
- Mit einer steilen Lernkurve
3. Timesheet
Mitarbeiter oder Teammitglieder protokollieren ihre Arbeitszeiten täglich oder wöchentlich in einem gemeinsamen Dokument oder tool. Timesheets werden in Unternehmen häufig für die Lohnabrechnung und Rechnungsstellung verwendet.
Vorteile:
- Nützlich für die Nachverfolgung abrechnungsfähiger Stunden
- Gut für die teamweite Verantwortlichkeit
- Kann in HR- und Gehaltsabrechnungssysteme integriert werden.
Nachteile:
- Basiert auf der Berichterstellung, was zu Ungenauigkeiten führen kann
- Kann mühsam und bürokratisch wirken
- Nicht ideal für die Echtzeit-Nachverfolgung
4. Kalender-basierte Nachverfolgung
Mit einem Kalender können Teams Zeiträume im Voraus planen oder nachträglich protokollieren. Kalenderereignisse können auch als Protokoll der geleisteten Arbeit dienen.
Vorteile:
- Hilft bei der effizienten Planung der Arbeit
- Einfach visualisieren, wie Zeit verbraucht wird
- Eignet sich gut für diejenigen, die strukturierte Zeitpläne befolgen.
Nachteile:
- Weniger präzise bei der Nachverfolgung von Unterbrechungen und Multitasking
- Erfordert Disziplin, um die Zeit genau zu protokollieren
- Ist kein Anbieter für automatisierte Berichte oder Analysen.
5. Biometrische und hardwarebasierte Nachverfolgung
Diese Methode der Zeiterfassung wird für die Nachverfolgung von Anwesenheiten und Schichtarbeit verwendet. Die Mitarbeiter stempeln mit biometrischen Geräten oder RFID-Karten ein und aus.
Vorteile:
- Hohe Genauigkeit bei der Nachverfolgung von Arbeitszeiten
- Nützlich für die Durchsetzung von Richtlinien im Büroumfeld
- Reduziert Zeitbetrug (z. B. „Buddy Punching“)
Nachteile:
- Nicht geeignet für die Nachverfolgung bestimmter Aufgaben
- Teuer in der Einrichtung und Wartung
- Datenschutzbedenken bei biometrischen Daten
6. Projektmanagement-Tools mit Zeiterfassung
Mit Projektmanagement-Software können Benutzer ihre Zeit direkt in Aufgaben protokollieren. Die Zeitdaten werden mit dem Projektfortschritt verknüpft und können zur Nachverfolgung und für die Berichterstellung verwendet werden.
Vorteile:
- Zentrale Nachverfolgung innerhalb von Projekt-Workflows
- Bietet projektspezifische Einblicke
- Hilft bei der Budgetierung und Ressourcenplanung
Nachteile:
- Es kann überwältigend sein, wenn man die Nachverfolgung jeder kleinen Aufgabe durchführt.
- Für erweiterte Funktionen der Berichterstellung sind häufig Premium-Pläne erforderlich.
- Möglicherweise nicht für einzelne Freiberufler geeignet.
So führen Sie die Nachverfolgung der für Aufgaben und Projekte aufgewendeten Zeit mit ClickUp durch
Wie wir bisher gesehen haben, ist die Nachverfolgung der für bestimmte Aufgaben und Projekte aufgewendeten Zeit unerlässlich, um zu verstehen, wie Sie Ihre Workflows optimieren können. Die Verwendung eines guten Zeitmanagement-Tools ist ebenfalls entscheidend, um dies richtig zu machen.
ClickUp ist eines der besten Tools dafür, da es sich nahtlos in alle Ihre Workflows integrieren lässt. Mit Features wie einfacher Aufgabenvergabe, Dokumentation und Zusammenarbeit können Sie den Fortschritt Ihres Teams bei allen Aufgaben ganz einfach an einem Ort verfolgen.
Hier sind die Schritte zur Verwendung von ClickUp, um Ihnen beim Zeitmanagement zu helfen.
Schritt 1: Projekte und Aufgaben erstellen
Beginnen Sie damit, Aufgaben direkt in Ihrem ClickUp-Dashboard zu erstellen. Anschließend können Sie die Aufgaben den entsprechenden Teams oder Teammitgliedern zuweisen.
Sie können auch benutzerdefinierte Workflows einrichten und Ihre Aufgaben in verschiedenen Ansichten (Liste, Board, Gantt usw.) organisieren. Um den Einstieg zu erleichtern, können Sie sogar eine Vorlage für die Zeiterfassung für das Projektmanagement auswählen.
Schritt 2: Erfassen Sie die für Aufgaben aufgewendeten Stunden
Sobald alle Aufgaben erstellt und den richtigen Personen zugewiesen sind, können diese damit beginnen, die für eine Aufgabe aufgewendete Zeit zu erfassen. Mit der Zeiterfassung von ClickUp müssen sie lediglich kurz vor Beginn ihrer Arbeit auf eine Schaltfläche klicken und nach Abschluss der Aufgabe erneut darauf klicken.
Das Beste daran ist, dass jeder seine Zeit von jedem Gerät aus erfassen kann. Das Zeitmanagement-Tool bietet außerdem verschiedene Optionen, mit denen Sie Ihre Daten effizienter verwalten können. Hier sind einige wichtige Optionen, die Sie kennen sollten.
Notizen
Durch Hinzufügen von Notizen zu Einträgen erhalten Sie einen detaillierten Überblick über Ihre Leistungen während jedes erfassten Zeitraums.
Das Hinzufügen von Details zu den Aufgaben fördert eine bessere Kommunikation zwischen den Team-Mitgliedern und hilft, Fragen zur Zeiteinteilung während der Besprechungen zur Zeitleiste zu klären.
Beschreibungen
Das Erstellen und Anwenden von Beschreibungen für Aufgaben macht das Organisieren und Filtern von Einträgen zum Kinderspiel. Durch die Kategorisierung von Aufgaben nach Client, Projektphase oder Team-Mitglied können Sie bei Bedarf leicht auf relevante Informationen zugreifen.
Er vereinfacht die Analyse der in verschiedenen Bereichen aufgewendeten Zeit, sodass Sie Trends erkennen und die Ressourcenzuweisung optimieren können.
Abrechnungsfähige Zeit
Die Kennzeichnung von Zeit als abrechnungsfähig ist unerlässlich für die Nachverfolgung des Geschehens, was den Clients in Rechnung gestellt werden kann. So können Sie sicherstellen, dass Sie jede Stunde abrechnungsfähiger Arbeit in Rechnung stellen, aber auch vermeiden, dass nicht abrechnungsfähige Stunden in Rechnung gestellt werden.
Dies vereinfacht Ihren Abrechnungsprozess, wodurch Sie Aufgaben neu priorisieren und letztendlich Ihre Rentabilität steigern können.
Sortieren
Das Sortieren von Aufgaben nach dem Zeitaufwand liefert Einblicke in die Teamleistung und zeigt potenzielle Verbesserungsmöglichkeiten auf.
Durch die Identifizierung von Aufgaben, die länger als erwartet dauern, können Manager Engpässe proaktiv angehen und sicherstellen, dass Projekte planmäßig verlaufen.
Rollup
Mit diesem Feature können Sie die gesamte Ressourcennutzung und den Status des Projekts beurteilen, was die Strategieplanung für die zukünftige Ressourcenzuweisung und Zeitleiste erleichtert.
Die Anzeige der Gesamtzeit, die für Aufgaben und Unteraufgaben aufgewendet wurde, bietet eine ganzheitliche Ansicht Ihres Projekts. So können Sie bei Bedarf Anpassungen vornehmen, um die Produktivität und die Projektergebnisse zu verbessern.
Zeit bearbeiten
Die Möglichkeit, die erfasste Zeit manuell anzupassen, ist für die Führung genauer Aufzeichnungen von entscheidender Bedeutung bei der Zeiterfassung.
Ob Sie nun ein Versehen korrigieren oder Stunden neu zuweisen – dank der Flexibilität bei der Bearbeitung bleibt Ihre Zeiterfassung stets präzise.
Lesen Sie auch: So erstellen Sie ein Zeitbudget, um mehr zu erledigen
Schritt 3: Verwenden Sie Berichte zur Zeiterfassung
ClickUp bietet detaillierte Features für die Berichterstellung, mit denen Sie die für Aufgaben aufgewendete Zeit anzeigen und analysieren können.
Wie wir gesehen haben, können Sie die verschiedenen Optionen der Zeiterfassung von ClickUp nutzen, um Zeiteinträge zu sortieren, die kumulierte erfasste Zeit anzuzeigen und sogar zwischen abrechnungsfähigen und nicht abrechnungsfähigen Stunden zu unterscheiden. Dies hilft Ihnen, die Produktivität Ihres Teams zu bewerten und Bereiche zu identifizieren, die verbessert oder automatisiert werden können.
Wichtige Features von ClickUp für die Zeiterfassung
Sehen wir uns einige wichtige Features von ClickUp im Detail an.
Zeiterfassung für Aufgaben
Mit ClickUp Project Zeiterfassung können Sie die für einzelne Aufgaben aufgewendete Zeit effektiv nachverfolgen.
Sie können Zeiteinträge direkt aus der Ansicht der Aufgaben erstellen. Geben Sie außerdem die geleistete Arbeitszeit an, wählen Sie einen Datums- und Zeitbereich aus und geben Sie eine Beschreibung für die Einträge an, die als abrechnungsfähig oder nicht abrechnungsfähig gekennzeichnet werden sollen.
Darüber hinaus können Sie mit der ClickUp-Vorlage zur Zeitanalyse analysieren, wie Sie Ihre Zeit verbringen. So können Sie Muster erkennen und Ihre Effizienz steigern.
Darüber hinaus können Sie die ClickUp-Zeitbox-Vorlage für ein strukturierteres Zeitmanagement verwenden. Sie hilft Ihnen, sich auf die jeweilige Aufgabe zu konzentrieren, und gibt Ihnen mehr Kontrolle über die Verteilung Ihrer Zeit und Ressourcen.
Zeitschätzungen und Zeitplanung
In ClickUp können Sie Zeitschätzungen für Aufgaben einstellen, was Ihnen bei der Planung und Ressourcenzuweisung bei der Verwaltung von Aufgaben hilft. Mit diesem Feature können Sie abschätzen, wie lange Aufgaben dauern könnten, und gleichzeitig Termine effektiv verwalten.
Sie können die Leistung Ihres Teams bewerten, indem Sie Schätzungen mit der tatsächlich erfassten Zeit kombinieren und die Workflows entsprechend anpassen. Für eine bessere Projektplanung kann die ClickUp-Vorlage zur Zeiterfassung dabei helfen, die Zeit effektiv auf verschiedene Aufgaben zu verteilen.
Zeiterfassung für Unteraufgaben
Mit ClickUp können Sie die für Kernaufgaben und deren Unteraufgaben aufgewendete Zeit protokollieren. So erhalten Sie eine umfassende Übersicht darüber, wo die Zeit während eines Projekts eingesetzt wird, was eine präzisere Budgetierung und Workload-Verwaltung ermöglicht.
Integrationen zur Zeiterfassung
ClickUp unterstützt verschiedene Integrationen mit anderen Tools für die Produktivität, sodass Sie Ihre Workflows nahtlos synchronisieren können.
Wenn Sie beispielsweise eine externe App für die Zeiterfassung wie Toggl verwenden, können Sie diese in ClickUp integrieren, um Ihren Aufwand beim Zeitmanagement zu konsolidieren. Dieses Feature bietet Ihnen mehr Flexibilität. Sie können Ihre vorhandenen Tools weiterhin verwenden und gleichzeitig von den Funktionen des Projektmanagements von ClickUp profitieren.
Wir verwenden die Toggl-Integration für die Zeiterfassung. Außerdem nutzen wir die Sharepoint-Integration für die Dateifreigabe. Die verfügbaren Integrationen sind umfangreich und ermöglichen es uns, die gesamte Produktivität über eine einzige Schnittstelle zu verwalten.
Wir verwenden die Toggl-Integration für die Zeiterfassung. Außerdem nutzen wir die Sharepoint-Integration für die Dateifreigabe. Die verfügbaren Integrationen sind umfangreich und ermöglichen es uns, die gesamte Produktivität über eine einzige Schnittstelle zu verwalten.
Fortgeschrittene Tipps und Tricks zur Zeiterfassung
Optimieren Sie Ihre Zeiterfassung in einer Aufgabenverwaltungs-App mit diesen Best Practices.
Tipp 1: Wählen Sie die richtige Methode für die Zeiterfassung
Wählen Sie eine Methode, die zu Ihrem Workflow passt (z. B. manuelle Nachverfolgung, timerbasierte Apps, automatisierte Tools). Verwenden Sie beispielsweise automatisierte Nachverfolgung, wenn Sie häufig vergessen, Ihre Zeit zu protokollieren.
Tipp 2: Nutzen Sie Automatisierung für die Zeiterfassung
Durch die Implementierung automatisierter Tools und KI-Tools für die Zeitmanagement-Nachverfolgung können Sie die für Aufgaben aufgewendete Zeit genau erfassen und menschliche Fehler vermeiden. Sie können die Nachverfolgung der Zeit automatisch starten und stoppen, basierend auf Änderungen des Status der Aufgaben.
Mit den Funktionen der Automatisierung von ClickUp können Sie beispielsweise festlegen, dass die Zeit automatisch erfasst wird, wenn eine Aufgabe in den Status „In Bearbeitung“ versetzt wird, und dass die Erfassung beendet wird, wenn sie in den Status „Abgeschlossen“ versetzt wird.
Lesen Sie auch: 10 Vorlagen für Zeitblöcke (wöchentlich, täglich und monatlich)
Tipp 3: Integrieren Sie die Zeiterfassung in andere Tools
Um Ihren Workflow zu optimieren, sollten Sie Ihre Software für die Zeiterfassung mit anderen Tools integrieren, die Sie bereits verwenden. Mit einem Tool für das Projektmanagement wie ClickUp können Sie beispielsweise eine Verbindung zu Kalenderanwendungen, Buchhaltungssoftware und Systemen für das Projektmanagement herstellen.
Diese Integration sorgt dafür, dass Ihre Daten der Zeiterfassung nahtlos zwischen den Plattformen ausgetauscht werden, was die Analyse der Produktivität und die Verwaltung anderer Funktionen, wie z. B. der Rechnungsstellung, erleichtert.
Die Verwendung automatisierter Timesheets ist eine weitere effektive Möglichkeit, dies zu erledigen.
Tipp 4: Setzen Sie realistische Zeitschätzungen
Nutzen Sie vergangene Daten der Zeiterfassung, um realistische Schätzungen für zukünftige wiederholende Aufgaben zu erstellen, Ihre Planung zu verbessern und die richtigen Erwartungen zu setzen. Sie können auch die Pomodoro-Technik anwenden, um Ihre Zeit zu verwalten.
Tipp 5: Nutzen Sie Daten der Zeiterfassung für die Analyse der Produktivität
Erstellen Sie detaillierte Berichte zur Zeiterfassung und analysieren Sie die gesammelten Daten, um Muster in der Produktivität zu erkennen. Suchen Sie nach Aufgaben, die durchweg länger dauern als erwartet, und beurteilen Sie, ob sie mehr Ressourcen erfordern oder ob sie effizient ausgeführt werden.
Diese datengestützte Analyse kann Ihnen Erkenntnisse für die kontinuierliche Verbesserung der Produktivität Ihres Teams liefern.
Tipp 6: Definieren Sie klare Kategorien für Aufgaben
Teilen Sie Projekte in bestimmte Aufgaben oder Kategorien (z. B. Meetings, Recherche, Ausführung) auf, um die Nachverfolgung und Berichterstellung zu vereinfachen.
Verwenden Sie einheitliche Namenskonventionen für Aufgaben und gruppieren Sie ähnliche Aufgaben, um die Berichterstellung aussagekräftiger zu gestalten.
Tipp 7: Priorisieren Sie Aufgaben effektiv
Nutzen Sie Daten der Zeiterfassung, um sich auf wichtige Aufgaben zu konzentrieren und die Prioritäten Ihrer Aufgaben nach Bedarf anzupassen. So können Sie Ihre Ressourcen auf Aktivitäten konzentrieren, die den größten Einfluss auf Ihre Rentabilität haben.
Er hilft Ihnen außerdem dabei, Ihre Zeit effektiv zu verwalten und die Produktivität Ihres Teams zu steigern.
Tipp 8: Überwachen und passen Sie die aufgewendete Zeit an
Die Überwachung der erfassten Zeit trägt dazu bei, dass Ihre Projekte im Zeitplan bleiben. Überprüfen Sie regelmäßig die für alle Aufgaben aufgewendete Zeit, um Engpässe zu erkennen und zu beheben, bevor sie Ihren Fortschritt beeinträchtigen.
Tipp 9: Vermeiden Sie Multitasking während der Nachverfolgung
Arbeiten Sie jeweils an einer Aufgabe, um genaue Protokolle zu gewährleisten. Wenn Sie zwischen Aufgaben wechseln, stoppen Sie den Timer für fertiggestellte Aufgaben und starten Sie einen neuen.
Tipp 10: Nutzen Sie die Zeiterfassung zur Verbesserung, nicht zur Überwachung
Wenn Sie die Zeit für ein Team erfassen, nutzen Sie diese Informationen für Einblicke in die Produktivität und nicht für Mikromanagement. Fördern Sie eine ehrliche Nachverfolgung ohne Angst vor Kontrollen.
Zusätzliche Ressourcen für die Zeiterfassung bei Projekten
Mit der Zeitanalyse-Vorlage von ClickUp können Sie verfolgen, wie Ihr Team seine Zeit verbringt, damit Sie Ihre Ressourcen optimal nutzen können.
Verwenden Sie 11 verschiedene benutzerdefinierte Attribute wie Leerlaufzeiten, Gesamtkosten für Mitarbeiter, Kosten pro Mitarbeiterstunde, Abteilung und Anzahl der Mitarbeiter, um wichtige Informationen zu speichern und die für Aufgaben aufgewendete Zeit einfach zu visualisieren.
Mit der Vorlage zur Zeiterfassung für Berater von ClickUp können Sie mühelos abrechnungsfähige Stunden überwachen, den Fortschritt von Aufgaben verfolgen und vieles mehr – und dabei gleichzeitig in Echtzeit mit Ihren Clients zusammenarbeiten. Mit dieser Vorlage können Sie:
- Verwalten Sie Client-Aufgaben und Meilensteine an einem Ort
- Verrechenbare Stunden genau erfassen und für die Berichterstellung verwenden
- Visualisieren Sie den Fortschritt und bleiben Sie vom Projektstart bis zum Projektabschluss organisiert.
So wählen Sie das richtige tool für die Zeiterfassung in Projekten aus
Eine effektive Zeiterfassung kann die Produktivität, die Ressourcenzuweisung und die Projektplanung verbessern. Sie müssen jedoch sicherstellen, dass Sie das richtige Zeiterfassungstool für die Anforderungen Ihres Projekts und Ihres Teams auswählen.
Hier sind einige Punkte, die Sie beim Vergleich Ihrer Optionen berücksichtigen sollten:
- Die wichtigsten Features, die Sie von Ihrer Lösung für die Zeiterfassung erwarten. Überlegen Sie beispielsweise, ob Sie Online-Berichte oder bestimmte Funktionen für die Zusammenarbeit im Team benötigen.
- Die Kosten für die Software und ob sie Ihrem Budget entspricht
- Integrationen mit anderen Anwendungen
- Kundenbewertungen, die Ihnen dabei helfen können, zu beurteilen, ob das tool Ihren Anforderungen entspricht
- Wie einfach es sein wird, ihn zu verwenden und Teams davon zu überzeugen, ihn zu übernehmen
Häufige Herausforderungen bei der Zeiterfassung meistern
Selbst mit hervorragenden Tools kann die Nachverfolgung der für Aufgaben aufgewendeten Zeit Herausforderungen mit sich bringen. Das Team mit ins Boot zu holen und einfach nur darauf zu achten, dass alles korrekt erfasst wird, sind häufige Hürden, aber wenn man sie überwindet, wird die Zeiterfassung viel effektiver.
1. Umgang mit Widerständen der Benutzer gegen die Nachverfolgung der für Projekte aufgewendeten Zeit
Es kann schwierig sein, alle Mitarbeiter mit der Zeiterfassung am Arbeitsplatz vertraut zu machen.
Einige Mitglieder des Teams empfinden dies möglicherweise als zusätzliche Arbeit oder befürchten, dass es zu einer Mikromanagement-Maßnahme wird.
Um dies zu überwinden, helfen Sie ihnen zu verstehen, wie Zeiterfassung allen zugute kommt – beispielsweise durch bessere Sichtbarkeit der Projekte, gerechtere Verteilung des Workloads und weniger Stress wegen Terminen. Machen Sie es zu einem kollaborativen Prozess und zeigen Sie ihnen die positiven Aspekte auf.
2. Sicherstellen genauer Einträge
Konsistenz ist der Schlüssel zur genauen Nachverfolgung der für Aufgaben bei der Arbeit aufgewendeten Zeit.
Richten Sie Erinnerungen ein, um die Zeit regelmäßig zu protokollieren, damit dies Teil Ihrer Routine wird. Vergessen Sie nicht, gute Apps für die Zeiterfassung wie ClickUp zu verwenden, die Ihnen die Arbeit erleichtern.
3. Ausgewogenes Verhältnis zwischen detaillierter Zeiterfassung und Arbeitseffizienz
Eine detaillierte Zeiterfassung ist nützlich, kann aber bei Übertreibung schnell überwältigend werden.
Konzentrieren Sie sich auf die Nachverfolgung wichtiger Aufgaben in Detail, während Sie Routineaufgaben einfach halten. Sie können sogar kostenlose Zeitmanagement-Vorlagen verwenden, um die Arbeit zu erleichtern. Auf diese Weise erhalten Sie die benötigten Einblicke, ohne den Prozess für Ihr Team zu kompliziert oder zeitaufwändig zu gestalten.
Sind Sie bereit, Ihre Projekte besser zu verwalten?
Eine effektive Zeiterfassung ist ein Grundpfeiler für erfolgreiches Projektmanagement. Einfache Schritte wie das Setzen klarer Ziele, die Nutzung von Projektmanagement-Tools mit Funktionen zur Zeiterfassung und die regelmäßige Überprüfung des Fortschritts bilden die Grundlage für ein besseres Zeitmanagement.
Mit ClickUp wird die Zeiterfassung für Projekte zum Kinderspiel. Die Software bietet eine komfortable Aufgabenverwaltung und lässt sich nahtlos in Ihren Workflow integrieren. Dank ihrer Vielseitigkeit können Projektteams die für Aufgaben aufgewendete Zeit in Echtzeit überwachen, Fristen festlegen und Ressourcen effektiv zuweisen.
Beachten Sie bei der Umsetzung dieser Strategien, dass eine konsequente Zeiterfassung Ihr Projektmanagement grundlegend verändern und Ihnen Erkenntnisse liefern kann, die zu Verbesserungen führen.
Wagen Sie den Sprung – nutzen Sie ClickUp noch heute kostenlos und verbessern Sie Ihre Praktiken im Projektmanagement.