Untersuchungen haben ergeben, dass ein typischer mitarbeiter täglich 2,6 Stunden mit der Verwaltung von E-Mails allein, und 40 % der Mitarbeiter erfassen diese Zeit nicht einmal. Dieses Versäumnis kann für Geschäfte, die ihre Kunden auf der Grundlage von Zeiteinträgen abrechnen, zu einem enormen Verlust führen.
Daher lohnt es sich zu fragen: Wie viel der gesamten Arbeitszeit ist produktiv? Wie sieht das ideale Gleichgewicht zwischen fakturierbaren und nicht fakturierbaren Stunden aus? Hier ist die Zeiterfassung hilfreich.
Eine einfache App zur Zeiterfassung hilft Ihnen, die wahren Kosten Ihres Geschäfts zu verstehen, und liefert Führungskräften, Managern und Mitarbeitern wertvolle Daten. Durch die Analyse dieser Daten können Führungskräfte wichtige Erkenntnisse darüber gewinnen, wie ihr Betrieb läuft.
Egal, ob Sie Projektmanager oder Eigentümer eines Geschäfts sind, die Verwendung einer App zur Zeiterfassung ist unerlässlich für:
- Organisiert zu bleiben und den Überblick über Projekte zu behalten
- Datengestützte Entscheidungen zur Optimierung der Ressourcen zu treffen
- Die Leistung der Mitarbeiter zu verbessern
- Versteckte Kosten zu erkennen und den Gewinn zu maximieren
In diesem Leitfaden erfahren Sie, welche Vorteile eine Zeiterfassung bietet, wie man sie effektiv einsetzt und wie sie Ihr Unternehmen verändern kann.
Was ist eine Zeiterfassung?
Eine Zeiterfassung, auch Timesheet genannt, gibt Auskunft darüber, wie viel Zeit in einem bestimmten Zeitraum für verschiedene Komponenten eines Projekts aufgewendet wurde. Er kann auch die tatsächlich aufgewendete Zeit mit früheren Prognosen und Schätzungen vergleichen.
Mit einer Berichterstellung zur Zeiterfassung können Sie datengestützte Entscheidungen treffen, den Zeitaufwand Ihres Teams optimieren und sicherstellen, dass die Projekte im Zeitplan bleiben. Ziel ist die optimale Nutzung der Zeit ohne ständige Unterbrechungen für Fortschrittsaktualisierungen.
Die Berichterstellung über die Projektzeit kann die Lücke zwischen der idealen Zeitschätzung des Projekts und den Herausforderungen der realen Ausführung schließen. Sie ist besonders wertvoll für die Vorhersage von Ressourcen, deren effektive Verwaltung und die Einstellung realistischer Fristen.
Berichte zur Zeiterfassung sind auch für die Abrechnung mit dem Client unverzichtbar. Die Zeiterfassung stellt sicher, dass jede geleistete Arbeitsstunde auf dem Konto verbucht wird, was nicht nur Einnahmeverluste verhindert, sondern auch dazu beiträgt, dass Sie Ihren Kunden genaue Rechnungen stellen können.
Lesen Sie auch: Die 10 besten Software zur Zeiterfassung 2024 Wie verwendet man eine Software zur Zeiterfassung, um die Zeit effektiv nachzuverfolgen?
Die Nachverfolgung der Zeiterfassung kann sich oft wie eine zusätzliche lästige Pflicht anfühlen. Mitarbeiter mögen die zusätzliche Arbeit des manuellen Ausfüllens einer Zeiterfassung und die mit der Überwachung ihrer Aktivitäten verbundene Kontrolle nicht. Dennoch wird von Managern erwartet, dass sie für eine genaue und rechtzeitige Übermittlung sorgen.
Für viele Geschäfte sind Zeiterfassungsberichte jedoch unerlässlich. Genaue Zeitdaten liefern wertvolle Erkenntnisse, sei es bei der stundenweisen Abrechnung mit den Kunden oder bei der Analyse der Produktivität des Teams. Der Schlüssel liegt in der Wahl effizienter Methoden und Tools, die den Aufwand minimieren und gleichzeitig die erforderlichen Informationen liefern. ClickUp für die Zeitwirtschaft bietet eine Reihe von Features, die eine mühelose Nachverfolgung der Zeiterfassung ermöglichen und zu einem integralen Bestandteil Ihres Projektmanagement-Prozesses werden.
Sehen wir uns an, wie diese Features Ihnen bei der Optimierung helfen können projekt-Zeitmanagement .
💡Pro-Tipp: Vergewissern Sie sich, dass Ihre Mitarbeiter mit der Nachverfolgung einverstanden sind. Es ist hilfreich, ihnen mitzuteilen, dass die Zeiterfassung nur dazu dient, die für Aufgaben aufgewendete Zeit zu messen. Dies wird dazu beitragen, dass Ihre Mitarbeiter Vertrauen fassen und die Zeiterfassung nicht als aufdringlich empfinden.
Zeiterfassung und Anmeldung für Aufgaben in ClickUp aktivieren
Der erste Schritt besteht darin, die Zeiterfassung in Ihrem Workspace zu aktivieren. Nach der Aktivierung kann Ihr Team direkt in ClickUp mit der Zeiterfassung beginnen und die Stunden nachverfolgen, ohne den Arbeitsablauf zu unterbrechen.
Die Nachverfolgung der Zeit in ClickUp ist einfach. Wenn Sie eine Aufgabe beginnen, klicken Sie einfach auf den Timer. ClickUp wird Ihre Zeit aufzeichnen. Wenn Sie fertig sind, stoppen Sie den Timer, um Ihre Stunden zu erfassen.
Für Aufgaben, die nicht in den Timer passen (z. B. Meetings oder Recherchen), können Sie Ihre Zeit manuell erfassen. So wird sichergestellt, dass jede Minute der Arbeit für eine genaue Berichterstellung erfasst wird.
Automatisierte Timesheets
Zeit rückwirkend hinzufügen oder Einträge nach Datumsbereich mit manueller Zeiterfassung erstellen Automatisierte Timesheets können Teams, die ein hohes Volumen an Aufgaben zu bewältigen haben oder komplexe Berichterstellungen vornehmen müssen, viel Zeit sparen.
Erhalten Sie verwertbare Erkenntnisse zur Optimierung der Effizienz Ihres Teams mit ClickUp's Project Time Tracking Timesheets
Es reduziert Fehler und erstellt genaue, einfach zu betrachtende Ansichten. Außerdem werden die Zeitprotokolle zu genauen Aufzeichnungen der Arbeitsstunden zusammengestellt. So gewinnen Teammitglieder und Manager Zeit.
Teams können sich auf ihre Arbeit konzentrieren, während Manager den Fortschritt des Projekts und den Workload des Teams in Echtzeit sehen können.
Auch gelesen: 10 beste Software zur Zeiterfassung für Freiberufler im Jahr 2024
Integration mit Google Kalender
🧠 Wussten Sie schon: Beinahe 21% der Angestellten haben keine Nachverfolgung ihrer Zeit die sie in Meetings verbringen, was die Geschäfte im Durchschnitt 32.000 Dollar pro Jahr und Mitarbeiter an entgangenen Einnahmen kostet.
Damit dies mühelos möglich ist, lässt sich ClickUp nahtlos in den Google Kalender integrieren, so dass Aktualisierungen, die in einer App vorgenommen werden, sofort auch in der anderen App sichtbar sind. Dadurch entfällt die Notwendigkeit, hin und her zu wechseln.
ClickUp Projekt Zeiterfassung
Synchronisierung mit der Google Kalender-Integration von ClickUp und Nachverfolgung der Zeit, ohne das Tool zu wechseln
- Aufgaben aus Kalender Ereignissen erstellen: MitClickUp's Projekt Zeiterfassungkönnen Teams ClickUp Aufgaben direkt aus Ereignissen des Google Kalenders erstellen. Das bedeutet, dass jeder Termin oder jedes Meeting zu einer verfolgbaren Aufgabe in ClickUp wird
- Automatisierungen für Erinnerungen nutzen: Automatisieren Sie Erinnerungen an bevorstehende Ereignisse und verpassen Sie keine wichtigen Meetings oder Termine. ClickUp sendet Benachrichtigungen direkt an Ihren Workspace und sorgt so dafür, dass Sie Ihren Zeitplan im Griff haben
- Umwandlung von Ereignissen in umsetzbare Aufgaben: Wenn Sie ein Meeting planen, erstellt ClickUp automatisch eine Aufgabe mit allen relevanten Details und ermöglicht es Ihnen, weitere Informationen wie Tagesordnungen, Mitarbeiter, Checklisten und mehr hinzuzufügen. So werden Ihre Ereignisse und Aufgaben zentralisiert,erleichtert die Nachverfolgung der Zeiterfassung ohne zwischen verschiedenen Tools zu wechseln
Erstellung benutzerdefinierter Berichte
Einer der leistungsfähigsten Aspekte der Zeiterfassung von ClickUp ist die Möglichkeit, benutzerdefinierte Berichte zu erstellen.
Mit benutzerdefinierten Berichten können Sie die kumulierten Protokolle der Zeiterfassung für jedes Mitglied des Teams ansehen, um den Zeitaufwand für eine Auswahl von Aufgaben zu verstehen.
ClickUp ermöglicht es Ihnen, Berichte auf der Grundlage verschiedener Metriken zu erstellen, z. B. nach Tag, Woche, Monat oder einem benutzerdefinierten Bereich, wie z. B. die für ein Projekt insgesamt aufgewendete Zeit, die für bestimmte Aufgaben aufgewendete Zeit oder die Produktivität einzelner Mitglieder des Teams.
Für Projektmanager sind benutzerdefinierte Berichte hilfreich:
- Identifizierung von Projekten, die mehr Aufmerksamkeit erfordern, Bewertung der Workload des Teams und Anpassung der Ressourcenplanung bei Bedarf
- Möglichkeiten zur Effizienzsteigerung zu erkennen und Zeitleisten für Projekte besser vorherzusagen
- Projektrückschläge wie Ressourcenüberlastung, Engpässe, Burnout im Team und verpasste Termine zu vermeiden
Diese kontinuierliche Verbesserung führt zu einer genauen Planung, einer besseren Ressourcenzuweisung und letztendlich zu erfolgreichen Projekten.
Auch gelesen: Die besten Tools zur Zeiterfassung für Kreative und Marketingexperten im Jahr 2024
Vorlagen für eine effiziente Zeiterfassung nutzen
ClickUp bietet eine Bibliothek mit Vorlagen, die Ihre Zeiterfassung vereinfachen. Diese Vorlagen können benutzerdefiniert an die spezifischen Anforderungen Ihrer Projekte angepasst werden, um eine einheitliche Zeiterfassung und Berichterstellung in allen Teams zu gewährleisten.
ClickUp Consultant Zeiterfassungs-Vorlage
ClickUp's Vorlage für die Zeiterfassung von Beratern wurde entwickelt, um Ihnen zu helfen, die Nachverfolgung der abrechenbaren Stunden und Zahlungen eines Beraters zu gewährleisten.
ClickUp's Vorlage für die Zeiterfassung von Beratern wurde speziell entwickelt, um Beratern zu helfen, ihre Zeit für verschiedene Client Projekte effizient zu verwalten.
Die Zeiterfassung fügt sich nahtlos in die ClickUp Features für das Projektmanagement ein und bietet eine umfassende Plattform für die Nachverfolgung der abrechenbaren Stunden, die Steigerung der Produktivität und die Verbesserung der Beziehungen zu den Clients.
Die Zeiterfassung wird für Berater vereinfacht, da sie die Stunden manuell oder mit Timern erfassen können. Dies ist besonders wertvoll für Berater, die mehrere Projekte verwalten, da so sichergestellt wird, dass alle Arbeiten des Clients genau erfasst werden.
Dadurch wird eine klare Kategorisierung der Stunden als fakturierbar oder nicht fakturierbar geschaffen, was eine präzise Rechnungsstellung und finanzielle Rechenschaftspflicht erleichtert.
Vorlage für ClickUp-Zeitzuweisung
Die ClickUp Vorlage für die Zeiteinteilung soll Ihnen helfen, Ihre Zeit und Ressourcen besser zu verwalten.
ClickUp's Vorlage für die Zeiteinteilung ist auch ein hervorragendes tool für Projektmanager, die ihre Zeit über mehrere Aufgaben und Mitglieder des Teams hinweg nachverfolgen müssen. Mit dieser Vorlage können Sie Kategorien für verschiedene Arten von Arbeit voreinstellen, z. B. Entwicklung, Design und Meetings.
💡 Profi-Tipp: Für Agenturen, die mehrere Clients verwalten, vorlagen für Timesheets von Agenturen einführen kann nützlich sein. Diese Vorlagen standardisieren die Zeiterfassung für verschiedene Clients und Projekte und erleichtern es, sicherzustellen, dass alle abrechenbaren Stunden genau erfasst und berichtet werden.
Automatisierte Zeiterfassung ClickUp Automatisierungen entlastet Ihr Team bei der Nachverfolgung von Arbeitszeiten. Sie können Automatisierungen so konfigurieren, dass die Zeiterfassung automatisch beginnt, wenn der Status einer Aufgabe auf "In Bearbeitung" wechselt, und dass sie endet, wenn die Aufgabe als "Abgeschlossen" markiert wird.
Dieses Feature wird automatisch aktualisiert, wenn sich Teams und Zuständigkeiten ändern, und hält Projekte in Bewegung, während Ihr Team von der Freigabe regelmäßiger Projektaktualisierungen entlastet wird.
ClickUp's Automatisierung vereinfacht die Verwaltung von Aufgaben durch die automatische Zuweisung von Aufgaben, wenn sich der Status ändert
Automatisierungen sorgen für eine konsistente Zeiterfassung, reduzieren menschliche Fehler und gewährleisten eine genaue Datenerfassung.
Auch gelesen: Wie man KI für das Zeitmanagement einsetzt (Use Cases & Tools) Warum Zeiterfassung und Berichterstellung wichtig sind
Berichte zur Zeiterfassung liefern die Daten, die zur Optimierung der Ressourcen und zur Sicherstellung, dass Projekte pünktlich und innerhalb des Budgets abgeschlossen werden, benötigt werden. Sie tragen auch dazu bei, die Produktivität und Verantwortlichkeit des Teams zu verbessern und Umsatzeinbußen zu vermeiden.
Lassen Sie uns das genauer untersuchen.
⏰ Ressourcenbedarf verstehen
Die Arbeitszeiten der Mitarbeiter sind ein wichtiger Indikator für die Ressourcenzuweisung. Mithilfe einer kostenlosen App zur Zeiterfassung können Aufgaben identifiziert werden, die regelmäßig die Zeitschätzungen überschreiten, sodass ein frühzeitiges Eingreifen möglich ist.
Außerdem können so Qualifikationsdefizite des Personals aufgedeckt werden, die den Bedarf an weiteren Schulungen verdeutlichen. Auch Aufgaben, für die nicht genügend Ressourcen zur Verfügung stehen, lassen sich so identifizieren. Die Identifizierung von Ungleichheiten in der Workload kann auf die Notwendigkeit von Anpassungen hinweisen, wie z. B. die Umverteilung von Verantwortlichkeiten oder das gerechtere Freigeben von Aufgaben.
Wenn Sie diese Probleme angehen, können Sie genauere Angebote erstellen, was langfristig zu höheren Abrechnungssätzen führen kann.
⏰ Verbessern Sie die Arbeit von Teams
Mitarbeiter sind nur dann produktiv, wenn 2 Stunden und 53 Minuten an einem Tag.
Eine App zur Zeiterfassung kann die Konzentration erhöhen, da sich die Mitarbeiter der Stunden, die sie für Aufgaben aufwenden, bewusster werden. Durch die Überprüfung ihrer Zeit können die Mitarbeiter Muster erkennen und nicht fakturierbare Arbeit reduzieren.
Bei der Zeiterfassung geht es nicht um die Einstellung unrealistischer Erwartungen, sondern um Selbsterkenntnis und datengesteuerte Entscheidungen. Mit der richtigen Software für die Zeiterfassung stellen Teams oft fest, dass sie zu häufig zwischen verschiedenen Aufgaben wechseln oder sich nicht genügend Zeit für eine Aufgabe nehmen.
Durch die Identifizierung von Ineffizienzen, wie z. B. unnötigen Meetings oder Prozessengpässen, die abrechenbare Stunden verschwenden, können Teams kleine Anpassungen an ihren Arbeitsabläufen vornehmen, um die Gesamteffizienz im Laufe der Zeit erheblich zu verbessern.
*Bonus:👀 Timesheet-Vorlagen anwenden um sicherzustellen, dass alle Mitglieder des Teams ihre Zeit auf dieselbe Weise protokollieren. So lassen sich Trends leichter erkennen und datengestützte Entscheidungen treffen.
⏰ Einblicke in die Leistung des Teams
Apps zur Zeiterfassung bieten detaillierte Informationen über die Leistung der Mitarbeiter. Sie können diese Daten analysieren, um die effizientesten Mitarbeiter zu ermitteln und ihre Leistungen zu würdigen. Diese Anerkennung fördert die Arbeitsmoral und ermutigt zu weiteren Höchstleistungen.
Neben der Identifizierung von Spitzenkräften kann die Zeiterfassung auch Stärken und Schwächen aufdecken. Die Nachverfolgung von Einträgen, Gewohnheiten und Mustern kann Ihnen dabei helfen, Bereiche zu identifizieren, in denen Ihre Mitarbeiter Schwierigkeiten haben könnten.
Mit diesen Informationen können Sie sie gezielt unterstützen und ihnen helfen, ihre Effizienz zu verbessern.
⏰ Erstellen Sie eine Aufzeichnung der aufgewendeten Zeit
Die Zeiterfassung liefert nicht nur zusammenfassende Daten, sondern erstellt auch eine detaillierte Aufzeichnung über die Arbeit Ihres Teams.
Wenn beispielsweise ein Client die für ein Projekt aufgewendeten Arbeitsstunden in Frage stellt, können Sie einen Bericht erstellen, in dem die spezifischen Aufgaben, die abgeschlossen wurden, und die investierte Zeit klar dargelegt sind. Diese Daten können helfen, die Kosten zu rechtfertigen und unangemessene Erwartungen zu erfüllen. In Branchen wie dem Baugewerbe, in denen Audits üblich sind, ist die Zeiterfassung von entscheidender Bedeutung, um nachzuweisen, dass die Ressourcen effektiv genutzt werden.
Eine genaue Aufzeichnung der geleisteten Arbeit und des Zeitaufwands ist unerlässlich, um die Einhaltung der Vorschriften nachzuweisen und Anschuldigungen wegen Geldverschwendung zu vermeiden.
⏰ Verhindern Sie Einnahmeverluste und stellen Sie den Clients genaue Rechnungen
Zeiterfassungsdaten decken Probleme auf, die zu Einnahmeausfällen führen, wie ineffiziente Arbeitsabläufe, Personalüberhang, unregelmäßige Überwachung des Fortschritts und vieles mehr.
Diese Probleme sind oft miteinander verknüpft. Ineffiziente Arbeitsabläufe können zu einer Überbesetzung führen, die wiederum die Gemeinkosten erhöht, und eine unregelmäßige Überwachung führt zu Verzögerungen bei Projekten.
Eine Software zur Zeiterfassung kann alle diese Probleme lösen:
- Identifiziert Workflow-Engpässe: Zeigt auf, wo Zeit vergeudet wird
- Optimiert den Personaleinsatz: Stellt fest, ob die Ressourcenzuweisung mit dem Workload übereinstimmt
- Verbessert die Aktualisierung des Projektfortschritts: Teams können ihre Fähigkeit zur Einhaltung von Fristen besser kommunizieren
Software zur Zeiterfassung hilft bei der Nacherfassung von Projektdaten. Sie können sehen, wie lange Projekte gedauert haben, wie hoch die Kosten und die Rentabilität waren. Mit diesen Informationen können Sie Ihren Clients detaillierte und transparente Rechnungen stellen.
Mit den Features zur Berichterstellung von ClickUp können Sie die für jede Aufgabe aufgewendete Zeit mit dem dafür vorgesehenen Budget vergleichen. Auf diese Weise können Sie Bereiche identifizieren, in denen Sie möglicherweise zu viel Geld ausgegeben haben, und Korrekturmaßnahmen ergreifen, bevor das Projekt das Budget überschreitet.
Weiter, die Integration einer Software zur Nachverfolgung von PTO stellt sicher, dass abrechenbare und nicht abrechenbare Stunden auf dem Konto verbucht werden, wodurch Sie ein genaueres Bild von der Verfügbarkeit und dem Workload Ihres Teams erhalten.
Lesen Sie auch: 10 beste Timesheet Apps für ein besseres Zeitmanagement im Jahr 2024 ⏰ Vertrauen schaffen durch Transparenz im Team
Zeiterfassungsdaten können das Vertrauen und die Transparenz in Ihrem Unternehmen fördern, wovon sowohl Mitarbeiter als auch Manager profitieren. Die Sichtbarkeit der Arbeitszeiten kann auch Bedenken über Mikromanagement zerstreuen
Mit der richtigen Software für die Zeiterfassung bleiben Manager über die Aktivitäten in Projekten informiert und stellen sicher, dass die richtigen Aufgaben priorisiert werden.
Die Mitarbeiter wiederum fühlen sich in ihrer Rolle bestätigt und gestärkt, so dass weniger häufige Kontrollbesuche erforderlich sind. Wenn sowohl Manager als auch Mitglieder des Teams die Zeit nachverfolgen, schafft dies letztlich gleiche Bedingungen und stärkt die Beziehungen.
Nachverfolgung von Stunden mit ClickUp
Der Einsatz von Software zur Zeiterfassung kann zu einem erfolgreichen Projektmanagement führen. Sie bietet den nötigen Einblick, um Arbeitsabläufe zu optimieren, die Produktivität zu verbessern und sicherzustellen, dass Projekte pünktlich und innerhalb des Budgets abgeschlossen werden.
Die Features der ClickUp Zeiterfassung sind so konzipiert, dass sie sich nahtlos in Ihren bestehenden Workflow einfügen und die nötige Flexibilität bieten, um die Zeit effektiver zu verwalten.
Ob Sie Eigentümer eines Geschäfts sind oder komplexe Projekte beaufsichtigen, ClickUp bietet Ihnen die Tools, die Sie benötigen, um alles im Blick zu behalten. Erfassen Sie die Stunden genau, erstellen Sie benutzerdefinierte Berichte und nutzen Sie Vorlagen, um sicherzustellen, dass die Arbeitszeiten erfasst werden und Ihr Team mit höchster Effizienz arbeitet.
Mit ClickUp können Sie die Zeiterfassung von einer banalen Aufgabe in ein leistungsfähiges Tool für den Erfolg von Projekten verwandeln. Starten Sie mit ClickUp noch heute kostenlos!