Genauso wie Ihr Körper auf seine verschiedenen Organe angewiesen ist, um optimal zu funktionieren, ist ein Projekt auf Rollen wie Projektmanager, Projektsponsoren und Stakeholder angewiesen, um seine Ziele zu erreichen. 🏁
Klar definierte Projektrollen fördern die Verantwortlichkeit. Jedes Teammitglied kennt seine Aufgaben und kann so eigenverantwortlich arbeiten.
Wenn Rollen unklar sind, entsteht Chaos. Mehrere Mitglieder des Teams versuchen möglicherweise unbeabsichtigt, dieselben Aufgaben gleichzeitig auszuführen, und es wäre schwierig, jemanden für die Ergebnisse des Projekts verantwortlich zu machen.
Ganz gleich, ob Sie ein Team für das Projektmanagement von Grund auf neu aufbauen oder ein bestehendes Team erweitern möchten – wir stellen Ihnen 20 Schlüssel-Rollen vor, die für den Erfolg der Projektdurchführung unerlässlich sind.
20 Schlüsselrollen im Projektmanagement
Beachten Sie, dass verschiedene Projekte und Organisationen unterschiedliche Projektrollen haben. Wenn Sie beispielsweise Scrum-Rollen übernehmen, haben Sie möglicherweise keinen traditionellen Projektmanager, da dessen Aufgaben auf mehrere Teammitglieder aufgeteilt werden. Andererseits hängt die Vielfalt des Projektmanagements auch von der Größe und Branche Ihrer Organisation ab.
In diesem Abschnitt stellen wir Ihnen 20 typische Rollen im Projektteam vor und erläutern die jeweiligen Aufgabenbereiche. Lassen Sie uns loslegen!
1. Projektmanager für Projektmanagement
Gute Projektmanager sind die Architekten des Projekterfolgs, da sie jede Phase des Projektlebenszyklus von der Konzeption bis zur Fertigstellung überwachen. Sie planen, organisieren und kommunizieren Projektaktivitäten an relevante Stakeholder und sorgen so für eine reibungslose Ausführung und termingerechte Lieferung.
Ein Projektmanager ist verantwortlich für:
- Entwicklung eines umfassenden Plans für das Projekt, der die Projektziele, den Umfang und den Zeitplan umreißt
- Delegieren Sie Aufgaben und koordinieren Sie das Team, um den Erfolg der Umsetzung der Projektziele sicherzustellen.
- Bereitstellung aller relevanten Status-Updates für die Projektbeteiligten
- Sicherstellen, dass jede Phase des Projektlebenszyklus den Qualitätsstandards entspricht
- Überwachen Sie Zeitleisten von Projekten und stellen Sie sicher, dass Schritte zur Minderung potenzieller Verzögerungen getroffen werden.
- Leitung von Projekt-Meetings des Teams und Vornahme von Anpassungen am Projekt, wenn erforderlich
2. Projektmitglied
Je nach Größe des Projekts sind die Mitglieder des Projektteams Fachleute, die unter der Leitung des Projektmanagers verschiedene Rollen übernehmen.
Sie arbeiten zusammen, um sicherzustellen, dass das Projekt mit Erfolg durchgeführt wird, indem sie:
- Abschließen der ihnen vom Projektmanager zugewiesenen Aufgaben
- Berichterstellung über den Fortschritt ihrer jeweiligen Aufgaben an den Projektmanager
- Zusammenarbeit mit anderen Team-Mitgliedern, um Herausforderungen zu bewältigen, die während des Lebenszyklus des Projekts auftreten ♻️
- Dokumentation der Projektprozesse, an denen sie beteiligt sind
3. Projektbeteiligte
Projektbeteiligte sind eine vielfältige Gruppe von Personen, darunter sowohl interne Mitglieder des Teams als auch externe Partner, deren Interessen in unterschiedlichem Maße vom Projektergebnis betroffen sind.
Von Investoren und Lieferanten bis hin zu Kunden und Mitarbeitern – alle Beteiligten tragen entscheidende Verantwortung für den Erfolg eines Projekts. Dazu gehören unter anderem:
- Bereitstellung von Ressourcen für die Durchführung des Projekts
- Teilnahme am Entscheidungsprozess des Projekts
- Festlegung des Umfangs und der Ziele des Projekts
- Unterstützung zur Sicherstellung des Erfolgs der Umsetzung des Projekts
- Identifizieren Sie potenzielle Risiken, die die Durchführung des Projekts stören können, und entwickeln Sie Strategien zu deren Minderung.
4. Projektsponsor
Als wichtiger Stakeholder stellt der Projektsponsor in der Regel die erforderliche Unterstützung und Ressourcen bereit, um eine termingerechte und budgetgerechte Projektdurchführung sicherzustellen.
Zu den Aufgaben der Projekt-Sponsoren gehören:
- Sicherstellen, dass Projekte über die für einen Erfolg erforderlichen personellen, materiellen und finanziellen Ressourcen verfügen
- Bewertung des Fortschritts und Status des Projekts
- Anpassung und Genehmigung aller notwendigen Änderungen am Budget des Projekts
- Unterstützung während des gesamten Projektlebenszyklus
5. Projektverantwortlicher
In der Regel ist der Projekt-Eigentümer eine Führungskraft, die die letztendliche Verantwortung für den Erfolg oder Misserfolg eines Projekts trägt.
Im Gegensatz zu Projektmanagern, die für die Überwachung und Koordination der Projektaktivitäten verantwortlich sind, konzentrieren sich Projektverantwortliche darauf, die Geschäftsergebnisse des Projekts mit den Zielen des Unternehmens in Einklang zu bringen.
Wenn sich beispielsweise die Verbraucherpräferenzen ändern und dies Auswirkungen auf die Ausrichtung eines Projekts auf die Markttrends haben könnte, wäre es Aufgabe des Eigentümers des Projekts, diese Entwicklung zu erkennen und zu kommunizieren.
Der Projektverantwortliche arbeitet mit dem Projektmanager zusammen, um Initiativen wie die Anpassung von Marketingkommunikationsstrategien zur Minderung potenzieller Risiken zu überwachen. Darüber hinaus arbeitet er mit dem Projektsponsor zusammen, um die für die Umsetzung dieser Initiativen erforderlichen Ressourcen sicherzustellen.
Zu den Aufgaben von Projekt-Eigentümern gehören unter anderem:
- Zusammenarbeit mit dem Projektmanager, um sicherzustellen, dass die Ziele des Projektmanagements termingerecht und innerhalb des Budgets erreicht werden
- Zusammenarbeit mit dem Projektsponsor, um sicherzustellen, dass alle Ressourcen für die Durchführung des Projekts verfügbar sind
- Unterstützung und Zustimmung von relevanten Stakeholdern gewinnen
6. Exekutiver Sponsor
Im Gegensatz zum Projektsponsor, der sich auf ein einzelnes Projekt konzentriert, ist der Executive Sponsor in der Regel ein leitender Manager oder hochrangiger Führungskraft eines Unternehmens, der mehrere Projekte überwacht. Zu seinen Hauptaufgaben gehören:
- Alle endgültigen Entscheidungen zu Änderungen des Umfangs treffen
- Überwachung der Ressourcenzuweisung für mehrere Projekte im Unternehmen
- Behalten Sie alle Aktivitäten im Projektlebenszyklus im Blick und unterstützen Sie das Projektmanagement.
- Sicherstellen, dass die Projekte des Unternehmens mit den übergeordneten Zielen und der Mission übereinstimmen
7. Projektleiter
Projektleiter haben die Aufgabe, das Projektteam zu führen und zu inspirieren. Durch die Förderung einer produktiven Umgebung und die Entwicklung von Kommunikationsstrategien stellen sie sicher, dass jedes Mitglied des Teams engagiert ist und sich für die Erreichung der Projektziele einsetzt.
Sie sind verantwortlich für:
- Entwicklung von Strategien zur Steigerung der Gesamteffizienz des Teams des Projekts
- Sicherstellung einer guten Kommunikation und Zusammenarbeit innerhalb des Teams des Projekts
- Lösung von Konflikten und Herausforderungen, die sich auf die Durchführung des Projekts auswirken können
- Beratung und Unterstützung für die Mitglieder des Projektteams
- Benachrichtigung des Projektsponsors über die Herausforderungen, denen das Team gegenübersteht und die eine Anleitung oder zusätzliche Ressourcen erfordern würden
8. Business Analyst
Der Projektumfang kann sich aufgrund sich ändernder Anforderungen, Rückmeldungen von Stakeholdern oder externer Faktoren ändern. Der Business Analyst ist dafür verantwortlich, diese Änderungen zu untersuchen, ihre Auswirkungen auf den Erfolg des Projekts zu bewerten und ihre Machbarkeit vor der Umsetzung zu prüfen.
Zu ihren wichtigsten Aufgaben in einer Organisation gehören:
- Unterstützung bei der Festlegung des Umfangs des Projekts und der Projektziele
- Sicherstellung der Übereinstimmung der Projektergebnisse mit den Geschäftsanforderungen
- Durchführung von Machbarkeitsstudien für alle vorgeschlagenen Änderungen
- Analyse und Dokumentation der Anforderungen des Projekts 📄
9. Lenkungsausschuss
Der Lenkungsausschuss, der sich aus Führungskräften verschiedener funktionsübergreifender Teams zusammensetzt, fungiert als Beirat, der den Lebenszyklus des Projekts überwacht. Als wichtige Stakeholder wollen sie das Projekt durch strategische Beratung und Anleitung zum Erfolg führen.
Zu ihren Hauptaufgaben gehören unter anderem:
- Beratung des Projektteams hinsichtlich der Verwaltung begrenzter Projektressourcen
- Treffen Sie wichtige Entscheidungen hinsichtlich des Umfangs des Projekts und der Projektziele.
- Festlegung der wichtigsten Leistungsindikatoren eines Projekts, anhand derer der Erfolg des Projekts gemessen werden kann 📊
- Mit Einblicken und Vorschlägen für zukünftige Verbesserungen des Projekts
- Bietet Einblicke und Fachwissen, um wichtige Entscheidungen während der Durchführung des Projekts zu unterstützen.
10. Projektkoordinator
Anstatt sich wie Projektmanager mit dem Gesamtbild zu befassen, konzentrieren sich Projektkoordinatoren vor allem auf administrative Aufgaben, wie beispielsweise die Überwachung der täglichen Projektaktivitäten.
Projektkoordinatoren benötigen in der Regel weniger praktische Erfahrung in der Projektplanung und -durchführung und absolvieren in der Regel weniger Kurse im Bereich Projektmanagement als Projektmanager.
Zu ihren Hauptaufgaben gehören unter anderem:
- Sicherstellen, dass alle Mitglieder des Projektteams hinsichtlich ihrer jeweiligen Leistungen auf Kurs sind
- Überwachung der Zeitleiste des Projekts ⏲️
- Sicherstellen, dass alle Projektdokumente, einschließlich Protokoll- und Berichtsmaterialien für Meetings, für zukünftige Referenzzwecke leicht zugänglich sind
11. Fachexperten (SMEs)
Fachexperten verfügen über spezielle Kenntnisse oder Fähigkeiten, die für das Projekt relevant sind. Sie bieten Einblicke und Anleitung, um die technischen Anforderungen des Projekts zu erfüllen.
Sie sind verantwortlich für:
- Bereitstellung von domänenspezifischem Wissen und Erkenntnissen für das Projektteam
- Identifizieren Sie potenzielle technische Probleme, die die Durchführung des Projekts beeinträchtigen können.
- Sicherstellen, dass das Projekt den Branchenstandards und Vorschriften entspricht
- Beratung zu Strategien, die angewendet werden können, um sicherzustellen, dass das Projekt ordnungsgemäß durchgeführt wird
12. Ressourcenmanager
Ressourcenmanager planen und verteilen die Ressourcen des Projekts sorgfältig innerhalb der Budgetvorgaben.
Sie sind verantwortlich für:
- Schätzung des Ressourcenbedarfs eines Projekts
- Strategische Planung der Verteilung der begrenzten Ressourcen eines Projekts
- Unterstützung bei der Erstellung eines Budgets für ein Projekt
- Überwachung der Ausgaben des Projekts und Umsetzung von Kosteneinsparungsmaßnahmen zur Vermeidung von Budgetüberschreitungen
- Bewertung der Ressourcennutzung, um sicherzustellen, dass sie optimiert ist
13. Projektleiter
Im Gegensatz zu Projektmanagern, die sich auf ein Projekt konzentrieren, verwalten Projektleiter mehrere Projekte in einer Organisation gleichzeitig und treffen wichtige Entscheidungen, um diese voranzutreiben.
Zu ihren Hauptaufgaben gehören unter anderem:
- Sicherstellung einer angemessenen Zuweisung von Ressourcen für verschiedene Projekte
- Entwicklung von Strategien für das Projektmanagement, um die Projekte des Unternehmens auf Kurs zu halten
- Sicherstellen, dass die Projekte termingerecht und innerhalb des Budgets fertiggestellt werden 💸
- Identifizieren Sie Risiken, die die Durchführung der Projekte beeinträchtigen können.
- Zusammenarbeit mit relevanten Stakeholdern der Projekte in ihrem Zuständigkeitsbereich
14. Projektmanagementberater
Projektmanagementberater sind unschätzbare externe Ressourcen, die Organisationen für einen bestimmten Zeitraum fachlich unterstützen. Sie beraten zu den besten Möglichkeiten zur Prozessoptimierung und entwickeln Strategien, um einen Erfolg bei der Projektdurchführung sicherzustellen.
Zu ihren wichtigsten Aufgaben gehören:
- Identifizieren von Ineffizienzen im Projektmanagement-Prozess
- Empfehlung von Best Practices, um sicherzustellen, dass das Projekt termingerecht und innerhalb des Budgets durchgeführt wird
- Unterstützung des Unternehmens bei der Entwicklung von Projektstrategien, die mit den Geschäftszielen übereinstimmen
15. Risikomanager
Risikomanager identifizieren und mindern potenzielle Risiken proaktiv, bevor sie sich auf den Fortschritt des Projekts auswirken können.
Sie sind verantwortlich für:
- Risiken identifizieren, ihre Auswirkungen bewerten und sie nach Schweregrad priorisieren
- Entwicklung von Risikomanagement-Plänen und -Strategien
- Überwachung und Kontrolle von Risiken während des gesamten Lebenszyklus des Projekts
- Umsetzung von Maßnahmen zur Risikobewältigung, um Gefahren zu mindern und Chancen zu nutzen
- Informieren Sie die Stakeholder über potenzielle Risiken, deren Auswirkungen und die vorhandenen Pläne zur Minderung.
16. Leiter des Büros für Projektmanagement (PMO)
Das Projektmanagementbüro sorgt für Konsistenz in den Projektmanagementpraktiken. Dazu entwickelt und verfeinert es Projektmanagementmethoden und schult die Projektmanager und andere Mitglieder des Teams. Das PMO spielt eine zentrale Rolle im Projektmanagement des Unternehmens, indem es die Ressourcenzuweisung für verschiedene Projekte überwacht.
Der PMO-Direktor ist eine Führungskraft, die eine Schlüsselrolle in der Organisation übernimmt, indem er die Abläufe und die Leistung des PMO optimiert. Zu seinen Hauptaufgaben gehören:
- Überwachung der Durchführung aller Projekte in der Organisation
- Zuweisung von Ressourcen zur Unterstützung der Durchführung der Unternehmensprojekte
- Festlegung von Leistungskennzahlen (KPIs) zur Überwachung der Projektleistung und des Fortschritts
- Sicherstellen, dass alle Projekte mit den Zielen und Prioritäten des Unternehmens übereinstimmen
- Überwachung von Risikomanagementaktivitäten mit dem PMO
17. Funktionsmanager
Ein Funktionsmanager leitet eine bestimmte Einheit oder Abteilung und ist für alle Abläufe innerhalb dieser Einheit oder Abteilung verantwortlich. Seine Aufgabe besteht darin, die täglichen Aktivitäten zu verwalten, Ressourcen bereitzustellen und die Prozesse innerhalb seines Funktionsbereichs zu optimieren.
Sie sind verantwortlich für:
- Sicherstellen, dass die Aktivitäten ihrer Funktion den Richtlinien und Standards der Organisation entsprechen
- Einstellung von KPIs für den jeweiligen Funktionsbereich
- Sicherstellen, dass Ressourcen innerhalb ihrer Abteilung effizient zugewiesen werden
- Identifizieren Sie potenzielle Risiken, die die Durchführung von Projekten in ihrem Funktionsbereich beeinträchtigen können.
18. Projektqualitätsmanager
Projektqualitätsmanager wahren strenge Qualitätskontroll- und -sicherungsstandards für alle Projekte in einem Unternehmen.
Sie sind für Folgendes verantwortlich:
- Entwicklung von Vorlagen, Maßnahmen und Standards für die Qualitätskontrolle bei der Durchführung des Projekts
- Sicherstellen, dass alle erforderlichen Inspektionen rechtzeitig durchgeführt werden
- Qualitätsrisiken identifizieren und Strategien zu ihrer Minderung entwickeln
- Identifizieren und Beheben von Qualitätsproblemen und Nichtkonformitäten
- Zusammenarbeit mit Stakeholdern, um deren Qualitätserwartungen zu verstehen
19. Beschaffungsmanager
Beschaffungsmanager sind Vermittler, die das Team des Projekts mit den Lieferanten oder Anbietern des Unternehmens verbinden.
Sie tragen zum Projektteam bei, indem sie:
- Zusammenarbeit mit Projektmanagern, um die Anforderungen des Projekts zu verstehen und die erforderlichen Materialien, Dienstleistungen und Fachkenntnisse zu ermitteln
- Recherchieren und Identifizieren potenzieller Lieferanten, Bewerten ihrer Fähigkeiten, ihres Rufs und ihrer Erfolgsbilanz
- Entwicklung und Implementierung eines transparenten Lieferantenqualifizierungsprozesses, Auswahl geeigneter Lieferanten für die weitere Zusammenarbeit
- Verhandlung von Verträgen mit ausgewählten Lieferanten, Sicherung optimaler Bedingungen in Bezug auf Preis, Qualität, Liefertermine und Bedingungen für die Zahlung
- Verwaltung von Verträgen während des gesamten Projekts, Sicherstellung der Einhaltung vereinbarter Bedingungen 📃
20. Change Control Board (CCB)
Das Change Control Board besteht aus Fachleuten, die während des Lebenszyklus eines Projekts unerwartete Herausforderungen und Chancen bewältigen.
Sie sind verantwortlich für:
- Bewertung und Verwaltung aller vorgeschlagenen Änderungen, um deren Auswirkungen auf die Durchführung des Projekts zu ermitteln
- Bewertung der Machbarkeit der Umsetzung vorgeschlagener Änderungen
- Genehmigung oder Ablehnung vorgeschlagener Änderungen an einem Projekt
- Dokumentieren Sie Änderungsanforderungen, Bewertungen und Aktivitäten im Zusammenhang mit vorgeschlagenen Änderungen.
Wie Sie Projektrollen in 4 Schritten implementieren
Nachdem wir nun die wichtigsten Rollen des Projekts identifiziert haben, besteht der nächste Schritt darin, ihre erfolgreiche Umsetzung in Ihrem Unternehmen sicherzustellen. Hier kommt Projektmanagement-Software zum Einsatz.
ClickUp ist eine der besten Softwarelösungen für Projektmanagement, die derzeit auf dem Markt erhältlich sind. Sie verfügt über eine umfassende Reihe von Features zur Optimierung des Projektmanagements und der Umsetzung von Rollen für Projekte.
Zu den Vorteilen der Verwendung einer Software für das Projektmanagement wie ClickUp gehören:
- Anpassbare Rollen, Berechtigungen und Zugriffsebenen je nach den Rollen und Verantwortlichkeiten der Mitglieder des Projektteams
- Kollaborative Features, die die Zusammenarbeit mit allen Beteiligten in Echtzeit erleichtern
- Projektmanagement-Vorlagen mit vorgefertigten Workflows, die einen reibungslosen Fortschritt Ihres Projekts von Anfang bis Ende gewährleisten.
Mit den umfangreichen Features von ClickUp können Sie Projektrollen mithilfe der folgenden vier Schritte nahtlos implementieren und verwalten:
Schritt 1: Definieren Sie Rollen und Verantwortlichkeiten für Projekte
Der erste Schritt bei der Implementierung von Projektrollen besteht darin, die Verantwortlichkeiten jedes Einzelnen auf der Grundlage des Projektumfangs und der Projektziele klar zu definieren. Diese Klarheit fördert die Verantwortlichkeit, da jedes Projektteammitglied sich seiner Zuständigkeitsbereiche der Eigentümerschaft bewusst ist.
Um diesen Schritt zu vereinfachen, sollten Sie die Verwendung einer vorgefertigten Vorlage für Rollen und Verantwortlichkeiten in Betracht ziehen. Es gibt zwar viele Optionen, aber wir empfehlen Ihnen die ClickUp-Vorlage für Rollen und Verantwortlichkeiten im Bereich des Projektmanagements.
Dieses anpassbare Dokument ermöglicht es Ihnen, Elemente wie Ziele, Rollen des Projekts und Verantwortlichkeiten anhand von vier Hauptunterabschnitten klar zu skizzieren:
- Projektname: Hier können Benutzer den Titel, die Ziele und die übergeordneten Ziele des Projekts angeben. Dieser Abschnitt ist besonders nützlich für Stakeholder wie den Projektleiter, der mehrere Projekte überwacht.
- Das Team kennenlernen: In diesem Abschnitt können Benutzer alle organisatorischen Rollen auflisten, vom Projektverantwortlichen bis zum Beschaffungsmanager, und deren jeweilige Zuständigkeiten und Aufgaben beschreiben.
- Projektzeitleiste: Benutzer, insbesondere im Bereich des Projektmanagements, können diesen Abschnitt nutzen, um die Zeitleisten für Projektmeilensteine genau zu definieren. So wird sichergestellt, dass alle Beteiligten über die voraussichtlichen Termine des Projekts informiert sind.
- Budget und Ressourcen: Dieser Abschnitt konzentriert sich auf die finanziellen und ressourcenbezogenen Anforderungen, die für die Umsetzung des Projekts von entscheidender Bedeutung sind.
Sobald Sie die Vorlage an die Anforderungen Ihres Projekts angepasst haben, können Sie allen relevanten Stakeholdern Zugriff gewähren und einen Link zum Dokument erstellen, der geteilt werden kann. Sie können diesen Link über die native Echtzeit-Kommunikationsplattform von ClickUp – ClickUp Chat – versenden.
Schritt 2: Weisen Sie den Team-Mitgliedern Rollen zu
Der zweite entscheidende Schritt bei der Umsetzung von Projektrollen ist die Zuweisung von Rollen und Aufgaben an die entsprechenden Teammitglieder. Um diesen Prozess in Gang zu setzen, erstellen Sie einen neuen Workspace in ClickUp und binden Sie alle relevanten Stakeholder ein.
Anschließend können Sie jedem Stakeholder Benutzerrollen zuweisen und ihnen entsprechend ihrer Verantwortlichkeiten bestimmte Rechte und Berechtigungen gewähren. Zu den in ClickUp verfügbaren Rollen gehören unter anderem:
- Eigentümer: Der Eigentümer ist die Person, die den Workspace einrichtet und konfiguriert. In den meisten Fällen ist der Eigentümer der Projektmanager oder eine hochrangige Führungskraft wie der Projektsponsor.
- Administratoren: Administratoren sind Benutzer, die den vom Workspace-Eigentümer erstellten Workspace überwachen und verwalten. Sie können anderen Benutzern Berechtigungen gewähren, damit diese an Projektdokumenten und Aufgaben innerhalb des Workspaces mitarbeiten können. In der Regel wird diese Rolle Stakeholdern wie dem Projektleiter oder dem Funktionsmanager zugewiesen.
- Mitglied: Mitglieder sind interne Stakeholder innerhalb der Organisation. Sie haben die Berechtigung, Ordner, Listen und Dokumente innerhalb des Workspace zu erstellen. Außerdem können sie Dokumente für andere Benutzer freigeben und so eine nahtlose Zusammenarbeit fördern.
- Gäste: Gäste sind in der Regel externe Stakeholder wie Auftragnehmer, denen eingeschränkte Zugriffsrechte gewährt werden. Sie können nur Arbeitselemente anzeigen, die ihnen vom Eigentümer, von Administratoren oder Mitgliedern freigegeben wurden, sodass sie Zugriff auf relevante Projektinformationen haben, ohne den Datenschutz zu gefährden.
Schritt 3: Beziehungen zwischen Rollen festlegen
Ineffektive Kommunikation ist eine große Herausforderung im Projektmanagement. Stellen Sie sich ein Szenario vor, in dem ein Funktionsmanager Ressourcen vom Ressourcenmanager für seinen Funktionsbereich benötigt. Ohne Klarheit darüber, an wen er sich wenden soll (und ohne festgelegte Beziehungen zwischen den Rollen), käme es zu unnötigen Verzögerungen, die die Projektumsetzung stören würden.
Um solche Probleme zu vermeiden, verwenden Unternehmen häufig Organigramm-Vorlagen, damit jeder weiß, an wen er sich in bestimmten Situationen wenden muss. ClickUp optimiert diesen Prozess mit der ClickUp-Organigramm-Vorlage.
Fügen Sie dazu einfach die Vorlage zu Ihrem Workspace hinzu und sammeln Sie Informationen zu allen Rollen und Verantwortlichkeiten innerhalb des Unternehmens.
Wenn Sie die ClickUp-Vorlage für Rollen und Verantwortlichkeiten im Bereich des Projektmanagements bereits erstellt und benutzerdefiniert haben, wird der Prozess der Informationsbeschaffung erheblich vereinfacht, da das Dokument bereits alle erforderlichen Daten enthält.
Als Nächstes müssen Sie die Vorlage für das Organigramm benutzerdefiniert anpassen. Diese Vorlage enthält ein ClickUp-Whiteboard, in das Sie Formen wie Rechtecke einfügen können. Die Formen umfassen die Namen der Mitglieder des Projektteams, ihre Titel, Kontaktinformationen und spezifischen Verantwortlichkeiten.
Verwenden Sie Verbindungslinien, um die Formen zu verknüpfen und die Beziehungen zwischen diesen Rollen darzustellen. Im Laufe der Zeit und bei Veränderungen können Sie das Diagramm aktualisieren, indem Sie Formen hinzufügen oder löschen, um Änderungen in Positionen oder beim Personal widerzuspiegeln.
Schritt 4: Überwachung der Projektrollen
Die erfolgreiche Umsetzung von Projektrollen erfordert eine sorgfältige Nachverfolgung von Verantwortlichkeiten und Aufgaben. In der Regel leitet der Projektmanager diesen Aufwand unter Einsatz verschiedener Tools und Techniken.
Eine hervorragende Möglichkeit, dies zu erreichen, ist die Nutzung der über 15 Ansichten von ClickUp. Mit der Gantt-Ansicht können Projektmanager beispielsweise die Zeitleiste des Projekts und die für die Umsetzung erforderlichen Aktivitäten skizzieren. Diese grafische Darstellung erleichtert die Nachverfolgung des Fortschritts jedes Beteiligten bei seinen jeweiligen Aufgaben.
Einige der anderen ClickUp-Ansichten umfassen:
- Listenansicht: Das übersichtlichste Format, mit dem Sie Aufgaben in einer einfachen Liste leicht hinzufügen, entfernen und neu anordnen können.
- Board-Ansicht: Wenn Sie eine visuellere Darstellung Ihrer Aufgaben bevorzugen, ist diese Ansicht ideal, da sie Aufgaben als Karten auf einem Kanban-ähnlichen Board darstellt.
- Kalenderansicht: Eine Zeitleiste der Aufgaben, in der deren Start- und Endzeiten sowie Fälligkeitsdaten angezeigt werden – ideal für die Verwaltung von Fristen und die Planung von Inhalten.
Transformation des Projektmanagements mit ClickUp
Der Projekt-Erfolg hängt von der koordinierten Zusammenarbeit von Personen ab, die unterschiedliche Rollen und Verantwortlichkeiten übernehmen. Klar definierte Rollen verringern das Risiko von Verwirrung, klären die Kommunikationswege und fördern die Verantwortlichkeit.
ClickUp ist ein großartiges tool zur Optimierung dieses Prozesses mit anpassbaren Organigrammen, Vorlagen für Rollenspezifikationen, Gantt-Diagrammen und vielem mehr. Melden Sie sich noch heute an, um Ihre Workflows im Rollmanagement zu optimieren und eine nahtlose Projektdurchführung zu gewährleisten! ⭐