Die Einstellung eines Expertenteams ist keine Garantie für den Erfolg, wenn Sie die Rollen und Verantwortlichkeiten des Teams nicht genau festgelegt haben. 🧑🤝🧑
Unzureichende Aufgabendefinitionen können zu Missverständnissen, verminderter Konzentration, verpfuschten Lieferungen, Arbeitsüberschneidungen, unsachgemäßen ressourcennutzung und die Unzufriedenheit der Mitarbeiter. Laut einer Umfrage von Effectory 75 % der Arbeitnehmer, deren Rolle klar ist, berichten über eine höhere Zufriedenheit bei der Arbeit.
Die Festlegung von Rollen, Zuständigkeiten und sogar Verfahren gehört zum Standardrepertoire einer jeden Führungskraft. Aber der Prozess kann anstrengend und zeitaufwändig sein, besonders wenn Sie ein großes Team leiten. Glücklicherweise müssen Sie dank der Vorlagen für Rollen und Verantwortlichkeiten nicht bei Null anfangen.
Wir stellen Ihnen die Top 10 Vorlagen für die Einrichtung von Aufgaben und hierarchischen Flows in Ihrem Unternehmen vor. Mit unseren knackigen Bewertungen finden Sie im Handumdrehen die richtige Vorlage!
Was ist eine Vorlage für Rollen und Verantwortlichkeiten?
Der Erfolg eines jeden Unternehmens, unabhängig von seiner Größe und Branche, hängt davon ab, wie gut die Mitarbeiter ihre Aufgaben verstehen und ausführen. Führungskräfte und HR-Manager können eine Vorlage für Rollen und Zuständigkeiten verwenden, um den gesamten Bereich der Aufgaben, Zuständigkeiten und Leistungserwartungen für die Rolle darzustellen.
Die Standardabschnitte sind in der Regel mit Leitlinien versehen, die Ihnen bei der Klärung helfen:
- Der Titel der Stelle mit den gewünschten Kompetenzen und Fertigkeiten
- Berichterstellende Abteilung(en) oder Projektleiter, mit denen Sie sich abstimmen müssen
- Hierarchische Kommunikations-Flows (d.h. wem der Mitarbeiter berichtet)
- Aufschlüsselung der Schlüsselzuständigkeiten und der Rollen der anderen Mitglieder des Teams
- KPIs und Metriken für die Bewertung
Eine Vorlage für die Zuständigkeiten hilft Ihnen bei der Gestaltung der Arbeitsaufgaben in Übereinstimmung mit Ziele und Vorgaben des Teams . Neben der Vermeidung von Missverständnissen ist es auch nützlich für:
- Leistungsbewertung: Anhand der definierten Metriken können Sie messen, wie gut die Mitglieder des Teams die ihnen zugewiesenen Rollen erfüllen
- HR: Punktgenaue Stellenbeschreibungen helfen der Personalabteilung, geeignete Mitarbeiter zu finden
- Mitarbeiterentwicklung: Pflichtbewusste Teammitglieder sind eher bereit, ihre Fähigkeiten zu entwickeln und sich anEntscheidungsprozessen mit Vertrauen
- Geringe Fluktuation: Klar definierte Rollen eliminieren das Element der Verwirrung aus der Gleichung, fördern das Gefühl der Sicherheit des Arbeitsplatzes und verringern die Fluktuation der Mitarbeiter
Was macht eine gute Vorlage für Rollen und Verantwortlichkeiten aus?
Eine gute Vorlage für Rollen und Verantwortlichkeiten sollte die folgenden Merkmale aufweisen:
- Klare Struktur: Die Vorlage sollte leicht verständlich sein und klare Abschnitte enthalten, in denen verschiedene Aspekte einer Rolle erörtert werden, von Zuständigkeiten bis hin zu hierarchischen Vorgaben
- Fortschrittsüberwachung: Viele Top-Vorlagen bieten Optionen fürnachverfolgung des Fortschritts der Mitarbeiterund machen das Dokument so zu einem nützlichen Hilfsmittel für Evaluierungszwecke
- Benutzerdefinierte Features: Da sich das Stellenprofil aufgrund von Expansions- oder Umstrukturierungsereignissen ändern kann, sollte die Vorlage Raum für eine mühelose Aktualisierung der Abschnitte bieten
- Zugänglichkeit: Relevante Teams, wie Leistungsbeurteiler und Teamleiter, sollten auf das Dokument zugreifen können
- Unterstützung der Zusammenarbeit: Die Vorlage sollte Beiträge von verschiedenen Projektleitern zulassen, insbesondere wenn die Stelle abteilungsübergreifende Aufgaben beinhaltet
10 Vorlagen für Rollen und Verantwortlichkeiten im Jahr 2024
Wir haben uns Dutzende von Vorlagen für Rollen und Verantwortlichkeiten angeschaut und die 10 besten Optionen ausgewählt, die sich auf eine Vielzahl moderner Rollen anwenden lassen. Legen wir gleich los! 🤩
1. ClickUp Vorlage für Rollen und Verantwortlichkeiten im Projektmanagement
Nutzen Sie die ClickUp Vorlage für Rollen und Verantwortlichkeiten im Projektmanagement, um Ihr Team zu organisieren und dessen Aufgaben zu definieren
Der Erfolg eines jeden Projekts hängt von der Organisation ab - es sollte klar umrissen sein, wer was, wie und wann erledigt. Die ClickUp Vorlage für Rollen und Verantwortlichkeiten im Projektmanagement hilft Ihnen, eine prägnante und dennoch umfassende Zusammenfassung der Beteiligung jedes Mitarbeiters an einem Projekt zu erstellen und maximale Transparenz zu gewährleisten.
Der Charme der Vorlage liegt in ihrer Vielseitigkeit - sie kann für alle Nischen verwendet werden, von der Entwicklung von KI-Software bis zur Herstellung von Barbie-Puppen. 💗
Die sorgfältig erstellten Abschnitte helfen Ihnen, Rollen zu definieren, Verantwortlichkeiten zuzuweisen und Projekte zu planen. Sie beginnen mit einem allgemeinen Abschnitt Projektname, in dem Sie das Projekt beschreiben Ziele und Zielsetzungen .
Einige bemerkenswerte projektfreundliche Abschnitte sind:
- Mit dem Team bekannt machen: Hier erwähnen Sie die Personen, die an dem Projekt beteiligt sind, und erläutern ihre Aufgaben. Sie können so detailliert sein, wie Sie wollen - es gibt kein Limit an Zeichen, das Sie beachten müssen!
- Zeitleiste für das Projekt :Aufschlüsselung der Arbeit in kleinere, leichter zu handhabende Teile (Aufgaben), setzen Sie Einzelziele und stellen Sie diese auf einer Zeitleiste dar
- Budget und Ressourcen: Schätzen Sie, wie viel jede Aktivität kosten wird, und lassen Sie Raum für die Darstellung der tatsächlichen Gemeinkosten. Sie können diese beiden Angaben vergleichen, um dieressourcenzuweisung in der Zukunft
Hängen Sie die Vorlage an Aufgaben an und erstellen Sie ein zentrales Repository mit Infos zum Projekt für Ihr Team. Sie können diese Vorlage als externes Dokument verwenden und sie freigeben mit ihren Interessengruppen und Partner, um sie über Ihre neuesten Projekte zu informieren, sie mit Ihrem Team bekannt zu machen und sie über Aktualisierungen auf dem Laufenden zu halten.
2. ClickUp Rollen und Berechtigungen Matrix Vorlage
Die ClickUp Matrix-Vorlage für Rollen und Berechtigungen hilft Ihnen, eine Befehlskette zu erstellen und Aufgaben mit wenigen Klicks den richtigen Personen zuzuweisen
Es reicht nicht aus, die Zuständigkeiten jedes Einzelnen in Ihrem Team zu definieren - Sie müssen auch darlegen, wie die verschiedenen Rollen miteinander zusammenspielen und die Zugriffsrechte und Berechtigungen jedes Mitarbeiters erläutern.
Zu erledigen ist dies mit der ClickUp Rollen und Berechtigungen Matrix Vorlage und sorgen für effiziente Teamarbeit und eine erstklassige Kommunikation, die in die richtige Richtung fließt. 🌊
Die Vorlage stellt sicher, dass jedes Mitglied des Teams weiß, wem es unterstellt ist, und verhindert Verwechslungen, indem sie eine transparente hierarchische Befehlskette einstellt. Sie bietet zwei Listenansichten (interne Aufgaben und externe Aufgaben) und eine Board-Ansicht (Abteilungsaufgaben).
In der Ansicht Interne Aufgaben werden die Aufgaben neben den internen Rollen definiert, die für Genehmigungsbasierte Workflows . Geben Sie Infos über die Abteilung an (z. B. Vertrieb, Betrieb oder Marketing) und setzen Sie ein Häkchen unter die Rollen, die an einer Aufgabe beteiligt sind. Bestimmen Sie die verantwortliche Person und hinterlassen Sie zusätzliche Kommentare im Feld Bemerkungen. Die Ansicht Externe Aufgaben ähnelt der vorherigen Ansicht, nur dass in diesem Fall der Schwerpunkt auf externen Rollen wie Großhändlern, Freiberuflern und Einzelhändlern liegt.
Die Ansicht Abteilungsaufgaben ist eine Kanban-Board auf der die Aufgaben aus den vorherigen Ansichten als Karten dargestellt und nach der zuständigen Abteilung gruppiert werden (z. B. Marketing, Personalwesen oder Kundenbetreuung ). Verwenden Sie es, um die Workloads der Teams zu visualisieren.
Die Vorlage bietet standardmäßig mehrere Rollen, z. B. CEO, Vizepräsident, Teamleiter und Personalleiter, aber Sie können die Datenbank aktualisieren, um sie an die Struktur Ihres Unternehmens anzupassen.
3. ClickUp Matrix-Vorlage für rollenbasierte Zugriffskontrolle
Definieren Sie Benutzerrollen und bestimmen Sie die Zugriffsrechte für jeden Ihrer Mitarbeiter mit der ClickUp Role-Based Access Control Matrix Template
Die Implementierung von Sicherheitsprotokollen ist ein wichtiger Teil des Schutzes der digitalen Ressourcen eines Unternehmens, aber es kann mühsam sein, die Zugriffsrechte der Mitarbeiter zu definieren. Die ClickUp Matrix-Vorlage zur rollenbasierten Zugriffskontrolle vereinfacht den Prozess der Zuweisung geeigneter Zugriffskontrollen.
Die Vorlage ist so konzipiert, dass die rollenbasierte Zugriffskontrolle (RBAC) ansatz im Hinterkopf. Sie können für jeden Mitarbeiter die Zugriffsebene auf sensible Informationen festlegen, um Sicherheitsverletzungen zu verhindern und datengestützte Entscheidungsprozesse zu verbessern.
Diese Vorlage hilft hauptsächlich bei der Einstellung dieser Protokolle mit Hilfe von drei Ansichten.
Die praktischste Ansicht ist die Zugangskontrollmatrix. Hier definieren Sie Elemente, die für Ihre Arbeit spezifisch sind, und benutzerdefinieren die Zugriffsebenen für jedes Element. ClickUp bietet sieben Zugriffskontrollstufen:
- Autorisieren
- Erstellen
- Ansicht
- Aktualisieren
- Rückgängig machen
- Löschen
- Konfigurieren Sie
Legen Sie fest, was jede Benutzerrolle mit bestimmten Elementen zu erledigen hat, indem Sie eine oder mehrere Zugriffskontrollstufen aus der ausklappbaren Liste auswählen.
In den anderen beiden Ansichten (Ansicht "Externe Benutzer" und "Interne Benutzer") können Sie die Aufgaben nach der Art der Rolle gruppiert anzeigen. Passen Sie die Rollen auf der Grundlage der Hierarchie Ihrer Organisation an.
4. ClickUp Verantwortungszuweisung Matrix Vorlage
Nutzen Sie die ClickUp Responsibility Assignment Matrix Template, um Prozesse in Ihrem Unternehmen zu visualisieren und die Rolle jedes Mitarbeiters zu bestimmen
Eine Verantwortungszuordnungsmatrix (RAM) ist eine diagramm für das Projektmanagement das die Rollen aller an einem Vorhaben beteiligten Personen aufzeigt. Das ClickUp Vorlage für eine Matrix der Verantwortungszuweisung stellt Ihnen ein fertiges Diagramm zur Verfügung, das Ihnen hilft, den Beitrag jedes Mitglieds zu einem Projekt zu visualisieren.
Dies ist eine Whiteboard-Vorlage. Für die Uneingeweihten, ClickUp Whiteboards sind hochgradig anpassbare digitale tools, die sich ideal für die Visualisierung von Ideen, das Brainstorming und die Arbeit mit Ihrem Team in Echtzeit eignen, unabhängig von Ihrem Speicherort.
Mit dieser Vorlage erhalten Sie ein Whiteboard mit einer von Experten erstellten Matrix. Die Spalten stellen verschiedene Prozesse dar, während die Zeilen die einzelnen Mitarbeiter zeigen. Laden Sie einfach die kostenlose Vorlage herunter und benennen Sie die Namen der Spalten und Zeilen nach Ihren Bedürfnissen um.
Verleihen Sie Ihrem RAM mit Hilfe von Emojis ein visuelles Flair. Standardmäßig bietet ClickUp vier Emojis, um zu beschreiben, wer wer ist:
- Verantwortlich ⚒️
- Verantwortlich 🦾
- Konsultiert 💼
- Informiert 🤳
Sobald es fertiggestellt ist, wird das visuelle Raster zu einer gemeinsamen Quelle für die Identifizierung von Schlüsselpersonen und Kommunikationsaufgaben.
5. ClickUp RACI Matrix Vorlage
Nutzen Sie die ClickUp RACI Matrix Vorlage, um die Rollen Ihrer Mitglieder in verschiedenen Aufgaben und Aktivitäten zu skizzieren
Sie haben es erraten - die ClickUp RACI Matrix Vorlage basiert auf der RACI (Responsible, Accountable, Consulted, and Informed)-Matrix. Sie ist im Grunde genommen ähnlich wie die zuvor besprochene Vorlage. Diese Vorlage ist jedoch komplizierter aufgebaut, um die Überwachung der Aufgaben zu unterstützen.
Die Verwendung der RACI-Vorlage ist recht einfach, selbst wenn Sie mit der RACI-Philosophie nicht vertraut sind. Wir empfehlen, mit der Matrix-Ansicht zu beginnen - hier weisen Sie den Teams die Rollen für die vier RACI-Elemente zu. Bearbeiten Sie die Rollen so, dass sie der Struktur Ihres Unternehmens entsprechen.
Die Vorlage bietet verschiedene Ansichtskonfigurationen zur Überwachung der Aufgaben. Zum Beispiel ist die Ansicht Projektstatus ideal für die Einstellung realistischer Fristen und die Überwachung des Fortschritts jeder Aufgabe. Sie können Aufgaben für jede Rolle erstellen und zuweisen und Statusattribute wie Blockiert, Abgeschlossen, In Bearbeitung, Interne Überprüfung und Zu erledigen hinzufügen.
Die Ansicht Projektteam eignet sich eher für die Nachverfolgung einzelner Aufgaben. Die Ansicht Projektleitung gibt Ihren Team-Mitgliedern einen schnellen Überblick darüber, wer für eine bestimmte Aufgabe oder Unteraufgabe verantwortlich ist. In der Ansicht Externe Ressourcen sind alle externen Ressourcen zusammengefasst, die Sie für die Durchführung Ihrer Arbeit benötigen.
6. ClickUp DACI Modell Vorlage
Mit der ClickUp DACI Modellvorlage können Sie die Beteiligung jedes Mitglieds eines Teams an verschiedenen Aufgaben definieren und Entscheidungsprozesse verbessern
Das DACI-Modell ist ein Entscheidungsfindungsrahmen, der auf der Zuweisung spezifischer Rollen an Teammitglieder basiert, um die Entscheidungsfindung zu beschleunigen und Prozesse zu rationalisieren und Verwirrung zu vermeiden. dACI" ist ein Akronym für Driver, Approver, Contributor, and Informed. Die Website ClickUp DACI-Modell-Vorlage folgt diesem Rahmen bis ins kleinste Detail.
In den verschiedenen Ansichten können Sie Ihrem Team die richtigen Beschreibungen zuweisen und die Verantwortlichkeiten auf einer Karte darstellen. Beginnen Sie mit der DACI Listenansicht, um den Mitgliedern Ihres Teams Aufgaben zuzuweisen, einen Prioritätsstatus zu definieren und die Phase der Entscheidungsfindung festzulegen. Weitere praktische Ansichten sind:
- Ansicht "Prioritäten ": Zur Festlegung, welche Aufgaben zuerst fertiggestellt werden sollen. Sie können Notizen für zusätzliche Erklärungen oder wertvolle Tipps hinzufügen
- DACI Board Ansicht: Dies ist ein Kanban Board, das Aufgaben aus der Listenansicht von DACI als Karten anzeigt. Sie sortiert die Karten der Aufgaben nach der Phase der Entscheidungsfindung (z. B. Hintergrund, Datenerfassung und Alternativen). Ändern Sie die Sortierkriterien, indem Sie auf die Schaltfläche Gruppieren nach in der oberen rechten Ecke des Bildschirms klicken
- ansicht Board: Dieses Kanban-Board sortiert die Aufgaben nach ihrem Status, d. h. Nicht begonnen, In Bearbeitung und Vollständig
Wie andere ClickUp Vorlagen ist auch diese Vorlage 100% anpassbar - passen Sie Ihre Benutzerdefinierte Felder fügen Sie neue Ansichten hinzu und bearbeiten Sie Abschnitte, um sicherzustellen, dass Ihre DACI-Übung auf Ihr Geschäft abgestimmt ist.
7. ClickUp RACI-Planungsvorlage
Die ClickUp RACI-Planungsvorlage hilft Ihnen, die Rollen Ihres Teams für jede projektbezogene Aktivität zu visualisieren
Wenn Sie RACI-Layouts für die Definition von Rollen im Team lieben, haben wir eine weitere hervorragende Option für Sie! Die ClickUp RACI-Planungsvorlage kann Ihre Anlaufstelle sein, um Rollenklarheit zu schaffen, zu visualisieren und prozesse verbessern und die Identifizierung der Personen, die für das Abschließen von Aufgaben, die Beratung oder das Treffen von Entscheidungen zuständig sind.
Es handelt sich um eine Dokument-Vorlage, die nicht mit mehreren Ansichten ausgestattet ist, was sie aber nicht weniger wertvoll macht. Es ist ein ideales Tool für Führungskräfte, die eine visuelle Übersicht über Projektaktivitäten und Benutzerrollen aus einer Hand erstellen möchten. Da es auf dem RACI-Ansatz basiert, können Sie die Benutzer anhand der folgenden Kategorien kategorisieren:
- Verantwortlich: Dies ist der Eigentümer der Aufgabe, die Person, die für den Abschluss verantwortlich ist
- Rechenschaftspflichtig: Für Benutzer, von denen erwartet wird, dass sie an zentralen Entscheidungen mitwirken
- Beratend: Verwenden Sie diese Klassifizierung für Benutzer, die einen Beitrag leisten, aber nicht an der Entscheidungsfindung beteiligt sind. Sie sind nicht für den Abschluss oder Erfolg des Projekts verantwortlich
- Informiert: Benutzer, die sich über den Fortschritt des Projekts auf dem Laufenden halten, aber in der Regel nicht an der Entscheidungsfindung beteiligt sind
Diese Vorlage bietet eine Tabelle mit Positionen und Aktivitäten im Projekt. Bestimmen Sie die Rolle jeder am Projekt beteiligten Person, indem Sie R, A, C oder I in das entsprechende Feld eintragen. Codieren Sie die Felder zur leichteren Unterscheidung mit Farben und geben Sie die Tabelle für Ihr Team frei, damit alle auf der gleichen Seite stehen.
8. ClickUp Job Verantwortung SOP Vorlage
Optimieren Sie Ihren Schulungsprozess und sorgen Sie für Konsistenz in Ihrem Unternehmen mit der ClickUp SOP-Vorlage für Mitarbeiterschulung und -entwicklung
Für die meisten Geschäfte sind Standardarbeitsanweisungen (SOPs) die Karten zum Erfolg. 🪙
Die ClickUp Job Responsibility SOP Vorlage können Sie eine detaillierte, rollenbasierte SOP erstellen, die Anweisungen zum Abschließen verschiedener Aufgaben, zur Aufrechterhaltung der Qualität der Arbeit und zur Effizienz enthält. Die Vorlage stellt sicher, dass Ihre Mitarbeiter eine standardisierte Vorgehensweise bei ihrer Arbeit anwenden und so das Risiko von Fehlern minimieren.
Die SOP-Vorlage bietet vorgefertigte Abschnitte mit Texten nach Industriestandard, um SOPs klar und deutlich zu definieren. Füllen Sie die Abschnitte "Zweck", "Umfang" und "Verfahren" aus und fügen Sie am Ende des Dokuments zusätzliche Ressourcen hinzu (falls erforderlich).
Wenn Sie mit dem Verfassen von SOPs noch nicht vertraut sind, folgen Sie der in der Vorlage integrierten Anleitung, um fortzufahren. Sie können einfach skizzieren delegationsketten und schließen Kommunikationsvorläufer ein, von denen Sie erwarten, dass sie befolgt werden.
Um Ihre SOP stärker handlungsorientiert zu gestalten, ändern Sie den Abschnitt "Zweck" der Vorlage und verwenden Sie ihn als erklärung der Arbeit (SOW) . Definieren Sie die SOW weiter, indem Sie den Projektumfang, die Ziele, die Zeitleisten und das Projekt leistungen und erklärt, wer was wann zu erledigen hat.
9. Microsoft Word Stellenbeschreibung Vorlage by Betterteam
Erstellen Sie perfekte Stellenbeschreibungen für interne Dokumentationen oder Stellenanzeigen mit der Microsoft Word Vorlage für Stellenbeschreibungen von Betterteam
Sie haben eine offene Position zu besetzen? Die Microsoft Word Vorlage für Stellenbeschreibungen von Betterteam hilft Ihnen, die Position durch eine organisierte Struktur detailliert zu beschreiben.
Sie haben vier Abschnitte -Berichterstatter, Übersicht über die Stelle, Verantwortlichkeiten und Aufgaben sowie Qualifikationen. Zu jedem Abschnitt gibt es Richtlinien, was und wie Sie schreiben sollen. Zum Beispiel weist Sie die Vorlage im Abschnitt Qualifikationen an, Aufzählungspunkte wie Bildungsgrad, Erfahrung oder spezifische Fähigkeiten, nach denen Sie suchen, aufzunehmen, um geeignete Bewerber zu gewinnen.
Das Microsoft Word Format der Vorlage macht sie 100% anpassbar. Fügen Sie zusätzliche Abschnitte hinzu, ändern Sie Schriftarten und passen Sie die Vorlage an das Branding Ihres Unternehmens an.
10. Microsoft Word Job Rollen und Verantwortlichkeiten Vorlage von Template.net
Die Microsoft Word Job Roles and Responsibilities Template von Template.net hilft Ihnen dabei, die Aufgaben zu umreißen, die mit einem Job in Ihrer Organisation verbunden sind
Mit der Microsoft Word Job Roles and Responsibilities Template by Template.net schaffen Sie Klarheit über die Positionen in Ihrem Unternehmen und erleichtern die Transparenz der Rollen.
Die Vorlage bietet den perfekten Rahmen für die Erstellung von Stellenanzeigen - sie definiert den Titel der Stelle, die Art der Position, die Abteilung und die Befehlskette. Der Hauptteil der Vorlage konzentriert sich auf eine detaillierte Stellenbeschreibung. Hier geben Sie alle Infos über die Stelle an, die Ihnen helfen, die richtigen Bewerber zu finden.
Die Vorlage für Rollen und Verantwortlichkeiten ist im Microsoft Word- und Google Docs-Format verfügbar, so dass Sie das von Ihnen bevorzugte Format auswählen können. Die Vorlage bietet zwar keine erweiterten Optionen für die Zusammenarbeit und Visualisierung, ist aber ideal für alle, die eine Lösung ohne Schnickschnack suchen. 🔔
Sie können die Abschnitte der Vorlage anpassen, um die gewünschten Ergebnisse zu erzielen. Fügen Sie zum Beispiel einen Abschnitt über besondere Fähigkeiten ein, die für die Stelle erforderlich sind, z. B. ein bestimmtes Zertifikat oder Fremdsprachenkenntnisse.
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Perfekte Teams werden nicht zufällig zusammengestellt - sie werden mit Sorgfalt zusammengestellt.
Ohne definierte Rollen und Zuständigkeiten der Mitarbeiter ist Ihr Unternehmen wie ein Schiff auf See ohne Kompass und mit einem Deck voller ungeschulter Seeleute. Egal, wie sehr sie sich anstrengen, das Schiff wird sein Ziel nie erreichen. ⛴️
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