Als Engagement Manager im Professional Services Team bei ClickUp ich habe schon vielen Kunden geholfen, unsere Plattform erfolgreich in ihrem Unternehmen einzuführen. Sie werden überrascht sein zu erfahren, dass die Einrichtung von ClickUp der einfachste Teil eines jeden Projekts ist.
Das Anlegen eines starken Fundaments mit einer gut aufgebauten Hierarchie und der Konfiguration von aussagekräftigen Ansichten ist wichtig! Aber die Art und Weise, wie Ihr Unternehmen den Wandel erlebt, kann sich direkt auf den Erfolg jeder digitalen Transformation auswirken.
Beim Veränderungsmanagement geht es darum, den Wandel auf individueller Ebene zu erleichtern, indem die Bedürfnisse der Beteiligten ermittelt und die Veränderungsinitiative entsprechend vorbereitet werden.
Warum Change Management ein kritischer Aspekt des Geschäftsbetriebs ist
Einige Unternehmensleiter fragen sich an dieser Stelle vielleicht: Warum sich die Mühe machen? Lasst uns den Veränderungsprozess einfach so schnell wie möglich durchziehen und das Beste hoffen.
Ich bin hier, um Ihnen zu sagen, dass ein wenig Zeit allen Beteiligten bei den Veränderungsinitiativen hilft und zu enormen Vorteilen führen wird.
Erstens, und das ist vielleicht das Wichtigste, trägt die effektive Umsetzung des Veränderungsmanagements dazu bei, die Rentabilität Ihrer Investition zu gewährleisten. Es stellt sicher, dass Ihre Mitarbeiter das Produkt schnell annehmen, stark nutzen und beherrschen, um eine erfolgreiche Veränderung zu erreichen.
Es verringert auch die Notwendigkeit, Prozesse zu überarbeiten oder zu überarbeiten, da Ihre Interessengruppen von Anfang bis Ende in das Projekt eingebunden sind.
Schließlich kann Ihre Change-Management-Strategie dazu beitragen, Ihre Ziele und Erfolgsmaßnahmen zu erreichen, die Sie bei der Entscheidung für ClickUp als Produkt festgelegt haben. Es ist wirklich nur eine Versicherung, um die Vorteile eines erfolgreichen Change Managements zu erkennen.
Kurt Lewins Modell des Veränderungsmanagements
Das Veränderungsmodell von Kurt Lewin in ClickUp Whiteboards eingebaut
Das Veränderungsmanagement-Modell von Kurt Lewin geht davon aus, dass eine Organisation bei jeder Veränderung zyklisch drei Phasen durchläuft:
- Auftauen: Ihr Team bereitet sich auf die Veränderung vor und akzeptiert, dass sie kommen wird. Die Art und Weise, wie sie Dinge normalerweise tun, beginnt zu schmelzen
- Change: Wenn die Veränderungsinitiativen wirklich stattfinden
- Einfrieren: Wo Siedie Veränderung verfestigen und zum "Business as usual" übergehen-Einfrieren_ der Änderung
Der Sinn der Implementierung dieses Veränderungsmanagementprozesses besteht darin, die Menschen schneller durch die Veränderungskurve zu bringen. Letztlich wollen die Verantwortlichen die Zeit, die im Wandel verbracht wird, und die Unsicherheit am unteren Ende der Veränderungskurve verringern.
Jeder Mensch durchläuft die Veränderungskurve in unterschiedlichem Tempo, so dass Sie bei Ihrer Planung alle verschiedenen Arten von Interessengruppen in Ihrer strategischen Vision berücksichtigen müssen. Im Folgenden führen wir Sie durch die verschiedenen Phasen, damit Sie den Wandel bewältigen und Ihre Prozesse effektiver gestalten können.
Außerdem haben wir eine Vorlage für das Änderungsmanagement zusammengestellt, die Fragen für die Befragung von Interessengruppen, einen Änderungsmanagementplan und Kommunikationsplan .
Phase 1: Auftauchen
In dieser Phase des Veränderungsmanagements geht es vor allem um Entdeckung und Planung.
Bewertung der Auswirkungen der Veränderung
Zunächst ist es wichtig, die Auswirkungen der Umsetzung von Änderungen auf die direkt oder indirekt betroffenen Interessengruppen zu ermitteln. Bei digitalen Transformationsprojekten gibt es drei Haupttypen von Veränderungen:
1. Systemänderungen
Im Falle einer ClickUp-Implementierung ist das neue System ClickUp! Überlegen Sie, wie sehr sich das System im Vergleich zum jetzigen Zustand verändern wird, da dies Auswirkungen darauf haben kann, wie viel und welche Art von Schulung Ihr Team benötigt.
Training Rollout Plan Vorlage von ClickUp
2. Prozessänderungen
Wenn Sie ein neues System einführen, ist es nur natürlich, dass sich die Prozesse oder Arbeitsabläufe, die Ihr Team befolgt, ebenfalls ändern. Die Erstellung von Standardarbeitsanweisungen die Dokumentation (in Docs!) kann eine großartige Ressource für Ihr Team sein.
Rationalisieren Sie Ihre HR-Prozesse mit der HR SOP-Vorlage von ClickUp und Whiteboards
3. Personelle Veränderungen
Diese Art von Veränderung ist wahrscheinlich diejenige, über die sich die Menschen während einer digitalen Transformation am meisten Sorgen machen - wird das neue System mich ersetzen? Es ist wichtig, die Auswirkungen auf Ihre Mitarbeiter während des organisatorischen Änderungsmanagements zu berücksichtigen und die Erwartungen klar zu kommunizieren.
Sobald Sie die Bereiche identifiziert haben, von denen Ihr Team Ihrer Meinung nach am meisten betroffen sein wird, ist es an der Zeit, sie zu fragen! Führen Sie durch interviews mit Stakeholdern um die Mitglieder Ihres Teams nach ihren Hauptanliegen zu fragen und die Lücken in der Organisation zu ermitteln, die für eine Rückkehr zum Status quo notwendig sind.
Rationalisieren Sie interne Anfragen Ihrer internen Stakeholder, um genau die Informationen zu sammeln, die in Ihren Formularen benötigt werden
Ihr Team könnte zum Beispiel der Meinung sein, dass die anstehenden Änderungen an seinen Prozessen relativ geringfügig sind, obwohl sie Ihrer Einschätzung nach von großer Bedeutung sind. Das bedeutet, dass Sie während des Projekts zusätzliche Schulungssitzungen einplanen müssen, um das Team auf den neuesten Stand zu bringen, wie die Änderungen zu bewältigen sind.
Außerdem könnte sich in den Interviews herausstellen, dass Ihre Mitarbeiter befürchten, dass das neue System zu Entlassungen führen wird. In diesem Fall müssten Sie in Ihrem Kommunikationsplan starke Botschaften verankern, um diesen Befürchtungen zu begegnen.
Identifizieren Sie Widerständler, Skeptiker und Befürworter
Wenn Sie Stakeholder-Interviews durchführen, werden Sie bald in der Lage sein, die Widerständler, Skeptiker und Befürworter zu identifizieren.
Champions sind die Personen, die bereits von der Veränderung überzeugt sind und als Botschafter für ClickUp fungieren, sei es, dass sie ClickUp schon einmal genutzt haben oder dass sie einfach eine sehr engagierte Person in Ihrem Team sind.
Champions sollten dazu genutzt werden, den Rest des Teams zu motivieren und als Fachexperten in den Prozess der ClickUp-Implementierung einbezogen werden.
Es ist wahrscheinlich offensichtlich, dass Widerständler Menschen sind, die einer Veränderungsinitiative oder jeder Art von Veränderung sehr zögerlich gegenüberstehen. Es ist wichtig, diese Personen anzuerkennen, sie aber daran zu hindern, eine negative Stimmung zu verbreiten, damit das Projekt nicht sabotiert wird. Denken Sie an den Negativitäts-Bias - Negativität ist lauter als Positivität.
Die letzte Kategorie von Menschen sind die Skeptiker. Das sind die Leute, die ich am liebsten in einen Workshop einbinde, wenn ich Anforderungen für die Implementierung von ClickUp für das Projektmanagement sammle!
Hier haben Sie die Leute, die am meisten in das Ergebnis des Projekts investiert haben und die Prozesse und Veränderungen entsprechend in Frage stellen werden. Sie werden an die Dinge denken, an die das Management nicht denkt.
Identifizieren Sie die oben genannten Personen und arbeiten Sie entsprechend mit ihnen während des Projektmanagementprozesses oder der Veränderungsinitiative!
Planen Sie die Veränderung
Nun, da Sie all diese Informationen gesammelt haben, ist es an der Zeit, sie in die Tat umzusetzen! Für ein erfolgreiches Projekt mit seiner Veränderungsmanagementstrategie empfehle ich zwei Dinge.
- Prozessplan für das Änderungsmanagement
- Kommunikationsplan
Glücklicherweise ist ClickUp ein großartiges Werkzeug zur Erstellung und Pflege dieser Pläne. In unserer Vorlage für das Änderungsmanagement finden Sie bereits Musterpläne, die Sie verwenden können. In Ihrer Change-Management-Strategie sollten Sie alle Aktivitäten aufführen, die Sie planen, um Ihr Team bei der Einführung von ClickUp zu unterstützen.
Einige dieser Aktivitäten könnten sein:
- Erstellung neuer Standardarbeitsanweisungen
- Entwicklung von Schulungsunterlagen
- Benutzerakzeptanztests
- Schulungssitzungen
- Feierliche Einführung
Im Kommunikationsplan legen Sie die Aufgaben für die geplante Kommunikation während der Veränderung fest. Dazu können gehören:
- Erste Ankündigung
- Wöchentliche Sprechstunden
- Ankündigung der Einführung
- Post-Go-Live-Bestätigungen
In unserer Vorlage finden Sie einige Formulierungsvorschläge, die Sie in vielen dieser Mitteilungen verwenden können. Es gibt eine Reihe von Funktionen in ClickUp, die Ihnen bei der Einrichtung helfen können!
Aufgaben in mehreren Listen
Die Funktion Tasks in Multiple Lists (TIML) von ClickUp ermöglicht es Entwicklern, Aufgaben mit anderen Teams im Unternehmen zu verbinden
Ich füge gerne alle geplanten Aufgaben aus meinem Kommunikationsplan zum Änderungsmanagementplan hinzu, damit ich eine ganzheitliche Sicht auf alles habe.
Wiederkehrende Aufgaben
Wiederkehrende Aufgaben nach Zeit oder Ereignis in ClickUp einstellen
Für Dinge wie wöchentliche Aktualisierungen und Lenkungsausschusssitzungen können Sie die Funktion für wiederkehrende Aufgaben nutzen, um sich einfach an die Erledigung dieser Aktivitäten zu erinnern.
Phase 2: Veränderung
Die Phase der Veränderung tritt ein, wenn die Veränderungen tatsächlich stattfinden. Dies kann die turbulenteste Zeit für Ihr Team sein, aber wenn Sie in der Unfreeze-Phase hart gearbeitet haben, sollten Sie einen Plan haben, der Sie durch diese Zeit bringt.
Ihre größte Herausforderung in dieser Zeit ist es, alle durch die Veränderungskurve zu bringen und zu verhindern, dass jemand stecken bleibt. Seien Sie darauf vorbereitet, Ihre Pläne angesichts der Dinge, die während des Projekts auftauchen, zu ändern.
Wenn Sie einen anderen Blick auf die Vorlage für das Mitarbeiter-Feedback-Formular werfen möchten, verwenden Sie diese Board-Ansicht für einfache Drag-and-Drop-Funktionen
Wenn Sie einige rückkopplungsprozesse wie z. B. ein ClickUp-Formular oder einen Slack-Kanal eingerichtet haben, sollten Sie sich einige dieser Probleme anhören. Ihr Führungsteam ist ebenfalls wichtig, um die Moral Ihres Teams zu überwachen und Beobachtungen zu machen.
Sie sind mit ihren Teams vor Ort und haben den Finger am Puls der allgemeinen Stimmung. Nachfolgend finden Sie einige Gründe, warum Menschen während des Veränderungsprozesses nicht weiterkommen, und wie Sie sie bekämpfen können:
Unverständnis für den Grund
Wenn jemand den Zweck der Einführung von ClickUp oder eines anderen neuen Systems in Ihrem Unternehmen nicht versteht, wird er sich wahrscheinlich während des Projekts nicht engagieren und es nur langsam annehmen. Vergewissern Sie sich, dass Sie Zeit darauf verwenden, Ihrem Team das "Warum" zu erklären, und bringen Sie Ihre Champions dazu, den Wert einer erfolgreichen Veränderung zu verkünden.
Angst vor dem Unbekannten
Veränderungen können beängstigend sein!
Diejenigen, die Angst vor der bevorstehenden Veränderung haben, sollten ihre Kommunikation verstärken und sicherstellen, dass der Prozess sehr transparent ist. Beziehen Sie Ihre Stakeholder in den Veränderungsprozess ein, um ihnen die Zweifel zu nehmen - und um sicherzustellen, dass der Status quo wiederhergestellt wird.
Bedenken hinsichtlich der eigenen Kompetenz
Bei der Einarbeitung in ein neues System kann es vorkommen, dass sich die Mitarbeiter Sorgen machen, ob sie die technischen Fähigkeiten besitzen, um das System zu nutzen. Stellen Sie sicher, dass Schulungen nicht nur für die Einführung, sondern auch für die darauf folgenden Wochen und Monate geplant werden. Beständigkeit ist entscheidend für die Bewältigung des Wandels.
Gruppendruck (Negativitätsvorurteil)
Erinnern Sie sich an die Widerständler, die wir bereits identifiziert haben? Wenn die Stimmen Ihrer Widerständler zu laut werden, kann das den Rest des Teams bei der Bewältigung des Wandels runterziehen. Minimieren Sie die Störungen, indem Sie diesen Personen über ihre Vorgesetzten private Kanäle für Feedback zur Verfügung stellen.
Verlust von Ziel und Autorität
Wenn Sie die JIRA experte in Ihrem Team und plötzlich wird JIRA abgeschafft, könnte diese Person sehr nervös werden, was ihren eigenen Zweck und ihre Bedeutung im Team angeht. Beziehen Sie Personen mit solchen Bedenken stärker in die Einführung von ClickUp ein, um diese Ängste zu zerstreuen.
Ängste wegen früherer Erfahrungen
Wenn Ihr Team schon einmal eine Veränderung in Ihrer Organisation erlebt hat und diese eine Menge Umwälzungen und Schmerzen verursacht hat, kann es sein, dass Ihr Team nervös ist, was diese nächste Veränderung bedeuten könnte. Sie sollten die Probleme der Vergangenheit anerkennen und über die Maßnahmen sprechen, die zur Umsetzung der Lehren aus früheren Projekten ergriffen wurden.
Der Glaube, dass die Veränderung nur vorübergehend sein wird
Wenn Ihr Unternehmen ständig Veränderungen durchläuft, könnten die Mitarbeiter glauben, dass das neue System nur eine vorübergehende Modeerscheinung ist, die wieder verschwindet. Betonen Sie die langfristigen Pläne für ClickUp, damit die Mitarbeiter wissen, dass es sich nicht nur um eine neue Modeerscheinung handelt.
Seien Sie darauf vorbereitet, Ihren Plan bei auftretenden Problemen zu ändern, und beziehen Sie Ihre Teams so weit wie möglich mit ein, wenn Sie in dieser Phase Veränderungen durchführen. Sie werden auf der anderen Seite mit einem Lächeln herauskommen!
Phase 3: Neu einfrieren
In der letzten Phase geht es darum, die Veränderung "einzufrieren", damit ClickUp zum neuen "Business as usual" wird. Dies ist oft die am meisten vernachlässigte Phase, denn sobald der Start erfolgt ist, ist das Projekt abgeschlossen und jeder geht zur nächsten Sache über.
Ich kann gar nicht genug betonen, wie wichtig diese Phase ist, um die Akzeptanz von ClickUp zu fördern. Ihr Team hat gerade eine große Umstellung hinter sich und eine Menge Arbeit investiert - es ist an der Zeit, das anzuerkennen!
Im Folgenden finden Sie einige der Aktivitäten, die Sie zur Unterstützung des Projekts durchführen sollten. Die Welt liegt Ihnen zu Füßen, und nur Sie werden wissen, was am besten zur Kultur Ihres Unternehmens und zur allgemeinen Geschäftsstrategie passt.
Feier zur Inbetriebnahme
Zum Abschluss der Umstellung sollten Sie eine Feier nach der Einführung veranstalten. Dies kann eine gute Möglichkeit sein, Ihrem Team zu signalisieren, dass die Umstellungsphase abgeschlossen ist und die Umstellung auf ClickUp zu bekräftigen.
Die Feier kann viele Formen annehmen, wie z. B. ein Mittagessen für Ihr Team oder ein Törtchen für alle. Auch kurzfristige Erfolge, die sich sofort einstellen, lassen sich bei der Bewältigung des Wandels gut fördern.
Wettbewerb um Arbeitsplatzpunkte
ClickUp hat auch ein wirklich nützliches Berichts-Widget in unseren Dashboards verfügbar, das Arbeitsbereich Punkte . Dieses Widget vergibt Punkte an Personen auf der Grundlage der Anzahl der Aufgaben, an denen sie arbeiten, der abgeschlossenen Aufgaben und der hinzugefügten Kommentare.
Die Sprint Velocity Card in ClickUp gibt Ihnen einen schnellen Überblick über die erledigte Arbeit und die den Aufgaben zugewiesenen Arbeitspunkte im Team
Einige meiner erfolgreichen Kunden haben einen internen Wettbewerb für ihre Mitarbeiter ins Leben gerufen, bei dem die Person mit den meisten Workspace-Punkten einen Geschenkgutschein erhält. Dies bei der Einführung zu implementieren, ist eine Meisterleistung, denn es ermutigt die Leute, sich schon früh mit ClickUp zu beschäftigen und auch ihre gesamte aktuelle Arbeit in das System zu migrieren.
Post-go-live-Bewertung
Der einfachste Weg, um herauszufinden, ob Ihre Mitarbeiter die Veränderungen annehmen, ist, sie zu fragen! Befragen Sie einige Wochen nach der Einführung erneut alle Mitarbeiter, um ihre Meinung zu ClickUp, ihr Feedback und ihre Verbesserungsvorschläge zu erfahren.
Diese vorlage für Projektrückblicke bewertet den Gesamterfolg oder -misserfolg des Projekts und ermittelt Verbesserungen, um zukünftige Fehler zu vermeiden
Oft gibt es Grenzfälle, an die wir in der Entdeckungsphase nicht gedacht haben, die hier zum Vorschein kommen und ein Gefühl von kontinuierlichen Verbesserung mit dem Produkt. Sie werden auch herausfinden, ob es Wissenslücken gibt, die durch zusätzliche Schulungen geschlossen werden können.
Zusätzliche Schulungen, Sprechstunden und "Lunch and Learns
Wenn Ihr Team Ihnen mitteilt, dass es zusätzliche Schulungen benötigt, bieten Sie ihnen diese an! Auch wenn sie es Ihnen nicht sagen, lohnt es sich, ihnen zusätzliche Möglichkeiten zu bieten, Fragen zu stellen und mehr zu lernen.
Die erfolgreichsten Methoden hierfür sind meiner Erfahrung nach Office Hours, bei denen die Mitarbeiter ihre spezifischen ClickUp-Fragen einbringen können, die sonst vielleicht nicht in einer Schulung behandelt würden.
Wenn Sie darüber hinaus Ihre ClickUp-Champions dazu bringen können, in Meetings und Sitzungen wie Lunch and Learns zu präsentieren, wie sie ClickUp nutzen, werden Sie feststellen, dass die Leute die Tipps und Tricks ihrer Kollegen aufgreifen.
Belohnungen und Anerkennungen
Um sicherzustellen, dass die Umstellung in vollem Umfang positiv erlebt wird, sollten Sie Ihre Champions und Fachexperten, die zu dem Projekt beigetragen haben, belohnen. Es ist eine große Sache, eine Veränderungsinitiative durchzuführen, also belohnen Sie alle entsprechend.
Wer profitiert von einem Änderungsmanagementplan?
Organisationen: Veränderungen sind in Unternehmen unvermeidlich. Sie sind sogar die einzige Konstante. Für Unternehmen ist ein Plan für das Veränderungsmanagement der Schlüssel, um reibungslos durch Übergänge zu navigieren. Er schützt das Unternehmen vor potenziellen Störungen und minimiert die Verluste, die durch unkontrollierte Anpassungen verursacht werden könnten. Dieser Plan kann dazu beitragen, Verbesserungen, Innovationen und Wachstum im Unternehmen zu fördern.
- Managementplan für technologische Veränderungen
- Änderungsmanagementplan für das Betriebsteam
- Organisatorischer Änderungsmanagementplan
- Change Management Plan für kleine Unternehmen
Mitarbeiter: Nicht nur die Unternehmen, sondern auch die Mitarbeiter profitieren in hohem Maße von einem umfassenden Plan für das Änderungsmanagement. Die Ungewohntheit und Angst, die mit Veränderungen einhergehen, können oft zu einem Rückgang der Moral und Produktivität der Mitarbeiter führen. Mit einem geeigneten Plan für das Veränderungsmanagement erhalten die Mitarbeiter die notwendige Unterstützung und Anleitung für den Übergang, wodurch Widerstände verringert und die Akzeptanz des neuen Szenarios verbessert werden.
- Change-Management-Plan für Mitarbeiterbeziehungen
- Change Management Plan für Einzelhandelsmitarbeiter
- Change Management Plan für Personalabrechnung
- Plan für das Änderungsmanagement von Fließbandarbeitern
Schneller durch die Veränderungskurve mit Change Management
Change Management stellt sicher, dass Ihr Team die ClickUp-Implementierung unbeschadet übersteht. Außerdem fördert es die Akzeptanz und sorgt dafür, dass sich die Investition so schnell wie möglich auszahlt.
Vernachlässigen Sie keine der drei Phasen - Einfrieren, Ändern und Wiedereinfrieren. Wenn Sie sich auf jede Phase vorbereiten, können Sie sicherstellen, dass Sie das Beste aus Ihren Mitarbeitern und aus ClickUp herausholen.