Als Engagement Manager im Professional Services Team bei ClickUp habe ich vielen Kunden dabei geholfen, unsere Plattform erfolgreich in ihrem Unternehmen einzuführen. Es mag Sie überraschen, dass die Einrichtung von ClickUp der einfachste Teil eines jeden Projekts ist.
Es ist wichtig, mit einer gut aufgebauten Hierarchie und der Konfiguration aussagekräftiger Ansichten ein starkes Fundament zu schaffen! Die Art und Weise, wie Ihr Unternehmen Veränderungen erlebt, kann sich jedoch direkt auf den Erfolg jeder digitalen Transformation auswirken.
Beim Änderungsmanagement geht es darum, Veränderungen auf individueller Ebene zu erleichtern, indem Sie die Bedürfnisse Ihrer Stakeholder bewerten und sich entsprechend auf die Veränderungsinitiative vorbereiten.
Warum Change Management ein entscheidender Aspekt des Business ist
Einige Führungskräfte fragen sich an dieser Stelle vielleicht: „Wozu die Mühe?“ Lassen Sie uns den Change-Management-Prozess einfach so schnell wie möglich durchziehen und auf das Beste hoffen.
Ich möchte Ihnen versichern, dass ein wenig Zeit allen Beteiligten helfen wird, die Veränderungsinitiativen zu bewältigen, und zu enormen Vorteilen führen wird.
Zuallererst und vielleicht am wichtigsten ist, dass eine effektive Umsetzung des Änderungsmanagements dazu beiträgt, Ihre Kapitalrendite zu sichern. Es stellt sicher, dass Ihre Mitarbeiter das Produkt schnell annehmen, intensiv nutzen und beherrschen, um einen Erfolg bei der Umstellung zu gewährleisten.
Außerdem müssen Prozesse weniger oft überarbeitet oder überprüft werden, da Ihre Stakeholder von Anfang bis Ende intensiv in das Projekt eingebunden sind.
Schließlich kann Ihre Change-Management-Strategie dazu beitragen, die Ziele und Erfolgskriterien zu erreichen, die Sie sich zu Beginn für ClickUp als Produkt gesetzt haben. Es handelt sich dabei lediglich um eine Absicherung, um die Vorteile eines erfolgreichen Change Managements zu realisieren.
Kurt Lewins Change-Management-Modell
Das Change-Management-Modell von Kurt Lewin geht davon aus, dass jede Veränderung, die ein Unternehmen durchläuft, drei Zyklen durchläuft:
- Auftauen: Ihr Team bereitet sich auf Veränderungen vor und akzeptiert, dass Veränderungen bevorstehen. Die normale Arbeitsweise beginnt zu schmelzen.
- Veränderung: Wo die Veränderungsinitiativen tatsächlich stattfinden
- Refreeze: Hier festigen Sie die Veränderung und kehren zum normalen Business-Betrieb zurück – Sie „frieren“ die Veränderung ein.
Der Sinn dieses Change-Management-Prozesses besteht darin, Menschen schneller durch die Veränderungskurve zu führen. Letztendlich möchten Geschäftsführer die Zeit, die in einem Zustand des Wandels verbracht wird, und die Unsicherheit am unteren Ende der Veränderungskurve reduzieren.
Jeder durchläuft die Veränderungskurve mit unterschiedlicher Geschwindigkeit. Daher müssen Sie im Rahmen Ihres Plans alle Arten von Stakeholdern in Ihrer strategischen Vision berücksichtigen. Im Folgenden führen wir Sie durch die verschiedenen Phasen, damit Sie Veränderungen bewältigen und Ihre Prozesse effektiver durchlaufen können.
Wir haben außerdem eine Vorlage für das Änderungsmanagement zusammengestellt, die Fragen für Stakeholder-Interviews, einen Änderungsmanagement-Plan und einen Kommunikationsplan enthält.
Phase 1: Auftauen
In dieser Phase Ihres Change-Management-Prozesses dreht sich alles um Entdeckung und Planung.
Bewerten Sie die Auswirkungen der Veränderung
Zunächst ist es wichtig, die Auswirkungen der Umsetzung von Veränderungen auf Ihre Stakeholder zu ermitteln, unabhängig davon, ob diese direkt oder indirekt betroffen sind. Bei Projekten zur digitalen Transformation gibt es drei Hauptarten von Veränderungen:
1. Systemänderungen
Im Falle einer ClickUp-Implementierung ist das neue System ClickUp! Überlegen Sie, wie sehr sich das System vom aktuellen Zustand unterscheiden wird, da dies Einfluss darauf haben kann, wie viel und welche Art von Schulung Ihr Team benötigt.
2. Prozessänderungen
Wenn Sie ein neues System einführen, ist es nur natürlich, dass sich die Prozesse oder Workflows Ihres Teams damit ebenfalls ändern. Die Erstellung einer Dokumentation zu Standardarbeitsanweisungen (in Docs!) kann eine großartige Ressource für Ihr Team sein.
3. Personalveränderungen
Diese Art von Veränderung hat eine hohe Wahrscheinlichkeit, die Menschen während einer digitalen Transformation am meisten zu beunruhigen: Wird das neue System mich ersetzen? Es ist wichtig, die Auswirkungen auf Ihre Mitarbeiter während des organisatorischen Veränderungsmanagements zu berücksichtigen und die Erwartungen klar zu kommunizieren.
Sobald Sie die Bereiche identifiziert haben, von denen Sie glauben, dass sie Ihr Team am stärksten betreffen werden, ist es an der Zeit, Ihre Mitarbeiter zu befragen! Führen Sie Stakeholder-Interviews durch, um die Mitglieder Ihres Teams nach ihren Hauptbedenken zu fragen und die Lücken in der organisatorischen Veränderung zu identifizieren, um zum Status quo zurückzukehren.
Beispielsweise könnte Ihr Team der Meinung sein, dass die Änderungen an ihren Prozessen relativ geringfügig sind, während Sie diese als erheblich einschätzen. Das bedeutet, dass Sie während des Projekts zusätzliche Schulungen einplanen müssen, um das Team mit dem Umgang mit den Änderungen vertraut zu machen.
Außerdem könnte sich in den Interviews herausstellen, dass Ihre Mitarbeiter befürchten, dass das neue System zu Entlassungen führen wird. Dies würde Ihnen zeigen, dass Sie starke Botschaften in Ihren Plan einbauen müssen, um diesen Ängsten zu begegnen.
Identifizieren Sie Widerstandskräfte, Skeptiker und Befürworter
Wenn Sie Stakeholder-Interviews durchführen, werden Sie bald in der Lage sein, die Widerstandenden, Skeptiker und Befürworter zu identifizieren.
Champions sind Personen, die bereits von der Veränderung überzeugt sind und als Botschafter für ClickUp fungieren werden. Möglicherweise haben sie ClickUp bereits zuvor verwendet oder sind einfach nur sehr engagierte Mitglieder Ihres Teams.
Champions sollten dazu genutzt werden, das restliche Team zu motivieren, und als Fachexperten in den Prozess der Implementierung von ClickUp einbezogen werden.
Es ist wohl offensichtlich, dass Widerständler Menschen sind, die einer Veränderungsinitiative oder jeglicher Art von Veränderung sehr skeptisch gegenüberstehen. Es ist wichtig, diese Menschen anzuerkennen, aber sie daran zu hindern, negative Stimmung zu verbreiten, damit das Projekt nicht sabotiert wird. Denken Sie an die Negativitätsverzerrung – Negativität ist lauter als Positivität.
Die letzte Kategorie von Personen sind Ihre Skeptiker. Das sind eigentlich meine bevorzugten Personen, die ich in einen Workshop einbeziehe, wenn ich Anforderungen für die Implementierung von ClickUp für das Projektmanagement sammle!
Hier finden Sie die Personen, die am meisten in das Ergebnis des Projekts investiert sind und die Prozesse hinterfragen und entsprechend ändern werden. Sie werden an Dinge denken, an die das Management nicht denkt.
Identifizieren Sie die oben genannten Personengruppen und arbeiten Sie während des Projektmanagements oder der Veränderungsinitiative entsprechend mit ihnen zusammen!
Planen Sie die Veränderung
Nachdem Sie nun alle Informationen gesammelt haben, ist es an der Zeit, sie in die Praxis umzusetzen! Es gibt zwei Ressourcen, die ich für jedes erfolgreiche Projekt mit einer Change-Management-Strategie empfehle.
- Plan für den Change-Management-Prozess
- Kommunikationsplan
Glücklicherweise ist ClickUp ein großartiges Tool, um diese Pläne zu erstellen und zu pflegen. In unserer Vorlage für das Änderungsmanagement finden Sie bereits Beispielpläne, die Sie verwenden können. In Ihrer Änderungsmanagementstrategie sollten Sie alle Aktivitäten einbeziehen, die Sie durchführen möchten, um Ihrem Team bei der Einführung von ClickUp zu helfen.
Einige dieser Aktivitäten könnten Folgendes umfassen:
- Entwicklung neuer Standardarbeitsanweisungen
- Entwicklung von Schulungsmaterialien
- Benutzerakzeptanztests
- Schulungen
- Feier zur Einführung
Im Kommunikationsplan legen Sie Aufgaben für die geplante Kommunikation während der Umstellung fest. Dazu können gehören:
- Erste Ankündigung
- Wöchentliche Sprechstunden
- Ankündigung der Einführung
- Bestätigungen nach der Inbetriebnahme
In unserer Vorlage finden Sie einige Entwürfe für Formulierungen, die Sie in vielen dieser Mitteilungen verwenden können. ClickUp bietet eine Reihe von Features, die Ihnen bei der Einstellung helfen können!
Aufgaben in mehreren Listen
Ich füge gerne alle meine geplanten Aufgaben aus meinem Kommunikationsplan zum Change-Management-Plan hinzu, damit ich eine ganzheitliche Ansicht über alles habe.
Wiederholende Aufgaben
Für Dinge wie wöchentliche Updates und Meetings des Lenkungsausschusses können Sie das Feature für wiederholende Aufgaben nutzen, um sich ganz einfach an das Abschließen dieser Aufgaben erinnern zu lassen.
Phase 2: Veränderung
Die Änderungsphase tritt ein, wenn die Änderungen tatsächlich stattfinden. Dies kann für Ihr Team die turbulenteste Zeit sein, aber wenn Sie in der Auftauphase hart gearbeitet haben, sollten Sie einen Plan haben, der Sie durch diese Zeit bringt.
Ihre größte Herausforderung in dieser Zeit besteht darin, alle durch die Veränderungskurve zu begleiten und zu verhindern, dass jemand stecken bleibt. Seien Sie bereit, Ihre Pläne anzupassen, wenn während des Projekts unerwartete Ereignisse eintreten.
Wenn Sie Feedback-Prozesse wie ein ClickUp-Formular oder einen Slack-Kanal eingerichtet haben, sollten Sie bald von einigen der Probleme erfahren, die möglicherweise auftreten. Auch Ihre Führungskräfte spielen eine wichtige Rolle, wenn es darum geht, die Arbeitsmoral Ihres Teams zu beobachten und Feedback zu geben.
Sie sind mit ihren Teams vor Ort und haben den Finger am Pulse der Gesamtstimmung. Im Folgenden finden Sie einige Gründe, warum Menschen während des Veränderungsprozesses ins Stocken geraten können, und wie Sie diesen entgegenwirken können:
Den Grund nicht verstehen
Wenn jemand den Zweck der Einführung von ClickUp oder eines anderen neuen Systems in Ihrem Unternehmen nicht versteht, wird er sich wahrscheinlich während des Projekts nicht engagieren und nur langsam darauf umsteigen. Nehmen Sie sich Zeit, um Ihrem Team das „Warum” zu erklären, und lassen Sie Ihre Champions den Wert eines Erfolgs bei der Veränderung vermitteln.
Angst vor dem Unbekannten
Veränderungen können beängstigend sein!
Für diejenigen, die Angst vor der bevorstehenden Veränderungsinitiative haben, sollten Sie Ihre Kommunikation intensivieren und sicherstellen, dass der Prozess sehr transparent ist. Beziehen Sie Ihre Stakeholder in den Change-Management-Prozess ein, um diese Zweifel auszuräumen – und letztendlich sicherzustellen, dass alles wieder zum Status quo zurückkehrt.
Bedenken hinsichtlich der Selbstkompetenz
Wenn Menschen ein neues System erlernen, machen sie sich möglicherweise Sorgen, ob sie über die technischen Fähigkeiten verfügen, um es zu nutzen. Stellen Sie sicher, dass Sitzungen nicht nur für die Einführung, sondern auch für die folgenden Wochen und Monate geplant sind. Konsistenz ist für das Change Management von entscheidender Bedeutung.
Gruppenzwang (Negativitätsverzerrung)
Erinnern Sie sich an die Widerständler, die wir zuvor identifiziert haben? Wenn die Stimmen Ihrer Widerständler zu laut werden, kann dies den Rest des Teams bei der Bewältigung von Veränderungen beeinträchtigen. Minimieren Sie Störungen, indem Sie diesen Personen über ihre Vorgesetzten private Feedback-Kanäle zur Verfügung stellen.
Verlust von Sinn und Autorität
Wenn Sie der Jira-Experte in Ihrem Team sind und Jira plötzlich wegfällt, könnte dies dazu führen, dass diese Person sehr nervös wird, was ihre eigene Rolle und Bedeutung im Team angeht. Beziehen Sie alle, die diese Bedenken haben, stärker in die Einführung von ClickUp ein, um diese Ängste zu zerstreuen.
Sich über vergangene Erfahrungen Gedanken machen
Wenn Ihr Team bereits zuvor Veränderungen in Ihrem Unternehmen erlebt hat, die zu großen Umbrüchen und Problemen geführt haben, kann es sein, dass Ihr Team nervös ist, was diese nächste Veränderung bedeuten könnte. Sie sollten die Probleme der Vergangenheit anerkennen und über die Maßnahmen sprechen, die ergriffen werden, um die aus früheren Projekten gewonnenen Erkenntnisse umzusetzen.
Glauben Sie daran, dass die Veränderung nur vorübergehend sein wird
Wenn Ihr Unternehmen ständig Veränderungen durchläuft, könnten Ihre Mitarbeiter glauben, dass das neue System nur eine vorübergehende Modeerscheinung ist, die bald wieder verschwinden wird. Betonen Sie die langfristigen Pläne für ClickUp, damit Ihre Mitarbeiter wissen, dass es sich nicht nur um eine neue Modeerscheinung handelt.
Seien Sie bereit, Ihren Plan bei eventuell auftretenden Problemen anzupassen, und beziehen Sie Ihre Teams so weit wie möglich ein, wenn Sie in dieser Phase Veränderungen managen. Sie werden es mit einem Lächeln überstehen!
Phase 3: Wiedereinfrieren
In der letzten Phase geht es darum, die Änderung zu „fixieren“, damit ClickUp zum neuen Standard wird. Dies ist oft die am meisten vernachlässigte Phase, da nach der Einführung das Projekt geschlossen ist und alle zur nächsten Aufgabe übergehen.
Ich kann gar nicht genug betonen, wie wichtig diese Phase für die Einführung von ClickUp ist. Ihr Team hat gerade eine große Umstellung hinter sich und viel Aufwand investiert – das sollte man anerkennen!
Einige der Nachhaltigkeitsmaßnahmen, die Sie einbeziehen sollten, sind unten in einer Liste aufgeführt. Hier stehen Ihnen alle Möglichkeiten offen, und nur Sie wissen, was am besten zur Kultur Ihres Unternehmens und Ihrer allgemeinen Geschäftsstrategie passt.
Feier zur Inbetriebnahme
Um die Umstellung abzuschließen, sollten Sie eine Feier nach der Einführung in Betracht ziehen. Dies kann eine gute Möglichkeit sein, Ihrem Team zu signalisieren, dass der Zeitraum der Umstellung abgeschlossen ist, und gleichzeitig die Umstellung auf ClickUp zu bekräftigen.
Die Feier kann viele Formen annehmen, z. B. ein Mittagessen für Ihr Team oder Cupcakes für alle. Selbst kurzfristige Erfolge, die sich sofort einstellen, sind großartig für Aktionen zur Bewältigung von Veränderungen.
Wettbewerb um Workspace-Punkte
ClickUp verfügt außerdem über ein sehr nützliches Widget für die Berichterstellung in unseren Dashboards, das „Workspace Points” heißt. Dieses Widget vergibt Punkte an Personen basierend auf der Anzahl der Aufgaben, an denen sie arbeiten, den abgeschlossenen Aufgaben und den hinzugefügten Kommentaren.
Ich habe gesehen, wie einige meiner erfolgreichen Clients einen internen Wettbewerb für ihre Mitarbeiter ins Leben gerufen haben, bei dem die Person mit den meisten Workspace-Punkten einen Geschenkgutschein erhält. Die Umsetzung dieses Konzepts bei der Einführung ist ein Geniestreich, da es die Mitarbeiter dazu motiviert, sich frühzeitig mit ClickUp vertraut zu machen und ihre gesamte aktuelle Arbeit in das System zu migrieren.
Bewertung nach der Inbetriebnahme
Der einfachste Weg, um herauszufinden, ob Ihre Mitarbeiter die Veränderung begrüßen, ist, sie zu fragen! Führen Sie einige Wochen nach der Einführung erneut eine Umfrage durch, um die Meinungen Ihrer Mitarbeiter zu ClickUp, ihr Feedback und ihre Verbesserungsvorschläge zu erfahren.
Oftmals treten hier Randfälle auf, an die wir in der Entdeckungsphase nicht gedacht haben und die ein Gefühl der kontinuierlichen Verbesserung des Produkts fördern können. Sie werden auch herausfinden, ob es Wissenslücken gibt, die durch zusätzliche Schulungen geschlossen werden können.
Zusätzliche Schulungen, Sprechstunden und Lunch & Learn-Veranstaltungen
Wenn Ihr Team Ihnen mitteilt, dass es zusätzliche Schulungen benötigt, bieten Sie diese an! Auch wenn es Ihnen nicht mitteilt, lohnt es sich, zusätzliche Gelegenheiten zu bieten, um Fragen zu stellen und Weitere Informationen zu erhalten.
Die erfolgreichsten Methoden, die ich dabei gesehen habe, sind beispielsweise „Sprechstunden“, in denen die Mitarbeiter ihre spezifischen Fragen zu ClickUp stellen können, die in einer Sitzung möglicherweise nicht behandelt werden.
Wenn Sie darüber hinaus Ihre ClickUp-Champions dazu bringen können, in Meetings und Sitzungen wie „Lunch and Learns“ zu präsentieren, wie sie ClickUp nutzen, werden Sie feststellen, dass die Mitarbeiter die Tipps und Tricks ihrer Kollegen aufnehmen.
Belohnungen und Anerkennungen
Um sicherzustellen, dass die gesamte Erfahrung der Veränderung positiv ist, würdigen Sie Ihre Champions und Fachexperten, die zum Projekt beigetragen haben. Eine Veränderungsinitiative ist eine große Sache, also belohnen Sie alle entsprechend.
Wer profitiert von einem Change-Management-Plan?
Unternehmen: Veränderungen sind im Geschäft unvermeidlich. Tatsächlich sind sie die einzige Konstante. Für Unternehmen ist ein Change-Management-Plan der Schlüssel zu einem reibungslosen Übergang. Er schützt das Geschäft vor potenziellen Störungen und minimiert die Verluste, die durch unkontrollierte Anpassungen entstehen könnten. Dieser Plan kann dazu beitragen, Verbesserungen, Innovationen und Wachstum innerhalb des Geschäfts voranzutreiben.
Mitarbeiter: Nicht nur Unternehmen, sondern auch Mitarbeiter profitieren in hohem Maße von einem umfassenden Change-Management-Plan. Die mit Veränderungen einhergehende Ungewissheit und Besorgnis kann oft zu einem Rückgang der Arbeitsmoral und Produktivität unter den Mitarbeitern führen. Mit einem geeigneten Change-Management-Plan erhalten Mitarbeiter während der Umstellungsphase wichtige Unterstützung und Anleitung, wodurch Widerstände abgebaut und die Akzeptanz der neuen Situation verbessert werden.
Mit Change Management schneller durch die Veränderungskurve
Das Änderungsmanagement sorgt dafür, dass Ihr Team die ClickUp-Implementierung unbeschadet übersteht. Es fördert außerdem die Akzeptanz und stellt sicher, dass Sie so schnell wie möglich eine Rendite erzielen.
Vernachlässigen Sie keine der drei Phasen – Auftauen, Verändern und Wiedergefrieren. Wenn Sie sich auf jede Phase vorbereiten, können Sie sicher sein, dass Sie das Beste aus Ihren Mitarbeitern und aus ClickUp herausholen.