Projektmanager sind wie Schiffskapitäne - sie lenken ihre Mannschaft in die richtige Richtung und meiden Stürme, um ihr Ziel rechtzeitig und sicher zu erreichen. Weder Projektmanager noch Kapitäne verlassen sich auf ihren Reisen auf ihr Bauchgefühl oder ihre Intuition. Sie treffen die besten Entscheidungen auf der Grundlage der verfügbaren Informationen. 🛳️
Um reibungslos zu segeln und den Erfolg eines Projekts zu ermöglichen, sammeln Projektmanager alle Arten von Daten und suchen darin nach verborgenen Trends und Mustern. Diese Erkenntnisse, oder Projektanalysen, sind wie Leitsterne, die Ihnen zeigen, welchen Weg Sie einschlagen müssen, um die Projektleistung zu verbessern und gleichzeitig die Risiken zu minimieren.
In diesem Artikel erläutern wir die *Bedeutung von Projektmanagement-Analysen* für die Nachverfolgung von Projektfortschritten, die Verbesserung von Projektergebnissen und
. Wir werden auch einige wichtige Metriken besprechen, die Sie im Auge behalten sollten, wenn Sie datengestützte Entscheidungen treffen wollen.
Schließlich empfehlen wir Ihnen eine Software für das Projektmanagement zur Datenanalyse, die Sie bei der Erfassung, Nachverfolgung und Analyse komplexer Projektdaten unterstützt.
Projektmanagement-Analytik verstehen
Jeder erfolgreiche Projektmanager weiß, dass Daten sprechen können - man muss nur lernen, ihnen zuzuhören und sie zu verstehen. Bei Projektmanagement-Analysen geht es darum, Rohdaten in verwertbare Informationen umzuwandeln, die als Grundlage für jede Projektentscheidung dienen sollten.
Projektmanagement-Analytik besteht aus Prinzipien und Komponenten, die die Entscheidungsfindung vorantreiben und Ihnen helfen, relevante Daten zu sammeln und zu interpretieren:
- Prädiktive Analytik: Analysiert vergangene Daten, um Muster und Trends aufzudecken und diese Erkenntnisse zur Vorhersage der Zukunft zu nutzen
- Schlüssel Leistungsindikatoren : KPIs für das Projektmanagement messen Ihren Fortschritt bei der Erreichung eines zuvor festgelegten Ziels. Sie sorgen dafür, dass Sie und Ihr Team sich konzentrieren können, und zeigen mögliche Ineffizienzen auf
- Maschinelles Lernen : Algorithmen analysieren Verlaufsdaten (mit wenig oder gar keinem menschlichen Eingriff), um Risiken vorherzusagen, Trends zu erkennen und Ihnen zu helfen, fundierte, datenbasierte Entscheidungen zu treffen
- Visualisierung von Daten : Die Darstellung von Daten durch Diagramme und Grafiken, um sie besser zu verstehen 📊
- Business intelligence : Ein Oberbegriff für Tools und Technologien, mit denen Sie Sichtbarkeit für die Leistung Ihres Geschäfts erlangen und wertvolle Erkenntnisse gewinnen können
- Big Data: Riesige und komplexe Datensätze, die mit herkömmlichen Tools zur Datenverarbeitung nicht verarbeitet werden können. Die Analyse von Big Data hilft Ihnen, Trends aufzudecken, die Sie in kleinerem Maßstab vielleicht nicht erkennen könnten
Bedeutung von datengesteuerten Analysen im Projektmanagement
Stellen Sie sich vor, Sie werden im Wald ausgesetzt, ohne Telefon, Kompass oder Anweisungen, wohin Sie gehen sollen - so fühlt sich ein Projektmanager ohne Daten.
Ohne Projektanalytik haben Projektmanager keinen Einblick in die Projektleistung und können keine strategischen Entscheidungen treffen, um diese zu verbessern. 🧭
Im Folgenden finden Sie einige konkrete Vorteile, die sich aus dem Einsatz von Datenanalysen im Projektmanagement ergeben:
- Verbesserte Produktivität : Die Analyse von Daten hilft Ihnen, Engpässe und Ineffizienzen aufzudecken und schnell darauf zu reagieren, um Ihr Projekt wieder auf Kurs zu bringen
- Genaue Planung des Projekts : Blick in die Vergangenheit, um die Zukunft vorherzusagen und realistische Ziele einzustellen
- Korrekte Ressourcenzuweisung: Ressourcenverschwendung aufspüren und beseitigen prozesse zu optimieren
- Verbesserte externe Kommunikation: Präsentieren Sie Ihren Stakeholdern Daten zu Fortschritt und Leistung des Projekts, um sie auf dem Laufenden zu halten und die Kommunikation aufrechtzuerhalten
- Bessere Zusammenarbeit im Team : Dateneinblicke bieten Transparenz und helfen Ihnen, die Stärken und Schwächen Ihres Teams zu erkennen. Nutzen Sie dieses Wissen, um Ihr Team in die richtige Richtung zu lenken und es zu verbessern ✨
Wesentliche Metriken zur Überwachung im Projektmanagement Analytics
Es gibt keine guten oder schlechten Metriken in der Projektmanagement-Analytik, aber es gibt irrelevante Metriken.
Zum Beispiel, wenn Sie
eine Kampagne in den sozialen Medien durchführen
für einen Client durchführen, ist eine der wichtigsten Metriken, die Sie nachverfolgen werden, die Nummer der "Likes" und "Shares" von Posts. Diese Metriken sind jedoch nicht aussagekräftig, wenn Ihr Projekt der Optimierung der internen
.
Dennoch gibt es einige universelle Metriken, die Sie unabhängig von der Größe, dem Umfang und den Zielen Ihres Projekts im Auge behalten sollten.
Metriken zur Nachverfolgung der Zeit
Metriken zur Zeiterfassung geben Aufschluss über den Fortschritt eines Projekts, die Produktivität Ihres Teams und mögliche Engpässe. ⏳
Diese Metriken bieten Einblicke in Ihr Projekt aus der Zeitperspektive und helfen Ihnen, Ihre Ressourcen zu optimieren, Verzögerungen und Ineffizienzen zu erkennen und eine solide Grundlage für die Vorhersage künftiger Projektergebnisse zu schaffen.
Typische Beispiele sind:
- Geschätzte Zeit vs. tatsächliche Zeit: Sie vergleichen Ihre Zeitschätzung, wie lange eine Aufgabe oder ein Projekt abzuschließen wäre, mit der tatsächlichen Zeit, die Ihr Team dafür aufgewendet hat. Auf diese Weise erhalten Sie eine realistische Vorstellung von der Leistung Ihres Teams und können Ihre Planungsfähigkeiten verfeinern
- Dauer der Aufgabe: Sie sehen sich an, wie lange es gedauert hat, eine einzelne Aufgabe abzuschließen. Mit dieser Info können Sie genügend Zeit für ähnliche Aufgaben in der Zukunft einplanen und eine optimale Nutzung der Ressourcen sicherstellen
- Erreichte Meilensteine: Wenn Sie Ihr Projekt in Meilensteine unterteilen und diese nachverfolgen, können Sie den Fortschritt und die Leistung Ihres Teams nachvollziehen und feststellen, wie nah Sie Ihrem Ziel sind
- Zeit bis zur Lösung: Misst, wie lange Ihr Team braucht, um ein Problem zu lösen. Es gibt Aufschluss über die Leistung Ihres Teams und die allgemeine Funktion der internen Prozesse
Metriken für das Kostenmanagement
Anhand von Metriken zum Kostenmanagement können Sie Ihre Aufgaben und Projekte aus finanzieller Sicht analysieren und feststellen, ob und in welchem Umfang sich bestimmte Strategien und Prozesse auszahlen. 💸
Diese Metriken sind von unschätzbarem Wert für
die finanzielle Gesundheit Ihres Projekts zu verstehen
ein nachhaltiges Projektbudget zu erstellen und sicherzustellen, dass Sie kein Geld für Aktivitäten mit geringem Wert verschwenden.
Dies sind die üblichen Metriken für das Kostenmanagement, die Sie im Auge behalten sollten:
- Geschätzte vs. tatsächliche Kosten: Sie vergleichen Ihre Kostenschätzung mit den tatsächlichen Kosten einer bestimmten Aufgabe oder eines Projekts, um zu verstehen, wo Sie stehen, und um mit Zuversicht Pläne für die Zukunft zu machen
- Rentabilität der Investition (ROI): Sie misst und zeigt die Rentabilität eines Projekts in Prozenten an. Dieser Prozentsatz gibt Aufschluss darüber, ob eine Investition Ihrem Unternehmen Wert bringt und zu bessere Entscheidungsfindung
- Cost Performance Index (CPI): Analysiert den verdienten Wert und die tatsächlichen Kosten, um die finanzielle Effizienz zu bestimmen
- Qualitätskosten (COQ): Zeigt, wie viel Geld Ihr Unternehmen in die Aufrechterhaltung der Produktqualität investiert, und vergleicht es mit den Kosten, die durch Fehler entstehen. Diese Metrik hilft Ihnen zu verstehen, wie viel Sie für die Steigerung der Qualität ausgeben sollten
Metriken für Risiken und Probleme
Diese Metriken konzentrieren sich auf alles, was die Gesundheit und Leistung Ihres Projekts gefährden könnte. Sie ermöglichen es Ihnen, Engpässe zu erkennen und so schnell wie möglich zu reagieren, um deren Auswirkungen auf Ihr Projekt zu minimieren. ❌
Sehen Sie sich einige Beispiele an:
- Risikoexposition: Sagt den potenziellen Verlust voraus, den Sie durch eine bestimmte Tätigkeit erleiden könnten. Mit dieser Metrik können Sie Verluste "bewerten" und den am wenigsten schmerzhaften auswählen
- Index des Schweregrads: Bestimmt die potenziellen Auswirkungen eines bestimmten Problems und hilft Ihnen, Prioritäten zu setzen und Pläne zur Risikominderung zu erstellen
- Kosten des Risikomanagements: Gibt an, wie viele Ressourcen Sie für die Identifizierung, Verwaltung und Lösung von Risiken aufwenden. Die Metrik zeigt die Effizienz Ihrer risikomanagement prozesse
Metriken zur Qualität
Wenn Sie die Effektivität, Leistung und den Wert Ihres Produkts oder Ihrer Dienstleistung verstehen wollen (und glauben Sie uns, das wollen Sie), brauchen Sie Qualitätsmetriken. Sie helfen Ihnen, Verbesserungspotenziale zu erkennen und daran zu arbeiten, um Ihren Kunden mehr Wert zu bieten und Prozesse zu optimieren.
Gehen Sie tiefer in die Beispiele für Qualitätsmetriken:
- Fehlerquote: Gibt die Anzahl der fehlerhaften Einheiten in einer bestimmten Anzahl von Einheiten an. Sie hilft Ihnen, Probleme in der Produktion und Ressourcenverschwendung zu erkennen und Strategien zu deren Lösung zu entwickeln
- Kundenzufriedenheitsquote: Zeigt an, wie zufrieden Ihre Kunden mit ihren Käufen oder der Interaktion mit Ihrem Team sind. Gewinnen Sie durch Umfragen Einblick in diese Metrik - ihre Antworten zeigen, ob Sie sich in die richtige Richtung bewegen und was Sie zu erledigen haben, um Ihre Marke zu verbessern und mehr Wert zu bieten
- Net Promoter Score: Diese kundenorientierte Metrik gibt an, wie wahrscheinlich es ist, dass Ihre Kunden Ihr Unternehmen weiter empfehlen. Sie ist ein hervorragender Indikator für die Kundentreue
Metriken zum Umfangsmanagement
Metriken zum Umfangsmanagement zeigen, wie effizient Sie einen bestimmten Bereich verwalten
im Vergleich zu anderen Parametern wie Budget oder Zeitleisten.
Typische Beispiele sind:
- Schleichender Anstieg des Umfangs index: Bezeichnet das Ausmaß der unkontrollierten und kontinuierlichen Ausweitung des Umfangs eines Projekts im Laufe der Zeit und seine Auswirkungen auf den ursprünglichen Zeitplan sowie die Leistung und Qualität des Ergebnisses
- Rate der Änderungsanfragen zum Projektumfang: Misst die Häufigkeit von Änderungsanfragen und ihre Auswirkungen auf den Umfang
Metriken zur Teamleistung
Diese Metriken helfen Ihnen, die
und Engagement und bestimmen, ob und wie gut Ihre Mitglieder im Team zusammenarbeiten. Schauen wir uns einige an:
- Team-Geschwindigkeit: Eine Standard-Metrik in agilen und Scrum-Methoden die anzeigt, wie viel Arbeit Ihr Team innerhalb einer bestimmten Iteration oder eines Sprints abschließen kann. Diese Metrik hilft Ihnen, Workloads zu planen und mögliche Unterbrechungen und Verzögerungen zu erkennen
- Engagement der Mitarbeiter Bewertung: Misst, wie zufrieden Ihre Mitglieder im Team mit ihrer Arbeit sind. Sie können Einblicke in das Mitarbeiterengagement über Pulse-Umfragen oder Interviews gewinnen
- Funktionsübergreifende Zusammenarbeit : Zeigt, wie gut Menschen aus verschiedenen Teams auf ein gemeinsames Ziel hinarbeiten. Effiziente funktionsübergreifende Zusammenarbeit ist ein Beweis für eine starke Unternehmenskultur, Agilität, Wissensfreigabe und eine fantastische interne Kommunikation
Metriken für Stakeholder
Stakeholder-Metriken spiegeln die Loyalität, das Engagement und die Zufriedenheit Ihrer Kunden wider. Behalten Sie die folgenden Metriken im Auge:
- Zufriedenheitsquoten der Stakeholder: Zeigt an, wie zufrieden die Stakeholder mit Ihren Produkten oder Dienstleistungen sind
- Bindungsquoten: Zeigt an, ob Ihr Unternehmen gut ist in kunden zu binden langfristig zu binden und wiederkehrende Einnahmen zu generieren
- Vertrauen der Stakeholder: Zeigt den Grad des Vertrauens Ihrer Stakeholder in Ihr Unternehmen oder ein bestimmtes Produkt oder eine Dienstleistung
4 Tipps für die Implementierung von Datenanalysen im Projektmanagement
Gründliche und präzise Datenanalysen erleichtern das Management von Aufgaben und Projekten, da Sie klar erkennen können, was funktioniert und was nicht, und Ihre Prozesse sofort anpassen können.
Die Implementierung von Datenanalysen im Projektmanagement kann anfangs überwältigend erscheinen - die Nummer der verfügbaren Metriken und die Möglichkeiten, sie zu interpretieren, können Sie verwirren. Im Folgenden finden Sie einige der besten Schritte, um Ihnen den Einstieg zu erleichtern.
Tipp 1: Definieren Sie Ziele
Bevor Sie mit der Datenanalyse beginnen, müssen Sie sich eine einfache, aber wichtige Frage stellen: Warum erledige ich das?Möchten Sie Ressourcen optimieren,
einen bestimmten Prozess standardisieren
zu standardisieren, Risiken zu managen oder die Kundenzufriedenheit zu erhöhen?
Wenn Sie Ihr Ziel nicht definieren können
können Sie die relevanten Metriken nicht genau bestimmen und irren möglicherweise ziellos umher.
Tipp 2: Bieten Sie Schulungen und Support an
Wenn Ihr Team nicht an detaillierte Projektmanagement-Analysen gewöhnt ist, braucht es möglicherweise Unterstützung, um seine Denkweise anzupassen und zu verstehen, was von ihm erwartet wird. Sie (der Manager) müssen dafür sorgen, dass sich alle im Team über die Bedeutung der Datenanalyse und ihre Rolle im Gesamtbild im Klaren sind.
Unterstützen Sie Ihr Team, indem Sie eine umfassende Dokumentation erstellen, in der die Prozesse im Zusammenhang mit der Analyse von Projektdaten beschrieben werden. Auf diese Weise können Sie Fehler und Missverständnisse minimieren und sicherstellen, dass Ihr Team die Grundsätze der Datenanalyse von Anfang an umsetzen kann.
Tipp 3: Überwachen und verbessern Sie Ihren Aufwand für die Analyse von Projektdaten ständig
Eine Datenanalysestrategie, die heute für Sie funktioniert, kann morgen schon nutzlos sein. Um sicherzustellen, dass sich Ihr Aufwand lohnt, müssen Sie Ihren Ansatz überarbeiten, um ihn an den Markt oder die spezifischen Anforderungen des Projekts anzupassen.
Tipp 4: Wählen Sie die richtigen Tools zur Datenanalyse für Projektmanager
Datenanalyse, -visualisierung und -interpretation sind mit einer zuverlässigen Software an Ihrer Seite viel leichter zu bewältigen. Mit dem richtigen Datenanalyse-Tool für das Projektmanagement sind Sie dazu in der Lage:
- Die gewünschten Metriken zu analysieren und zu visualisieren
- Verwalten und überwachen Sie Ihre Projekte und Aufgaben
- Erstellen Sie Umfragen für Ihre Teammitglieder, Stakeholder und Kunden
- Verbessern Sie Zusammenarbeit und Kommunikation
- Erstellen und verwalten Sie relevante Dokumentation
- Entwerfen Sie projekt-Roadmaps
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Mit der Plattform können Sie Projekte aus mehr als 10 Perspektiven betrachten, dank
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