Projektbuchhaltung nutzen: Prinzipien, Prozesse und Tipps für Projektteams, die man kennen muss

Nur weil die Kasse klingelt, bedeutet das nicht, dass jedes Projekt ein Volltreffer ist. Die finanzielle Performance eines Projekts hängt nicht nur von den Umsatzzahlen ab. Sie müssen auch Faktoren wie das verwendete Budget, die Fertigstellungszeit und den relativen Nutzen berücksichtigen, um den Erfolg zu messen.

Nun die Millionenfrage: Wie lassen sich Gewinner und Verlierer effizient herausfiltern? Natürlich durch die Einführung eines ausgewogenen Projektbuchhaltungssystems.

Stellen Sie sich Folgendes vor: fragwürdige Einnahmen, aus dem Ruder gelaufene Budgets und keine konkreten Nachweise über die tatsächlichen Kosten – ein Albtraum für Projektbuchhalter und Projektmanager gleichermaßen. Die Projektbuchhaltung konzentriert sich darauf, diese finanziellen Probleme in finanzielle Erfolge zu verwandeln, indem sie die Reihenfolge in die täglichen Umsatzvorgänge bringt! 🥳

Wir erklären Ihnen die projektbasierte Buchhaltung und zeigen Ihnen, wie sie das Geschäft revolutionieren kann. Keine komplizierten Fachbegriffe – nur klare Einblicke in:

Was ist Projektbuchhaltung?

Sie sind vielleicht mit der allgemeinen Finanzbuchhaltung vertraut, aber die Projektbuchhaltung ist etwas ganz anderes. Einfach ausgedrückt geht es um die Nachverfolgung der Finanzen eines Projekts in jeder Größenordnung, um die Rentabilität eines Auftrags zu messen. Sie können die Kostenstellen und Gewinne für einzelne Projekte in Ihrem Unternehmen verfolgen.

Im Gegensatz zur allgemeinen Buchhaltung, die eine Übersicht über die gesamte Finanzlage eines Unternehmens bietet, befasst sich die Projektbuchhaltung mit den Einzelheiten der finanziellen Situation jedes einzelnen Projekts. Dank dieser detaillierten Übersicht können Sie komplexe Details erkennen, die in Ihren Finanzberichten sonst möglicherweise übersehen würden. 🔬

Als Eigentümer sind Sie ständig auf der Suche nach Methoden, um die Rentabilität Ihrer Projekte zu steigern, und genau das ermöglicht Ihnen die Projektbuchhaltung. Indem Sie die Ausgaben und Einnahmen jedes Projekts im Blick behalten, können Sie feststellen, welche Initiativen am lukrativsten sind und welche überprüft, verfeinert oder sogar aufgegeben werden sollten.

Darüber hinaus können Sie durch ein detailliertes Verständnis der Ausgaben und Einnahmen jedes Projekts potenzielle Cashflow-Probleme schneller erkennen, das Projektmanagement effektiver planen und fundierte Entscheidungen über zukünftige Projekte treffen.

Bonus-Tipp: Sie können jetzt ClickUp zur Verwaltung Ihrer Projektfinanzen nutzen, um einen vollständigen Überblick über die Rentabilität Ihrer Unternehmungen zu erhalten. Von der Nachverfolgung Ihres Projektbudgets bis zur Verwaltung von Zahlungsfristen – erledigen Sie alles von einer einzigen Plattform aus. 🤠

Projektbuchhaltung: Zu beachtende Grundsätze

Durch die Anwendung sorgfältig geprüfter Projektbuchhaltungsgrundsätze können Sie einen reibungsloseren Workflow und eine bessere Finanzverwaltung für Ihr Portfolio gewährleisten. Hier sind die fünf wichtigsten Grundsätze, an die Sie sich halten sollten:

Warum ist Projektbuchhaltung wichtig?

Sie überlegen noch, warum Sie eine Projektbuchhaltung einführen sollten? Hier sind vier wichtige Vorteile, die Ihnen nach der Einführung zur Verfügung stehen.

1. Detaillierte Sichtbarkeit der täglichen Ausgaben

Die Projektbuchhaltung ermöglicht die Nachverfolgung sowohl der täglichen als auch der kumulierten Projektkosten für bestimmte Hierarchien über Abteilungen und Kostenstellen hinweg. Mit einem Echtzeit-Finanzradar für jeden Abfluss ist es unglaublich einfach, intelligente Ressourcenzuweisungen und andere Managemententscheidungen zu treffen und möglichen Hindernissen einen Schritt voraus zu sein.

2. Genaue und realistische Projektbudgets

Die Projektbuchhaltung hilft dabei, potenzielle Kosteneinsparungen zu identifizieren, und ermöglicht es Managern, Projektbudgets spontan anzupassen, wodurch eine effiziente Ressourcenverwaltung gewährleistet wird.

Budgetierte Daten und der Vergleich mit Ist-Zahlen helfen Ihnen außerdem dabei, genauere Finanzprognosen zu erstellen und Angebote für zukünftige Projekte mit soliden Schätzungen abzugeben. Und wenn es um die Preisgestaltung für Ihre Produkte und Dienstleistungen geht, ist die Projektbuchhaltung Ihr Geheimtipp, um wettbewerbsfähig und profitabel zu bleiben, ohne die Ausgaben zu übertreiben. 💸

3. Finanzberichterstellung in Echtzeit

Sie können umfassende Finanzberichte für jedes Projekt erstellen und den Stakeholdern, die möglicherweise nicht immer die Komplexität der Projektbuchhaltung verstehen, eine klare Ansicht über die Projektleistung verschaffen. Die Berichte sind in der Regel vergleichend, sodass die Nachverfolgung finanzieller Unterschiede erfolgt und Einsparpotenziale sinnvoll ermittelt werden können.

Dieses Maß an Transparenz stärkt Ihre beruflichen Beziehungen, insbesondere zu Clients, und verbessert Ihren Ruf als zuverlässiges und vertrauenswürdiges Unternehmen. Es handelt sich um einen strategischen Schritt, der über Zahlen hinausgeht und Ihr Engagement für finanzielle Integrität demonstriert. 🌼

4. Bessere Kontrolle über Kosten und Abrechnung für Projekte sowie geringeres Ausfallrisiko

Die Projektbuchhaltung ist Ihr Schlüssel zu kontrollierten Finanztransaktionen und einer reibungslosen Rechnungsstellung. Sie sorgt dafür, dass Sie immer auf dem Laufenden sind, beispielsweise über Materialbestellungen oder Fristen für Zahlungen. Alles läuft wie am Schnürchen, und das Risiko, dass das Projekt aus der Bahn gerät, ist deutlich geringer.

So implementieren Sie ein erfolgreiches projektbasiertes Buchhaltungssystem: 7 Schritte

Die Investition von Zeit und Ressourcen in die Projektbuchhaltung und deren sorgfältige Umsetzung wird sich für Sie mehrfach auszahlen. Außerdem hilft sie Ihnen dabei, herauszufinden, welche Clients und Projekte wirklich erfolgreich sind und welche Prozessineffizienzen Sie viel Geld kosten. Das einzige Problem für die meisten Projektmanager ist: Wo fange ich an?

Wir haben den Standard-Zyklus der Projektbuchhaltung in sieben Schritte unterteilt. Lesen Sie weiter, probieren Sie sie aus und erleben Sie selbst, wie der richtige Flow der Projektbuchhaltung die Verwaltung Ihrer Projektfinanzen verändern kann. 🔥

Schritt 1: Definieren Sie die Anforderungen an die Projektbuchhaltung und wählen Sie Ihre Projektbuchhaltungssoftware aus.

Der erste und vielleicht wichtigste Schritt besteht darin, eine solide Grundlage zu schaffen, indem Sie Ihre Anforderungen an die Buchhaltung für Projekte definieren. Betrachten Sie dies als den Grundstein eines Gebäudes – ohne ihn würde die Struktur möglicherweise nicht lange standhalten.

Versammeln Sie das Projektteam für diese Übung, einschließlich wichtiger Personen wie dem Projektmanager, dem Projektbuchhalter und den Abteilungsleitern. Gemeinsam können Sie:

Wenn Sie auf der Suche nach einer Projektmanagement-Software mit integrierten Features für die Projektbuchhaltung und -prüfung sind, sollten Sie ClickUp in Betracht ziehen. Von der Festlegung messbarer Projektziele bis hin zur Zuweisung von Ressourcen unter Berücksichtigung von Zeit-, Personal- und Budgetbeschränkungen – es handelt sich um eine Komplettlösung mit Buchhaltungstools, die sich sowohl für neue als auch für erfahrene Projektmanager eignet!

Da dieser Schritt sich auf die Erstellung eines Projektentwurfs konzentriert, sollten Sie mit der ClickUp-Vorlage für Projektvorschläge beginnen. Diese Vorlage ist Ihr Leitfaden für die Festlegung der Inhalte, Zeitpunkte und Vorgehensweisen eines bestimmten Projekts. Sie hilft Ihnen dabei, genau zu formulieren, welchen ROI oder welche Gewinnspanne Sie anstreben, und Projektbuchhaltungsregeln festzulegen. ✍️

Schritt 2: Erstellen Sie einen funktionalen Projektbuchhaltungsplan

Sobald Sie Ihre Anforderungen an die Projektbuchhaltung festgelegt haben, ist es an der Zeit, einen geeigneten Plan zu erstellen, der diesen Anforderungen entspricht. Die Idee dabei ist, Ihre Projektbuchhaltungssysteme an das gesamte Finanzbuchhaltungssystem Ihres Geschäfts anzupassen. Beantworten Sie Fragen zu steuerlichen und rechtlichen Auswirkungen, finanziellen Überschneidungen und Rücklagen für unvorhergesehene Ausgaben.

Beginnen Sie die Finanzplanung für Projekte auf die richtige Art und Weise mit der ClickUp Accounting Suite. Sie enthält über 1.000 Vorlagen, die für Buchhaltungs- und Projektteams geeignet sind. 😍

Wenn Sie beispielsweise mit Ihren Teammitgliedern an Ihrem Buchhaltungsplan zusammenarbeiten möchten, nutzen Sie einfach die ClickUp-Vorlage für Buchhaltungsvorgänge. Mit ihrer vorgefertigten Struktur können Sie Vorgänge innerhalb einzelner Projekte organisieren und verfolgen, sodass Sie Ihre Buchhaltungsaufgaben ganz einfach zentralisieren können.

Weitere Vorteile von ClickUp sind:

Die Investition in gute Software ist zwar unerlässlich, muss aber zu Ihrer Größe passen. Glücklicherweise ist diese Projektmanagement-Software wie eine Stretchhose – sie wächst mit Ihnen mit! Und das Beste daran ist, dass sie mit kostenlosen, kostengünstigen und anpassbaren Enterprise-Plänen ausgestattet ist.

Schritt 3: Ermitteln Sie die Kosten des Projekts anhand sorgfältiger Schätzungen

Ob Sie es glauben oder nicht: Eine genaue Budgetierung und Kostenschätzung bilden die Grundlage für ein effizientes Projektmanagement und sorgen dafür, dass Ihr Projekt finanziell tragfähig und nachhaltig bleibt. So können Sie das erreichen:

Das ist leichter gesagt als getan, aber wir helfen Ihnen auch beim „Erledigen”. Die ClickUp-Vorlage für Budgetvorschläge fungiert wie Ihr finanzielles GPS. Sie schlüsselt die Projektkosten in kleine Einheiten auf und sorgt so dafür, dass Sie und Ihre Stakeholder über einen zuverlässigen Finanzplan verfügen. 🛣️

Schritt 4: Definieren Sie die Einnahmen

Nicht alle Unternehmensprojekte bringen sofort Geld ein. Einige Projekte, wie die Vereinfachung eines Zeiterfassungssystems, bringen nicht einmal direkt Geld ein, sondern schaffen die Voraussetzungen für eine größere Gewinnspanne in der Zukunft. Auf der anderen Seite können Projekte wie der Bau eines Hauses, einer Straße oder die Entwicklung einer neuen Software innerhalb einer festgelegten Zeitleiste Einnahmen generieren, die ihre Kosten decken.

Wenn es um die Zahlung für Projekte geht, variiert die Umsatzrealisierung – und Ihr Projektbuchhaltungssystem muss sich daran anpassen. Bei einigen Projekten erfolgt die Zahlung nach Erledigung der Arbeiten, während andere nach der Cost-to-Cost-Methode abgerechnet werden und Teilzahlungen im Laufe der Arbeiten verbucht werden.

Es ist ratsam, klare Regeln festzulegen, wann Sie bezahlt werden und wann Sie dieses Geld tatsächlich als Einnahmen verbuchen – tun Sie dies, bevor Sie mit dem Projekt beginnen. 💲

Mit der ClickUp-Vorlage zur Nachverfolgung von KPI für Umsatzwachstum können Sie die Einnahmen und das Wachstum einzelner Projekte verfolgen. Erstellen Sie Kopien dieser Vorlage und passen Sie sie mit benutzerdefinierten Stilen für die Umsatzrealisierung und Leistungsbenchmarks an.

Schritt 5: Richten Sie eine Echtzeit-Kosten- und Zeiterfassung ein

Warum sollten Sie eine Echtzeit-Kosten- und Zeiterfassung einführen? Ganz einfach: um sicherzustellen, dass Alles im Rahmen des Budgets und Zeitplans bleibt. Sie können unvorhergesehene Ausgaben oder Verzögerungen sofort erkennen und schnell Maßnahmen ergreifen, um den Erfolg des Projekts sicherzustellen.

Mit ClickUp Project Zeiterfassung können Sie Arbeitsstunden, getrennte Timesheets und Ausgaben erfassen und erhalten einen aktuellen Überblick über den Fortschritt des Projekts. ⏳

Eine noch schnellere Möglichkeit, Ihre Ausgaben im Blick zu behalten, bietet die ClickUp-Vorlage für das Projektmanagement der Projektkosten. Nehmen wir an, Sie kümmern sich um die Projektkostenabrechnung für ein Bauvorhaben. Mit dieser Vorlage lassen sich die Projektkosten für verschiedene Posten wie Materialien, Arbeitskräfte, Genehmigungen und Ausrüstung mühelos nachverfolgen. Sehen Sie in Echtzeit, wie sich Ihr Budget entwickelt, und passen Sie es bei Preisanstiegen und ähnlichen Veränderungen an.

Schritt 6: Erstellen Sie regelmäßig Projektberichte

Die Projektbuchhaltung ähnelt der Managementbuchhaltung: Sie müssen verstehen, was die Zahlen bedeuten und wie sie sich auf den Projekterfolg auswirken. Mit den nativen Optionen für die Berichterstellung in ClickUp ist es einfacher, numerische und visuelle Berichte für verschiedene Projektparameter zu erhalten, einschließlich Teamressourcen und Budgetverläufe. Nutzen Sie diese Erkenntnisse, um Ihre Projektbuchhaltung zu optimieren, die Effizienz zu steigern und die Rentabilität zu erhöhen. 💯

Zwei zusätzliche Tipps:

Brauchen Sie eine Hilfe? Mit der ClickUp-Projektberichtsvorlage kann ein Projektmanager sich auf die Bereiche konzentrieren, die etwas mehr Aufmerksamkeit benötigen, indem er ein detailliertes Bild der wichtigsten KPIs und der Gesamtleistung zeichnet. So behalten Sie wichtige Elemente wie Projektaufgaben, Ausgaben und noch zu erledigende Aufgaben im Blick.

Schritt 7: Identifizieren Sie potenzielle Probleme und ergreifen Sie Korrekturmaßnahmen

Lassen Sie die zusammengestellten Daten nicht einfach liegen, sondern analysieren Sie sie sofort. Nutzen Sie sie, um Trends zu erkennen, Ergebnisse zu prognostizieren und Risiken für die Fertigstellung zu identifizieren. Achten Sie auf potenzielle Probleme, die die Projektfinanzen gefährden könnten. Diese können von Kostenüberschreitungen und Verzögerungen bis hin zu unerwarteten Ressourcenbedürfnissen in verschiedenen Bereichen reichen.

Nehmen wir an, einige dieser Szenarien würden eintreten. Wie würden Sie damit umgehen? Nun, ClickUp kann Ihr Problem-Management mit folgenden Funktionen auf ein neues Level heben:

Seien Sie hier proaktiv, denn schnelle Korrekturmaßnahmen können negative Auswirkungen auf die Rentabilität des Projekts abmildern.

Best Practices der Projektbuchhaltung

Best Practices für die Projektbuchhaltung drehen sich um effektive Prozesse des Projektmanagements, Kontrollen und Verfahren zur Bewältigung von Problemen. Es gibt einige Best Practices, die Sie bei Entscheidungen zu Preisgestaltung, Ausschreibungen, Vertragsprozessen und Vertragsbestimmungen befolgen können. Das Ziel ist es, die Entwicklung von Kontrollen und Dokumentationen zu verbessern.

Hier sind einige Schlüssel-Best Practices, die Sie befolgen sollten:

Führen Sie einen Zeitplan mit Werten (SOV)

Für die Projektbuchhaltung in Ingenieurbüros sollten Sie einen detaillierten SOV führen, in dem die Kosten für verschiedene Arbeitsabschnitte eines fertiggestellten Auftrags aufgeführt sind. Dies ermöglicht eine transparente Berechnung des Fertigstellungsgrades.

Überprüfen Sie Meeting-Protokolle und Berichte zum Fortschritt

Überprüfen Sie regelmäßig Sitzungsprotokolle und Berichte über den Fortschritt, um Abweichungen von der ursprünglichen Vereinbarung zu erkennen und Ihr Buchhaltungsteam entsprechend zu benachrichtigen.

Bevorzugen Sie evidenzbasierte Berichte zur Kostenberichterstellung

Überprüfen Sie regelmäßig die Berichterstellung für Projekte, insbesondere die Kostenberichte, um sicherzustellen, dass keine unbegründeten Finanztransaktionen vorliegen. Verwenden Sie bei Bedarf Informationsanforderungsdokumente (RFI), um Informationslücken in Plänen, Verträgen, Dokumenten oder Spezifikationen zu schließen.

Seien Sie wachsam bei Änderungsaufträgen

Änderungsaufträge, die Abweichungen vom ursprünglichen Leistungsumfang signalisieren, können das gesamte Team verwirren und zu Störungen des Projektbudgets und Arbeitsunterbrechungen führen. Entwickeln Sie einen Plan für Änderungsaufträge, damit Projektmanager jede Kostenstelle sorgfältig anpassen können.

Überprüfen Sie stets die Arbeitsstunden und Rechnungen von Subunternehmern.

Überprüfen Sie regelmäßig, möglicherweise sogar wöchentlich, die Arbeitszeitnachweise, um sie mit der Prognose für das Projekt abzugleichen. Vergewissern Sie sich, dass alle Rechnungen von Subunternehmern genehmigte Kosten enthalten.

Überprüfen Sie den Zeitplan für das Projekt in regelmäßigen Abständen.

Berechnen Sie den Zeitplan für das Projekt regelmäßig neu, beginnend auf der Ebene der Aufgaben bis hin zur Gesamtprojekt- und Makroebene (unternehmensweit), um sicherzustellen, dass die Zeitleisten mit den Erwartungen übereinstimmen.

Nutzen Sie ClickUp, um die projektbasierte Buchhaltung zu unterstützen

Die Einführung einer Projektbuchhaltung ist für Dienstleistungsunternehmen ein Muss, um erfolgreich zu sein. Sie fördert die Transparenz und bietet Projektmanagern die notwendigen Einblicke, um die finanzielle Leistung zu optimieren und langfristigen Projekterfolg zu erzielen.

Projektbuchhaltungssoftware unterscheidet sich von herkömmlichen Finanzbuchhaltungssystemen und ist eine bewährte Methode für Dienstleistungsunternehmen, um die Ressourcennutzung zu verbessern.

Sowohl Buchhalter als auch Projektmanager jonglieren mit einer Vielzahl von Aufgaben und verwenden dabei oft eine Reihe separater Tools. Aber wenn Sie sich bei ClickUp anmelden, können Sie Alles nahtlos auf einer einzigen, umfassenden Plattform für Projektmanagement verwalten! 😎