Werden Sie von Anbietern abgewiesen? Es liegt nicht an Ihnen, sondern an Ihrer RFI. 🤷
Kein Projekt beginnt mit allen erforderlichen Geräten und Materialien, die bereits vorhanden sind. Um eine bestimmte Hardware oder eine neue Software zu beschaffen, müssen Sie sich an den Standard beschaffungsprozess der mit der Einholung von Informationen von Lieferanten oder Anbietern beginnt.
Um den Prozess zu formalisieren, müssen Sie zunächst ein RFI-Dokument (Request for Information) an den Lieferanten senden, anhand dessen dieser entscheidet, ob er mit Ihnen arbeiten möchte.
Vorlagen für RFI-Dokumente sind unerlässlich, wenn Sie bei den Anbietern einen guten Eindruck hinterlassen wollen, indem Sie ihnen ein professionelles Erscheinungsbild und einen professionellen Ton vermitteln. Mit einem standardisierten Prozess für Ihr RFI-Dokument sind Sie und die Beschaffungsprozesse Ihres Teams auch auf Erfolg eingestellt.
Diese Dokumente enthalten vorgefertigte Felder für die formale Datenerfassung, so dass der Prozess der Informationserfassung für beide Seiten schnell und einfach ist. Sie wissen nicht, wo Sie die perfekte Vorlage finden? Wir haben die passende Vorlage für Sie!
Wir haben die 10 funktionalsten Vorlagen für Informationsanfragen ausgewählt, die die Kommunikation mit Lieferanten kinderleicht machen.
Was ist eine Informationsanfrage?
Eine Informationsanfrage ist ein formelles Dokument, das von Projekt- und Aufgabenmanagern sowie von Planungsteams verwendet wird, um potenzielle Anbieter zu fragen, ob sie über die Kapazität verfügen, die für ein bestimmtes Projekt erforderlichen Dienstleistungen oder Materialien bereitzustellen.
Das Dokument kann auch verwendet werden, um ein Produkt, ein Element oder eine Dienstleistung anzufragen, die bereits erworben wurde. Die meisten RFI lassen sich in die folgenden fünf Kategorien einteilen:
- Name und Kontaktinformationen des anfragenden Unternehmens
- Eine Übersicht über das Projekt, für das die Lieferungen benötigt werden
- Abfragen über das gewünschte Produkt oder die Dienstleistung (Produktfähigkeiten, Erfahrung und Preisgestaltung) ❓
- Eine Frist für die Einreichung der Antworten
- Kontextbezogene Anweisungen
In der Regel senden Sie die RFI an mehrere Lieferanten und erstellen Lieferantenlisten um Informationen zu sammeln und Optionen auf der Grundlage Ihrer Auswahlkriterien zu vergleichen. Da die Anbieter innerhalb desselben Dokuments antworten können, dient es als Nachweis für den Info-Austausch.
Warum Sie eine RFI-Vorlage brauchen
Um einen perfekten RFI-Bogen zu verfassen, müssen Sie sich auf das Wesentliche konzentrieren und auf den Punkt kommen. Aus diesem Grund verlassen sich erfahrene Manager auf von Experten erstellte Vorlagen für RFIs, die die Arbeit zu erledigen haben. 🏋️
Eine RFI-Vorlage rationalisiert den Prozess der um Informationen von Anbietern anzufordern. Es folgt der formalisierten Struktur, um Infos zu extrahieren. Seine definierten Abschnitte sorgen für Konsistenz, Klarheit und Prägnanz in Ihrer externen Kommunikation und sparen Ihnen Zeit und Aufwand.
Die Verwendung von Vorlagen für Informationsanfragen bietet zahllose Vorteile, darunter:
- Anpassung:Sie sind leicht zu benutzerdefinieren, um den einzigartigen Anforderungen jedes Beschaffungsszenarios gerecht zu werden, wobei ein einheitlicher Rahmen beibehalten wird
- Einfacher Vergleich:Standardisierte Formate vereinfachen den Vergleich der Antworten von Anbietern und tragen zu einer schnelleren Auswahl bei
- Dokumentation: Vorlagen erleichtern die Nachverfolgung aller Unterhaltungen mit Lieferanten und dienen als detaillierte Beschreibung oder als Nachweis für eine faire Auswahl
- Kostenreduzierung: Sie helfen, die mit der Beschaffung verbundenen Verwaltungskosten zu senken, indem sie den RFI-Prozess rationalisieren
10 praktische RFI-Vorlagen und Formulare zum Ausprobieren
Es gibt eine Vielzahl von RFI-Vorlagen im Internet, und wir haben die besten für Sie herausgesucht! Wir haben einfach zu verwendende Optionen von führenden Anbietern wie ClickUp und TemplateLab. Sehen Sie sich ihre exklusiven Features unten genauer an. 👀
1. ClickUp Standard RFI-Vorlage
Mit der ClickUp Standard RFI-Vorlage behalten Sie den Überblick und die Nachverfolgung aller Informationsanfragen lückenlos im Blick
Bleiben Sie fokussiert und organisiert für jede RFI-Initiative oder jeden Beschaffungsprozess mit dem ClickUp Standard RFI Vorlage . Diese vielseitige und kostenlose RFI-Vorlage hilft Ihnen dabei, Daten von allen Arten von Anbietern zu sammeln, Antworten zentral zu verwalten und Vergleiche fair und nahtlos durchzuführen. ⚖️
Um das Dokument zu verwenden, laden Sie es einfach herunter und erstellen Sie ein RFI Ticket Formular für potenzielle Lieferanten. Fügen Sie beliebig viele Details hinzu, z. B. den Namen des Anfragenden, die Abteilung und das Fälligkeitsdatum. Senden Sie das Formular ab und verfolgen Sie es anhand von Status wie "Neue Anfrage", "Bestätigung", "Abgebrochen", "Abgeschlossen" und "Lieferung". Vergleichen Sie die erhaltenen Antworten in mehreren anpassbaren Ansichten.
In der Ansicht Anforderungsliste werden RFIs nach Kategorien wie Probleme, Vorschläge und Änderungen geordnet angezeigt. Außerdem gibt es die Ansicht RFI Process Board, in der Anfragen visuell als Karten auf einem Kanban-Board . Diese Karten sind nach Status und Priorität gruppiert, um eine bessere Aufgaben-Visualisierung .
Verschieben Sie eine Anfrage von einer Phase in eine andere mit einem einfachen Drag-and-Drop-Tool. Oder legen Sie Bewertungskriterien für Ihre Status fest, um den Prozess zu optimieren.
In der Ansicht Lieferplan Kalender liegt das Hauptaugenmerk auf den Fälligkeitsdaten für die einzelnen Anfragen, so dass Sie schnell erkennen können, was beachtet oder übersehen wurde. Durch Klicken auf die Schaltfläche Zeitrahmen auf dem Bildschirm können Sie die Fristen neu planen.
2. ClickUp Vorlage für Informationsanforderung
Erfassen Sie RFI-Daten und halten Sie alle wichtigen Details übersichtlich fest - mit dieser ClickUp Vorlage für RFI-Antworten, die speziell für Bauprojekte entwickelt wurde
Suchen Sie nach einer unkomplizierten Möglichkeit, Daten von Lieferanten oder Auftragnehmern übersichtlich zu erfassen? Dann suchen Sie nicht weiter als die ClickUp Vorlage für Informationsanfragen ein leistungsfähiges Formular für Informationsanfragen, das speziell für die Erstellung eines leicht verständlichen und dennoch konsistenten Prozesses zur Informationsbeschaffung entwickelt wurde. 🧐
Mit dieser Vorlage können Sie mühelos Lieferantendaten wie Qualifikationen, Materialien und Preise erfassen. Sie können Die Daten mehrerer Auftragnehmer verwalten über eine einzige Schnittstelle und Nachverfolgung des Fortschritts mit Echtzeit-Updates, wie z. B Änderungen in der Terminplanung , Reaktionszeiten oder Preisgestaltung.
Dieses Feature ist besonders vorteilhaft bei Branchen wie dem Baugewerbe und Fertigung, wo häufige Kostenänderungen die Budgets sprengen können. Die Nachverfolgung von RFI-Antworten erfolgt in vier übersichtlichen Ansichten:
- ansicht RFI-Formular für die Übermittlung: Hilft bei der Überprüfung von RFI-Details wie Titel und Beschreibung, Projektname, Umfang und Priorität
- Listenansicht des RFI-Protokolls: Bietet eine Zusammenfassung aller RFI-Daten, gruppiert nach Status, und bietet benutzerdefinierte Felder für Antwort, Kostenänderung und Änderung der Zeitleiste
- Ansicht "Projekt Board ": Zeigt die RFI gruppiert nach Projektname und verbessert die Korrespondenz der Abteilungen
- Ansicht "RFI-Umfangstabelle ": Zeigt RFIs nach Umfang sortiert an und ermöglicht es Managern, über die erforderliche Genehmigung zu entscheiden (falls vorhanden)
Wir empfehlen die Verwendung von E-Mail in ClickUp um ein RFI-Dokument an Lieferanten zu senden, ohne die Plattform zu wechseln.
3. ClickUp Beschaffungsvorlage
Mit der ClickUp Beschaffungsvorlage navigieren Sie den gesamten Beschaffungsprozess effektiv durch Tabellen, Listen und Dokumente für verschiedene Zwecke
Die Beschaffung von Waren bei Lieferanten zum richtigen Zeitpunkt und in der richtigen Menge ist eine stressige Aufgabe, die eine sorgfältige Planung und Zusammenarbeit erfordert. Vertrauen Sie dem ClickUp Beschaffungsvorlage um den gesamten Prozess zu einem Kinderspiel zu machen! 🌳
Wenn es darum geht Beschaffung von Rohstoffen deckt diese Workspace-Vorlage alles ab, von der Planung über die Koordination bis hin zur Ausführung von Aufgaben, Annahme von Preisvorschlägen , die Überwachung des Bestands und die Standardisierung des Lieferprozesses.
Mit den acht verschiedenen Ansichten haben Sie die Kontrolle über alle wichtigen Phasen der Beschaffung. In der Dokumentansicht "Standardarbeitsanweisungen für die Beschaffung" können Sie zum Beispiel die Rollen des Teams zuweisen und die Matrix für die Genehmigung festlegen.
Sie erhalten mehrere Lieferanten-bezogene Ansichten, wie z. B. das Hauptlieferantenverzeichnis und die Ansichten zum Lieferantenrisiko, um Ihre Lieferanten zu kategorisieren und die mit jedem Lieferanten verbundenen Lieferrisiken zu berücksichtigen. Verwenden Sie die Ansicht "Lieferantenebene", um Lieferanten nach der Wichtigkeit ihrer Lieferungen für ein Projekt zu klassifizieren.
Die Vorlage enthält ein integriertes Anfrageformular zur Erfassung interner Beschaffungsanfragen. Verwenden Sie Status wie Offen, In Prüfung, Aktive Verhandlung und Klärungsbedarf, um Ihr Team über laufende Beschaffungsaufgaben zu informieren.
Passen Sie die Vorlage für die Zeiterfassung, abhängige Achtungen und die Nachverfolgung von Meilensteinen an, indem Sie ClickApps-Konfigurationen .
4. ClickUp RFP Prozess Vorlage
ClickUp RFP Prozess Vorlage
Bereit zum Einholen der Projektvorschläge von eifrigen Bietern? Die ClickUp RFP-Prozess-Vorlage ist hier, um zu helfen! Diese Vorlage für Aufgaben fasst Projektmerkmale und gemeinsame Kriterien für eine objektive Bewertung zusammen und macht den Prozess der Angebotsbewertung zu einem Kinderspiel. 🌬️
Eine Anfrage zur Angebotsabgabe (RFP) wird in der Regel verwendet, wenn Angebote von potenziellen Lieferanten oder Anbietern eingeholt werden, in denen detailliert beschrieben wird, wie sie das Projekt durchführen wollen, falls sie für den Auftrag ausgewählt werden. Diese Vorlage für Aufgaben enthält Checklisten, Erwartungen und benutzerdefinierte Felder, um einen nahtlosen RFP-Prozess zu ermöglichen und eine zuverlässige Lieferantenpartnerschaft zu sichern.
In der Regel können Sie die wichtigsten Details zu Ihrem Projekt in fünf Standardkategorien eintragen:
- Prozessphase:Feature: Ausklappen eines Menüs zur Auswahl der laufenden Phase wie Entwurf, Planung oder Überprüfung. Überprüfen Sie den Fortschritt Ihrer Aufgaben und Unteraufgaben mit der FunktionFeature für automatischen Fortschritt2. Budget: Angabe des Budgets für die gesamte RFP-Aufgabe oder eine bestimmte Unteraufgabe
- Anhänge: Ein Feld, in dem die erforderlichen Eingaben und/oder Ausgaben einer Unteraufgabe gespeichert werden
- Vergabedatum: Ein Datumsfeld zur Angabe, wann der Auftrag vergeben wird
- Einreichungsfrist für Angebote: Ein Datumsfeld zur Angabe der Frist für die Einreichung von Vorschlägen
Obwohl die Vorlage mit einer vorgefertigten Checkliste geliefert wird, sind die Checklisten für Aufgaben und Unteraufgaben vollständig anpassbar. Sobald Sie Ihre Vorschläge haben, verwenden Sie Meilensteine in ClickUp um Geschäfte zu verhandeln und abzuschließen.
5. ClickUp RFP Vorlage für die Erklärung der Arbeit
Erstellen Sie eine Zusammenfassung Ihres ersten Projekts zusammen mit Ihrem Lieferanten, indem Sie die ClickUp RFP Statement of Work Vorlage freigeben, ein vollständig anpassbares, vorgefertigtes SOW-Dokument
Ein Statement of Work (SOW) von Grund auf zu entwerfen, ist eine ziemliche Herausforderung. Glücklicherweise ist die ClickUp RFP-Vorlage für die Erklärung der Arbeit hilft, im Handumdrehen umfassende und professionelle Angebote zu formulieren. ⏳
Für Uneingeweihte bietet ein SOW ein gemeinsames Verständnis des Projekts Leistungen und Zahlungsbedingungen, die dem Projekt Klarheit und Richtung geben. Diese einsteigerfreundliche ClickUp Doc Vorlage enthält vorgefertigte Felder, mit denen Sie mühelos einen qualitativ hochwertigen SOW erstellen können. Beginnen Sie mit der Definition der messbaren Details bezüglich der erforderlichen Arbeit, ihrer Dauer, der beteiligten Prozesse und der zur Erreichung der einzelnen Leistungen benötigten Ressourcen.
Wenn Sie Schwierigkeiten haben, sich in einem Abschnitt zurechtzufinden, kann Ihnen der in der Vorlage integrierte Leitfaden helfen. Wenn Sie zum Beispiel nicht sicher sind, was Sie in den Abschnitt Autorisierung eintragen sollen, schlägt das Dokument vor, dass Sie erklären, ob Ihr Projektdurchführung eine Berechtigung für Hardware oder Software erfordert. Sie können auch Unterstützung bei der Einbeziehung von Segmenten wie Urheberrechte und Warenzeichen, Datenschutz und Sicherheitsgesetze, die für Ihre Branche relevant sind, in Anspruch nehmen.
ClickUp bietet KI-Support für eine Vielzahl von Schreibaufgaben . Probieren Sie die ClickUp AI feature zur schnellen Erstellung von SOWs, Pitches und Angeboten in einem bestimmten Ton und Stil.
Diese Vorlage ermöglicht es Ihnen und Ihrem Lieferanten, die Leistungsbeschreibung (SOW) gemeinsam zu bearbeiten und über einen gemeinsam nutzbaren Link Echtzeitänderungen vorzunehmen.
6. ClickUp Einkauf von Rohstoffen SOP Vorlage
Schreiben Sie eine Standardarbeitsanweisung für die Beschaffung von Materialien für Ihr Geschäft, indem Sie die vorgefertigten Abschnitte mit Hilfe der ClickUp Vorlage für den Einkauf von Rohstoffen ausfüllen
Die ClickUp Einkauf von Rohstoffen SOP Vorlage ist eine weitere beschaffungsfreundliche Option auf unserer Liste. Sie hilft bei der Pflege von Beziehungen zu Lieferanten, der Verwaltung von Einkaufsabläufen und der Optimierung von Lagerbeständen durch rechtzeitige Lieferungen und Abfallmanagement.
Mit dieser Vorlage können Sie die standardarbeitsanweisung (SOP) zur Aufrechterhaltung einer konsistenten Versorgung mit Rohstoffen und zur Förderung der betrieblichen Effizienz bei minimalen Abweichungen.
Nutzen Sie die vorgefertigten Abschnitte dieser Vorlage, um Ihre SOP effektiv zu verfassen. Sie können den Zweck und den Umfang angeben. Anschließend skizzieren Sie die genauen Schritte für die Reihenfolge im Abschnitt Verfahren.
Wenn Sie die Aufgabe der Beschaffung delegieren, empfehlen wir die Einstellung von Standards für bevorzugte Lieferanten, gewünschte Mengen und budgetierte Kosten, um Missverständnisse zu vermeiden. Das Framework enthält einen anpassbaren FAQ-Abschnitt ganz am Ende der Vorlage.
Sie können diese Vorlage speichern in ClickUp-Dokumente für den einfachen teamweiten Zugriff oder fügen Sie sie mit wenigen Klicks an Lieferanten- oder Zuliefererverträge an. Sobald Sie eine Reihenfolge , Nachverfolgung des Fortschritts auf ClickUp-Dashboards durch Status-Tags wie Auftrag erteilt, Warte auf Genehmigung und Materialien erhalten. Sie können verwenden Automatisierungen in ClickUp um bei kritischen Szenarien wie niedrigen Lagerbeständen und verspäteten Lieferungen benachrichtigt zu werden.
7. ClickUp Formular für die Reihenfolge der Lieferung Vorlage
Behalten Sie die Nachverfolgung von Lieferanfragen und die Überwachung von Lieferfristen an einem Ort mit dem ClickUp Formular Vorlage für Lieferaufträge
Sie haben mehrere eingehende Bestellungen auf einmal? Rationalisieren Sie die Reihenfolge der Bestellungen mit dem ClickUp Formular-Vorlage für die Reihenfolge der Lieferungen . 🎁
Diese Vorlage zielt darauf ab, den Verwaltungsaufwand zu vereinfachen, der mit komplexen Zyklen von Bestellungen einhergeht. Sie eignet sich sowohl für Lieferanten als auch für Käufer. Sie erhalten einen Leitfaden für den Einstieg, der Ihnen zeigt, wie Sie sich in dem mit Features ausgestatteten Tool zurechtfinden, Lagerbestände und Lieferlogistik organisieren und mit Lieferanten zusammenarbeiten.
Die Vorlage enthält ein übersichtliches Formular für die Reihenfolge der Lieferungen zur einfachen Dateneingabe. Füllen Sie Felder mit Informationen wie die Nummer der Reihenfolge, Informationen zum Anforderer und Lieferanten, Abteilung und Art der Lieferung aus.
Verfolgen Sie den Flow Ihrer Liefer-/Kaufaufträge mit diesen praktischen Status-Tags:
- Neue Anfrage
- Bezahlt
- An Lieferant senden
- Zum Inventar hinzugefügt
- Abgeschlossen
- Abgelehnt
- Erhaltene Rechnung
- Zur Genehmigung
- In Transit
- Erhaltene Lieferungen
Wenn Sie ein Lieferant sind, öffnen Sie die Listenansicht Neue Bestellungen auf der Vorlage, um die neuesten Bestellanforderungen nach ihrem Status gruppiert anzuzeigen. Sie können auch die Reihenfolge der Bestellungen nach Abteilung einsehen und die Fälligkeitsdaten der Zahlungen nachverfolgen.
8. Vorlage für ein Ersuchen um Informationen zur Sicherheitskultur
Mit der Vorlage für Informationsanfragen zur Sicherheitskultur können Sie RFIs verfassen und freigeben, Bilder zur besseren Orientierung anhängen und mühelos Ihren Lieferanten auswählen
RFI-Dokumente für Bauarbeiten erfordern die Abfrage einer Vielzahl von Spezifikationen und Referenzen für frühere Projekte. Die Vorlage für Informationsanfragen zur Sicherheitskultur kann Ihnen dabei helfen, Daten mit angemessenen Referenzen für Elemente wie Entwurfszeichnungen, Baugenehmigungen und Gesundheits- und Sicherheitsfragen zu suchen.
Diese einfach zu verwendende Vorlage enthält Standardfelder wie die RFI-Nummer, das Anfragedatum und die ID des Projekts, die Sie verwenden können, um die Zusammenarbeit mit den Projektbeteiligten zu erleichtern. Sie bietet einen eigenen Abschnitt RFI-Übersicht, in dem Bild- und Textreferenzen möglich sind.
Was die RFI-Fragen betrifft, können Sie so detailliert sein, wie Sie wollen. Um diese Vorlage nutzen zu können, müssen Sie sich auf der Plattform Safety Culture (früher iAuditor) anmelden.
Sobald Sie Ihr Konto eingerichtet haben, können Sie eine bestimmte RFI ganz einfach auffinden, indem Sie nach ihrer eindeutigen ID suchen. Darüber hinaus können Sie die RFI-Vorlage als PDF-Bericht versenden, sie in Word, Excel, Google Tabellen und Google Docs exportieren oder sie per E-Mail an einen externen Empfänger weiterleiten. ✉️
9. Word Vorlage für Informationsanforderung (RFI) Vorlage von TemplateLab
Verwenden Sie diese Word-Vorlage, um anpassbare RFIs für verschiedene Anforderungsszenarien zu erstellen
Wenn Sie auf der Suche nach einer sehr detaillierten RFI mit allgemeinen Standardabschnitten sind, nutzen Sie die Word-Vorlage Request for Information Report (RFI) Template by TemplateLab.
Diese acht Seiten lange Word-Vorlage besteht aus den Standardabschnitten mit Überschriften, Zwischenüberschriften, einem Inhaltsverzeichnis und einer formalen Front-Seite. Zu erledigen ist lediglich das Ersetzen des rot geschriebenen Textes, um die Vorlage nach Ihren Vorstellungen zu benutzerdefinieren.
Diese Vorlage dient als Schritt-für-Schritt-Anleitung für das Schreiben einer detaillierten RFI. Sie erhalten Anweisungen für wichtige Abschnitte wie den Zweck der Anfrage, die Ziele, die Hintergrunddaten, die Beschreibung des aktuellen Systems und des vorliegenden Problems, die angeforderten Informationen und die technischen Informationen.
Sie können die Schriftart, Größe und Farbe ändern, Tabellen hinzufügen und Bilder einfügen, um die Übersichtlichkeit zu erhöhen.
10. Word Beste All-Around RFI Vorlage von RFP360
Verwenden Sie diese Word-Vorlage, um anpassbare RFIs für verschiedene Anforderungsszenarien zu erstellen
Wenn Sie keine Lust auf lange und wortreiche Vorlagen haben, könnte Ihnen die Word-Vorlage Best All-Around RFI Template von RFP360 gefallen.
Ganz gleich, ob Sie Informationen über Beratungsdienstleistungen suchen oder ein bestimmtes Projekt im Sinn haben, das Unterstützung benötigt, diese RFP-Vorlage ist Ihr tool für die effektive Übermittlung von Anforderungen an Anbieter in einem prägnanten Format.
Mit der Vorlage können Sie Ihre RFI durch fünf Abschnitte benutzerdefiniert gestalten:
- Firmeninformationen:Bieten Sie Einblicke in Ihr Unternehmen oder Ihre Branche
- Anforderungen an den Anbieter: Skizzieren Sie die Spezifikationen/Fähigkeiten, die Sie von potenziellen Anbietern erwarten
- Projektbeschreibung: Geben Sie Details überziele des Projekts und eine Übersicht über die Herausforderung
- Leitlinien für die Übermittlung: Geben Sie klar an, wie Sie die Antworten erhalten und formatieren möchten
- Angeforderte Informationen: Stellen Sie eine Reihe von Fragen, die sich auf das Unternehmen des Anbieters, seine Erfahrung, die vorgeschlagene Lösung und die Preisgestaltung beziehen
Rationalisieren Sie den Prozess der Reihenfolge der Lieferungen!
Wenn Sie sich in einer wettbewerbsorientierten Lieferantenlandschaft befinden, verschaffen Ihnen qualitativ hochwertige RFIs einen strategischen Vorteil für Ihr Geschäft. Sie vermitteln einen guten ersten Eindruck und helfen Ihnen, geeignete Partner zu finden. Mit den in der Liste aufgeführten Vorlagen ist das Erstellen und Versenden von erstklassigen Formularen für Ausschreibungen ein Kinderspiel.
Sie können einen Blick auf die ClickUp-Vorlagen-Bibliothek finden Sie über 1.000 weitere universell einsetzbare Vorlagen zur Optimierung Ihrer Geschäftsabläufe. 🦸