Das Management von Beschaffungsprozessen erfordert die Bewältigung kniffliger Lieferketten, den Umgang mit Lieferanten, die Einhaltung von Regeln und das Jonglieren mit der globalen Beschaffung - keine leichte Aufgabe!
Wirksame Kommunikation und Transparenz sind entscheidend für die Optimierung der Leistung der Lieferkette.
Um die besten Bedingungen mit Ihren Lieferanten zu sichern und die Gewinne zu maximieren, ist eine gut durchdachte Strategie erforderlich. Und natürlich sind die richtigen Beschaffungsinstrumente entscheidend, um den Weg zu ebnen.
Machen Sie sich bereit für einige praktische Tipps und eine Einführung in die ClickUp-Beschaffungsplattform - Ihr ideales Werkzeug, um Ihre Geschäftsziele zu erreichen. Die Lösung wird Ihnen helfen, Ihren gesamten Prozess zu beschleunigen wie nie zuvor.
Was ist Beschaffung?
Unter Beschaffung versteht man die Beschaffung von Waren, Dienstleistungen oder Bauleistungen aus externen Quellen. Es handelt sich um einen mehrstufigen Prozess, der Beschaffung, Einkauf, Verhandlung und Logistik umfasst. Ziel ist es, die Ressourcen zu beschaffen, die zur Unterstützung der Tätigkeiten oder Projekte Ihres Unternehmens benötigt werden.
Die Beschaffung ist von entscheidender Bedeutung für die Handhabung der Kosten, die Sicherstellung der Qualität und die Pflege von Lieferantenbeziehungen, um die strategischen Ziele Ihres Unternehmens zu erreichen. Die Grundlagen der Beschaffung decken diese ersten Schritte ab, aber die fortgeschrittene Stufe geht tiefer - Analyse von Beschaffungsdaten, Abwicklung von Abrechnungen und Ausarbeitung künftiger Beschaffungspläne.
Ihre Beschaffungsstrategie kann die Untersuchung von Geschäftsanforderungen, die Verfolgung von Eingängen und die Aktualisierung von Zahlungsbedingungen umfassen. Im Kern des Beschaffungsprozesses verfolgt jedoch jede Beschaffungsabteilung das gleiche Ziel: die rechtzeitige Beschaffung von Waren zu wettbewerbsfähigen Preisen und die Maximierung des Wertes.
Zu den wichtigsten Schritten im Beschaffungswesen gehören das Erkennen des Bedarfs, das Aushandeln und Verwalten von Verträgen, die Bearbeitung von Angeboten, das Einholen der Budgetgenehmigung, die Rechnungsstellung und die Pflege von Unterlagen. Auf diese Schritte wird in späteren Abschnitten näher eingegangen.
Arten von Beschaffungsprozessen
Um den Beschaffungsprozess besser zu verstehen, sollten wir ihn in verschiedene Arten unterteilen:
1. Direkter Beschaffungsprozess
Die direkte Beschaffung umfasst den Erwerb von Waren, Dienstleistungen oder Rohstoffen für Ihr Endprodukt. Es geht um die Beschaffung von Materialien, die für die Produktion oder Herstellung der wichtigsten Produkte oder Dienstleistungen Ihres Unternehmens erforderlich sind.
Die direkte Beschaffung von Dienstleistungen zielt darauf ab, hochwertige Inputs effizient zu sichern, mit Lieferanten zu verhandeln, Verträge zu verwalten und die rechtzeitige Lieferung zur Unterstützung des Produktionszyklus sicherzustellen.
Für produzierende Unternehmen geht es darum, die für die Herstellung des Endprodukts benötigten Rohstoffe und Dienstleistungen zu beschaffen. In ähnlicher Weise geht es für Einzelhändler darum, Produkte von Großhändlern zu kaufen, um sie an den Endkunden zu verkaufen.
Diese Art der Beschaffung ist für Branchen wie das verarbeitende Gewerbe von entscheidender Bedeutung, da die Qualität und die rechtzeitige Verfügbarkeit von Materialien einen erheblichen Einfluss auf das Endprodukt haben.
2. Indirekter Beschaffungsprozess
Unter indirekter Beschaffung versteht man den Erwerb von Waren und Dienstleistungen, die nicht direkt mit der Herstellung des Endprodukts zusammenhängen. Es handelt sich um den Kauf von Waren und Dienstleistungen, die den Gesamtbetrieb und die Funktionalität Ihres Unternehmens unterstützen, aber nicht Teil des Endprodukts werden.
Denken Sie an Büromaterial, IT-Hilfe, Marketingdienstleistungen, Beratungsdienste, Gebäudewartung und andere Dinge, die das Unternehmen am Laufen halten - all das fällt unter die indirekte Beschaffung.
Die indirekte Beschaffung stellt sicher, dass die notwendigen Ressourcen zur Verfügung stehen, um Ihre internen Abläufe und Geschäftsaktivitäten zu unterstützen.
3. Strategischer Beschaffungsprozess
Die strategische Beschaffung ist ein Prozess, der die Entwicklung und Umsetzung einer Beschaffungsstrategie umfasst, die auf die Gesamtstrategie des Unternehmens abgestimmt ist ziele und Vorgaben ihrer Organisation. Sie geht über die transaktionalen Aspekte des Einkaufs von Waren und Dienstleistungen hinaus und konzentriert sich auf die Schaffung langfristiger Werte für die Organisation.
Dazu gehört die Zusammenarbeit verschiedener Abteilungen im gesamten Unternehmen, um sicherzustellen, dass die richtigen Qualitätsprodukte zum richtigen Zeitpunkt beschafft werden.
Bei der strategischen Beschaffung geht es um das Management von Lieferantenbeziehungen, die Bewertung von Risiken, die Analyse des Marktes und die Zusammenarbeit mit wichtigen Interessengruppen. Das Ziel? Kosten zu senken, die Effizienz zu steigern und Ihrem Unternehmen zum Erfolg zu verhelfen, indem Sie kluge Entscheidungen treffen und solide, nachhaltige Partnerschaften mit Lieferanten aufbauen.
4. Operativer Beschaffungsprozess
Die operative Beschaffung ist der alltägliche Prozess der Beschaffung von Waren und Dienstleistungen, die für den regulären Betrieb Ihres Unternehmens benötigt werden. Er umfasst die Ausführung von Routineaufgaben wie die Anforderung, Bestellung und Entgegennahme von Produkten oder Dienstleistungen.
Bei der operativen Beschaffung geht es darum, den unmittelbaren Bedarf zu decken und für einen reibungslosen Ablauf zu sorgen, d. h. Transaktionen zu verwalten, eine pünktliche Lieferung zu gewährleisten und die richtigen Lagerbestände zu halten.
Dazu gehören Aufgaben wie die Bearbeitung von Bestellungen, das transaktionale Lieferantenmanagement und der Umgang mit routinemäßiger Beschaffungsverwaltung.
5. Taktischer Beschaffungsprozess
Im Rahmen dieses Beschaffungsprozesses führt das Team spezifische Maßnahmen und Strategien innerhalb des breiteren Beschaffungsprozesses durch. Es konzentriert sich darauf, kurz- bis mittelfristige Ziele in Bezug auf Kosteneinsparungen, Effizienzsteigerungen und Prozessoptimierung zu erreichen.
Bei der taktischen Beschaffung wählen Sie Lieferanten aus, verhandeln Verträge und setzen kostensparende Maßnahmen um.
Im Vergleich zu anderen Beschaffungsarten ist dies ein reaktiver und eher transaktionsorientierter Ansatz. Dies ist auch ideal, um den dringenden Bedarf Ihres Unternehmens zu decken.
Schritte im Beschaffungsprozess
Jedes Unternehmen hat seine eigene Vorgehensweise bei der Beschaffung. Der Einfachheit halber wollen wir den Prozess in neun allgemeine Schritte unterteilen, die für alle gelten:
Schritt 1: Ermitteln Sie Ihren Bedarf
Den Bedarf zu ermitteln ist ein Prozess. Sprechen Sie zunächst mit den relevanten Stakeholdern - Endbenutzern, Abteilungsleitern und Entscheidungsträgern - um deren Anforderungen und Erwartungen zu verstehen.
Führen Sie dann eine gründliche Bedarfsermittlung durch, indem Sie die aktuellen Bestände analysieren, Leistungslücken bewerten oder zukünftige Unternehmensziele in Betracht ziehen.
Definieren Sie klar die Spezifikationen und Anforderungen für die benötigten Waren oder Dienstleistungen, indem Sie Details wie Menge, Qualitätsstandards, technische Spezifikationen, Lieferfristen und andere relevante Kriterien hinzufügen.
Als Nächstes sollten Sie Ihre Budgeteinschränkungen bewerten und verstehen, um realistische Erwartungen festzulegen. Führen Sie abschließend eine Risikobewertung durch, um potenzielle Herausforderungen oder Risiken im Zusammenhang mit der Beschaffung zu ermitteln.
Dokumentieren Sie all diese Details in einem formellen Dokument, das als Grundlage für die Erstellung von Ausschreibungen (RFPs) oder Angeboten (RFQs) bei der Kommunikation mit potenziellen Lieferanten dient.
Schritt 2: Erstellen und Einreichen einer Einkaufsanfrage (PR)
Nachdem Sie Ihren Bedarf ermittelt haben, ist es an der Zeit, eine Kaufanfrage zu stellen.
Eine Bestellanforderung (PR) ist ein formelles Dokument oder Formular, das in einem Unternehmen verwendet wird, um den Beschaffungsprozess einzuleiten.
Eine PR enthält wichtige Details wie eine klare Beschreibung der benötigten Artikel oder Dienstleistungen, Mengenangaben, Budgetinformationen, Lieferanforderungen, Lieferantenpräferenzen und Genehmigungsunterschriften.
Sobald die Beschaffungsanfrage genehmigt ist, dient sie als Grundlage für die Erteilung einer Bestellung an den ausgewählten Lieferanten. Dieses Dokument gewährleistet eine reibungslose Kommunikation zwischen den Abteilungen und stimmt die Beschaffung auf die Bedürfnisse und das Budget Ihres Unternehmens ab.
Schritt 3: Wählen Sie Ihre(n) Lieferanten
Jetzt, da Sie die Bestellanforderung haben, ist es an der Zeit, nach Anbietern zu suchen, die kosteneffiziente Dienstleistungen mit maximalem Wert anbieten.
Nachdem Sie die Anbieter in die engere Wahl gezogen haben, ein Angebot anfordern von jedem. Je ausführlicher Ihr anfrage nach Informationen desto einfacher ist es, verschiedene Preise und Dienstleistungen zu vergleichen und zu analysieren.
Bei der Auswahl eines Anbieters sollten Sie auf die Faktoren Preis, Service, Qualität, Ruf, Geschwindigkeit und Zuverlässigkeit achten. Der ideale Anbieter erfüllt alle diese Kriterien. Wenn Ihr Unternehmen Wert auf soziale Verantwortung legt, sollten Sie das Umweltengagement und die ethischen Grundsätze des Anbieters berücksichtigen.
Die Analyse dieser Faktoren wird Ihnen den Weg zu den am besten geeigneten Anbietern weisen und ein Lieferkettenmanagement für Ihren Beschaffungsbedarf schaffen.
Schritt 4: Verhandeln Sie um das beste Angebot
Jetzt geht es darum, aus den in die engere Wahl gezogenen Optionen das beste Angebot zu erhalten. Sprechen Sie mit verschiedenen Anbietern, sehen Sie sich deren Angebote an und verhandeln Sie, um das beste Produkt im Rahmen Ihres Budgets zu erhalten.
In diesem Schritt wählen Sie den endgültigen Anbieter im Rahmen eines Ausschreibungsverfahrens aus.
Wir empfehlen, mindestens drei Anbieter in die engere Wahl zu nehmen und mit ihnen zu verhandeln, um das bestmögliche Angebot zu erhalten. Nachdem Sie mit jedem Anbieter einzeln verhandelt haben, können Sie deren Angebote vergleichen.
Bewerten Sie die besten Angebote, nehmen Sie sich einen Moment Zeit zum Nachdenken, führen Sie einen gründlichen Vergleich durch und lassen Sie sich von dem ausgewählten Anbieter eine schriftliche Vereinbarung geben, sobald Sie Ihre Wahl getroffen haben.
Dieser Schritt festigt das Engagement und vermeidet mögliche Missverständnisse.
Schritt 5: Initiieren Sie eine Bestellung (PO)
Sobald Sie das beste Angebot erhalten haben, geben Sie Ihre Bestellung auf .
Füllen Sie einfach eine Bestellung aus und schicken Sie sie an den Lieferanten. Sorgen Sie für Klarheit und vermeiden Sie Verwirrung, indem Sie beim Einkauf genaue Angaben machen.
Geben Sie die vereinbarten Preise und Spezifikationen an, überprüfen Sie alles noch einmal und halten Sie alles schriftlich fest. Diese sorgfältige Vorgehensweise macht die Transaktion reibungsloser und verringert die Gefahr von Missverständnissen.
Schritt 6: Entgegennahme und Prüfung der Ware
Sobald Sie Ihre Ware erhalten haben, ist der Moment der Wahrheit gekommen. Es ist an der Zeit zu prüfen, ob der Lieferant seine Versprechen gehalten hat.
Prüfen Sie die Lieferungen, um die Qualität zu beurteilen und eventuelle Fehler oder Mängel zu entdecken. Das ist Ihre Chance, die Bestellung zu überprüfen und sicherzustellen, dass die Qualität den Standards Ihres Unternehmens entspricht.
Ihre Bemühungen bei der Auswahl eines geeigneten Lieferanten müssen sich in der Qualität des gelieferten Materials auszahlen.
Schritt 7: Führen Sie einen Drei-Wege-Abgleich durch
Nach der Überprüfung der Waren ist es an der Zeit, die Rechnung zu prüfen, bevor Sie die endgültige Zahlung an den Lieferanten leisten.
Führen Sie einen Drei-Wege-Abgleich durch, um die Verbindlichkeiten zu prüfen, indem Sie die Bestellung, den Auftragseingang und die Rechnung miteinander vergleichen. Auf diese Weise werden etwaige Unstimmigkeiten oder ungenaue Rechnungen aufgedeckt.
Die zentrale Bedeutung dieses Schritts im Beschaffungszyklus ergibt sich aus der Notwendigkeit, die geleisteten Zahlungen auf etwaige Fehler oder falsche Zusätze zu überprüfen. Dies ist eine Ihrer Hauptaufgaben.
Schritt 8: Bezahlen der Rechnung
Jetzt ist es an der Zeit, Ihre Lieferanten zu belohnen, indem Sie ihnen den fälligen Betrag pünktlich zahlen und die freundschaftlichen Beziehungen für die Zukunft besiegeln.
So wie gute Qualität und günstige Preise einen Lieferanten aus der Masse hervorstechen lassen, sind pünktliche Zahlungen die Grundlage für einen attraktiven Käufer. Wenn der dreifache Abgleich einwandfrei ist, können Sie die Rechnung genehmigen und über die Kreditorenbuchhaltung bezahlen.
Pünktliche Zahlungen sind also einer der entscheidenden Faktoren für den Aufbau guter Lieferantenbeziehungen, für die Gewährung von Rabatten bei pünktlicher Zahlung und für die Verbesserung des Rufs Ihres Unternehmens. Außerdem werden dadurch verspätete Zahlungsanträge verhindert und neue Lieferanten ermutigt, sich mit dem Unternehmen in Verbindung zu setzen.
Schritt 9: Aufzeichnungen führen
Der letzte, aber wichtigste Schritt im Beschaffungsprozess ist das Führen von Aufzeichnungen.
Aufzeichnung bedeutet, dass jeder Schritt des Beschaffungsprozesses festgehalten wird, von den ersten Preisangeboten und Verhandlungen bis hin zu Bestellungen und Rechnungen.
Das Führen von Aufzeichnungen ist für die Planung künftiger Einkäufe, Prüfungen und Steuerberechnungen von entscheidender Bedeutung. Es ist nicht nur ein interner Vorteil, sondern auch ein wertvolles Hilfsmittel bei der Beilegung von Streitigkeiten.
Herausforderungen im Beschaffungswesen
Selbst bei einem sorgfältigen Beschaffungsprozess sind Herausforderungen im Gesamtprozess möglich. Einige der häufigsten Probleme für die meisten Beschaffungsteams im Lieferkettenmanagement sind:
1. Fragmentierung der Lieferanten
Gibt es einfach zu viele unterschiedliche Produkte und Dienstleistungen, die Sie beachten müssen?
Die Lieferantendatenbank ist oft fragmentiert mit mehreren Lieferanten in verschiedenen Kategorien, was die Aushandlung von Mengenrabatten erschwert und zu komplexen vertragsmanagement .
Die Kategorisierung und die Pflege der einzelnen Konten können dem Beschaffungsteam unendlich viel Zeit und Aufmerksamkeit abverlangen.
Lösung: Erstellen Sie Richtlinien für die Lieferantenbewertung und aktualisieren Sie die Lieferantendatenbank, um sie auf dem neuesten Stand zu halten. Nutzen Sie eine Beschaffungsmanagementlösung wie ClickUp, um die Interaktion mit den Lieferanten zu rationalisieren, Daten zu konsolidieren und die Zusammenarbeit zu fördern.
2. Maverick-Ausgaben
Unerlaubte oder nicht konforme Einkäufe, die von Einzelpersonen innerhalb einer Organisation getätigt werden, ohne sich an die etablierten Beschaffungsrichtlinien und -verfahren zu halten, werden als unerlaubte Ausgaben kategorisiert.
Hochrangige Mitarbeiter und Führungskräfte aus verschiedenen Abteilungen können unabhängig voneinander Einkäufe tätigen und dabei die Standardverfahren umgehen. Dies kann sich auf Ihr Unternehmen mit kostspieligen Einkäufen, verpassten Einsparmöglichkeiten und uneinheitlicher Qualität auswirken.
Dies ist ein Verlust für das Unternehmen und stellt das Beschaffungsteam vor Herausforderungen bei der Aufzeichnung. Das Budget könnte ins Wanken geraten, oder die Einkäufe könnten in den Aufzeichnungen ganz fehlen.
Lösung: Verhindern Sie dies, indem Sie klar definierte Einkaufsregeln für alle Mitarbeiter aufstellen. Verwenden Sie software für das Beschaffungsmanagement_ wie ClickUp, die Ihnen hilft, alle Aspekte Ihrer Beschaffungsstrategie zentral zu verwalten
3. Begrenzte Strategiefindung
Beschaffungsteams können sich im Tagesgeschäft verzetteln und sich nur darauf konzentrieren, den Beschaffungsbedarf zeitnah zu decken.
Mit dem Hauptaugenmerk auf operative Bedürfnisse in diesem Fall könnten strategische Überlegungen wie die Konsolidierung von Lieferanten, Kosteneinsparungen und Partnerschaften in den Hintergrund treten. Dies mag zwar kurzfristigen Zielen dienen, stellt aber die Kernfunktion des Beschaffungsmanagements in Frage.
Lösung: _Nutzen Sie ClickUp, um Ihren Beschaffungsprozess strategisch zu erstellen, zu überwachen und zu verwalten, mit Teamzusammenarbeit, vereinfachten Ansichten und vielem mehr
4. Compliance und Risikomanagement
Die Einhaltung von Vorschriften und das Management von Risiken in der Beschaffung sind eine Herausforderung. Es erfordert die sorgfältige Einhaltung von Vorschriften, die Berücksichtigung rechtlicher Implikationen und die Umsetzung proaktiver strategien zur Risikominderung um sich vor unvorhergesehenen Komplikationen zu schützen.
Die Einhaltung dieser Vorschriften und die Minderung von Risiken, die durch Datenschutzverletzungen oder die Nichteinhaltung von Vorschriften durch Verkäufer entstehen, sind für das Team von größter Bedeutung. Auch hier handelt es sich um einen zeitaufwändigen und zeitempfindlichen Prozess.
Lösung: _Nutzen Sie ClickUp, um die Einhaltung von Vorschriften zu verfolgen, Risikomanagement-Protokolle einzubinden und Ihre Beschaffungsprozesse zu zentralisieren. Ein systematischer Ansatz, der Fehler reduziert, die Transparenz erhöht und eine reibungslose Zusammenarbeit fördert - so werden Compliance und Risikomanagement in der Beschaffung einfach
5. Manuelle Herausforderungen
Die Bearbeitung von Bestellanforderungen, Rechnungen und Zahlungsfreigaben kann für Beschaffungsteams, die noch auf manuelle Prozesse angewiesen sind, eine Herausforderung darstellen. Dieser Prozess ist arbeitsintensiv, fehleranfällig, zeitaufwändig und ineffizient.
Der Rückgriff auf manuelle Prozesse verlangsamt die Geschwindigkeit, verringert die Genauigkeit und beeinträchtigt die Gesamtproduktivität, so dass es schwierig ist, mit den rasanten Anforderungen der Beschaffung Schritt zu halten.
Lösung: _Die Automatisierung von ClickUp rationalisiert die Dateneingabe, Genehmigungen und Kommunikation, so dass sich Ihr Team auf die Strategie konzentrieren kann, während es sich um Routineaufgaben kümmert, was die Genauigkeit und Produktivität in der Beschaffung erhöht
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Wir hoffen, dass Sie den Prozess besser steuern können, indem Sie die Arten der Beschaffung, die verschiedenen Schritte und die Einschränkungen verstehen. Obwohl die Bedürfnisse aller Unternehmen unterschiedlich sind, kann ein allgemeines Verständnis Ihnen helfen, Ihre spezifischen Anforderungen zu analysieren und wertvolle Ressourcen zu erschließen.
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