كيفية تحسين إنتاجية فريقك

قبل بعض الوقت، أحدثت اليونان ضجة كبيرة بإطلاقها أسبوع عمل من ستة أيام "موجه نحو النمو". أعطى هذا أصحاب العمل في قطاعات معينة الحق في مطالبة الموظفين بالعمل يومًا إضافيًا، مع زيادة 40٪ في أجرهم اليومي.

في الوقت نفسه، قررت ألمانيا وبلجيكا اتباع نهج معاكس، حيث أدخلتا أسبوع العمل المكون من أربعة أيام بهدف تحسين الإنتاجية ومنح العمال توازنًا أفضل بين العمل والحياة.

ومع ذلك، حصلت هولندا على الميدالية الذهبية في التوازن بين العمل والحياة. وفقًا لبيانات الحكومة، يعمل الموظفون الهولنديون في المتوسط 29 ساعة فقط في الأسبوع، وهو أقصر أسبوع عمل في العالم. (هل يمكننا الانتقال إلى هناك بالفعل؟)

في السنوات الأخيرة، اشتد الجدل العالمي حول كيفية زيادة إنتاجية مكان العمل، حيث جربت الدول تدابير مختلفة.

ولكن ماذا لو أن تعزيز إنتاجية الفريق لا يتطلب جداول زمنية صارمة؟ قد يكمن السر في بعض الاستراتيجيات المجربة من قائد فريق فعال وأدوات إدارة المهام المناسبة.

فهم إنتاجية الفريق

لنبدأ بالسؤال الأهم: ماذا تعني إنتاجية الفريق؟

بأبسط العبارات، إنتاجية الفريق هي مدى كفاءة مجموعة من الأفراد في العمل معًا لتحقيق أهداف الشركة في إطار زمني محدد.

لكن الأمر لا يقتصر على الجوانب الإيجابية ومخططات جانت. تعتمد الإنتاجية على مزيج دقيق من التعاون والتواصل وتوزيع المهام وإدارة الوقت (عدم القيام بذلك يؤدي إلى انخفاض إنتاجية الفريق)

بشكل أساسي، تُقاس الإنتاجية بمقارنة جودة وكمية المخرجات بالموارد (مثل الوقت والجهد) التي بُذلت فيها.

العوامل التي تؤثر على إنتاجية الفريق

إذا كان فريقك يعاني من صعوبات في التواصل، فقد تساعدك أداة تعاون شفافة مثل ClickUp على زيادة الإنتاجية.

بفضل ميزات مثل تعيين التعليقات في ClickUp، يمكنك وضع علامات على زملائك في الفريق مباشرةً في مهام مشروعك ووثائقك وغير ذلك الكثير. وهذا يقلل من التبديل بين السياقات ويضمن بقاء المحادثات ذات صلة بالمهمة.

تواجه الفرق مشكلة أخرى تتمثل في عدم ترابط المستندات وتشتت المنصات وتفكك البنية التكنولوجية. أحد الحلول هو تجميع كل شيء في مكان واحد.

لهذا السبب، يجمع ClickUp Chat كل شيء في مكان واحد — المهام والوثائق والأفكار والمحادثات. لا مزيد من سلاسل المحادثات المتفرقة على Slack أو رسائل البريد الإلكتروني المفقودة.

استراتيجيات لتحسين إنتاجية الفريق

الإنتاجية لا تعني فقط إنجاز العمل، بل تعني أيضًا كيفية إنجازه معًا.

ومع ذلك، فإن الجزء الأصعب هو معرفة كيفية الوصول إلى ذلك. لتبسيط الأمور، جرب هذه الاستراتيجيات العملية.

الاستراتيجية 1: احتفِ بالجودة في العمل

إن تقدير الموظفين لجهودهم يتطلب خلق ثقافة يشعر فيها الجميع بتقديرهم. تذكر: التعليقات الإيجابية لا تقل أهمية عن النقد البناء.

إذا كنت غير متأكد من أين تبدأ، يمكن لـ ClickUp أن يرشدك إلى الطريق الصحيح.

استخدم ClickUp Goals لتحديد أهداف المشروع بوضوح، وتصور الجداول الزمنية، وتتبع التقدم في الوقت الفعلي لتشجيع المساءلة. يوفر فرصًا للاحتفال عند تحقيق الإنجازات.

وبالحديث عن ذلك، فإن ClickUp Milestones يجعل من السهل تتبع إنجاز المهام والمساهمات الفردية. إن مراقبة من يتفوق يضمن لك تقديرهم في الوقت المناسب.

الاستراتيجية 2: خلق بيئة عمل صحية

لا توجد وصفة سحرية لثقافة شركة رائعة. المفتاح هو معاملة موظفيك بالطريقة التي تود أن تعامل بها.

تعد بيئة العمل الصحية أمرًا ضروريًا لتنمية مهارات فريقك والاحتفاظ بأفضل المواهب.

هذا لا يعني أنك بحاجة إلى مكتب عصري مزود بأرائك قابلة للتشكيل وكومبوتشا على الصنبور. ولكن فكر بطريقة أبسط، مثل وضع توقعات واقعية لتجنب الإرهاق والحفاظ على إنتاجية الفريق.

الاستراتيجية 3: تعزيز الأمان النفسي في مكان العمل

غالبًا ما تكون السلامة النفسية حجر الزاوية في إنتاجية الفريق. عندما يشعر الموظفون بالأمان للتعبير عن آرائهم أو اقتراح أفكار أو حتى الاعتراف بأخطائهم دون خوف من الحكم عليهم، تحدث المعجزات.

ولكن كيف يمكنك إنشاء مثل هذه البيئة؟ ابدأ بتطبيع الضعف. اعترف بأخطائك كقائد لتشجيع الآخرين على فعل الشيء نفسه.

بالنسبة للفرق البعيدة، استخدم نماذج التعليقات للسماح للموظفين بمشاركة تعليقاتهم بشكل مجهول إذا كانوا غير مرتاحين للقيام بذلك مباشرة.

الاستراتيجية 4: الاستفادة من التكنولوجيا لتعزيز الإنتاجية

الإنتاجية هي نقطة التقاء المدخلات والملاحظات والمخرجات. للحفاظ على سير العمل بسلاسة، من الضروري البقاء على اطلاع على كل هذه العناصر. يمكن لـ ClickUp مساعدتك في ذلك من خلال أتمتة العديد من المهام اليدوية.

تتيح لك ميزة الأتمتة في ClickUp تخصيص الإجراءات المملة والمتكررة (وغالبًا ما تكون منخفضة القيمة) حسب رغبتك.

هل تحتاج إلى تحديث أولوية المهمة تلقائيًا عند تعيينها؟ أو تغيير الحالة عند وضع علامة عليها؟ ستضمن الأتمتة تنفيذ ذلك.

إذا وجدت نفسك في أي مرحلة من المراحل في حيرة من أمرك، فإن ClickUp ستدعمك بفضل ClickUp AI وآلاف القوالب المدمجة.

جرب ClickUp Brain

تنزيل هذا النموذج

الاستراتيجية 5: إدارة أهداف الفريق ومسؤولياته

لكن لا داعي لأن يكون التوتر رفيقًا دائمًا. فقليل من الإدارة الاستباقية، خاصةً فيما يتعلق بتحديد الأهداف وتوزيع المسؤوليات، يمكن أن يقلل التوتر ويحسن إنتاجية الفريق.

وكيف نفعل ذلك؟ من خلال تحديد أهداف واضحة وقابلة للتحقيق يفهمها الجميع ويمكنهم التكاتف لتحقيقها.

سبق أن ناقشنا كيفية تعامل ClickUp مع مثل هذا السيناريو، ولكن دعونا نضع ذلك في سياقه الصحيح من خلال مثال.

بمجرد تحديد الأهداف، قسّمها إلى مراحل وقم بتجميع المهام تحت كل مرحلة للحصول على خارطة طريق واضحة. ثم قم بمشاركة المهام وتوزيعها.

تأتي بعد ذلك الخطوة الأكثر أهمية في إدارة عبء العمل.

الأمر يتعلق بضمان توازن عبء العمل.

وهنا تبرز ميزة عرض حجم العمل في ClickUp. فهي توفر تحليلاً دقيقاً لقدرات فريقك:

وبهذه الطريقة، يمكنك ضمان ألا يشعر أي شخص أنه يتحمل عبء العالم بينما الآخرون يسترخون.

الاستراتيجية 6: نهج قائم على البيانات لتحقيق الإنتاجية

يمنحك النهج القائم على البيانات صورة واضحة عن مجالات تميز فريقك، والمجالات التي تحتاج إلى تحسين، وكيفية تحسين أداء الفريق بشكل عام.

ابدأ بإجراء اتصالات منتظمة مع فريقك، فهي ضرورية لفهم ما إذا كانوا يحققون مؤشرات الأداء أو يتجاوزونها أو يقصرون عنها

على سبيل المثال، قد يركز فريق دعم العملاء على:

تقضي أدوات مثل ClickUp على التخمين في تتبع الإنتاجية وتحليلها. استخدمها لمراقبة التقدم المحرز باستخدام أهداف رقمية أو نقدية أو صحيحة/خاطئة أو قائمة على المهام.

تعد لوحات المعلومات القابلة للتخصيص في ClickUp مفيدة لتتبع التقدم واستخلاص الرؤى.

يمكنك تعديلها لتتناسب مع طابع مؤسستك — ألوان العلامة التجارية والشعارات وما إلى ذلك. بالإضافة إلى ذلك، توفر طرق العرض المخصصة في ClickUp مرونة: يمكنك التبديل بين قائمة أو مخطط جانت أو لوحة كانبان أو أي شيء يناسب أسلوبك.

📌 مثال: خذ لوحة معلومات عمليات هندسة البرمجيات على سبيل المثال. إنها أداة ممتازة للحصول على معلومات دقيقة في الوقت الفعلي عن جميع أنشطة التطوير. يمكنك تتبع مختلف المقاييس، بما في ذلك سرعة السباق ومعدلات الاستهلاك والتوقف والمهلة الزمنية ومدة الدورة ومخططات التدفق التراكمية. تساعد هذه الرؤية قادة الفريق وأعضائه على زيادة إنتاجيتهم.

باستخدام ClickUp، أنشأنا لوحات معلومات تتيح للعملاء مراقبة الأداء والإشغال والمشاريع في الوقت الفعلي. وهي تسد الفجوة بين العملاء عبر القارات، مما يجعلهم يشعرون بالتواصل مع فرقهم.

بعد ذلك، يعد نموذج تقرير الإنتاجية الشخصية من ClickUp أداة لا غنى عنها لمراقبة إنتاجية الفريق. وهو مصمم لتسجيل بيانات الأداء وتتبع الاتجاهات بمرور الوقت حتى تتمكن من ضمان بقاء الجميع على المسار الصحيح، حتى في عالم اليوم المليء بالمشتتات.

للحصول على عرض تفصيلي لمساهمات فريقك، تسهّل ميزة تتبع وقت المشروع في ClickUp تسجيل ساعات العمل.

بفضل جداول العمل الآلية، يمكن للفرق تتبع الوقت بدقة وتقليل الأخطاء والحصول على معلومات حول تقدم المشروع وحجم العمل في الوقت الفعلي

الاستراتيجية 7: توفير فرص التوجيه داخل الفريق

يمكن لبرنامج التوجيه الجيد التصميم أن يغير ديناميكيات الفريق. يساعد الموجهون المتدربين على تجاوز التحديات، بينما يعزز الموجهون أنفسهم مهاراتهم القيادية، مما يمثل فرصة للنمو المتبادل.

حدد أهدافًا واضحة لعملية التوجيه، مثل تحسين مهارات معينة أو فهم دور جديد.

على الرغم من فائدة الجلسات الرسمية، إلا أن نقاط الاتصال غير الرسمية — مثل الدردشة السريعة أثناء تناول القهوة أو المناقشة غير الرسمية أثناء الاستراحات — قد تكون أحيانًا أكثر تأثيرًا. مثل التواصل غير الرسمي بين مصمم المنتج ومدير المبيعات لتبادل الأفكار حول احتياجات العملاء وتحسين ملاءمة المنتج للسوق.

الاستراتيجية 8: تشجيع التعاون والتواصل

تتيح بيئة العمل التعاوني للموظفين مشاركة المعرفة وطلب المساعدة من زملائهم.

ولكن بصراحة، لا يكفي استخدام الأدوات المناسبة لتحفيز الموظفين على التحدث. تلعب الثقافة الإيجابية للشركة دورًا كبيرًا في خلق جو يساعد على ازدهار التواصل المفتوح والعمل الجماعي.

خذ ClickUp Docs على سبيل المثال.

هذه ليست مجرد صفحات ثابتة؛ إنها مستندات حية تنبض بالحياة حيث يمكن لأعضاء الفريق التعديل والتعليق والتعاون في الوقت الفعلي. لا داعي للتساؤل عما إذا كنت تعمل على أحدث إصدار — فكل شيء يظل متزامنًا، مما يجعل الجميع على نفس الصفحة (حرفيًا).

الاستراتيجية 9: إعطاء الأولوية للشمولية والتنوع في تخطيط الفريق

الفرق الشاملة لا تؤدي عملها بشكل أفضل فحسب، بل تبتكر بشكل أفضل أيضًا.

لكن الشمولية لا تعني مجرد تحديد خانة؛ بل إنها تعني خلق بيئة تهتم بكل الأصوات. ابدأ بإشراك أعضاء الفريق غير الممثلين بشكل كافٍ في صنع القرار والتخطيط.

📌 مثال: لنفترض أنك تخطط لإطلاق منتج. تأكد من أن فرق التسويق والتصميم والهندسة تساهم جميعها بوجهات نظرها. ستكتشف رؤى قد يتم تجاهلها بخلاف ذلك، مثل ضمان إتاحة ميزات المنتج لجميع المستخدمين.

الاستراتيجية 10: فرص التدريب والتطوير

إن الحفاظ على تحديات الفريق ورضاه هو وصفة للنجاح.

إذا كنت تعمل في عالم الشركات منذ فترة، فأنت تعلم أن الموظفين لا يريدون فقط تسجيل الدخول والخروج من العمل، بل يريدون النمو والتعلم والتقدم في حياتهم المهنية.

علاوة على ذلك، فإن توظيف موظف جديد وتدريبه يكلف أكثر بكثير من الاحتفاظ بالموظفين الحاليين وتطوير مهاراتهم. لذا، فهي حالة مربحة للجميع.

المشكلة الوحيدة هي متاعب الاجتماعات التي لا تنتهي.

ClickUp Clips يحل هذه المشكلة! تتيح لك هذه الميزة إنشاء تسجيلات سريعة للشاشة وإضافة تعليقات صوتية ومشاركتها مع فريقك. هل تحتاج إلى شرح عملية ما أو تقديم ملاحظات؟ تخطي المكالمة التي تستغرق 20 دقيقة وأرسل مقطع فيديو موجزًا بدلاً من ذلك.

الاستراتيجية 11: التغذية الراجعة والتحسين المستمر

التعليقات هي شريان الحياة لفريق ناجح. فهي الطريقة التي تساعد بها الأفراد على النمو وتحديد مجالات التحسين والاحتفال بالإنجازات.

السر؟ حقق التوازن بين الملاحظات الإيجابية والبناءة.

يجب أن تكون الملاحظات البناءة مصحوبة دائمًا بأهداف قابلة للتنفيذ، أي شيء ملموس يمكن لفريقك العمل على تحقيقه لتحسين إنتاجية الموظفين. مهما كانت الملاحظات قاسية، يجب أن تنتهي بنبرة إيجابية للحفاظ على معنويات الفريق.

ادخل إلى نموذج تقييم الأداء من ClickUp، وهو أداة مفضلة لجلسات التقييم المنظمة والفعالة. يتيح لك هذا النموذج السهل الاستخدام للمبتدئين تنظيم التقييمات الذاتية وتقييمات المديرين والمناقشات التعاونية حول المسار الوظيفي.

الاستراتيجية 12: إدارة واقعية لأعباء العمل

عندما يتعلق الأمر بالإنتاجية، فإن المزيد ليس دائمًا أفضل.

قد يبدو التواصل مع فريقك بشأن عبء العمل وإجراء التعديلات اللازمة أمراً يتعارض مع تعزيز الإنتاجية، ولكنه في الواقع هو الأسلوب الأكثر ذكاءً.

يقلل حجم العمل الواقعي من الأخطاء ويسمح لأعضاء الفريق بمساعدة بعضهم البعض عند الحاجة.

يساعد نموذج عبء عمل الموظفين من ClickUp في مراقبة عبء العمل. ولكن إذا كنت تبحث عن شيء أكثر شمولاً، فإليك فكرة:

تخيل أنك تدير إطلاق حملة تسويقية تتضمن عدة عناصر متحركة، مثل التصميم وإنشاء المحتوى وجدولة الإعلانات.

باستخدام عرض الجدول الزمني في ClickUp، يمكنك تجميع المهام حسب المكلفين بها لضمان عدم إرهاق المصمم الجرافيكي بمواعيد تسليم متعددة في نفس اليوم.

وفي الوقت نفسه، إذا كنت تشرف على مشروع بناء بمواعيد نهائية ضيقة، فإن عرض مخطط جانت من ClickUp يساعدك على مراقبة ترابط المهام، مثل ضمان الانتهاء من أعمال الأساسات قبل بدء أعمال البناء. يعيد مخطط جانت الديناميكي حساب الجداول الزمنية والمسار الحرج في حالة حدوث تأخير.

الاستراتيجية 13: بناء الثقة والاستقلالية

الثقة هي العامل الذي يربط أعضاء الفريق ببعضهم البعض.

وفقًا للبحوث، يثق الموظفون في القادة الذين يتسمون بالوضوح في التواصل والثقة في المستقبل والالتزام الحقيقي بدعم التغيير الإيجابي.

لبناء الثقة، ابدأ من القمة. درب المديرين على التواصل بشفافية واتخاذ قرارات مدروسة والقيادة بالقدوة. الثقة معدية — عندما يرى الموظفون قادتهم يجسدون هذه السمات، فإنها تنتقل إلى بقية الفريق.

وفي الوقت نفسه، تساعد ميزات ClickUp، مثل تعيين المهام مع تحديد مواعيد نهائية وتوقعات واضحة، الموظفين على إدارة مسؤولياتهم دون الحاجة إلى التحقق المستمر.

الاستراتيجية 14: وضع قواعد اتصال واضحة للفرق العاملة عن بُعد

تزدهر الفرق البعيدة بفضل الوضوح، أو تنهار بدونه. يساعد وضع قواعد الاتصال على إدارة التوقعات داخل الفرق المنتجة، كما يساعد على تحسين إنتاجية كل فرد.

يمكنك البدء في تحسين إنتاجية الفريق من خلال:

الاستراتيجية 15: عقد اجتماعات قائمة

لا أحد يرغب في التعامل مع مدير متسلط، ولكن لنكن صادقين، المدير الغائب ليس أفضل منه بكثير.

تحقق الاجتماعات الدورية التوازن المثالي، حيث توفر مساحة ثابتة للموظفين لمشاركة آخر مستجدات المشاريع، والاحتفال بالإنجازات، أو معالجة التحديات المتعلقة بالعمل مع مديريهم.

الاستراتيجية 16: احترم ساعات العمل وأوقات الراحة

إذا كان فريقك ملتصقًا برسائل البريد الإلكتروني أو الرسائل النصية على مدار الساعة طوال أيام الأسبوع، فهذا يعني أنه لا يستريح، بل يعمل ساعات إضافية مجانًا. وهذا طريق مباشر إلى الإرهاق.

تشجيع فريقك على الانفصال عن العمل أثناء الإجازات أو خارج ساعات العمل ليس تساهلاً، بل هو تصرف ذكي. الفريق الذي يحصل على قسط كافٍ من الراحة يكون أكثر إنتاجية، وينجز المهام بشكل أسرع وبأخطاء أقل.

روما لم تُبنى في يوم واحد، لكن ClickUp تساعدك على تحقيق ذلك بين عشية وضحاها

قال الكاتب اللاتيني بوبليليوس سيروس ذات مرة: "القيام بأمرين في وقت واحد يعني عدم القيام بأي منهما."

كلمات حكيمة، خاصة في عالم اليوم الذي يسيطر عليه تعدد المهام. لهذا السبب يتولى ClickUp المهام اليدوية، مما يتيح لفريقك التركيز على ما يهم حقًا.

استفد من تجربة شركات مثل Yoga International و Pressed Juices، التي شهدت زيادة في إنتاجية فرقها بنسبة 50% و 30% على التوالي، دون الحاجة إلى توسيع فرقها.

بفضل ميزات مثل الأتمتة للتعامل مع سير العمل المتكرر ولوحات المعلومات المخصصة لتركيز البيانات وتتبع التقدم في الوقت الفعلي، يضمن ClickUp أن يقضي فريقك وقته في العمل المؤثر.

هل أنت مستعد لتغيير طريقة عمل فريقك؟ أنشئ حسابًا مجانيًا على ClickUp اليوم!