10 عوامل تؤثر على الإنتاجية في العمل

يتناسب نجاح المؤسسة طرديًا مع إنتاجية موظفيها وكفاءة عملياتها.

لسوء الحظ، يعد الحفاظ على إنتاجية عالية للموظفين معركة مستمرة في معظم أماكن العمل. أحد أسباب ذلك هو عدم وجود دليل لتحفيز الموظفين أو زيادة كفاءتهم.

يلعب كل جانب صغير دوراً كبيراً في إنتاجية الموظفين، بدءاً من ممارسات التواصل الاستراتيجي إلى اختيار التكنولوجيا المناسبة ودمج الصحة والعافية.

في الوقت نفسه، لا يقتصر دور قسم واحد - أي الموارد البشرية - على تنفيذ استراتيجيات إنتاجية الموظفين أو استراتيجيات المشاركة. يلعب الموظفون القياديون والمديرون وأعضاء الفريق والمتعاونون دوراً حاسماً هنا.

دعنا ندرس العوامل التي تؤثر على الإنتاجية، مثل التواصل والقيادة والصحة والرفاهية والتدريب والتطوير.

تابع القراءة لتتعرف على كيفية خلق بيئة عمل إيجابية تزيد من إمكانات موظفيك وتعزز نموهم على المدى الطويل.

قيمة مشاركة الموظفين وإنتاجيتهم

تشير مشاركة الموظف إلى تفاني الموظف وحماسه لعمله. فالموظفون المتفاعلون يستثمرون في نجاح شركتهم ومن المرجح أن يذهبوا إلى ما هو أبعد من الوصف الوظيفي. ويؤدي ذلك إلى زيادة الإنتاجية في مكان العمل.

من ناحية أخرى، لا يرتبط الموظفون غير المنخرطين - المستقيلون الهادئون - عاطفياً بمكان عملهم. قد لا يتخذون أي مبادرة، ولا يستثمرون في الشركة أو في نموهم، وقد ينسحبون من التواصل أو يتذمرون كثيرًا من العمل.

إليك بعض البيانات المثيرة للاهتمام من تقرير مشاركة الموظفين الصادر عن مؤسسة غالوب. الشركات التي لديها نسبة أعلى من الموظفين المتفاعلين كانت

يُظهر هذا التقرير وجود علاقة مباشرة بين مشاركة الموظفين والإنتاجية في مكان العمل وكيف يؤدي ذلك إلى نتائج إيجابية مثل الربحية ومشاركة العملاء بشكل أفضل.

ومع ذلك، يشير التقرير نفسه أيضًا إلى أن واحدًا من كل اثنين من الموظفين في الولايات المتحدة كان غير منخرط في العمل في عام 2023. يمكن أن تشمل بعض أسباب عدم ارتباط الموظفين في العمل ما يلي:

إن معالجة هذه القضايا يمكن أن تساعد الشركات على خلق بيئة عمل إيجابية، مما يؤدي إلى موظفين متفاعلين ومنتجين.

10 عوامل تؤثر على الإنتاجية

هناك العديد من العوامل التي تؤثر على إنتاجية الموظف ين، سواء كانت داخلية أو خارجية في مؤسستك. فيما يلي بعض الجوانب التنظيمية الرئيسية التي تؤثر على إنتاجية الموظفين.

1. التواصل

يمكن أن تؤثر ثقافة التواصل في مؤسستك بشكل كبير على مستويات إنتاجية موظفيك. على سبيل المثال، قد تقضي فرق العمل التي تعقد العديد من الاجتماعات أو التي يُتوقع منها الرد على الرسائل فوراً وقتاً أطول بكثير في التواصل مع مختلف الأشخاص مقارنةً بأداء عملهم.

في الوقت نفسه، يمكن أن يؤثر عدم التواصل بشكل كافٍ أيضًا بشكل سلبي على إنتاجية الفريق. فقد لا يحصلون على المعلومات الصحيحة للمضي قدماً في عملهم، أو قد يضطرون إلى الانتظار طويلاً للحصول على إجابات من أعضاء الفريق.

لهذا السبب يجب أن توازن بين التواصل في الوقت الفعلي والتواصل غير المتزامن لفريقك لزيادة الإنتاجية.

إليك كيفية القيام بذلك:

أنشئ وثيقة "كيف نعمل

يجب أن يشرح كتاب ثقافة الشركة بالتفصيل إرشادات التواصل في مكان عملك ويتضمن معلومات مثل إيقاع اجتماعات تحديث المشاريع، وأيام عدم الاجتماعات، ومتى يتم حجز مكالمة، ومتى يتم التواصل بشكل غير متزامن.

يمكنك استخدام أداة مثل ClickUp Docs لإنشاء هذه المستندات واستضافتها أو حتى إضافتها كقسم إلى ويكي التهيئة الخاصة بك حتى يعرف الموظفون الجدد كيفية التواصل.

اختر الأدوات المناسبة

إن اختيار الأدوات المناسبة لدعم المتطلبات المتنوعة لفريقك أمر بالغ الأهمية مثل إنشاء استراتيجية تواصل.

استخدم الأدوات المتزامنة وغير المتزامنة مثل برامج مؤتمرات الفيديو والدردشة الداخلية وتسجيلات الفيديو.

وفي الوقت نفسه، من المهم ألا ترهق موظفيك بأدوات متعددة. نقترح أن تحافظ على مجموعة أدواتك التقنية في حدود 3-4 أدوات كحد أقصى، أو الأفضل أن تكون أداة شاملة.

تتمثل إحدى طرق القيام بذلك في اختيار أداة واحدة توفر طرق تواصل متعددة.

باستخدام ClickUp، على سبيل المثال، يمكنك:

2. القيادة

تذكر مقولة - الموظفون يستقيلون من المديرين السيئين وليس الشركات.

أحد الجوانب المهمة التي تؤثر على إنتاجية الموظفين هي العلاقة بين قادة الفرق والمديرين وتقاريرهم المباشرة.

إليك كيف يمكّن القائد القوي الموظفين من أن يكونوا أكثر إنتاجية:

إحدى الطرق التي يمكنك من خلالها مساعدة كبار موظفيك ليكونوا قادة أفضل هي الاستثمار في التدريب والتطوير القيادي. يمكنك أيضاً رعاية جلسات تدريب فردية مع مرشدين جيدين لهم.

3. التكنولوجيا

في حين أن التكنولوجيا تزيد من كفاءة الموظف، فإن المشاكل التكنولوجية يمكن أن تستنزف وقته، مما يؤدي إلى الإحباط وانخفاض مستويات الإنتاجية.

بعض الطرق الشائعة التي يمكن أن تستنزف بها التكنولوجيا وقت فريقك هي

ولكن الأمر لا يقتصر فقط على الأدوات التي تستخدمها. فالطريقة التي تستخدم بها التكنولوجيا مهمة أيضاً ويمكن أن تؤثر على إنتاجية مكان العمل.

هل يغرق موظفوك في العديد من الإشعارات اليومية أو يتلاعبون بنصف دزينة من البرامج؟

إليك كيفية التخفيف من الآثار السلبية للتكنولوجيا:

4. الصحة والرفاهية

يعد دعم صحة الموظفين ورفاهيتهم طريقة بسيطة وفعالة في نفس الوقت لإشراكهم. الموظفون الذين يشعرون بالصحة البدنية والعقلية يتمتعون بتركيز وتركيز وقدرة أفضل على التحمل. وهذا يترجم إلى انخفاض كبير في الاضطرابات ويسمح للموظفين بالحفاظ على إنتاجيتهم.

فيما يلي بعض الطرق التي يمكن للشركات من خلالها إعطاء الأولوية لصحة الموظفين ورفاهيتهم لتعزيز الإنتاجية وخلق بيئة عمل سريعة ومزدهرة في الوقت نفسه:

5. التدريب والتطوير

هناك طريقة أخرى لإظهار اهتمامك بموظفيك وتحسين إنتاجيتهم وهي تزويدهم بفرص تحسين مهاراتهم.

يمكن أن يشمل ذلك

إذا كنت شركة لديها برنامج تدريبي متعدد الأوجه، يمكن أن يساعدك نموذج خطة ClickUp للتدريب على تنظيم وتتبع برامجك المختلفة.

قم بتنزيل هذا النموذج

يمكّن هذا النموذج الجاهز للاستخدام أقسام الموارد البشرية من

من خلال إعطاء الأولوية للتدريب والتطوير، يمكنك ضمان قدرة موظفيك على التعامل مع التحديات وعدم الركود في حياتهم المهنية وتحقيق مستويات إنتاجية أعلى.

6. بيئة مكان العمل

يؤثر مكتبك الفعلي (أو المكتب المنزلي لفرق العمل عن بُعد ) بشكل كبير على إنتاجية الموظفين. على سبيل المثال، يمكن أن تؤدي مساحة العمل غير المريحة ذات الإضاءة الضعيفة والأثاث منخفض الجودة إلى الشعور بعدم الراحة وانخفاض التركيز.

يمكن للشركات في الموقع أن تستثمر في الديكور الجيد، والأثاث المريح، والمكاتب النظيفة التي تتم صيانتها جيداً. كما يجب عليها أيضاً الاهتمام بالتسهيلات الأخرى مثل التحكم في درجة الحرارة، وقاعات المؤتمرات المناسبة، والتحكم في الضوضاء حتى يحتفظ الموظفون بتركيزهم لفترة أطول.

من ناحية أخرى، يمكن للشركات التي لديها موظفون يعملون عن بُعد أن تمنح موظفيها ميزانية متكررة للمكاتب المنزلية للحفاظ على مساحة عمل مريحة، أو رواتب العمل المشتركة، أو حتى أجهزة مثل سماعات إلغاء الضوضاء.

7. التحفيز والحوافز

من المرجح أن يتعامل الموظفون المتحمسون مع التحديات بشكل إيجابي ويبحثون عن حلول مبتكرة للمشاكل. كما أنهم أكثر سعادة ورضا في أدوارهم.

ولكن كيف تحفز موظفيك؟ نقترح استخدام مزيج من أساليب التحفيز الخارجية والجوهرية على حد سواء.

يمكن أن يشمل التحفيز الخارجي المكافآت أو التقدير أو المكافآت. على سبيل المثال، عمولة أعلى لمندوبي المبيعات أو حفلات الجوائز السنوية للشركة.

أما الدافع الجوهري، من ناحية أخرى، فهو أكثر دقة قليلاً. إنه الرغبة في العمل لأنه ممتع أو مُرضٍ أو مُشبع.

اخلق بيئة عمل تعزز الشعور بالهدف والنمو والاستقلالية. إن الإدارة التفصيلية للموظفين والتشكيك في كل خطوة يقومون بها هي أسرع طريقة لقتل إنتاجيتهم.

هناك طريقة أخرى لتحفيز موظفيك وهي أن تُظهر لهم ثقتك بهم وتقديرك لهم. امنحهم مشاريع مليئة بالتحديات، وفي نفس الوقت زودهم بالتدريب والموارد اللازمة للنجاح في تلك المشاريع.

إن التركيز على خلق بيئة عمل تكافئ الموظفين وتمنحهم إحساساً بالهدف يمكن أن يعزز قوة عاملة عالية التحفيز والإنتاجية.

8. تحديد الأهداف

حجر الزاوية الآخر لإنتاجية الموظفين هو تحديد الأهداف الفعالة. عندما يكون لدى الموظفين أهداف واضحة، فإنهم يفهمون ما يتوقعه أصحاب العمل ويمكنهم تحديد أولويات مهامهم بكفاءة. وهذا يؤدي إلى تركيز أفضل وتقليل الانشغال بالعمل.

كما أن تحديد الأهداف لا يكفي، بل يجب عليك إشراك موظفيك في عملية تحديد الأهداف. يمكن أن يخلق ذلك شعوراً بالملكية والمساءلة.

نوصي بإطار عمل الأهداف والنتائج الرئيسية (OKRs) باعتباره أداة اختراق للإنتاجية لتحديد الأهداف. تقدم OKRs صورة واضحة لأهداف المؤسسة وكيفية مساهمة الأهداف الفردية والجماعية في الصورة الأكبر.

التركيز على مجموعة محدودة من الأهداف يمكن أن يساعد فرق العمل على تحديد أولويات عملهم بشكل أفضل وتجنب التشتت.

9. عبء العمل وإدارة الوقت

من العوامل المهمة الأخرى المرتبطة مباشرةً بإنتاجية الموظف هو حجم العمل الملقى على عاتقه ومدى تخطيطه ليوم عمله.

يضمن نظام إدارة عبء العمل الفعال أن يكون لدى الموظفين قدرًا معقولاً من العمل المخصص لهم وألا يكونوا مرهقين.

يمكن أن تمنحك أدوات مثل قالب ClickUp Workload الخاص بالموظفين رؤية شاملة لعبء العمل الحالي لأي عضو من أعضاء الفريق، مما يجعل تخصيص المشاريع بناءً على نطاقها الترددي أمراً سهلاً.

يمكنك أيضًا الحصول على فكرة عمن يعمل على ماذا لتحديد مواعيد نهائية واقعية ومعرفة ما إذا كانوا على وشك الإنهاك.

قم بتنزيل هذا النموذج

إليك كيفية عمل النموذج:

إن تمكين فريقك من إدارة وقتهم بفعالية لا يقل أهمية عن إدارة عبء العمل. شجّع أعضاء فريقك على تتبع إنتاجيتهم حتى تتمكن من الحصول على تقدير واقعي للوقت الذي يستغرقونه لأداء مهمة ما.

يمكن للمديرين أيضًا الاجتماع مع تقاريرهم المباشرة أسبوعيًا أو كل شهرين لتقييم كيفية إدارتهم لوقتهم وتحديد ما إذا كانوا بحاجة إلى أي دعم.

10. هيكل الأجور

في نهاية المطاف، الوظيفة في نهاية المطاف هي معاملة. يمنحك الموظفون وقتهم ويستثمرون مهاراتهم مقابل المال. يمكن أن يؤدي الشعور بالتعويض العادل إلى زيادة رضا الموظفين، مما قد يترجم إلى زيادة التحفيز والمشاركة.

بالإضافة إلى ذلك، قد يكون الموظفون الآمنون مالياً أقل عرضة للعمل الإضافي أو تبديل الأدوار. وفي الوقت نفسه، يمكن أن تشجع إمكانية كسب المزيد من المال الموظفين على تحقيق نتائج أفضل والمساهمة بشكل أكبر.

إلى جانب التعويضات التنافسية، فإن الدفع في الوقت المناسب وإدارة كشوف المرتبات بكفاءة ودقة أمران مهمان أيضاً. لا شيء يحبط الموظفين مثل تأخر المدفوعات.

نقترح استخدام أداة تعقب عبر الإنترنت مثل نموذج تقرير الرواتب ClickUp Payroll Report.

قم بتنزيل هذا النموذج

يتيح هذا النموذج لفرق الموارد البشرية

أنشئ بيئة عمل منتجة لموظفيك باستخدام ClickUp

يمكن للشركات أن تخلق بيئة عمل تعزز قوة عاملة سعيدة وصحية وذات إنتاجية عالية من خلال اتباع نهج شامل. ويشمل ذلك البيئة المادية والتكنولوجيا والتدريب والرفاهية والتحفيز وإدارة عبء العمل واستراتيجيات التعويض.

إذا كنت تبحث عن مجموعة إنتاجية شاملة لمساعدة الموظفين الأفراد والأقسام المختلفة في فريقك على العمل معاً بشكل أفضل، نقترح عليك تجربة ClickUp.

يُعد ClickUp منصة فريدة من نوعها، فهو يجمع بين تتبع المشاريع والتواصل وإدارة قواعد البيانات وإدارة المستندات في أداة شاملة.

فلماذا لا تجرب تطبيق ClickUp وترى كيف يمكن أن يساعدك في خلق بيئة عمل منتجة؟

اشترك مجاناً اليوم!