هل تعلم أن الموظفين غير المنخرطين في العمل يكلفون الاقتصاد الأمريكي 1.9 تريليون دولار خسارة في الإنتاجية في السنة؟
الموظفون المنتجون هم مصدر قوة لأي شركة. فهم ينجزون المزيد في وقت أقل، مما يزيد من إيرادات الشركة دون زيادة القوى العاملة.
تستثمر المؤسسات وقتاً طويلاً وأدوات وموارد كبيرة في قياس إنتاجية الموظفين . هذا الجهد لا يساعد فقط في تحديد الموظفين ذوي الأداء العالي وتخطيط المكافآت والحوافز. كما أنه يمكّن الشركات من تحديد الاختناقات والعمليات غير الفعالة التي تؤثر على مستويات الإنتاجية الجماعية للموظفين.
ولكن أولاً، ما هي الإنتاجية؟ هل هي عدد المهام المنجزة أو ساعات العمل أو الأهداف المحققة؟ بالنسبة لمعظم الشركات، هي مزيج من كل هذه العناصر وأكثر من ذلك.
في منشور المدونة هذا، سنستكشف في هذه المدونة عناصر متنوعة مقاييس الإنتاجية التي يمكن للشركات استخدامها لقياس مستويات الإنتاجية الفردية والجماعية بين الموظفين.
فهم الإنتاجية
تتعلق الإنتاجية بالحصول على أكبر قدر من المخرجات القيمة من الموارد التي تستثمرها. وبالتالي، فإن الإنتاجية والنمو الاقتصادي مرتبطان ارتباطًا وثيقًا. تؤثر دورات الأعمال والركود ومعدلات التضخم بشكل كبير على الإنتاجية. على سبيل المثال، يمكن أن يؤدي الركود إلى تسريح العمال، مما قد يقلل من إنتاجية القوى العاملة.
وبالمثل، تعمل بيئة الاقتصاد الكلي المستقرة على تحسين ثقة الموظفين والأمان الوظيفي. من المرجح أن تركز القوى العاملة لديك على مهامها بمزيد من التفاني والمشاركة. أيضًا، نظرًا لأن "بيئة الاقتصاد الكلي المستقرة" تعني عادةً "ظروف عمل مستقرة"، فإن الشركات تحافظ على ثبات عملياتها وتتجنب تدابير خفض التكاليف.
أحد أطر العمل التي تحلل تأثير الظروف الاقتصادية على إنتاجية القوى العاملة هو المتبقي المستقر، والذي يُطلق عليه أيضًا إجمالي إنتاجية العوامل (TFP).
في إطار عمل Solow Residual، تشير "الإنتاجية" إلى العامل غير المفسر في مقارنة الناتج مقابل المدخلات. ويُعزى هذا النمو غير المفسر في الناتج إلى مكاسب الكفاءة الناتجة عن التقدم التكنولوجي وإنتاجية الموظفين.
ما هي العوامل التي تؤثر على الإنتاجية
فيما يلي بعض العوامل الشائعة التي تؤثر على إنتاجية الموظفين:
- ديناميكيات الفريق: يمكن أن تؤدي العلاقات المتوترة بين أعضاء الفريق والمديرين إلى نزاعات وانخفاض الروح المعنوية، مما يعيق في نهاية المطاف مستويات الإنتاجية داخل الفريق
- العمليات التنظيمية: العمليات التنظيمية: كما يمكن أن يؤدي سير العمل غير الفعال والعمليات المرهقة إلى حدوث أخطاء وتأخيرات، مما يجعل الموظفين محبطين ويقلل من إنتاجيتهم
- التواصل: هناك عامل آخر يمكن أن يعيق مستويات الإنتاجية وهو ضعف ممارسات التواصل مثل التوجيهات غير الواضحة أو الإدارة التفصيلية أو الاجتماعات المتكررة التي تستغرق يوم العمل
- البنية التحتية التكنولوجية: عدم وجود المعدات والبرامج المناسبة يمكن أن يحدث فرقاً كبيراً أيضاً. يمكن لأجهزة الكمبيوتر القديمة أو بطء الإنترنت أو البرامج غير الملائمة أن تؤثر سلبًا على الكفاءة
- عبء العمل: تعد المواعيد النهائية غير الواقعية والموارد غير الكافية من العناصر المهمة الأخرى التي لا تؤثر على مستويات إنتاجية الموظف فحسب، بل تؤثر أيضًا على رفاهيته بشكل عام
الإنتاجية هي دالة للعديد من العوامل المترابطة. وبالتالي، يصبح قياس المستوى الصحيح للإنتاجية أمرًا مهمًا بالنسبة للمؤسسة الجادة في تحسين عملياتها والحفاظ على صحة وسعادة القوى العاملة لديها.
كيفية قياس الإنتاجية
هناك طرق وأطر مختلفة لقياس الإنتاجية. تأخذ قياسات الإنتاجية هذه في الاعتبار عناصر ومقاييس وصيغ أساسية متعددة للوصول إلى مقياس لمدى إنتاجية كل موظف وقسم ووظيفة في المؤسسة (وإذا كان هناك مجال للتحسين في الأرقام).
المستويات المختلفة لقياس الإنتاجية
لقياس الإنتاجية في الشركة، لديك طبقات مختلفة يجب مراعاتها - من الموظفين الأفراد إلى المؤسسة بأكملها. تمنحك كل طبقة رؤية مختلفة لعمليات الشركة، مثل ناتج شخص واحد أو نتائج الفريق أو الأداء العام للشركة.
الأفراد
تقارير الإنتاجية الشخصية هي طريقة رائعة لتحليل الكفاءة الفردية. لحسن الحظ، فإن معظم تقارير إدارة المشاريع أو أدوات الإنتاجية توفر تقارير مدمجة حول أداء الفرد وإنتاجيته.
على سبيل المثال، فإن قالب تقرير الإنتاجية الشخصية ClickUp يسمح للموظفين بتتبع وقتهم في مختلف المهام الأسبوعية والشهرية.
تمكين الموظفين من قياس مستويات أدائهم من خلال نموذج تقرير الإنتاجية الشخصية ClickUp
يعرض القالب بيانات مثل:
- كم من الوقت يقضيه الموظف في المهام ذات المستويات المختلفة من الأولوية
- كيف يمكنهم تحسين مستويات أدائهم والعمل بشكل أسرع
- التقدم الإجمالي الذي أحرزوه نحو أهدافهم أو غاياتهم
يمكن للأفراد أيضًا استخدام السمات المخصصة مثل الفواتير و نوع المهمة و التقدم و الوقت المستهدف لتخزين تفاصيل المهمة المهمة وتصور بيانات إنتاجيتهم بشكل أكثر دقة.
الفرق
يبدأ قياس الإنتاجية للفرق من خلال مواءمة الجهود الفردية مع الأهداف المشتركة. ويتضمن ذلك وضع أهداف واضحة وقابلة للقياس للفريق وتتبع التقدم المحرز نحو تحقيقها. وهذا يضمن أن يعمل أعضاء الفريق على تحقيق الأهداف المشتركة ويتيح تقييم الأداء بناءً على تحقيق الأهداف الجماعية.
يمكن ترجمة ذلك إلى أهداف مثل عدد العملاء المحتملين المؤهلين لفرق التسويق والإيرادات لكل مستخدم لفرق المبيعات. هنا أيضًا، يمكنك الاستفادة من ميزات تتبع الأهداف في أداة إدارة المشروع الخاصة بك.
حدد أهدافًا محددة ومحددة زمنيًا لكل فريق أو قسم وراقب تقدمك باستخدام ClickUp Goals
مع أهداف النقر على سبيل المثال، يمكنك تعيين أنواع مختلفة من الأهداف لقياس التقدم والإنتاجية، مثل
- عدد الأهداف: لتتبع عدد العملاء المحتملين المؤهلين الذين تم إنشاؤهم في الشهر
- نعم/لا أهداف: للتحقق مما إذا كانت إحدى الميزات أو إصلاح الأخطاء قد تم نشرها كما هو مخطط له
- أهداف المهام: لحساب عدد تذاكر الدعم التي يغلقها وكيل خدمة العملاء كل أسبوع
من خلال تحديد أهداف SMART (أهداف محددة وقابلة للقياس وقابلة للتحقيق وذات صلة ومحددة زمنيًا) وتتبع التقدم المحرز نحوها بانتظام، يمكنك قياس الإنتاجية الجماعية لفريقك بشكل فعال والتأكد من تحقيق أهدافك كل أسبوع وشهر وربع سنة.
المنظمات
تحدد معظم المؤسسات مؤشر إنتاجيتها من خلال فحص أرقام مثل معدلات نمو الإيرادات وهوامش الربح والعائد على الاستثمار (ROI)
في هذه الحالة، تتوافق الأقسام المختلفة، مثل التسويق والمبيعات ونجاح العملاء، وتعمل على تحقيق بعض الأهداف الاستراتيجية، مثل توليد العملاء المحتملين ومشاركة العملاء والإيرادات السنوية المتكررة (ARR).
فيما يلي طريقتان لقياس معدل الإنتاجية على مستوى المؤسسة:
- الإيرادات لكل موظف: ببساطة قم بقسمة إجمالي إيراداتك على إجمالي عدد الموظفين لإيجاد الإيرادات لكل موظف. لذلك إذا كان لديك 20 موظفًا وكانت إيراداتك 100,000 دولار في الأسبوع الواحد، فإن كل موظف سيحقق 5000 دولار في المتوسط
- نسبة فعالية الفريق: أولاً، احسب الربح الإجمالي (الإيرادات مطروحاً منها جميع نفقاتك). ثم اقسم الربح على تكاليف رواتب موظفيك. إذا كان إجمالي ربحك الإجمالي 50,000 دولار وإجمالي الاستثمار في موظفيك 5000 دولار، فإن نسبة فعالية فريقك هي 10:1
الشيء الجيد في نسبة فعالية الفريق هو أنك لست مضطرًا إلى الالتزام فقط بالإيرادات أو الأرباح. يمكنك أيضًا استخدام مقاييس الأداء الأخرى مثل صافي نقاط المروجين (NPS) ومعدل إكمال السباق.
الصيغ الثلاث لقياس الإنتاجية
فيما يلي بعض الصيغ الشائعة التي يمكن أن تقيس مؤشر الإنتاجية لمختلف الصناعات.
1. الإنتاجية العمالية
هذه هي أبسط المعادلات - كل ما عليك فعله هو قسمة الناتج على المدخلات.
إذا كانت شركة تصنيع تنتج 1000 وحدة من منتج ما في الأسبوع، يستغرق إنتاجها 100 ساعة عمل. عندها ستكون الإنتاجية 1,000/100، أي 10 وحدات في الساعة.
2. الحساب القائم على الهدف
يركز هذا النهج على تقييم الأداء بالنسبة للأهداف أو الغايات المحددة مسبقًا. وهنا، يشير بوضوح إلى ما إذا كان قد تم تحقيق هدف معين أو تجاوزه أو فشل. يمكنك بعد ذلك إعادة تقييم استراتيجيتك والتخطيط للنجاح في المستقبل.
على سبيل المثال، إذا كان هدفك هو زيادة الإيرادات الشهرية بنسبة 20%، يتم قياس معدل إنتاجيتك من خلال ما إذا كنت
- حققت هذا الهدف وزدت إيراداتك بنسبة 20% (معدل إنتاجية بنسبة 100%)
- تجاوزته وزدت إيراداتك بنسبة 25% (معدل إنتاجية بنسبة 125%)
- تجاوزته وزدت إيراداتك بنسبة 15% (معدل إنتاجية بنسبة 75%)
3. التغذية الراجعة على مستوى 360 درجة
في هذه الطريقة، تقوم بجمع التغذية الراجعة من مصادر مختلفة، مثل الأقران والمشرفين والعملاء والموظفين، لإجراء تقييم شامل لأداء الفرد أو الفريق.
يمكنك جمع التغذية الراجعة من خلال الاستبيانات والمقابلات، أو من خلال تقييم الفرد أو الفريق وفقًا لمعايير محددة مسبقًا. على عكس الطريقتين الأخريين, التغذية الراجعة 360 درجة هي نوعية أكثر من كونها كمية ويمكن أن تمنحك مدخلات أكثر دقة حول كيفية أداء الفرد أو الفريق.
حساب الإنتاجية والكفاءة
غالبًا ما يتم استخدام الإنتاجية بالتبادل مع الكفاءة، لكنهما يختلفان عند استخدامهما في سياقات محددة.
- تقوم الإنتاجية بتحليل العلاقة بين المخرجات والمدخلات - كمية أو نوعية المخرجات المتولدة لكل وحدة من المدخلات. لذا، فإن الصيغة ستكون مقياس الناتج / المدخلات
- من ناحية أخرى، تقيّم الكفاءة مدى جودة استخدام الموارد لتحقيق النتائج المرجوة. لذا فإن الصيغة ستكون مقياسًا (الناتج / المدخلات) × 100%
في حين أن كلا المقياسين مهمان للأداء التنظيمي، إلا أنهما يوفران منظورين مختلفين للفعالية التشغيلية.
قياس الإنتاجية: أمثلة واقعية
إليك كيفية قياس الإنتاجية لمختلف الصناعات:
- التصنيع: تتبع الوحدات المنتجة في الساعة على خط التجميع
- الخدمة: حساب مكالمات العملاء التي يتم التعامل معها لكل موظف في اليوم الواحد في مركز اتصال: حساب عدد مكالمات العملاء التي يتم التعامل معها لكل وكيل في اليوم الواحد في مركز الاتصال
- البيع بالتجزئة: حساب إيرادات المبيعات لكل موظف في متجر بيع بالتجزئة
- التقنية: حساب إيرادات المبيعات لكل موظف في متجر بيع بالتجزئة: قياس الميزات الجديدة التي يتم شحنها في كل دورة سريعة
- الضيافة: قياس معدل إشغال الغرف قياس معدل إشغال الغرفة أو الإيرادات لكل غرفة متاحة في فندق
إليك بعض مؤشرات الأداء الرئيسية التي يمكنك استخدامها لفرق العمل أو الأدوار الوظيفية المختلفة:
- التسويق: العملاء المحتملين الواردين، زيارات الموقع الإلكتروني، تحويلات الإعلانات
- المبيعات: الحسابات الجديدة والإيرادات المحققة ومعدل التحويل
- المنتج والهندسة: الميزات الجديدة والإصلاحات السريعة ووقت الوصول إلى السوق
- نجاح العملاء: درجة NPS، وعدد الردود، ومراجعات العملاء
أخيرًا، عند قياس الإنتاجية، تأكد من عدم المبالغة في التركيز على عامل واحد - سواء كان فرديًا على حساب الفريق أو كميًا على حساب الجودة. لا يتعلق الأمر بالأرقام فقط، بل يجب أن تأخذ في الاعتبار الجودة والسياق والفروق الدقيقة الأخرى.
يتضمن قياس الإنتاجية استخدام مزيج من المقاييس الكمية والنوعية، ووضع أهداف واقعية، وتعزيز ثقافة التحسين المستمر.
من المهم بنفس القدر قياس الإنتاجية لفرق العمل عن بُعد.
قياس الإنتاجية في العمل عن بُعد
إن الثورة الصناعية الرابعة، التي تتميز بالتطورات التكنولوجية - الذكاء الاصطناعي (AI)، والبلوك تشين، والواقع الافتراضي (VR)، والأتمتة - قد غيرت بشكل أساسي طريقة عملنا.
فالشركات لا تكتفي فقط بالقفز على عربة العمل الهجين والعمل عن بُعد، ولكنها تتعاون باستمرار مع المتعاقدين والوكالات والمستقلين. هذه القوى العاملة المنتشرة على مستوى العالم تجعل من الصعب حقاً استخدام تدابير الإنتاجية الصحيحة.
وهنا يأتي دور أدوات إدارة مساحة العمل وتتبع الإنتاجية مثل ClickUp. فمن خلال مجموعة شاملة من الأدوات - إدارة المشاريع، والتواصل الداخلي، والمستندات، وحتى الأتمتة - يمكن لـ ClickUp مساعدة المؤسسات على تتبع الإنتاجية الفردية والجماعية على حد سواء.
بالإضافة إلى ذلك، يمكن أن تساعد أدوات الاتصال غير المتزامنة وفي الوقت الحقيقي، وإمكانات الأتمتة وغير ذلك في تبسيط الاتصالات وتقليل الانشغال بالعمل. إليك الطريقة:
البقاء على المسار الصحيح مع المشاريع
باستخدام ClickUp، يمكنك إعداد مشاريع منفصلة (مع مهام ومهام فرعية وعناصر إجراءات)، وتعيينها لأعضاء الفريق، ومناقشة تحديثات الحالة في مكان واحد. بالإضافة إلى ذلك، يمكنك استخدام عرض لوحة ClickUp Board لتنظيم (وسحب وإفلات المهام) لتحديث حالتها بسرعة.
نظّم مهامك في لوحة كانبان واحصل على عرض شامل لمهامك والتقدم المحرز فيها
قياس الإنتاجية من خلال تعيين النقاط السريعة و مستويات الأولوية لكل مهمة أو عنصر عمل في ClickUp. يمكن أن يساعدك هذا في تحديد العمل الذي ينجزه كل موظف (وفريق العمل) في كل دورة من دورات العدو السريع.
قم بقياس إنتاجية فريقك من خلال تعيين نقاط سباق لكل مهمة
وكميزة إضافية، يمكن أن تساعدك نقاط العدو السريع أيضًا في تقدير الوقت والجهد المطلوبين لإكمال كل مهمة، مما يضمن لك تخصيص المهام بكفاءة دون إثقال كاهل فريقك.
قياس مخططات أداء التقدم المحرز
هناك طريقة أخرى رائعة لقياس إنتاجيتك وهي تحديد أهداف لكل سباق أو مشروع. يمنحك ClickUp إمكانية الوصول إلى العديد من تقارير الأداء التي يمكنها تحليل تقدم فريقك، وتحديد الاختناقات، وتعديل خطط الإنتاجية . تتضمن بعض المخططات
- مخططات الحرق والنزول: يوضح لك هذا مقدار العمل المنجز وما تبقى من العمل
- التدفق التراكمي: تساعدك هذه الرسوم البيانية على تصور كيفية تقدم مهامك خلال المراحل المختلفة، مثل الأعمال المتراكمة والأعمال قيد التنفيذ والاختبار، بحيث يمكنك تحديد المدة التي تستغرقها المهام في كل مرحلة
- السرعة: هذا يوضح لك المدة التي يستغرقها الموظفون لإكمال مهمة ما في المتوسط حتى تتمكن من التخطيط لسباقات السرعة المستقبلية بشكل أفضل
قارن بين التوقعات والوقت الفعلي المستغرق باستخدام مخططات السرعة في ClickUp لفهم أداء فريقك عبر سباقات السرعة المتعددة
حساب الإنتاجية باستخدام تتبع الوقت
لقد رأينا أن أبسط طريقة لتتبع الإنتاجية هي المدخلات مقابل المخرجات. بالنسبة للعاملين في مجال المعرفة، هذا هو الوقت المستغرق في مهمة ما مقابل المهام المنجزة.
إذا كان لديك موظفون مستقلون أو موظفون بدوام جزئي يتقاضون أجورهم بالساعة، يمكنك استخدام برنامج تتبع الوقت للحصول على فكرة عن ساعات عملهم المدفوعة الأجر
يوفر برنامج ClickUp، على سبيل المثال ميزة مدمجة لتتبع الوقت التي تسمح للموظفين الأفراد بإضافة إدخالات الوقت لكل مهمة مع ملاحظة تصف ما قاموا به.
إنشاء جداول زمنية لكل موظف وفهم كيفية قضاء وقته على مدار الأسبوع أو دورة العمل
يمكن للمدراء الوصول إلى الجداول الزمنية للموظفين الأفراد وتقييم إنتاجيتهم ومستويات أدائهم. ويمكنهم أيضاً استخدام تتبع الوقت التراكمي لفهم مقدار الوقت الذي يستغرقه كل عضو في الفريق في مجموعات المهام المختلفة.
اقرأ أيضًا:_ 8 أهداف إنتاجية لزيادة الإنتاجية في عام 2024
قم بقياس إنتاجية فريقك باستخدام ClickUp
إن رفع مستويات إنتاجية فريقك أمر مهم لتحقيق أهدافك وزيادة إيرادات شركتك ومعدل الربحية. إن إعطاء الأولوية لقياس الإنتاجية أمر ضروري لدفع عجلة النمو والابتكار والنجاح.
إذا كنت جزءًا من الثورة الصناعية الرابعة، فإننا ننصحك بتجربة ClickUp، فهو لا يساعدك فقط على تتبع مستويات الإنتاجية الفردية والجماعية في مؤسستك، ولكنه يأتي أيضًا مع مجموعة من الأدوات التي يمكن أن تحسين إنتاجية فريقك .
ألا تصدقنا؟ هذا ما يقوله أحد عملاء ClickUp:
_ ستفقد وكالتك الكثير من الإنتاجية إذا لم تكن تستخدم ClickUp! فبدون ClickUp، كنت سأضطر إلى توظيف 3 أشخاص آخرين لإنجاز نفس المهام
رافي ثاروما، الرئيس التنفيذي ومؤسس شركة LAVA
يمكن لفريقك تقليل العمل المتكرر باستخدام أتمتة سير العمل في ClickUp اعثر على المعلومات بسرعة باستخدام انقر فوق الدماغ (مساعد الذكاء الاصطناعي الجيني الخاص به)، وتبسيط التواصل باستخدام مقاطع الفيديو والمحادثات واللوحات البيضاء.
ببساطة، ستحصل على أداة شاملة تزيد من الإنتاجية ويقيسها حتى تتمكن من التحسين المستمر. اشترك في ClickUp مجانًا اليوم واستكشف كيف يمكن أن يساعدك في مراقبة اتجاهات الإنتاجية في شركتك.
الأسئلة الشائعة ## الأسئلة الشائعة (FAQ)
1. ما هو أفضل قياس للإنتاجية؟
على الرغم من عدم وجود أفضل طريقة واحدة لقياس الإنتاجية، إلا أن مؤشرات الأداء الرئيسية الخاصة بالمشروع يمكن أن تكون مفيدة. فهي توفر نقاط بيانات واضحة تتبع التقدم المحرز نحو أهداف محددة. بالإضافة إلى ذلك، يمكن تخصيصها لمختلف الأقسام، مثل التطوير والتسويق والمبيعات.
2. كيف تحسب الإنتاجية؟
أبسط طريقة لحساب الإنتاجية هي قسمة الناتج الناتج على إجمالي المدخلات المستخدمة.
على سبيل المثال، إذا أجرى مندوب المبيعات 20 مكالمة هاتفية مع العملاء في 5 ساعات، فإن إنتاجيته هي
20 مكالمة / 5 ساعات = 2 مكالمة في الساعة
3. ما هي المقاييس الثلاثة للإنتاجية؟
المقاييس الثلاثة الشائعة للإنتاجية هي
- الناتج لكل مدخل: حساب إجمالي الناتج (السلع أو الخدمات المنتجة) مقسومًا على إجمالي المدخلات (الموارد المستخدمة، مثل ساعات العمل أو رأس المال المستثمر)
- الأهداف: تتبع التقدم المحرز نحو أهداف إنتاجية محددة لمعرفة ما إذا كانت الموارد مستخدمة بفعالية
- الوقت: قياس المدة التي تستغرقها المهام (على سبيل المثال، وقت الدورة) لتحديد اختناقات سير العمل