Lợi tức đầu tư (ROI) khi hợp nhất hơn 20 ứng dụng vào một nền tảng duy nhất

Bạn có biết một công ty như công ty của bạn hiện đang sử dụng bao nhiêu ứng dụng SaaS không?

Cảnh báo: số này có thể cao đến mức khó tin.

Con số này không phải là 10, 30 hay thậm chí 50. Mà là con số khổng lồ lên tới 106 ứng dụng trung bình.

Hầu hết các nhóm đang vận hành hơn 20 ứng dụng không kết nối với nhau đều đang vô tình phải trả một khoản “thuế ẩn” ngày càng tăng lên theo thời gian. Khoản “thuế” này thể hiện rõ ràng qua các khoản phí đăng ký bị lãng phí hoặc hệ thống CNTT “bóng tối” — hiện trung bình lên tới 4.830 USD mỗi nhân viên mỗi năm.

Tuy nhiên, còn có một chi phí tiềm ẩn lớn hơn nhiều. Đó là thời gian bị lãng phí, bối cảnh công việc bị phân mảnh và các quyết định bị trì hoãn do dữ liệu phân tán. Đây là hiện tượng mà chúng tôi tại ClickUp gọi là “Work Sprawl”. Và điều này tương đương với 2,5 nghìn tỷ USD năng suất bị mất — trên toàn cầu, mỗi năm.

Giải pháp này nghe có vẻ đơn giản, nhưng lại khó thực hiện. Hợp nhất các công cụ vào một nền tảng duy nhất, nơi tập trung toàn bộ công việc của bạn — từ công việc, tài liệu, dự án, trò chuyện cho đến cả AI — dưới một mái nhà.

Và đó chính là lý do chúng tôi viết hướng dẫn này — để giúp quá trình triển khai trở nên dễ dàng hơn.

Chúng tôi sẽ cho bạn thấy lợi tức đầu tư (ROI) khi hợp nhất hơn 20 ứng dụng vào ClickUp Accelerator!

Đây là bộ giải pháp AI dành cho doanh nghiệp với mọi thứ mà bộ phận của bạn cần: không gian làm việc thống nhất, các công cụ AI hàng đầu và quy trình thiết lập được hướng dẫn bởi chuyên gia cùng với hỗ trợ liên tục.

Trước khi đi vào chi tiết, bạn có thể thực hiện một số số tính toán nhanh tại đây:

❗️Định lượng giá trị tài chính của việc hợp nhất

Hãy xem chính xác nhóm của bạn sẽ tiết kiệm được bao nhiêu khi thay thế các công cụ trùng lặp bằng một nền tảng tích hợp duy nhất. Số thực tế có thể sẽ khiến bạn bất ngờ. 👇🏼

“Sự phình to của các công cụ” là gì và tại sao nó lại làm giảm năng suất?

Tình trạng “phình to” về số lượng công cụ hiếm khi xảy ra theo kế hoạch. Nó bắt đầu khi nhóm sản phẩm chọn Jira, bộ phận thiết kế chọn Figma và bộ phận tiếp thị sử dụng Asana. Mỗi lựa chọn đều hợp lý khi xem xét riêng lẻ, nhưng lại gây ra sự hỗn loạn khi kết hợp với nhau. Bởi vì các công cụ này không tương tác với nhau và cuối cùng dẫn đến việc tạo ra công việc trùng lặp cho bạn.

Hậu quả không chỉ dừng lại ở sự bất tiện; chúng tạo ra ba vấn đề riêng biệt và gây hại.

Bạn đang phải vật lộn với việc đối chiếu dữ liệu thủ công chỉ để duy trì tiến độ công việc. Bạn đang làm việc, nhưng những “công việc” đó thực sự không giúp bạn tiến gần hơn đến những mục tiêu lớn lao, đầy thách thức và táo bạo của mình!

Chi phí thực sự khi vận hành hơn 20 ứng dụng không kết nối với nhau

Có lẽ bạn đang phải chi trả cho các công cụ không kết nối với nhau nhiều hơn bạn nghĩ, và phí đăng ký chỉ là phần nổi của tảng băng chìm khổng lồ này. Chi phí thực sự của việc vận hành hơn 20 ứng dụng là một khoản thuế ẩn đối với năng suất, tinh thần và tốc độ làm việc của nhóm bạn. Điều này thể hiện qua thời gian bị lãng phí, nỗ lực trùng lặp, quá trình ra quyết định chậm chạp và cảm giác bực bội liên tục, từ đó làm ảnh hưởng tiêu cực đến lợi nhuận của bạn.

Những chi phí ẩn này không cố định; chúng tích lũy theo thời gian và tăng lên cùng với kích thước nhóm của bạn. Mỗi nhân viên mới đều phải gánh chịu toàn bộ gánh nặng của sự phức tạp này, và mỗi công cụ mới bạn thêm vào chỉ khiến vấn đề trở nên tồi tệ hơn. Hãy cùng phân tích bốn lĩnh vực mà “gánh nặng vô hình” này tác động mạnh mẽ nhất.

Chi phí SaaS tăng dần và tình trạng mở rộng giấy phép

Bạn có cảm thấy hóa đơn phần mềm hàng tháng của mình cứ tăng lên một cách vô cớ mà không rõ lý do không? Đó chính là hiện tượng “chi phí SaaS tăng dần”, và đây là kết quả trực tiếp của tình trạng “phình to giấy phép”. Chi phí âm thầm tăng lên do các tính năng trùng lặp giữa các công cụ khác nhau, giấy phép bị lãng quên của nhân viên cũ và các hợp đồng tự động gia hạn kèm theo mức tăng giá đã được định sẵn.

Hiện nay, các tổ chức đang lãng phí tới 21 triệu USD mỗi năm chỉ riêng cho các giấy phép SaaS không được sử dụng. 🤯

Điều này tạo ra một cơn ác mộng cho nhóm tài chính và mua sắm SaaS của bạn, những người hiếm khi có cái nhìn toàn diện về những gì thực sự đang được sử dụng so với những gì chỉ đang được thanh toán.

ClickUp tích hợp các hoạt động quản lý dự án, tài liệu và giao tiếp trong nhóm vào một nền tảng duy nhất thông qua Không gian Làm việc AI tích hợp — kết hợp với AI dựa trên ngữ cảnh. Thay vì phải chuyển đổi liên tục giữa các công cụ để lập kế hoạch, thảo luận, ghi chép và báo cáo công việc, mọi thứ đều được tập trung trong một không gian kết nối duy nhất.

Sự thay đổi diễn ra ngay lập tức: bạn sẽ chuyển từ hàng chục hóa đơn phần mềm khó lường sang một khoản chi phí rõ ràng và dễ quản lý. Ngoài ra, ban lãnh đạo của bạn sẽ được hiển thị cái nhìn toàn diện về chi phí phần mềm.

Việc chuyển đổi giữa các tác vụ và năng suất làm việc bị lãng phí

Bạn có biết rằng những nhân viên trí thức như bạn và tôi bị gián đoạn công việc cứ sau mỗi hai phút không? Và mỗi lần gián đoạn như vậy khiến chúng ta mất thêm 20 phút để lấy lại nhịp độ công việc?

Mỗi khi chúng ta chuyển từ ứng dụng trò chuyện sang bảng dự án rồi sang trình chỉnh sửa tài liệu, não bộ của chúng ta phải trả giá. Đó không chỉ là vài giây cần thiết để chuyển đổi bối cảnh; mà còn là gánh nặng nhận thức lớn khi phải ngừng tập trung vào một công việc và định hướng lại sang một công việc mới.

Sự phân tán liên tục này khiến việc thực hiện công việc sâu sắc và có ý nghĩa trở nên gần như bất khả thi. Khi nhóm của bạn phải xoay xở với hơn 20 ứng dụng, mỗi thành viên có thể buộc phải chuyển đổi ngữ cảnh hàng chục lần mỗi ngày, dẫn đến việc mất hàng giờ năng suất mỗi tuần.

Công việc trùng lặp và gánh nặng báo cáo

“Tôi sẽ cập nhật bảng tính và chia sẻ bản tóm tắt sau cuộc họp này.”

Đã bao nhiêu lần nhóm của bạn nói như vậy rồi?

Khi các công cụ của bạn không được kết nối với nhau, loại công việc thủ công và trùng lặp này sẽ trở thành chuyện thường ngày. Nhóm của bạn buộc phải sao chép và dán thông tin giữa các hệ thống, tạo ra các bản ghi trùng lặp và xây dựng báo cáo bằng cách vất vả thu thập dữ liệu từ nhiều nguồn khác nhau. Loại “công việc về công việc” này không chỉ tẻ nhạt mà còn là nguyên nhân dẫn đến thảm họa.

Khi cùng một dự án tồn tại trên ba công cụ khác nhau, ai đó sẽ phải đối chiếu thủ công từng bản cập nhật — hoặc tệ hơn, các phiên bản mâu thuẫn sẽ gây ra sự nhầm lẫn và lỗi trên diện rộng. Việc lập báo cáo trở thành một công việc tốn thời gian và khiến người làm nản lòng.

💡 Mẹo chuyên nghiệp: Nhập dữ liệu một lần và để dữ liệu tạo ra luồng tự động phân phối đến mọi nơi cần thiết thông qua các ClickUp Super Agents mạnh mẽ, nhờ đó bạn sẽ không bao giờ phải đối chiếu thông tin thủ công nữa.

Đó chính là việc cần làm của Illia Shevchenko — người sáng lập sProcess và là Chuyên gia Tư vấn Được ClickUp Chứng nhận —.

Anh ấy liên tục nhận thấy cùng một vấn đề ở các nhóm trong công ty:

• Ban lãnh đạo mong muốn có một chế độ xem đơn giản về “Tình hình các dự án của chúng ta hiện nay ra sao?”
• Trước đây, để nhận được câu trả lời, người dùng phải liên hệ với các nhà phát triển (và làm gián đoạn công việc của họ) để yêu cầu cập nhật

Vì vậy, anh ấy đã phát triển một ClickUp Super Agent nhỏ có tên là Website Dự án Trạng thái Đồng bộ Agent. Thay vì yêu cầu nhóm viết báo cáo, trợ lý AI này sẽ đọc các hoạt động thực tế của công việc trong ClickUp và tự động tạo ra các bản cập nhật dự án dành cho cấp lãnh đạo.

Quyết định chậm chạp do dữ liệu bị phân mảnh

Theo khảo sát của chúng tôi, gần 88% các nhà lãnh đạo vẫn phụ thuộc vào việc kiểm tra thủ công, bảng điều khiển hoặc các cuộc họp để cập nhật thông tin. Chi phí phải trả là gì? Dữ liệu bị phân mảnh dẫn trực tiếp đến các quyết định chậm chạp và thiếu thông tin. Bạn càng tốn nhiều năng lượng để theo dõi các cập nhật trên Slack, Gmail và ứng dụng phân tích phức tạp của mình, thì bạn càng có ít năng lượng để hành động dựa trên những thông tin đó.

Khả năng hiển thị thời gian thực là điều hoàn toàn không thể khi mỗi công cụ chỉ nắm giữ một mảnh ghép của bức tranh tổng thể.

💡 Mẹo chuyên nghiệp: Khi tất cả công việc của bạn được tập trung trong một không gian làm việc thống nhất như ClickUp, bạn có thể dễ dàng thu được những thông tin chi tiết theo thời gian thực bất cứ khi nào cần. Các Bảng điều khiển tích hợp sẵn trong ClickUp được cập nhật trực tiếp, giúp bạn đưa ra quyết định nhanh chóng và tự tin hơn. Ngoài ra, ClickUp Brain – lớp AI nhận thức ngữ cảnh của ClickUp – mang đến cho bạn những phân tích ngay trong tầm tay, bằng ngôn ngữ tiếng Anh đơn giản và dễ hiểu.

Cách hợp nhất ứng dụng thay đổi phương trình ROI

Việc nghĩ đến việc hợp nhất ứng dụng có thể khiến bạn cảm thấy như đang phải từ bỏ một số thứ. Nhưng nếu điều đó giúp bạn có được khả năng mạnh mẽ hơn trong khi chỉ phải chi tiêu cho ít công cụ hơn thì sao?

Lợi tức đầu tư từ việc hợp nhất ứng dụng đến từ ba lĩnh vực chính:

Hãy cùng xem cách thức hoạt động của giải pháp này.

Quy trình làm việc thống nhất và bối cảnh được chia sẻ

Khi nhóm sản phẩm, nhóm thiết kế và nhóm kỹ thuật của bạn đều làm việc trên các hệ thống khác nhau, việc bàn giao công việc chắc chắn sẽ gặp trục trặc. Chắc chắn sẽ có người hỏi: “Thông số kỹ thuật mới nhất ở đâu?” hoặc “Đây có phải là phiên bản cuối cùng không?”. Sự cản trở này là kết quả trực tiếp của việc thiếu bối cảnh chia sẻ. Các quy trình làm việc thống nhất giải quyết vấn đề này bằng cách đưa mọi nhóm vào cùng một môi trường với cùng một dữ liệu.

Bối cảnh chung này cũng chính là yếu tố khiến AI thực sự hữu ích, tạo điều kiện cho sự hội tụ thực sự trong AI. Một trợ lý AI sẽ không thể hỗ trợ bạn nếu nó chỉ nhìn thấy một phần nhỏ công việc của bạn. Nhưng khi bạn tích hợp quản lý dự án, tài liệu và giao tiếp trong nhóm lại với nhau, cả đội ngũ của bạn lẫn các trợ lý AI đều có đầy đủ bối cảnh cần thiết để hợp tác hiệu quả.

Thực thi nhanh hơn và giảm thiểu các sự cố trong quá trình chuyển giao công việc

Các công cụ không kết nối với nhau không chỉ gây ra sự nhầm lẫn mà còn tạo ra những khoảng trống trong quá trình chuyển giao, khiến công việc bị thất lạc khi di chuyển giữa các nền tảng. Một công việc có thể được đánh dấu là “đã hoàn thành” trong một công cụ, nhưng nhóm tiếp theo trong quy trình làm việc lại không biết rằng đã đến lượt họ tiếp nhận công việc đó.

Khi bạn hợp nhất mọi thứ vào một nền tảng duy nhất, việc chuyển giao công việc sẽ diễn ra ngay trong cùng một hệ thống, với lịch sử và bối cảnh đầy đủ được giữ nguyên. Bạn có thể loại bỏ những rắc rối như “để tôi kiểm tra công cụ kia đã” hay “tôi sẽ cập nhật điều đó trong hệ thống kia.”

💡 Mẹo chuyên nghiệp: Tạo các quy tắc để tự động hóa quản lý các bước chuyển giao này với ClickUp Automations. Ví dụ: khi trạng thái của một công việc thay đổi thành “Sẵn sàng để xem xét”, công việc đó có thể được tự động giao cho đúng người, đảm bảo không có việc nào bị bỏ sót.

Khả năng hiển thị thời gian thực trên các nhóm và dự án

Với tư cách là người lãnh đạo, bạn không nên phải liên hệ với năm người khác nhau và kiểm tra ba bảng điều khiển khác nhau chỉ để biết liệu một dự án có đang đi đúng hướng hay không. Khi dữ liệu của bạn bị phân tán, bạn luôn phải quản lý theo kiểu “nhìn qua gương chiếu hậu”, tức là phản ứng với các vấn đề thay vì phòng ngừa chúng. Việc hợp nhất mang lại khả năng hiển thị tức thì và theo thời gian thực trên tất cả các nhóm và dự án của bạn.

Điều này giúp bạn chuyển từ quản lý phản ứng sang quản lý chủ động. Bạn có thể phát hiện các rào cản trước khi chúng làm chệch hướng dự án và xác định những nơi nguồn lực đang bị phân bổ quá mức. Mức độ minh bạch này cũng giúp nâng cao trách nhiệm giải trình và sự đồng bộ. Mọi thành viên trong nhóm đều có thể thấy cách công việc cá nhân của họ kết nối với các mục tiêu chiến lược tổng thể của công ty.

Cách ClickUp Accelerator mang lại ROI có thể đo lường được

Có thể bạn đang nghĩ: “Chúng tôi đã từng thử hợp nhất các công cụ trước đây, và kết quả thật thảm hại.”

Đây là một lo ngại phổ biến. Và chúng tôi hoàn toàn hiểu điều đó.

Chúng tôi đã chứng kiến quá nhiều đối tượng/kỳ/phiên bản trong đó một công cụ mới được triển khai mà thiếu hỗ trợ cần thiết, dẫn đến tỷ lệ áp dụng thấp và dự án thất bại.

Đây chính là lý do ClickUp Accelerator ra đời. Đây không chỉ là một nền tảng; đây là giải pháp tăng tốc ROI thông qua việc triển khai được hướng dẫn bởi các chuyên gia.

Nhận được lợi nhuận từ khoản đầu tư của bạn chỉ trong vài tuần, chứ không phải vài năm, bằng cách kết hợp Không gian Làm việc AI tích hợp của ClickUp với chuyên môn chuyên sâu của nhóm triển khai của chúng tôi. Accelerator được thiết kế để trở thành con đường nhanh nhất và hiệu quả nhất từ các công cụ rời rạc đến năng suất thống nhất.

Theo báo cáo “Tác động Kinh tế Tổng thể™ của ClickUp đến năm 2025” từ Forrester Group, ClickUp giúp các doanh nghiệp tiết kiệm trung bình hơn 30.000 giờ mỗi năm và mang lại tỷ suất hoàn vốn (ROI) hàng đầu trong ngành.

Dưới đây là các yếu tố cốt lõi góp phần tạo nên lợi tức đầu tư (ROI) khi hợp nhất hơn 20 ứng dụng vào ClickUp Accelerator:

Hơn 20 ứng dụng công việc và AI được tích hợp thành một Không gian Làm việc AI hội tụ

Bạn có thể thay thế công cụ quản lý dự án, nền tảng tài liệu, ứng dụng trò chuyện nhóm, bảng tính đang theo dõi và các công cụ AI độc lập của mình bằng ClickUp. ClickUp không chỉ tập hợp tất cả các ứng dụng công việc, dữ liệu và quy trình làm việc của bạn, mà còn cung cấp cho bạn tất cả các mô hình AI mới nhất với mức giá chỉ bằng một.

Các trợ lý AI giúp loại bỏ việc điều phối thủ công

Đó chính là mục đích mà Super Agents được tạo ra. Chúng hoạt động liên tục ở chế độ nền, cập nhật công việc, soạn thảo tài liệu và thúc đẩy tiến độ công việc bằng chính các công cụ mà nhóm của bạn đang sử dụng.

Bạn có thể nhắn tin trực tiếp (DM) cho họ để nhận sự hỗ trợ một lần, thậm chí @đề cập đến họ trong tài liệu (Doc) để biến ý tưởng thành kế hoạch rõ ràng! Bạn có thể cài đặt để họ tự động xử lý các quy trình làm việc phức tạp từ đầu đến cuối, và kết nối con người vào quy trình khi cần thiết.

Điều tuyệt vời nhất là gì? Vì các trợ lý này hoạt động trong môi trường làm việc và nắm bắt đầy đủ bối cảnh của tất cả các dự án, tài liệu và cuộc hội thoại của bạn, nên kết quả đầu ra của chúng luôn dựa trên thực tế.

Với ClickUp Accelerator, bạn sẽ có 10 "Super Agents" được thiết lập sẵn, mỗi loại bao gồm:

Các bảng điều khiển tích hợp sẵn giúp nhanh chóng hiển thị ROI

Làm thế nào để bạn chứng minh với ban lãnh đạo rằng việc hợp nhất hệ thống công nghệ là quyết định đúng đắn? Hãy sử dụng Bảng điều khiển ClickUp để tự động tổng hợp dữ liệu từ khắp không gian làm việc của bạn và trực quan hóa các chỉ số hiệu suất chính (KPI) liên quan trực tiếp đến mục tiêu kinh doanh của bạn.

Bạn có thể tạo các chế độ xem tùy chỉnh cho các bên liên quan khác nhau, từ các bản tóm tắt cấp cao dành cho lãnh đạo đến các báo cáo chi tiết về tình trạng dự án, tất cả đều không cần phải xây dựng báo cáo thủ công.

Thiết lập và đào tạo do chuyên gia hướng dẫn để đảm bảo việc áp dụng ngay từ ngày đầu tiên

Một nền tảng mạnh mẽ sẽ trở nên vô dụng nếu nhóm của bạn không biết cách sử dụng nó. Đây chính là lý do hàng đầu khiến nhiều nỗ lực hợp nhất công cụ thất bại. Hãy nhận sự hỗ trợ triển khai chuyên sâu từ đội ngũ chuyên gia ClickUp của chúng tôi thông qua chương trình ClickUp Accelerator.

Đây không chỉ là một vài bài viết hướng dẫn; đây là dịch vụ chăm sóc tận tình được thiết kế để đảm bảo thành công cho bạn.

Với sự hướng dẫn chuyên sâu từ chuyên gia ClickUp, bạn có thể bắt đầu sử dụng ClickUp ngay lập tức!

Kết quả thực tế từ các nhóm đã hợp nhất vào ClickUp

Và đây mới chỉ là bước khởi đầu.

Lợi tức đầu tư (ROI) hiển thị rõ ràng trên mọi phương diện — từ tiết kiệm chi phí đến nâng cao hiệu quả và cải thiện sự hợp tác.

👉🏼 Lấy Trinetix làm ví dụ. Nhóm của họ cung cấp các giải pháp thiết kế và phát triển trọn gói cho các doanh nghiệp lớn, bao gồm Coca-Cola, McDonald’s và Procter & Gamble. Để đẩy nhanh tiến độ, họ cần một nền tảng duy nhất để mở rộng quy mô hoạt động thiết kế và triển khai dự án. Khi đánh giá ClickUp, ngay từ đầu họ đã thấy đây là giải pháp phù hợp.

Việc tập trung tài liệu dự án trên ClickUp đã tạo đà cho họ mở rộng quy mô — chỉ mất 15 giây để tạo một mẫu mới dựa trên nguồn thông tin duy nhất và đáng tin cậy. ClickUp còn giúp họ giảm 50% số lượng cuộc họp và nâng cao mức độ hài lòng của nhóm Thiết kế lên 20%.

Và không chỉ Trinetix mới hưởng lợi từ việc hợp nhất nhiều công cụ vào ClickUp.

👉🏼 admiral.digital cũng có một câu chuyện tương tự để chia sẻ:

Ngoài ra còn có:

Bắt đầu nhân rộng lợi nhuận từ việc hợp nhất với ClickUp

Rõ ràng là với một không gian làm việc thống nhất và được hỗ trợ bởi AI như ClickUp, các nhóm sẽ dành ít thời gian hơn để theo dõi các bản cập nhật và nhiều thời gian hơn để thúc đẩy công việc. Quyết định được đưa ra nhanh hơn, sự hợp tác trở nên chặt chẽ hơn, và lợi nhuận đầu tư (ROI) của bạn sẽ trở nên hiển thị — một cách nhanh chóng và nhất quán.

Và đây không phải là lợi ích chỉ có một lần. Khi các khả năng của AI ngày càng phát triển, giá trị của việc hợp nhất này sẽ ngày càng gia tăng.