Triển khai một sản phẩm SaaS không đơn giản như bật công tắc. Quá trình này đòi hỏi bạn phải điều chỉnh mục tiêu, xem xét kỹ hệ thống hiện tại và lập kế hoạch rõ ràng cho từng giai đoạn trước, trong và sau khi ra mắt.
Nếu bỏ qua các bước này, bạn có thể gặp rủi ro chậm trễ, hiểu lầm hoặc tệ hơn là mọi người không sử dụng công cụ này. Tin tốt là gì? Với danh sách kiểm tra phù hợp, bạn có thể tránh những rủi ro đó và bắt đầu một cách thuận lợi.
Trong bài viết này, chúng tôi sẽ hướng dẫn bạn các bước để triển khai SaaS thành công. Chúng tôi cũng sẽ thảo luận về những thách thức liên quan và các phương pháp hay nhất mà bạn có thể áp dụng để tối ưu hóa quy trình (mà không ảnh hưởng đến hoạt động kinh doanh của bạn).
Hãy bắt đầu ngay.
⏰ Tóm tắt 60 giây
✅ Trước khi triển khai: Lập kế hoạch và chuẩn bị
- Xác định mục tiêu kinh doanh: Làm rõ vấn đề bạn đang giải quyết để dự án tập trung vào mục tiêu
- Đánh giá hệ thống công nghệ hiện tại: Kiểm tra các công cụ hiện có để tránh trùng lặp và thiếu hiệu quả
- Đảm bảo sự ủng hộ của các bên liên quan: Trình bày trường hợp kinh doanh kèm theo dữ liệu để nhận được sự hỗ trợ sớm
- Đánh giá nhà cung cấp & yêu cầu demo: So sánh các tùy chọn SaaS bằng hệ thống đánh giá có trọng số
- Lên lịch công việc và phân công trách nhiệm: Xác định dòng thời gian với vai trò rõ ràng cho các thành viên trong nhóm
✅ Di chuyển dữ liệu & tích hợp
- Kiểm tra và làm sạch dữ liệu: Đảm bảo dữ liệu của bạn chính xác và được tổ chức tốt trước khi di chuyển
- Lập kế hoạch và kiểm tra tích hợp: Đảm bảo công cụ mới tích hợp với các hệ thống hiện có để hoạt động trơn tru
✅ Tùy chỉnh & thiết lập
- Cấu hình SaaS cho quy trình làm việc: Điều chỉnh công cụ cho phù hợp với quy trình của bạn và tự động hóa các công việc nếu có thể
- Đặt vai trò và quyền truy cập của người dùng: Xác định mức độ truy cập cho từng thành viên trong nhóm để duy trì bảo mật và hiệu quả
✅ Đào tạo nhân viên & onboarding
- Phát triển kế hoạch đào tạo: Cung cấp chương trình đào tạo thực hành theo từng giai đoạn để trang bị cho các nhóm những kỹ năng cần thiết
- Thu thập phản hồi: Liên tục thu thập ý kiến để cải thiện việc áp dụng và điều chỉnh đào tạo
✅ Kiểm thử & Triển khai chính thức
- Kiểm tra trước khi vận hành và kế hoạch sao lưu: Xác thực chức năng của công cụ và đảm bảo quá trình di chuyển dữ liệu diễn ra chính xác
- Giám sát Go-Live: Theo dõi hiệu suất và giải quyết các vấn đề trong thời gian thực trong quá trình ra mắt
✅ Kiểm tra sau triển khai
- Tiến hành phân tích sau triển khai và theo dõi các chỉ số KPI: Đánh giá mức độ thành công của công cụ dựa trên các mục tiêu ban đầu (ví dụ: hoàn thành công việc, hiệu quả)
- Thiết lập hỗ trợ liên tục: Cung cấp dịch vụ khắc phục sự cố và đào tạo bồi dưỡng khi cần thiết
Triển khai SaaS là gì?
Triển khai SaaS là quá trình chiến lược bao gồm lập kế hoạch, thực hiện và giám sát việc triển khai sản phẩm SaaS trong tổ chức. Quá trình này bắt đầu bằng việc xác định nhu cầu kinh doanh đối với công cụ và tiếp tục với việc tích hợp liền mạch, áp dụng và cải tiến liên tục như một phần của hệ thống công nghệ tổng thể của bạn
Danh sách kiểm tra triển khai SaaS
Trong môi trường CNTT và phát triển phần mềm, quy trình làm việc có thể rất khác nhau giữa các bộ phận, như thiết kế, phát triển, kiểm tra chất lượng, thử nghiệm, v.v. Tuy nhiên, các thách thức trong quản lý sản phẩm thường trùng lặp, như chuyển giao công việc và chia sẻ kiến thức không hiệu quả.
Triển khai một giải pháp SaaS mới đòi hỏi một phương pháp tiếp cận cẩn thận. Một danh sách kiểm tra rõ ràng và có thể thực hiện được có thể giúp hướng dẫn hành trình triển khai của bạn.
Trước khi triển khai: Lập kế hoạch và chuẩn bị
1. Xác định mục tiêu kinh doanh
Phải có lý do chính đáng để cần triển khai phần mềm mới. Vấn đề cụ thể mà bạn đang cố gắng giải quyết là gì?
Ví dụ: nhóm của bạn có gặp khó khăn trong việc hoàn thành thời hạn do hiển thị công việc, đánh giá mã và quy trình triển khai không rõ ràng không? Hoặc có thể có sự mâu thuẫn trong giao tiếp giữa các nhà phát triển và nhân viên kiểm tra chất lượng do các công cụ không đồng bộ?
Dù đó là gì, hãy rõ ràng về mục tiêu của bạn. Nếu không, việc triển khai có thể nhanh chóng đi chệch hướng, dẫn đến lãng phí thời gian và nỗ lực.
Sử dụng ClickUp Goals để chuyển mục tiêu của bạn thành các mục tiêu có thể thực hiện được. Bạn có thể tạo các mục tiêu Đúng/Sai, tiền tệ hoặc số, xác định ngày đáo hạn và theo dõi tiến độ bằng thẻ điểm hàng tuần.
Nhóm và phân loại các mục tiêu của bạn với mô tả chi tiết để bạn và nhóm của bạn biết chính xác mọi người đang làm việc để đạt được điều gì.
2. Đánh giá hệ thống công nghệ hiện tại
Trước khi triển khai một sản phẩm SaaS mới, hãy kiểm tra kỹ hệ sinh thái phần mềm hiện tại của bạn. Xác định tất cả các công cụ mà mỗi bộ phận sử dụng và đánh dấu các chức năng trùng lặp hoặc không hiệu quả.
Ví dụ, nhiều nhóm có thể sử dụng các giải pháp quản lý công việc khác nhau mà không tích hợp tốt với nhau. Thiết lập phân tách này có thể tạo ra sự không nhất quán trong dữ liệu và làm chậm quá trình hợp tác.
Sắp xếp các phát hiện của bạn với ClickUp Docs, một công cụ linh hoạt để ghi chép các công nghệ bạn sử dụng. Tạo các trang lồng nhau, nhúng bảng và gán nhận xét trên ClickUp để cấu trúc và phân tích thông tin một cách hiệu quả.
Liên kết các công việc trực tiếp với Tài liệu của bạn để hợp lý hóa các bước tiếp theo, chẳng hạn như lên lịch thảo luận nhóm.
3. Đảm bảo sự ủng hộ của các bên liên quan
Triển khai SaaS đòi hỏi đầu tư tài chính và không đơn giản như đăng ký một công cụ, triển khai và vận hành ngay lập tức mà không gặp bất kỳ khó khăn nào. Bạn sẽ cảm thấy một số gián đoạn trong giai đoạn chuyển đổi trước khi đạt được quy trình làm việc ổn định.
Do đó, việc nhận được sự hỗ trợ sớm từ các bên liên quan là rất quan trọng. Sự ủng hộ của họ có thể quyết định thành công hay thất bại của quá trình áp dụng.
⚠️ Vậy, làm thế nào để thuyết phục họ?
Trình bày lý do kinh doanh cho sự thay đổi dựa trên dữ liệu. Ví dụ: cho thấy việc tự động hóa báo cáo thủ công về cập nhật trạng thái công việc hoặc tiến độ triển khai có thể giúp nhóm của bạn tiết kiệm 10 giờ mỗi tuần.
Thảo luận trước các vấn đề có thể phát sinh, như yêu cầu đào tạo kiến thức về sản phẩm và hạn chế về ngân sách. Bạn thậm chí có thể chia sẻ các công cụ mà bạn có trong đầu và cung cấp cho họ một bức tranh rõ ràng về chiến lược triển khai cũng như mức độ khó của quá trình học tập.
Bảng trắng ClickUp có thể hữu ích cho việc động não, lập kế hoạch hành động, lập bản đồ quy trình công việc của nhóm và vạch ra khung thời gian. Thêm bối cảnh cho công việc của bạn bằng cách liên kết với các nhiệm vụ, tệp, tài liệu và hơn thế nữa.
Bạn cũng có thể khuyến khích sự tham gia tích cực bằng cách mời các bên liên quan đóng góp ý kiến và phản hồi của họ trên Bảng trắng, tạo sự hỗ trợ ngay từ đầu.
4. Đánh giá các nhà cung cấp SaaS và yêu cầu demo
Bây giờ bạn đã có sự đồng thuận, đã đến lúc chọn công cụ SaaS phù hợp. Đừng chỉ tập trung vào các tính năng mà nó cung cấp, mà hãy kiểm tra xem nó có phù hợp với mục tiêu kinh doanh của bạn và tích hợp vào quy trình làm việc của bạn hay không.
Để phần này của quy trình trở nên dễ dàng hơn, hãy tạo danh sách các tính năng "phải có" và "nên có" dựa trên bước 1 và 2.
Ví dụ: bạn đang đánh giá hai giải pháp SaaS để theo dõi dự án.
Một sản phẩm cung cấp bảng điều khiển có thể tùy chỉnh cao nhưng thiếu tích hợp với đường ống CI/CD của bạn, trong khi sản phẩm khác cung cấp tích hợp sẵn với GitHub và hỗ trợ quản lý sprint và tài liệu sản phẩm.
⚠️ Làm thế nào để chọn một sản phẩm?
Tạo hệ thống chấm điểm có trọng số để ưu tiên những việc quan trọng nhất đối với bạn bằng cách sử dụng Danh sách từ Chế độ xem ClickUp.
Tạo bảng so sánh nêu rõ điểm mạnh và điểm yếu của các nhà cung cấp, chẳng hạn như:
- Tính thân thiện với người dùng: Có thân thiện với nhà phát triển không?
- Khả năng mở rộng: Có thể đáp ứng nhu cầu của các nhóm hoặc dự án đang phát triển không?
- Hỗ trợ: Có sẵn hỗ trợ kỹ thuật không?
- Chi phí: Chi phí có phù hợp với ngân sách CNTT không?
Bạn có thể sắp xếp, lọc và nhóm các thuộc tính này để đánh giá nhà cung cấp một cách hiệu quả.
Lập kế hoạch và quản lý lịch trình demo với Chế độ xem Lịch của ClickUp khi bạn chọn danh sách nhà cung cấp. Kéo và thả tên nhà cung cấp trong nền tảng để dễ dàng lên lịch và khởi chạy cuộc họp với tích hợp Lịch Google và Zoom.
Sử dụng bản demo để thảo luận về các trường hợp sử dụng cụ thể cho tổ chức của bạn. Ví dụ: hỏi "Nền tảng của bạn xử lý các công việc phụ thuộc giữa các bộ phận như thế nào?"
Bằng cách phân tích các tùy chọn nhà cung cấp trong phần mềm quản lý SaaS như ClickUp, bạn sẽ có được sự rõ ràng cần thiết để đưa ra quyết định tự tin.
5. Lên lịch công việc và phân công trách nhiệm
Sau khi hoàn thành nghiên cứu về nền tảng SaaS, hãy xác định một dòng thời gian rõ ràng để triển khai đúng tiến độ. Chia dự án thành các giai đoạn, chẳng hạn như 'Thiết lập hệ thống', 'Di chuyển dữ liệu', 'Đào tạo nhóm' và 'Khởi chạy', đồng thời đặt ngày đáo hạn cho từng giai đoạn.
Tiếp theo, phân công trách nhiệm cho các thành viên trong nhóm của bạn. Ví dụ: nhân viên IT của bạn có thể phải dẫn dắt việc triển khai kỹ thuật, chẳng hạn như di chuyển dữ liệu thích hợp mà không bị mất mát hoặc trùng lặp. Nhóm phát triển của bạn có thể cần hỗ trợ việc áp dụng công cụ trong các nhóm của họ.
Hình dung toàn bộ dòng thời gian của dự án với Biểu đồ Gantt của ClickUp. Chế độ xem xếp tầng cung cấp một bức tranh rõ ràng về các công việc phụ thuộc lẫn nhau, giúp bạn:
- Xác định các công việc trên Đường dẫn quan trọng có ảnh hưởng đến thời hạn
- Đánh dấu các công việc bằng Slack Time để lên lịch linh hoạt hơn
- Theo dõi thành viên nào trong nhóm phải hoàn thành công việc nào và khi nào
Sử dụng Biểu đồ Gantt để theo dõi tiến độ thời gian thực và đảm bảo quy trình làm việc suôn sẻ trong từng giai đoạn.
Để có cách tiếp cận chi tiết hơn, hãy sử dụng Mẫu kế hoạch triển khai dự án của ClickUp để:
- Lập bản đồ phạm vi dự án, dòng thời gian và kết quả cần đạt được
- Truy cập tất cả các công việc quan trọng và thời hạn trong một nơi được sắp xếp có tổ chức
- Theo dõi tiến độ của nhóm và điều chỉnh nguồn lực khi cần thiết để thực hiện một cách trơn tru
Lên lịch kiểm tra thường xuyên để theo dõi tiến độ và giải quyết sớm các vướng mắc, đảm bảo luồng công việc diễn ra suôn sẻ trong từng giai đoạn.
Di chuyển dữ liệu và tích hợp
1. Kiểm tra, làm sạch và di chuyển dữ liệu
Khi chuyển sang một công cụ SaaS mới, bạn phải đảm bảo dữ liệu di chuyển sạch và chính xác. Để làm được điều đó, bạn phải sàng lọc tất cả các bảng tính, kho lưu trữ, nhật ký thử nghiệm và trình theo dõi dự án đang sử dụng.
Nhóm chúng thành các danh mục như 'Dự án đang hoạt động', 'Dữ liệu lưu trữ' và 'Tệp cấu hình' và tìm kiếm các mục nhập trùng lặp, thông tin lỗi thời và lỗi định dạng để thực hiện thay đổi phù hợp. Hãy coi đó như việc dọn dẹp một tủ quần áo bừa bộn. Chọn một tập dữ liệu tại một thời điểm.
Danh sách kiểm tra nhiệm vụ của ClickUp có thể giúp bạn chia nhỏ từng bước, từ trích xuất đến tải lên dữ liệu. Sử dụng chức năng kéo và thả để sắp xếp lại các mục hoặc mục phụ có liên quan đến quá trình di chuyển dữ liệu của bạn theo đúng nhu cầu.
Tính năng này rất phù hợp để đảm bảo trách nhiệm giải trình — cho phép bạn thêm người được giao nhiệm vụ vào các việc cần làm yêu cầu hành động của một thành viên nhóm cụ thể.
2. Lập kế hoạch và kiểm tra tích hợp với các hệ thống
Di chuyển dữ liệu chỉ là một phần của câu đố. Sự tích hợp mới là nơi điều kỳ diệu thực sự xảy ra. Nền tảng của bạn phải dễ dàng giao tiếp với các CRM, ERP, hệ thống kế toán và các công cụ SaaS khác hiện có, nếu có.
Cụ thể hơn, bạn phải rõ ràng về cách mỗi hệ thống sẽ kết nối, dữ liệu hoặc hành động nào sẽ luồng giữa chúng và kết quả mong đợi.
Sử dụng Bản đồ Tư duy ClickUp để thiết kế sơ đồ trực quan về các kết nối này. Bạn có thể sắp xếp và đánh dấu các ưu tiên bằng tính năng Phân loại Nâng cao và Màu sắc Tùy chỉnh.
💡Mẹo chuyên nghiệp: Nếu ý tưởng của bạn trở nên lộn xộn, tùy chọn Bố cục lại sẽ giúp bạn dọn dẹp Bản đồ Tư duy. Tính năng này tự động sắp xếp lại và tổ chức lại các mục, giữ nguyên phân cấp và đảm bảo sự rõ ràng.
Tùy chỉnh và thiết lập
1. Cấu hình SaaS cho quy trình làm việc và tự động hóa công việc
Tùy chỉnh là yếu tố cốt lõi của một kế hoạch triển khai SaaS thành công. Tuy nhiên, phương pháp áp dụng chung cho tất cả các trường hợp hiếm khi mang lại hiệu quả. Bạn phải tìm hiểu sâu về các quy trình của mình và khám phá những gì phù hợp với bạn.
❓Các bước khóa trong hoạt động SaaS hàng ngày của nhóm bạn là gì?
❓Những lĩnh vực nào dễ gặp khó khăn?
Xác định các điểm tiếp xúc quan trọng này và tự động hóa các công việc lặp đi lặp lại, tốn thời gian bằng cách sử dụng Tự động hóa ClickUp.
Ví dụ: bạn có thể kích hoạt cảnh báo Slack khi phát hiện lỗi ưu tiên cao trong công cụ giám sát hoặc lên lịch tổng kết sprint mỗi khi hoàn thành một công việc. ClickUp cho phép bạn truy cập hơn 100 mẫu tự động hóa được tạo sẵn.
Tùy chỉnh không gian làm việc của bạn hơn nữa với Trường Tùy chỉnh ClickUp. Sử dụng chúng để thêm thông tin liên hệ của nhà cung cấp, theo dõi điểm Scrum và tạo menu thả xuống.
Mỗi loại trường tùy chỉnh có thể được sử dụng bao nhiêu lần tùy thích và mỗi dự án được tạo để chứa các trường bạn đã cài đặt.
2. Thiết lập vai trò và quyền truy cập của người dùng
Bước này không chỉ đơn thuần là cấp quyền truy cập. Đây là việc xây dựng một hệ thống trách nhiệm và niềm tin. Bạn phải xác định vai trò dựa trên phân cấp và trách nhiệm của nhóm.
Hãy lùi lại một bước và suy nghĩ:
📌 Ai cần hiển thị tiến độ dự án tổng thể?
📌 Ai cần quyền truy cập để chỉnh sửa cấu hình?
📌 Và ai nên tập trung hoàn toàn vào công việc được giao?
Câu trả lời rõ ràng cho những câu hỏi này sẽ giúp cấu trúc triển khai SaaS để đạt hiệu quả và bảo mật tối đa.
Cách dễ nhất là tạo các mẫu vai trò, chẳng hạn như Quản trị viên, Trưởng nhóm, Giám đốc dự án, Nhà phát triển và Kỹ sư QA, đồng thời gán nguyên tắc đặc quyền tối thiểu để chỉ cấp quyền truy cập cho những người thực sự cần thiết cho vai trò đó.
Đào tạo nhân viên và quá trình onboarding
1. Phát triển chương trình đào tạo và lên lịch trình onboarding
Bất kể công cụ SaaS của bạn có thân thiện với người dùng đến mức nào, việc triển khai thành công phụ thuộc vào việc trang bị cho nhóm sự tự tin và kiến thức cần thiết để sử dụng công cụ đó hiệu quả hàng ngày.
Do đó, hãy bắt đầu với một phiên khởi động, trong đó bạn giới thiệu mục đích của công cụ và chứng minh giá trị của nó. Sau đó, tổ chức các bài tập thực hành để các nhóm tìm hiểu nền tảng và giải quyết các vấn đề giả định trong môi trường thử nghiệm.
Sử dụng phương pháp triển khai theo từng giai đoạn—bắt đầu với một nhóm nhỏ các thành viên trong nhóm có thể đóng vai trò là "người dùng cấp cao" hoặc "người dẫn đầu".
Hãy để họ thử nghiệm các tính năng, cung cấp phản hồi và đóng vai trò là người hỗ trợ đầu tiên cho đồng nghiệp của họ. Điều này sẽ giảm thiểu sự kháng cự và đảm bảo mọi người đều sẵn sàng bắt tay vào công việc khi công cụ SaaS được triển khai trên toàn công ty.
Chuẩn bị các tài liệu hỗ trợ như hướng dẫn từng bước, video hướng dẫn và câu hỏi thường gặp để tham khảo liên tục. ClickUp Docs rất hữu ích để tạo cơ sở kiến thức động, dễ cập nhật và chia sẻ trong toàn tổ chức. Ngoài ra, hãy sử dụng các tài nguyên hỗ trợ của chính công cụ SaaS, nếu có.
Vì có rất nhiều việc cần làm trong giai đoạn này, hãy sử dụng Mẫu kế hoạch triển khai đào tạo của ClickUp để sắp xếp mọi thứ:
- Tạo, lưu trữ và tổ chức tất cả các khóa đào tạo khác nhau mà bạn muốn cung cấp
- Lập lịch cho các phiên đào tạo khác nhau
- Dự trù ngân sách cho từng giai đoạn của quá trình triển khai
Cách tiếp cận có cấu trúc này đảm bảo rằng nhóm của bạn được trang bị kiến thức và sự tự tin để sử dụng công cụ mới một cách hiệu quả.
2. Thu thập phản hồi
Đào tạo không phải là sự kiện một lần; đó là hoạt động liên tục.
Cách tốt nhất để hoàn thiện quy trình giới thiệu và cải thiện việc áp dụng là lắng nghe kinh nghiệm của nhóm và tích cực lặp lại. Tại sao không xây dựng các vòng phản hồi bắt đầu từ giai đoạn đào tạo và kéo dài đến những ngày đầu tiên sử dụng nền tảng?
Bạn có thể thu thập phản hồi bằng Biểu mẫu ClickUp, có thể tùy chỉnh cao và dễ hoàn thành.
Hoặc, tiến hành các cuộc thăm dò ý kiến trực tiếp hoặc các câu đố nhanh trong các phiên để đánh giá nhịp độ của nhóm. Nếu một số khái niệm của công cụ không rõ ràng, bạn có thể điều chỉnh tốc độ đào tạo và phân tích chúng thành các tính năng cụ thể.
Kiểm thử và triển khai chính thức
1. Kiểm tra trước khi triển khai và kế hoạch sao lưu
Bạn đã chọn phần mềm và đã đi được một chặng đường dài, đào tạo các thành viên trong nhóm và di chuyển dữ liệu quan trọng. Mọi người đều biết vai trò của mình và cuối cùng đã đến lúc bắt đầu. Nhưng chờ đã, vẫn còn một bước nữa trước khi triển khai SaaS.
Bạn phải kiểm tra lại công cụ, phát hiện lỗi, xác thực cấu hình và xác nhận dữ liệu được di chuyển chính xác. Ví dụ: yêu cầu các nhà phát triển liên kết các yêu cầu hợp nhất, chuyên gia QA ghi lại lỗi và quản lý tạo báo cáo để xác minh khả năng sử dụng.
💡 Mẹo chuyên nghiệp: Triển khai kế hoạch sao lưu mạnh mẽ để đảm bảo bạn có mạng lưới an toàn dự phòng ngay cả khi xảy ra sự cố. Điều này có thể bao gồm việc chuyển trở lại hệ thống trước đó hoặc truy cập dữ liệu quan trọng ngoại tuyến.
2. Theo dõi quá trình triển khai trực tiếp trong thời gian thực
Nhóm của bạn bắt đầu sử dụng công cụ bằng cách triển khai SaaS. Đây là thời điểm quan trọng, đòi hỏi sự giám sát cẩn thận và bạn cần huy động tất cả nhân lực để phát hiện và giải quyết các vấn đề khi chúng phát sinh.
Sử dụng Bảng điều khiển ClickUp để theo dõi các chỉ số như hoạt động của người dùng, hoàn thành nhiệm vụ hoặc hiệu suất hệ thống. Ví dụ: kiểm tra xem các cập nhật nhiệm vụ của nhà phát triển có đồng bộ chính xác với bảng dự án hay không hoặc các cảnh báo có được kích hoạt như mong đợi hay không.
Bạn có bất kỳ câu hỏi nào về triển khai phần mềm quản lý dự án?
Bạn có thể hỏi ClickUp Brain bất kỳ câu hỏi nào và nó sẽ tìm kiếm tất cả các bảng điều khiển trong không gian làm việc của bạn để cung cấp thông tin chi tiết có liên quan. Điều này giúp giảm thiểu sự gián đoạn không cần thiết và cung cấp cho nhóm của bạn dữ liệu cần thiết để duy trì sự tập trung và hiệu quả trong quá trình Go-Live.
Kiểm tra sau triển khai
1. Tiến hành phân tích sau khi triển khai và theo dõi các chỉ số KPI
Triển khai SaaS không bao giờ là một quá trình một lần là xong. Khi nhóm của bạn điều chỉnh để làm việc với công cụ mới, hãy chú ý đến những điều như tính năng nào được sử dụng nhiều nhất và tính năng bổ sung nào mà nhóm của bạn muốn có.
Công cụ này có tích hợp tốt với các hệ thống phần mềm khác của bạn không? Nó có chạy trơn tru và ít gặp sự cố không?
Lên lịch kiểm tra thường xuyên với từng cá nhân hoặc nhóm sau khi Go-Live để thu thập thông tin chi tiết về những gì đang hoạt động hiệu quả và những gì không. Bạn cũng nên đánh giá hiệu suất so với các mục tiêu đã đặt ra trong giai đoạn lập kế hoạch. Ví dụ:
🤔 Sự hợp tác giữa các nhóm có tăng lên không?
🤔 Tỷ lệ hoàn thành công việc có cải thiện không?
🤔 Chu kỳ triển khai có nhanh hơn không?
Một cuộc đánh giá sau triển khai có cấu trúc giúp cải thiện các triển khai trong tương lai và đảm bảo nền tảng SaaS đáp ứng được các cam kết của mình.
2. Thiết lập hỗ trợ liên tục
Bất kỳ ai sử dụng công cụ này đều có thể yêu cầu hỗ trợ bất cứ lúc nào. Do đó, luôn đảm bảo có nhân viên IT hoặc những người được chỉ định sẵn sàng để xử lý các sự cố ngay lập tức.
Nhóm của bạn nên có quyền truy cập vào các tài nguyên hỗ trợ của nhà cung cấp SaaS (ví dụ: trò chuyện trực tiếp hoặc trung tâm trợ giúp). Hơn nữa, khi các nhóm phát hiện ra các tính năng mới hoặc bản cập nhật được triển khai, hãy tổ chức các phiên ôn tập hoặc cung cấp hướng dẫn cập nhật để đảm bảo mọi người đều được thông báo.
Những thách thức thường gặp trong triển khai SaaS
Việc giới thiệu bất kỳ điều gì mới đều đi kèm với một số khó khăn không thể tránh khỏi. Trong bối cảnh triển khai SaaS, đây là những vấn đề bạn có thể gặp phải:
1. Sự kháng cự đối với thay đổi
Đây là một trong những thách thức phổ biến nhất mà bạn sẽ gặp phải trong quá trình triển khai.
Ngay cả những nhóm am hiểu công nghệ cũng có thể phản đối chỉ vì việc áp dụng một công cụ SaaS mới đòi hỏi nỗ lực thêm — học cách sử dụng, di chuyển dữ liệu và điều chỉnh quy trình làm việc. Sự phản đối này có thể dẫn đến phản ứng tiêu cực và cản trở việc áp dụng nếu bạn không xác nhận những lo ngại của họ.
2. Sự khác biệt giữa kỳ vọng về sản phẩm và thực tế
Các doanh nghiệp thường đầu tư vào một công cụ SaaS mà không xem xét kỹ lưỡng xem nó có phù hợp nhất với nhu cầu của họ và nhóm sử dụng nó hay không. Điều này thường xảy ra khi bạn không tham gia những người phù hợp vào quá trình ra quyết định. Do đó, hãy đảm bảo sự đồng thuận từ sớm.
3. Sự không tương thích kỹ thuật
Nếu công cụ SaaS của bạn không tích hợp với các hệ thống hiện có, nó có thể làm gián đoạn quy trình làm việc và kéo dài quá trình di chuyển dữ liệu. Do đó, việc tích hợp cần được đánh giá kỹ lưỡng trong quá trình lựa chọn nhà cung cấp để tránh các vấn đề tương thích sau này.
4. Bảo trì định kỳ
Sau khi công cụ được triển khai, cần phải liên tục giám sát, cập nhật và tối ưu hóa để mang lại lợi ích bền vững cho nhóm của bạn. Xây dựng kế hoạch đánh giá và bảo trì liên tục để công cụ luôn đáp ứng nhu cầu của nhóm.
Các thực hành tốt nhất trong triển khai SaaS
1. Quản lý bảo mật và khả năng truy cập dữ liệu tuân thủ
Các biện pháp bảo mật mạnh mẽ phải là một phần quan trọng trong danh sách kiểm tra ra mắt sản phẩm của bạn.
Đó là vì việc thêm một công cụ SaaS mới vào hệ thống công nghệ của bạn có thể gây ra rủi ro về rò rỉ dữ liệu hoặc quản lý không hiệu quả.
🌻 Thực hành tốt nhất: Trước khi triển khai, bạn phải đảm bảo công cụ đã chọn tuân thủ các chính sách nội bộ và tiêu chuẩn ngành.
Ví dụ: khi triển khai CRM, hãy đảm bảo rằng chỉ các thành viên nhóm có liên quan mới có thể truy cập thông tin nhạy cảm của khách hàng. Nhiều ví dụ về SaaS, chẳng hạn như Jira và Salesforce, cung cấp các tính năng bảo mật dữ liệu nâng cao có thể tùy chỉnh trong quá trình triển khai.
2. Đảm bảo quá trình chuyển đổi diễn ra suôn sẻ
Nhiều tổ chức nâng cấp hệ thống của họ cùng một lúc, điều này chỉ dẫn đến sự nhầm lẫn giữa các thành viên trong nhóm và các vấn đề tiềm ẩn về tích hợp với hệ sinh thái công nghệ hiện có. Thay vào đó, chúng tôi khuyên bạn nên áp dụng phương pháp từng giai đoạn để bạn có thể thử nghiệm công cụ từng phần.
🌻 Thực tiễn tốt nhất: Ghi chú những gì hiệu quả và những gì không hiệu quả, thảo luận với nhóm của bạn về những cải tiến, sau đó mở rộng sang giai đoạn tiếp theo. Ngoài ra, hãy đảm bảo cung cấp đủ đào tạo để giúp tận dụng tối đa các tính năng mà công cụ SaaS cung cấp.
3. Tích hợp tiếp thị vào kế hoạch áp dụng
Trong khi các chiến lược tiếp thị thường được liên kết với đối tượng bên ngoài, việc áp dụng các chiến lược tiếp thị SaaS nội bộ có thể giúp thúc đẩy việc áp dụng sản phẩm.
🌻 Thực tiễn tốt nhất: Quảng bá lợi ích của công cụ thông qua các chiến dịch — chẳng hạn như cập nhật qua email, thuyết trình nhóm hoặc video demo ngắn giới thiệu cách công cụ SaaS giải quyết các thách thức hàng ngày. Sử dụng kế hoạch truyền thông dự án để đảm bảo các cập nhật này đến được tất cả các bên liên quan một cách hiệu quả.
Thiết kế lộ trình triển khai SaaS của bạn
Việc triển khai SaaS có thể là một trải nghiệm suôn sẻ và tích cực nếu bạn lập kế hoạch đúng đắn.
Bí quyết là gì? Hãy biến nó thành nỗ lực của cả nhóm, với sự đóng góp ý kiến và chia sẻ phản hồi của các bên liên quan ở mỗi bước. Hãy nhớ rằng, bạn đang đầu tư vào công cụ SaaS để hợp lý hóa hoạt động kinh doanh, vì vậy điều quan trọng là những người liên quan cũng có quyền quyết định phần mềm nào hữu ích nhất cho họ.
Thực hiện theo hướng dẫn này, bạn sẽ sớm thu được những lợi ích từ việc nâng cấp phần mềm. Cuối cùng, bạn có thể đơn giản hóa toàn bộ quá trình triển khai SaaS với ClickUp.
Bộ tính năng của chúng tôi, bao gồm Mục tiêu và Bảng điều khiển, được thiết kế để giúp công việc của bạn trở nên dễ dàng hơn. Ngoài ra, bạn có thể sử dụng các mẫu sẵn có để bắt đầu nhanh chóng mà không gặp bất kỳ khó khăn nào.
Đăng ký ClickUp miễn phí ngay hôm nay.