Khi các nhóm phải sử dụng quá nhiều công cụ, dữ liệu phân tán và các quy trình chuyển giao thủ công không ngừng, công việc trở nên chậm chạp và sai sót gia tăng.
Gần 47% nhân viên làm việc trên nền tảng số cho biết họ gặp khó khăn trong việc tìm kiếm thông tin cần thiết để làm việc cần làm.
Các quy trình làm việc kết nối giải quyết vấn đề này bằng cách kết nối các quy trình, con người và dữ liệu giữa các bộ phận - giúp thông tin di chuyển tự động, mọi người luôn đồng bộ và nhóm của bạn có thể tập trung vào công việc thực sự mang lại kết quả.
Quy trình làm việc kết nối là gì?
Các quy trình làm việc kết nối là hệ thống tích hợp đồng bộ hóa dữ liệu, công việc và quyết định giữa các công cụ và nhóm của bạn. Hãy xem chúng như những con đường cao tốc kỹ thuật số loại bỏ rào cản: thay vì truyền tải thông tin qua email hoặc tin nhắn trò chuyện, công việc được tự động hóa thông qua các kích hoạt, quy tắc và cập nhật thời gian thực.
Sự phân mảnh giữa các công cụ là biểu hiện điển hình của "Work Sprawl". Thông tin được lưu trữ ở mười nơi khác nhau, và các nhóm mất hàng giờ để ghép nối lại. Một không gian làm việc AI tích hợp sẽ chấm dứt sự phân mảnh này bằng cách thống nhất các công việc, cuộc hội thoại, tài liệu và tự động hóa trong một nơi duy nhất, giúp luồng thông tin lưu chuyển tự nhiên thay vì phải tìm kiếm khắp nơi.
Một quy trình làm việc mạnh mẽ và kết nối bao gồm ba phần:
- Các sự kiện kích hoạt tự động hóa: Các sự kiện khởi động bước tiếp theo (ví dụ: “biểu mẫu được gửi” → tạo công việc)
- Đồng bộ hóa dữ liệu: Các thay đổi được thực hiện trong một hệ thống sẽ được phản ánh ngay lập tức trong tất cả các công cụ kết nối.
- Tính hiển thị đa chức năng: Mọi người đều có thể theo dõi tiến độ theo thời gian thực mà không cần phải liên tục cập nhật thông tin.
Bằng cách loại bỏ công việc thủ công, các quy trình làm việc kết nối giúp giảm thiểu lỗi, tăng tốc độ thực hiện và hỗ trợ các nhóm đưa ra quyết định dựa trên một nguồn thông tin thống nhất.
📮 ClickUp Insight: 1 trong 4 nhân viên sử dụng bốn công cụ trở lên chỉ để tạo bối cảnh công việc. Một chi tiết khóa có thể bị ẩn trong email, được mở rộng trong một chủ đề Slack và được ghi chép trong một công cụ riêng biệt, buộc các nhóm phải lãng phí thời gian tìm kiếm thông tin thay vì tập trung vào công việc.
ClickUp tích hợp toàn bộ quy trình làm việc của bạn vào một nền tảng thống nhất. Với các tính năng như Quản lý Dự án Email ClickUp, Trò chuyện ClickUp, Tài liệu ClickUp và ClickUp Brain, mọi thứ luôn được kết nối, đồng bộ và truy cập ngay lập tức. Hãy tạm biệt "công việc về công việc" và lấy lại thời gian làm việc năng suất của bạn.
💫 Kết quả thực tế: Các nhóm có thể tiết kiệm được 5+ giờ mỗi tuần khi sử dụng ClickUp — tương đương hơn 250 giờ mỗi năm cho mỗi người — bằng cách loại bỏ các quy trình quản lý kiến thức lỗi thời. Hãy tưởng tượng nhóm của bạn có thể tạo ra điều gì với thêm một tuần năng suất mỗi quý!
🐣 Thông tin thú vị: Hệ thống quy trình làm việc đầu tiên thực chất là các phiếu chuyển tiếp bằng giấy được gắn vào các thư mục manila vật lý. Nếu ai đó nghỉ ốm… toàn bộ quy trình làm việc cũng phải nghỉ ốm theo.
Lợi ích của quy trình làm việc kết nối cho các nhóm hiện đại
Các quy trình làm việc kết nối không còn là tùy chọn, mà là yếu tố thiết yếu cho các nhóm làm việc từ xa muốn hoạt động nhanh chóng mà không ảnh hưởng đến chất lượng. Dưới đây là những lợi ích mà chúng mang lại. ✨
Loại bỏ việc mục nhập thủ công và lỗi do con người gây ra.
Không còn phải sao chép thông tin giữa các công cụ hoặc cập nhật bảng tính. Các quy trình làm việc kết nối đồng bộ hóa dữ liệu của bạn ngay lập tức ở mọi nơi cần thiết.
Ví dụ: Khi một giao dịch được hoàn tất trong hệ thống CRM của bạn, nó có thể tự động tạo một dự án trong ClickUp và cập nhật dự báo doanh thu, loại bỏ nhu cầu can thiệp của con người.
Sắp xếp luồng này bằng Hệ thống phân cấp không gian làm việc ClickUp (Không gian → Thư mục → Danh sách công việc), đảm bảo mọi cập nhật tự động hóa được đưa đến đúng vị trí cần thiết.
💡 Mẹo chuyên nghiệp: Bắt đầu với quy trình làm việc khiến bạn phiền lòng nhất.
Đừng cố gắng tự động hóa toàn bộ quy trình ngay từ ngày đầu tiên. Hãy chọn quy trình mà nhóm của bạn thường gặp khó khăn—duyệt chi phí, kiểm tra chất lượng nội dung, phân công khách hàng tiềm năng—và kết nối chỉ quy trình đó trước tiên. Bạn sẽ đạt được sự chấp nhận nhanh chóng và một thành công nhanh chóng có thể mở rộng.
Tăng tốc độ triển khai dự án với các quy trình chuyển giao tự động hóa.
Công việc được chuyển đến đúng người vào đúng thời điểm, hoàn toàn tự động.
Ví dụ: Một tác giả đánh dấu bài viết blog là “Sẵn sàng để chỉnh sửa”. Quy trình làm việc ngay lập tức giao bài viết cho trình chỉnh sửa, thông báo cho họ và cập nhật thời hạn.
Bạn có thể quản lý ngay cả các quy trình phê duyệt phức tạp nhất với ClickUp Tự động hóa Kích hoạt. Các trigger này có thể sử dụng logic điều kiện dựa trên chi tiết công việc, vì vậy yêu cầu ngân sách trên $500 sẽ tự động được chuyển đến quản lý để phê duyệt, trong khi các yêu cầu nhỏ hơn sẽ được phê duyệt ngay lập tức.
Dưới đây là nhận xét của một người đánh giá trên G2 về ClickUp:
Điều tuyệt vời nhất về ClickUp là tính linh hoạt và khả năng tùy chỉnh đáng kinh ngạc của nó. Bạn có thể tùy chỉnh nó để phù hợp với bất kỳ quy trình làm việc hoặc phong cách quản lý dự án nào. Khả năng tạo các chế độ xem, bảng điều khiển và trường tùy chỉnh là tuyệt vời. Tôi cũng rất thích phạm vi rộng lớn các tính năng mà nó cung cấp, từ quản lý công việc và theo dõi thời gian đến hợp tác tài liệu và đặt mục tiêu. Đây thực sự là một không gian làm việc tất cả trong một.
Điều tuyệt vời nhất về ClickUp là tính linh hoạt và khả năng tùy chỉnh đáng kinh ngạc của nó. Bạn có thể tùy chỉnh nó để phù hợp với bất kỳ quy trình làm việc hoặc phong cách quản lý dự án nào. Khả năng tạo các chế độ xem, bảng điều khiển và trường tùy chỉnh là tuyệt vời. Tôi cũng rất thích phạm vi rộng lớn các tính năng mà nó cung cấp, từ quản lý công việc và theo dõi thời gian đến hợp tác tài liệu và mục tiêu. Đây thực sự là một không gian làm việc tất cả trong một.
Nắm bắt hiển thị theo thời gian thực trên tất cả các bộ phận.
Có chế độ xem tổng quan về mọi hoạt động mà không cần phải theo dõi cập nhật. Thay vì phụ thuộc vào các cuộc họp trạng thái hàng tuần, bạn có thể theo dõi tiến độ dự án, xác định các điểm nghẽn và theo dõi khối lượng công việc của nhóm chỉ trong nháy mắt. Mức độ hiển thị quy trình này cho phép hợp tác thời gian thực, được thực hiện thông qua các bảng điều khiển hiển thị dữ liệu trực tiếp từ tất cả các công cụ kết nối của bạn.
Bạn có thể tạo một trung tâm điều khiển trung tâm cho các dự án của mình với ClickUp Dashboards. Các bảng điều khiển này cung cấp cho bạn cái nhìn tổng quan từ cấp cao bằng cách chuyển đổi dữ liệu không gian làm việc của bạn thành các biểu đồ và đồ thị dễ hiểu, cho bạn biết chính xác tình trạng công việc tại bất kỳ thời điểm nào.
💡 Mẹo chuyên nghiệp: Xây dựng các "điểm kiểm tra" trong quy trình làm việc.
Trước khi kết nối các ứng dụng hoặc xây dựng tự động hóa, hãy thêm các điểm kiểm tra nhỏ vào quy trình của bạn (ví dụ: “Tất cả thông tin cần thiết đã được thu thập chưa?” hoặc “Thiết kế đã được xem xét chưa?”). Những lời nhắc nhỏ này giúp ngăn chặn hỗn loạn ở giai đoạn sau và làm cho quy trình làm việc của bạn đáng tin cậy gấp đôi.
Giảm chi phí vận hành thông qua việc nâng cao hiệu quả.
Một trong những lợi ích lớn nhất của tự động hóa là sự cải thiện đáng kể về hiệu quả hoạt động, dẫn đến tiết kiệm chi phí đáng kể. Bằng cách giảm bớt công việc thủ công, bạn giảm thời gian nhóm của mình dành cho các công việc hành chính có giá trị thấp. Điều này giúp họ có thời gian miễn phí để tập trung vào các sáng kiến chiến lược thực sự thúc đẩy doanh thu.
Ít lỗi hơn cũng đồng nghĩa với việc tiết kiệm thời gian và chi phí cho việc làm lại. Ngoài ra, với việc phân bổ tài nguyên hiệu quả hơn, bạn có thể xác định ai đang quá tải và ai còn sức chứa, giúp cân bằng khối lượng công việc và tránh tình trạng kiệt sức. Điều này giúp bạn tối ưu hóa nhóm hiện có và tránh việc tuyển dụng không cần thiết.
📮 ClickUp Insight: 30% người lao động tin rằng tự động hóa có thể giúp họ tiết kiệm 1–2 giờ mỗi tuần, trong khi 19% ước tính nó có thể giải phóng 3–5 giờ cho công việc sâu sắc và tập trung.
Ngay cả những tiết kiệm thời gian nhỏ cũng tích lũy: chỉ hai giờ tiết kiệm mỗi tuần tương đương với hơn 100 giờ mỗi năm—thời gian có thể dành cho sáng tạo, tư duy chiến lược hoặc phát triển cá nhân. 💯Với Trợ lý AI và ClickUp Brain của ClickUp, bạn có thể tự động hóa quy trình làm việc, tạo bản cập nhật dự án và chuyển đổi ghi chú cuộc họp thành các bước hành động cụ thể — tất cả trong cùng một nền tảng. Không cần công cụ hoặc tích hợp bổ sung — ClickUp mang đến mọi thứ bạn cần để tự động hóa và tối ưu hóa ngày làm việc của mình trong một nơi duy nhất.
💫 Kết quả thực tế: RevPartners đã giảm 50% chi phí SaaS bằng cách hợp nhất ba công cụ vào ClickUp — có được một nền tảng thống nhất với nhiều tính năng hơn, hợp tác chặt chẽ hơn và một nguồn thông tin duy nhất dễ quản lý và mở rộng.
Nâng cao sự hợp tác của nhóm thông qua bối cảnh chia sẻ.
Khi mọi người làm việc theo cùng một hướng dẫn, hợp tác giữa các thành viên trong nhóm trở nên dễ dàng. Quy trình làm việc kết nối đảm bảo rằng tất cả các bình luận, tệp tin và quyết định đều được gắn liền với công việc, do đó không ai phải mất thời gian lục lọi email để tìm phiên bản mới nhất của một tệp tin. Điều này loại bỏ tình trạng thông tin phân tán – khi các nhóm lãng phí hàng giờ để tìm kiếm thông tin, chuyển đổi giữa các ứng dụng và tìm kiếm tệp tin trên các nền tảng không kết nối – xảy ra khi thông tin được phân tán trên quá nhiều ứng dụng.
Giữ tất cả công việc của bạn ở một nơi để nhóm luôn có cái nhìn toàn diện. Vì các công việc, tài liệu và cuộc hội thoại được kết nối, nhóm của bạn luôn có cái nhìn toàn diện. Khi một thành viên mới tham gia dự án, họ có thể nhanh chóng nắm bắt tình hình mà không cần phải hỏi lại những quyết định đã được đưa ra.
👀 Bạn có biết? Trong các công ty có quy trình làm việc không kết nối, 60% sự chậm trễ dự án xuất phát từ sự cố chuyển giao công việc—không phải do thiếu kỹ năng hay kế hoạch kém.
Mở rộng quy mô hoạt động mà không làm phức tạp thêm.
Khi kinh doanh của bạn phát triển, một chiến lược vận hành thông minh đảm bảo các quy trình của bạn không trở nên phức tạp hơn. Các quy trình làm việc kết nối được thiết kế để mở rộng quy mô, xử lý sự gia tăng về khối lượng mà không yêu cầu bạn phải thuê thêm nhân viên để quản lý công việc thủ công. Dù bạn đang xử lý 10 hóa đơn hay 1.000 hóa đơn, quy trình làm việc tự động sẽ xử lý chúng theo cách tương tự.
Điều này giúp bạn tăng sản lượng của công ty mà không cần tăng chi phí vận hành tương ứng. Hệ thống của bạn sẽ đảm nhận những việc cần làm, giúp nhóm của bạn tập trung vào đổi mới và giá trị cho khách hàng.
Nâng cao tuân thủ với các bản ghi kiểm tra tự động hóa.
Luôn sẵn sàng cho bất kỳ cuộc kiểm toán nào với các quy trình làm việc tự động ghi chép mọi bước trong quy trình của bạn. Đối với các ngành được quy định như tài chính hoặc y tế, mức độ tuân thủ dự án này là một bước đột phá. Mọi sự phê duyệt, thay đổi trạng thái và quyết định đều được ghi thời gian và lưu trữ, tạo ra một chuỗi kiểm toán không thể thay đổi.
Dễ dàng đang theo dõi lịch sử này với tính năng Audit Trail của ClickUp, ghi lại các sự kiện khóa như thay đổi vai trò, xóa công việc và chỉnh sửa trường tùy chỉnh ClickUp.
Các trường hợp sử dụng quy trình làm việc kết nối trong các bộ phận khác nhau
Quy trình làm việc kết nối không chỉ dành cho một nhóm — chúng có thể thay đổi cách hoạt động của mọi bộ phận. Sự kỳ diệu thực sự xảy ra khi bạn kết nối các quy trình giữa các bộ phận, tạo ra một hệ thống thống nhất cho toàn bộ tổ chức của bạn. Dưới đây là một số ví dụ. 🛠️
Quy trình làm việc trong vận hành và quản lý dự án
Đối với các nhóm làm việc với dự án, quy trình làm việc kết nối là khóa để duy trì tiến độ và ngân sách.
- Phân bổ tài nguyên: Tự động phân công công việc cho các thành viên trong nhóm dựa trên khối lượng công việc hiện tại và kỹ năng của họ. Bạn có thể xây dựng một quy trình làm việc kiểm tra sức chứa của mọi người trước khi phân công công việc mới, đảm bảo không ai bị quá tải.
- Phụ thuộc công việc: Giữ cho dòng thời gian dự án chính xác mà không cần điều chỉnh thủ công. Với tính năng Phụ thuộc Công việc của ClickUp, việc hoàn thành một công việc có thể tự động kích hoạt việc bắt đầu công việc tiếp theo, và bất kỳ sự chậm trễ nào trong công việc quan trọng có thể tự động điều chỉnh lịch trình cho tất cả các công việc phụ thuộc.
- Báo cáo trạng thái: Ngừng mất hàng giờ để tổng hợp báo cáo trạng thái thủ công. Bạn có thể cài đặt các quy trình làm việc tự động hóa để tạo và gửi các bản cập nhật báo cáo trạng thái cho các bên liên quan hàng tuần, lấy dữ liệu trực tiếp từ các dự án của bạn.
Quy trình kinh doanh đa hàm
Một số quy trình làm việc có tác động lớn nhất là những quy trình vượt qua ranh giới giữa các bộ phận.
- Định tuyến khách hàng tiềm năng: Khi có khách hàng tiềm năng mới đến từ trang web của bạn, quy trình làm việc có thể phân tích ngay lập tức. Dựa trên địa điểm, kích thước công ty và sở thích của khách hàng tiềm năng, nó có thể tự động phân công cho nhân viên bán hàng phù hợp để theo dõi.
- Quá trình onboarding nhân viên: Ngay khi nhân viên mới ký hợp đồng, bạn có thể kích hoạt quy trình onboarding toàn diện cho nhân viên. Quy trình này có thể tạo các công việc cho bộ phận CNTT cài đặt thiết bị, cho bộ phận Nhân sự gửi giấy tờ và cho quản lý sắp xếp lịch cuộc họp trong tuần đầu tiên – chỉ là một trong nhiều ví dụ về quy trình làm việc mà bạn có thể xây dựng.
- Phê duyệt mua hàng: Tối ưu hóa cách công ty chi tiêu tiền. Nhân viên có thể gửi yêu cầu mua hàng qua biểu mẫu, và quy trình làm việc có thể tự động chuyển yêu cầu đó đến các bước phê duyệt mua hàng dựa trên số tiền và bộ phận, đảm bảo yêu cầu đến đúng người mà không bị trì hoãn.
Cách triển khai quy trình làm việc kết nối từng bước một
Áp dụng quy trình làm việc kết nối chủ yếu liên quan đến việc lập kế hoạch hơn là công nghệ. Trước khi nghĩ đến các công cụ, bạn cần hiểu cách nhóm của mình đang làm việc hiện tại. Một cách tuyệt vời để bắt đầu là tổ chức công việc một cách logic. Ví dụ, hệ thống phân cấp không gian làm việc ClickUp cho phép bạn tổ chức công việc thành Spaces, Folders và Lists, tạo nền tảng tự nhiên để xây dựng hệ thống quy trình làm việc tự động hóa của bạn.
Tạo bản đồ quy trình hiện tại của bạn và xác định các điểm nghẽn.
Bước đầu tiên là xác định nơi công việc của bạn đang bị tắc nghẽn. Một kỹ thuật gọi là lập bản đồ dòng giá trị có thể giúp bạn hình dung các quy trình hiện tại và phát hiện các trì hoãn ẩn.
- Ghi chép tình trạng hiện tại: Ghi lại từng bước trong một quy trình khóa, từ đầu đến cuối. Ghi chú ai là người chịu trách nhiệm cho từng bước và công cụ nào họ sử dụng.
- Xác định thời gian chờ: Xác định chính xác nơi công việc bị đình trệ. Điều này thường xảy ra khi một công việc đang chờ phê duyệt hoặc chuyển giao cho một nhóm khác.
- Tìm các quy trình chuyển giao thủ công: Tìm kiếm bất kỳ điểm nào mà thông tin được chuyển từ người này sang người khác qua email, trò chuyện hoặc cuộc họp. Đây là những cơ hội lý tưởng để áp dụng tự động hóa.
- Đo thời gian chu kỳ: Theo dõi thời gian cần thiết để hoàn thành một quy trình, từ yêu cầu ban đầu đến giao hàng cuối cùng. Điều này cung cấp cho bạn một cơ sở để đo lường sự cải thiện của mình.
Thiết kế kiến trúc quy trình làm việc kết nối của bạn
Khi đã xác định được những vấn đề cần khắc phục, bạn có thể bắt đầu thiết kế quy trình mới, kết nối. Điều này bao gồm kế hoạch chi tiết về mặt kỹ thuật để đảm bảo mọi thứ hoạt động trơn tru.
- Xác định điều kiện kích hoạt: Quyết định sự kiện nào sẽ khởi động quy trình làm việc của bạn. Đó có thể là khi trạng thái công việc thay đổi, biểu mẫu được gửi đi hoặc ngày đáo hạn đến. ClickUp cung cấp phạm vi tùy chọn điều kiện kích hoạt tự động để bắt đầu quy trình làm việc của bạn.
- Đặt điều kiện: Tạo quy tắc hướng dẫn quy trình làm việc. Ví dụ: “Nếu ngân sách vượt quá $1,000, thì gửi cho giám đốc tài chính để phê duyệt”
- Thiết lập tích hợp: Xác định các công cụ hiện có của bạn cần tương tác với nhau. Bạn có thể sử dụng các trình kích hoạt webhook hoặc tích hợp gốc để kết nối các ứng dụng và đảm bảo luồng dữ liệu được truyền tải một cách liền mạch.
- Chỉ định chủ sở hữu quy trình: Chỉ định một người chịu trách nhiệm duy trì mỗi quy trình làm việc. Người này sẽ là người liên hệ chính để thực hiện các cập nhật và giải quyết các vấn đề phát sinh.
Sẵn sàng xem quy trình làm việc tự động hóa hoạt động như thế nào? Xem video hướng dẫn nhanh này để biết chính xác cách cài đặt các quy trình tự động hóa được hỗ trợ bởi trí tuệ nhân tạo (AI) trong ClickUp chỉ trong vòng chưa đầy 5 phút — không cần mã.
Dưới đây là cái nhìn nhanh về những thay đổi khi bạn chuyển sang hệ thống kết nối.
| Quy trình làm việc không kết nối | Quy trình làm việc kết nối |
|---|---|
| Cập nhật trạng thái thủ công qua email | Đang theo dõi tiến độ tự động theo thời gian thực |
| Theo dõi phê duyệt đang theo dõi dựa trên bảng tính | Quy trình phê duyệt trong hệ thống kèm thông báo |
| Cuộc họp cập nhật trạng thái hàng tuần | Bảng điều khiển thời gian thực với dữ liệu trực tiếp |
| Các công cụ riêng biệt cho từng bộ phận | Không gian làm việc thống nhất với dữ liệu tích hợp |
Cách đo lường ROI từ các quy trình làm việc kết nối
Lợi nhuận trên vốn đầu tư (ROI) từ các quy trình làm việc kết nối thể hiện qua hai khía cạnh: tiết kiệm thời gian ngay lập tức và cải thiện chất lượng lâu dài. Để chứng minh tác động này, việc theo dõi hiệu suất của bạn trước khi thực hiện bất kỳ thay đổi nào là điều cần thiết. Điều này giúp bạn có được bức tranh rõ ràng về "trước và sau" khi áp dụng các quy trình mới.
Các chỉ số khóa cần đang theo dõi để đánh giá hiệu suất quy trình làm việc
Để đánh giá hiệu quả của các quy trình làm việc mới, hãy theo dõi các chỉ số năng suất khóa sau đây.
- Thời gian hoàn thành: Đây là thời gian tổng cộng từ khi một công việc bắt đầu cho đến khi hoàn thành. Thời gian hoàn thành ngắn hơn có nghĩa là bạn đang cung cấp giá trị nhanh hơn.
- Tỷ lệ lỗi: Đang theo dõi tần suất xảy ra sai sót cần phải làm lại. Tỷ lệ lỗi thấp là dấu hiệu trực tiếp của chất lượng được cải thiện và giảm thiểu lãng phí.
- Thông lượng: Đây là lượng công việc mà nhóm của bạn hoàn thành trong một kỳ cụ thể. Thông lượng cao hơn có nghĩa là nhóm của bạn hoàn thành nhiều công việc hơn mà không cần làm việc thêm giờ.
- Sử dụng tài nguyên: Chỉ số này cho biết tỷ lệ thời gian của nhóm dành cho công việc có giá trị so với các công việc hành chính. Mục tiêu là tối đa hóa thời gian dành cho các hoạt động quan trọng.
Tính toán tiết kiệm thời gian và chi phí
Bạn có thể tính toán ROI của mình bằng công thức đơn giản sau: (Số giờ tiết kiệm được mỗi tuần × Tỷ lệ giờ trung bình × 52) – Chi phí ban đầu = ROI hàng năm.
Ví dụ, nếu bạn giúp nhóm tiết kiệm 10 giờ mỗi tuần và mức lương trung bình là $40/giờ, đó là $20.800 tiết kiệm mỗi năm. Đừng quên tài khoản cả tiết kiệm trực tiếp (như không cần thuê thêm nhân viên) và tiết kiệm gián tiếp (như nhóm có thêm thời gian cho công việc sáng tạo và chiến lược).
Cách AI Tăng Cường Lợi Ích Của Quy Trình Làm Việc Kết Nối
Tự động hóa được hỗ trợ bởi trí tuệ nhân tạo (AI) đang đưa các quy trình làm việc kết nối lên một tầm cao mới. Các nghiên cứu cho thấy năng suất tăng 14% khi các nhóm sử dụng trợ lý AI trong quy trình làm việc của họ. Thay vì chỉ tuân theo các quy tắc đã được thiết lập sẵn, AI có thể học hỏi, thích nghi và làm cho các quy trình tự động của bạn trở nên thông minh hơn. Nó hoạt động như một lớp thông minh trên các quy trình làm việc của bạn, hiểu bối cảnh và đưa ra đề xuất để cải thiện hiệu quả. 🤩
Hỏi các câu hỏi về công việc của bạn bằng tiếng Anh thông thường và nhận câu trả lời ngay lập tức với ClickUp Brain. Và với ClickUp Brain MAX, trợ lý AI trên desktop của chúng tôi, bạn có thể mở rộng các tính năng này trên tất cả các ứng dụng của mình đồng thời vẫn kết nối với không gian làm việc ClickUp của bạn.
💡 Mẹo chuyên nghiệp: Thêm tóm tắt AI tại mỗi lần chuyển giao.
Sử dụng ClickUp Brain/Agents để tự động tóm tắt tiến độ, các rào cản và các bước tiếp theo mỗi khi một công việc chuyển sang giai đoạn mới. Điều này giúp tránh tình trạng phải tìm kiếm thông tin "Tình hình hiện tại thế nào?" một cách vất vả.
Tự động hóa thông minh thích ứng với các mẫu dữ liệu
Các quy trình làm việc được hỗ trợ bởi trí tuệ nhân tạo (AI) ngày càng hoàn thiện theo thời gian bằng cách học hỏi từ các hoạt động của nhóm.
- Định tuyến thông minh: Thay vì chỉ phân công công việc theo cách luân phiên, AI có thể xác định người phù hợp nhất cho công việc dựa trên khối lượng công việc hiện tại, kỹ năng và hiệu suất trong quá khứ trên các công việc tương tự.
- Dự đoán trễ: Trí tuệ nhân tạo (AI) có thể phân tích dữ liệu dự án của bạn để xác định các công việc có nguy cơ không hoàn thành đúng hạn, giúp bạn nhận được cảnh báo sớm để có thể hành động kịp thời trước khi quá muộn.
- Phát hiện bất thường: Trí tuệ nhân tạo (AI) có thể phát hiện các hoạt động bất thường cần sự can thiệp của con người, chẳng hạn như yêu cầu mua hàng có giá trị cao hơn bình thường hoặc một công việc bị kẹt ở cùng một trạng thái trong thời gian quá lâu.
Tạo quy trình làm việc bằng ngôn ngữ tự nhiên
Quên đi các menu thiết lập phức tạp. Với trí tuệ nhân tạo (AI), bạn có thể xây dựng hệ thống quy trình làm việc tự động mạnh mẽ chỉ bằng cách mô tả những gì bạn muốn xảy ra. Đối tượng/kỳ/phiên bản, bạn có thể đơn giản nói với ClickUp Brain: “Khi một công việc được đánh dấu là khẩn cấp, thông báo cho quản lý dự án và thêm nó vào đầu danh sách việc cần làm của họ.” AI sẽ hiểu ý định của bạn và xây dựng toàn bộ quy trình làm việc cho bạn, bao gồm các điều kiện kích hoạt và hành động phù hợp.
Hãy để các đại lý ClickUp tự động hóa các quy trình làm việc kết nối của bạn.
ClickUp Agents hoạt động như những đồng nghiệp luôn sẵn sàng, giúp duy trì sự trôi chảy của quy trình làm việc. Chúng theo dõi các thay đổi trạng thái, công việc quá hạn, dự án bị đình trệ, việc chuyển giao bị thiếu hoặc các bước chưa hoàn thành, sau đó tự động phân công công việc, thông báo cho chủ sở hữu hoặc tạo cập nhật. Agents đảm bảo rằng các quy trình làm việc kết nối luôn được duy trì, ngay cả khi nhóm của bạn bận rộn hoặc offline.
Nâng cao năng suất của nhóm với các quy trình làm việc kết nối
Quy trình làm việc kết nối không chỉ là một mẹo tăng năng suất—chúng đại diện cho một sự thay đổi cơ bản trong cách các nhóm hiện đại hoàn thành công việc. Bằng cách từ bỏ các công cụ phân mảnh và quy trình thủ công, bạn giúp nhóm của mình tập trung vào những gì họ làm tốt nhất: giải quyết vấn đề, sáng tạo và mang lại giá trị cho khách hàng. Kết quả không chỉ là một doanh nghiệp hiệu quả hơn, mà còn là một nhóm hạnh phúc và gắn kết hơn.
Bạn không cần phải làm mọi thứ cùng một lúc để bắt đầu. Hãy chọn một quy trình đang gây ra nhiều khó khăn nhất cho nhóm của bạn—như báo cáo chi phí hoặc phê duyệt nội dung—và kết nối nó. Khi bạn thấy được lợi ích, bạn có thể mở rộng từ đó. Theo thời gian, những thành công nhỏ này sẽ tích lũy, biến đổi toàn bộ tổ chức của bạn.
Sẵn sàng loại bỏ tình trạng phân mảnh công việc - sự phân tán công việc trên các công cụ không kết nối khiến năng suất nhóm bị suy giảm - và khám phá những việc cần làm thực sự của nhóm bạn? Bắt đầu miễn phí với ClickUp ngay hôm nay.
Câu hỏi thường gặp
Sự khác biệt giữa tự động hóa quy trình làm việc và quy trình làm việc kết nối là gì?
Tự động hóa quy trình tập trung vào một quy trình duy nhất trong một công cụ, trong khi các quy trình làm việc kết nối liên kết nhiều quy trình tự động hóa giữa các bộ phận và hệ thống khác nhau. Điều này tạo ra một luồng thông tin và công việc liền mạch, từ đầu đến cuối.
Mất bao lâu để thấy được lợi nhuận đầu tư (ROI) từ các quy trình làm việc kết nối?
Hầu hết các nhóm bắt đầu thấy được tiết kiệm thời gian đáng kể trong vòng 30 ngày đầu tiên. Tùy thuộc vào độ phức tạp của quy trình làm việc mà bạn xây dựng, bạn có thể mong đợi thu hồi toàn bộ vốn đầu tư trong vòng ba đến sáu tháng.