Có thể có hàng trăm quy trình liên quan đến việc chuẩn bị một sản phẩm hoặc dịch vụ cho khách hàng — một số quy trình là thiết yếu, trong khi một số quy trình khác hoàn toàn có thể tránh được. Câu hỏi quan trọng là: Làm thế nào để phân biệt giữa các quy trình tạo ra giá trị gia tăng và các quy trình không tạo ra giá trị gia tăng?
Bản đồ chuỗi giá trị có thể giúp bạn nhìn sâu hơn bề ngoài và có cái nhìn rõ ràng về chu kỳ giao hàng của mình. Được Toyota áp dụng lần đầu tiên, công cụ này giúp bạn tạo sơ đồ mô tả luồng vật liệu, thông tin và quy trình để xác định các lĩnh vực chưa được tối ưu hóa.
Đây là một công việc vất vả và phức tạp, đặc biệt nếu chu kỳ sản xuất của bạn dài và có nhiều thành phần chuyển động. Đó là lý do tại sao các nhà quản lý cấp cao tin tưởng vào các mẫu để dễ dàng trực quan hóa các luồng quy trình.
Trong bài viết này, chúng tôi sẽ giới thiệu đến bạn các mẫu bản đồ dòng giá trị tốt nhất để cải thiện hiệu quả, giảm lãng phí và mang lại giá trị tốt hơn cho khách hàng của bạn. ?
Mẫu bản đồ dòng giá trị là gì?
Bản đồ dòng giá trị (VSM) là một công cụ trực quan để phân tích các quy trình công việc hiện tại, từ đơn đặt hàng đến giao hàng. Công cụ này bao gồm việc thể hiện sự di chuyển của thông tin, vật liệu và quy trình trong công ty bằng cách sử dụng các kỹ thuật lập sơ đồ dòng chảy phức tạp.
Mẫu bản đồ dòng giá trị giúp đơn giản hóa việc vẽ sơ đồ bằng cách cung cấp một khung sẵn có để minh họa, kiểm tra và cải thiện các quy trình sản xuất của bạn. Ý tưởng là xác định và giảm thiểu các bước lãng phí tài nguyên hoặc không hiệu quả và tối ưu hóa logistics sản xuất để đạt được các mục tiêu như năng suất cao hơn, thời gian đưa sản phẩm ra thị trường ngắn hơn hoặc nâng cao sự hài lòng của khách hàng.
Bản đồ dòng giá trị phù hợp để trực quan hóa các quy trình ở mọi quy mô, từ tạo mẫu đến sản xuất hàng loạt. Ngoài việc tinh chỉnh hệ thống sản xuất, chúng còn có thể khuyến khích:
- Hợp tác liên chức năng
- Giảm chi phí
- Ra quyết định dựa trên dữ liệu
- Các biện pháp đo lường sự hài lòng của khách hàng
Điều gì tạo nên một mẫu bản đồ dòng giá trị tốt?
Vì có hàng ngàn mẫu bản đồ dòng giá trị có sẵn, việc tìm kiếm mẫu phù hợp không phải là điều dễ dàng. Dưới đây là một số đặc điểm mà một mẫu tốt nên có:
- Giao diện thân thiện với người dùng: Một mẫu chất lượng phải có giao diện đơn giản, cho phép những người có trình độ học vấn và chuyên môn khác nhau (quản lý sản phẩm, kỹ thuật viên, nhân viên vận hành, v.v.) sử dụng
- Tùy chọn cộng tác: Bản đồ dòng giá trị thường liên quan đến nhiều người từ các nhóm khác nhau làm việc cùng nhau. Mẫu phù hợp phải cung cấp các tính năng cộng tác để thực hiện điều này, bao gồm bảng trắng kỹ thuật số, chỉnh sửa thời gian thực, ghi chú và công cụ bình luận
- Công cụ trực quan: Mẫu phải cho phép bạn sử dụng các hình dạng đặc trưng cho bản đồ luồng giá trị để trực quan hóa các quy trình và luồng (như biểu tượng nhà máy cho nhà cung cấp hoặc khách hàng và các sọc cho các quy trình được chia sẻ)
- Thiết kế kéo và thả: Phải có các kết nối và trình chỉnh sửa kéo và thả để thiết lập mối quan hệ giữa các yếu tố khác nhau trong sơ đồ
- Hỗ trợ phân bổ tài nguyên: Mẫu phải cung cấp chế độ xem rõ ràng về thời gian, nhân sự và hạn chế ngân sách để hỗ trợ các quyết định phân bổ tài nguyên dựa trên dữ liệu
10 mẫu bản đồ dòng giá trị để sử dụng
Chúng tôi đã sàng lọc hàng trăm mẫu bản đồ dòng giá trị và chọn ra 10 mẫu hàng đầu từ ClickUp, 24Slides và VisualParadigm, những mẫu này cung cấp nhiều chức năng nhất. Hãy xem qua và tìm mẫu phù hợp với sở thích bản đồ dòng giá trị của bạn! ?
1. Mẫu bản đồ dòng giá trị ClickUp
Thật khó để không chủ quan khi xác định lãng phí trong công ty của bạn — bạn đã quen với các quy trình hiện tại và có thể không thấy có chỗ để điều chỉnh. Mẫu lập bản đồ dòng giá trị ClickUp cho phép bạn có được góc nhìn khách quan về quy trình làm việc bằng cách tập hợp mọi người từ nhiều nhóm và sử dụng các công cụ hỗ trợ trực quan.
Đây là mẫu Bảng trắng — hãy nghĩ về nó như một bức tranh kỹ thuật số nơi các đồng nghiệp của bạn có thể chia sẻ quan điểm và làm việc cùng nhau để hình dung và giải quyết vấn đề. Bảng trắng ClickUp có các công cụ tích hợp để kết nối các ý tưởng và liên kết chúng với các nhiệm vụ, tài liệu và tệp để tập trung công việc.
Với mẫu này, bạn sẽ có một bản đồ sẵn sàng để phân tích trạng thái hiện tại của các quy trình. Chế độ xem Bảng trắng cung cấp bốn phần được mã hóa bằng màu sắc: Xác định dòng sản phẩm, Tài liệu trạng thái hiện tại, Thiết kế trạng thái trong tương lai và Kế hoạch triển khai*. Tùy chỉnh các nút Bắt đầu và Kết thúc quy trình (hình thoi màu vàng biểu thị điểm cuối của nhà cung cấp và khách hàng) và xác định dòng thời gian giữa các giai đoạn.
Công cụ này cho phép bạn để lại ghi chú, đính kèm tệp và xác định mục tiêu để phác thảo logistics cung ứng và giao hàng. Bạn có thể tạo và phân công công việc cải tiến ngay trong mẫu.
Bảng trắng ClickUp đi kèm với các tính năng theo dõi và báo cáo nhiệm vụ, giúp dễ dàng thiết lập trách nhiệm giải trình để khắc phục sự kém hiệu quả của một quy trình bản đồ dòng giá trị nhất định. ?
2. Mẫu bảng trắng bản đồ dòng giá trị tự động hóa ClickUp
Bạn muốn xác định chính xác các cơ hội cải tiến và loại bỏ phỏng đoán khỏi phương trình lập bản đồ dòng giá trị? Hãy tin tưởng vào Mẫu bảng trắng bản đồ dòng giá trị tự động hóa ClickUp để giúp bạn!
Vì đây là mẫu phân tích bản đồ dòng giá trị giống như tùy chọn trước, nó chứa đầy các tính năng khuyến khích sự hợp tác và làm việc nhóm. Các tùy chọn như chỉnh sửa thời gian thực, để lại ghi chú và kết nối với công việc và Tài liệu tạo nhiều không gian để brainstorming các điểm nghẽn trong quy trình.
Đây là mẫu tiêu chuẩn ngành với các ký hiệu nhà máy lập bản đồ dòng giá trị thông thường, khối dữ liệu, dòng thời gian và các kết nối luồng thông tin để định vị các quy trình của bạn từ đầu đến cuối. Hãy mời các nhà quản lý vận hành của bạn tham gia sử dụng mẫu này để trực quan hóa và thảo luận về các yếu tố mới nhất trong chu kỳ xử lý của bạn.
Theo mặc định, mẫu có chín Trường Tùy chỉnh để thêm thuộc tính vào quy trình của bạn:
- Thời gian còn lại
- Phòng ban
- Thời gian chu kỳ (phút)
- Thời gian xử lý (ngày)
- Thời gian giá trị gia tăng (phút)
- Thời gian hoạt động (%)
- Người lao động
- Ca làm việc
- Thay đổi thời gian làm thêm (phút)
Mẫu này có hai chế độ xem: chế độ xem Bảng trắng để động não và chế độ xem Quy trình để ghi lại và giám sát tất cả các quy trình đang diễn ra tại một nơi.
3. Mẫu Bảng trắng Chuỗi giá trị ClickUp
Một mạng lưới chuỗi giá trị thể hiện sự tiến triển của các hoạt động chính và hỗ trợ mang lại giá trị cho sản phẩm. Bạn có thể thực hiện điều đó với Mẫu Bảng trắng Chuỗi giá trị ClickUp, cho phép phân tích vi mô các quy trình như mua sắm, kho bãi, hoạt động nhân sự và thậm chí cả dịch vụ sau bán hàng.
Mẫu được mã hóa màu sắc phù hợp cung cấp một khung để xây dựng chuỗi giá trị toàn diện. Sử dụng các ô vuông để xác định các hoạt động chính và các ô hình chữ nhật cho các hoạt động phụ.
Nhiệm vụ của bạn là suy nghĩ tất cả các quy trình cần thiết để tạo ra sản phẩm và sắp xếp chúng vào đúng danh mục bằng cách sử dụng ghi chú dán. Tùy chỉnh luồng chuỗi giá trị bằng cách kết nối các quy trình giữa các bộ phận như thiết kế, sản xuất, phân phối, tiếp thị và dịch vụ khách hàng.
Sau khi hoàn thành việc cần làm, hãy xem bản đồ của bạn và xác định các lĩnh vực không mang lại nhiều giá trị cho công ty — đó có thể là quảng cáo không thành công, chương trình lỗi thời hoặc chi phí vận chuyển cao. Ghi lại kết quả của bạn trong phần Tóm tắt của mẫu.
Sử dụng chế độ xem Hướng dẫn bắt đầu để biết các mẹo và lời khuyên về cách sử dụng mẫu. Đảm bảo cập nhật trạng thái công việc trong mẫu để các bên liên quan luôn được thông báo mỗi khi bạn thực hiện thay đổi quy trình.
4. Mẫu ma trận rủi ro giá trị ClickUp
Khi quyết định thực hiện một dự án mới hoặc thay đổi đáng kể trong công ty, bạn cần xem xét rủi ro cùng với giá trị gia tăng tiềm năng. Tận dụng Mẫu Ma trận Rủi ro Giá trị ClickUp để đưa ra quyết định thông minh và ưu tiên các dự án và hoạt động có rủi ro tương đối thấp, giá trị cao.
Mẫu này có ma trận rủi ro giá trị để xác định mối liên hệ giữa giá trị và độ phức tạp của các công việc sản xuất. Chuyển đổi giữa chế độ xem Danh sách và Bảng để sắp xếp các sáng kiến rủi ro thấp và rủi ro cao.
Chế độ xem Danh sách chính phác thảo tất cả ý tưởng của bạn dưới dạng công việc. Thêm người được giao cho mỗi công việc bằng cách sử dụng một trong các Trường Tùy chỉnh Danh mục có tên Nhân viên, Sản phẩm, Quản trị viên, Kinh doanh và Khách hàng. Xác định mức giá trị, rủi ro và mức độ ưu tiên để phân loại công việc của bạn.
Sử dụng hai chế độ xem Danh sách khác — Danh sách giá trị thấp và Danh sách giá trị cao — để sắp xếp các ý tưởng của bạn từ chế độ xem trước đó. Chúng rất hữu ích khi làm việc với hàng tá công việc.
Chế độ xem Bảng là bảng Kanban hiển thị các công việc dưới dạng thẻ và sắp xếp chúng theo loại. Bạn có thể sử dụng các tiêu chí khác để nhóm các thẻ bằng cách chọn trường Nhóm theo ở góc trên bên phải màn hình.
Sau khi đã phác thảo tất cả các công việc, hãy vẽ chúng vào ma trận để có cái nhìn tổng quan rõ ràng về các công việc ưu tiên và thứ tự ưu tiên mà chúng phải được thực hiện.
5. Mẫu kiểm tra và cải tiến quy trình ClickUp
Khi kinh doanh phát triển, các quy trình làm việc hiệu quả trong quá khứ có thể trở nên lỗi thời. Nếu bạn muốn đánh giá lại các quy trình về hiệu quả chi phí và năng suất, hãy bắt đầu thực hiện kiểm toán với Mẫu Kiểm toán và Cải tiến Quy trình của ClickUp.
Với công cụ này, bạn có thể thực hiện phân tích công bằng về các quy trình hiện tại, xác định các điểm yếu và sự trùng lặp làm giảm hiệu quả hoặc lợi nhuận, và áp dụng các biện pháp khắc phục.
Mẫu này chia kế hoạch kiểm toán thành bốn phần:
- Phân tích CATWOE: Viết tắt của Customer (Khách hàng), Actor (Diễn viên), Transformation (Chuyển đổi), Worldview (Quan điểm thế giới), Owner (Chủ sở hữu) và Environment (Môi trường) — được sử dụng để hợp lý hóa quan điểm của các bên liên quan trong các tình huống xung đột
- Khái niệm mô hình: Xác định kế hoạch kiểm toán
- Phân tích quy trình: Danh sách các quy trình bạn sẽ kiểm tra và các tiêu chí hướng dẫn
- Quản lý thay đổi: Phác thảo các phương pháp (cách thức và phương pháp) bạn sẽ sử dụng để chuyển đổi sang các quy trình tốt hơn
Mỗi phần cho phép bạn tạo nhiệm vụ, thêm người được giao nhiệm vụ và đặt ngày đáo hạn và mức độ ưu tiên của họ. Sử dụng Trường Tùy chỉnh ClickUp để thêm danh mục quy trình hoặc nhiệm vụ dựa trên lĩnh vực công việc của bạn. Bạn có thể theo dõi các thay đổi được đề xuất thông qua chín thẻ trạng thái: Chưa bắt đầu, Đang tiến hành, Hoàn thành, Việc cần làm, Đã được phê duyệt, Đã bị từ chối, Đang chờ xử lý, Đã bị hủy, và Đã lưu trữ.
6. Mẫu điều lệ dự án cải tiến quy trình kinh doanh ClickUp
Đối với các nhà quản lý dự án, cải tiến quy trình liên tục là yếu tố quan trọng để luôn dẫn đầu đối thủ cạnh tranh và nâng cao chiến lược thành công của khách hàng. Mẫu Điều lệ Dự án Cải tiến Quy trình Kinh doanh của ClickUp cung cấp cho bạn một tài liệu có tổ chức để lập kế hoạch và triển khai các quy trình làm việc tinh gọn.
Mẫu này có định dạng bảng đơn giản. Bắt đầu một sáng kiến mới bằng cách cung cấp thông tin chi tiết về tổ chức, dự án và (các) người quản lý. Bạn sẽ có các bảng chuyên dụng để xác định vai trò và trách nhiệm của các bên liên quan và nhóm dự án.
Phần cốt lõi của mẫu bản điều lệ dự án này là phần Tổng quan. Đây là nơi bạn sẽ bao gồm phạm vi dự án, rủi ro và vấn đề của quy trình, chỉ số tiến độ, kết quả đầu ra và các cột mốc.
Để tối ưu hóa quy trình, bạn có thể đi sâu vào chi tiết về thời gian chu kỳ, tỷ lệ lỗi hoặc phản hồi của khách hàng để xác định các điểm yếu cản trở hiệu quả của bạn. Việc ghi chép những chi tiết phức tạp này sẽ giúp nhóm ra quyết định của bạn dễ dàng đề xuất các cải tiến thực tế.
Nếu bạn đang xử lý các dự án có nhiều phụ thuộc phức tạp, chúng tôi khuyên bạn nên sử dụng chế độ xem Lịch hoặc Biểu đồ Gantt trong ClickUp để vẽ một dòng thời gian có cấu trúc cho các sáng kiến cải tiến trên các bản đồ dòng giá trị.
7. Mẫu bản đồ quy trình ClickUp
Mẫu bản đồ quy trình ClickUp là lối tắt giúp bạn cắt giảm chi phí, nâng cao hiệu quả và giảm lãng phí. Mẫu này cung cấp cho bạn thông tin chi tiết về mối quan hệ giữa các bước khác nhau trong quy trình của bạn, giúp bạn phát hiện và khắc phục các điểm nghẽn. ✔️
Mẫu công việc này về cơ bản là một danh sách việc cần làm bao gồm 22 công việc con. Mỗi công việc con đại diện cho một mục tiêu lập bản đồ quy trình và cung cấp hướng dẫn ngắn gọn về cách thực hiện. Ví dụ: công việc con đầu tiên chọn quy trình cần cải tiến, trong khi công việc con thứ hai yêu cầu xác định nhân viên tham gia vào việc thực hiện.
Bạn có thể để lại ghi chú hướng dẫn, thêm tệp đính kèm và tạo danh sách hành động cho bản thân và nhóm của mình. Tận dụng năm Trường Tùy chỉnh sau để thêm cấu trúc cho quy trình và bản đồ dòng giá trị của bạn:
- Tỷ lệ hoàn thành
- Loại bản đồ quy trình
- Lịch trình quy trình
- Liên kết bản đồ quy trình
- Người chịu trách nhiệm
Điểm hay của mẫu này là nó hỗ trợ các công việc phụ thuộc — chỉ với vài cú nhấp chuột, bạn có thể đảm bảo một công việc cụ thể không thể bắt đầu hoặc hoàn thành trước một công việc khác.
Bất kỳ loại lập bản đồ quy trình hoặc khái niệm nào cũng khó thực hiện nếu không có cấu trúc trực quan. Hãy thử chế độ xem Bảng trong ClickUp để tạo các biểu diễn trực quan phong phú về mối quan hệ giữa các khái niệm, quy trình và ý tưởng.
8. Mẫu điều lệ dự án cải tiến quy trình ClickUp
Các dự án lập bản đồ dòng giá trị hoạt động và sản xuất có thể nhanh chóng rơi vào hỗn loạn nếu không có tài liệu đầy đủ. Nhưng điều đó sẽ không xảy ra khi bạn có Mẫu Điều lệ Dự án Cải tiến Quy trình ClickUp hỗ trợ bạn! ?
Mẫu đơn giản này tập trung vào việc chi tiết hóa ai cần làm việc gì và đo lường thành công thông qua các chỉ số đã thiết lập. Hãy cùng xem cách thực hiện.
Ví dụ, chúng ta sẽ xem xét một nhà sản xuất thức ăn cho chó thường xuyên gặp phải vấn đề nhiễm thịt. Quá trình cải tiến ở đây là lắp đặt trạm rửa tay cho nhân viên xử lý thịt và cải thiện lưu lượng không khí.
Trong trường hợp này, người quản lý (gọi là Tim) sẽ sử dụng mẫu để xác định trước các bên liên quan như nhà đầu tư, nhà cung cấp, nhân viên vận hành máy móc, kỹ sư chất lượng thực phẩm và tài xế giao hàng. Sau đó, Tim sẽ đề xuất giải pháp, mô tả các chỉ số thành công, phạm vi công việc và kết quả mong đợi.
Mẫu này giúp liệt kê các cột mốc để đạt được những thành tựu tiến bộ. Trong ví dụ của chúng tôi, cột mốc đầu tiên có thể là tối ưu hóa thời gian cung cấp thịt để giảm thiểu tác động đến môi trường. Tim có thể xác định ai là người phụ trách quy trình trong mẫu để duy trì tính minh bạch của nhóm.
Bất kể ngành nghề của bạn là gì, hãy cân nhắc đưa các tình huống giả định và rủi ro tiềm ẩn trong quá trình triển khai vào bản điều lệ. Kích hoạt tính năng Nhiệm vụ lặp lại của ClickUp để kiểm tra thường xuyên và đảm bảo các quy trình đề xuất đang diễn ra theo kế hoạch.
9. Mẫu bản đồ dòng giá trị của 24Slides
Bạn đang tìm kiếm một cấu trúc đơn giản cho phép bạn hiển thị các quy trình cần thiết để đưa sản phẩm đến tay khách hàng cuối cùng? Mẫu bản đồ dòng chảy của 24Slides chính là thứ bạn cần.
Mẫu PowerPoint này không có các công cụ cộng tác và giao tiếp tiên tiến, nhưng nó có thể là quá đủ để trực quan hóa các luồng của bạn và xác định các điểm nghẽn trong bản trình bày.
Mẫu này bao gồm tám trang chiếu, mỗi trang chiếu có bản đồ dòng giá trị để thể hiện các khía cạnh khác nhau của quy trình của bạn. Tạo dòng thời gian để xác định thời gian cần thiết để giao sản phẩm, hiển thị các cải tiến theo tỷ lệ phần trăm và xác định quy trình nào mang lại giá trị cao nhất.
Mẫu này hoàn toàn có thể tùy chỉnh. Thay đổi thứ tự các trang chiếu, chỉnh sửa bảng màu, thay đổi phông chữ và thêm các thành phần trực quan hấp dẫn để điều chỉnh bản trình bày cho phù hợp với khán giả của bạn.
10. Mẫu bản đồ dòng giá trị của VisualParadigm
Cải thiện hiệu quả của các quy trình không phải là việc dễ dàng — bạn cần xem xét kỹ lưỡng các quy trình làm việc và theo dõi từng chi tiết nhỏ nhất, từ đơn đặt hàng đến địa điểm của cơ sở. Mẫu của VisualParadigm để tạo bản đồ dòng giá trị cho phép bạn thực hiện việc này mà không cần bắt đầu từ đầu.
Mẫu này đi kèm với các bản đồ dòng giá trị đầy màu sắc được tạo sẵn, cho phép bạn trực quan hóa các quy trình của mình bằng cách chỉ cần thêm thông tin chính xác vào ô phù hợp. Bạn sẽ có được bản tổng quan trên một trang về các quy trình quan trọng, lĩnh vực tài nguyên và ước tính sản lượng.
Mẫu này đủ linh hoạt để phù hợp với tất cả các ngành. Trình chỉnh sửa trực tuyến cung cấp nhiều tùy chọn tùy chỉnh — thay đổi hình dạng, màu sắc, phông chữ và mũi tên để bố cục phù hợp với công việc của bạn.
Sau khi hoàn thành, bạn có thể lưu mẫu dưới nhiều định dạng khác nhau, bao gồm JPG, PDF, PNG và SVG.
Mẫu bản đồ dòng giá trị: Chi tiết quyết định thành công
Hãy nghĩ về bản đồ dòng giá trị như là nhìn vào quy trình của bạn dưới kính hiển vi — bạn quan sát từng chi tiết nhỏ để phát hiện những điểm bất thường và thiếu hiệu quả, từ đó tìm ra cách khắc phục. Các mẫu mà chúng tôi đã thảo luận cung cấp một sân chơi vững chắc để điều chỉnh và cải thiện quy trình của bạn bằng cách tiếp cận thực tế.
Phân tích quy trình đòi hỏi các công cụ khác, chẳng hạn như sơ đồ và mẫu kế hoạch công việc — bạn có thể tìm thấy chúng trên ClickUp, vì nó có hơn 1.000 tùy chọn mẫu cho các bộ phận khác nhau! ?