Nhân viên là sức mạnh lớn nhất của công ty bạn. Và nhiệm vụ của một nhà lãnh đạo kinh doanh là tạo ra một môi trường làm việc giúp năng suất của nhân viên phát triển.
Nhưng làm thế nào để biết nhân viên của bạn cảm thấy được trao quyền để cống hiến hết mình trong công việc?
Điều gì sẽ xảy ra nếu bạn biết cách tính năng suất của mỗi nhân viên dễ dàng như kiểm tra tài khoản ngân hàng? Bạn sẽ có một bức tranh rõ ràng về giá trị mà mỗi nhân viên tạo ra, những điểm kém hiệu quả làm chậm tiến độ công việc và cách tối ưu hóa để đạt kết quả tốt hơn.
Tuy nhiên, hầu hết các doanh nghiệp đều làm sai. Họ theo dõi thời gian làm việc thay vì tác động thực tế, tạo ra khoảng cách giữa nỗ lực và kết quả.
Vậy, cách đúng để đo lường năng suất và thúc đẩy tăng trưởng kinh doanh là gì? Hãy cùng phân tích.
⏰ Tóm tắt 60 giây
Bạn đang gặp khó khăn trong việc đo lường và cải thiện hiệu quả của lực lượng lao động? Dưới đây là cách tính năng suất của mỗi nhân viên và tối ưu hóa hiệu suất:
- Sử dụng các công thức năng suất đã được chứng minh như công thức năng suất cơ bản, công thức năng suất lao động và công thức năng suất đa yếu tố để theo dõi và so sánh hiệu quả
- Loại bỏ các điểm nghẽn bằng cách xác định các công việc lặp đi lặp lại, sự mất cân bằng khối lượng công việc và các điểm không hiệu quả làm chậm tốc độ của nhóm bạn
- Tăng cường sự tham gia và sự hài lòng của nhân viên bằng cách tạo môi trường làm việc tích cực và giảm thiểu các yếu tố gây xao lãng
- Tối ưu hóa quy trình công việc bằng tự động hóa để giải phóng thời gian cho công việc có tác động cao thay vì các quy trình thủ công
- Tận dụng thông tin chi tiết dựa trên dữ liệu để cải thiện việc phân bổ nguồn lực, theo dõi tiến độ và tinh chỉnh các chiến lược năng suất để đạt được sự tăng trưởng bền vững
Tăng cường năng suất của nhóm ngay hôm nay và hợp lý hóa quy trình làm việc với các công cụ tốt nhất để theo dõi và tự động hóa.
Năng suất của nhân viên là gì? 👩🏫
Năng suất của nhân viên là mức độ hiệu quả mà công việc của nhân viên mang lại kết quả có thể đo lường được. Điều quan trọng không phải là số giờ làm việc mà là giá trị tạo ra trong thời gian đó.
Hãy tưởng tượng hai nhà quản lý dự án:
- Một người thực hiện các dự án trước thời hạn, tối ưu hóa nguồn lực và duy trì quy trình làm việc trơn tru
- Còn lại liên tục gặp phải các trở ngại, dẫn đến chậm trễ và không đạt được mục tiêu
Cùng vai trò, cùng giờ làm việc, nhưng mức năng suất lại rất khác nhau.
Năng suất thực sự là:
- Chất lượng và hiệu quả: Nhân viên có đang thực hiện công việc có giá trị cao mà không lãng phí nỗ lực không?
- Tập trung vào công việc: Họ đang làm việc cho các dự án có tác động lớn hay chìm đắm trong các công việc lặp đi lặp lại?
- Sản lượng theo giờ: Kết quả có cải thiện hay chỉ là công việc bận rộn?
Vậy, làm thế nào để xác định năng suất của mỗi nhân viên? Bắt đầu bằng cách theo dõi các chỉ số năng suất phù hợp. Sử dụng những con số này để phát hiện các yếu tố thúc đẩy hiệu suất thực sự và các điểm nghẽn trong quy trình làm việc, đồng thời loại bỏ các phỏng đoán.
Tại sao việc đo lường năng suất của nhân viên lại quan trọng? 🤷♀️
Nếu không có thước đo, năng suất chỉ là giả định. Một nhóm có thể trông bận rộn hoặc thậm chí cảm thấy bận rộn, nhưng công việc của họ có mang lại kết quả không? Những nhân viên có hiệu suất cao có được công nhận không? Những điểm không hiệu quả có bị bỏ qua không?
Việc theo dõi tính toán năng suất của nhân viên không phải là quản lý chi tiết, mà là đưa ra các quyết định sáng suốt để cải thiện hiệu quả kinh doanh và phúc lợi của nhân viên.
Đây là lý do tại sao điều này quan trọng:
- Hiệu suất so với nhận thức: Một số nhân viên hoàn thành công việc nhanh hơn nhưng hy sinh chất lượng. Những người khác mất nhiều thời gian hơn nhưng mang lại kết quả công việc vượt trội. Nếu không có thước đo năng suất rõ ràng, rất dễ đánh giá sai hiệu quả
- Phân bổ nguồn lực chiến lược: Nếu 40% thời gian làm việc trong ngày của nhân viên dành cho các công việc lặp đi lặp lại, đó là thời gian bị mất cho công việc có tác động lớn. Dữ liệu năng suất giúp các nhà lãnh đạo phân bổ khối lượng công việc, tự động hóa quy trình và tập trung vào các công việc mang lại hiệu quả cao
- Cải thiện trách nhiệm và động lực: Khi nhân viên nhìn thấy các chỉ số năng suất của mình, họ sẽ có được những hiểu biết quý giá về tác động của mình. Sự minh bạch này thúc đẩy nhân viên tham gia, chịu trách nhiệm về công việc của mình và nỗ lực để mang lại sự thay đổi cho doanh nghiệp
- Lợi nhuận và tăng trưởng kinh doanh: Sự kém hiệu quả sẽ tích lũy dần. Các công ty liên tục theo dõi các chỉ số năng suất có thể tối ưu hóa hoạt động, giảm lãng phí nguồn nhân lực và mở rộng quy mô mà không cần tuyển dụng thêm nhân viên không cần thiết
Bằng cách tích hợp các công thức tính năng suất, các doanh nghiệp có thể so sánh năng suất giữa các nhóm, theo dõi tiến độ theo thời gian và đưa ra các quyết định hoạt động thông minh hơn. Điều này đảm bảo rằng mỗi giờ làm việc đều đóng góp vào thành công của doanh nghiệp.
Các yếu tố ảnh hưởng đến năng suất của lực lượng lao động 📈
Năng suất của một nhóm không chỉ được quyết định bởi kỹ năng hay kinh nghiệm. Đó là sự kết hợp giữa điều kiện nơi làm việc, mức độ gắn kết và hiệu quả hoạt động. Ngay cả những nhân viên tài năng nhất cũng có thể gặp khó khăn nếu không có hệ thống phù hợp.
Một số trở ngại lớn nhất đối với năng suất bao gồm:
- Môi trường làm việc: Môi trường làm việc tích cực hơn thúc đẩy hiệu quả, trong khi những yếu tố gây xao lãng liên tục, kỳ vọng không rõ ràng và quản lý vi mô dẫn đến sự mất tập trung
- Cân bằng công việc lặp đi lặp lại và khối lượng công việc: Khi nhân viên dành quá nhiều thời gian cho các công việc có giá trị thấp, tỷ lệ hiệu quả năng suất sẽ giảm. Quy trình làm việc được cấu trúc tốt đảm bảo họ tập trung vào các công việc hiệu quả thay vì bận rộn
- Công nghệ & hiệu quả: Các quy trình chậm chạp và công cụ lỗi thời tạo ra các điểm nghẽn. Các doanh nghiệp tích hợp các chỉ số đo lường năng suất vào quy trình làm việc của mình sẽ giảm thiểu xung đột và tăng hiệu quả
- Sự gắn kết của nhân viên: Nhân viên cảm thấy được đánh giá cao và có thách thức sẽ làm việc với hiệu quả cao nhất, trong khi nhân viên không gắn kết sẽ khó duy trì động lực làm việc
- Yếu tố bên ngoài: Những thay đổi kinh tế, yếu tố ngành và nhu cầu thị trường luôn thay đổi có thể ảnh hưởng đến sản lượng của một doanh nghiệp, khiến khả năng thích ứng trở thành chìa khóa thành công
Chìa khóa để duy trì năng suất là xác định và loại bỏ những rào cản này. Nhờ đó, nhân viên có thể dành nhiều thời gian hơn cho công việc có ý nghĩa và giá trị cao, thúc đẩy thành công trong kinh doanh.
📖 Đọc thêm: Làm thế nào để đo lường năng suất tại nơi làm việc?
Các phương pháp tốt nhất để tính năng suất 🛠
Đo lường năng suất là hiểu được doanh nghiệp thu được bao nhiêu kết quả từ nỗ lực đầu tư. Một công thức tính năng suất rõ ràng giúp các nhà lãnh đạo đánh giá hiệu suất, tối ưu hóa quy trình làm việc và đưa ra quyết định dựa trên dữ liệu.
1. Công thức năng suất cơ bản
Cách đơn giản nhất để đo lường năng suất là tính toán sản lượng được tạo ra cho mỗi đơn vị đầu vào:
Năng suất = Tổng sản lượng ÷ Tổng đầu vào
Phương pháp này được sử dụng rộng rãi vì nó cung cấp một cái nhìn tổng quan nhanh chóng về hiệu quả. Tuy nhiên, nó không cho thấy toàn bộ bức tranh, mà bỏ qua các yếu tố như chất lượng, độ phức tạp và nỗ lực.
Hãy xem xét một nhóm tiếp thị nội dung:
- Họ đăng 50 bài viết blog mỗi tháng với 5 tác giả
- Sử dụng công thức: 50 ÷ 5 = 10 bài viết cho mỗi người viết
Thoạt nhìn, điều này có vẻ hiệu quả. Nhưng công thức này có cho bạn biết nội dung có hấp dẫn, được nghiên cứu kỹ lưỡng hay thúc đẩy chuyển đổi không?
Một nhà văn có thể sản xuất 15 bài viết vội vàng, chất lượng thấp, trong khi một nhà văn khác có thể tạo ra 5 bài viết chất lượng cao, tối ưu hóa SEO, thu hút lưu lượng truy cập và khách hàng tiềm năng.
Công thức này hữu ích cho việc so sánh nhanh, nhưng nên kết hợp với các phương pháp đo lường năng suất khác để đánh giá tác động thực sự của công việc đã hoàn thành.
📖 Xem thêm: Cách Giảm Thiểu Mệt Mỏi với Các Chiến Lược Tổ Chức
2. Công thức tính năng suất lao động
Lý tưởng nhất, năng suất lao động đo lường mức độ hiệu quả của giờ làm việc của nhân viên chuyển thành sản lượng:
Năng suất lao động = Giá trị sản lượng ÷ Số giờ làm việc
Phương pháp này rất quan trọng trong các ngành công nghiệp mà hiệu quả thời gian ảnh hưởng trực tiếp đến lợi nhuận, chẳng hạn như sản xuất, bán lẻ hoặc dịch vụ khách hàng.
Ví dụ:
- Một nhà máy sản xuất 1.000 đơn vị trong một tuần
- Nhân viên đã làm việc tổng cộng 500 giờ
- 1.000 ÷ 500 = 2 đơn vị mỗi giờ
Tỷ lệ năng suất cao hơn có nghĩa là nhân viên đang làm việc hiệu quả, trong khi số thấp hơn cho thấy sự kém hiệu quả như lãng phí thời gian, quy trình làm việc kém hoặc thiếu kỹ năng.
Tuy nhiên, những con số thô không thể phản ánh toàn bộ thực tế. Hai công nhân lắp ráp sản phẩm với tốc độ như nhau có thể có cách làm việc hoàn toàn khác nhau. Một người có thể làm việc nhanh hơn nhưng tạo ra nhiều lỗi, trong khi người kia đảm bảo chất lượng sản phẩm cao với ít lỗi nhất.
Đó là lý do tại sao việc theo dõi giờ làm việc hiệu quả cùng với hiệu suất và chất lượng của nhân viên là điều cần thiết để có cái nhìn toàn diện về hiệu quả của lực lượng lao động.
👀 Bạn có biết? Henry Ford đã cách mạng hóa năng suất lao động vào năm 1913 bằng cách giới thiệu dây chuyền lắp ráp di động đầu tiên.
Sự đổi mới này đã giảm thời gian sản xuất một chiếc Model T từ 12 giờ xuống còn 93 phút, tăng sản lượng đột phá và định nghĩa lại hiệu quả trong sản xuất.
Đây là một ví dụ hoàn hảo cho thấy năng suất lao động không chỉ là số giờ làm việc mà còn là việc tối ưu hóa các quy trình để hoàn thành nhiều việc hơn với cùng một nỗ lực.
Các công thức này rất hữu ích, nhưng năng suất phụ thuộc vào hiệu quả, chất lượng và tác động. Các doanh nghiệp chỉ dựa vào dữ liệu đầu ra mà không xem xét các yếu tố thúc đẩy hiệu suất thực tế sẽ có nguy cơ đưa ra quyết định sai lầm.
Mục tiêu là theo dõi các chỉ số năng suất phù hợp với thành công kinh doanh thay vì chỉ đo lường công việc đã hoàn thành.
📖 Đọc thêm: Các yếu tố hàng đầu ảnh hưởng đến năng suất tại nơi làm việc
3. Công thức năng suất đa yếu tố
Năng suất không thể luôn được hình dung bằng một biến số duy nhất. Một số ngành công nghiệp đòi hỏi một cách tiếp cận toàn diện để đạt được hiệu quả. Công thức năng suất đa yếu tố đánh giá nhiều yếu tố đầu vào để đo lường hiệu suất kinh doanh tổng thể:
Năng suất đa yếu tố = Tổng sản lượng ÷ (Đầu vào lao động + Đầu vào vốn + Đầu vào nguyên vật liệu)
Phương pháp này đặc biệt hữu ích trong các ngành logistics, sản xuất và dịch vụ, nơi nhiều nguồn lực ảnh hưởng đến kết quả đầu ra.
Ví dụ: một công ty logistics muốn cải thiện hiệu quả vận chuyển hàng hóa. Thay vì chỉ theo dõi sản lượng của nhân viên, họ phân tích:
- Đầu vào lao động: Số giờ làm việc của nhân viên kho và tài xế
- Đầu tư vốn: Đầu tư vào nâng cấp đội xe và phần mềm giao hàng
- Nguyên vật liệu đầu vào: Chi phí liên quan đến nhiên liệu, bao bì và quản lý hàng tồn kho
Bằng cách sử dụng các phép đo năng suất đa yếu tố, công ty nhận ra rằng sự chậm trễ trong giao hàng không phải do nhân viên làm việc kém hiệu quả, mà là do công nghệ định tuyến lỗi thời. Thay vì thuê thêm tài xế, họ đầu tư vào tối ưu hóa tuyến đường dựa trên AI, giúp giảm chi phí đồng thời tăng số lượng hàng hóa vận chuyển mỗi ngày.
Công thức này giúp các doanh nghiệp xác định yếu tố nào có ảnh hưởng lớn nhất đến năng suất, cho phép họ đưa ra các quyết định thông minh hơn, tiết kiệm chi phí hơn thay vì cho rằng càng nhiều nhân công thì sản lượng càng cao.
4. Năng suất yếu tố phần
Không giống như năng suất đa yếu tố, công thức năng suất yếu tố phần tách biệt một yếu tố đầu vào cụ thể. Chẳng hạn như lao động, vốn hoặc nguyên vật liệu, công thức này cung cấp một cách đánh giá hiệu quả tập trung hơn:
Năng suất một phần = Sản lượng ÷ Đầu vào cụ thể (ví dụ: Lao động hoặc Vốn)
Điều này đặc biệt hữu ích cho việc so sánh giữa các bộ phận hoặc đánh giá dựa trên vai trò.
Hãy tưởng tượng một công ty phát triển phần mềm muốn đánh giá hiệu quả làm việc của các nhà phát triển.
Thay vì đo lường sản lượng của toàn bộ công ty, họ theo dõi:
- Số tính năng được phát triển cho mỗi kỹ sư
- Số lỗi được khắc phục bởi mỗi tester kiểm thử chất lượng (QA)
- Số dòng mã sạch được viết bởi mỗi nhà phát triển
Thoạt nhìn, một nhà phát triển có vẻ năng suất hơn khi viết gấp đôi số dòng mã. Nhưng nếu xem xét kỹ hơn, sẽ thấy rằng một nửa công việc của họ cần được sửa đổi lớn, trong khi một nhà phát triển khác viết ít hơn nhưng chất lượng cao hơn, không có lỗi.
Bằng cách sử dụng năng suất yếu tố phần, các nhà lãnh đạo có thể so sánh năng suất trong các vai trò hoặc giữa các nhóm, xác định những nơi có thể cải thiện hiệu quả mà không hiểu sai các số liệu sản lượng thô.
📖 Cũng nên đọc: Mẹo cải thiện kỹ năng quản lý thời gian tại nơi làm việc
Tại sao các công thức này lại quan trọng?
Không có công thức năng suất nào có thể cho biết toàn bộ câu chuyện. Các doanh nghiệp chỉ dựa vào số lượng sản phẩm có thể bỏ qua những điểm không hiệu quả, phân bổ nguồn lực không hợp lý hoặc đầu tư vào các giải pháp sai lầm.
Sử dụng các phép đo năng suất đa yếu tố và yếu tố phần giúp các nhà lãnh đạo:
- Xác định các yếu tố thúc đẩy năng suất lớn nhất
- So sánh hiệu quả giữa các đầu vào, nhóm hoặc quy trình khác nhau
- Ra quyết định thông minh, dựa trên dữ liệu để tối ưu hóa hiệu suất của nhân viên
Năng suất không phải là làm việc nhiều hơn mà là làm việc thông minh hơn. Các tính toán chính xác đảm bảo rằng mọi đóng góp đều góp phần vào sự phát triển kinh doanh có ý nghĩa.
📖 Cũng nên đọc: Tự động hóa nhập dữ liệu có thể giúp bạn tiết kiệm thời gian và nỗ lực như thế nào
Làm thế nào để đo lường và tối ưu hóa năng suất của nhân viên? 💪
Hiểu cách tính năng suất của mỗi nhân viên chỉ là một nửa của phương trình. Điều thực sự quan trọng là sử dụng dữ liệu đó để thúc đẩy hiệu quả và tăng năng suất của nhân viên.
Nhiều doanh nghiệp gặp khó khăn trong việc đo lường hiệu quả của nhân viên vì các phương pháp theo dõi truyền thống tập trung vào thời gian làm việc thay vì tác động thực tế. Khóa học này sẽ giúp bạn kết hợp thông tin chi tiết dựa trên dữ liệu với các tối ưu hóa dựa trên AI để loại bỏ sự kém hiệu quả và nâng cao hiệu suất.
1. Đo lường năng suất của nhân viên bằng các chỉ số phù hợp
Để tính toán chính xác năng suất của nhân viên, các doanh nghiệp nên theo dõi:
- Chỉ số dựa trên sản lượng: Số công việc hoàn thành, số đơn vị sản phẩm hoặc dịch vụ cung cấp trên mỗi nhân viên
- Tỷ lệ hiệu quả năng suất: Công thức để xác định sản lượng được tạo ra so với nguồn lực đầu tư
- Phân tích dựa trên thời gian: Theo dõi số giờ làm việc hiệu quả so với thời gian dành cho các công việc lặp đi lặp lại giúp nêu bật những điểm không hiệu quả
Muốn nâng việc theo dõi năng suất lên một tầm cao mới?
Mẫu Báo cáo Năng suất Cá nhân của ClickUp cung cấp một thước đo có cấu trúc về hiệu suất của từng cá nhân.
Với mẫu này, bạn có thể:
- Theo dõi xu hướng năng suất theo thời gian thực
- Xác định các lĩnh vực cần cải thiện mà không cần can thiệp quá mức
- Tối ưu hóa phân phối khối lượng công việc để nâng cao hiệu quả
📖 Đọc thêm: Các doanh nghiệp có thể giúp nhân viên tăng năng suất như thế nào
2. Tối ưu hóa năng suất với AI và tự động hóa
Việc theo dõi thủ công và các điểm nghẽn trong quy trình làm lãng phí thời gian quý báu. Các công ty muốn tăng năng suất cần áp dụng tự động hóa dựa trên AI.
- Thông tin chi tiết dựa trên AI: Các công cụ như ClickUp Brain phân tích hoạt động của nhân viên và đề xuất các cách cải thiện quy trình làm việc
- Tự động hóa công việc: ClickUp Automations loại bỏ các công việc lặp đi lặp lại, giúp nhân viên tập trung vào công việc có tác động cao
- Phân bổ nguồn lực thông minh: Phân công công việc phù hợp cho đúng người giúp tránh tắc nghẽn và kiệt sức
Ví dụ: bạn có thể yêu cầu ClickUp Brain cung cấp bản tóm tắt hoặc báo cáo tức thì về kết quả công việc của một thành viên trong nhóm.
Các doanh nghiệp có thể sử dụng Mẫu phân bổ tài nguyên ClickUp để theo dõi năng suất hiệu quả hơn.
Mẫu này giúp:
- Cân bằng khối lượng công việc và tránh tình trạng nhân viên kiệt sức
- Phân bổ công việc hiệu quả dựa trên sức chứa của nhóm
- Cải thiện hiển thị dự án để lập kế hoạch tốt hơn
📖 Cũng nên đọc: Làm thế nào để sử dụng AI để tăng năng suất?
3. Tạo môi trường làm việc năng suất cao
Ngoài việc theo dõi và tự động hóa, các công ty có thể cải thiện hiệu suất của nhân viên bằng cách tạo ra môi trường làm việc tích cực hơn.
Các chiến lược bao gồm:
- Khuyến khích sự tham gia của nhân viên: Các nghiên cứu cho thấy nhân viên tham gia tích cực có nhiều khả năng đạt được mục tiêu và cung cấp những ý kiến giá trị hơn
- Giảm mâu thuẫn trong hợp tác: Sử dụng các công cụ quản lý dự án giúp các nhóm duy trì sự thống nhất và hiệu quả
- Ưu tiên công việc có ý nghĩa: Tự động hóa các công việc có giá trị thấp cho phép nhân viên dành nhiều thời gian hơn cho các công việc mang lại năng suất cao
Với các phương pháp đo lường năng suất phù hợp, các công cụ hỗ trợ AI và quy trình làm việc được tối ưu hóa, các doanh nghiệp có thể tăng năng suất của nhân viên, theo dõi tiến độ hiệu quả và mở rộng quy mô hoạt động mà không cần tuyển dụng thêm nhân sự.
Mẹo để cải thiện năng suất của nhân viên ⏱
Năng suất không tăng lên nhờ làm việc nhiều giờ hơn. Năng suất tăng lên nhờ làm việc hiệu quả hơn. Sự khác biệt giữa một nhóm làm việc hiệu quả và một nhóm gặp khó khăn thường nằm ở mức độ hỗ trợ nhân viên, mức độ trơn tru của quy trình công việc và liệu họ có điều kiện thích hợp để thành công hay không.
Nếu bạn muốn tăng năng suất của nhân viên, hãy tập trung vào năm thay đổi có tác động lớn sau đây:
1. Cắt giảm các yếu tố làm giảm năng suất trước khi chúng trở nên trầm trọng hơn
Thật dễ dàng để đổ lỗi cho sự thiếu nỗ lực khi năng suất thấp, nhưng thường thì nguyên nhân thực sự là do sự kém hiệu quả tại nơi làm việc.
Một số yếu tố tiềm ẩn làm giảm năng suất lớn nhất bao gồm:
- Ưu tiên không rõ ràng: Khi nhân viên không biết điều gì là quan trọng nhất, họ sẽ lãng phí thời gian vào những công việc có giá trị thấp
- Thay đổi công việc liên tục: Chuyển đổi giữa các công việc khác nhau làm mất tập trung và giảm năng suất tổng thể
- Cuộc họp không có mục đích rõ ràng: Lịch họp dày đặc có thể khiến bạn không có thời gian để thực hiện công việc thực tế
Để cải thiện năng suất, trước tiên cần loại bỏ sự kém hiệu quả, không chỉ yêu cầu sản lượng cao hơn.
📮ClickUp Insight: Monday blues? Hóa ra thứ Hai là ngày kém hiệu quả nhất trong tuần (không có ý chơi chữ), với 35% nhân viên cho rằng đây là ngày làm việc kém hiệu quả nhất của họ
Sự sụt giảm này có thể là do thời gian và năng lượng dành cho việc tìm kiếm các bản cập nhật và ưu tiên hàng tuần vào sáng thứ Hai. Một ứng dụng toàn diện cho công việc, như ClickUp, có thể giúp bạn giải quyết vấn đề này.
Ví dụ: ClickUp Brain, trợ lý AI tích hợp sẵn, có thể 'cập nhật' cho bạn tất cả các thông tin quan trọng và ưu tiên trong vài giây. 💁
2. Đặt công việc có tác động lớn làm mặc định
Nhân viên dành quá nhiều thời gian cho các công việc lặp đi lặp lại, công việc hành chính bận rộn và các hoạt động có giá trị thấp.
Để nâng cao hiệu quả:
- Giảm tải công việc: Nếu mọi việc đều khẩn cấp, thì không có việc gì được hoàn thành
- Phân công hiệu quả: Đảm bảo công việc phù hợp được hoàn thành bởi người phù hợp
- Sử dụng các công cụ thông minh để giảm thiểu công việc thủ công: Tự động hóa các quy trình đơn giản giúp tránh lãng phí thời gian không cần thiết
Khi nhân viên dành phần lớn thời gian cho công việc có giá trị cao, năng suất sẽ tự nhiên tăng lên.
📖 Cũng nên đọc: Các công cụ phần mềm theo dõi năng suất nhân viên tốt nhất
3. Năng suất phải đi đôi với tính bền vững
Các nhóm làm việc hiệu quả cao không chỉ sản xuất nhiều hơn, mà còn duy trì hiệu suất mà không bị kiệt sức. Điều đó đòi hỏi:
- Phân phối khối lượng công việc thực tế: Giao quá nhiều công việc cho nhân viên sẽ mang lại lợi ích ngắn hạn nhưng lâu dài sẽ dẫn đến suy giảm hiệu quả
- Tập trung vào công việc chuyên sâu: Tạo không gian làm việc không bị phân tâm, chất lượng cao giúp cải thiện kết quả tổng thể
- Khuyến khích hiệu quả, không chỉ nỗ lực: Nhân viên không nên cảm thấy rằng làm việc lâu hơn = làm việc tốt hơn
Năng suất bền vững có nghĩa là mang lại kết quả ổn định mà không ảnh hưởng đến sức khỏe của nhân viên.
4. Tạo trách nhiệm mà không cần quản lý chi tiết
Năng suất giảm khi nhân viên cảm thấy mình bị giám sát thay vì được tin tưởng.
Thay vì kiểm tra liên tục và giám sát cứng nhắc:
- Sử dụng dữ liệu để theo dõi tiến độ thay vì giả định: Các công cụ như Bảng điều khiển ClickUp cung cấp thông tin chi tiết theo thời gian thực về các nhiệm vụ đã hoàn thành, xu hướng năng suất và hiệu suất tổng thể của nhóm
- Đặt ra kỳ vọng rõ ràng ngay từ đầu để giảm thiểu sự nhầm lẫn: Khi nhân viên biết mục tiêu của mình, họ có thể tập trung vào các công việc hiệu quả thay vì suy đoán về các ưu tiên
- Trao quyền cho nhân viên để họ chủ động trong công việc: Sử dụng tính năng theo dõi khối lượng công việc trực quan để các nhóm có thể tự quản lý tiến độ mà không cần can thiệp liên tục
Nhân viên làm việc hiệu quả nhất khi họ cảm thấy tự chủ trong công việc của mình thay vì cảm thấy như đang hoàn thành danh sách công việc của người khác.
📖 Đọc thêm: Làm thế nào để cải thiện năng suất của nhóm?
5. Biến năng suất thành thói quen, không phải là động lực nhất thời
Năng suất không nên là phản ứng khi các nhóm chỉ tập trung vào hiệu quả khi thời hạn gấp rút.
Thay vào đó, các doanh nghiệp nên:
- Xây dựng quy trình làm việc có cấu trúc để giảm thiểu ma sát không cần thiết
- Khuyến khích việc học tập liên tục và cải tiến quy trình
- Xây dựng văn hóa nơi nhân viên chủ động tối ưu hóa công việc của mình
Các nhóm làm việc hiệu quả nhất luôn cải tiến phương pháp làm việc để đảm bảo hiệu quả là tiêu chuẩn.
Cải thiện năng suất có nghĩa là loại bỏ các trở ngại cản trở nhân viên làm việc hết mình. Khi doanh nghiệp tối ưu hóa quy trình công việc, giảm thiểu các yếu tố gây xao lãng và tạo ra nhịp độ làm việc bền vững, năng suất sẽ tăng lên một cách dễ dàng, không còn là công việc mệt mỏi.
Công thức để đạt được năng suất xuất sắc trong dài hạn
Để cải thiện năng suất của nhân viên, bạn cần tối ưu hóa quy trình làm việc, đo lường tác động và loại bỏ những yếu tố cản trở nhóm của bạn. Cách tiếp cận phù hợp, cho dù là thông qua công thức năng suất đa yếu tố, công thức năng suất tiêu chuẩn hay các chiến lược cải thiện năng suất, sẽ đảm bảo rằng mọi nỗ lực đều góp phần vào sự phát triển kinh doanh.
Khi các doanh nghiệp tính toán chính xác năng suất của nhân viên, họ sẽ phát hiện ra những điểm kém hiệu quả tiềm ẩn, tăng hiệu suất và thúc đẩy thành công có thể đo lường được. Đồng thời, họ cũng nâng cao sự hài lòng của nhân viên bằng cách tạo ra môi trường làm việc hiệu quả và bổ ích hơn.
🚀 Sẵn sàng nâng năng suất lên một tầm cao mới? Đăng ký ClickUp ngay hôm nay và trang bị cho nhóm của bạn những công cụ tốt nhất để theo dõi, tự động hóa và tối ưu hóa công việc.