Việc hoàn thành bài tập về nhà đúng hạn và kiếm được mức lương cao hơn có điểm gì chung? Cả hai đều phụ thuộc vào việc tăng năng suất. Ở trường, hoàn thành bài tập về nhà nhanh hơn có nghĩa là có nhiều thời gian chơi hơn, trong khi ở nơi làm việc, năng suất cao hơn có thể chuyển thành mức lương cao hơn và sự thăng tiến trong sự nghiệp.
Đối với các doanh nghiệp, tăng năng suất của nhân viên cũng quan trọng không kém. Điều này ảnh hưởng trực tiếp đến chi phí và lợi tức đầu tư (ROI). ROI cao hơn cho phép các công ty mở rộng quy mô và cung cấp mức lương cao hơn cho nhân viên.
Blog này khám phá cách tăng năng suất ở cấp độ kinh doanh và cá nhân cũng như tác động của chúng đối với nhau. Chúng ta sẽ thảo luận về các công cụ và chiến lược đã được thử nghiệm và kiểm chứng để làm việc hiệu quả và đạt được kết quả tốt hơn mà không nhất thiết phải dành nhiều thời gian hơn.
Hiểu về năng suất trong môi trường kinh doanh
Năng suất kinh doanh là hiệu quả mà một tổ chức chuyển đổi các yếu tố đầu vào, như lao động, vốn và nguyên vật liệu, thành các yếu tố đầu ra, như hàng hóa và dịch vụ. Năng suất kinh doanh đo lường mức độ hiệu quả mà các doanh nghiệp sử dụng nguồn lực để tối đa hóa sản lượng, nâng cao lợi nhuận và đạt được các mục tiêu của tổ chức.
Năng suất cao có nghĩa là doanh nghiệp có thể hợp lý hóa quy trình, đổi mới, tối ưu hóa hiệu suất, thúc đẩy lợi thế cạnh tranh và phát triển bền vững.
Nhiều yếu tố ảnh hưởng đến hiệu suất lao động, vốn và nguyên vật liệu, từ đó ảnh hưởng đến năng suất kinh doanh.
Các yếu tố ảnh hưởng đến năng suất của công ty
Các yếu tố năng suất ảnh hưởng đến chi phí vận hành doanh nghiệp và do đó, ảnh hưởng đến ROI của bạn. Một số yếu tố quan trọng nhất là:
- Môi trường làm việc
- Cơ hội phát triển nghề nghiệp và đào tạo
- Quy trình
- Cấu trúc lương
- Chương trình chăm sóc sức khỏe cho nhân viên
- Các sáng kiến về đa dạng hóa
- Công cụ, công nghệ và các yếu tố sản xuất tại nơi làm việc
- Ergonomics tại nơi làm việc
Bây giờ, hãy phân tích từng yếu tố này ảnh hưởng đến năng suất kinh doanh như thế nào:
Môi trường làm việc
Việc tiếp cận một nơi mà bạn có thể hợp tác, cạnh tranh và đồng cảm với đồng nghiệp là điều rất quan trọng, vì bạn dành gần một phần ba thời gian làm việc của mình ở đó. Môi trường như vậy giúp phát triển những thói quen lành mạnh, góp phần tạo ra lực lượng lao động năng suất cao.
Cơ hội phát triển nghề nghiệp và đào tạo
Nhân viên thích làm việc cho một tổ chức trả lương đúng hạn, nhưng họ yêu mến những nơi không ngừng nỗ lực để nuôi dưỡng và phát triển họ. Các chương trình phát triển chuyên môn và đào tạo là yếu tố thiết yếu cho sự phát triển của nhân viên.
Những chuyên gia chưa được đào tạo không chỉ ảnh hưởng đến năng suất tại nơi làm việc mà còn ảnh hưởng đến tinh thần của các nhân viên khác. Các nhân viên khác bắt đầu nghi ngờ các quyết định của ban quản lý và hình thành những ý tưởng tiêu cực. Nếu tình trạng này không được giải quyết, những nhân viên chăm chỉ có thể sẽ rời bỏ công ty, ảnh hưởng nghiêm trọng đến năng suất tại nơi làm việc.
Vì vậy, hãy chia sẻ kiến thức cần thiết với nhân viên mới để cùng phát triển trong công ty. Nhân viên cũ nên có nhiều cơ hội phát triển hơn trong suốt quá trình thăng tiến trong công ty.
Quy trình phù hợp
Việc cài đặt một quy trình rất phức tạp, nhưng một khi đã hoàn thành, đó có thể là một trong những trải nghiệm bổ ích nhất khi bạn thấy mọi người làm theo bước chân của mình và năng suất của họ tăng vọt.
Nếu các quy trình được thực hiện đúng, các hoạt động kinh doanh hàng ngày như tuyển dụng, đào tạo, đang theo dõi, quản lý và chấm dứt hợp đồng với nhân viên sẽ trở nên thật dễ dàng.
Cơ cấu lương hỗ trợ
Nhân viên của bạn có hóa đơn phải thanh toán, gia đình phải hỗ trợ và mục tiêu cá nhân phải đạt được.
Lợi ích tài chính từ công việc đóng vai trò quan trọng trong lý do họ gia nhập công ty của bạn. Thưởng cho nhân viên có thể là một công cụ thúc đẩy động lực. Giải thích cơ cấu lương và các tiêu chí thăng chức, tăng lương để hỗ trợ nỗ lực của họ.
Sức khỏe và phúc lợi của nhân viên
Cung cấp các nguồn lực và hỗ trợ để thể hiện sự quan tâm của bạn đối với sức khỏe thể chất và tinh thần của nhân viên.
Thực hiện các chương trình chăm sóc sức khỏe, cung cấp các lựa chọn thực phẩm lành mạnh và khuyến khích nhân viên ưu tiên sức khỏe của mình. Thúc đẩy lối sống lành mạnh hơn, như khuyến khích hoạt động thể chất, có thể tăng năng suất của nhân viên đáng kể và ngăn chặn các vấn đề nhỏ trở thành vấn đề lớn.
Sự đa dạng và tính bao trùm
Sự đa dạng và tính bao gồm tại nơi làm việc giúp tăng cường sự tham gia, sự hài lòng và năng suất của nhân viên. Thật tuyệt vời khi được trao đổi văn hóa, ẩm thực và quà tặng với những người có nền tảng khác nhau. Chúng ta học hỏi được rất nhiều từ sự trao đổi này; hơn thế nữa, mọi người đều cảm thấy được chấp nhận.
Tuyển dụng nhân viên có nền tảng đa dạng sẽ thúc đẩy tinh thần thuộc về tập thể và mang lại nhiều góc nhìn khác nhau, từ đó củng cố sự năng động của cả nhóm làm việc tại văn phòng và từ xa.
Công cụ, công nghệ và các yếu tố sản xuất tại nơi làm việc
Bạn không thể dùng tăm để chạm khắc đá. Giống như việc cần có người phù hợp cho công việc phù hợp, các công cụ phù hợp cũng cần thiết để đạt năng suất cao hơn.
Các công cụ công nghệ tiên tiến có khả năng đảm nhận các công việc hàng ngày lặp đi lặp lại, giúp nhân viên tập trung vào những việc quan trọng và tránh tình trạng kiệt sức do khối lượng công việc quá nhiều và thiếu hứng thú. Ví dụ: hệ thống trò chuyện kinh doanh dựa trên AI và trợ lý AI giúp hợp lý hóa giao tiếp, tự động tạo và phân công công việc từ các chủ đề cuộc hội thoại và email, đồng thời giúp quản lý thời gian hiệu quả hơn.
Ergonomics tại nơi làm việc
Các yếu tố môi trường như nhiệt độ, chất lượng không khí, ánh sáng, độ ẩm và bố cục không gian văn phòng giúp duy trì một không gian làm việc thoải mái và tiện lợi, từ đó thúc đẩy năng suất làm việc.
Giờ bạn đã biết các yếu tố ảnh hưởng đến năng suất tại nơi làm việc, hãy cùng tìm hiểu về năng suất thấp và năng suất cao.
Sự khác biệt giữa năng suất cao và thấp
Năng suất tăng có nghĩa là bạn hoàn thành nhiều việc hơn trong thời gian ngắn hơn và tiết kiệm chi phí cho công ty. Điều này bao gồm sử dụng hiệu quả các nguồn lực, cài đặt mục tiêu rõ ràng, ưu tiên các công việc có tác động lớn, quản lý thời gian tốt, thích ứng với thay đổi và nỗ lực cải tiến liên tục.
Ngược lại, năng suất thấp là điều ngược lại và có thể bị ảnh hưởng bởi những thách thức cá nhân và nghề nghiệp, điều này có thể cần thêm sự hỗ trợ và thấu hiểu.
Hành trình của mỗi người là duy nhất, và điều quan trọng là phải nhận ra và giải quyết các yếu tố đa dạng ảnh hưởng đến năng suất.
Dưới đây là so sánh để hiểu rõ hơn về tài nguyên năng suất cao và tài nguyên năng suất thấp:
| Yếu tố | Năng suất cao | Năng suất thấp |
| Sử dụng tài nguyên | Tận dụng tối đa thời gian, năng lượng và nguyên vật liệu để đạt được mục tiêu một cách hiệu quả | Thách thức trong việc sử dụng tài nguyên hiệu quả |
| Định hướng mục tiêu | Tập trung vào các mục tiêu rõ ràng và nỗ lực có định hướng | Có thể gặp khó khăn trong việc duy trì hướng đi hoặc sự thống nhất, dẫn đến nỗ lực phân tán |
| Xếp hạng công việc theo mức độ ưu tiên | Đảm bảo các công việc quan trọng được ưu tiên để đạt hiệu quả tối đa | Có thể gặp khó khăn trong việc sắp xếp thứ tự ưu tiên, dẫn đến tập trung vào những công việc ít tác động hơn |
| Quản lý thời gian | Sử dụng các công cụ để lên lịch và giảm thiểu các yếu tố gây xao lãng để duy trì tiến độ công việc | Có thể gặp khó khăn trong việc quản lý thời gian và duy trì sự tập trung |
| Khả năng thích ứng | Thể hiện sự linh hoạt trong việc xử lý thay đổi và thách thức mới | Có thể bạn cảm thấy khó khăn khi thích nghi với những thay đổi và ưa chuộng các phương pháp quen thuộc |
| Cải tiến liên tục | Tìm kiếm các phương pháp để nâng cao hiệu suất và tối ưu hóa quy trình | Có thể ít động lực để tìm kiếm cải tiến hoặc thay đổi quy trình hiện tại |
Các chiến lược để tăng năng suất kinh doanh
Tăng năng suất kinh doanh không chỉ là giải pháp nhanh chóng; đó là sự kết hợp cân bằng giữa thành công ngắn hạn và lợi ích dài hạn để tối đa hóa năng suất. Hãy khám phá cách bạn có thể tăng năng suất ngay hôm nay và thiết lập kinh doanh để thành công trong tương lai.
Xem xét và đặt mục tiêu rõ ràng
Thiết lập các mục tiêu cụ thể, rõ ràng và các mục tiêu có thể đo lường, đạt được để hướng dẫn các nhà lãnh đạo và nhóm kinh doanh của bạn và theo dõi tiến độ. Xác định nhu cầu trước mắt và kế hoạch phát triển dài hạn để kinh doanh phát triển mạnh mẽ. Sử dụng các mục tiêu ngắn hạn để giải quyết nhu cầu trước mắt và các mục tiêu dài hạn để thúc đẩy tăng trưởng bền vững.
Phát triển nhân viên và cơ hội học tập liên tục
Đầu tư vào các chương trình đào tạo và phát triển để duy trì kỹ năng và động lực của nhân viên. Học tập liên tục thúc đẩy sự đổi mới, khuyến khích tinh thần hoàn thành công việc và hỗ trợ thành công lâu dài.
Vai trò của cố vấn và huấn luyện
Thực hiện các chương trình hướng dẫn cá nhân hóa và nâng cao kỹ năng. Giúp nhân viên tìm kiếm người hướng dẫn trong tổ chức.
Thưởng cho việc hướng dẫn, khi các mentor giàu kinh nghiệm giúp nhân viên vượt qua thách thức và phát triển chuyên môn. Sự phát triển chuyên môn liên tục giúp nhân viên duy trì động lực và tăng tỷ lệ giữ chân nhân viên.
Tầm quan trọng của các chương trình chăm sóc sức khỏe và tinh thần
Các nhà tuyển dụng thúc đẩy các chương trình chăm sóc sức khỏe đảm bảo nhóm nhân viên luôn khỏe mạnh, hạnh phúc và làm việc hiệu quả.
Bạn có thể theo dõi khối lượng công việc của nhân viên và đầu tư vào các nguồn lực như các lớp học thể dục và các phiên quản lý căng thẳng để thể hiện sự quan tâm của bạn, giống như chương trình WorkingWell của Amazon. Họ có các sáng kiến nhằm nâng cao sức khỏe thể chất và tinh thần của nhân viên. Họ cung cấp các bài tập thiền, khu vực tập thể dục, giáo dục sức khỏe và các dịch vụ chăm sóc sức khỏe, với mục tiêu giảm 50% tỷ lệ chấn thương vào năm 2025. Chương trình này kết hợp công nghệ và phản hồi để hỗ trợ lực lượng lao động khỏe mạnh và năng suất hơn.
Ưu tiên công việc và quản lý thời gian
Hướng dẫn và giúp nhân viên sắp xếp công việc theo thứ tự ưu tiên thông qua Ma trận ưu tiên Eisenhower (sắp xếp công việc theo mức độ khẩn cấp và tầm quan trọng trong ma trận 2×2) và các chiến lược quản lý thời gian, chẳng hạn như các phiên làm việc tập trung, để giúp họ duy trì năng suất, tập trung và hoàn thành công việc đúng hạn.
Khuyến khích nhân viên đóng góp ý kiến và công nhận thành tích
Cung cấp và tìm kiếm phản hồi thường xuyên. Điều này sẽ cải thiện quy trình, xác định vấn đề và ghi nhận đóng góp để nâng cao tinh thần làm việc.
Xây dựng sự đồng cảm vào văn hóa doanh nghiệp và tăng cường sự tham gia của nhân viên
Xây dựng văn hóa công ty tích cực, coi trọng sự hợp tác, tôn trọng và hòa nhập.
Cải thiện sự gắn kết giữa các nhân viên thông qua các hoạt động xây dựng nhóm và giao tiếp minh bạch, cởi mở trong suốt quá trình làm việc.
Phân công công việc và thúc đẩy tinh thần đồng đội
Bạn không thể làm mọi việc một mình, cho dù bạn có tài năng đến đâu.
Phân công công việc dựa trên thế mạnh của từng cá nhân và khuyến khích làm việc nhóm để tận dụng các kỹ năng đa dạng.
Hướng dẫn cách giao việc hiệu quả và khuyến khích hợp tác để tạo ra quy trình làm việc hiệu quả và phát triển các giải pháp sáng tạo.
Công việc từ xa và năng suất kinh doanh
Công việc từ xa có thể mang lại năng suất cao và tiết kiệm chi phí.
Flex Index và Boston Consulting Group đã nghiên cứu hơn 500 công ty đại chúng và phát hiện ra rằng các công ty hoàn toàn linh hoạt có mức tăng trưởng doanh thu trung bình 21% từ năm 2020 đến năm 2022, gấp bốn lần so với các công ty ít linh hoạt hơn.
Tìm kiếm và cung cấp quyền truy cập vào các công cụ phù hợp có thể giúp bạn áp dụng công việc từ xa.
Đặt ra các kỳ vọng rõ ràng, tiến hành kiểm tra thường xuyên, không xâm phạm quyền riêng tư và sử dụng các công cụ hợp tác ảo như ClickUp để duy trì năng suất và kết nối.
Xây dựng môi trường làm việc cạnh tranh và sáng tạo
Tạo ra một môi trường làm việc tuyệt vời có nghĩa là cân bằng giữa cạnh tranh và hỗ trợ.
Ví dụ, Google khuyến khích sự đổi mới thông qua các sáng kiến như "20% Time", trong đó nhân viên có thể dành một phần thời gian làm việc trong tuần cho các dự án cá nhân. Chính sách này đã dẫn đến sự ra đời của các sản phẩm thành công như Gmail và AdSense.
Người sử dụng lao động nên xây dựng văn hóa khen thưởng sự sáng tạo và không dung thứ hành vi tiêu cực. Cách tiếp cận này giúp tăng năng suất và thúc đẩy thành công của công ty.
Mẹo để tránh những yếu tố thường làm giảm năng suất
Tất cả chúng ta đều gặp phải những trở ngại trong năng suất, nhưng biết cách vượt qua chúng là chìa khóa quan trọng. Dưới đây là một số mẹo thiết thực để giữ cho quy trình làm việc của bạn diễn ra suôn sẻ và hiệu quả:
- Sự trì hoãn: Chia công việc thành các bước nhỏ hơn và đặt thời hạn để đảm bảo tiến độ
- Kiệt sức: Hãy nghỉ ngơi thường xuyên và khuyến khích nhân viên làm điều tương tự để duy trì sự cân bằng giữa công việc và cuộc sống
- Xao nhãng do mạng xã hội: Đặt hẹn giờ và cảnh báo để giới hạn thời gian sử dụng mạng xã hội trong giờ làm việc hoặc sử dụng trình chặn ứng dụng để tập trung vào công việc
- Cuộc họp quá nhiều: Thiết lập chương trình nghị sự để hợp lý hóa các cuộc họp, đảm bảo chúng tập trung và cần thiết. Tuân thủ lịch trình để tôn trọng thời gian của mọi người. Không ai thích các phiên họp kéo dài
- Quá tải thông tin: Xếp hạng ưu tiên và chia nhỏ thông tin thành các phần nhỏ để xử lý nhận thức tốt hơn. Điều này sẽ đảm bảo nhân viên có thể xử lý các chi tiết cần thiết và hoàn thành tốt công việc của mình
Vai trò của công nghệ trong việc tăng năng suất kinh doanh
Trước đây, chúng tôi đã khám phá các khía cạnh khác nhau của năng suất kinh doanh, chẳng hạn như những yếu tố ảnh hưởng đến năng suất và những chiến lược có thể được triển khai để cải thiện năng suất.
Bước tiếp theo, chúng ta sẽ tìm hiểu về phần mềm tự động hóa và các ứng dụng năng suất, học cách đo lường năng suất chính xác, cải thiện năng suất và xem xét vai trò của phân tích.
Tự động hóa để hợp lý hóa các công việc lặp đi lặp lại
Forbes báo cáo rằng tự động hóa và trí tuệ nhân tạo có thể tăng năng suất lên 40%.
Tự động hóa các công việc thường ngày là một trong những lý do chính khiến các tổ chức thúc đẩy AI để cải thiện năng suất.
McKinsey cho biết các công cụ Gen-AI hiện tại và các công nghệ tự động hóa liên quan có thể tự động hóa các hoạt động công việc chiếm 60 đến 70% thời gian của bạn. Những công việc lặp đi lặp lại này thường bao gồm nhập dữ liệu, sắp xếp tệp, cài đặt cuộc họp, v.v.
Ngày nay, AI có thể phân tích lượng dữ liệu khổng lồ cho bạn, giúp bạn đơn giản hóa các quy trình và thậm chí trả lời các truy vấn tiêu chuẩn của khách hàng một cách nhân văn nhất có thể. Điều này giúp nhân viên có thêm thời gian để tập trung vào các công việc đòi hỏi nhiều khả năng nhận thức hơn, từ đó cải thiện năng suất đáng kể.
Ứng dụng năng suất cho kết quả tốt hơn
Trước thời đại của các ứng dụng đám mây, các công ty đã dành nhiều thời gian và công sức để ghi chép trạng thái hiện tại trên những đống giấy tờ vô tận và brainstorming ý tưởng để tăng năng suất. Dần dần, những đống giấy tờ được thay thế bằng những bảng Excel cồng kềnh chứa đầy các tính toán và dự đoán.
May mắn thay, hiện nay có những giải pháp tốt hơn, hiệu quả hơn và nhanh chóng hơn để phân tích quy trình làm việc và xác định cách tối ưu hóa chúng.
Các ứng dụng năng suất và cộng tác dựa trên đám mây (và được hỗ trợ bởi AI) như ClickUp đã giúp cuộc sống trở nên dễ dàng hơn trong môi trường công việc nhịp độ nhanh. Đây là lý do tại sao:
- Quy trình làm việc thông minh, hợp lý và sắp xếp ưu tiên: ClickUp biến đổi việc quản lý nhiệm vụ bằng cách sắp xếp các việc cần làm một cách thông minh. Với ClickUp, việc theo dõi nhiệm vụ, cài đặt mục tiêu và giám sát tiến độ trở nên dễ dàng. Nó cho phép bạn tập trung vào các vấn đề quan trọng và tránh bị sa lầy vào các công việc quản trị lặp đi lặp lại
- Cải thiện sự hợp tác và trách nhiệm: Dễ dàng kết nối với nhóm của bạn bằng chế độ xem Trò chuyện và ứng dụng nhắn tin của ClickUp. Chia sẻ thông tin cập nhật, đặt câu hỏi và ghi lại cuộc hội thoại để mọi người luôn đồng bộ và hợp tác hiệu quả từ mọi nơi. Các công cụ quản lý dự án giúp tăng cường trách nhiệm bằng cách phân định rõ ràng trách nhiệm của từng người. Chúng thúc đẩy sự đóng góp hiệu quả, tôn vinh thành tích và hỗ trợ sự phát triển của nhân viên
- Quản lý thời gian hiệu quả và linh hoạt: Các ứng dụng theo dõi thời gian cho biết bạn đã sử dụng thời gian của mình như thế nào, giúp bạn phát hiện những điểm không hiệu quả và tối ưu hóa lịch trình để đạt năng suất cao nhất. Công nghệ cung cấp các công cụ thiết yếu để duy trì sự hấp dẫn và năng suất của công việc từ xa, dẫn đến sự hài lòng trong công việc và kết quả tốt hơn.
Đọc thêm: 25 ứng dụng và phần mềm năng suất tốt nhất năm 2024
Đo lường và cải thiện năng suất
Năng suất trong kinh doanh đề cập đến sự nhanh nhạy và cải tiến liên tục.
Do đó, phân tích là yếu tố thiết yếu để theo dõi và đo lường năng suất. Với thông tin chi tiết về dữ liệu, bạn có thể xem thời gian đã sử dụng, xác định chính xác những điểm không hiệu quả và theo dõi các chỉ số quan trọng như tỷ lệ hoàn thành công việc và hiệu suất của nhân viên theo nhóm và bộ phận. Cách tiếp cận dựa trên dữ liệu này giúp bạn đưa ra quyết định sáng suốt, tối ưu hóa quy trình và duy trì sự cải thiện năng suất.
Bắt đầu bằng cách cài đặt các mục tiêu rõ ràng, có thể đo lường được.
Các chỉ số năng suất chính bao gồm sản lượng mỗi giờ, tỷ lệ hoàn thành dự án và chất lượng công việc.
- Năng suất mỗi giờ: Đo lường công việc hoàn thành trong một khoảng thời gian nhất định
- Tỷ lệ hoàn thành dự án: Theo dõi tần suất các dự án được hoàn thành đúng hạn
- Chất lượng công việc: Để xác định chất lượng công việc, bạn có thể đánh giá tỷ lệ chấp thuận và xếp hạng của các công việc đã hoàn thành
- Theo dõi thời gian: Xác định thời gian được phân bổ cho các công việc
Việc theo dõi và phân tích các chỉ số này sẽ giúp bạn hiểu được năng suất và thực hiện những thay đổi cần thiết.
Sử dụng ClickUp để cải thiện năng suất kinh doanh
Cho đến nay, chúng ta đã thảo luận về các yếu tố khác nhau ảnh hưởng đến năng suất kinh doanh và cách cải thiện chúng. Trong cuộc thảo luận này, chúng ta đã phát hiện ra tầm quan trọng của các công cụ theo dõi năng suất trong việc thúc đẩy tăng trưởng năng suất tích cực.
Hãy cùng khám phá các tính năng khác nhau của ClickUp có thể giúp bạn cải thiện năng suất.
Theo dõi thời gian
Các tính năng theo dõi thời gian dự án của ClickUp giúp quản lý thời gian dự án trở nên dễ dàng.
Dưới đây là cách thực hiện:
- Bộ hẹn giờ tích hợp: Bạn có thể bắt đầu và dừng bộ hẹn giờ trực tiếp trong công việc để ghi lại thời gian đã sử dụng một cách chính xác. Điều này đảm bảo theo dõi chính xác giờ làm việc
- Mục nhập thời gian thủ công: Nếu bạn quên khởi động đồng hồ bấm giờ, bạn có thể thêm thời gian thủ công. Tính linh hoạt này đảm bảo rằng tất cả thời gian làm việc đều được ghi lại
- Báo cáo thời gian: Tạo báo cáo chi tiết để phân tích phân bổ thời gian cho các công việc và dự án của bạn. Những thông tin chi tiết này có thể giúp bạn xác định xu hướng năng suất
- Tích hợp: Đồng bộ với các công cụ phổ biến như Toggl, Harvest và Time Doctor để tích hợp theo dõi thời gian liền mạch. Điều này đảm bảo bạn có thể tiếp tục sử dụng các ứng dụng ưa thích của mình
- Giờ làm việc tính phí: Theo dõi giờ làm việc tính phí của nhóm và quản lý hóa đơn một cách dễ dàng. Tính năng này giúp đơn giản hóa cách bạn lập hóa đơn cho khách hàng và quản lý tài chính hiệu quả
Quản lý công việc
Các tính năng Quản lý nhiệm vụ của ClickUp giúp xử lý các công việc hàng ngày trở nên thú vị và hiệu quả hơn!
Dưới đây là cách nó nâng cao quy trình làm việc của bạn:
- Chế độ xem nhiệm vụ có thể tùy chỉnh: Hình dung các nhiệm vụ của bạn theo cách của bạn với Danh sách, Bảng, Lịch, Gantt và nhiều Chế độ xem tùy chỉnh khác trong Clickup. Điều chỉnh chế độ xem để phù hợp với bất kỳ phong cách dự án và báo cáo nào
- Phân cấp công việc: Chia nhỏ các dự án lớn thành các phần dễ quản lý với các công việc con và danh sách kiểm tra. Tạo các mối phụ thuộc để phân phối công việc trong dự án một cách hiệu quả
- Công cụ cộng tác: Thúc đẩy tinh thần làm việc nhóm và hệ thống phản hồi mang tính xây dựng với các nhận xét quan trọng, tệp đính kèm và chỉnh sửa thời gian thực. Mọi người luôn đồng bộ!
- Ưu tiên: Đánh thẻ nhiệm vụ là Khẩn cấp, Cao, Bình thường hoặc Thấp bằng cách sử dụng Ưu tiên nhiệm vụ ClickUp để xác định trực quan những việc cần chú ý trước tiên
Các tính năng mạnh mẽ của ClickUp đảm bảo mọi khía cạnh công việc của bạn được tổ chức, sắp xếp theo thứ tự ưu tiên và thực hiện hiệu quả.
Tự động hóa tùy chỉnh
Các tính năng tự động hóa của ClickUp cho phép bạn xây dựng các quy trình làm việc phức tạp, tự động hóa với nhiều kích hoạt và hành động if-then. Một số lợi ích lớn nhất bao gồm:
- Tự động hóa dựa trên AI: Với ClickUp Brain, tự động hóa quy trình làm việc trở nên dễ dàng cho bất kỳ nhóm nào. Chỉ cần cho AI biết bạn muốn tự động hóa gì bằng các lệnh ngôn ngữ tự nhiên, và xem nó nhanh chóng thiết lập tự động hóa quy trình làm việc tùy chỉnh cho bất kỳ Không gian, Thư mục hoặc Danh sách công việc nào. Thật dễ dàng!
- Kích hoạt tự động hóa có thể tùy chỉnh: Tự động chuyển công việc khi trạng thái của chúng được cập nhật. Bạn sẽ nhận được thông báo hoặc phân công lại công việc khi thời hạn đến gần. Bạn cũng có thể tự động hóa các hành động dựa trên sự thay đổi ưu tiên
- Hành động tự động: Phân công công việc ngay lập tức cho các thành viên trong nhóm, tự động tạo công việc mới dựa trên các điều kiện cụ thể và giữ mọi người luôn cập nhật thông tin với các cảnh báo tự động
- Mẫu sẵn có: Bắt đầu công việc nhanh chóng với các mẫu tự động hóa sẵn có. Điều chỉnh các mẫu năng suất để phù hợp với nhu cầu công việc độc đáo của bạn
- Tích hợp với các công cụ khác: Kết nối với các ứng dụng như Slack và Google Drive để tự động hóa trên các nền tảng và đảm bảo truyền dữ liệu trơn tru giữa ClickUp và các công cụ khác
- Quản lý công việc định kỳ: Tự động tạo và phân công công việc định kỳ để mọi việc diễn ra theo đúng kế hoạch
Các tính năng tự động hóa của ClickUp giúp công việc của bạn trở nên dễ dàng và hiệu quả hơn. Tự động hóa các công việc nhàm chán giúp tiết kiệm thời gian, giảm lỗi và giúp nhóm của bạn tập trung vào các hoạt động có tác động lớn.
Hướng dẫn
Tính năng Tài liệu của ClickUp là một công cụ mạnh mẽ để tăng cường hợp tác trong việc lập tài liệu và cải thiện năng suất kinh doanh. Với Tài liệu, bạn và nhóm của bạn có thể cùng nhau tạo và chỉnh sửa tài liệu trong thời gian thực, tập trung thông tin quan trọng để truy cập nhanh hơn, và liên kết các nhiệm vụ, hình ảnh và video trực tiếp với các tài liệu quan trọng để có quy trình làm việc liền mạch.
Các mẫu năng suất ClickUp được lựa chọn cẩn thận để giúp bạn bắt đầu
Tạo mẫu có nghĩa là gán một khung cho bất kỳ công việc hoặc thiết kế nào để nó có thể được sao chép hoặc lặp lại. Sau đó, bạn có thể sử dụng AI năng suất để tự động thực hiện các công việc lặp lại. Bạn có thể khám phá thư viện tự động hóa của ClickUp và lựa chọn từ hơn 100 mẫu được thiết kế sẵn để giải quyết các công việc lặp đi lặp lại nhất của bạn.
Bất kể bạn đang tự động phân công nhiệm vụ, đăng bình luận, cập nhật trạng thái hay di chuyển Danh sách công việc, ClickUp đã hợp lý hóa quy trình để bạn không phải lo lắng.
Mẫu năng suất của ClickUp
Cho dù bạn đang phải xoay xở nhiều dự án, muốn quản lý công việc cá nhân hay theo dõi các mục tiêu dài hạn, Mẫu năng suất của ClickUp sẽ giúp bạn.
Được thiết kế để hợp lý hóa quy trình làm việc và nâng cao năng suất, mẫu này bao gồm mọi khía cạnh quản lý công việc với các tính năng trực quan và tùy chọn có thể tùy chỉnh.
Mẫu này bao gồm:
- Thư mục tùy chỉnh: Để quản lý và phân tách các công việc cá nhân và công việc chuyên môn, bạn có các thư mục Quản lý công việc, Quản lý cuộc sống cá nhân, Dự án, Tài nguyên, Công việc tồn đọng và Mục tiêu hàng tháng (Thư mục sprint)
- Danh sách tùy chỉnh: Để hợp lý hóa các công việc, bạn có các danh sách được sắp xếp cẩn thận trong mỗi Thư mục tùy chỉnh: Quản lý công việc (Hộp thư đến công việc, Mục tiêu tăng trưởng năm tài chính 2023, Câu lạc bộ sách, Cuộc họp) Quản lý cuộc sống cá nhân (Danh sách mua sắm, Mua, Liên hệ quan trọng) Dự án (Dự án 1 & 2) Tài nguyên (Nội dung nội bộ, Nội dung bên ngoài) Công việc tồn đọng (Công việc tồn đọng của dự án) Mục tiêu hàng tháng (Mục tiêu hàng tháng [1] – [Ngày sprint])
- Quản lý công việc (Hộp thư đến công việc, Mục tiêu tăng trưởng năm tài chính 2023, Câu lạc bộ sách, Cuộc họp)
- Quản lý cuộc sống cá nhân (Danh sách mua sắm, Danh sách cần mua, Danh bạ quan trọng)
- Dự án (Dự án 1 & 2)
- Tài nguyên (Nội dung nội bộ, Nội dung bên ngoài)
- Backlog (Dự án tồn đọng)
- Mục tiêu hàng tháng (Mục tiêu hàng tháng [1] – [Ngày sprint])
- Trạng thái danh sách: Mỗi danh sách trên có trình theo dõi trạng thái giúp theo dõi và sắp xếp tiến độ Hộp thư đến công việc (Việc cần làm, Đang tiến hành, Tạm dừng, Khối và Hoàn thành), Mục tiêu tăng trưởng năm tài chính 2023 (Mục tiêu, Đã hoàn thành và Hoàn thành), Câu lạc bộ sách (Đang đọc, Đang tiến hành, Tạm dừng và Hoàn thành) và Cuộc họp (Cuộc họp đột xuất, Cuộc họp thường kỳ và Hoàn thành)
- Chế độ xem tùy chỉnh: Để dễ dàng truy cập, có hai chế độ xem linh hoạt và riêng biệt. Đó là Chế độ xem danh sách (Lọc và sắp xếp công việc theo các bộ lọc như hôm nay, 7 ngày tới, hàng tuần và danh sách chính) và Chế độ xem lịch trên Danh sách cuộc họp (Theo dõi các cuộc họp của bạn với chế độ xem lịch và đồng bộ với Lịch Google)
- Quản lý công việc (Hộp thư đến công việc, Mục tiêu tăng trưởng năm tài chính 2023, Câu lạc bộ sách, Cuộc họp)
- Quản lý cuộc sống cá nhân (Danh sách mua sắm, Danh sách cần mua, Danh bạ quan trọng)
- Dự án (Dự án 1 & 2)
- Tài nguyên (Nội dung nội bộ, Nội dung bên ngoài)
- Backlog (Dự án tồn đọng)
- Mục tiêu hàng tháng (Mục tiêu hàng tháng [1] – [Ngày sprint])
Với Mẫu năng suất của ClickUp, bạn có thể quản lý mọi khía cạnh của công việc và mục tiêu một cách liền mạch, đảm bảo bạn luôn có tổ chức, tập trung và năng suất.
Mẫu báo cáo năng suất cá nhân của ClickUp
Hoàn hảo cho các freelancer và doanh nhân, Mẫu báo cáo năng suất cá nhân của ClickUp cho phép bạn theo dõi tiến độ hàng ngày, hàng tuần hoặc hàng tháng.
Đây là mẫu Danh sách công việc bao gồm:
- Trạng thái tùy chỉnh: Để theo dõi tiến độ, hãy đánh dấu trạng thái công việc như Hoàn thành, Đang tiến hành và Việc cần làm
- Trường Tùy chỉnh: Bốn thuộc tính tùy chỉnh khác nhau, chẳng hạn như thanh toán, loại công việc, tiến độ và thời gian thực hiện, có thể được sử dụng để lưu trữ thông tin công việc quan trọng và nhanh chóng hiển thị dữ liệu năng suất
- Chế độ xem tùy chỉnh: Để tất cả thông tin dễ dàng truy cập và sắp xếp, hãy mở bốn chế độ xem riêng biệt trong các cài đặt ClickUp khác nhau, chẳng hạn như Lịch, Bảng thanh toán, Danh sách ưu tiên và Hướng dẫn bắt đầu
- Quản lý dự án: Nâng cao khả năng theo dõi năng suất cá nhân của bạn với các tính năng quản lý dự án như theo dõi thời gian, thẻ, cảnh báo phụ thuộc, email và hơn thế nữa
Mẫu năng suất cá nhân của ClickUp
Nếu bạn đang gặp khó khăn trong việc cân bằng cuộc sống và công việc và cần tăng năng suất của công ty, Mẫu năng suất cá nhân của ClickUp là dành cho bạn. Mẫu này giúp bạn loại bỏ các hoạt động lãng phí thời gian và duy trì sự tập trung và động lực cho các nhiệm vụ quan trọng nhất của bạn.
Mẫu Năng suất Cá nhân của ClickUp còn cho phép bạn tạo bảng tầm nhìn!
Mẫu Không gian này bao gồm:
- Trạng thái tùy chỉnh: Sử dụng 15 trạng thái độc đáo, chẳng hạn như Bữa ăn đã lên kế hoạch, Mua ở chợ thịt, Công thức nấu ăn, Đã có nguyên liệu và Hoàn thành
- Trường tùy chỉnh: Sắp xếp và gán các công việc cá nhân để theo dõi tiến độ rõ ràng
- Chế độ xem tùy chỉnh: Truy cập nhanh các nhiệm vụ bằng cách sử dụng chế độ xem Danh sách và Bảng trong các cấu hình ClickUp khác nhau
- Quản lý dự án: Tăng cường theo dõi năng suất cá nhân với các tính năng như thông báo thời gian thực, sao chép công việc, sắp xếp thư mục và lên lịch công việc
Công việc từ xa và năng suất kinh doanh
Forbes báo cáo rằng một trong ba nhân viên làm việc từ xa cảm thấy năng suất hơn khi làm việc hoàn toàn từ xa. Báo cáo này cũng cho biết 98% nhân viên đã yêu cầu nhà tuyển dụng cho phép họ làm việc từ xa ít nhất một thời gian và nhà tuyển dụng đồng ý trong hầu hết các trường hợp.
Những số liệu thống kê này thật sự mở mang tầm mắt khi nhà tuyển dụng hỗ trợ thay đổi hoạt động kinh doanh để tăng tính linh hoạt và tiện lợi. Khi được thực hiện đúng, làm việc từ xa có thể tăng cường hiệu quả và sự hài lòng trong công việc.
Tuy nhiên, điều này không phải là không có thách thức — hãy nghĩ đến việc quản lý năng suất, thúc đẩy giao tiếp hiệu quả và chăm sóc sức khỏe thể chất và tinh thần của bản thân và nhóm của bạn.
Giải quyết trực tiếp những vấn đề này là rất quan trọng để tối đa hóa hiệu quả hoạt động và phát triển mạnh mẽ trong môi trường làm việc từ xa.
Lợi ích của các lựa chọn làm việc từ xa và lịch làm việc linh hoạt
Công việc từ xa và lịch làm việc linh hoạt đang thay đổi nơi làm việc, mang lại những lợi ích thú vị cho tất cả mọi người.
Lợi ích đối với nhân viên là rõ ràng: cân bằng cuộc sống và công việc tốt hơn nhờ khả năng thiết kế không gian làm việc và lên lịch làm việc phù hợp với cuộc sống của mình. Sự linh hoạt này giúp giảm căng thẳng và ngăn ngừa kiệt sức, cho phép bạn dành nhiều thời gian hơn cho gia đình.
Ngoài ra, giờ làm việc linh hoạt giúp bạn có thể cân bằng công việc cá nhân và công việc chuyên môn một cách hiệu quả hơn, từ đó tiết kiệm đáng kể chi phí đi lại và chăm sóc con cái.
Nhiều nhân viên làm việc từ xa nhận thấy họ làm việc hiệu quả hơn khi làm việc tại nhà không có yếu tố gây xao lãng so với khi làm việc tại văn phòng. Báo cáo của Owl Labs 2023 cho thấy 90% nhân viên làm việc từ xa có năng suất tương đương, nếu không muốn nói là cao hơn so với đồng nghiệp làm việc tại văn phòng.
Đối với nhà tuyển dụng, công việc từ xa giúp thu hút nhân tài hàng đầu từ khắp nơi trên thế giới, cho phép bạn tiếp cận lực lượng lao động đa dạng và có kỹ năng, đồng thời giảm tỷ lệ thay đổi nhân sự.
Bạn có thể tiết kiệm chi phí quản lý như không gian văn phòng và tiện ích, cho phép bạn đầu tư vào các công cụ giúp tăng năng suất và hỗ trợ sức khỏe của nhân viên. Với công nghệ phù hợp, chẳng hạn như phần mềm hội nghị truyền hình, công cụ quản lý dự án, nền tảng giao tiếp, lưu trữ đám mây và VPN, bạn có thể giữ cho nhóm làm việc từ xa của mình kết nối và gắn kết, đồng thời tăng năng suất và hiệu quả.
Áp dụng tính linh hoạt và các lựa chọn làm việc từ xa không chỉ là một xu hướng; đó là một cách hiệu quả để tạo ra trải nghiệm công việc năng động, hiệu quả và thỏa mãn hơn.
Cách giải quyết các thách thức về năng suất trong môi trường làm việc từ xa
Công việc từ xa có những khó khăn riêng, nhưng bạn có thể biến những thách thức này thành thành công với các chiến lược phù hợp! Dưới đây là cách khắc phục những trở ngại về năng suất và duy trì sự phát triển của nhóm:
Vượt qua những yếu tố gây xao nhãng
- Thiết kế không gian làm việc hoàn hảo: Với 50% nhân viên làm việc từ xa phải đối mặt với những yếu tố gây xao lãng tại nhà, việc thiết lập một không gian làm việc riêng biệt là một bước thay đổi quan trọng. Điều này giúp bạn tập trung và hoàn thành danh sách công việc cần làm!
Tăng cường giao tiếp
- Sử dụng các công cụ cộng tác hàng đầu: Giao tiếp là một vấn đề quan trọng. 9 trong 10 nhân viên cảm thấy khó khăn khi nói lên ý kiến tại nơi làm việc, và gần 2 trong 3 nhân viên cảm thấy như vậy khi làm việc từ xa. Đầu tư vào các công cụ như Zoom, Microsoft Teams hoặc Slack để mọi người luôn kết nối và đồng bộ.
- Tổ chức các cuộc họp thường xuyên: Đừng để nhóm của bạn cảm thấy bị cô lập. Lên lịch các cuộc họp thường xuyên và các cuộc họp nhóm để duy trì năng lượng và đảm bảo mọi người đều hiểu rõ công việc!
Tăng năng suất và sự tham gia
- Sử dụng các công cụ quản lý dự án: 40% nhân viên và quản lý làm việc từ xa cho rằng quản lý công việc là một việc khó khăn. Các công cụ như ClickUp là trợ thủ đắc lực của bạn. Chúng sẽ giúp bạn dễ dàng tổ chức, theo dõi và đạt được mục tiêu của mình!
- Đặt mục tiêu và kỳ vọng rõ ràng: Đặt kỳ vọng rõ ràng về hiệu suất; mục tiêu và kỳ vọng rõ ràng sẽ chỉ đường cho bạn. Giữ cho mọi người luôn có động lực và tập trung vào những việc quan trọng.
Bằng cách giải quyết những thách thức về năng suất này với các chiến lược phù hợp — không gian làm việc chuyên dụng, giao tiếp xuất sắc, phần mềm quản lý dự án hàng đầu, hỗ trợ sức khỏe và các nguồn lực thiết yếu — bạn sẽ tạo ra một môi trường làm việc từ xa nơi nhóm của bạn có thể tỏa sáng!
Ảnh hưởng của sức khỏe thể chất và tinh thần đến việc giải quyết hiệu quả hoạt động và năng suất trong công việc từ xa
Sự chuyển đổi sang làm việc từ xa trong thời kỳ đại dịch đã cho thấy tầm quan trọng của việc tập trung vào sức khỏe thể chất và tinh thần để duy trì năng suất cao.
Hãy cùng khám phá những yếu tố này ảnh hưởng đến hiệu quả hoạt động như thế nào và những việc cần làm để tăng cường hiệu quả!
- Cảnh báo kiệt sức: Flexjobs báo cáo rằng 76% nhân viên làm việc từ xa gặp vấn đề về sức khỏe tâm thần. Thiếu tương tác trực tiếp và sự pha trộn giữa công việc và cuộc sống gia đình đã làm tăng mức độ căng thẳng, khiến việc duy trì năng suất trở nên khó khăn hơn. Rõ ràng: giải quyết vấn đề sức khỏe tâm thần không chỉ là điều tốt đẹp mà còn là điều cần thiết!
- Cân bằng cuộc sống và công việc: Báo cáo trên cũng cho biết 37% nhân viên làm việc từ xa làm việc nhiều giờ hơn bao giờ hết. Cuộc đấu tranh để tách biệt công việc và cuộc sống cá nhân là có thật. Sự mất cân bằng này có thể dẫn đến mệt mỏi về tinh thần và ảnh hưởng đến hiệu quả công việc nói chung. Khóa học? Tìm cách tạo ra ranh giới rõ ràng và hỗ trợ nhóm của bạn trong việc quản lý khối lượng công việc
- Di chuyển hoặc mất việc: Khảo sát của Upright năm 2022 cho thấy 54% nhân viên làm việc từ xa và kết hợp tin rằng thời gian di chuyển trong ngày làm việc của họ đã giảm 50% trở lên trong năm qua. Ngồi lâu có thể gây đau lưng và các vấn đề khác cản trở năng suất. Khuyến khích nghỉ giải lao thường xuyên và hoạt động thể chất có thể mang lại hiệu quả đáng kể! Đầu tư vào thiết lập văn phòng tại nhà tiện lợi và các chương trình chăm sóc sức khỏe có thể giúp giải quyết những vấn đề này và duy trì năng suất cao.
Sẵn sàng tăng năng suất gấp 10 lần với ClickUp?
Giờ đây, bạn đã biết cách tăng năng suất của công ty. Điều này đòi hỏi một cách tiếp cận đa chiều, bao gồm nhiều khía cạnh khác nhau, như môi trường làm việc hiệu quả hơn, phát triển nhân viên và sức khỏe tổng thể.
Tập trung vào các yếu tố như môi trường làm việc, phát triển nghề nghiệp, quy trình có cấu trúc, lương thưởng công bằng và sức khỏe của nhân viên có thể tạo ra một bầu không khí thuận lợi để nâng cao năng suất và thành công trong kinh doanh.
Sử dụng các công cụ như ClickUp có thể giúp hợp lý hóa hoạt động và tối ưu hóa hiệu suất hơn nữa.
Đăng ký ClickUp ngay hôm nay và trao quyền cho nhóm của bạn để đạt được nhiều thành tựu hơn nữa!