Các quy trình làm việc của bạn không hoàn toàn thủ công, nhưng cũng không hoàn toàn được tự động hóa. Và khoảng trống giữa hai trạng thái này đang gây ra sự cản trở.
Các công việc lặp đi lặp lại vẫn chiếm dụng thời gian của nhóm, quy trình phê duyệt bị chậm trễ, và các công cụ AI hoặc gây ra nhiễu loạn hoặc không chuyển giao công việc một cách chính xác. Các nhóm có kích thước trung bình thường phải đối mặt với thách thức đặc biệt này.
Các quy trình làm việc được tự động hóa có thể giải quyết vấn đề này, nhưng chỉ khi bạn biết cách tích hợp AI ở đâu, nơi sự phán đoán của con người là cần thiết, và cách kết nối các công cụ phù hợp.
Trong bài viết này, chúng ta sẽ tìm hiểu về bộ công cụ AI phù hợp cho các quy trình làm việc bán tự động hóa và những trường hợp cần sự can thiệp của phán đoán con người. 💪
P.S. Chúng ta cũng sẽ tìm hiểu cách các công cụ như ClickUp được tích hợp vào đây! 🪢
Sự trỗi dậy của các quy trình làm việc được tự động hóa
Sự phát triển của các quy trình làm việc bán tự động hóa là phản ứng trực tiếp trước sự phức tạp ngày càng tăng của công việc hiện đại.
Khi các nhóm kết hợp phải quản lý giao tiếp phân phối, các bước chuyển giao lặp đi lặp lại và khối lượng dữ liệu ngày càng tăng, các quy trình làm việc hoàn toàn thủ công không còn có thể theo kịp.
Đó chính là nơi tự động hóa bán tự động phát huy tác dụng. Nó kết hợp hiệu quả của tự động hóa với khả năng thích ứng của sự giám sát của con người.
Một số xu hướng đã thúc đẩy sự phát triển này:
- AI không còn là công nghệ thử nghiệm: Các hệ thống thông minh hiện đã được tích hợp vào các công cụ hàng ngày.
- Sự phối hợp thủ công đang làm kiệt sức các nhóm: Các cập nhật và kiểm tra liên tục làm phân tán sự tập trung, tạo ra nhu cầu về các phương pháp để tối ưu hóa giao tiếp.
- Hợp tác đa chức năng đang trở nên thách thức: Khi các dự án trải rộng qua các nhóm marketing, vận hành và sản phẩm, nhu cầu về công nghệ có thể kết nối các nỗ lực phân tán bằng cách định tuyến công việc và tóm tắt tiến độ ngày càng gia tăng.
- Các nhóm làm việc kết hợp và từ xa đang thay đổi nhịp độ công việc: Múi giờ phân tán và lịch trình không đồng bộ đòi hỏi các giải pháp duy trì bối cảnh và động lực xuyên suốt các ranh giới địa lý và thời gian.
📮 ClickUp Insight: 45% người lao động đã từng nghĩ đến việc sử dụng tự động hóa, nhưng chưa thực hiện.
Các yếu tố như thời gian giới hạn, sự không chắc chắn về công cụ tốt nhất và sự lựa chọn quá nhiều có thể khiến người dùng e ngại khi bắt đầu bước đầu tiên trong quá trình tự động hóa. ⚒️
Với các tác nhân AI dễ dàng xây dựng và lệnh dựa trên ngôn ngữ tự nhiên, ClickUp giúp bạn dễ dàng bắt đầu với tự động hóa. Từ việc tự động phân công công việc đến tóm tắt dự án do AI tạo ra, bạn có thể khai thác sức mạnh của tự động hóa và thậm chí tạo ra các tác nhân AI tùy chỉnh trong vài phút — mà không cần thời gian học hỏi.
💫 Kết quả thực tế: QubicaAMF đã giảm thời gian báo cáo xuống 40% bằng cách sử dụng các bảng điều khiển động và biểu đồ tự động hóa của ClickUp, biến hàng giờ công việc thủ công thành thông tin thời gian thực.
Quy trình làm việc tự động hóa bán phần là gì?
Quy trình công việc bán tự động là các quy trình công việc mà trách nhiệm được chia sẻ giữa nhân viên con người và hệ thống tự động hóa.
Trong thiết lập này, một số công việc lặp đi lặp lại hoặc định kỳ được xử lý bởi phần mềm tự động hóa công việc, trong khi con người vẫn giữ quyền kiểm soát đối với việc ra quyết định, đánh giá tình huống và xử lý các trường hợp ngoại lệ.
Tự động hóa bán tự động so với tự động hóa hoàn toàn
Sự khác biệt giữa tự động hóa bán tự động và tự động hóa hoàn toàn thường phụ thuộc vào một yếu tố chính: mức độ kiểm soát mà bạn giữ lại so với mức độ bạn giao phó cho máy móc.
Hãy tìm hiểu sự khác biệt:
| Aspect | Tự động hóa bán tự động | Tự động hóa hoàn toàn |
| Định nghĩa | Máy xử lý quy trình tự động hóa các tác vụ lặp đi lặp lại, trong khi con người can thiệp để đưa ra quyết định hoặc xác minh. | Một hệ thống mà trong đó máy móc thực hiện toàn bộ quy trình từ đầu đến cuối với ít hoặc không cần sự can thiệp của con người. |
| Sự tham gia của con người | Cao; Người dùng xem xét, phê duyệt hoặc hướng dẫn kết quả tại các giai đoạn được định trước. | Thấp; Vai trò của con người giới hạn ở việc thiết lập hệ thống hoặc xử lý các trường hợp ngoại lệ. |
| Khả năng thích ứng | Dễ dàng điều chỉnh cho các quy tắc hoặc ưu tiên mới. | Cứng nhắc. Các thay đổi yêu cầu lập trình lại hoặc cấu hình lại hoàn toàn. |
| Phù hợp nhất cho | Các trường hợp khẩn cấp, phê duyệt sáng tạo, định tuyến vé hoặc bất kỳ công việc nào yêu cầu phán đoán của con người. | Di chuyển dữ liệu, khớp hóa đơn hoặc các quy trình làm việc lặp đi lặp lại với logic cố định. |
| Ưu điểm | Cung cấp tính linh hoạt, giám sát theo ngữ cảnh và điều chỉnh nhanh chóng. | Đảm bảo tốc độ, tính nhất quán và khả năng triển khai quy mô lớn. |
| Nhược điểm | Chậm hơn một chút do các điểm kiểm tra thủ công. | Rủi ro bỏ sót các chi tiết tinh tế, lỗi do tự động hóa quá mức và giảm khả năng hiển thị. |
Nơi các quy trình làm việc được tự động hóa phát huy hiệu quả
Tự động hóa bán tự động phù hợp với các công việc diễn ra nhanh chóng, đòi hỏi sự phán đoán và bối cảnh vẫn đóng vai trò quan trọng. Thay vì loại bỏ con người, nó tái định vị họ vào những vị trí mà họ mang lại giá trị cao nhất, chẳng hạn như phân tích, kiểm tra và ra quyết định.
Dưới đây là cách thức áp dụng trong thực tế:
- Nhóm tiếp thị: AI soạn thảo bản tóm tắt chiến dịch hoặc chú thích, nhưng các nhà tiếp thị sẽ tinh chỉnh giọng điệu và hoàn thiện nội dung. Bạn có thể tự động hóa các quy trình như gắn thẻ tài sản và định tuyến, đồng thời duy trì các vòng kiểm duyệt để đảm bảo tính nhất quán của thương hiệu và tuân thủ quy định.
- Nhóm vận hành: Các quy trình tự động hóa sẽ kích hoạt cập nhật khi xảy ra trễ hoặc sự cố, trong khi quản lý sẽ xác minh nguyên nhân gốc rễ trước khi các hành động được phê duyệt.
- Nhóm thiết kế: AI đề xuất bố cục, tạo bản phác thảo nhanh hoặc tổ chức các chủ đề phản hồi, trong khi các nhà thiết kế chịu trách nhiệm hoàn thiện các thiết kế cuối cùng.
- Đội ngũ hỗ trợ và IT: Các phiếu yêu cầu đến sẽ được tự động phân loại và nâng cấp dựa trên mức độ nghiêm trọng, nhưng các chuyên gia con người sẽ xác nhận các trường hợp nâng cấp quan trọng và cung cấp phản hồi cuối cùng.
Xem quy trình làm việc của nhóm marketing tại đây. 👇🏼
Các đặc điểm chính của quy trình làm việc được tự động hóa một phần
Mỗi quy trình làm việc bán tự động hóa hoạt động theo một nhịp độ dự đoán được. Một yếu tố nào đó kích hoạt quy trình, một người xác nhận nó, và AI duy trì quy trình hoạt động một cách thông minh.
Các thành phần này giúp hệ thống hoạt động mượt mà đồng thời vẫn cho phép kiểm soát ở những nơi quan trọng:
- Triggers: Khởi động hoặc cập nhật quy trình khi các điều kiện đã định trước được đáp ứng (ví dụ: Mức độ nghiêm trọng = Nghiêm trọng, Vi phạm thỏa thuận cấp độ dịch vụ (SLA) của khách hàng, hoặc Thiết kế sẵn sàng để xem xét). Triggers hoạt động như tín hiệu kích hoạt quy trình làm việc.
- Logic điều kiện: Thêm các đường dẫn 'nếu-thì' để định hướng công việc khác nhau dựa trên đầu vào. Ví dụ: tự động phân công các vấn đề có ưu tiên cao cho các nhân viên cấp cao trong khi các vấn đề có ưu tiên thấp được chuyển đến hàng đợi tự phục vụ.
- Điểm kiểm tra của con người: Xác định các giai đoạn kiểm tra để phê duyệt, chỉnh sửa hoặc quyết định thủ công, đảm bảo rằng mọi quy trình tự động hóa vẫn có bối cảnh và trách nhiệm.
- Hỗ trợ AI: Sử dụng AI để tóm tắt cuộc họp, trích xuất công việc hoặc tự động tạo danh sách kiểm tra theo dõi, tiết kiệm thời gian đồng thời đảm bảo độ chính xác.
- Vòng lặp học tập: Đưa kết quả (phê duyệt, từ chối, chỉnh sửa) trở lại hệ thống để cải thiện độ chính xác của tự động hóa theo thời gian.
- Danh sách theo dõi: Ghi lại mọi tác vụ kích hoạt tự động, kết quả đầu ra của AI và hành động của con người để báo cáo minh bạch và đang theo dõi tuân thủ.
🔍 Bạn có biết? Năm 1946, Delmar S. Harder, Phó Chủ tịch phụ trách Sản xuất của Công ty Ford Motor, Hoa Kỳ, đã đặt ra thuật ngữ ‘tự động hóa’. Đây là một ‘tên gọi’ để mô tả các máy móc có thể thực hiện các chuỗi công việc sản xuất mà không cần sự kiểm soát trực tiếp của con người.
Lợi ích của các quy trình làm việc được tự động hóa
Tự động hóa bán tự động cung cấp một lộ trình có cấu trúc giữa công việc thủ công và kiểm soát hoàn toàn bằng máy móc. Đối với các nhóm quản lý các tình huống khẩn cấp, giải pháp trung gian này mang lại những lợi ích có thể đo lường được như:
- Sở hữu cân bằng: Con người vẫn chịu trách nhiệm về các quyết định trong khi máy móc xử lý việc định tuyến và thay đổi trạng thái.
- Hiệu quả toàn diện: Các công việc lặp đi lặp lại được tự động hóa, giải phóng nhóm cho các công việc yêu cầu sự phán đoán hoặc sáng tạo.
- Hợp tác linh hoạt: Tự động hóa bán tự động hỗ trợ nhiều thành viên trong nhóm làm việc song song bằng cách quản lý các phụ thuộc công việc và định tuyến.
- Quy trình linh hoạt: Các quy trình điều chỉnh động theo sự thay đổi của điều kiện, mà không cần phải thay đổi toàn bộ hệ thống.
- Tác động rõ rệt: Các chỉ số như thời gian thực hiện, chu kỳ giải quyết và số bước phê duyệt đang được theo dõi để cung cấp cho lãnh đạo những thông tin có giá trị để đưa ra quyết định.
- Độ chính xác cao hơn và ít lỗi hơn: Tự động hóa áp dụng các quy tắc nhất quán và xử lý dữ liệu, giảm thiểu rủi ro sai sót do con người gây ra.
- Tập trung tốt hơn vào con người: Khi tự động hóa xử lý các phần dự đoán được, nhóm của bạn có thể tập trung vào các quyết định, trường hợp ngoại lệ và sự sáng tạo thay vì phải theo dõi liên tục.
- Khả năng mở rộng mà không cần tăng số lượng nhân viên: Khi khối lượng công việc tăng lên, bộ công cụ bán tự động hóa cho phép bạn xử lý khối lượng lớn hơn mà không cần tăng đáng kể số lượng nhân viên.
🔍 Bạn có biết? Hầu hết các công cụ AI mà bạn đăng ký sử dụng đều không được tận dụng. Mặc dù các công ty đầu tư vào hàng chục giải pháp AI, nhưng 91% nhân viên chỉ sử dụng từ một đến bốn công cụ mỗi tuần. Thậm chí đáng chú ý hơn, gần 45% nhóm đã từ bỏ các công cụ AI mà họ đã áp dụng trong năm qua. Hiện tượng này, được gọi là " sự lan tràn của công cụ AI", nhấn mạnh tầm quan trọng của việc lựa chọn bộ công cụ AI phù hợp và tích hợp các công cụ thực sự hòa nhập vào quy trình làm việc của bạn.
Những yếu tố nào làm nên một bộ công cụ AI lý tưởng cho tự động hóa bán tự động
Hệ thống AI của bạn là nền tảng vận hành cho quy trình tự động hóa. Hệ thống này phải tích hợp, kích hoạt, thông báo, tương tác với con người và hiển thị mọi bước trong quy trình.
Hãy tìm hiểu năm yếu tố quan trọng định hình một bộ công cụ AI lý tưởng cho các quy trình tự động hóa bán phần. 💁
Tính linh hoạt trong tích hợp
Trong các quy trình làm việc bán tự động, bối cảnh là yếu tố quan trọng nhất, và bối cảnh thực sự có nghĩa là thu thập dữ liệu từ nhiều công cụ AI, hệ thống và định dạng khác nhau. Nếu bộ công cụ của bạn không thể kết hợp các nguồn dữ liệu thành một thể thống nhất, bạn sẽ chỉ có tự động hóa mà không có sự hiểu biết sâu sắc.
Các tính năng quan trọng cần ưu tiên:
- Các đường ống dữ liệu thống nhất đồng bộ hóa các công cụ CRM, quản lý vé, trò chuyện và phân tích dữ liệu theo thời gian thực.
- Kiến trúc API-first hoặc dựa trên iPaaS để mở rộng hệ thống dễ dàng và tích hợp plug-and-play.
- Khả năng xử lý dữ liệu (có cấu trúc, không có cấu trúc và bán cấu trúc) mà không cần các quy trình làm việc riêng biệt.
🧠 Thú vị: Hệ thống tự động hóa đầu tiên được ghi chép lại có nguồn gốc từ Hy Lạp cổ đại. Vào khoảng năm 250 TCN, kỹ sư Ctesibius đã tạo ra một chiếc đồng hồ nước có thể tự động nạp nước và phát ra tiếng chuông.
Đây là cách nó trông như thế nào!
Lớp tự động hóa tùy chỉnh
Không có hai quy trình làm việc nào giống nhau, và tự động hóa cứng nhắc có thể gây hại nhiều hơn lợi. Tự động hóa bán tự động phát huy hiệu quả khi các quy tắc có thể thích ứng và con người có thể can thiệp. Hệ thống của bạn nên cho phép logic thông minh nhưng không bao giờ tuyệt đối.
Các ứng dụng thực tiễn bao gồm:
- Các điều kiện kích hoạt hoạt động ngay lập tức khi các tiêu chí đã được cài đặt trước (như SLA hoặc mức độ nghiêm trọng) được đáp ứng.
- Tùy chọn can thiệp thủ công khi điểm tin cậy giảm xuống dưới ngưỡng an toàn.
- Quy tắc leo thang theo lớp xác định thời điểm tự động hóa quy trình dừng lại và sự phán đoán của con người tiếp quản.
Xử lý dữ liệu thời gian thực
Khi các quyết định phụ thuộc vào các đầu vào động, như việc nâng cấp hỗ trợ hoặc thay đổi kho hàng, hệ thống của bạn phải phân tích và hành động ngay lập tức.
Các yếu tố cốt lõi hỗ trợ tính linh hoạt bao gồm:
- Dòng dữ liệu liên tục, để logic và suy luận AI diễn ra ngay khi sự kiện xảy ra.
- Bảng điều khiển và cảnh báo thời gian thực phản ánh điều kiện hiện tại thay vì các bản chụp tĩnh.
- Quyết định trực tiếp cho việc phê duyệt, nâng cấp hoặc định tuyến mà không cần làm mới thủ công.
🧠 Thú vị: Internet ban đầu cũng bắt đầu như một quy trình làm việc được tự động hóa. Dự án ARPANET (1969) đã tự động định tuyến các gói thông tin kỹ thuật số giữa các máy tính kết nối.
Thiết kế có sự tham gia của con người
Tự động hóa bán tự động hoạt động hiệu quả nhất khi con người vẫn nắm quyền kiểm soát kết quả. Thiết kế hệ thống nên hiển thị cho người dùng tầm nhìn rõ ràng và các cách thức can thiệp dễ dàng, thay vì chỉ quan sát một cách thụ động.
Dưới đây là cách nó nên hoạt động:
- Thêm các điểm kiểm tra tại các khoảng thời gian đã định. Ví dụ, sau khi tự động phân công một vé P0, cần có sự xác minh của con người trước khi giải quyết cuối cùng.
- Hiển thị lý do xử lý của hệ thống (tại sao công việc được chuyển đến đây?) để con người tin tưởng và hiểu rõ về tự động hóa.
- Cung cấp các cơ chế dự phòng an toàn để chuyển các trường hợp ngoại lệ đến con người trước khi các hành động quan trọng diễn ra.
Tính minh bạch và khả năng truy vết
Mọi quyết định (của con người hoặc máy móc) đều phải có thể truy vết, ghi lại và giải thích được. Nếu không, bạn sẽ mất khả năng hiển thị cách các kết quả được đạt được.
Đây là những yếu tố làm nên sự vững chắc của nó:
- Ghi lại mọi hoạt động, bao gồm kích hoạt trigger, quyết định định tuyến, can thiệp của con người và thời gian hoàn thành.
- Quản lý phiên bản cho các quy tắc tự động hóa và lời nhắc mô hình AI, giúp bạn theo dõi những thay đổi và thời điểm thực hiện.
- Bảng điều khiển quản trị dành cho lãnh đạo, hiển thị các quy trình tự động hóa đang chạy, quyết định thành công/thất bại và can thiệp của con người.
🔍 Bạn có biết? Năm 1801, Joseph-Marie Jacquard đã cách mạng hóa ngành dệt may bằng cách phát minh ra máy dệt điều khiển bằng thẻ đục lỗ, sử dụng các lỗ mã để tự động hóa các mẫu vải. Phát minh này đã truyền cảm hứng cho các thiết kế của Charles Babbage về máy tính lập trình đầu tiên.
Cách xây dựng bộ công cụ AI cho các quy trình làm việc bán tự động hóa (Bước bằng bước)
Xây dựng một quy trình làm việc tự động hóa đòi hỏi bạn phải sắp xếp một cách có hệ thống phần mềm quy trình làm việc, các quy trình và cơ chế giám sát.
Hãy nhớ rằng mục tiêu của bạn là xác định những lĩnh vực mà máy móc có thể phát huy tối đa khả năng và những lĩnh vực mà sự phán đoán của con người vẫn là yếu tố thiết yếu.
Hãy bắt đầu ngay! ✔️
Bước #1: Phân tích quy trình làm việc hiện tại và xác định các yếu tố kích hoạt tự động hóa
Bắt đầu bằng cách đánh giá các quy trình hiện có để xác định các công việc lặp đi lặp lại, dựa trên quy tắc, tốn thời gian nhưng không yêu cầu tư duy chiến lược.
Dưới đây là danh sách kiểm tra ngắn gọn cho bạn trước khi tạo bản đồ quy trình:
- Những công việc nào diễn ra hàng ngày hoặc hàng tuần với các mẫu lặp lại nhất quán?
- Những điểm tắc nghẽn nào xảy ra do việc chuyển giao thủ công hoặc mục nhập?
- Những quyết định nào tuân theo logic có thể dự đoán được (ví dụ: nếu hóa đơn vượt quá $5.000, chuyển lên bộ phận tài chính)?
Sau khi xác định, ghi chép chính xác điểm kích hoạt, thời điểm công việc nên bắt đầu hoặc tiếp tục. Điểm kích hoạt này trở thành điểm khởi đầu của tự động hóa. Ví dụ, điểm kích hoạt có thể là ‘khi biểu mẫu được gửi’ hoặc ‘khi trạng thái thay đổi trong cơ sở dữ liệu’.
💡 Mẹo chuyên nghiệp: Sử dụng ClickUp Bảng trắng để lập bản đồ quy trình làm việc của bạn.
Bắt đầu bằng cách tạo sơ đồ quy trình làm việc bằng các hình dạng và kết nối kéo-thả để thể hiện cách công việc di chuyển giữa các nhóm. Sử dụng màu sắc hoặc biểu tượng nhanh để vẽ các bước lặp lại trông giống như đã sẵn sàng cho tự động hóa và thêm các làn bơi hoặc cột để thể hiện quyền sở hữu, giúp việc chuyển giao và trì hoãn dễ dàng nhận ra hơn.
Bước #2: Xác định các điểm kiểm tra của con người và các cổng quyết định
Thay vì để tự động hóa quyết định mọi thứ, bạn có thể chỉ định nơi cần thực hiện kiểm tra, phê duyệt hoặc xử lý ngoại lệ.
Dưới đây là một số loại điểm kiểm tra chính:
- Các bước phê duyệt: Nơi cần có người xem xét và phê duyệt trước khi thực hiện hành động (ví dụ: bộ phận tài chính phê duyệt khoản chi phí trước khi thanh toán).
- Xử lý ngoại lệ: Nơi tự động hóa chuyển các trường hợp bất thường đến chuyên gia (ví dụ: hóa đơn thiếu dữ liệu được chuyển đến thành viên trong nhóm thay vì thất bại im lặng).
- Kiểm tra chất lượng mã: Nơi các kết quả đầu ra được xác minh trước khi tiếp tục (ví dụ: các bản tóm tắt do AI tạo ra được kiểm tra độ chính xác trước khi gửi cho khách hàng)
Tạo một sơ đồ luồng đơn giản minh họa các bước tự động hóa và các điểm tiếp xúc cần sự can thiệp của con người.
Ví dụ, trong quy trình phê duyệt nội dung: AI tóm tắt phản hồi > trình chỉnh sửa con người xem xét và phê duyệt > tự động hóa đăng tải. Điều này giúp con người được thông báo tại các thời điểm quan trọng.
🔍 Bạn có biết? Bài báo năm 1950 của Alan Turing Computing Machinery and Intelligence miêu tả một bài kiểm tra mà máy móc có thể mô phỏng quá trình suy luận của con người. Bài báo này đã nêu rõ nền tảng triết học cho việc ra quyết định trong quy trình làm việc AI trước khi nó tồn tại.
Bước #3: Lựa chọn công cụ dựa trên nhu cầu cốt lõi của bạn
Hệ thống AI của bạn nên bao gồm ba loại công cụ:
- Công cụ dữ liệu và định tuyến để quản lý luồng thông tin, như trích xuất dữ liệu từ các nguồn, quyết định nơi dữ liệu nên được chuyển đến và kích hoạt các bước tiếp theo.
- Công cụ hỗ trợ AI để nâng cao khả năng ra quyết định của con người bằng cách phân tích thông tin, đề xuất danh mục, soạn thảo nội dung hoặc tóm tắt dữ liệu.
- Công cụ giám sát và theo dõi để đảm bảo tính minh bạch về những gì đã được tự động hóa và những gì đã xảy ra cho đến nay. Các bảng điều khiển và nhật ký này đảm bảo trách nhiệm giải trình và giúp các nhóm phát hiện sớm các vấn đề.
Hầu hết các nhóm không cần một bộ công cụ phức tạp. Một quy trình làm việc bán tự động hóa được thiết kế tốt thường kết hợp:
- Một nền tảng tự động hóa quy trình làm việc (để kết nối các công cụ và quản lý luồng công việc)
- Tích hợp trợ lý AI hoặc mô hình ngôn ngữ lớn (LLM) (cho phân tích thông minh hoặc tạo nội dung)
- Một dự án hoặc nền tảng vận hành có tích hợp tự động hóa và bảng điều khiển (để tập trung công việc và duy trì khả năng hiển thị).
🔍 Bạn có biết? Không gian Làm việc AI tích hợp của ClickUp kết hợp các bản tóm tắt nội dung, bảng điều khiển hiệu suất, công việc và phản hồi của khách hàng trên một nền tảng thống nhất. Các nhóm có thể duy trì độ chính xác và tính hiển thị trong khi tự động hóa lên đến 80% quy trình làm việc, giảm thiểu lỗi và giải phóng thời gian cho các công việc có giá trị cao hơn.
Giải pháp này giải quyết vấn đề "Work Sprawl"- mạng lưới các ứng dụng web và hệ thống AI phân tán, không kết nối, thiếu bối cảnh về các dự án của bạn. Với ClickUp Enterprise Search, một truy vấn duy nhất có thể hiển thị tài liệu đã được phê duyệt, kế hoạch triển khai và đánh giá bảo mật ngay lập tức, trên các công việc, tài liệu và ứng dụng tích hợp.
Bước #4: Bắt đầu với quy trình làm việc thử nghiệm
Tránh tự động hóa mọi thứ cùng một lúc. Chọn một quy trình làm việc, lý tưởng là quy trình đang tiêu tốn nhiều thời gian hoặc gây ra điểm nghẽn, và thử nghiệm thiết lập của bạn.
Tiêu chí thử nghiệm:
- Tần suất cao (xảy ra hàng ngày hoặc nhiều lần mỗi tuần)
- Quy trình ra quyết định rõ ràng (các quy tắc được ghi chép hoặc hiển nhiên)
- Kết quả đo lường được (bạn có thể theo dõi thời gian tiết kiệm được hoặc số lỗi được ngăn chặn)
Ví dụ, người phụ trách đội vận hành dự án mất 45 phút để thu thập dữ liệu và viết tóm tắt thủ công. Họ tạo ra một quy trình tự động hóa cho các bản cập nhật hàng tuần, được kích hoạt khi tất cả thành viên trong nhóm nộp bản cập nhật. Một công cụ AI tổng hợp dữ liệu và soạn thảo báo cáo, sau đó quản lý sẽ xem xét và phê duyệt trước khi gửi cho ban lãnh đạo.
Trong giai đoạn thử nghiệm, đo lường:
- Thời gian tiết kiệm được mỗi chu kỳ: Đo lường mức độ tăng tốc của mỗi đối tượng/kỳ/phiên bản quy trình so với quy trình thủ công trước đó.
- Giảm thiểu lỗi hoặc cải thiện chất lượng: Theo dõi tần suất sai sót, công việc làm lại hoặc khuyết tật trước và sau khi tự động hóa.
- Tần suất can thiệp của con người (và lý do): Theo dõi thời điểm và lý do các thành viên trong nhóm can thiệp vào các quy trình tự động hóa, xác định các trường hợp ngoại lệ phổ biến, điểm ra quyết định hoặc các trường hợp đặc biệt yêu cầu sự phán đoán của con người.
🚀 Ưu điểm của ClickUp: Khi bạn chọn một quy trình làm việc để thử nghiệm (tốt nhất là quy trình có tính lặp lại cao, logic rõ ràng và có thể đo lường), ClickUp Automations sẽ trở thành công cụ chính của bạn. Công cụ tự động hóa quy trình làm việc tích hợp sẵn giúp công việc của bạn tiếp tục diễn ra ở chế độ nền, đồng thời vẫn hiển thị các điểm kiểm tra và khả năng theo dõi của con người.
Hoạt động dựa trên các quy tắc cơ bản "nếu điều này xảy ra, thì việc cần làm là thực hiện điều đó", đây là cách tự động hóa giúp bạn triển khai thử nghiệm:
- Hành động dựa trên điều kiện kích hoạt: Đặt các quy tắc như ‘Khi tất cả thành viên trong nhóm nộp bản cập nhật của họ’ hoặc ‘khi trạng thái công việc thay đổi thành ‘Sẵn sàng để xem xét’
- Dãy tự động hóa nhiều bước: Xác định các chuỗi thao tác như tạo báo cáo nháp > giao cho quản lý > thông báo cho các bên liên quan
- Thông báo và nhắc nhở: Gửi cảnh báo khi dữ liệu đầu vào quá hạn hoặc khi cần sự can thiệp của con người.
Bước #5: Tích hợp trợ lý AI để tự động hóa thông minh hơn
Khi quy trình làm việc cơ bản của bạn hoạt động trơn tru, hãy tích hợp trợ lý AI để đưa ra các quyết định tự động hóa thông minh hơn và giảm tải cho người kiểm duyệt.
AI có thể hỗ trợ theo nhiều cách:
- Phân loại và định tuyến: Tự động phân loại các yêu cầu đến theo loại, mức độ khẩn cấp hoặc người được giao nhiệm vụ.
- Tóm tắt: Tóm tắt các tài liệu hoặc email dài thành các điểm chính để xem xét nhanh chóng.
- Soạn thảo nội dung: Tạo bản nháp ban đầu (email, báo cáo, tóm tắt) mà con người sẽ chỉnh sửa.
- Phát hiện bất thường: Đánh dấu các mẫu bất thường (ví dụ: hóa đơn lớn gấp 10 lần bình thường) để được xử lý ngay lập tức.
AI nên giảm thiểu thông tin không cần thiết và làm nổi bật những điều quan trọng, chứ không phải thay thế phán đoán của con người.
🚀 Ưu điểm của ClickUp: Phát hiện thông tin, tổ chức dữ liệu và tập trung vào những điều thực sự quan trọng với ClickUp Brain, trợ lý AI tích hợp của nền tảng.
Trợ lý AI bối cảnh này tự động xử lý các công việc quản trị viên, từ tóm tắt các cuộc họp hàng ngày, đang theo dõi tiến độ đến tạo các nhiệm vụ ClickUp mới dựa trên các cập nhật hoặc trễ hẹn.
Ngoài ra, nó có thể soạn thảo báo cáo, tóm tắt phản hồi và tạo mã cùng các bản cập nhật cho khách hàng dựa trên các lệnh ngôn ngữ tự nhiên đơn giản. Mọi kết quả đầu ra đều được tùy chỉnh phù hợp với vai trò và dữ liệu không gian làm việc của bạn.
📌 Ví dụ về các lệnh:
- Soạn thảo bản cập nhật dự án cho các bên liên quan, tóm tắt các cột mốc quan trọng đã đạt được và các bước tiếp theo.
- Tổng hợp các cập nhật công việc trong tuần này và nhấn mạnh các mục bị trì hoãn.
- Tạo các công việc theo dõi cho tất cả các yêu cầu của khách hàng còn dang dở từ cuộc họp hôm qua.
Bước #6: Cài đặt bảng điều khiển và nhật ký kiểm tra để đảm bảo trách nhiệm
Tự động hóa bán tự động chỉ hoạt động hiệu quả khi mọi người có thể theo dõi quá trình diễn ra. Thiết lập các bảng điều khiển hiển thị:
- Tiến độ quy trình làm việc: Hôm nay có bao nhiêu mục đã được xử lý qua từng giai đoạn?
- Quyết định của con người: Những gì các nhóm đã phê duyệt, từ chối hoặc nâng cấp?
- Hiệu suất AI: Các đề xuất AI có được sử dụng không? Chúng không chính xác ở đâu?
- Điểm nghẽn: Nơi nào các mục đang chờ đợi lâu nhất?
Cũng quan trọng không kém là nhật ký theo dõi. Đây là bản ghi chi tiết về những gì đã xảy ra, thời gian và người tham gia. Điều này là cần thiết cho việc tuân thủ quy định, khắc phục vấn đề và cải tiến liên tục.
🚀 Ưu điểm của ClickUp: Giữ mọi phần của quy trình làm việc bán tự động hóa của bạn minh bạch với Bảng điều khiển ClickUp. Nó giúp bạn biến các quy trình phức tạp thành những thông tin rõ ràng, thời gian thực, giúp các nhóm duy trì trách nhiệm và tự tin.
Dưới đây là cách thực hiện:
- Theo dõi tiến độ thời gian thực với các thẻ như "Các công việc theo trạng thái" và "Dòng chảy tích lũy".
- Phát hiện các điểm nghẽn nhanh chóng, cân bằng quy trình làm việc và ngăn chặn sự chậm trễ bằng cách sử dụng thẻ "Thời gian trong trạng thái" và "Khối lượng công việc theo người được giao".
- Theo dõi quyết định của con người một cách rõ ràng thông qua chế độ xem Activity và thẻ Comments Assigned, ghi lại các phê duyệt, từ chối và nâng cấp.
- Theo dõi hiệu suất AI bằng AI StandUp và AI Thẻ Dự án, các công cụ này tóm tắt hoạt động và đánh dấu các điểm cần kiểm tra bởi con người.
Bước #7: Theo dõi, đo lường và tối ưu hóa
Các quy trình tự động hóa bán tự động không phải là "cài đặt và quên đi". Hãy đánh giá hiệu suất hàng tuần hoặc hàng tháng, bằng cách đặt câu hỏi:
- Thời gian có được tiết kiệm như mong đợi không?
- Lỗi có giảm không?
- Các điểm kiểm tra của con người có hoạt động hiệu quả hay cần điều chỉnh?
- Có những mẫu mới hoặc trường hợp ngoại lệ nào mà AI cần phát hiện không?
Sử dụng phản hồi này để điều chỉnh quy tắc tự động hóa, thêm hoặc xóa các điểm kiểm tra và cải thiện quy trình làm việc.
💡 Mẹo chuyên nghiệp: ClickUp Analytics giúp bạn tối ưu hóa quy trình làm việc dựa trên dữ liệu phân tích toàn tổ chức. Dưới đây là những việc cần làm:
- So sánh hiệu suất trước và sau khi tự động hóa để thấy được những lợi ích thực sự.
- Phát hiện các trường hợp ngoại lệ lặp lại hoặc các bước phê duyệt chậm trước khi chúng trở thành rào cản.
- Đánh giá mức độ cân bằng giữa hiệu quả và độ chính xác của các đề xuất AI và các điểm kiểm tra của con người.
- Theo dõi thời gian các công việc ở trạng thái xem xét, tần suất con người can thiệp và liệu tự động hóa có thực sự tiết kiệm thời gian hay không.
Ví dụ về các bộ công cụ AI cho quy trình làm việc được tự động hóa một phần
Sau khi đã lập kế hoạch quy trình và xây dựng nền tảng tự động hóa, bước tiếp theo là lựa chọn các công cụ sẽ giúp hệ thống của bạn trở nên thông minh.
Dưới đây là một số công cụ AI mà bạn có thể tích hợp vào bộ công cụ công nghệ của mình để tạo ra một ví dụ về quy trình làm việc lý tưởng. ⚒️
➡️ Lớp điều phối và định tuyến quy trình làm việc
1. ClickUp (Phù hợp nhất để quản lý mọi thứ từ công việc đến nhóm trong một không gian làm việc thống nhất)
Với vai trò là lớp điều phối và định tuyến quy trình làm việc trong hệ thống AI của bạn, ClickUp kết nối dữ liệu, công việc và nhóm giữa các công cụ khác nhau.
Dưới đây là cách nó đảm bảo rằng mọi luồng quy trình tự động hóa, cập nhật hoặc đầu vào của con người đều được chuyển đến đúng nơi vào đúng thời điểm:
Tự động hóa các quy trình làm việc động với ClickUp Ambient Agents
Khác với các quy trình tự động hóa tĩnh, ClickUp Agents hiểu ý định và hành động một cách thông minh. Chúng theo dõi các hoạt động trên các công cụ tích hợp như Google Drive, GitHub hoặc Salesforce, sau đó đảm bảo mọi cập nhật, thông báo hoặc công việc đều được gửi đến bạn.
Bạn có thể tạo các tác nhân tùy chỉnh mà không cần mã nguồn, xác định những gì chúng theo dõi, cách chúng phản hồi và các công cụ AI nào chúng sử dụng. Ví dụ, một nhóm tiếp thị đang quản lý việc phê duyệt chiến dịch. Một Tác nhân Tùy chỉnh có thể phát hiện khi các tài sản sáng tạo mới được tải lên Drive, tóm tắt bài nộp/gửi, chuyển nó đến người duyệt phù hợp và đánh dấu bất kỳ thông tin chiến dịch nào còn thiếu.
Tóm lại, hỗ trợ AI có khả năng tương tác (agentic AI) có sẵn trên toàn bộ không gian làm việc của bạn.
Loại bỏ sự lan rộng của AI với ClickUp Brain MAX
ClickUp Brain MAX được thiết kế như trung tâm AI trên desktop (và phần mở rộng trình duyệt) của ClickUp, hoạt động như một lớp AI thông minh trên hệ sinh thái công việc của bạn. Nó đóng vai trò trung tâm để tìm kiếm, hỏi đáp, tự động hóa và tạo nội dung trên các công việc, tài liệu, cuộc trò chuyện và ứng dụng tích hợp của bạn.
Bạn có thể:
- Thu thập thông tin từ ClickUp, các ứng dụng kết nối và web để hỗ trợ các công việc, quyết định hoặc bước tiếp theo.
- Chuyển đổi ghi chú giọng nói thành các công việc có thể thực hiện, cập nhật hoặc tóm tắt bằng tính năng Talk-to-Text .
- Chọn từ các mô hình AI tiên tiến như GPT, Claude và Gemini để đảm bảo quy trình làm việc của bạn chỉ nhận được những gì tốt nhất.
Các tính năng nổi bật của ClickUp
- Quản lý quy trình làm việc một cách dễ dàng: Xác định quy trình làm việc tiêu chuẩn (SOPs), các bước phê duyệt, quy tắc xử lý ngoại lệ và kiểm tra chất lượng bằng các công cụ định dạng phong phú như tiêu đề lớn, bảng và sơ đồ trong ClickUp Tài liệu.
- Tích hợp với hệ thống công nghệ của bạn: Sử dụng Webhooks và tích hợp ClickUp để kết nối ClickUp với CRM, hệ thống vé và công cụ dữ liệu.
- Giữ liên lạc mà không cần kiểm tra bảng điều khiển: Cài đặt Báo cáo Lịch trình ClickUp để gửi bản tóm tắt hiệu suất dự án hoặc chiến dịch cho các bên liên quan theo các khoảng thời gian định kỳ (hàng ngày, hàng tuần hoặc hàng tháng).
- Thu thập phản hồi từ nhóm: Bắt đầu xây dựng quy trình làm việc của bạn bằng cách thu thập các đầu vào có cấu trúc từ nhóm bằng cách tạo một biểu mẫu trong ClickUp.
- Theo dõi tiến độ với độ chính xác cao: Xác định các giai đoạn quy trình làm việc độc đáo bằng ClickUp trạng thái tùy chỉnh để đánh dấu các điểm chuyển giao từ AI sang con người và nhấn mạnh các can thiệp thủ công.
- Thu thập và tổ chức dữ liệu quy trình làm việc: Thêm các Trường Tùy chỉnh ClickUp (văn bản, số, menu thả xuống, ngày tháng, công thức) để làm giàu công việc, thúc đẩy tự động hóa và duy trì ngữ cảnh cho các quy trình được hỗ trợ bởi AI.
Giới hạn của ClickUp
- Các tính năng đa dạng và hệ thống đa tác nhân của nó có thể mất thời gian để làm quen.
Giá cả của ClickUp
Đánh giá và nhận xét về ClickUp
- G2: 4.7/5 (hơn 10.000 đánh giá)
- Capterra: 4.6/5 (hơn 4.600 đánh giá)
Người dùng thực tế nói gì về ClickUp?
Một đánh giá trên G2 cũng chia sẻ:
ClickUp Brain MAX đã trở thành một phần không thể thiếu trong quy trình làm việc của tôi. Cách nó kết hợp nhiều mô hình ngôn ngữ lớn (LLMs) trên một nền tảng giúp phản hồi nhanh hơn và đáng tin cậy hơn, và tính năng chuyển đổi giọng nói thành văn bản trên toàn nền tảng là một công cụ tiết kiệm thời gian đáng kể. Tôi cũng rất đánh giá cao tính bảo mật cấp doanh nghiệp, mang lại sự an tâm khi xử lý thông tin nhạy cảm.
Điều nổi bật nhất là cách nó giúp tôi loại bỏ những thông tin không cần thiết và suy nghĩ rõ ràng hơn — dù là tóm tắt cuộc họp, soạn thảo nội dung hay brainstorming ý tưởng mới. Nó giống như có một trợ lý AI toàn diện có thể thích ứng với mọi nhu cầu của tôi.
ClickUp Brain MAX đã trở thành một phần không thể thiếu trong quy trình làm việc của tôi. Cách nó kết hợp nhiều mô hình ngôn ngữ lớn (LLMs) trên một nền tảng giúp phản hồi nhanh hơn và đáng tin cậy hơn, và tính năng chuyển đổi giọng nói thành văn bản trên toàn nền tảng là một công cụ tiết kiệm thời gian đáng kể. Tôi cũng rất đánh giá cao tính bảo mật cấp doanh nghiệp, mang lại sự an tâm khi xử lý thông tin nhạy cảm.
Điều nổi bật nhất là cách nó giúp tôi loại bỏ những thông tin không cần thiết và suy nghĩ rõ ràng hơn — dù là tóm tắt cuộc họp, soạn thảo nội dung hay brainstorming ý tưởng mới. Nó giống như có một trợ lý AI toàn diện có thể thích ứng với mọi nhu cầu của tôi.
2. Make (trước đây là Integromat) (Phù hợp nhất để xây dựng và mở rộng tự động hóa không cần mã nguồn một cách trực quan trên các ứng dụng)
Make cung cấp cho nhóm của bạn một môi trường trực quan để xây dựng quy trình làm việc mà không cần kỹ năng mã hóa, kết hợp tự động hóa với các điểm quyết định của con người. Bạn có thể kéo và thả các mô-đun từ hơn 3.000 ứng dụng đã được xây dựng sẵn (hoặc API tùy chỉnh) và kết nối các trình kích hoạt, hành động và logic.
Sức hấp dẫn của nó nằm ở cách nó cho phép tự động hóa mở rộng quy mô: bạn có thể xây dựng các quy trình làm việc có tính năng tự chủ, trực quan hóa cảnh quan tự động hóa của mình (thông qua Make Grid) và tích hợp các mô-đun AI trực tiếp vào chuỗi quy trình.
Tối ưu hóa các tính năng tốt nhất
- Tích hợp các công việc AI như tạo văn bản, dịch thuật và xử lý hình ảnh thông qua các mô-đun AI.
- Theo dõi các quy trình làm việc trực tiếp và xác định các điểm nghẽn thông qua điều phối thời gian thực và khả năng quan sát.
- Chuyển đổi, lọc và định tuyến dữ liệu một cách động bằng cách sử dụng logic điều kiện và thao tác dữ liệu.
Xác định giới hạn
- Không hỗ trợ nhiều kích hoạt trong cùng một kịch bản.
- Xử lý tuần tự thay vì xử lý song song hoàn toàn trong quy trình làm việc.
Xác định giá cả
- Miễn phí
- Core: $10.59/tháng
- Pro: $18.82/tháng
- Nhóm: $34. 12/tháng
- Doanh nghiệp: Giá cả tùy chỉnh
Đánh giá và nhận xét
- G2: 4.6/5 (250+ đánh giá)
- Capterra: 4.8/5 (hơn 400 đánh giá)
🔍 Bạn có biết? Trước khi có 'tự động hóa đám mây', các nhóm đã lên lịch các quy trình bằng cách sử dụng cron jobs. Đây là một tính năng của Unix từ năm 1975 cho phép máy tính thực hiện các công việc phức tạp tự động vào các thời điểm cụ thể.
➡️ Lớp hỗ trợ và trí tuệ AI
3. ChatGPT (Phù hợp nhất cho việc tạo ý tưởng, soạn thảo nội dung và phân tích dữ liệu trong các quy trình làm việc của bạn)
ChatGPT là nền tảng mô hình ngôn ngữ lớn (LLM) đa năng giúp bạn soạn thảo nội dung, phân tích dữ liệu và phân loại thông tin. Các phiên bản mô hình mới nhất của nó, như GPT-4.1, GPT-4o và gia đình GPT-5, hỗ trợ các lệnh phức tạp, cửa sổ ngữ cảnh dài hơn, sử dụng công cụ (bao gồm tìm kiếm web, tải lên tệp và thực thi Python) và truy cập kết nối vào hệ thống của bạn.
Các tính năng nổi bật của ChatGPT
- Phân tích các tệp tải lên như PDF, bảng tính hoặc hình ảnh thông qua truy cập tệp và công cụ (Python, đầu vào trực quan).
- Phân loại, phân loại hoặc định tuyến nội dung bằng cách sử dụng tích hợp kết nối (Google Drive, Dropbox, GitHub) để mở rộng quy trình tự động hóa kinh doanh của bạn.
- Tích hợp vào hệ thống công nghệ của bạn thông qua truy cập API (trò chuyện hoàn thành, phản hồi, gọi công cụ).
- Giữ quyền kiểm soát của con người bằng cách sử dụng học máy để bảo tồn và học hỏi từ dữ liệu lịch sử.
Giới hạn của ChatGPT
- Giới hạn truy cập vào thông tin thời gian thực hoặc cập nhật mà không cần duyệt web.
- Sự không chính xác hoặc 'ảo giác' trong các phản hồi về các chủ đề kỹ thuật hoặc chuyên sâu.
Giá cả của ChatGPT
- Miễn phí
- Thêm: $20/tháng cho mỗi người dùng
- Kinh doanh: $30/tháng cho mỗi người dùng
- Ưu điểm: $200/tháng cho mỗi người dùng
- Doanh nghiệp: Giá cả tùy chỉnh
Đánh giá và nhận xét về ChatGPT
- G2: 4.7/5 (hơn 1.000 đánh giá)
- Capterra: 4.5/5 (250+ đánh giá)
Dưới đây là chia sẻ của Joao Correa, Nhà thiết kế cấp cao tự do, về việc ClickUp tự động hóa quy trình làm việc của họ:
Một điểm nổi bật của ClickUp so với các đối thủ cạnh tranh là khả năng linh hoạt thích ứng với hầu hết mọi tình huống và tự động hóa gần như mọi công việc lặp đi lặp lại mà bạn có thể gặp phải. Ngoài ra, khả năng tích hợp hầu hết các dịch vụ vào hệ thống (như email, lịch, v.v.) giúp công việc của tôi trở nên dễ dàng hơn rất nhiều.
Một điểm nổi bật của ClickUp so với các đối thủ cạnh tranh là khả năng linh hoạt thích ứng với hầu hết mọi tình huống và tự động hóa gần như mọi công việc lặp đi lặp lại mà bạn có thể gặp phải. Ngoài ra, khả năng tích hợp hầu hết các dịch vụ vào hệ thống (như email, lịch, v.v.) giúp công việc của tôi trở nên dễ dàng hơn rất nhiều.
4. Jasper (Phù hợp nhất cho các nhà tiếp thị tự động hóa việc tạo/lập nội dung an toàn cho thương hiệu quy mô lớn)
Jasper là nền tảng nội dung được hỗ trợ bởi AI, được thiết kế dành cho các nhà tiếp thị cần tạo ra email, nội dung quảng cáo, bài đăng trên mạng xã hội và thông điệp thương hiệu một cách quy mô. Nền tảng này cho phép bạn xác định giọng điệu và phong cách thương hiệu của mình, sau đó sử dụng điều đó làm nền tảng để tạo ra các tài liệu tiếp thị thuyết phục.
Thiết lập quy trình làm việc "tạo nội dung rồi kiểm tra". Điều này có nghĩa là AI sẽ tạo nội dung cho bạn, nhóm của bạn sẽ xem xét và điều chỉnh, sau đó nội dung sẽ được đưa vào hệ thống martech của bạn để triển khai.
Các tính năng nổi bật của Jasper
- Tạo tài liệu tiếp thị bằng các mẫu quy trình làm việc được thiết kế riêng.
- Tích hợp với hệ thống công nghệ của bạn thông qua API Access và tích hợp quy trình làm việc.
- Đảm bảo nội dung của bạn được tối ưu hóa cho tìm kiếm và hiệu suất bằng cách sử dụng chế độ SEO và tích hợp Surfer SEO.
- Tạo và chỉnh sửa hình ảnh phù hợp với các chiến dịch bằng bộ công cụ AI Image Suite.
Giới hạn của Jasper
- Không có chế độ thử nghiệm chuyên dụng cho các tình huống gỡ lỗi.
- Các thông báo lỗi và công cụ gỡ lỗi đôi khi gây nhầm lẫn.
Giá cả của Jasper
- Pro: $69/tháng cho mỗi người dùng
- Kinh doanh: Giá cả tùy chỉnh
Đánh giá và nhận xét về Jasper
- G2: 4.7/5 (1.200+ đánh giá)
- Capterra: 4.8/5 (1.800+ đánh giá)
5. Typeface (Phù hợp nhất cho các doanh nghiệp tạo tài sản tiếp thị theo thương hiệu với thiết kế được hỗ trợ bởi AI)
Typeface là nền tảng AI cấp doanh nghiệp tập trung vào việc tạo/lập nội dung nhất quán với thương hiệu và sinh ra tài sản.
Nó lưu trữ tất cả các hướng dẫn thương hiệu, tài sản hình ảnh và giọng điệu thương hiệu của bạn trong một Brand Hub. Đây là nền tảng để tạo và quản lý nội dung trên các định dạng văn bản, hình ảnh, video và hơn thế nữa. Bạn có thể đào tạo hệ thống của nó bằng các quy tắc thương hiệu của mình và để Arc Agents tạo ra các ý tưởng chiến dịch, biến thể nội dung hoặc tài sản được tái sử dụng.
Các tính năng nổi bật của phông chữ
- Tạo các biến thể nội dung mục tiêu đồng thời duy trì tính nhất quán của thương hiệu bằng cách sử dụng Dynamic Personalization.
- Phát hiện các vấn đề liên quan đến thương hiệu, tuân thủ hoặc an toàn một cách tự động trước khi triển khai thông qua Quản trị Thương hiệu
- Tìm kiếm qua tất cả các repo nội dung của bạn bằng các lệnh tìm kiếm bằng ngôn ngữ tự nhiên và tái sử dụng tài nguyên nhanh chóng thông qua Khám phá và Tìm kiếm
- Tích hợp quy trình làm việc của bạn, kết nối dữ liệu và triển khai trên các hệ thống khác nhau bằng cách sử dụng Thư viện Kết nối.
Giới hạn về phông chữ
- Giá cả không minh bạch và kích thước hợp đồng lớn khiến việc áp dụng trở nên không thực tế đối với các nhóm nhỏ hoặc vừa.
- Nó ít hiệu quả hơn cho các nhóm nội dung linh hoạt hoặc có quy mô nhỏ.
Giá phông chữ
- Giá cả tùy chỉnh
Đánh giá và nhận xét về phông chữ
- G2: Không đủ đánh giá
- Capterra: Không đủ đánh giá
🔍 Bạn có biết? Trước khi có API, các công ty tích hợp công cụ thông qua 'sneakernet'. Điều này có nghĩa là thực sự mang đĩa mềm giữa các máy tính.
➡️ Lớp tích hợp và đồng bộ hóa dữ liệu
6. Airbyte (Tốt nhất cho việc kết nối và chuyển đổi dữ liệu từ nhiều nguồn vào một đường ống duy nhất một cách mượt mà)
Airbyte là một công cụ tích hợp dữ liệu mã nguồn mở giúp đơn giản hóa quá trình di chuyển dữ liệu từ các nguồn khác nhau đến đích, thường được gọi là quy trình ELT (trích xuất, tải, chuyển đổi). Với hơn 600 kết nối sẵn có, kiến trúc lõi mở và các tùy chọn triển khai trên đám mây, công cụ này giải quyết nền tảng dữ liệu cho các hoạt động sẵn sàng cho AI.
Các tính năng nổi bật của Airbyte
- Bảo đảm chủ quyền và tuân thủ bằng cách lựa chọn hình thức triển khai (trên máy chủ, đám mây, kết hợp).
- Tăng tốc tích hợp tùy chỉnh bằng cách sử dụng Connector Builder và CDK để tạo/lập kết nối với ít mã/hỗ trợ AI.
- Kích hoạt đồng bộ gần thời gian thực và thu thập dữ liệu thay đổi (CDC) với CDC tốc độ cao và sao chép thời gian thực.
- Theo dõi tình trạng hoạt động, lỗi và sử dụng của pipeline thông qua Observability & Logging (tích hợp Datadog, Prometheus).
Giới hạn của Airbyte
- Sự không ổn định của các kết nối và các lỗi đồng bộ hóa thường xuyên trong môi trường sản xuất, đặc biệt là với các kết nối do cộng đồng duy trì.
- Giới hạn về tài liệu hướng dẫn và báo cáo lỗi khiến việc khắc phục sự cố trong các quy trình phức tạp trở nên khó khăn hơn.
Giá cả của Airbyte
- Core: Miễn phí
- Tiêu chuẩn: $10/tháng cho mỗi người dùng
- Ưu điểm: Giá cả tùy chỉnh
- Enterprise Flex: Giá cả tùy chỉnh
- Doanh nghiệp tự quản lý: Giá cả tùy chỉnh
Đánh giá và nhận xét về Airbyte
- G2: 4. 4/5 (60+ đánh giá)
- Capterra: Không đủ đánh giá
🔍 Bạn có biết? Câu chuyện thành công thương mại đầu tiên về các tính năng AI xuất hiện vào năm 1980 với R1 (sau này được gọi là XCON). Đây là một hệ thống chuyên gia được phát triển tại Đại học Carnegie Mellon và triển khai bởi Digital Equipment Corporation (DEC). Công cụ này tự động cấu hình các hệ thống máy tính phức tạp bằng cách lựa chọn CPU, bộ nhớ, cáp và phần mềm phù hợp dựa trên đơn đặt hàng của khách hàng.
7. Zapier (Phù hợp nhất để kết nối các ứng dụng và tự động hóa các quy trình làm việc từ đơn giản đến phức tạp mà không cần mã hóa)
Zapier là phần mềm tự động hóa quy trình làm việc được hỗ trợ bởi AI, kết nối gần 8.000 ứng dụng, cho phép các nhà lãnh đạo vận hành, quản lý dự án và các nhóm hướng tới AI tự động hóa các công việc lặp đi lặp lại. Các tính năng như Filters, Paths và Scheduling đảm bảo rằng các bước AI hoặc tự động hóa chỉ được thực thi trong điều kiện phù hợp.
Các tính năng nổi bật của Zapier
- Sử dụng Zaps để di chuyển thông tin và kích hoạt các hành động mà không cần mã hóa.
- Cấu hình Paths để hướng dẫn các yêu cầu, vé hoặc công việc dựa trên logic if/then.
- Sử dụng Formatter để làm sạch, chuyển đổi hoặc chuẩn hóa ngày tháng, tiền tệ, văn bản và nhiều hơn nữa.
Giới hạn của Zapier
- Giao diện người dùng có thể gây nhầm lẫn cho người dùng mới, khiến việc thiết lập trở nên hơi khó khăn.
- Kết nối ứng dụng có thể bị gián đoạn nếu một ứng dụng tích hợp thay đổi, gây rối loạn cho quy trình làm việc.
Giá cả của Zapier
- Miễn phí
- Gói Chuyên nghiệp: $29.99/tháng cho mỗi người dùng
- Nhóm: $103. 5/tháng (Tối đa 25 người dùng)
- Enterprise: Giá cả tùy chỉnh
Đánh giá và nhận xét về Zapier
- G2: 4.5/5 (hơn 1.500 đánh giá)
- Capterra: 4.7/5 (hơn 3.000 đánh giá)
🧠 Thú vị: Trong thập niên 1980, các công ty Nhật Bản đã tiên phong sử dụng thuật ngữ ‘sản xuất không cần nhân công’. Đây là một ví dụ điển hình về quy trình tự động hóa hoàn toàn. Tại đây, các nhà máy tự động hoàn toàn tiếp tục sản xuất 24/7 mà không cần sự hiện diện của con người. Ý tưởng này vẫn tiếp tục phát triển mạnh mẽ cho đến ngày nay.
➡️ Lớp giao tiếp và thông báo
8. Slack (Tốt nhất cho việc tập trung giao tiếp và tích hợp công việc giữa các nhóm và ứng dụng)
Slack là nền tảng nhắn tin và hợp tác thời gian thực. Nó giúp bạn giảm bớt công việc lặp đi lặp lại bằng cách cho phép tự động hóa các công việc thông qua công cụ Workflow Builder được hỗ trợ bởi AI. Bạn có thể cài đặt các nhắc nhở tự động, thông báo hoặc phê duyệt để nhóm của bạn có thể tập trung vào các công việc có ưu tiên cao hơn.
Nền tảng này cũng cung cấp Slack CLI và Bolt để xây dựng và triển khai các tác nhân AI. Bạn có thể tạo các bot xử lý các công việc cụ thể, tự động định tuyến yêu cầu hoặc thậm chí tương tác với các hệ thống khác của bạn.
Các tính năng nổi bật của Slack
- Tổ chức các nhóm và làm việc với Channels và Slack Connect.
- Kết nối với hơn 2.600 công cụ của bên thứ ba mà nhóm của bạn đã sử dụng.
- Trò chuyện, gọi điện hoặc họp nhóm với các thành viên trong nhóm thông qua các tính năng nhắn tin và âm thanh/video.
- Tạo tài liệu linh hoạt và theo dõi dự án với Canvas và Danh sách công việc
Giới hạn của Slack
- Các tin nhắn và tệp tin cũ có thể khó tìm kiếm, đặc biệt trong các không gian làm việc đang hoạt động.
- Chức năng loại bỏ tiếng ồn trong các cuộc họp nhóm có thể không nhất quán.
Giá cả của Slack
- Miễn phí
- Pro: $4.38/tháng cho mỗi người dùng
- Kinh doanh+: $9/tháng cho mỗi người dùng
- Enterprise+: Giá cả tùy chỉnh
Đánh giá và nhận xét trên Slack
- G2: 4.5/5 (hơn 36.000 đánh giá)
- Capterra: 4.7/5 (hơn 23.000 đánh giá)
9. Microsoft Teams (Phù hợp nhất để kết hợp trò chuyện, cuộc họp và công việc hợp tác trên một nền tảng duy nhất)
Microsoft Teams là công cụ hợp tác dựa trên đám mây cung cấp các tính năng như trò chuyện, hội nghị video, chia sẻ tệp và tích hợp ứng dụng. Nó giúp bạn giao tiếp, quản lý dự án và hợp tác trên tài liệu thông qua trình duyệt web, ứng dụng máy tính hoặc thiết bị di động.
Sử dụng Microsoft 365 Copilot, bạn có thể tự động hóa các tác vụ hành chính như ghi chú, phân công công việc và theo dõi sau cuộc họp, đồng thời nhận được những thông tin bối cảnh từ dữ liệu của tổ chức.
Các tính năng nổi bật của Microsoft Teams
- Lên lịch, theo dõi và ưu tiên các công việc trực tiếp từ các cuộc thảo luận trong cuộc họp.
- Hỗ trợ làm việc kết hợp với Teams Rooms và thiết bị cuộc họp trực tuyến.
- Tối ưu hóa các sự kiện quy mô lớn với tính năng Town Hall và quản lý quy trình làm việc doanh nghiệp.
Giới hạn của Microsoft Teams
- Có thể cảm thấy chậm, đặc biệt là với các nhóm lớn hoặc nhiều tin nhắn.
- Ứng dụng máy tính tiêu tốn nhiều RAM và CPU, gây ra lỗi hoặc treo máy.
Giá cả của nhóm Microsoft Teams
- Miễn phí
- Cá nhân: $9.99/tháng cho mỗi người dùng
- Gói Gia đình: $12.99/tháng (Tối đa 6 người dùng)
- Enterprise: $8,55/tháng cho mỗi người dùng (Thanh toán hàng năm)
- Microsoft 365 E3: $36/tháng cho mỗi người dùng (Thanh toán hàng năm)
- Microsoft 365 E5 Plus: $57/tháng cho mỗi người dùng (Thanh toán hàng năm)
Đánh giá và nhận xét về nhóm Microsoft Teams
- G2: 4.4/5 (hơn 17.000 đánh giá)
- Capterra: 4.5/5 (10.600+ đánh giá)
🚀 Lợi thế của ClickUp: Đảm bảo nhóm của bạn luôn kết nối, quyết định được hiển thị rõ ràng và các quy trình tự động hóa diễn ra trơn tru với ClickUp Chat.
Dưới đây là cách nó tối ưu hóa hợp tác:
- Giữ cho các cuộc hội thoại được tổ chức theo nhóm, dự án hoặc chủ đề với Kênh và Tin nhắn trực tiếp.
- Chuyển đổi bất kỳ tin nhắn trò chuyện nào thành một công việc để ghi lại các mục cần thực hiện mà không làm gián đoạn luồng cuộc hội thoại.
- Kích hoạt các lời nhắc nhở, cập nhật hoặc hành động khi có tin nhắn cụ thể được đăng.
- Nổi bật các quyết định quan trọng hoặc cập nhật điểm kiểm tra thông qua Bài đăng và Thông báo.
P.S. ClickUp Brain cũng hoạt động ở đây, tóm tắt các chủ đề dài, trích xuất các mục quan trọng và cung cấp câu trả lời ngay lập tức. 🤩
Những sai lầm thường gặp khi thiết kế quy trình làm việc được tự động hóa một phần
Dưới đây là một số sai lầm phổ biến và giải pháp thực tiễn để giúp bạn thiết kế các quy trình làm việc hiệu quả. 👇
| Những sai lầm thường gặp | Giải pháp |
| Tự động hóa một quy trình có vấn đề (bạn chỉ đơn giản là số hóa những gì đã hỏng) | Đầu tiên, hãy lập bản đồ và tối ưu hóa quy trình làm việc một cách thủ công. Loại bỏ các bước trùng lặp, làm rõ các bước, sau đó chỉ áp dụng tự động hóa cho quy trình đã được tối ưu hóa. |
| Thiếu mục tiêu rõ ràng hoặc các chỉ số thành công có thể đo lường được | Xác định các mục tiêu có thể đo lường (giảm thời gian chu kỳ X%, ít lỗi hơn, v.v.). Tích hợp các chỉ số này vào bảng điều khiển để biết liệu tự động hóa có hoạt động hiệu quả hay không. |
| Tự động hóa quá sớm/quá nhiều mà không có các điểm kiểm tra của con người | Tích hợp các điểm kiểm soát quyết định của con người vào quy trình làm việc. Tự động hóa các tác vụ thường xuyên, giữ con người cho các điểm đánh giá, và thử nghiệm một quy trình trước khi mở rộng. |
| Tích hợp công cụ tự động hóa quy trình làm việc AI kém/các silo dữ liệu | Chọn các công cụ kết nối, lập bản đồ luồng dữ liệu và kiểm thử tích hợp từ sớm. Bạn phải đảm bảo rằng các hệ thống của mình chia sẻ dữ liệu một cách liền mạch. |
| Làm phức tạp quy trình làm việc với quá nhiều bước và logic phân nhánh quá sớm | Bắt đầu với một quy trình lặp lại cao và đơn giản. Tối ưu hóa quy trình, sau đó tự động hóa. Chỉ thêm độ phức tạp một cách lặp đi lặp lại khi nền tảng cơ bản đã hoạt động ổn định. |
| Bỏ qua sự tham gia của các bên liên quan và quản lý thay đổi | Hãy tham gia tất cả các nhóm bị ảnh hưởng từ sớm. Giải thích lý do, đào tạo người dùng và tích hợp các vòng phản hồi để quy trình làm việc phù hợp với cách làm việc thực tế của con người. |
Vẫn chưa thể quyết định chọn công cụ nào? Gợi ý: ClickUp!
Các quy trình làm việc bán tự động đạt được sự cân bằng hoàn hảo: kết hợp tốc độ và tính nhất quán của tự động hóa với sự phán đoán và giám sát của con người.
Tuy nhiên, điều quan trọng là phải nhớ rằng tình trạng quá tải công cụ là có thật.
Để loại bỏ việc chuyển đổi ngữ cảnh, ClickUp là giải pháp. Nó tích hợp các tính năng như tự động hóa, ClickUp Brain, bảng điều khiển, tài liệu và nhiều hơn nữa vào một nền tảng duy nhất, cho phép bạn thiết kế, theo dõi và tối ưu hóa các quy trình làm việc bán tự động.
Vậy bạn còn chần chừ gì nữa? Đăng ký ClickUp miễn phí ngay hôm nay! ✅
Câu hỏi thường gặp (FAQ)
Quy trình tự động hóa hoạt động với sự tham gia tối thiểu hoặc không có sự tham gia của con người — một khi được kích hoạt, các công việc sẽ tự động tiến hành qua từng bước. Ngược lại, quy trình bán tự động kết hợp tự động hóa với sự giám sát của con người. Máy móc xử lý các công việc lặp đi lặp lại, dựa trên quy tắc, trong khi con người can thiệp tại các điểm kiểm tra được định trước để đưa ra quyết định, xem xét các trường hợp ngoại lệ hoặc xác minh kết quả.
Các quy trình lặp lại với quy tắc nhất quán là những trường hợp lý tưởng cho tự động hóa bán tự động. Chúng cũng nên có kết quả đo lường được, chẳng hạn như giảm thời gian chu kỳ hoặc ít lỗi hơn. Lựa chọn các quy trình kinh doanh có đặc điểm này đảm bảo rằng tự động hóa mang lại giá trị thực sự.
Các công cụ AI tốt nhất cho tự động hóa bán tự động hiện nay bao gồm các nền tảng như ClickUp, nổi bật nhờ trợ lý AI tích hợp (ClickUp Brain). Các công cụ hàng đầu khác cho tự động hóa bán tự động bao gồm Zapier (cho tự động hóa giữa các ứng dụng), Slack (cho hợp tác thời gian thực) và Typeface (cho tự động hóa tiếp thị).
ClickUp cung cấp một nền tảng trung tâm để quản lý quy trình làm việc bán tự động từ đầu đến cuối. Bạn có thể thiết lập quy trình làm việc, định nghĩa các điều kiện kích hoạt và tự động hóa các bước thường xuyên trong khi vẫn duy trì sự tham gia của con người thông qua các cổng phê duyệt và nhiệm vụ kiểm tra. ClickUp Brain bổ sung các tính năng AI như tóm tắt, phân loại, tạo bản nháp và phát hiện bất thường. Các bảng điều khiển và nhật ký kiểm tra hiển thị tiến độ công việc, can thiệp của con người và hiệu suất của AI.
Đúng vậy, hoàn toàn đúng. Quy trình làm việc bán tự động phụ thuộc vào các điểm kiểm tra của con người cho các quyết định quan trọng, đánh giá chất lượng và xử lý ngoại lệ. Tự động hóa xử lý các công việc lặp đi lặp lại, nhưng sự phê duyệt thủ công đảm bảo độ chính xác, duy trì tuân thủ và cho phép các nhóm can thiệp một cách chiến lược.