Khi nghe đến "hợp tác giữa các nhóm", bạn nghĩ đến điều gì?
Có lẽ là rất nhiều cuộc họp nhóm, email và sự nhầm lẫn. Nhưng hãy nghĩ về bộ phim The Internship, trong đó hai thực tập sinh lạc lõng hợp tác với các lập trình viên, nhà tiếp thị và nhà phân tích để giành chiến thắng trong một thử thách toàn công ty tại Google. Họ không giành chiến thắng vì là những người thông minh nhất. Họ giành chiến thắng vì họ đã học cách làm việc giữa các nhóm khác nhau và hoạt động như một tập thể thống nhất.
Đó là hình ảnh của sự hợp tác thực sự tại nơi làm việc. Nhiều nhóm mang đến bảng nhiều phong cách làm việc khác nhau, nhưng động lực sẽ biến mất nếu không có sự tin tưởng và cấu trúc.
Bạn có thể khắc phục điều đó bằng cách xây dựng nhóm tốt hơn, có những cuộc hội thoại rõ ràng và thói quen làm việc thông minh hơn. Trong bài viết này, bạn sẽ tìm hiểu cách tăng cường sự hợp tác giữa các nhóm trong tổ chức của mình và phá vỡ các rào cản mà không làm chậm tiến độ công việc.
👀 Bạn có biết? Nhân viên văn phòng dành 42% thời gian làm việc với người khác. Tuy nhiên, giao tiếp với đồng nghiệp và khách hàng được coi là khó khăn.
Hợp tác giữa các nhóm là gì?
Hợp tác giữa các nhóm, thường được gọi là hợp tác giữa các nhóm chức năng, bao gồm các bộ phận khác nhau làm việc cùng nhau để giải quyết một vấn đề. Các nhóm này có thể bao gồm các nhà thiết kế, nhà phát triển, nhà tiếp thị và nhóm bán hàng. Mỗi nhóm tận dụng chuyên môn của mình để đảm bảo dự án tiến độ suôn sẻ. Không giống như hợp tác giữa các bộ phận, các nhóm chức năng phá vỡ các rào cản cản trở tiến độ.
📌 iPhone là một trong những ví dụ nổi tiếng nhất về hợp tác giữa các nhóm. Dự án "Project Purple" của Apple đã kết nối các kỹ sư phần cứng, phần mềm và thiết kế với nhóm tiếp thị. Họ cùng nhau chế tạo các nguyên mẫu, trình bày với ban giám đốc, thu thập phản hồi và cải tiến sản phẩm.
Một kỹ sư thậm chí còn dẫn dắt chiến dịch tiếp thị ra mắt và đóng vai chính trong bản demo đầu tiên. Nhóm thường xuyên xảy ra xung đột, hiểu lầm và làm việc dưới áp lực, nhưng kết quả đã nói lên tất cả. Ngày nay, iPhone đóng góp 52% doanh thu của Apple.
Tại sao hợp tác giữa các nhóm lại quan trọng
Hai từ: thực hiện thành công.
Các nhóm làm việc riêng lẻ sẽ bỏ sót các chi tiết quan trọng và gây ra sự nhầm lẫn giữa các bộ phận, dẫn đến kết quả không như mong muốn.
Trở thành thành viên của một nhóm hoặc cộng đồng là một trong những yếu tố quan trọng nhất đối với sự hài lòng của nhân viên. Khi các nhóm hợp tác hiệu quả, họ sẽ vượt qua các trở ngại chung và thúc đẩy dự án tiến triển nhanh hơn với kết quả tốt hơn.
💡 Hỏi bất kỳ ai về người phát minh ra bóng đèn, bạn sẽ nghe thấy cái tên Thomas Edison. Nhưng đằng sau Edison là một nhóm các chuyên gia có tay nghề cao mà ông gọi là "muckers", bao gồm các kỹ sư, thợ máy, nhà hóa học, nhiếp ảnh gia, thợ điện và nhiều người khác.
Mỗi người đều đóng góp chuyên môn và quan điểm khác nhau vào dự án, biến những khái niệm trừu tượng thành các nguyên mẫu hoạt động thông qua quá trình thử nghiệm và thử nghiệm không ngừng nghỉ.
Bóng đèn, máy quay phim, phim ảnh và hàng trăm phát minh đáng chú ý khác mà chúng ta coi là điều hiển nhiên không phải là những dự án cá nhân. Mỗi phát minh đều xuất phát từ suy nghĩ thống nhất và quyền sở hữu công việc giữa các chuyên gia.
Khi bạn xây dựng văn hóa đó bằng cách sử dụng giao tiếp tập trung và các thói quen họp trực tuyến nhất quán, tiến độ sẽ trơn tru hơn và hiệu suất sẽ được cải thiện.
Đây là cách nó được áp dụng trong thực tế:
- Dự án tiến triển nhanh hơn: Mọi người đều hiểu mục tiêu, phân chia khối lượng công việc và mang lại kết quả nhanh hơn
- Kết quả được cải thiện: Mỗi bộ phận đóng góp ý kiến và lấp đầy những khoảng trống mà các bộ phận khác có thể bỏ sót
- Sự đổi mới gia tăng: Chia sẻ ý tưởng dẫn đến những ý tưởng tốt hơn mà các nhóm riêng lẻ có thể không phát triển được nếu làm một mình
- Tăng mức độ tương tác: Các nhóm kết nối tốt hơn khi họ làm việc hướng tới một kết quả với trách nhiệm được chia sẻ
- Nâng cao kỹ năng của nhân viên: Mọi người sẽ trau dồi kỹ năng của mình khi học cách các nhóm khác giải quyết vấn đề
- Tăng cường khả năng giữ chân nhân viên: Giao tiếp hợp tác và văn hóa làm việc giúp gắn kết các nhóm mạnh mẽ và giúp bạn thu hút nhân viên mới
- Các bên liên quan hài lòng hơn: Các dự án mang lại kết quả tốt hơn khi có nhiều người có năng lực hơn đóng góp thời gian và chuyên môn của mình
🧠 Thông tin thú vị: Amazon áp dụng khái niệm "Đội hai chiếc pizza", thành lập các nhóm nhỏ, đa chức năng với số lượng thành viên vừa đủ để ăn hai chiếc pizza. Các nhóm này hoạt động độc lập, cho phép ra quyết định và đổi mới nhanh chóng, góp phần phát triển các dịch vụ như AWS và Prime.
Những thách thức phổ biến mà các nhóm phải đối mặt
Khi chuyển từ công việc bị cô lập sang nỗ lực hợp tác nhóm thực sự, bạn sẽ gặp phải những thách thức thử thách mọi bộ phận trong hệ thống của mình. Hãy cùng xem xét một số thách thức thường gặp nhất, đặc biệt là những thách thức mà nhân viên mới phải đối mặt.
1. Con người không phải lúc nào cũng tin tưởng đồng nghiệp mới
Nói chung, nhân viên của bạn sẽ dè dặt khi tin tưởng những người mà họ chưa từng làm việc cùng trước đây. Sự do dự đó thể hiện một cách âm thầm, cản trở tiến độ và phá vỡ động lực của nhóm ngay từ khi mới bắt đầu.
Một số người về sớm vì cho rằng những người khác sẽ không đóng góp công bằng hoặc không làm việc nghiêm túc. Những người khác lại giấu ý tưởng vì sợ người khác sẽ lấy công của mình.
Sự lo sợ đó có thể cảm thấy quá đáng, nhưng nó là có thật. Trong môi trường làm việc áp lực cao, nhiều nhân viên nghĩ rằng bảo vệ vai trò của mình có nghĩa là giữ bí mật kiến thức chuyên môn của mình. Tư duy đó giết chết tiến độ nhanh hơn bất kỳ sự kém cỏi nào.
2. Quy trình rời rạc và giao tiếp kém hiệu quả
✍️ Vào khoảng đầu những năm 1490, Leonardo da Vinci bắt đầu ghi chép vào sổ tay những quan sát chi tiết về bốn chủ đề lớn: hội họa, kiến trúc, cơ khí và giải phẫu người. Những cuốn sổ tay này, hiện được gọi là các bản thảo của ông, chứa hàng nghìn trang ghi chép các bản phác thảo, lý thuyết và sơ đồ.
Mặc dù rất tài giỏi, da Vinci thường xuyên để các dự án của mình dang dở, ngay cả những dự án mà ông dự định xuất bản. Ông thiếu quy trình làm việc có cấu trúc, sự hỗ trợ hợp tác và hệ thống vận hành để biến những ý tưởng đó thành hiện thực.
Các trưởng nhóm của bạn phải đối mặt với thách thức tương tự khi họ phụ thuộc vào các quy trình rời rạc hoặc trách nhiệm không rõ ràng. Nhiều nhóm cho rằng sự hợp tác sẽ diễn ra tự nhiên khi dự án bắt đầu. Giả định đó tạo ra các vấn đề sâu sắc hơn, không chỉ đối với việc giao hàng, mà còn đối với sự tin tưởng, tinh thần và trách nhiệm giữa các bộ phận.
Tin tốt là điều này cũng hoạt động ngược lại. Khi bạn khắc phục một điểm yếu, bạn sẽ tạo ra động lực cho toàn bộ hệ thống. Một quy trình rõ ràng cho phép đưa ra quyết định tốt hơn, kết quả mạnh mẽ hơn và tiến độ thực sự giữa các nhóm.
3. Thách thức về vật lý và logistics
Ngay cả khi nhân viên của bạn muốn hợp tác nhiều hơn, họ thường không thể làm được vì những trở ngại về vật lý và hậu cần. Trong một văn phòng truyền thống, các phòng ban khác nhau thường ngồi ở các tầng, cánh hoặc thậm chí các tòa nhà riêng biệt. Sự tách biệt đó tạo ra khoảng cách về mặt vật lý và tinh thần, khiến việc chia sẻ ý tưởng hoặc làm việc chặt chẽ trở nên khó khăn hơn.
Bạn có thể cung cấp không gian chung để hợp tác trực tiếp, nhưng thời gian di chuyển, đặt phòng và thiết lập kỹ thuật vẫn làm chậm tiến độ công việc.
Các nhóm làm việc từ xa phải đối mặt với một rào cản khác: thời gian. Với các thành viên nhóm phân bố ở nhiều thành phố, quốc gia hoặc múi giờ khác nhau, việc tổ chức cuộc họp trực tiếp hoặc giải quyết vấn đề nhanh chóng trở nên khó khăn hơn. Một số người làm việc vào buổi sáng, những người khác đăng nhập vào ban đêm, điều này làm gián đoạn luồng cuộc họp trực tuyến và làm chậm năng suất.
ClickUp cũng phát hiện ra rằng 27% số người được hỏi gặp khó khăn với các cuộc họp thiếu sự theo dõi, dẫn đến mất các mục hành động, nhiệm vụ chưa được giải quyết và cuối cùng là năng suất dưới mức trung bình.
Các nền tảng giao tiếp thống nhất có thể giúp thu hẹp một số khoảng cách, nhưng những rào cản này sẽ không hoàn toàn biến mất. Tuy nhiên, với các công cụ hợp tác phù hợp và các phương pháp làm việc thông minh, bạn có thể vượt qua khoảng cách.
📮ClickUp Insight: Một nhân viên tri thức điển hình phải kết nối với trung bình 6 người để hoàn thành công việc. Điều này có nghĩa là hàng ngày phải liên hệ với 6 kết nối cốt lõi để thu thập thông tin cần thiết, thống nhất các ưu tiên và thúc đẩy dự án tiến triển.
Đó là một thách thức thực sự — việc liên tục theo dõi, nhầm lẫn phiên bản và hiển thị không rõ ràng làm giảm năng suất của nhóm. Một nền tảng tập trung như ClickUp, với Tìm kiếm kết nối và Trình quản lý kiến thức AI, giải quyết vấn đề này bằng cách cung cấp bối cảnh ngay lập tức trong tầm tay bạn.
Cách cải thiện sự hợp tác giữa các nhóm
Lợi ích và thách thức của hợp tác giữa các nhóm là rõ ràng, nhưng làm thế nào để thúc đẩy hợp tác hiệu quả giữa các nhóm? Hãy phân tích các bước khóa trong quy trình này:
1. Đồng nhất các mục tiêu và OKR chung
Bạn đã bao giờ cố gắng mời một nhóm khác tham gia vào một dự án, nhưng chỉ nhận được câu trả lời: "Đó không phải là ưu tiên của chúng tôi"? Điều này có thể khiến bạn cảm thấy thất vọng, đặc biệt nếu dự án đó ảnh hưởng trực tiếp đến doanh thu hoặc việc thu hút khách hàng. Sự mất kết nối này xảy ra khi bạn và nhóm khác không thống nhất về mục tiêu.
📌 Lấy X (trước đây là Twitter) làm ví dụ. Công ty này đã trải qua những thay đổi lớn dưới sự lãnh đạo của Elon Musk. Mặc dù X đã điều chỉnh mục tiêu doanh thu để phù hợp với các ưu tiên mới, nhưng công ty vẫn nỗ lực hướng tới sứ mệnh tổng thể: Trở thành quảng trường của thế giới.
Khi các nhóm khác nhau có các ưu tiên mâu thuẫn nhau, tiến độ sẽ chậm lại. Các mục tiêu rõ ràng, thống nhất giúp định hướng sự hợp tác, ngay cả khi tình huống thay đổi.
Một ứng dụng cho mọi công việc như ClickUp có thể giúp bạn thực hiện tầm nhìn này.
Để bắt đầu, ClickUp Goals cho phép bạn thiết lập các mục tiêu chung cho toàn tổ chức, phân chia chúng thành các OKR liên chức năng và thậm chí đo lường tác động bằng cách so sánh hiệu suất thực tế với mục tiêu đã đặt ra.
Bạn có thể chia các mục tiêu lớn, tổng thể thành các công việc và công việc phụ nhỏ hơn, sau đó giao chúng cho các thành viên nhóm có liên quan. Thêm chi tiết như ngày đáo hạn, cột mốc và tiến độ đang theo dõi để rõ ràng hơn.
💡 Mẹo chuyên nghiệp: Sử dụng 'Mục tiêu' trong ClickUp để xác định 'Kết quả chính' cho từng mục tiêu. Chọn loại chỉ số phù hợp dựa trên mục tiêu của bạn, chẳng hạn như:
- "Tiền tệ" cho mục tiêu doanh thu
- ‘Tỷ lệ phần trăm’ cho các chỉ số KPI như tỷ lệ giữ chân khách hàng hoặc tỷ lệ churn
- 'Số' cho các số liệu thô như số lượng đăng ký hoặc
- 'Đúng/sai' cho các cột mốc nhị phân
2. Chỉ định rõ ràng quyền sở hữu và trách nhiệm
Bạn có thể tưởng tượng mình tham gia một nhóm mà không ai biết ai là người chịu trách nhiệm về việc gì hay tại sao họ tham gia không? Thiết lập như vậy sẽ dẫn đến sự nhầm lẫn, khối lượng công việc không đồng đều và kết quả kém.
Khi các nhà quản lý thành lập các nhóm đa chức năng, họ phải phân công trách nhiệm phản ánh điểm mạnh của từng người. Phân phối công bằng không có nghĩa là mọi người có trách nhiệm như nhau, mà có nghĩa là trách nhiệm được phân phối một cách hợp lý.
Một cách hữu ích để ghi lại những kỳ vọng này là tạo ra một bản điều lệ nhóm — một thỏa thuận chung nêu rõ vai trò, mục tiêu, quyền ra quyết định và các quy tắc giao tiếp của từng thành viên.
Steve Jobs đã nhấn mạnh tầm quan trọng của tinh thần đồng đội:
Những thành tựu lớn trong kinh doanh không bao giờ là công lao của một người. Chúng là thành quả của cả một nhóm người.
Những thành tựu lớn trong kinh doanh không bao giờ là thành quả của một người. Chúng là thành quả của cả một nhóm người.
Quyền sở hữu thích hợp giúp ý tưởng đó trở thành hiện thực.
Một số cộng tác viên sẽ đảm nhận nhiều công việc hơn nếu họ có chuyên môn hiếm có, nhưng không ai nên cảm thấy bị bóc lột hoặc bỏ qua. Khi mọi người hiểu lý do đằng sau công việc của mình, các nhóm sẽ cùng nhau tiến lên và tạo đà phát triển. Trách nhiệm rõ ràng giúp nâng cao tinh thần, cải thiện quản lý công việc và xây dựng quyền sở hữu tập thể.
📮ClickUp Insight: Trong khi 28% nhân viên phân loại công việc vô hình là "là một đồng nghiệp tốt", 10% cảm thấy gánh nặng được phân phối không công bằng.
Khi chỉ có một vài người luôn đảm nhận công việc của người khác, tình bạn ban đầu có thể nhanh chóng biến thành sự thất vọng thầm lặng và oán giận âm ỉ.
Vấn đề là, sự giúp đỡ không phải lúc nào cũng đến từ đồng nghiệp. Bạn cần tìm tài liệu khó tìm, trạng thái của một nhiệm vụ ẩn hoặc ai đã xử lý một yêu cầu đột xuất tương tự vào năm ngoái? ClickUp AI có thể hiển thị ngay lập tức thông tin và hiểu biết có liên quan, đảm bảo mọi người đều nhận được sự hỗ trợ cần thiết.
3. Tiêu chuẩn hóa quy trình giao tiếp
Chúng tôi đã đề cập đến vấn đề này trước đó, nhưng nó đủ quan trọng để được nhấn mạnh. Hợp tác giữa các nhóm chỉ hiệu quả khi các nhóm tuân theo một quy trình chung.
Đôi khi, điều đó có nghĩa là đưa các nhóm mới vào quy trình làm việc hiện có. Nhóm phát triển của bạn có thể bắt đầu đóng góp vào các kịch bản bán hàng. Hoặc bạn có thể huy động bộ phận tiếp thị tham gia vào việc soạn thảo tài liệu sản phẩm. Trong những trường hợp khác, bạn đang xây dựng một thứ gì đó hoàn toàn mới, chẳng hạn như cơ sở kiến thức nội bộ cần sự đóng góp của tất cả các bộ phận.
Nếu không có cấu trúc rõ ràng, những nỗ lực này sẽ trở nên lộn xộn. Do đó, hãy tạo quy trình hoạt động tiêu chuẩn để xác định khi nào sự hợp tác mang lại giá trị và đưa ra câu trả lời rõ ràng cho bốn câu hỏi sau:
- Những nhóm nào đang làm việc cùng nhau — cụ thể là những thành viên nào trong nhóm đang tham gia
- Mỗi người chịu trách nhiệm và đóng góp gì
- Những công cụ nào hỗ trợ giao tiếp của họ
- Thành công trông như thế nào khi công việc hoàn thành
Khi mọi người chia sẻ cùng một quy trình làm việc ngay từ đầu, sự hợp tác trở nên tự nhiên và việc quản lý công việc trở nên dễ dàng hơn.
💡 Mẹo chuyên nghiệp: 92% nhân viên tri thức có nguy cơ mất các quyết định quan trọng bị phân tán trong các cuộc trò chuyện, email và bảng tính. Nếu không có hệ thống thống nhất để ghi lại và theo dõi các quyết định, những thông tin kinh doanh quan trọng sẽ bị mất trong mớ hỗn độn kỹ thuật số.
Bạn muốn hợp lý hóa quy trình làm việc giữa các bộ phận? Sử dụng Nhiệm vụ ClickUp để nêu rõ ai tham gia, mỗi người phụ trách gì và cách theo dõi tiến độ. Thêm người được giao nhiệm vụ, đặt ngày đáo hạn và xác định ưu tiên nhiệm vụ và trạng thái tiến độ một cách dễ dàng. Bạn cũng có thể chỉ ra các kết quả mong đợi và các chi tiết khác bằng Trường Tùy chỉnh của ClickUp.
Mô tả công việc hoặc nhận xét thiết lập bối cảnh và cho phép bạn theo dõi các cuộc thảo luận ở một nơi. Điều này đảm bảo mọi thành viên trong nhóm đều thấy cùng một cấu trúc và công việc tiến triển mà không có sự nhầm lẫn.
4. Tổ chức các cuộc họp và tổng kết thường xuyên giữa các nhóm
Các nhóm đa chức năng thường bỏ lỡ những đồng bộ hóa nhỏ hàng ngày diễn ra trong một bộ phận. Sự thiếu liên lạc này dẫn đến sự mất đồng bộ, hiển thị kém và đà phát triển chậm hơn trên toàn bộ bảng.
Việc đồng bộ ngắn gọn, có cấu trúc cho phép mọi nhóm chia sẻ tiến độ, nêu ra các trở ngại và kết nối với bức tranh tổng thể. Khi việc kiểm tra này diễn ra nhất quán và theo định dạng quen thuộc, mọi người sẽ tập trung mà không mất thời gian.
Lời khuyên của chúng tôi? Tự động hóa các cuộc họp cập nhật này và làm việc không đồng bộ với Autopilot Agents của ClickUp. Chúng sẽ tạo Báo cáo hàng ngày và hàng tuần tóm tắt các hoạt động công việc quan trọng cho mỗi thành viên trong nhóm của bạn. Có được hiển thị hoàn toàn mà không cần động tay hay theo dõi các bản cập nhật.
Việc nhìn lại quá trình cũng quan trọng không kém. Sau các cột mốc quan trọng, các nhóm cần không gian để phản ánh những gì đã thành công, những gì chưa thành công và những gì cần thay đổi. Những đánh giá này giúp cải thiện quy trình và giúp các nhóm củng cố niềm tin, chia sẻ tín dụng và cùng nhau chịu trách nhiệm về kết quả.
💡 Mẹo chuyên nghiệp: Tiến hành các buổi tổng kết nhóm suôn sẻ hơn với Mẫu tổng kết dự án của ClickUp. Sử dụng mẫu này để ghi lại những thành công, thách thức và bài học kinh nghiệm để mọi người cùng thống nhất về những việc cần lặp lại hoặc xem xét lại. Gán các mục hành động thành nhiệm vụ ngay từ tài liệu để tiếp tục cải tiến.
Nếu bạn đang xây dựng một khung hợp tác giữa các nhóm mới, hãy bắt đầu với một vài thói quen sau:
- Bắt đầu bằng một hoạt động làm quen nhanh để tạo sự thoải mái
- Sử dụng các mẫu có cấu trúc để hướng dẫn brainstorming hoặc retro
- Giữ các cuộc họp kiểm tra ngắn gọn, dự đoán được và minh bạch
Nhịp điệu đó sẽ xây dựng sự hợp tác vững chắc hơn theo thời gian và giúp mọi nhóm làm việc với sự tự tin, rõ ràng và mục đích hơn.
5. Sử dụng các công cụ quản lý dự án hợp tác
Không có gì ngạc nhiên khi sự hợp tác giữa các nhóm phụ thuộc rất nhiều vào công nghệ để thu hẹp khoảng cách và giữ mọi người kết nối với nhau. Bất kể thành viên nhóm của bạn ở đâu, bạn cần những công cụ:
- Kích hoạt giao tiếp và hợp tác thời gian thực
- Giữ mọi người luôn cập nhật kịp thời
- Ghi lại mọi nội dung được thảo luận trong các phiên hợp tác để tham khảo
Một trong những công cụ đáng tin cậy nhất cho sự hợp tác giữa các nhóm là ClickUp. Nó tích hợp giao tiếp, tài liệu và theo dõi công việc vào một không gian làm việc duy nhất.
Kết quả sau khi sử dụng ClickUp:
- 96. 7% các nhóm báo cáo hiệu quả làm việc được cải thiện
- 87. 9% báo cáo sự hợp tác tốt hơn, và
- 87. 5% báo cáo hiển thị được cải thiện
Động não ý tưởng và hợp tác công việc với ClickUp Docs và Bảng trắng
Khi nhóm của bạn cần xây dựng tài liệu hoặc cùng nhau làm việc trên các ghi chú chi tiết, ClickUp hoạt động như một phần mềm cộng tác tài liệu. Các tài liệu được chia sẻ này giúp bạn viết chương trình làm việc, duy trì wiki hoặc ghi lại các ý tưởng brainstorming ở một nơi.
Trong ClickUp Docs, bạn có thể bình luận, chỉ định nhiệm vụ tiếp theo và kết nối tài liệu với các dự án đang hoạt động. Bạn cũng có thể tùy chỉnh bố cục bằng cách sử dụng tiêu đề và chế độ tập trung để tài liệu phù hợp với cách làm việc của nhóm.
Điều này cũng giúp các nhóm làm việc từ xa hoặc phân phối giao tiếp rõ ràng mà không cần cập nhật trực tiếp mọi lúc. Bạn có thể kiểm soát quyền truy cập bằng cài đặt quyền truy cập, cấp quyền chỉnh sửa hoặc chế độ xem cho những người cụ thể khi cần.
Nếu nhóm của bạn thích tư duy trực quan, hãy chuyển sang Bảng trắng ClickUp. Những khung vẽ linh hoạt này cho phép bạn phác thảo, lập kế hoạch và kết nối các ý tưởng trong một môi trường trực tiếp. Thêm hình dạng, văn bản, đường kẻ hoặc bản vẽ để vẽ bản đồ quy trình hoặc lập kế hoạch các tính năng cùng nhau.
Bạn cũng có thể thêm các công việc trực tiếp vào bảng và kết nối chúng với dự án, ngay lập tức biến những ý tưởng thành hành động. Ngoài ra, sử dụng các mẫu bảng trắng để hỗ trợ lập bản đồ dự án, ý tưởng nhóm hoặc phản hồi trực quan trong các phiên lập kế hoạch.
Điều tuyệt vời nhất?
Cho phép nhiều người dùng cộng tác trên cùng một tài liệu ClickUp với thông báo thời gian thực khi có người khác đang chỉnh sửa tài liệu. Bạn có thể tránh các thay đổi mâu thuẫn hoặc chỉnh sửa lặp lại trong tài liệu của mình bằng tính năng Phát hiện cộng tác trực tiếp trong ClickUp.
Bạn cũng có thể xem các bản cập nhật ngay khi chúng xảy ra, để không ai làm việc trên phiên bản cũ hoặc bỏ lỡ các nội dung mới được thêm vào. Các nhóm làm việc hiệu quả cao sẽ được hưởng lợi từ điều này vì nó hỗ trợ ra quyết định nhanh chóng với khả năng hiển thị được chia sẻ giữa các bộ phận. Tốc độ và độ chính xác như vậy sẽ tạo ra sự khác biệt khi bạn làm việc với các tài liệu được chia sẻ, dòng thời gian chặt chẽ và nhiều người đóng góp.
Giao tiếp trong thời gian thực với ClickUp Chat
Sau khi các tài liệu của bạn được đồng bộ, hãy chuyển sang ClickUp Chat, một ứng dụng nhắn tin tất cả trong một để giao tiếp hiệu quả hơn. Trò chuyện cho phép tạo không gian thảo luận mở hoặc riêng tư, có thể điều chỉnh theo các nhu cầu khác nhau của dự án.
Dưới đây là cách thức giúp các nhóm làm việc nhanh hơn, cùng nhau:
- Cộng tác ngay lập tức mà không cần rời khỏi dự án ClickUp của bạn Không gian, Thư mục hoặc Danh sách công việc
- Chia sẻ tệp, liên kết và văn bản được định dạng phong phú mà không cần chuyển đổi công cụ
- Chuyển đổi tin nhắn trực tiếp thành công việc được giao để giữ liên lạc gắn liền với kết quả
- Kết nối những người phù hợp bằng cách đề cập và trả lời theo chủ đề
💡 Mẹo chuyên nghiệp: Sử dụng ClickUp Brain, AI công việc hoàn chỉnh nhất hành tinh, để tăng cường hợp tác giữa các nhóm và phá vỡ các rào cản — một cách tự động. Với Brain, các thành viên trong nhóm có thể ngay lập tức tìm thấy câu trả lời từ các nhiệm vụ, tài liệu và cuộc hội thoại trong ClickUp và các ứng dụng được kết nối — bất kể ai đã tạo ra chúng. Không còn phải lục lọi các thư mục hoặc gửi tin nhắn cho năm người để tìm kiếm thông tin. Chỉ cần hỏi, Brain sẽ cung cấp thông tin bạn cần.
Không giống như các công cụ không kết nối khiến quy trình làm việc của bạn bị phân tách, ClickUp tích hợp với hơn 1.000 ứng dụng, chẳng hạn như Slack, GitHub và Google Drive, cho phép bạn hợp tác linh hoạt trên các công cụ mà nhóm của bạn đã sử dụng.
📮ClickUp Insight: Monday blues? Hóa ra thứ Hai là ngày yếu nhất trong tuần về năng suất (không có ý chơi chữ), với 35% nhân viên cho rằng đây là ngày họ làm việc kém hiệu quả nhất. Sự sụt giảm này có thể là do thời gian và năng lượng dành cho việc tìm kiếm thông tin cập nhật và các ưu tiên hàng tuần vào sáng thứ Hai.
Một ứng dụng toàn diện cho công việc như ClickUp có thể giúp bạn trong việc này. Ví dụ, ClickUp Brain, trợ lý AI tích hợp của ClickUp, có thể 'cập nhật' cho bạn tất cả các thông tin quan trọng và ưu tiên trong vài giây. Ngoài ra, mọi thứ bạn cần cho công việc, bao gồm các ứng dụng tích hợp, đều có thể tìm kiếm được bằng tính năng Tìm kiếm kết nối của ClickUp.
Với Quản lý kiến thức của ClickUp, việc xây dựng một điểm tham chiếu chung cho tổ chức của bạn trở nên thật dễ dàng! 💁
Ghi lại và chia sẻ Clip ClickUp để hợp tác không đồng bộ
Cần một cách tốt hơn để giải thích các hướng dẫn phức tạp? Sử dụng ClickUp Clips để ghi lại màn hình của bạn kèm theo giọng nói và chú thích. Thay vì trao đổi nhiều tin nhắn văn bản, bạn có thể thể hiện chính xác ý mình bằng cả hình ảnh và âm thanh.
Bạn có thể chia sẻ các video này qua liên kết công khai, đính kèm chúng vào nhiệm vụ hoặc tải xuống để sử dụng bên ngoài ClickUp.
Dưới đây là cách Clips đơn giản hóa hợp tác:
- Nhận bản ghi tự động có dấu thời gian cho mọi video bạn quay
- Thêm nhận xét vào các thời điểm cụ thể trong video để nhận phản hồi mục tiêu và ra quyết định nhanh hơn
- Lưu trữ tất cả các bản ghi âm tại trung tâm Clips Hub để nhóm của bạn luôn biết nơi truy cập chúng
Ansh Prabhakar, Chuyên viên phân tích cải tiến quy trình kinh doanh tại Airbnb, chia sẻ:
ClickUp cung cấp nhiều tính năng trong một nơi, chẳng hạn như quản lý dự án, các tùy chọn động não, quản lý công việc, lập kế hoạch dự án, quản lý tài liệu, v.v. Nó chắc chắn đã làm cho cuộc sống trở nên dễ dàng hơn vì dễ sử dụng, giao diện người dùng được thiết kế tốt và việc hợp tác trong nhóm cũng như với các nhóm khác trở nên dễ dàng hơn. Chúng tôi có thể quản lý công việc tốt hơn, theo dõi và báo cáo công việc dễ dàng, và dựa trên các cuộc họp hàng ngày về tiến độ, việc lập kế hoạch cho tương lai trở nên dễ dàng.
ClickUp cung cấp nhiều tính năng trong một nơi, chẳng hạn như quản lý dự án, các tùy chọn động não, quản lý công việc, lập kế hoạch dự án, quản lý tài liệu, v.v. Nó chắc chắn đã làm cho cuộc sống trở nên dễ dàng hơn vì dễ sử dụng, giao diện người dùng được thiết kế tốt và việc hợp tác trong nhóm và với các nhóm khác trở nên dễ dàng hơn. Chúng tôi có thể quản lý công việc tốt hơn, theo dõi và báo cáo công việc dễ dàng, và dựa trên các cuộc họp hàng ngày về tiến độ, việc lập kế hoạch trong tương lai trở nên dễ dàng.
Theo dõi tiến độ và khối lượng công việc với Bảng điều khiển ClickUp và Chế độ xem khối lượng công việc
Bảng điều khiển ClickUp giúp nhóm của bạn theo dõi các chỉ số cho các dự án liên chức năng và đưa ra quyết định tốt hơn. Với các thẻ và công cụ báo cáo được tạo sẵn, các nhà quản lý có thể xem trực tiếp năng suất, các trở ngại và thời hạn sắp tới. Sử dụng dữ liệu này để điều chỉnh ưu tiên, báo cáo vấn đề sớm và quản lý nhiều dự án một cách tự tin.
Việc phân công công việc rõ ràng và yêu cầu mọi người chịu trách nhiệm đòi hỏi khả năng hiển thị toàn diện.
Sử dụng Chế độ xem khối lượng công việc của ClickUp để xác định ai có sức chứa hoặc cần trợ giúp. Kéo và thả nhiệm vụ giữa các thành viên trong nhóm để cân bằng khối lượng công việc mà không làm ai phải làm việc quá sức.
Chuyển đổi giữa chế độ xem hàng tuần và hàng tháng để dự báo nhu cầu và điều chỉnh trách nhiệm trước khi chúng trở thành trở ngại. Hiển thị rõ ràng giúp tránh nhầm lẫn và giúp các nhóm nhanh chóng phối hợp với nhau.
Ví dụ thực tế và nghiên cứu điển hình về hợp tác giữa các nhóm
Hợp tác giữa các nhóm mang lại nhiều lợi ích đáng kể nhưng có thể thất bại nếu không được quản lý tốt. Như câu nói, “Lạc đà là con ngựa được thiết kế bởi một ủy ban. ” Tuy nhiên, khi được thực hiện đúng, hợp tác giữa các nhóm sẽ mang lại kết quả ấn tượng.
Hãy cùng khám phá cách các công ty hợp tác thành công giữa các nhóm để đạt được kết quả tuyệt vời.
🛋️ IKEA và cam kết của công ty đối với sự bền vững
Cam kết của IKEA đối với sự bền vững không chỉ dừng lại ở marketing. Công ty coi sự bền vững là giá trị cốt lõi, với mọi bộ phận cùng nỗ lực hướng tới các mục tiêu chung của công ty.
Hội đồng chiến lược phát triển bền vững của công ty là một ví dụ điển hình về sự hợp tác liên chức năng. Hội đồng này tập hợp các thành viên từ Inter IKEA Group và các bên nhượng quyền để chia sẻ các phương pháp hay nhất và tạo ra kiến thức có thể áp dụng vào thực tiễn.
Những nỗ lực hợp tác này đã mang lại những thay đổi đáng kể trong toàn công ty, như chuyển đổi toàn bộ hệ thống chiếu sáng sang đèn LED tiết kiệm năng lượng và mua toàn bộ bông từ các nhà cung cấp bền vững.
Nhưng cam kết của IKEA không dừng lại ở đó. Công ty đã cam kết trở thành một doanh nghiệp tuần hoàn và tích cực với khí hậu vào năm 2030. Để đạt được mục tiêu đó, cần có sự đóng góp liên tục từ các nhóm đa chức năng làm việc cùng nhau.
🎵 Mô hình đội ngũ của Spotify cho phát triển sản phẩm
Cách tiếp cận của Spotify đối với đổi mới sản phẩm phát triển mạnh mẽ nhờ sự hợp tác hiệu quả giữa các nhóm thông qua mô hình "Squad" nổi tiếng. Mỗi đội hoạt động như một công ty khởi nghiệp nhỏ, kết hợp các nhà phát triển, nhà thiết kế, nhà phân tích dữ liệu và quản lý sản phẩm, những người sở hữu một tính năng hoặc một phần cụ thể của ứng dụng.
Thay vì tổ chức vai trò theo bộ phận, Spotify tập hợp các bộ kỹ năng đa dạng trong một đội để di chuyển nhanh chóng và độc lập. Các nhóm thống nhất các mục tiêu rõ ràng, chia sẻ trách nhiệm và sử dụng các công cụ giao tiếp tập trung để duy trì kết nối trong khi đưa ra quyết định nhanh hơn.
Cấu trúc này thúc đẩy sự đổi mới trên quy mô lớn, cho phép Spotify triển khai danh sách phát cá nhân hóa, tính năng mới và cập nhật mà không gặp trở ngại hay sự cô lập.
Biến tinh thần đồng đội thành thành công dự án cụ thể với ClickUp
Hợp tác giữa các nhóm mang lại kết quả tốt hơn nhờ kết hợp các kỹ năng và quan điểm đa dạng. Kết quả là công việc được hoàn thành kỹ lưỡng hơn và sự hài lòng của các bên liên quan cao hơn.
Để đạt được kết quả, hãy tạo một không gian chung nơi các nhóm có thể giao tiếp cởi mở, làm rõ trách nhiệm và thống nhất các mục tiêu chung. Hỗ trợ sự hợp tác liên tục bằng các hướng dẫn, cẩm nang và tài nguyên dễ tiếp cận.
83% nhân viên chủ yếu dựa vào email và trò chuyện để giao tiếp, dẫn đến sự phân mảnh và mất bối cảnh, và chỉ 8% sử dụng các công cụ dự án để chuyển các cuộc thảo luận thành các mục hành động đang được theo dõi
ClickUp có thể giúp bạn tăng cường kết quả của sự hợp tác liên chức năng bằng cách cung cấp cho nhóm của bạn các công cụ để quản lý công việc, giao tiếp và theo dõi tiến độ trên một nền tảng duy nhất.
Vì việc phá vỡ các rào cản bắt đầu từ việc sử dụng các công cụ không bị cô lập. Dùng thử ClickUp miễn phí!