Vizyonu olmayan bir futbol takımının sahaya çıktığını hayal edin. Yanlış paslardan yanlış pozisyon almaya kadar, sonunda maçı kaybetene kadar hatalar yapmaya devam ederler.
Buradaki sorunu fark ettiniz mi? Hazırlık eksikliği (ya da belki de sadece şanssız bir günleri vardır).
Her durumda, bir PI veya Program Artışı planlama etkinliği de farklı değildir. Bu etkinlikler, takım üyelerinin bir araya gelerek birikmiş işleri tartıştığı, organizasyonun hazırlık durumunu değerlendirdiği ve gelecekteki eylemleri planladığı takım toplantıları gibidir. PI planlama, bir organizasyondaki birden fazla departmanın başarı için aynı vizyonu koordine etmesini ve paylaşmasını sağlar — tıpkı iyi hazırlanmış futbolcuların ne zaman hücum veya savunma yapacağını tam olarak bilmesi gibi.
Herhangi bir ürün geliştirme takımı için PI planlama oturumunu doğru yapmak, işin yarısıdır. Bunu yapmamak, iletişim sorunlarına, takım çalışmasının eksikliğine ve kullanıcı veya müşteri ihtiyaçlarının gerçek anlamda anlaşılmamasına yol açar.
Bu kılavuzda, PI planlama sürecini sizin için basitleştirdik. Hedefleri nasıl haritalayabileceğinizi, zorlukların üstesinden nasıl gelebileceğinizi ve her toplantıda başarılı olmak için sektörün en iyi uygulamalarını nasıl kullanabileceğinizi ele alacağız!
PI Planlama Etkinliği nedir ve hangi takımlar buna ihtiyaç duyar?
SAFe (Scaled Agile Framework) veya PI veya Proje Artırımı planlamasının bir parçası olan PI, genellikle 8-12 haftalık sabit aralıklarla düzenlenen standart bir takım etkinliğidir.
Çevik çerçeve içindeki takımların paydaşlarla işbirliği yapmasına ve beklenen sonuçlar için belirli ilkeleri takip etme konusunda anlaşmasına veya oylamasına yardımcı olur. Anlaşma sağlandıktan sonra, Agile Release Train (ART) içindeki her takım üyesi, iyileştirilmiş bir ürün veya hizmetin zamanında piyasaya sürülmesini sağlayabilir.
Bir oturum sırasında ulaşılan vizyon, hedefler ve çıktılar geçicidir ve bir sonraki program artış planlama toplantısında değiştirilebilir.
Tüm çevik takımların PI planlamasına ihtiyacı var mı?
İş bağlamında, PI planlamasının, daha büyük grupları koordine etmenin zor olabileceği büyük ölçekli kuruluşlar ve karma takımlar için en iyi sonucu verdiğini not etmek önemlidir. Düzenli sprint toplantıları ve geriye dönük değerlendirmeler daha küçük takımlar için uygun olsa da, çok sayıda katılımcının yer aldığı kapsamlı oturumlar, yerleşik bir PI planlama sürecini takip etmekle daha iyi sonuçlar verecektir.
Buradaki amaç, çalışanların ve paydaşların aynı sayfada kalmasına yardımcı olmaktır. Nasıl? Bu etkinliğe katılan üyeler toplu olarak bir yol haritası oluşturur. Bu, takımların üzerinde anlaştığı ve çatışmasız gelecek süreçlerin temelini oluşturan bir şeydir.
Bazı takımlar, mevcut karar alma süreçlerini yansıtmak, verimsizlikleri belirlemek ve geri bildirimleri gün ışığına çıkarmak için bir PI planlama töreni planlayabilir. Bu etkinlikler, bir projenin genel ilerlemesine yönelik mevcut ve potansiyel zorlukların tartışılmasını da destekler.
PI planlama katılımcıları kimlerdir?
Teknik olarak, bir PI planlama etkinliği, bir Agile Release Train'den tüm paydaşların ve takımların katılımını gerektirir. Aşağıdaki tablo, temel katılımcıların rollerine ilişkin genel bir fikir verecektir
| Üye | Sorumluluk |
| Ürün sahibi | Paydaşların gereksinimlerinin geliştirme takımı tarafından iyi anlaşılmasını sağlar |
| Sürüm tren mühendisi | Sürekli iyileştirmeyi teşvik etmek ve program risklerini en aza indirmek için liderler ve paydaşlarla iletişim kurun |
| Scrum ustası | PI planlama oturumu için gerekli materyalleri oluşturmaktan sorumludur |
| Geliştiriciler | Geri bildirimleri inceleyin ve bir ürünün özelliklerini eklemek, kaldırmak veya değiştirmek için değişiklikler yapın |
Bazı takımlar, PI hedeflerini belirlemeye ve işlevsel bağımlılıkları tanımlamaya yardımcı olan danışmanlar ve çözüm mimarlarından oluşan özel bir program panosu oluşturur.
Bonus: Çevik toplantılarınızı yönetmek için hızlı bir düzene mi ihtiyacınız var? ClickUp PI Planlama Şablonu ile kolayca başlayın! Tüm birikmiş işler, program riskleri ve iş yüklerinin kapsamlı bir görünümünü sunarak, takımların her PI planlama töreninde tutarlı bir şekilde organize olmaları, izlemeleri ve hedefler belirlemeleri için ihtiyaç duydukları her şeyi sağlar.
PI Öncesi Planlama Aşaması: Başarılı Bir Etkinlik İçin Nasıl Hazırlanmalı?
PI planlama, bu kavramı yeni öğrenen işletmeler için en basit oturumlar olmayabilir. Oldukça deneyimli çevik takımlar bile, program artış toplantısı için tüm materyalleri hazırlamak ve düzenlemek için zamana ihtiyaç duyar.
İyi bir strateji, PI planlama hazırlıklarına başlarken dikkate almanız gereken tüm bileşenlerin bir kontrol listesini hazırlamaktır. İşte size yardımcı olabilecek beş ipucu:
- Paydaşların listesi: Markanızın uzun vadeli vizyonunu destekleyen kişileri asla gözden kaçırmayın. Toplantıdan önce bilgilendirmeniz gereken tüm paydaşların bir listesini tutun. Destek için bu paydaş haritalama şablonlarını deneyin
- Malzeme ve birikmiş işler: Projenizin aşamasına bağlıdır. Yalnızca gelecek için yol haritaları ve önceki PI planlama etkinliğinden birikmiş iş listeleri gibi önemli içerikleri ekleyin
- Konum: Yüz yüze PI planlama toplantıları için, insanların serbestçe hareket edebilecekleri geniş bir alanda toplantı düzenleyin. Böylece, katılımcılar tüm toplantı boyunca sandalyelere bağlı kalmak zorunda kalmazlar
- Yazılım: Başarılı bir PI planlama oturumu için en iyi hazırlık, bir toplantı veya proje yönetimi yazılımı ( ClickUp gibi) kullanmaktır. Bu tür ürünler, geliştirme takımlarının ürünlerini verimli bir şekilde planlamasına ve yönetmesine yardımcı olmak için tasarlanmıştır
- Standart gündem: Hiç kimse bir toplantıya tamamen hazırlıksız gitmekten hoşlanmaz. PI planlama gündemini akıcı bir şekilde aktarabilecek ve aynı zamanda takım ruhunu geliştirebilecek konuşmacıları davet edin
PI planlama etkinlikleri sırasında dikkat edilmesi gereken yaygın zorluklar
Yukarıdaki kontrol listesinin yanı sıra, çevik takımlar, özellikle uzaktaki takım üyeleri varsa, PI planlama oturumu düzenlemeden önce ortaya çıkan yaygın sorunları ele almaya da odaklanmalıdır.
En önemli üç PI planlama zorluğunu inceleyelim:
Katılım eksikliği
Ortalama bir insanın dikkat süresi sadece 8,25 saniyedir, bu nedenle tüm katılımcıların oturum boyunca ilgisini canlı tutmaya çalışmalısınız.
Bir senaryodan uzun paragraflar okumaya devam ederseniz, bu size bir fayda sağlamaz, ancak yüz yüze konuşmak fayda sağlar. Ayrıca, oturumlarınıza daha fazla gerçek zamanlı işbirliği aracı eklemeyi deneyin. Toplantıya katılan herkesin beyin fırtınası yapmasına, fikirlerini paylaşmasına ve dinlendiğini hissetmesine olanak tanıyan dijital beyaz tahtaları kullanabilirsiniz.
Arka arkaya çok fazla PI planlama oturumu düzenlemek çalışanları yorabilir. Bu nedenle, bir sonraki PI planlama oturumunuzdan önce, herkesin zamanını en iyi şekilde değerlendirmek için en uygun toplantı sıklığını belirleyin.
Saat dilimi sorunları
Küresel iş yerleri ve dağıtılmış takımlar için, tüm takım üyeleriyle belirlenen bir zamanda toplantı düzenlemek bir kabusa dönüşebilir. Farklı saat dilimleri bir yana, uygun bir planlama aracı olmadan bu etkinlikleri organize etmek işleri daha da zorlaştırabilir.
Her PI planlama oturumunu daha kısa saatlere bölerek ve birkaç güne uzatarak herkesin etkinliğin tamamına katılmasını sağlayabilirsiniz. Bu oturumları önceden iyi planlamak için iyi bir planlama yazılımına yatırım yapmayı ve etkili iletişim stratejileri uygulamayı düşünün.
Yanlış iletişim
Sıkça karşılaşabileceğiniz bir sorun, ürün sahibi veya yöneticinizin mevcut sorunları, talepleri veya beklenen sonuçları net bir şekilde belirtmemesi ve daha doğrudan özellikler talep etmesidir. 🤷
Örneğin, bir programcı takımı ayda yaklaşık 20 satır kod yönetiyorsa, işin şirketin uzun vadeli vizyonu için değerli olmasını sağlamalıdır.
Burada akıllı bir yaklaşım, bu senaryoda müşterileri ilk sıraya koymaktır. Bu süreçte bir ürünü kullanıcının bakış açısından değerlendirin ve ona ekstra değer katan ve müşterileri rakip ürünler yerine onu satın almaya itebilecek noktalardan bahsedin.
her Seferinde Başarılı PI Planlama Oturumları Düzenlemek için 6 Adım
Şimdi anlamlı PI planlama ve takım ayrılma oturumları yürütmek için gerekli adımları ortaya çıkaralım. Her adımı nasıl uygulayacağınızı daha iyi anlamanıza yardımcı olmak için ClickUp'ın Agile Suite özelliklerinden bazılarını göstereceğiz. 🌻
Adım 1: PI planlama hedeflerini ve amaçlarını haritalandırın
Yukarıda bahsedildiği gibi, net ve kararlı PI hedefleri başlangıçtan itibaren çok önemlidir. Takımınızın toplantıda ele alması gereken önemli hedefleri ekleyin. Hedefler belirlenmeden oturumunuz yol haritası oluşturmak için herhangi bir bağlam içermeyecektir.
İşte burada ClickUp Hedefleri devreye giriyor! PI planlaması veya gelecekteki sprint hedefleri oluşturmaya başlayabilir ve bunları Klasörler halinde sıralayabilirsiniz. Toplantı ilerledikçe her hedefin ilerlemesini görselleştirebilirsiniz.
Daha iyi kontrol için hedefleri görevlerinize bağlayın. Bu şekilde, ClickUp, bağlantılı görevleri tamamladıkça hedeflerin ilerlemesini otomatik olarak yansıtacaktır. Sayı, koşullu ve yüzde metrikleri gibi farklı hedef türleri belirlemekten çekinmeyin.
Her hedefe açıklamalar ekleyerek ve takımınıza hangi materyalleri hazırlamaları gerektiğini bildirerek PI öncesi planlama hazırlıklarınızı kolaylaştırın.
Hala çok fazla iş olduğunu mu düşünüyorsunuz? Hedef ayarlamaya hemen başlamak için ClickUp SMART Hedefler Şablonunu kullanmayı deneyin!
Adım 2: Takımınızın fikirlerini görselleştirin
Hedeflerinizi netleştirdikten sonra, bir sonraki adım çevik takımınızla fikir üretmektir. Takımlar, fiziksel bir ortamda fikirleri içeren yapışkan notları beyaz tahtalara yapıştırır. Ancak dijital bir tahtada da çok daha fazlasını yapabilirsiniz!
Sanal ClickUp Beyaz Tahtalar ile takımlar, yaratıcı fikirlerini sonsuz bir alanda sınırsızca akıtabilir. Her katılımcı, fikirlerini paylaşmak, eylem planları önermek ve öncelikli özellikleri vurgulamak için bir imleç ve araç çubuğu alır. 🦋
Bir sonraki artış için önerdiğiniz iş akışları çok karmaşıksa, ClickUp'ın Zihin Haritaları' na geçin ve birden çok düğüm arasında bağlantılar çizerek adım adım bir süreç haritası oluşturun.
Bireysel iş akışlarını daha da görselleştirmek için, ClickUp'ın Kanban Panosu görünümünü kullanarak görevlerin ilerleme aşamalarındaki ilerlemeyi görebilirsiniz. Birden fazla risk ve bağımlılıkla karşı karşıyaysanız, ClickUp'ın Gantt Grafik Görünümü'nü kullanarak bir çözüm haritası oluşturun ve bir sonraki artış döngüsünü tamamlamak için takımlar arası bağımlılıkları belirleyin.
Adım 3: Gerçekçi dönüm noktaları belirleyin
Sadece oturup takımınıza Başla ve Bitir gibi sıkıcı talimatlar vermeyin. PI planlama hazırlıklarınızın, insanların tamamlayabileceği gerçekçi dönüm noktaları içerdiğinden emin olun. Bunu yapmanın harika bir yolu, önemli başarıları vurgulamanıza olanak tanıyan ClickUp Dönüm Noktaları'nı kullanmaktır.
Dönüm noktaları, takımınıza çıktılarının değerini göstererek onları motive etmeye yardımcı olur. Çevik takımlardaki yöneticilere, farklı görevler için kaynakları tahsis etmede ve nihai plan incelemesi için kesin tahminlerde bulunmada yardımcı olurlar. Bu ayrıca, değişiklikleri son anda keşfetmek yerine hemen gözden geçirip tespit etmenizi sağlar.
Adım 4: Her üye için rolleri tanımlayın ve acil durum planları hazırlayın
Geliştirme takımlarının bir sonraki PI planlama oturumuna hazırlanırken rollerinin farkında olduklarından her zaman emin olun. İşler ters giderse ve insanlar her gün ne yapmaları gerektiğini sorarsa, bu pek yardımcı olmayacaktır. Acil durum planının olmaması nedeniyle takımınızın dağınık olduğu plansız etkinlikler için de aynı şey geçerlidir.
PI planlama etkinliğinizde bir görev listesi oluşturduktan sonra, etiketler atayın ve herkesin sorumluluklarını bilmesini sağlayın. Daha önemli özellik güncellemelerini daha çabuk ele almak için görevleri önceliklendirmeyi bile deneyebilirsiniz.
ClickUp içinde Görev Önceliklerini kullanın ve görevlerinizi dört renk kodlu etiketten biriyle tanımlayın: Acil, Yüksek, Normal ve Düşük. Bu etiketleri önceden planlayıp ayarlayarak, her görev için takımın dönüş süresinin görünürlüğünü artırabilirsiniz.
Takım rollerini tanımlamak, artış işi başladığında bilginin ve karar vermenin doğru akışı için aynı derecede önemlidir. ClickUp, bu konuda size yardımcı olacak çeşitli rol ve sorumluluk şablonlarına sahiptir. ClickUp RACI Matris Şablonu'nu deneyerek, Responsible (Sorumlu), Accountable (Hesap Verebilir), Consulted (Danışılan) ve Individual (Bireysel) olmak üzere dört unsura dayalı roller tanımlayabilirsiniz.
Adım 5: Açık ve net iletişim kanalları oluşturun
Toplantılar dışında, takımların yüz yüze konuşma yapması zordur ve bu da sorunların çözülmemesine neden olur.
Net iletişim kanallarına sahip olmak, çevik takımların darboğazları birlikte daha hızlı çözmelerine yardımcı olur. Üyeler, bir sorunun çözümünü tek başlarına bulmaya çalışmak yerine, PI planlama etkinliği sonrasında bile karşılaştıkları zorlukları paylaşabilir ve uygun yardımı alabilirler.
ClickUp Sohbet görünümü tam da bunun için tasarlanmıştır: açık uçlu konuşmaları kolaylaştırmak. Bu görünüm, iyi koordine edilmiş asenkron işleri teşvik etmek için takım üyelerine bağlantılar, resimler ve diğer kaynakları göndermeye olanak tanır.
Herhangi bir proje veya takım için sohbet odaları oluşturma özelliği sayesinde, her konuşmaya kimlerin erişebileceğini tamamen kontrol edebilirsiniz. Bu özellik, herhangi birinden bahsetmenize, zengin metin düzenleme özelliğini kullanmanıza ve eylem öğeleri atamanıza olanak tanır. Aklınızda bir eğitim videosu varsa, tam da ihtiyacınız olan şey!
Adım 6: Düşünün ve iyileştirin
PI planlama etkinliği bittiğinde, iyi giden şeyleri, karşılaştığınız zorlukları ve iyileştirilmesi gereken alanları düşünmeyi unutmayın. Her PI planlama oturumunun sonunda, katılımcılardan, özellikle paydaşlardan hızlı bir geri bildirim anketi alın ve son oturumların genel değeri ve çevikliği hakkında fikirlerini alın. İşleri hızlandırmak için, ClickUp Formlarını kullanarak özel anketleri ilgili katılımcılara gönderin.
Geri bildirim aldıktan sonra, iş akışınızı otomatikleştirmek ve gelecekteki PI planlama hedeflerini izlemek için ClickUp Sprint'e geçebilirsiniz. Bu ölçeklenebilir bir çözümdür ve artış döngüleri boyunca uygulanan değişiklikleri izlemenize yardımcı olabilir.
PI Planlama En İyi Uygulamaları
Tüm çevik takımlar, herkesin aynı vizyonu paylaşmasını sağlamak için PI planlama gibi zaman kutusuna sahip oturumlardan en iyi şekilde yararlanmalıdır.
Tartıştıklarımızı özetlemek gerekirse, her oturumu en verimli şekilde değerlendirmenize yardımcı olacak en iyi PI planlama uygulamalarından bazıları şunlardır:
- İşleri eğlenceli tutun: Hiç kimse, bir kişinin saatlerce konuştuğu bir toplantıda oturmak istemez. Oturumdaki herkesin düzenli aralıklarla katılımını sağlayarak kendilerini dahil hissetmelerini sağlayın
- Hedefleri netleştirin: Toplantıdan önce, katılımcıların etkinlikte başarmaları gerekenleri öğrenmelerine yardımcı olmak için her PI hedefini netleştirin
- Her oturumu kaydedin: Elbette, uzaktaki takım üyeleri için canlı toplantılar düzenleyebilirsiniz, ama katılamayanlar ne olacak? Toplantılar sırasında zaman sınırı olmadan yüksek kaliteli ekran kaydı için ClickUp Clips'i kullanın
- Etkinliğin süresini belirleyin: Tüm kritik noktaların makul bir şekilde tartışılmasını sağlamak için her PI planlama oturumu sırasında zamanı takip etmek iyidir. ClickUp Zaman Takibi'ni kullanarak oturumlarınızı izlemeye başlayın ve daha fazla bağlam için her girdiye notlar ekleyin
- Şablonları kullanın: Proje yönetimi, biriktirme ve sprint planlaması şablonları, toplantılar sırasında ortaya çıkan tekrarlayan noktaları kaydetmek için bir yapı sağlar
Müşteri Odaklı PI Planlama Hedefleri Oluşturmanın Önemi
PI planlama hedefleriniz, müşteri sorunlarını çözmeye dayalı değilse istenen sonuçları vermeyecektir. İşte iş için iyi PI hedefleri oluşturmanın hızlı bir özeti:
- Vizyon oluşturma: İlk adım, şirketinizi değerlendirmek ve vizyonunu anlamaktır. Bu, tüm hedefleri şirketin uzun vadeli hedefleriyle uyumlu hale getirmenizi sağlar
- Müşteri geri bildirimlerini inceleyin: Müşterilerin neyle mücadele ettiğini veya nelerin iyileştirilmesini istediğini inceleyin. Bu sorunları çözmek için hangi özelliklerin eklenebileceğini görmek için çevik takımınızla iletişim kurun
- Program hedeflerinizi yazın: Kapsamak istediğiniz öğelerin sayısı nedeniyle artış hedeflerinizi yazmak zor olabilir. Bunu daha hızlı yapmak mı istiyorsunuz? PI hedeflerinizi taslak haline getirmek ve beyin fırtınasını bir üst seviyeye taşımak için ClickUp AI'yı kullanın! 100'den fazla önceden ayarlanmış kullanım örneği ile, dakikalar içinde tutarlı PI hedefleri oluşturabilirsiniz
- PI hedeflerinizi gözden geçirin: Son adım, tüm PI hedeflerini birden fazla takımla gözden geçirmek ve öncelikli olanları vurgulamaktır
ClickUp ile Umut Vaat Eden PI Planlama Oturumları Planlayın
Bir program artış toplantısı düzenlemek ne kadar zor olursa olsun, bunun önemini inkar edemezsiniz. ClickUp'ın kapsamlı işlevleriyle bu zorluğu ortadan kaldırın.
ClickUp'ı kullanarak, şirketler karmaşık PI planlama hazırlıklarını daha küçük parçalara ayırabilir, şablonlardan yararlanabilir ve her oturumu tek bir çatı altında takip edebilir. Bugün ilk adımı atın ve ClickUp'a ücretsiz kaydolun. 💗