ต้องการทราบข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับการบริหารโครงการด้วย Excel หรือไม่?
หรือคุณกำลังมองหาเทมเพลตการจัดการโครงการใน Excel ที่มีประโยชน์อยู่หรือเปล่า?
คุณมาถูกที่แล้ว!
Microsoft Excel เป็นเครื่องมือที่มีความหลากหลายอย่างเหลือเชื่อซึ่งคุณสามารถใช้สำหรับงานต่างๆ ได้มากมาย อย่างไรก็ตาม มันก็ไม่ได้ปราศจากข้อเสียเช่นกัน
ในบทความนี้ เราจะทบทวนการใช้งาน Excel สำหรับการจัดการโครงการและมอบเทมเพลตการจัดการโครงการ Excelที่สะดวกให้คุณใช้ได้ทันที และหากคุณรู้สึกว่า Excel มีข้อจำกัด เราขอแนะนำทางเลือกที่เหนือกว่าและทรงพลังกว่า นั่นคือClickUp!
การจัดการโครงการด้วย Excel มีประโยชน์หรือไม่?
Microsoft Excel เป็นเครื่องมือที่มีประโยชน์ซึ่งสามารถทำสิ่งต่าง ๆ ได้มากมายเพื่อช่วยคุณและทีมโครงการของคุณ และในวันที่มันทำงานได้ดี Excel สามารถทำหน้าที่เป็นเครื่องมือการจัดการโครงการแบบ พื้นฐาน ได้
นี่คือสิ่งที่มันสามารถมอบให้คุณได้:
1.ตารางข้อมูลรายละเอียด
นี่คือเหตุผลที่ชัดเจนที่สุดในการหันมาใช้ Excel
Excel เป็นเครื่องมือที่ยอดเยี่ยมสำหรับการจัดทำ สเปรดชีต อย่างละเอียด พร้อมข้อมูลโครงการจำนวนมาก จัดหมวดหมู่ข้อมูลได้อย่างง่ายดาย เน้นส่วนสำคัญ และยังสามารถสร้างชีตแยกต่างหากภายในสเปรดชีตเดียวกันได้อีกด้วย
ตัวอย่างเช่น Excel เหมาะอย่างยิ่งสำหรับรายการยาวของผู้มีโอกาสเป็นลูกค้าเพื่อติดตามรายละเอียดของพวกเขา
คุณยังสามารถสร้างแบบฟอร์มบันทึกเวลาทำงานใน Excel เพื่อช่วยให้ทีมของคุณมีความรับผิดชอบหรือใช้แบบฟอร์มงบประมาณในการติดตามค่าใช้จ่ายได้อีกด้วย
เมื่อพูดถึงการบันทึกข้อมูล Excel ยังคงเป็นหนึ่งในเครื่องมือที่ดีที่สุดในธุรกิจ!
2. การจัดรูปแบบตามเงื่อนไข
อีกหนึ่งคุณสมบัติที่ยอดเยี่ยมของ Excel คือ การจัดรูปแบบตามเงื่อนไข
คุณสามารถเปลี่ยนข้อมูลโครงการที่เรียบง่ายให้กลายเป็นข้อมูลเชิงลึกที่ทรงพลังได้
มีสูตร Excel มากมายที่คุณสามารถนำมาใช้เพื่อทำให้กระบวนการบันทึกข้อมูลเป็นอัตโนมัติและสร้างการคำนวณที่ละเอียดได้ ด้วยสูตรที่เหมาะสม คุณสามารถจัดระเบียบข้อมูลจำนวนมากได้ภายในไม่กี่วินาที
บอกลาเครื่องคิดเลขทางวิทยาศาสตร์ที่ซับซ้อนนั้นได้เลย!
ตัวอย่างเช่น Excel สามารถจัดการงบประมาณโครงการหรือบันทึกเวลาทำงานของคุณได้อย่างง่ายดายด้วยสูตรทางคณิตศาสตร์ขั้นสูง
ปัญหาเดียวกับการจัดรูปแบบตามเงื่อนไข คือมันจะต้องใช้เวลา สักพักในการทำความคุ้นเคย
3. การจัดเก็บข้อมูลและการกู้คืนข้อมูล
Excel สามารถจัดการข้อมูลที่เกี่ยวข้องกับโครงการทั้งหมดได้
จากงบประมาณโครงการของคุณไปจนถึงกำหนดเวลา คุณสามารถเก็บไว้ใน Excel ได้โดยไม่ต้องกังวลว่าจะสูญหาย
นอกจากนี้ เช่นเดียวกับเครื่องมือของ Microsoft ส่วนใหญ่ Excel มีฟังก์ชันสำรองข้อมูลในตัว ดังนั้นหากข้อมูลไทม์ไลน์ของคุณถูกลบโดยไม่ได้ตั้งใจ คุณสามารถกู้คืนได้เสมอ!
10 แม่แบบการจัดการโครงการใน Excel และกรณีการใช้งาน
Excel ถือเป็น ซูเปอร์แมน ของการจัดการโครงการ ขั้นพื้นฐาน อย่างแท้จริง มีประสิทธิภาพมากพอที่จะจัดการกับงานส่วนใหญ่ที่คุณต้องทำด้วยตนเองอย่างยากลำบาก
นี่คือตัวอย่างของเทมเพลตการจัดการโครงการใน Excel และกรณีการใช้งาน:
1. แม่แบบแผนภูมิแกนต์ใน Excel
สมองของคุณตอบสนองต่อสิ่งเร้าทางสายตามากกว่า และแผนภูมิแกนต์ก็เป็นสิ่งนั้นนั่นเอง!
มันให้คุณเห็นภาพรวมทั้งหมดของโครงการได้ในคราวเดียว
แม่แบบแผนงานแบบแกนต์ ช่วยให้ง่ายต่อการวางแผนเส้นทางของโครงการ
ใช้เพื่อติดตามความคืบหน้าของทุกเป้าหมายสำคัญของโครงการ,ความเกี่ยวข้อง, และงานที่ต้องทำก่อนถึงวันสิ้นสุดของคุณ
2. แม่แบบไทม์ไลน์โครงการ Excel
เมื่อโครงการเริ่มต้นขึ้น สิ่งเดียวที่ทุกคนจะคิดถึงก็คือกำหนดเวลา
แต่คุณจะติดตามพวกมันได้อย่างไร?
แม่แบบไทม์ไลน์โครงการ มีความคล้ายคลึงกับแผ่นงานหมุดหมายโครงการ
ใช้เพื่อติดตามความคืบหน้าของโครงการขณะที่คุณก้าวไปสู่การเสร็จสมบูรณ์ ด้วยไทม์ไลน์โครงการที่แม่นยำ คุณจะสามารถทราบได้ว่าแผนงานโครงการอยู่ในขั้นตอนใดตลอดเวลา
3. แบบฟอร์มรายการงาน Excel หรือตัวติดตามโครงการ
คุณจะไม่ไปช้อปปิ้งโดยไม่มีรายการช้อปปิ้ง
แล้วทำไมไม่พก รายการงานที่ต้องทำ สำหรับโปรเจกต์ของคุณไปด้วยล่ะ?
รายการงาน ให้รายการของสิ่งที่ต้องทำให้เสร็จ พร้อมกำหนดเวลา
ใช้แม่แบบการติดตามงานนี้เพื่อติดตามโครงสร้างการแบ่งงาน (WBS)และระยะของโครงการเพื่อให้สามารถติดตามตารางเวลาของโครงการของคุณได้
แต่ WBS คืออะไรกันแน่? ตรวจสอบดู การแยกแยะรายละเอียดอย่างละเอียดของเอกสารขอบเขตโครงการ เพื่อเรียนรู้เกี่ยวกับ WBS ของคุณ *
4. แม่แบบติดตามโครงการหลายโครงการใน Excel
เทมเพลตการติดตามโครงการหลายโครงการใน Excel ช่วยให้คุณได้รับภาพรวมของโครงการที่กำลังดำเนินการทั้งหมด
มีประโยชน์อย่างยิ่งในการจัดการพอร์ตโฟลิโอโครงการของธุรกิจหรือการนำระบบการจัดการโครงการองค์กรมาใช้ในองค์กรของคุณ!
คุณสามารถป้อนข้อมูลทั้งหมดของโครงการในแผ่นข้อมูล และดูความคืบหน้าโดยรวมของแผนโครงการในแดชบอร์ด นอกจากนี้ คุณยังสามารถกรองข้อมูลตามคอลัมน์แต่ละรายการและดูงานทั้งหมดในแผนภูมิแกนต์ได้
5. แม่แบบการวิเคราะห์ SWOT ใน Excel
รายการข้อดี-ข้อเสียอย่างง่ายอาจช่วยให้คุณตัดสินใจเลือกวันหยุดพักผ่อนครั้งต่อไปได้
แต่คุณต้องการมากกว่านั้นเมื่อพูดถึงการจัดการโครงการ
ในการบริหารโครงการ คุณจำเป็นต้องวิเคราะห์ SWOT!
แม่แบบการวิเคราะห์ SWOT (จุดแข็ง, จุดอ่อน, โอกาส, และ ภัยคุกคาม) ใช้สำหรับติดตามจุดแข็งและจุดอ่อนของโครงการเมื่อประเมินแผนโครงการของคุณ
หลังจากที่คุณได้ทำการวิเคราะห์นี้แล้ว ให้ปรับรูปแบบกิจกรรมของโครงการ ขั้นตอนของโครงการ และผลลัพธ์ที่คาดหวังให้สอดคล้องกับผลการค้นพบของคุณ
6. แม่แบบงบประมาณโครงการใน Excel
แบบฟอร์มงบประมาณโครงการนี้แสดงรายการ WBS ของคุณ คุณสามารถป้อนต้นทุนที่คาดการณ์ของแต่ละงานได้ตามคอลัมน์ที่งานนั้นๆ จัดอยู่
ด้วยเทมเพลตนี้ คุณสามารถติดตามแรงงาน วัสดุ และค่าใช้จ่ายคงที่ รวมถึงตรวจสอบการใช้จ่ายจริงได้
เมื่อมีค่าใช้จ่ายเกิดขึ้นจริง สูตรที่สะดวกในเทมเพลตนี้จะแจ้งให้คุณทราบว่าคุณใช้งบประมาณเกินหรือต่ำกว่าที่กำหนดไว้
7. แม่แบบการจัดการต้นทุนและผลประโยชน์ใน Excel
แม่แบบการจัดการต้นทุนและผลประโยชน์ ช่วยให้คุณประเมินความสำเร็จของโครงการก่อนที่คุณจะเริ่มดำเนินการ เพราะหากบางสิ่งมีค่าใช้จ่ายมากกว่าผลประโยชน์ที่ได้รับ นั่นก็ถือเป็นการขาดทุนแล้ว
โปรดจำไว้ว่าการวิเคราะห์ต้นทุนและผลประโยชน์ไม่จำเป็นสำหรับทุกโครงการพัฒนาซอฟต์แวร์
อย่างไรก็ตาม มันมีการประยุกต์ใช้ในบางอุตสาหกรรมที่ใช้การจัดการโครงการแบบ Agile นอกจากนี้ แผนภูมิใน Excel นี้ยังมีความสำคัญสำหรับผู้นำระดับสูงที่รับผิดชอบบัญชีโครงการและงบประมาณ
คำนวณมูลค่าของผลลัพธ์ที่โครงการจะส่งมอบเทียบกับงบประมาณของโครงการ และใช้ข้อมูลโครงการนี้เพื่อกำหนดโครงสร้างการแบ่งงาน(WBS) ที่คุ้มค่าโดยมีระยะโครงการที่ถูกต้อง
8. แม่แบบการวางแผนโครงการแบบ Agile ใน Excel
ต้องการบอกลาวิธีการจัดการโครงการแบบดั้งเดิม เช่น Waterfall และก้าวเข้าสู่ Agile โลกใหม่?
ดีสำหรับคุณ คุณกำลังจะส่งมอบผลลัพธ์ที่ดีขึ้นได้เร็วขึ้น
และนั่นไม่ใช่สิ่งที่ผู้วางแผนโครงการทุกคนต้องการหรอกหรือ?
อย่างไรก็ตาม สิ่งนี้เป็นไปได้ก็ต่อเมื่อคุณทำผ่านเครื่องมือการจัดการโครงการที่สนับสนุนและเพิ่มประสิทธิภาพความคล่องตัวของทีมคุณตลอดวงจรชีวิตของโครงการ
แม้ว่าเราจะไม่แนะนำให้ทำบน Excel แต่เทมเพลตที่เหมาะสม อาจจะ ช่วยคุณได้
ติดตามข่าวสารล่าสุดเกี่ยวกับการจัดการโครงการแบบ Agile*และการพัฒนาซอฟต์แวร์แบบ Agile.
9. แม่แบบแผนภูมิการเผาไหม้ Excel
ในโครงการแบบ Agile,แผนภูมิการเผาไหม้ เป็นส่วนสำคัญในคลังแสงของคุณ
มันช่วยให้คุณติดตามทุกสิ่งที่คุณได้ทำสำเร็จในแต่ละสปรินต์ และช่วยให้คุณอยู่ในขอบเขตของโครงการอย่างเหมาะสม
แต่ประเด็นคือ
การตั้งค่าแผนภูมิการเผาไหม้ต้องใช้การคำนวณอย่างรอบคอบเกี่ยวกับทุกแง่มุมของสปรินต์ของคุณ
ดังนั้นคุณสามารถเริ่มจัดสรรเวลาในแต่ละวันเพื่อจัดการกับตัวเลขได้
หรือคุณสามารถดาวน์โหลดเทมเพลตแผนภูมิการเผาไหม้แบบง่ายสำหรับ Excel ได้
10. แม่แบบเวิร์กโฟลว์ใน Excel
เทมเพลตแผนผังการไหล SmartArt ของ Microsoft Excel เป็นรายการกราฟิกที่มีประโยชน์ซึ่งคุณสามารถจัดการและปรับแต่งได้อย่างง่ายดายเพื่อสร้างแผนผังของคุณได้ เพียงแค่เลือกแท็บ แทรก ผู้ใช้จะปลดล็อกชุดของภาพที่มีสีสันและมีการกำหนดรหัสสี ซึ่งสามารถเพิ่มข้อความ รูปร่าง และองค์ประกอบการจัดรูปแบบอื่นๆ เพื่อพัฒนาลำดับการทำงานตามที่ต้องการได้อย่างรวดเร็วและมีประสิทธิภาพ
ความท้าทายในการใช้เทมเพลต Excel สำหรับการจัดการโครงการ
แม้ว่าเทมเพลต Excel จะเพิ่ม บาง ฟังก์ชันให้กับไฟล์ Excel มาตรฐานของคุณแต่พวกมันไม่ใช่โซลูชันการจัดการโครงการที่เหมาะสมที่สุด
นี่คือสามเหตุผลสำคัญ:
A. ไม่ใช่ซอฟต์แวร์การจัดการโครงการเฉพาะทาง
โปรดจำไว้ว่า Excel ไม่ได้ถูกสร้างมาเพื่อการจัดการโครงการ
เป็นเครื่องมือ การจัดการข้อมูล ที่ยอดเยี่ยมซึ่งสามารถเสริมการจัดการโครงการของคุณได้
แต่นั่นแหละครับ
แล้วทำไมต้องใช้เทมเพลตรายงาน Excel ในเมื่อคุณสามารถเข้าถึงเครื่องมือที่ดีกว่ามากสำหรับการจัดการโครงการได้ฟรี?
ตั้งแต่การสร้างเอกสารโครงการของคุณไปจนถึงการจัดการโครงการและการวิเคราะห์โครงสร้างการแบ่งงาน เครื่องมือการจัดการ ClickUp สามารถจัดการได้ทั้งหมด!
ข. แม่แบบการจัดการโครงการใน Excel ยากต่อการปรับแต่ง
การทำงานกับเทมเพลต Excel ก็เหมือนกับการเลือกซื้อรองเท้า
ไม่สามารถปรับแต่งได้ หลังจากที่คุณซื้อไปแล้ว
ดังนั้นคุณจึงไม่มีความยืดหยุ่นมากนักในการปรับแต่งเทมเพลตสำหรับ Excel ให้ตรงกับความต้องการของโครงการของคุณ
ตัวอย่างเช่น คุณอาจใช้เทมเพลตใบแจ้งหนี้การขายหรือเทมเพลตรายงานงบประมาณ แต่ไม่สามารถปรับแต่งให้สะท้อนถึงอินเทอร์เฟซการตั้งงบประมาณของโครงการที่คุณต้องการได้อย่างถูกต้อง
ค. ไม่มีการป้อนข้อมูลอัตโนมัติ
แม่แบบทั้งหมดใน Excel ต้องการ การป้อนข้อมูลด้วยตนเองในทุกจุด
ไม่มีวิธีในการกำหนดเวลา การอัปเดตอัตโนมัติ หรือสร้างการแจ้งเตือนทั่วทั้งทีมเหมือนที่เครื่องมือการจัดการโครงการสามารถทำได้
ตัวอย่างเช่น หากคุณใช้เทมเพลตตารางเวลาใน Excel คุณจะไม่สามารถปรับความสัมพันธ์ของงานและกำหนดเวลาใหม่ได้โดยอัตโนมัติหลังจากการเปลี่ยนแปลงตารางเวลา
โปรดจำไว้ว่าแม่แบบ Excel สามารถช่วยได้ แต่ ไม่สามารถ แก้ไขปัญหาทั้งหมดที่เกี่ยวข้องกับการจัดการโครงการ Excel ได้
โบนัส:ซอฟต์แวร์ป้อนข้อมูล
มาสำรวจข้อจำกัดเหล่านี้และวิธีแก้ไขด้วยเครื่องมือจัดการโครงการฟรีที่ออกแบบมาโดยเฉพาะ: ClickUp
ทางเลือกสำหรับแม่แบบการจัดการโครงการใน Excel
Excel ไม่ใช่ทางเลือกที่เหมาะสมเสมอไปในการจัดการงานโครงการของคุณ
ลองดูเทมเพลตการจัดการโครงการเหล่านี้จาก ClickUp:
1. แม่แบบการจัดการโครงการ ClickUp
เทมเพลตการจัดการโครงการ ClickUpนี้เป็นวิธีที่ยอดเยี่ยมในการเริ่มต้นอย่างรวดเร็วกับโครงการและงานของคุณ ด้วยการปฏิบัติตามเทมเพลตที่สร้างไว้ล่วงหน้า คุณสามารถทำให้กระบวนการของคุณเป็นระบบและมั่นใจได้ว่างานทั้งหมดของคุณถูกจัดระเบียบและติดตามอย่างมีประสิทธิภาพ เทมเพลตนี้ประกอบด้วยขั้นตอนสำหรับการสร้างแผนโครงการ การมอบหมายงาน การติดตามความคืบหน้า การตรวจสอบกำหนดเวลา และอื่นๆ อีกมากมาย
เทมเพลตนี้ยังมีมุมมองที่เป็นประโยชน์ เช่น มุมมองคณะกรรมการ แผนภูมิแกนต์ และมุมมองรายการ ทุกองค์ประกอบสามารถปรับแต่งได้ง่าย เพื่อให้คุณสามารถปรับระบบการจัดการโครงการให้เหมาะกับความต้องการของคุณ
2. แม่แบบการจัดการโครงการแบบ Agile ของ ClickUp
เทมเพลตการจัดการโครงการแบบ Agile ของ ClickUpเป็นตัวเลือกที่สมบูรณ์แบบสำหรับผู้ที่ต้องการจัดการโครงการแบบ Agile อย่างมีประสิทธิภาพ ครอบคลุมทุกแง่มุมของการจัดการโครงการ ตั้งแต่การวางแผนสปรินต์และการทำแผนที่เรื่องราว ไปจนถึงการสร้างเรื่องราวของผู้ใช้และการติดตามความคืบหน้าของงาน เทมเพลตนี้ไม่เพียงแต่ช่วยให้ขั้นตอนการทำงานของคุณเป็นระเบียบ แต่ยังช่วยให้คุณจัดลำดับความสำคัญของคำขอได้อย่างชัดเจน จัดระเบียบสปรินต์ในหลายมุมมอง และทำงานร่วมกับสมาชิกในทีมและผู้มีส่วนได้ส่วนเสียได้อย่างราบรื่น!
ทรัพยากร Excel ที่เกี่ยวข้อง:
หลุดพ้นจากการจัดการโครงการด้วย Excel
แม้ว่า Excel จะมีประโยชน์มากมายแต่การจัดการโครงการไม่ใช่สิ่งที่มันทำได้ดีนัก
แม้จะมีเทมเพลต Excel คุณก็ยังคงประสบปัญหาในการจัดการโครงการของคุณใน Excel
แม้ว่าจะมีทางเลือกอื่น ๆ ของ Excelให้พิจารณาอยู่มากมาย แต่ทางเลือกที่ฉลาดกว่าคือการใช้เครื่องมือจัดการงานเฉพาะทางเช่น ClickUp แทน
นั่นเป็นเพราะ ClickUp เป็นเครื่องมือที่ออกแบบมาเพื่อการจัดการโครงการโดยเฉพาะ คุณสมบัติต่างๆ ถูกออกแบบมาเพื่อช่วยให้คุณจัดการโครงการของคุณได้อย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้น ในราคาที่เป็นมิตรต่อผู้ใช้!
แล้วทำไมไม่ลองใช้ ClickUp ฟรีและสัมผัสประสบการณ์ด้วยตัวคุณเองล่ะ?