โครงสร้างการแบ่งงานเป็นองค์ประกอบย่อย (WBS) ในการบริหารโครงการคืออะไร?

{ "@context": "http://schema. org", "@type": "FAQPage", "mainEntity": [ { "@type": "Question", "name": "โครงสร้างการแบ่งงานเป็นองค์ประกอบย่อยคืออะไร?", "acceptedAnswer": { "@type": "Answer", "text": "โครงสร้างการแบ่งงานเป็นองค์ประกอบย่อย (WBS) คือวิธีการที่มุ่งเน้นผลลัพธ์ในการแบ่งงานออกเป็นองค์ประกอบย่อยหลายส่วน โดยยึดวัตถุประสงค์ของโครงการเป็นแกนหลัก" } } ] }

วิธีที่ง่ายที่สุดในการพิชิตบางสิ่งคือการแบ่งมันออกเป็นชิ้นเล็กๆ 🧩

ท้ายที่สุดแล้ว โรมไม่ได้สร้างเสร็จในวันเดียว แต่ใช่ หนึ่งในกลยุทธ์หลักของการบริหารโครงการที่มีประสิทธิภาพคือการแบ่งโครงการออกเป็นส่วนย่อย ๆ และจัดระเบียบทีมของคุณให้เหมาะสม ซึ่งนำเราไปสู่ WBS หรือโครงสร้างการแบ่งงาน

เมื่อรับโครงการใหม่ ความท้าทายสำคัญที่ผู้จัดการโครงการทุกคนต้องเผชิญคือการจัดสรรและการติดตาม ทีมมักไม่ชัดเจนเกี่ยวกับขอบเขตของงาน ความคืบหน้า หรือทรัพยากรที่จำเป็นในการดำเนินงานให้เสร็จสิ้น

นี่คือเวลาที่โครงสร้างการแบ่งงาน (Work Breakdown Structure) กลายเป็นสิ่งจำเป็น มันช่วยให้คุณแบ่งโครงการใด ๆ ออกเป็นส่วน ๆ ที่เล็กกว่า จัดระเบียบ จัดสรร ติดตาม และนำไปสู่การสำเร็จลุล่วง

ไม่ว่าคุณจะเป็นผู้จัดการโครงการ สมาชิกทีมโครงการ หรือผู้มีส่วนได้ส่วนเสีย การเข้าใจ WBS สามารถช่วยให้คุณดำเนินโครงการได้ดีขึ้น ทำงานร่วมกันได้ดีขึ้น และตัดสินใจทางธุรกิจได้ดีขึ้น ดังนั้น เตรียมตัวให้พร้อมที่จะเรียนรู้ทุกสิ่งทุกอย่างเกี่ยวกับโครงสร้างการแบ่งงาน ตั้งแต่ว่ามันคืออะไร ไปจนถึงวิธีที่คุณสามารถสร้างมันสำหรับโครงการของคุณเอง!

มาเริ่มกันเลย!

โครงสร้างการแบ่งงานคืออะไร?

โครงสร้างการแบ่งงานเป็นวิธีที่มีเป้าหมายในการส่งมอบเป็นผลลัพธ์ โดยเน้นการแบ่งงานออกเป็นส่วนย่อยๆ ที่สามารถมองเห็นได้อย่างชัดเจน โดยมีวัตถุประสงค์ของโครงการเป็นแกนหลัก

มันให้แนวทางแบบขั้นตอนต่อขั้นตอนสำหรับโครงการ และทำให้การจัดสรรและการติดตามงานง่ายขึ้น เนื่องจากมันจัดระเบียบเอกสารส่งมอบและขอบเขตของโครงการเป็นกลุ่มที่มีเหตุผลหรือระยะของโครงการ โดยแต่ละระดับมีรายละเอียดและความเฉพาะเจาะจงเพิ่มขึ้น

ประโยชน์ของโครงสร้างการแบ่งงานในโครงการ

แผนงานย่อย (WBS) มอบประโยชน์หลายประการให้กับผู้จัดการโครงการ:

ไม่เพียงแต่เป็นระบบที่ยอดเยี่ยมสำหรับผู้จัดการโครงการที่ต้องการจัดตารางเวลา วางแผน และติดตามทุกขั้นตอนของโครงการเท่านั้น แต่ยังเหมาะสำหรับทีมที่ต้องการสื่อสารกันอย่างมีประสิทธิภาพอีกด้วย ระบบนี้ช่วยให้มั่นใจว่าสมาชิกทุกคนในทีมโครงการมีความเข้าใจตรงกันเกี่ยวกับงานทั้งหมดและสถานะของโครงการ

ผลลัพธ์สุดท้ายคือการนำเสนอในรูปแบบกราฟิกของกิจกรรมในโครงการ ซึ่งช่วยให้มั่นใจว่างานที่จำเป็นทั้งหมดได้รับการพิจารณาครบถ้วนและทุกคนเข้าใจบทบาทของตนในการดำเนินโครงการให้สำเร็จ

นี่คือองค์ประกอบที่จำเป็นของโครงสร้างการแบ่งงานทุกประเภท:

ในปัจจุบัน ผู้จัดการทุกคนจะคำนึงถึงลำดับชั้นของงานย่อยและงานที่ต้องทำเพื่อจัดสรรงานและรักษาแนวคิดเกี่ยวกับต้นทุนที่เกี่ยวข้อง การพิจารณาตัวแปรเหล่านี้ไม่เพียงแต่ช่วยให้โครงการเสร็จสิ้นตามกำหนดเวลาเท่านั้น แต่ยังช่วยให้เห็นวิธีการดำเนินโครงการที่มีประสิทธิภาพสูงสุดอีกด้วย

โครงสร้างการแบ่งงานช่วยให้การบริหารโครงการอย่างไร?

ซอฟต์แวร์โครงสร้างการแบ่งงานสามารถทำให้การจัดการโครงการของคุณมีประสิทธิภาพมากขึ้นในหลายวิธี มาดูกันว่ามีอะไรบ้าง

1. สร้างงานที่เป็นอิสระและสามารถวัดผลได้

โครงสร้างการแบ่งงานเป็นองค์ประกอบย่อย (Work Breakdown Structure) คือการแบ่งงานใด ๆ ออกเป็นงานย่อยที่เล็กกว่า งานเหล่านี้ช่วยให้เป้าหมายของโครงการที่ซับซ้อนง่ายขึ้น และต้องมีตัวชี้วัดการสำเร็จที่เกี่ยวข้องกับงานนั้น ๆ งานเหล่านี้คือสิ่งที่สามารถนำไปปฏิบัติได้ซึ่งช่วยให้เป้าหมายสุดท้ายชัดเจนขึ้น

ตัวอย่างเช่น สมมติว่าเป้าหมายของคุณคือการไปเที่ยว 🎯

ด้วยวัตถุประสงค์ของโครงการที่เรียบง่าย จะยิ่งง่ายขึ้นเมื่อคุณมองในรูปแบบของผลลัพธ์ที่ต้องส่งมอบ เช่น การทำวิจัยตลาด การตัดสินใจเลือกตลาดเป้าหมาย การตัดสินใจเลือกช่องทาง การจัดทำงบประมาณ และอื่นๆ แม้แต่ภารกิจเหล่านี้ก็อาจมีงานย่อยที่เกี่ยวข้องกับการวิจัย การเปรียบเทียบมาตรฐาน และการดำเนินการ ซึ่งจะช่วยให้แบ่งงานออกเป็นชิ้นเล็กๆ ได้อีก

2. การติดตามความก้าวหน้า

ด้วยขอบเขตและกำหนดเวลาที่ชัดเจนสำหรับแต่ละงาน สมาชิกทีมโครงการสามารถติดตามความคืบหน้าของโครงการได้อย่างง่ายดาย แต่ละงานจะได้รับการกำหนดสถานะเฉพาะ ซึ่งบ่งบอกว่างานนั้นเสร็จสมบูรณ์ กำลังดำเนินการ หรือยังไม่ได้เริ่มต้น ระบบนี้ช่วยให้ทีมสามารถจัดระเบียบและรับทราบสถานะของโครงการได้ตลอดเวลา

คำแนะนำจากผู้เชี่ยวชาญ ใช้เครื่องมือจัดการโครงการเช่นClickUp เพื่อจัดการโครงการทั้งหมดของคุณ, ทีม, ทรัพยากร, และอื่น ๆ ในที่เดียว และใช้แบบฟอร์มติดตามโครงการของ ClickUpเพื่อจัดกลุ่มงานใด ๆ ให้อยู่ในขั้นตอนที่กำหนดไว้และติดตามได้ตามต้องการ สมาชิกทีมที่ได้รับมอบหมายสามารถวางแผนงานของตนได้ทันเวลาพร้อมกับงานของสมาชิกคนอื่น ๆ ในโครงการได้

3. ความรับผิดชอบที่ดีขึ้น

มีผู้รับมอบหมายงานที่ชัดเจนสำหรับแต่ละงาน และทีมทราบตลอดเวลาว่ากระบวนการทำงานเป็นอย่างไร สมาชิกในทีมมีแนวโน้มที่จะทำงานของตนให้เสร็จตรงเวลามากขึ้นเพื่อไม่ให้กลายเป็นคอขวด

4. ความชัดเจนเกี่ยวกับขอบเขตงาน

โครงสร้างการแบ่งงานช่วยให้แน่ใจว่าทีมจะดำเนินการให้เสร็จสมบูรณ์ทั้งหมดภายในโครงการโดยไม่ทำงานเพิ่มเติมใดๆ ไม่มีส่วนใดของโครงการที่ถูกละเลยด้วยวิธีนี้ และนำไปสู่ความสับสนและการทำงานซ้ำน้อยลง นอกจากนี้ยังช่วยให้คุณระบุเส้นทางวิกฤติสำหรับการดำเนินโครงการให้เสร็จสิ้นได้อย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้น

5. ทีมมีความสามารถในการปรับตัวมากขึ้น

โครงสร้างการแบ่งงานช่วยให้ทีมโครงการมีความยืดหยุ่นมากขึ้น ไม่เพียงแต่ในระหว่างการพัฒนาขอบเขตของโครงการเท่านั้น แต่ยังช่วยให้สามารถปรับเปลี่ยนทิศทางได้ทันท่วงทีตามความจำเป็นอีกด้วย โครงสร้างนี้ช่วยให้ทีมโครงการมีแนวคิดแบบคล่องตัวและทำให้ทีมสามารถปรับตัวต่อการเปลี่ยนแปลงทั้งภายในและภายนอกได้ตามความต้องการของผู้มีส่วนได้ส่วนเสียในโครงการ

นี่เป็นเพียงบางส่วนของวิธีที่ WBS มีความสำคัญอย่างยิ่งต่อการบริหารโครงการอย่างมีประสิทธิภาพ ตอนนี้เรามาเจาะลึกในรายละเอียดทางเทคนิคของโครงสร้างการแบ่งงานและพูดคุยเกี่ยวกับประเภทต่าง ๆ ของมันกัน

3 ประเภทของโครงสร้างการแบ่งงาน

มีโครงสร้างการแบ่งงานออกเป็นสามประเภทในด้านการจัดการโครงการ:

1. โครงสร้างการแบ่งงานตามผลลัพธ์ที่ส่งมอบ

โครงสร้างการแบ่งงานตามผลลัพธ์เป็นวิธีการแบ่งโครงการทั้งหมดออกเป็นงานย่อยตามลำดับชั้น

มันเกี่ยวข้องกับการเก็บรักษาพื้นที่หลักของขอบเขตโครงการไว้ที่ด้านบนของต้นไม้ และแตกแขนงออกไปเป็นงานย่อยและผลลัพธ์ที่สนับสนุนการเสร็จสิ้นของขอบเขตโครงการ ประเภทของ WBS นี้ใช้ผลลัพธ์แทนการใช้ขั้นตอนเพื่อระบุการเสร็จสิ้นของโครงการ

โครงสร้างการแบ่งงานประเภทนี้พบได้บ่อยในโลกของการบริหารโครงการ โดยทั่วไปจะใช้สำหรับโครงการที่มีระยะเวลาสั้นและมีผลลัพธ์ที่ชัดเจน มีงานหลายอย่างดำเนินไปพร้อมกันโดยไม่จำเป็นต้องทำก่อนถึงงานถัดไป

ตัวอย่างเช่น โครงการของคุณกำลังจัดตั้งศูนย์ข้อมูลบนคลาวด์สำหรับแพลตฟอร์ม D2C ออนไลน์ของคุณ ผลงานของโครงการอาจรวมถึงการค้นหาซอฟต์แวร์คลาวด์ การจัดทำงบประมาณ การตัดสินใจเลือกซอฟต์แวร์เพื่อเพิ่มประสิทธิภาพค่าใช้จ่ายบนคลาวด์การติดตั้งเครื่องจักร ฯลฯ

2. โครงสร้างการแบ่งงานตามระยะ

โครงสร้างการแบ่งงานประเภทนี้แบ่งโครงการออกเป็นขั้นตอนต่างๆ ที่มีระยะเวลาจำกัดซึ่งประกอบด้วยชุดงานบางชุด ไม่ค่อยมีการใช้และใช้สำหรับโครงการที่ไม่มีผลลัพธ์ที่เฉพาะเจาะจง โครงสร้างการแบ่งงานตามระยะจะวางผลลัพธ์สุดท้ายไว้ด้านบนและแบ่งโครงการออกเป็นห้าขั้นตอนของการจัดการโครงการ – การเริ่มต้น การวางแผน การดำเนินการ การควบคุม และการปิดโครงการ

โดยทั่วไปแล้วจะใช้สำหรับโครงการระยะยาว เช่น การจัดตั้งแพลตฟอร์ม D2C ออนไลน์สำหรับบริษัทของคุณ ระยะเหล่านี้จะรวมถึงแต่ไม่จำกัดเพียง การออกแบบ การจัดเก็บสินค้าห่วงโซ่อุปทานผ่านพันธมิตร 3PL การตลาด ฯลฯ

3. โครงสร้างการแบ่งงานตามความรับผิดชอบ

นี่คือประเภทของโครงสร้างการแบ่งงานที่แบ่งและจัดโครงสร้างโครงการของคุณตามทีมที่จะทำงานในโครงการนั้น ๆ ตัวอย่างเช่น ในระหว่างการเปิดตัวแอปพลิเคชันใหม่ คุณจะจัดโครงสร้างงานของคุณตามทีมออกแบบ ทีมพัฒนา ทีมการตลาด เป็นต้น

เราได้เรียนรู้แล้วว่าโครงสร้างการแบ่งงานโครงการประกอบด้วยหลายองค์ประกอบ รวมถึงงานของโครงการและงานย่อย มีหลายระดับ และอาจง่ายหรือยากเหมือนการผ่านด่านในเกม Candy Crush ก็ได้ แต่เราจะบอกคุณเพิ่มเติมเกี่ยวกับเรื่องนี้

3 ระดับของโครงสร้างการแบ่งงาน

ด้วยจำนวนงาน ภาระงานที่ต้องพึ่งพา และภาระงานย่อยของงานนั้นมากมาย อาจทำให้ทุกคนสับสนได้ ดังนั้น เราจึงมีสามระดับที่ช่วยแยกแยะทั้งหมดออกจากกัน จำนวนระดับอาจแตกต่างกันไปในแต่ละโครงการ อาจมีมากกว่าหรือน้อยกว่าก็ได้ ทั้งนี้ขึ้นอยู่กับพื้นฐานของโครงการของคุณด้วย

ระดับ 1: วัตถุประสงค์ของโครงการ

นี่คือส่วนที่ง่ายที่สุดของโครงการ วัตถุประสงค์ของโครงการ หรือภารกิจหลักในระดับแรกของโครงสร้างการแบ่งงาน หลังจากทั้งหมดนี้ คุณไม่สามารถเริ่มโครงการได้หากคุณไม่รู้ว่าต้องทำอะไรให้สำเร็จ ใช่ไหม?

ดังนั้น ตัวอย่างเช่น หากโครงการคือการออกแบบและพัฒนาเว็บไซต์ ระดับหนึ่งของคุณจะเป็น: เปิดตัวแอปพลิเคชันมือถือ

ออกแบบ UI ของสมาร์ทโฟน (อะไรกันนี่?)

ฟังดูง่ายใช่ไหม? วันแรกที่ไปยิมก็เหมือนกัน แต่คุณก็รู้ว่ามันเริ่มต้นให้ง่ายก่อน ตอนนี้เรามาดูส่วนที่ซับซ้อนกว่ากันบ้าง 👇

ระดับ 2: ความพึ่งพาและงานที่ต้องทำ

ระดับนี้ประกอบด้วยงานย่อยหรือการพึ่งพาซึ่งมุ่งหวังที่จะบรรลุวัตถุประสงค์ของโครงการ เมื่อพิจารณาตัวอย่างข้างต้นแล้ว มาดูงานที่คุณจำเป็นต้องทำเพื่อออกแบบส่วนติดต่อผู้ใช้ของแอปพลิเคชัน:

นี่เป็นมุมมองที่สูงของงานอยู่ ยังไม่ละเอียดพอ ตอนนี้เราต้องทำให้ละเอียดขึ้นและทำรายการงานย่อยที่สามารถทำได้เพื่อให้บรรลุเป้าหมายเหล่านี้ ซึ่งนำเราไปสู่ระดับที่สามของโครงสร้างการแบ่งงาน

ระดับ 3: ความพึ่งพาที่รอง

การสร้างไวร์เฟรมอาจฟังดูง่าย แต่ใครก็ตามที่เคยทำจริงจะรู้ดีว่ามันไม่ใช่กระบวนการที่ทำเพียงขั้นตอนเดียว! เมื่อคุณได้ทำการวิจัยผู้ใช้, ทำการเปรียบเทียบกับคู่แข่ง, และรวบรวมเทรนด์ UI ที่น่าประทับใจแล้ว คุณต้องเริ่มต้นด้วยไวร์เฟรมของคุณ ดังนั้นให้ฉันยกตัวอย่างให้คุณดูว่าความพึ่งพาที่รองอาจมีลักษณะอย่างไรในการออกแบบไวร์เฟรมสำหรับการออกแบบ UI สมาร์ทโฟน:

นี่คือภารกิจที่ชัดเจน สามารถดำเนินการได้ และวัดผลได้ ซึ่งสามารถกำหนดเส้นตายได้ และมีขอบเขตที่ชัดเจนอย่างสมบูรณ์ ซึ่งทำให้โครงการทั้งหมดของคุณชัดเจนมากสำหรับผู้มีส่วนได้ส่วนเสียที่เกี่ยวข้อง

เคล็ดลับระดับโปร แบ่งโครงการที่ใหญ่และซับซ้อนออกเป็นงานย่อย งานย่อยที่ซ้อนกัน และแม้กระทั่งเพิ่มรายการตรวจสอบภายในงานใน ClickUp งานย่อยที่ซ้อนกันจะละเอียดยิ่งกว่างานย่อย! เช่นเดียวกับงานและงานย่อย คุณสามารถเพิ่มข้อมูลรายละเอียด เช่น ผู้รับผิดชอบ วันที่ครบกำหนด และความสำคัญ ให้กับงานย่อยที่ซ้อนกันได้

ตอนนี้เราได้พยายามทำความเข้าใจเกี่ยวกับโครงสร้างการแบ่งงาน (Work Breakdown Structure) อย่างเพียงพอแล้ว และทราบถึงเหตุผลที่ควรนำมาใช้กับโครงการของคุณ ซึ่งทำให้เราไปถึงคำถามต่อไป: คุณจะสร้างโครงสร้างการแบ่งงานสำหรับโครงการต่อไปของคุณได้อย่างไร?

เอาล่ะ เราอยู่ที่นี่เพื่อแสดงให้คุณเห็น!

วิธีสร้างโครงสร้างการแบ่งงานที่มีประสิทธิภาพ

นี่คือขั้นตอนการสร้างโครงสร้างการแบ่งงานของคุณเองตั้งแต่เริ่มต้น!

1. กำหนดขอบเขตของโครงการของคุณ

เข้าใจงานที่ต้องทำผ่านวัตถุประสงค์และเป้าหมายของคุณ ระบุขอบเขตและข้อจำกัดที่แท้จริงของโครงการเพื่อให้สามารถตอบสนองความต้องการของผู้มีส่วนได้ส่วนเสียของคุณได้

คำแนะนำจากผู้เชี่ยวชาญ ต้องการคำแนะนำเกี่ยวกับวิธีการสร้างโครงการของคุณหรือไม่?เรียนรู้วิธีการพัฒนาขอบเขตโครงการอย่างมีประสิทธิภาพและใช้เทมเพลตกระดานไวท์บอร์ดขอบเขตโครงการโดย ClickUp เพื่อช่วยให้คุณเริ่มต้นในทิศทางที่ถูกต้อง

2. การจัดหมวดหมู่โครงการออกเป็นระยะหลัก

แบ่งขอบเขตของโครงการใหญ่เป็นระยะและขั้นตอนต่างๆ ที่ประกอบด้วยงานย่อยต่างๆ และนำโครงการจากจุดเริ่มต้นไปจนถึงจุดสิ้นสุดระยะของโครงการเหล่านี้ช่วยแบ่งงานและทำให้กระบวนการบริหารโครงการง่ายขึ้น

เคล็ดลับมืออาชีพใช้สถานะที่กำหนดเองใน ClickUp เพื่อให้แต่ละขั้นตอนและระยะมีชื่อเฉพาะและเปลี่ยนสถานะเมื่อโครงการของคุณดำเนินไป คุณยังสามารถใช้แม่แบบการจัดการโครงการโดย ClickUpเพื่อให้ผู้จัดการโครงการ ทีม และผู้มีส่วนได้ส่วนเสียของคุณมีขั้นตอนการทำงานที่เป็นระเบียบและปรับแต่งได้

3. การระบุผลลัพธ์หลักและงานที่ต้องดำเนินการ

จัดทำรายการผลลัพธ์หลักของคุณภายในโครงการ โดยกำหนดตารางเวลาสำหรับแต่ละขั้นตอน ระบุทรัพยากรและงานย่อยที่จำเป็นสำหรับการบรรลุผลลัพธ์เหล่านั้น แต่ละผลลัพธ์พร้อมด้วยงานและงานย่อยที่เกี่ยวข้องจะกลายเป็นหนึ่งชุดงาน (Work Package) ซึ่งจะช่วยในการระบุวัตถุประสงค์และผลลัพธ์ของโครงการ รวมถึงการกำหนดจุดสำคัญเป็นระยะ ๆ ภายในโครงการ เพื่อกระตุ้นและสร้างแรงจูงใจให้กับทีมของคุณได้ดียิ่งขึ้น

เคล็ดลับมืออาชีพเรียนรู้วิธีแยกย่อยผลลัพธ์ของโครงการและใช้เทมเพลตผลลัพธ์ของโครงการโดย ClickUpเพื่อช่วยให้คุณและทีมของคุณติดตาม จัดการ และส่งมอบโครงการที่ประสบความสำเร็จ

4. การมอบหมายงานให้กับสมาชิกในทีม

ตอนนี้ถึงเวลาที่จะมอบหมายงานให้กับทีมของคุณแล้ว โดยพิจารณาจากทักษะ ความรับผิดชอบ และขอบเขตของแต่ละทีม คุณจะมอบหมายงานที่แตกต่างกันให้กับพวกเขา ตัวอย่างเช่น หากคุณกำลังดำเนินโครงการเปิดตัวแอปพลิเคชันมือถือสำหรับบริษัทของคุณ คุณจะมอบหมายงานให้กับทีมต่างๆ เช่น ทีมออกแบบ ทีมพัฒนา ทีมการตลาด ทีมผลิตภัณฑ์ และอื่นๆ

เคล็ดลับมืออาชีพ จัดสรรงานและมอบหมายให้กับกลุ่มหรือบุคคลที่กำหนดได้อย่างง่ายดายด้วยฟีเจอร์ผู้รับมอบหมายหลายคนใน ClickUp

5. การกำหนดต้นทุนและทรัพยากร

จัดหาทรัพยากร เครื่องมือ กำหนดเวลา และงานให้กับทีมของคุณ ตัวอย่างเช่น สมมติว่าคุณกำลังดำเนินโครงการออกแบบกลยุทธ์สื่อดิจิทัล คุณจะต้องมอบหมายงานที่เกี่ยวข้องให้กับทีมเนื้อหา ทีมโซเชียลมีเดีย ทีมวิเคราะห์ข้อมูล ฯลฯ คุณจะต้องจัดหาเครื่องมือให้พวกเขา เช่นเครื่องมืออัตโนมัติสำหรับโซเชียลมีเดีย เครื่องมือ CRM เครื่องมือพัฒนาเนื้อหา ฯลฯ จากนั้น คุณจะต้องกำหนดระยะเวลาสำหรับงานแต่ละส่วนของพวกเขา นี่เป็นวิธีที่ยอดเยี่ยมในการดูแลการควบคุมโครงการของคุณ

สิ่งหนึ่งที่ควรคำนึงถึงสำหรับการบริหารโครงการอย่างมีประสิทธิภาพคือการทำให้สิ่งที่ส่งมอบของคุณเป็น MECE (Mutually Exclusive Completely Exhaustive) ขออภัยในศัพท์เทคนิค แต่พูดง่ายๆ คือ สิ่งที่ส่งมอบทั้งหมดของคุณควรไม่มีการทับซ้อนกันหรือมีน้อยที่สุด และเมื่อนำมารวมกันแล้วควรสามารถตอบสนองความต้องการของโครงการทั้งหมดได้

เคล็ดลับมืออาชีพเรียนรู้ประโยชน์ของการจัดสรรทรัพยากรอย่างมีประสิทธิภาพ และใช้เทมเพลตการวางแผนทรัพยากรโดย ClickUpเพื่อมองเห็นขีดความสามารถของทรัพยากรและช่วยให้คุณจัดสรรทรัพยากรให้กับทีมโครงการของคุณได้อย่างมีประสิทธิภาพ

ตอนนี้คุณทราบขั้นตอนที่จำเป็นในการสร้าง WBS ที่มีประสิทธิภาพแล้ว เรามีเซอร์ไพรส์พิเศษสำหรับคุณที่จะทำให้การสร้าง WBS ง่ายยิ่งขึ้น

อ่านต่อเพื่อทราบวิธีที่คุณสามารถใช้เครื่องมือที่ดีที่สุดของเราในหมวดหมู่ของอาวุธทางทหาร ClickUp สำหรับโครงสร้างการแบ่งงานของคุณในครั้งต่อไป!

การใช้ ClickUp เพื่อจัดระเบียบและบริหารโครงสร้างการแบ่งงานของคุณ

ClickUpคือเครื่องมือการจัดการโครงการและการทำงานร่วมกันของทีมแบบครบวงจรที่ดีที่สุดสำหรับทุกธุรกิจและทุกทีมในองค์กรของคุณ

มันถูกสร้างขึ้นโดยคำนึงถึงทีมที่มีทักษะทางเทคนิคและไม่มีทักษะทางเทคนิค และมอบคุณสมบัติที่สามารถปรับแต่งได้หลายร้อยอย่างเพื่อช่วยให้กระบวนการทำงานของคุณราบรื่นและง่ายขึ้น รวมถึงการจัดการโครงการที่ซับซ้อนหลายโครงการได้โดยไม่ยาก และเนื่องจากมันมอบแพลตฟอร์มที่สามารถปรับแต่งได้เต็มที่ ClickUp จึงสามารถรองรับการจัดการโครงการและวิธีการทำงานแบบอไจล์ได้ทุกประเภท ซึ่งทำให้มันเป็นโซลูชันที่สมบูรณ์แบบสำหรับผู้จัดการโครงการทุกคนและทุกทีมในองค์กรของคุณ

ไม่ต้องพูดถึงเลยว่า เครื่องมือนี้มีทุกสิ่งที่คุณต้องการเพื่อช่วยคุณสร้าง WBS ที่มีประสิทธิภาพ และส่งมอบโครงการที่ประสบความสำเร็จตามกำหนดเวลา ในความเป็นจริง การใช้ ClickUp ช่วยให้คุณรวมแอปของคุณ และหลีกเลี่ยงการใช้เครื่องมือต่าง ๆ มากมาย แทนที่นั้น มันนำทุกงานของคุณ ทีม การสื่อสาร และอื่น ๆ ทั้งหมดมาไว้ในที่เดียวที่รวมศูนย์ 👏

นี่คือคุณสมบัติบางประการที่ทำให้มันเป็นเครื่องมือ WBS ที่สมบูรณ์แบบ:

1. รักษาความเป็นระเบียบด้วยโครงสร้างลำดับชั้นที่แข็งแกร่ง

ดูงานทั้งหมดในโปรเจกต์ของคุณในมุมมองแบบภาพรวมจากทุกระดับด้วยระบบลำดับชั้นที่แข็งแกร่งใน ClickUp โครงสร้างนี้ช่วยให้คุณจัดระเบียบงานในรูปแบบของ Space, Folder หรือ List ซึ่งช่วยให้คุณสามารถมองเห็นลำดับชั้นที่ชัดเจนสำหรับโปรเจกต์ ทีม แผนก และอื่นๆ ของคุณได้

2. มอบหมายงานผ่านงานและงานย่อย

แยกโครงการที่ใหญ่และซับซ้อนออกเป็นงานและงานย่อย และมอบหมายให้กับบุคคลหรือกลุ่ม

3. ปรับแต่งทุกส่วนของกระบวนการทำงานของคุณ

แพลตฟอร์มทั้งหมดสามารถปรับแต่งได้ ซึ่งหมายความว่าทีม, ผู้จัดการโครงการ, ผู้มีส่วนได้ส่วนเสีย, และผู้อื่นสามารถกำหนดค่า ClickUp และใช้ClickAppsให้เหมาะกับความต้องการของโครงการ, กระบวนการทำงานที่ซับซ้อน, และความต้องการของพวกเขาได้

4. ปรับปรุงการมองเห็นโครงการ

ClickUp มีมุมมองที่กำหนดเองมากกว่า 15แบบ รวมถึงมุมมองรายการ มุมมองบอร์ด แผนภูมิแกนต์ และมุมมองไวท์บอร์ด ซึ่งช่วยในการมองเห็นและจัดการ WBS ของคุณ ไวท์บอร์ดสร้างภาพของโครงการ งาน ผลลัพธ์เป้าหมาย กระบวนการทำงาน และอื่นๆ แผนภูมิแกนต์แสดงไทม์ไลน์และการพึ่งพาของ WBS ของคุณ มุมมองรายการแสดงงานในลำดับชั้นที่มีโครงสร้าง ในขณะที่มุมมองบอร์ดนำเสนอในรูปแบบภาพสไตล์คัมบัง

5. เพิ่มประสิทธิภาพการทำงานร่วมกันและการสื่อสารในทีม

ClickUp มีคุณสมบัติการร่วมมือที่แข็งแกร่งซึ่งช่วยให้การสื่อสารระหว่างสมาชิกในทีมมีประสิทธิภาพคุณสามารถมอบหมายงาน ตั้งวันครบกำหนด และเพิ่มความคิดเห็นหรือไฟล์แนบให้กับงานได้ ทำให้การร่วมมือและการแบ่งปันข้อมูลที่เกี่ยวข้องกับ WBS ง่ายขึ้น

นอกจากนี้ ClickUp ยังให้การแจ้งเตือนและการอัปเดตแบบเรียลไทม์ เพื่อให้มั่นใจว่าสมาชิกในทีมได้รับข้อมูลเกี่ยวกับการเปลี่ยนแปลงและความคืบหน้าอยู่เสมอ

6. ติดตามตัวชี้วัดหลักและรักษาความสอดคล้องกับเป้าหมาย

ClickUp Goalsมอบเส้นเวลาที่ชัดเจน เป้าหมายที่วัดผลได้ และการติดตามความคืบหน้าอัตโนมัติ เพื่อช่วยสร้างความสอดคล้องของเป้าหมายระหว่างทีมโครงการ ผู้มีส่วนได้ส่วนเสีย และผู้เกี่ยวข้องอื่น ๆ พร้อมทั้งช่วยให้ดำเนินงานเป็นไปตามแผนและบรรลุทุกผลลัพธ์ที่กำหนด

7. จัดการ ความสัมพันธ์และการพึ่งพาของงาน

สร้างลิงก์ระหว่างงาน เอกสาร และความสัมพันธ์ที่ขึ้นอยู่กับกันเพื่อให้เข้าถึงทุกสิ่งที่คุณต้องการได้ในที่เดียว สิ่งนี้มีประโยชน์เมื่องานหรืองานย่อยใน WBS ของคุณขึ้นอยู่กับความสำเร็จของเป้าหมายหรือเหตุการณ์สำคัญเฉพาะการจัดการความสัมพันธ์และการพึ่งพากันของงานใน ClickUpจะช่วยรักษาความสมบูรณ์และความสอดคล้องของ WBS ของคุณ

8. ปรับปรุงกระบวนการทำงานของคุณให้ราบรื่นด้วยการผสานการทำงานที่ทรงพลังและการทำงานอัตโนมัติ

ClickUp สามารถเชื่อมต่อกับเครื่องมือของบุคคลที่สามมากกว่า 1,000 รายการ เช่น Google Drive, Dropbox และ Slack ฟีเจอร์นี้ช่วยให้คุณเชื่อมต่อ ClickUp กับเวิร์กโฟลว์ที่มีอยู่ของคุณและนำเข้าหรือส่งออกข้อมูลที่เกี่ยวข้องกับ WBS ของคุณ นอกจากนี้ ClickUp ยังมีฟีเจอร์การทำงานอัตโนมัติ รวมถึงการทำงานอัตโนมัติของเวิร์กโฟลว์แบบกำหนดเองและแบบสำเร็จรูป ที่ช่วยปรับปรุงงานที่ทำซ้ำๆ และเพิ่มประสิทธิภาพการทำงาน

9. ปรับปรุงการจัดการเวลาในทีมต่าง ๆ และติดตามความสามารถในการรับภาระงาน

คุณสามารถประเมินปริมาณงานของทีมคุณโดยใช้การประมาณเวลาและการติดตามเวลาใน ClickUp. ตัวติดตามเวลาของ ClickUp ช่วยปรับปรุงการจัดการเวลาของทีมคุณและทำให้พวกเขาสามารถรับผิดชอบได้. คุณสมบัตินี้ยังช่วยให้คุณสามารถคำนวณผลรวม, ค่าเฉลี่ย, และค่ากลางของเวลาที่ใช้สำหรับงานที่คล้ายกันเพื่อให้ผู้จัดการโครงการสามารถตัดสินใจเกี่ยวกับการจัดสรรได้.

ด้วยมุมมองปริมาณงาน คุณสามารถติดตามความสามารถในการทำงาน จัดสรรงานใหม่ อัตโนมัติการแจ้งเตือน และอื่น ๆ ได้อย่างง่ายดาย

10. ติดตามความคืบหน้าและตัดสินใจทางธุรกิจได้ดีขึ้นด้วยการรายงานและวิเคราะห์แบบเรียลไทม์

ClickUp ยังให้บริการแดชบอร์ดแบบกำหนดเองที่นำเสนอรายงานเชิงลึกเพื่อช่วยให้ทีมตัดสินใจเกี่ยวกับการจัดการโครงการได้ดีขึ้น มันให้ข้อมูลทั้งหมดในที่เดียวและให้คุณกรองข้อมูลที่คุณต้องการ—ติดตามความคืบหน้าและประสิทธิภาพของ WBS ของคุณโดยใช้คุณสมบัติการรายงานและการวิเคราะห์ สร้างรายงานเกี่ยวกับการเสร็จสิ้นงาน ประสิทธิภาพของทีม และตัวชี้วัดอื่นๆ เพื่อประเมินประสิทธิภาพของโครงการและตัดสินใจโดยอิงจากข้อมูล

11. เร่งงานของคุณให้รวดเร็วและรับตัวอย่างที่เป็นระบบด้วยเทมเพลตของ ClickUp

เข้าถึงเทมเพลตที่ปรับแต่งได้มากกว่า 1,000แบบสำหรับทุกทีมและทุกกรณีการใช้งานรวมถึงเทมเพลตการจัดการโครงการฟรี โครงสร้างการแบ่งงาน และอื่นๆ อีกมากมาย

ตัวอย่างโครงสร้างการแบ่งงานใน ClickUp

เพื่อช่วยให้คุณมองเห็นภาพได้ชัดเจนยิ่งขึ้น เราคิดว่าควรยกตัวอย่างโครงสร้างการแบ่งงาน (Work Breakdown Structure) ให้ดูเป็นตัวอย่าง

ตอนนี้สมมติว่าคุณเป็นผู้จัดการผลิตภัณฑ์ของบริษัท และคุณได้รับมอบหมายให้ดำเนินโครงการเปิดตัวแอปพลิเคชันมือถือใหม่ นี่คือลักษณะของขั้นตอนต่างๆ ในโครงสร้างการแบ่งงาน เราจะแสดงให้คุณเห็นด้วยว่ามุมมองต่างๆ ของ ClickUp แสดงขั้นตอนเหล่านั้นในลักษณะที่แตกต่างกันอย่างไร

ตัวอย่างโครงสร้างการแบ่งงานที่เราเลือกแสดงรายละเอียดของงาน (การพึ่งพา) และงานย่อย (การพึ่งพางานย่อย) ที่จำเป็นในการสร้างชุดงานเพื่อเปิดตัวแอปพลิเคชันมือถือใหม่

โปรดทราบ: เพื่อให้สามารถติดตามรายการงานทั้งหมดในโครงการได้อย่างครบถ้วน เราจึงกำหนดหมายเลขเฉพาะให้กับงานหลักหรือกิจกรรมแต่ละอย่าง จากนั้นใช้ระบบหมายเลขย่อยสำหรับงานย่อยแต่ละงาน วิธีนี้ไม่เพียงแต่ช่วยให้สามารถระบุงานแต่ละอย่างได้อย่างชัดเจนเท่านั้น แต่ยังช่วยให้การสื่อสารภายในทีมโครงการเป็นไปอย่างราบรื่นยิ่งขึ้นอีกด้วย

ตัวอย่างของขั้นตอนภายในโครงสร้างการแบ่งงาน

1. ตัวอย่างโครงสร้างการแบ่งงานในมุมมองรายการของ ClickUp

1. ระยะการวิจัย | ผู้จัดการ (อเล็กซานเดร ชาร์ป)

2. ระยะการออกแบบ | ผู้จัดการ (ลิเวีย ไกรมส์)

3. ระยะการพัฒนา | ผู้จัดการ (สเตฟาน บอยด์)

4. ระยะเริ่มต้น | ผู้จัดการ (เกรกอรี่ ดอตสัน)

5. ระยะหลังการเปิดตัว | ผู้จัดการ (เกรซ ชูลท์ซ)

ตัวอย่างโครงสร้างการแบ่งงานในกรณีนี้ช่วยให้ทีมพัฒนาแอปพลิเคชันสามารถติดตามความคืบหน้า, มอบหมายความรับผิดชอบให้กับผู้เข้าร่วมโครงการ, และทำให้การเปิดตัวแอปพลิเคชันเป็นไปตามกำหนดเวลาและอยู่ในงบประมาณ

2. ตัวอย่างโครงสร้างการแบ่งงานในมุมมองบอร์ดของ ClickUp

3. ตัวอย่างโครงสร้างการแบ่งงานในมุมมองไทม์ไลน์ของ ClickUp

โครงสร้างการแบ่งงาน แผนงานแบบไทม์ไลน์ของ ClickUp: จัดกลุ่มตามผู้จัดการ

โครงสร้างการแบ่งงานในมุมมองไทม์ไลน์ของ ClickUp: จัดกลุ่มตามสถานะ

4. ตัวอย่างโครงสร้างการแบ่งงานในมุมมอง Gantt ของ ClickUp

ตัวอย่างโครงสร้างการแบ่งงานในมุมมองแผนภูมิแกนต์ของ ClickUp: เรียงตามสถานะ

5. ตัวอย่างโครงสร้างการแบ่งงานในมุมมองไวท์บอร์ดของ ClickUp

ใครได้ประโยชน์จากการใช้โครงสร้างการแบ่งงาน?

ทีมการเงิน: โครงสร้างการแบ่งงานเป็นสิ่งจำเป็นสำหรับทีมการเงินในการเข้าใจขอบเขตของโครงการและติดตามค่าใช้จ่าย เอกสารนี้ช่วยให้พวกเขาสร้างโครงสร้างที่เป็นระเบียบสำหรับโครงการของตนและทำให้แน่ใจว่าสมาชิกทุกคนในทีมรับทราบถึงการเปลี่ยนแปลงหรือการอัปเดตที่จำเป็นสำหรับโครงการ

การจัดการ: โครงสร้างการแบ่งงานมีความสำคัญต่อการจัดการเพื่อให้แน่ใจว่าทุกโครงการจะเสร็จสิ้นตามกำหนดเวลาและตรงตามมาตรฐานที่ต้องการ เอกสารนี้สรุปกรอบเวลา งบประมาณ ขอบเขต วัตถุประสงค์ ผลลัพธ์ที่ต้องการ และข้อมูลอื่น ๆ ที่จำเป็นที่เกี่ยวข้องกับโครงการ

บริหารจัดการโครงการของคุณอย่างมีประสิทธิภาพด้วยโครงสร้างการแบ่งงาน (WBS) วันนี้

นี่คือคู่มือที่สมบูรณ์แบบที่สุดในการสร้างโครงสร้างการแบ่งงานที่มีประสิทธิภาพสำหรับโครงการถัดไปของคุณ ด้วย ClickUp การดำเนินโครงการที่ยอดเยี่ยมและประสบความสำเร็จนั้นง่ายกว่าที่เคย

และถึงแม้ว่าคุณอาจจะไม่ได้เป็นคนที่จัดระเบียบเหมือนกับโมนิก้า เกลเลอร์ จากซีรีส์ FRIENDS แต่ด้วย ClickUp คุณสามารถไปถึงจุดนั้นได้อย่างแน่นอน ใช้มันเพื่อทำให้งานของคุณเป็นระเบียบมากขึ้น รวบรวมทีมและโครงการทั้งหมดไว้ในที่เดียว รวมถึงปรับปรุงการวางแผนโครงการ การจัดสรรงาน การทำงานร่วมกันในทีม และอื่นๆ อีกมากมาย

เริ่มต้นได้ฟรี—สมัครวันนี้และเริ่มสร้างโครงสร้างการแบ่งงานของคุณเองได้เลย!

ผู้เขียนรับเชิญ: *

อาเหม็ด บูซัสซี เป็นผู้จัดการการตลาดที่ Hustler Ethos.

เขามีความกระตือรือร้นเกี่ยวกับประสิทธิภาพการทำงาน เครื่องมือการจัดการโครงการ และทุกสิ่งที่เกี่ยวข้อง ภารกิจหลักของเขาคือการช่วยให้บริษัทต่างๆ สามารถบรรลุอันดับสูงบน Google ได้