วิธีการกำหนดวัตถุประสงค์โครงการอย่างมีประสิทธิภาพ (พร้อมตัวอย่าง)

คุณเป็นผู้จัดการโครงการที่กำลังก้าวขึ้นสู่ความสำเร็จหรือไม่? หรือคุณเป็นผู้อำนวยการที่มีประสบการณ์พร้อมผลงานโครงการที่ประสบความสำเร็จมากมาย?

ไม่ว่าจะทางไหน การทบทวนแนวปฏิบัติที่ดีที่สุดในการบริหารโครงการก็เป็นสิ่งที่ดี ท้ายที่สุดแล้ว การประเมินความสำเร็จของโครงการของคุณจะยากหากไม่มีวัตถุประสงค์ที่ชัดเจนและสามารถวัดผลได้

อาจฟังดูเหมือนขั้นตอนเพิ่มเติม แต่การกำหนดวัตถุประสงค์ของโครงการก่อนที่คุณจะเริ่มทำงานเป็นวิธีที่ดีที่สุดในการประหยัดเวลาและปัญหาในภายหลัง—และอาจช่วยประหยัดเงินได้บ้างด้วย 💸

ในคู่มือนี้ เราจะเจาะลึกถึงวัตถุประสงค์ของการบริหารโครงการ เหตุผลที่วัตถุประสงค์เหล่านี้มีประโยชน์อย่างยิ่ง และวิธีการกำหนดวัตถุประสงค์ที่มีประสิทธิภาพซึ่งจะช่วยให้ทีมของคุณประสบความสำเร็จตามเป้าหมาย

วัตถุประสงค์ของโครงการคืออะไร?

วัตถุประสงค์ของโครงการเป็นประเภทของเป้าหมายที่มีความเฉพาะเจาะจง สามารถวัดผลได้ บรรลุผลได้ มีความเกี่ยวข้อง และกำหนดระยะเวลาได้ (SMART) วัตถุประสงค์เหล่านี้มีจุดประสงค์เพื่อกำหนดสิ่งที่โครงการของคุณจะบรรลุก่อนที่จะเริ่มทำงาน

คิดถึงวัตถุประสงค์โครงการแบบ SMART เป็นเหมือนแผนที่นำทางที่ช่วยให้ทีมโครงการของคุณผ่านวงจรชีวิตของโครงการไปได้ นอกจากนี้ยังทำหน้าที่เป็นคำแถลงวิสัยทัศน์ที่ช่วยให้ทุกคนทำงานตามเป้าหมายและสอดคล้องกับขอบเขตของโครงการ(เพราะสิ่งสุดท้ายที่คุณต้องการคือการขยายขอบเขตโครงการโดยไม่จำเป็น)

ความแตกต่างที่ใหญ่ที่สุดระหว่างวัตถุประสงค์และเป้าหมายคือวัตถุประสงค์สามารถนำไปปฏิบัติได้และมีความเฉพาะเจาะจงมากกว่า ตัวอย่างเช่น เป้าหมายอาจเป็น "ฉันต้องการเพิ่มรายได้" แต่ วัตถุประสงค์จะเป็น "ทีมการตลาดจะเพิ่มแหล่งอ้างอิงจากโซเชียลมีเดียขึ้น 10% ภายในสิ้นไตรมาสที่ 2" เห็นความแตกต่างไหม?

มีวิธีการเขียนวัตถุประสงค์ของโครงการมากมายไม่สิ้นสุด ท้ายที่สุด วัตถุประสงค์ที่คุณเขียนก็จะสรุปลงไปที่จุดประสงค์ของโครงการ คุณสามารถสร้างวัตถุประสงค์ทางธุรกิจสำหรับ:

โครงการส่วนใหญ่จะมีวัตถุประสงค์หลายประการ ดังนั้นจึงเป็นความคิดที่ดีที่จะติดตามเป้าหมายการมีส่วนร่วมของพนักงาน ( )ของคุณโดยใช้ซอฟต์แวร์วัตถุประสงค์และผลลัพธ์หลัก (OKR) หรือแอปติดตามเป้าหมาย เครื่องมือเหล่านี้จะช่วยให้คุณมีสมาธิในขณะที่จัดการกับสมาชิกในทีม งาน และโครงการต่างๆ 🤹

ประโยชน์ของการกำหนดวัตถุประสงค์ของโครงการ

การกำหนดวัตถุประสงค์ของโครงการช่วยให้การตั้งเป้าหมายเป็นไปอย่างมีประสิทธิภาพตั้งแต่เริ่มต้น คุณสามารถย้อนกลับไปดูโครงการและพิสูจน์—ซึ่งมักจะมีข้อมูลที่ชัดเจน—ว่าโครงการประสบความสำเร็จหรือไม่ หรือหากไม่เป็นเช่นนั้น คุณสามารถระบุได้ว่าคุณห่างไกลจากผลลัพธ์ที่ต้องการมากเพียงใด 🎯

การกำหนดวัตถุประสงค์ของโครงการสามารถช่วยคุณได้ในหลายทาง แต่ประโยชน์ที่ใหญ่ที่สุดคือ:

ประเภทของวัตถุประสงค์โครงการ

โครงการไม่ใช่แบบเดียวที่เหมาะกับทุกคน และวัตถุประสงค์ของโครงการของคุณก็ไม่ควรเป็นเช่นนั้นเช่นกัน ขึ้นอยู่กับโครงการของคุณ คุณอาจจำเป็นต้องสร้างเป้าหมายที่ครอบคลุมหนึ่งหรือหลายหมวดหมู่ต่อไปนี้:

ขึ้นอยู่กับโครงการ คุณอาจจำเป็นต้องสร้างวัตถุประสงค์โครงการแบบผสมผสาน ตัวอย่างเช่น คุณอาจต้องการปรับปรุงกระบวนการเสนอราคา และ ประหยัดเวลา (ซึ่งเป็นวัตถุประสงค์ที่รวมกระบวนการและเวลาเข้าด้วยกัน)

คุณสามารถปรับแต่งได้ตามต้องการตราบใดที่คุณพบว่าวัตถุประสงค์ชัดเจนและเป็นประโยชน์

วิธีไม่ เขียนวัตถุประสงค์ของโครงการ

เราทราบว่าคุณมีงานยุ่ง แต่จุดประสงค์ของวัตถุประสงค์โครงการคือการทำให้ทีมของคุณเข้าใจตรงกัน หากคุณเขียนวัตถุประสงค์ที่คลุมเครือและไม่เป็นประโยชน์เพียงเพื่อจะติ๊กช่องให้เสร็จ นั่นจะไม่ช่วยให้ทีมของคุณเขียนวัตถุประสงค์โครงการแบบ SMART ได้

นี่คือตัวอย่างของวัตถุประสงค์โครงการที่ไม่เป็นประโยชน์:

แม้ว่าเป้าหมายอย่าง "ทำโครงการให้เสร็จตามกำหนด" จะฟังดูดีในทางทฤษฎี แต่มันไม่ได้ช่วยอะไรมากนัก

วัตถุประสงค์ของโครงการควรปฏิบัติตามหลักการ SMART เพื่อสร้างเป้าหมายที่ชัดเจน ด้วยวิธีนี้ คุณ (และทีมของคุณ) จะทราบอย่างชัดเจนว่าคุณกำลังมุ่งหวังอะไร

ตัวอย่างเช่น วัตถุประสงค์ของโครงการ SMART ที่ว่า "ดำเนินโครงการให้เสร็จสิ้นตามกำหนดเวลา" อาจกำหนดเป็น:

ตัวอย่างวัตถุประสงค์ของโครงการที่ชัดเจนให้ปฏิบัติตาม

ณ จุดนี้ คุณรู้แล้วว่าอะไรที่ ไม่ควร ทำ คุณสามารถเขียนวัตถุประสงค์ของโครงการได้ตามที่คุณต้องการ แต่ผู้จัดการโครงการส่วนใหญ่จะเขียนออกมาเป็น "ข้อความวัตถุประสงค์"

ตามกรอบการทำงาน SMART ให้เราแปลงวัตถุประสงค์ของโครงการที่ไม่ค่อยมีประโยชน์ให้กลายเป็นวัตถุประสงค์ที่สามารถดำเนินการได้:

เห็นความแตกต่างไหม?

วัตถุประสงค์ใหม่เหล่านี้ชัดเจนมากขึ้น. คุณสามารถมองย้อนกลับไปที่วัตถุประสงค์เหล่านี้เมื่อสิ้นสุดโครงการได้อย่างง่ายดาย และตัดสินใจได้ว่าคุณบรรลุเป้าหมายของคุณหรือไม่. นี่คือวัตถุประสงค์ที่ชัดเจนเมื่อเทียบกับคำกล่าวที่อ่อนแอเช่น 'มาทำเงินให้มากขึ้นกันเถอะ'

นี่คือตัวอย่างวัตถุประสงค์ของโครงการเพิ่มเติมอีกสองสามข้อ หากคุณกำลังมองหาแรงบันดาลใจ:

วิธีตั้งและติดตามวัตถุประสงค์ของโครงการ

โอเค คุณได้ทำพื้นฐานของการเขียนวัตถุประสงค์โครงการที่ยอดเยี่ยมไว้แล้ว คุณได้ลงแรงเขียนมันไว้มากมาย ตอนนี้ถึงเวลาที่จะทำให้พวกมันสามารถนำไปปฏิบัติได้และสังเกตเห็นได้มากเท่าที่เป็นไปได้

ทำตามคำแนะนำเหล่านี้เพื่อติดตามวัตถุประสงค์ของโครงการของคุณเพื่อให้คุณอยู่ในเส้นทางที่ถูกต้องเสมอ 🏆

สอดคล้องกับเป้าหมายองค์กรที่กว้างขึ้น

พูดคุยกับผู้บริหารระดับสูงหรือบุคคลสำคัญอื่น ๆ ในบริษัทของคุณก่อนที่จะกำหนดวัตถุประสงค์การบริหารโครงการ. ถามพวกเขาว่าเป้าหมายขององค์กรในปีนี้คืออะไร.

แม้ว่าจะเป็นเป้าหมายทั่วไปอย่างเช่น "ออมเงิน" ก็ยังช่วยให้คุณมีทิศทางที่ชัดเจนในการทำงาน ตัวอย่างเช่น นี่ไม่ใช่เวลาที่จะตั้งวัตถุประสงค์เช่น "เพิ่มงบประมาณการตลาด 50%"

เมื่อคุณทราบถึงเป้าหมายใหญ่ขององค์กรของคุณ คุณจะเลือกวัตถุประสงค์ของโครงการที่เกี่ยวข้องมากขึ้นกับโครงการที่กำลังทำอยู่

นอกจากนี้ การได้รับการสนับสนุนจากผู้มีส่วนได้ส่วนเสียในโครงการจะง่ายขึ้นมาก เมื่อคุณสามารถพิสูจน์ได้ว่าวัตถุประสงค์ของคุณสอดคล้องกับเป้าหมายประจำปีขององค์กร

ใช้แม่แบบเพื่อประหยัดเวลา

ไม่มีเวลาตั้งเป้าหมายโครงการของคุณเองใช่ไหม? ไม่ต้องกังวล เราเข้าใจดีว่าการตั้งเป้าหมายเหล่านี้ต้องใช้เวลา—และบางครั้งนั่นก็เป็นเวลาพิเศษที่คุณไม่มี

เมื่อถึงเวลาสำคัญ ให้ใช้เทมเพลตสำหรับ OKR และวัตถุประสงค์ของคุณ แม้จะต้องปรับแต่งเพิ่มเติม แต่การจัดรูปแบบเพียงอย่างเดียวก็ช่วยประหยัดเวลาได้หลายชั่วโมงในแต่ละเดือน

ลองใช้เทมเพลต OKRs และเป้าหมายของบริษัทใน ClickUpเพื่อสร้างโครงสร้างองค์กรที่สะท้อนวิสัยทัศน์และค่านิยมของบริษัทคุณ—ทั้งหมดในที่เดียว!

กำหนดเป้าหมายเป็นทีม

ใครบอกว่าคุณต้องรับภาระงานทั้งหมดเพียงลำพัง? ใช้ความเชี่ยวชาญของสมาชิกในทีมของคุณเพื่อกำหนดวัตถุประสงค์ของโครงการร่วมกัน

สองหัวดีกว่าหัวเดียว และการทำงานเป็นทีมสามารถสร้างความแตกต่างได้อย่างมาก การรวมสมองของคุณเข้าด้วยกันทำให้สามารถคิดถึงเป้าหมายที่ใหญ่กว่าและดีกว่าที่คุณอาจไม่ได้พิจารณาถึงมาก่อน

ติดตาม KPI ของคุณด้วยเป้าหมายของ ClickUp

คุณได้สร้างวัตถุประสงค์โครงการที่ยอดเยี่ยมแล้ว แต่คุณจะถือทีมของคุณให้รับผิดชอบต่อวัตถุประสงค์เหล่านั้นได้อย่างไร? มาใช้ClickUp Goals กันเถอะ

ด้วย ClickUp Goals คุณสามารถกำหนดวัตถุประสงค์ของโครงการและติดตามได้อย่างมีประสิทธิภาพควบคู่ไปกับงานและกระบวนการทำงานของคุณ แทนที่จะต้องสลับไปมาระหว่างเครื่องมือและแพลตฟอร์มต่างๆ ทุกอย่างที่คุณต้องการจะรวมอยู่ในที่เดียว

พูดถึงการประหยัดเวลา ⏱️

เป้าหมายของ ClickUp ทำให้ไทม์ไลน์และเป้าหมายของคุณชัดเจนเหมือนเสียงระฆัง ตั้งค่าเป้าหมายประเภทต่างๆ สำหรับ:

ต้องการเปลี่ยนงานให้เป็นเป้าหมายใช่ไหม? ทำได้ใน ClickUp เพียงคลิกเดียว—คุณไม่ต้องป้อนข้อมูลซ้ำอีกต่อไป

ระบบโฟลเดอร์เป้าหมายช่วยจัดระเบียบและติดตามเป้าหมายของโครงการทั้งหมดของคุณไว้ในแดชบอร์ดเดียว คุณสามารถมอบหมายเป้าหมายให้กับทีมหรือบุคคลเฉพาะเพื่อให้ทุกคนรับผิดชอบได้

เราทราบว่าคุณไม่มีเวลาที่จะคอยติดตามทีมของคุณเพื่อขออัปเดตโครงการ

เพียงกำหนดเส้นตายให้กับเป้าหมายของคุณ แล้ว ClickUp จะส่งการอัปเดตความคืบหน้าให้คุณผ่านสกอร์การ์ดรายสัปดาห์ ด้วยระบบติดตามอัตโนมัติ คุณไม่จำเป็นต้องสงสัยเกี่ยวกับสถานะของทุกคนอีกต่อไป ทีมจะมุ่งเน้นไปที่งานจริงมากขึ้นแทนที่จะเสียเวลาไปกับรายงาน

ตั้งโครงการให้ประสบความสำเร็จโดยอัตโนมัติ

วัตถุประสงค์ของโครงการเป็นสิ่งจำเป็นสำหรับโครงการเชิงกลยุทธ์ใด ๆ การทำงานเป็นทีมและเทมเพลตจะช่วยให้คุณไปได้ไกล แต่เมื่อคุณต้องการนำงานและกลยุทธ์ระดับสูงของคุณมาไว้ในแพลตฟอร์มเดียวกัน ให้เลือก ClickUp

ClickUp ช่วยเติมความมีเหตุผลให้กับกระบวนการบริหารโครงการ เพื่อทำให้งานของคุณ—กล้าพูดไหมล่ะ?—สนุกขึ้น

แต่อย่าเพิ่งเชื่อเราลองสมัครใช้ ClickUpเพื่อปรับกระบวนการของคุณให้มีประสิทธิภาพและเริ่มตั้งเป้าหมายโครงการที่สามารถนำไปปฏิบัติได้จริง