ผู้มีส่วนได้ส่วนเสียในโครงการคืออะไร & วิธีจัดการพวกเขา

ในบทความนี้ เราจะเรียนรู้ว่าใครคือผู้มีส่วนได้ส่วนเสียในการบริหารโครงการ ประเภทของผู้มีส่วนได้ส่วนเสียในโครงการ ตัวอย่าง และวิธีการวิเคราะห์พวกเขา นอกจากนี้ เราจะเรียนรู้วิธีที่มีประสิทธิภาพที่สุดในการดำเนินการจัดการผู้มีส่วนได้ส่วนเสียในโครงการ

ตกลง มาค้นหาทุกสิ่งเกี่ยวกับผู้มีส่วนได้ส่วนเสียในโครงการกันเถอะ 🔍

ผู้มีส่วนได้ส่วนเสียในโครงการคืออะไร?

ผู้มีส่วนได้ส่วนเสียในโครงการ หมายถึง บุคคล องค์กร หรือกลุ่มที่มีส่วนร่วมหรือมีความสนใจในกิจกรรมของโครงการ มีผลกระทบที่อาจเกิดขึ้นต่อผลลัพธ์ของโครงการและ/หรือสภาพแวดล้อมของโครงการ และได้รับผลกระทบจากผลลัพธ์ของโครงการ หรือใกล้ชิดกับผู้อื่นที่อาจได้รับผลกระทบจากโครงการ

โดยพื้นฐานแล้ว ผู้มีส่วนได้ส่วนเสียคือบุคคลหรือกลุ่มที่มีบางสิ่งที่จะได้รับ (หรือสูญเสีย) จากโครงการสถาบันการจัดการโครงการนิยามผู้มีส่วนได้ส่วนเสียในโครงการว่า "บุคคลและองค์กรที่มีส่วนร่วมอย่างแข็งขันในโครงการ หรือผู้ที่มีความสนใจที่อาจได้รับผลกระทบในทางบวกหรือทางลบอันเป็นผลจากการดำเนินโครงการหรือการสำเร็จโครงการอย่างประสบความสำเร็จ"

ดังนั้น หากโครงการประสบความสำเร็จ ผู้มีส่วนได้ส่วนเสียก็จะได้รับประโยชน์จากมัน

อย่างไรก็ตาม หากโครงการดำเนินไปในทางที่แย่ลง ผู้มีส่วนได้ส่วนเสียก็จะตกต่ำลงไปด้วย... 😅

ใครคือผู้มีส่วนได้ส่วนเสียในโครงการ?

คุณสามารถจำแนกผู้มีส่วนได้ส่วนเสียในการบริหารโครงการออกเป็นสองประเภท: ผู้มีส่วนได้ส่วนเสียภายใน และ ผู้มีส่วนได้ส่วนเสียภายนอก

ผู้มีส่วนได้ส่วนเสียสองประเภทนี้ในด้านการจัดการโครงการมีพื้นฐานมาจากความสัมพันธ์ของผู้มีส่วนได้ส่วนเสียกับองค์กร:

ผู้มีส่วนได้ส่วนเสียภายใน

ตามชื่อที่บ่งบอก ผู้มีส่วนได้ส่วนเสียภายในคือผู้ที่มาจาก ภายใน องค์กรหรือธุรกิจ พวกเขาให้ความสำคัญกับความเสี่ยงของโครงการ และมีส่วนร่วมโดยตรงตลอดกระบวนการของโครงการ สมาชิกทีมของบริษัทเหล่านี้มักมีความรู้ลึกซึ้งเกี่ยวกับกลุ่มเป้าหมาย ลูกค้า และบริษัท และมักถูกมองว่าเป็นผู้มีอำนาจ โดยมักดำรงตำแหน่งผู้นำระดับสูงที่ทำงานโดยตรงกับระดับการดำเนินงานต่างๆ เพื่อให้บรรลุผลลัพธ์ที่ต้องการ

ในฐานะผู้จัดการโครงการ นี่คือผู้มีส่วนได้ส่วนเสียภายในที่คุณอาจต้องติดต่อด้วย:

ผู้มีส่วนได้ส่วนเสียภายนอก

ผู้มีส่วนได้ส่วนเสียภายนอก ในทางกลับกัน ไม่ได้เป็นส่วนหนึ่งขององค์กรหรือธุรกิจของคุณ ผู้มีส่วนได้ส่วนเสียในการจัดการโครงการเหล่านี้คือ บุคคลภายนอก เช่น ลูกค้าหรือผู้ใช้ปลายทาง กล่าวอีกนัยหนึ่งคือ เป็นความรับผิดชอบของคุณในการจัดการการสื่อสารกับผู้มีส่วนได้ส่วนเสียที่สำคัญและลูกค้าภายนอก ในขณะที่รักษาข้อมูลสำคัญให้เป็นความลับจนกว่าจะถึงเวลาที่จำเป็นต้องเปิดเผยให้ทุกฝ่ายทราบ

การตอบสนองความคาดหวังของผู้มีส่วนได้ส่วนเสียที่มีอิทธิพลหลากหลายประเภท การให้พวกเขามีความโปร่งใส และการรักษาให้ผู้มีส่วนได้ส่วนเสียต่างๆ ได้รับข้อมูลเป็นครึ่งหนึ่งของแผนการจัดการผู้มีส่วนได้ส่วนเสีย แต่ในฐานะผู้จัดการโครงการ คุณต้องสามารถระบุชื่อผู้มีส่วนได้ส่วนเสียเหล่านี้ได้ก่อน และเข้าใจความต้องการของผู้สนับสนุนโครงการ สิ่งที่สำคัญที่สุดที่ต้องจำคือการสื่อสารขอบเขตของโครงการอย่างชัดเจนและจัดการความคาดหวังของผู้มีส่วนได้ส่วนเสียและบางครั้งรายการความต้องการที่ยาวจากผู้นำ

นั่นยอดเยี่ยมมาก แต่ใครคือผู้มีส่วนได้ส่วนเสียในโครงการ? ในฐานะผู้จัดการโครงการ คุณต้องระบุผู้มีส่วนได้ส่วนเสียในโครงการตั้งแต่ต้น และมุ่งเน้นไปที่การดำเนินโครงการให้สำเร็จ ผู้จัดการทรัพยากร ผู้จัดการหน้าที่ และผู้บริหารระดับสูงอาจมุ่งเน้นไปที่การวางแผนระยะของโครงการและวงจรชีวิตของโครงการมากกว่า ขณะที่ผู้มีส่วนได้ส่วนเสียที่ให้การสนับสนุนอาจมองว่าทุกคนในทีมโครงการอยู่ในระดับเดียวกัน และต้องการทราบความคืบหน้าของโครงการตลอดจนความคิดเห็นจากลูกค้าเช่นกัน

นี่คือ ผู้มีส่วนได้ส่วนเสียภายนอก ที่พบได้บ่อย:

วิธีการวิเคราะห์ผู้มีส่วนได้ส่วนเสีย

การวิเคราะห์ผู้มีส่วนได้ส่วนเสีย หรือที่บางคนอาจเรียกว่า การทำแผนที่ผู้มีส่วนได้ส่วนเสีย มีความสำคัญเพราะ:

เส้นทางที่ดีที่สุดสู่ความสำเร็จของโครงการคือการกำหนดความคาดหวังของโครงการอย่างชัดเจนต่อผู้มีส่วนได้ส่วนเสียที่เกี่ยวข้อง, ระบุความเสี่ยง, และให้ข้อเสนอแนะเพื่อบริหารจัดการผู้มีส่วนได้ส่วนเสียของโครงการและ

การสร้างทีมที่แข็งแกร่งซึ่งประกอบด้วยผู้มีส่วนได้ส่วนเสียหลักของโครงการคือวิธีเดียวที่จะประสบความสำเร็จในโครงการ

ตัวอย่างแผนภาพบริบทของการวิเคราะห์ผู้มีส่วนได้ส่วนเสีย:

นอกจากนี้ การระบุรูปแบบ ในการมีส่วนร่วมของผู้มีส่วนได้ส่วนเสียจะช่วยให้คุณหลีกเลี่ยงอิทธิพลเชิงลบจากผู้มีส่วนได้ส่วนเสียในอนาคตได้ ผู้มีส่วนได้ส่วนเสียที่มีความสนใจสูง มีอิทธิพลสูง เจ้าของ และผู้จัดการจากทีมอื่นและ/หรือแผนกอื่นอาจมีวาระซ่อนเร้นหรืออาจไม่ได้อยู่ในแนวทางเดียวกันกับคุณและทีมของคุณ

ไม่ว่าจะในแง่บวกหรือแง่ลบ สิ่งสำคัญคือคุณต้องทำทุกอย่างที่ทำได้เพื่อให้แน่ใจว่าคุณกำลังสื่อสารแนวคิด โครงร่าง ข้อมูลภาพรวม และให้แน่ใจว่านักลงทุนและผู้มีส่วนได้ส่วนเสียหลักพึงพอใจกับกรอบเวลาของโครงการ กระบวนการทำงาน และความร่วมมือของสมาชิกในทีม

มาแบ่งการวิเคราะห์ผู้มีส่วนได้ส่วนเสียออกเป็นสามขั้นตอน:

1. ระบุผู้มีส่วนได้ส่วนเสียที่อาจเกิดขึ้น

ขั้นตอนแรกคือการระบุผู้มีส่วนได้ส่วนเสีย

คุณต้องระบุผู้มีส่วนได้ส่วนเสียทั้งภายในและภายนอกของคุณ

และเราก็เข้าใจ บางครั้งมันก็ชัดเจนมาก

แน่นอนว่า SPOC ของลูกค้าและสมาชิกทีมโครงการของคุณเป็นผู้มีส่วนได้ส่วนเสียหลัก

แต่เรื่องราวมีอะไรมากกว่านี้หรือไม่?

สำหรับสิ่งนี้ คุณจะต้องใช้เอกสารโครงการของคุณและ เอกสารโครงการที่สำคัญอื่น ๆ ก่อนที่โครงการจะเริ่มต้นขึ้น คุณควรสร้างเอกสารโครงการและนำเสนอให้กับผู้มีส่วนได้ส่วนเสียทุกคน คุณควรแจ้งให้ผู้มีส่วนได้ส่วนเสียที่สำคัญทราบถึงความเสี่ยงที่อาจเกิดขึ้น รวมถึงปัจจัยทางสิ่งแวดล้อมที่อาจส่งผลต่อผลลัพธ์ของโครงการ

การระบุผู้มีส่วนได้ส่วนเสียที่ยากบางคนอาจทำให้คุณใช้เวลาหลายชั่วโมงในการประชุมระดมความคิดและทบทวนเอกสาร

ข้อมูลที่คุณรวบรวมจากรายการเหล่านี้ควรช่วยให้คุณระบุรายชื่อผู้มีส่วนได้ส่วนเสียทั้งหมดของคุณ

คุณสามารถเริ่มการวิเคราะห์นี้ได้โดยใช้เครื่องมือเพิ่มประสิทธิภาพและการจัดการโครงการที่ได้รับการจัดอันดับสูงสุดในโลก; ให้เราแสดงให้คุณเห็นวิธีการ!

สวัสดีครับ/ค่ะ ClickUp

คุณสามารถใช้ClickUp Docsเพื่อสร้างรายการผู้มีส่วนได้ส่วนเสียของคุณด้วยการแก้ไขข้อความแบบ Rich text รวมถึงแบนเนอร์ หัวข้อ ตัวอักษร และอื่นๆ ที่คุณสนใจ!

เอกสารถูกจัดเรียงตามหมวดหมู่: ทั้งหมด, ที่มอบหมายให้ฉัน, ที่แชร์, และส่วนตัว

ใช้ฟังก์ชันการจัดทำแคตตาล็อกและวิกิที่ได้รับการปรับปรุงของ Docs เพื่อเข้าถึงเอกสารโครงการทุกชิ้น ค้นหาโดยใช้คำหรือวลีและค้นหาชื่อของผู้มีส่วนได้ส่วนเสียทั้งหมดของคุณ!

ส่วนที่ดีที่สุดคือคุณสามารถแบ่งกระบวนการระบุผู้มีส่วนได้ส่วนเสียทั้งหมดระหว่างสมาชิกในทีมโครงการของคุณได้

ทุกคนสามารถระบุผู้มีส่วนได้ส่วนเสียเพิ่มเติมได้ตลอดเวลา, เพิ่มพวกเขาเข้าไปในไฟล์เอกสารแบบเรียลไทม์, และสร้างทะเบียนผู้มีส่วนได้ส่วนเสียของโครงการได้

ทะเบียนผู้มีส่วนได้ส่วนเสียของโครงการจะประกอบด้วยชื่อ บทบาท อำนาจ และผลประโยชน์ของผู้มีส่วนได้ส่วนเสียแต่ละราย

การทำงานเป็นทีม, ftw!

2. ทราบวิธีการจัดลำดับความสำคัญของผู้มีส่วนได้ส่วนเสียในฐานะผู้จัดการโครงการ

สถาบันการจัดการโครงการ (PMI) ระบุว่า "บุคคลหรือกลุ่มที่จะถูกจัดว่าเป็นผู้มีส่วนได้ส่วนเสีย จะต้องมีความสนใจหรือมีระดับของอิทธิพลที่สามารถส่งผลกระทบต่อโครงการได้"

ไม่ใช่ผู้มีส่วนได้ส่วนเสียทุกคนที่ได้รับการระบุแล้วจะมีความเท่าเทียมกันในโครงการ

บางสิ่งมีความสำคัญมากกว่าเนื่องจากอิทธิพลของมัน

ดังนั้นขั้นตอนที่สองคือการจัดลำดับความสำคัญของผู้มีส่วนได้ส่วนเสียของคุณ

นี่คือคำถามบางข้อที่จะช่วยให้ทีมโครงการของคุณแยกแยะผู้มีส่วนได้ส่วนเสียหลักออกจากผู้มีส่วนได้ส่วนเสียรอง:

หากคำตอบของคำถามเหล่านี้คือ 'ใช่' พวกเขาก็เป็นผู้มีส่วนได้เสียหลัก

รายชื่อผู้มีส่วนได้ส่วนเสียหลักและรองของคุณควรช่วยคุณสร้างแผนที่ความคิดของผู้มีส่วนได้ส่วนเสีย

สำหรับสิ่งนั้น คุณจะต้องใช้ClickUp Mind Maps

สร้างโหนดได้มากเท่าที่ต้องการสำหรับจุดอ้างอิงในแผนผังความคิด ClickUp

ร่างผู้มีส่วนได้ส่วนเสียของคุณโดยใช้ โหมดว่างเปล่า เพื่อมองเห็นภาพรวมของทุกคนที่สามารถมีอิทธิพลต่อโครงการของคุณหรือวิธีที่พวกเขามีความเชื่อมโยงกัน

3. มีส่วนร่วมกับผู้มีส่วนได้ส่วนเสีย

ตอนนี้คุณทราบแล้วว่าผู้มีส่วนได้ส่วนเสียที่สำคัญทุกคนคือใคร และใครที่ควรให้ความสำคัญเป็นลำดับแรก ถึงเวลาสำหรับการมีส่วนร่วมของผู้มีส่วนได้ส่วนเสียแล้ว

ต่างจากขั้นตอนก่อนหน้านี้ การมีส่วนร่วมของผู้มีส่วนได้ส่วนเสียเป็นกระบวนการที่ดำเนินไปอย่างต่อเนื่องตลอดโครงการของคุณ คุณจำเป็นต้องระบุความคาดหวังของผู้มีส่วนได้ส่วนเสียและจัดการกับข้อกังวลของพวกเขา

และ ClickUp พร้อมอยู่เคียงข้างคุณในทุกขั้นตอน

วิธีจัดการผู้มีส่วนได้ส่วนเสียในโครงการ

การจัดการความคาดหวังของผู้มีส่วนได้ส่วนเสียส่วนใหญ่เกี่ยวข้องกับการทำให้พวกเขาพึงพอใจ

พวกเขาต้องการข้อมูลผ่านการสื่อสารที่โปร่งใสกับผู้มีส่วนได้ส่วนเสีย

และเราจะช่วยคุณสร้างกระบวนการบริหารจัดการผู้มีส่วนได้ส่วนเสียรอบนี้

1. แสดงแผนโครงการของคุณให้พวกเขาดู

คิดถึงผู้มีส่วนได้ส่วนเสียเหมือนแขกที่มารับประทานอาหารที่ร้านอาหารของคุณ

สิ่งแรกที่คุณทำคืออะไร? แสดงให้พวกเขาเห็นว่ามีอะไรในเมนูวันนี้

ในทำนองเดียวกัน การบริหารจัดการผู้มีส่วนได้ส่วนเสียควรเริ่มต้นด้วยการที่คุณแสดงแผนโครงการของคุณให้พวกเขาเห็น ซึ่งประกอบด้วย:

เมนูพิเศษวันนี้? การสื่อสาร!

แต่ก่อนอื่น คุณต้องสร้างแผนโครงการก่อน

แผนภูมิแกนต์ของ ClickUpเหมาะอย่างยิ่งสำหรับการวางแผนโครงการ และใช้เวลาเพียงสามขั้นตอนง่ายๆ ในการสร้าง

นั่นแหละ คุณมีแผนภูมิแกนต์ที่สวยงามแล้ว

กำหนดวันที่เริ่มต้นและวันที่ครบกำหนดของงานทั้งหมดที่บรรจุอยู่ใหม่

2. จัดทำแผนการสื่อสารเพื่อให้สอดคล้อง ชี้แจง และสร้างสภาพแวดล้อมที่ประสบความสำเร็จและเป็นบวก ที่ทุกคนสามารถร่วมมือกันเป็นทีมได้

สำหรับผู้มีส่วนได้ส่วนเสียหลัก การบริหารโครงการคือการอัปเดตข้อมูลอย่างทันเวลา

คุณต้องให้ทุกกลุ่มผู้มีส่วนได้ส่วนเสียและแต่ละบุคคลได้รับข้อมูลอย่างสม่ำเสมอ ซึ่งสิ่งนี้จำเป็นต้องมีแผนการสื่อสาร

จะดำเนินการผ่านทางอีเมลการประชุมเริ่มต้น การประชุมทางวิดีโอ หรือการโทรด่วนหรือไม่?

เหมือนในมุมมองแชทของ ClickUp คุณสามารถพูดคุยเกี่ยวกับอะไรก็ได้โดยไม่ต้องออกจากแพลตฟอร์มการจัดการโครงการของคุณ

นั่นไม่สะดวกหรือ?

คุณไม่ต้องเสียเวลาสลับระหว่างแอปหรือแท็บเพื่อสื่อสาร

เพิ่มผู้เข้าร่วม(ผู้มีส่วนได้ส่วนเสียภายนอก) ในการสนทนาของคุณ และตัดสินใจว่าพวกเขาสามารถสร้างมุมมองการสนทนาได้หรือไม่

คุณไม่ชอบแชทใช่ไหม?

โฮสต์และเข้าร่วมการประชุม Zoom ได้โดยตรงจาก ClickUpด้วยการผสานการทำงานกับ Zoom

เริ่มการประชุม Zoom ได้ทันทีจากงานใน ClickUp

และหากคุณเป็นหนึ่งในคนที่ไม่สามารถละทิ้งอีเมลได้ เราก็มีทางออกสำหรับคุณเช่นกัน

คุณสามารถส่งและรับอีเมลได้โดยตรงจาก ClickUp โดยใช้Email ClickApp

พูดถึงอีเมล หากคุณต้องการส่งเอกสารทางกฎหมายหรือสัญญาที่ต้องการแก้ไขบางอย่าง คุณไม่จำเป็นต้องมองหาที่อื่น

คุณสมบัติการตรวจสอบของเรายังรองรับการใส่คำอธิบายประกอบในไฟล์ PDFด้วย

3. แบ่งปันการกระจายงานของคุณ

การแบ่งปันการกระจายภาระงานของคุณเป็นส่วนสำคัญของแผนการจัดการผู้มีส่วนได้ส่วนเสียของคุณ เพราะมันแสดงให้พวกเขาเห็น:

จากนั้นแสดงให้ผู้มีส่วนได้ส่วนเสียเห็นสิ่งที่คุณกำลังทำงานด้วยผ่านมุมมองปริมาณงาน

และนี่ไง!

ผู้มีส่วนได้ส่วนเสียจะไม่ถูกทิ้งให้อยู่ในความมืดอีกต่อไป

นอกจากนี้ คุณยังสามารถนำเสนอเหตุผลเพื่อขอเวลา ทรัพยากร หรือความเชี่ยวชาญเพิ่มเติมได้ตามการกระจายภาระงานของคุณ

4. ให้ผู้นำและผู้มีส่วนได้ส่วนเสียหลักได้เห็นความรับผิดชอบและได้รับข้อมูลเชิงลึก

ใครบ้างที่ไม่ชอบเห็นเข็มเคลื่อน?ผู้นำโครงการและผู้มีส่วนได้ส่วนเสียอื่น ๆ ที่เกี่ยวข้องจะมีความสนใจในความก้าวหน้าของโครงการอยู่เสมอ และโดยเฉพาะอย่างยิ่งในการมีส่วนร่วมในการทำให้โครงการสำเร็จลุล่วง

ผู้มีส่วนได้ส่วนเสียในโครงการของคุณต้องการทราบว่าโครงการกำลังดำเนินไปได้ดีเพียงใด และอยู่ห่างจากเส้นชัยมากน้อยเพียงใด และอะไรจะดีไปกว่าแดชบอร์ดโครงการที่จะมอบข้อมูลเชิงลึกเกี่ยวกับความคืบหน้าของโครงการให้กับคุณและผู้มีส่วนได้ส่วนเสียของคุณ

ขั้นตอนแรกคือลองใช้ClickUp Dashboards แทน

ใช้วิดเจ็ตที่ปรับแต่งได้เพื่อสร้างศูนย์ควบคุมภารกิจของคุณในแดชบอร์ด ClickUp

เพื่อนำข้อมูลเชิงลึกของโครงการมาสู่แดชบอร์ดของคุณ คุณสามารถเพิ่มวิดเจ็ตต่างๆ เช่น:

และอีกมากมาย!

วิดเจ็ต Sprint ของ ClickUpมอบแผนภูมิการจัดการโครงการที่เป็นประโยชน์เหล่านี้ให้คุณเพื่อแสดงภาพความคืบหน้าของโครงการ:

สำหรับผู้มีส่วนได้ส่วนเสียภายใน ให้แชร์สิทธิ์การเข้าถึงเพื่อดูหรือแก้ไขโดยใช้สิทธิ์การอนุญาต

คุณรับสาย

สำหรับผู้มีส่วนได้ส่วนเสียภายนอก คุณสามารถส่งออกข้อมูลจากวิดเจ็ตแดชบอร์ดของคุณได้หลายรูปแบบ รวมถึง PDF, JPEG, CSV เป็นต้น

การบริหารจัดการผู้มีส่วนได้ส่วนเสียอย่างครบวงจรภายใต้หลังคาเดียว

อิทธิพลของผู้มีส่วนได้ส่วนเสียสามารถทำให้โครงการของคุณประสบความสำเร็จหรือล้มเหลวได้. นอกจากนี้ยังสามารถเป็นอิทธิพลเชิงบวกหรือเชิงลบต่อความสัมพันธ์ของผู้มีส่วนได้ส่วนเสียได้เช่นกัน.

นั่นคือพลังที่พวกเขาสามารถมีได้

คุณต้องตอบสนองความต้องการของผู้มีส่วนได้ส่วนเสีย ให้พวกเขาทราบข้อมูลอย่างต่อเนื่อง และคำนึงถึงผู้เล่นสำคัญอื่น ๆ ในทุกองค์กร

และวิธีเดียวที่จะทำทั้งหมดนี้ได้คือด้วยกลยุทธ์การจัดการผู้มีส่วนได้ส่วนเสียที่มั่นคงและเครื่องมือการจัดการโครงการที่ทรงพลัง

นั่นคือจุดที่ ClickUp เข้ามาช่วย

เครื่องมือครบวงจรสำหรับการจัดการงานโครงการ, การมอบหมายงาน, การติดตามเวลา, และการจัดการผู้มีส่วนได้ส่วนเสียในโครงการ!

รับ ClickUp ฟรีวันนี้เพื่อให้คุณและผู้มีส่วนได้ส่วนเสียสามารถสร้างโครงการที่ประสบความสำเร็จได้ต่อเนื่อง!