แผนภูมิการไหลสะสมคืออะไรและจะอ่านอย่างไร?

หากคุณรู้สึกเหนื่อยกับการต้องสืบหาสาเหตุของปัญหาในกระบวนการทำงานของทีม คุณไม่ได้เผชิญกับเรื่องนี้เพียงลำพัง อุปสรรคและปัญหาความล่าช้าไม่ได้ประกาศตัวให้รู้ล่วงหน้า แต่กลับสร้างความเสียหายอย่างหลีกเลี่ยงไม่ได้

แผนภาพการไหลสะสม (Cumulative Flow Diagram หรือ CFD) สามารถเปลี่ยนแปลงทุกอย่างได้ แผนภาพนี้ช่วยให้คุณเห็นภาพรวมที่ชัดเจนและเข้าใจง่ายว่างานใดกำลังคั่งค้างอยู่และงานใดกำลังดำเนินไปอย่างไร โดยไม่ต้องคาดเดา

สงสัยไหมว่าแผนภูมิที่เรียบง่ายแต่ทรงพลังนี้สามารถเพิ่มความชัดเจนในโครงการได้อย่างไร? มาสำรวจกันว่าทำไม CFD จึงเป็นสิ่งจำเป็นสำหรับการจัดการเวิร์กโฟลว์

การทำความเข้าใจแผนภาพการไหลสะสม

แผนภูมิการไหลสะสม (Cumulative Flow Diagram หรือ CFD) ให้ภาพที่ชัดเจนเกี่ยวกับ วิธีการที่งานเคลื่อนผ่านกระบวนการของคุณ แสดงให้เห็นว่ามีงานกี่ชิ้นที่อยู่ใน 'ต้องทำ' อะไรที่ 'กำลังดำเนินการ' และอะไรที่ 'เสร็จแล้ว' เป็นวิธีที่ง่ายและมีประสิทธิภาพในการติดตามความคืบหน้า ระบุจุดคอขวด และทำให้โครงการของคุณดำเนินไปอย่างราบรื่น

การสังเกตว่าชั้นเหล่านี้เปลี่ยนแปลงไปอย่างไรเมื่อเวลาผ่านไปจะเผยให้เห็นเรื่องราวของกระบวนการทำงานของคุณ หากแถบ 'กำลังดำเนินการ' ขยายตัวมากขึ้นเรื่อยๆ อาจเป็นสัญญาณว่าทีมของคุณกำลังรับภาระงานมากเกินไป ในทางกลับกัน แถบ 'เสร็จแล้ว' ที่เพิ่มขึ้นอย่างสม่ำเสมอเป็นสัญญาณที่น่ามั่นใจว่ามีงานถูกทำเสร็จในอัตราที่มั่นคงและสม่ำเสมอ

องค์ประกอบสำคัญของแผนภูมิการไหลสะสม

แต่ละส่วนของ CFD จะบอกเล่าเรื่องราวเฉพาะเกี่ยวกับความคืบหน้าของโครงการของคุณ ช่วยให้คุณสามารถระบุงานที่ดำเนินไปอย่างราบรื่นและอุปสรรคที่ขัดขวาง เพื่อสร้างกระบวนการที่มั่นคง มาเจาะลึกแต่ละองค์ประกอบและเหตุผลที่มันมีความสำคัญเมื่อติดตามความคืบหน้าของโครงการ:

เวลา (แกน X)

แกนแนวนอนแสดงถึงเวลา ซึ่งมักจะแสดงเป็นวัน สัปดาห์ หรือสปรินต์ นี่คือที่ที่คุณจะได้ดูว่าสิ่งต่าง ๆ ดำเนินไปอย่างไรตามกาลเวลา ให้ความสนใจกับมัน แล้วคุณจะเริ่มสังเกตเห็นแนวโน้ม ระบุรูปแบบ และอาจถึงขั้นทำนายสิ่งที่จะเกิดขึ้นต่อไปได้

รายการงาน (แกน Y)

แกนตั้งแสดงจำนวนสะสมของรายการงาน เช่น งานหรือตั๋ว เนื่องจากเป็นการสะสม กราฟจะเพิ่มขึ้นเฉพาะเมื่อมีงานใหม่เข้าสู่ระบบเท่านั้น ทำให้คุณเห็นภาพที่ชัดเจนว่า งานกำลังเพิ่มขึ้นอย่างไรเมื่อเวลาผ่านไป

สถานะของกระบวนการทำงาน

แต่ละขั้นตอนของกระบวนการทำงานของคุณ—เช่น 'งานค้าง' 'กำลังดำเนินการ' 'ทดสอบ' หรือ 'เสร็จแล้ว'—จะมีแถบสีที่แสดงสถานะของตัวเอง แถบเหล่านี้จะซ้อนทับกัน และกว้างตามจำนวนงานที่อยู่ในแต่ละขั้นตอน

แถบแคบหมายถึงมีงานน้อยอยู่ในขั้นตอนนั้น ซึ่งสมเหตุสมผลสำหรับงานที่รวดเร็ว เช่น การมอบหมายงาน แต่แถบกว้าง? นั่นเป็นสัญญาณเตือน—งานมากขึ้นอาจหมายถึงงานติดขัดหรือรอการอนุมัติ 🚩

สายการผลิต

เส้นแสดงปริมาณงานที่เสร็จสิ้น ซึ่งโดยปกติจะแสดงด้วยแถบ 'เสร็จแล้ว' แสดงให้เห็นว่างานต่างๆ เสร็จสิ้นเร็วเพียงใดเมื่อเวลาผ่านไป หากชั้น 'เสร็จแล้ว' มีแนวโน้มเอียงขึ้นอย่างต่อเนื่อง แสดงว่าคุณกำลังอยู่ในสถานะที่ดี มีความก้าวหน้าอย่างต่อเนื่องและกระบวนการทำงานที่มีประสิทธิภาพ

แต่ถ้ามันแบนราบหรือแทบไม่ขยับ นั่นเป็นสัญญาณว่าสิ่งต่างๆ อาจไม่ดำเนินไปอย่างราบรื่นเท่าที่ควร

ประโยชน์ของการใช้ CFDs สำหรับการนำเสนอข้อมูลและภาพข้อมูล

CFDs มอบมุมมองที่ชัดเจนของกระบวนการทำงานของคุณ ช่วยให้คุณตรวจพบปัญหาได้ตั้งแต่เนิ่นๆ รักษาการปรับปรุงกระบวนการอย่างต่อเนื่อง และทำให้คุณมีความรู้สึกที่แม่นยำมากขึ้นเกี่ยวกับเวลาที่งานจะเสร็จสิ้น และนั่นเป็นเพียงจุดเริ่มต้นเท่านั้น!

มาดูกันว่า CFD ช่วยให้การจัดการโครงการของคุณราบรื่นขึ้นได้อย่างไร:

✅ การตัดสินใจที่ขับเคลื่อนด้วยข้อมูล: สนับสนุนการตัดสินใจของคุณด้วยข้อมูลที่ชัดเจน นำไปสู่การหารือในทีมที่มีเป้าหมายชัดเจนยิ่งขึ้น

✅ กำหนดเวลาการส่งมอบที่แม่นยำ: ติดตามปริมาณงานเพื่อใช้วิธีการขับเคลื่อนด้วยข้อมูลในการคาดการณ์ว่างานจะเสร็จเมื่อใด

✅ การกระจายงาน: ปรับสมดุลปริมาณงานเพื่อให้การดำเนินงานราบรื่นยิ่งขึ้น โดยวิเคราะห์ว่าทรัพยากรถูกใช้งานเกินขีดความสามารถหรือยังถูกใช้ไม่เต็มประสิทธิภาพ

✅ การเพิ่มประสิทธิภาพในการทำงานร่วมกัน: ร่วมมือกับทีมของคุณและประสานงานในสิ่งที่ต้องให้ความสนใจด้วยความชัดเจนในสถานะปัจจุบัน

✅ การลดความเสี่ยง: สังเกตเมื่อขั้นตอนใดขั้นตอนหนึ่งเริ่มชะลอตัว และดำเนินการเชิงรุกเพื่อรักษาความราบรื่นในการดำเนินงาน

การสร้างแผนภูมิการไหลสะสม

CFD ไม่ใช่แค่การรวบรวมข้อมูลเท่านั้น แล้วคุณจะสร้าง CFD ได้อย่างไรโดยไม่พลาดรายละเอียดสำคัญ? มาทำความเข้าใจวิธีการทำอย่างรวดเร็วกัน:

คู่มือทีละขั้นตอนสำหรับการตั้งค่า CFD ในระบบคัมบัง

นี่คือวิธีที่คุณสามารถสร้าง CFDs ที่ช่วยแนะนำการกระทำใน Kanban:

ขั้นตอนที่ 1: ติดตามรายการงาน

ป้อนงานทั้งหมดและงานย่อยของคุณเข้าสู่ระบบบริหารจัดการโครงการเพื่อให้เป็นระเบียบและมีประสิทธิภาพ

โดยการรวมทุกอย่างไว้ในแพลตฟอร์มเดียว คุณสามารถจัดการงาน ติดตามความคืบหน้า และสื่อสารกับทีมของคุณได้อย่างราบรื่น ตรวจสอบให้แน่ใจว่า แต่ละงานมีคำอธิบายรายละเอียด และถูกจัดหมวดหมู่ตามกระบวนการทำงานของคุณ ทำให้ง่ายต่อการติดตามความรับผิดชอบและกำหนดเวลา

ขั้นตอนที่ 2: กำหนดขั้นตอนของกระบวนการทำงาน

ทุกงานจะผ่านหลายขั้นตอนในวงจรชีวิตของมัน ขั้นตอนของงานในโครงการแบบ Agile อาจเป็น งานที่ต้องทำ, กำลังดำเนินการ, เสร็จแล้ว, กำลังทดสอบ, เป็นต้น

ขั้นตอนที่ 3: บันทึกข้อมูล

เมื่อการตั้งค่าของคุณเสร็จสมบูรณ์แล้ว ถึงเวลาที่จะบันทึกข้อมูลเป็นประจำ

บันทึกข้อมูลข้ามหลายตัวชี้วัด เช่น วันที่เริ่มต้นและสิ้นสุด, ประมาณเวลา, การติดตามเวลา, ความสำคัญ, สถานะของงาน, และอื่น ๆ อีกมากมาย

การผสานรวม CFD กับ Azure DevOps Server

สำหรับทีมที่ใช้ Azure DevOps การผสานรวมแผนภาพการไหลสะสมเป็นเรื่องง่าย ช่วยให้คุณสามารถติดตามความคืบหน้าของโครงการและปรับปรุงประสิทธิภาพได้อย่างง่ายดาย

มาสร้าง CFD แรกของเราด้วย Azure DevOps:

ขั้นตอนที่ 1: เริ่มต้นโดยการเข้าสู่ระบบในAzure web portal. จากนั้นเลือกโปรเจ็กต์ที่คุณต้องการเพิ่มบอร์ดเข้าไป. จากนั้นคลิกที่ บอร์ด และเลือกทีมที่ถูกต้องสำหรับบอร์ด.

ตอนนี้ คุณต้องเลือกระดับงานค้างสำหรับกระดานคัมบังของคุณ งานค้างคือรายการของงานที่ทีมจะเริ่มดำเนินการต่อไป มันเหมือนกับแหล่งเก็บงานที่ทีมสามารถดึงมาใช้ได้ตามความสามารถของพวกเขา เลือกสิ่งที่เหมาะสมที่สุดกับกระบวนการทำงานหรือวิธีการของคุณ

ขั้นตอนที่ 2: ตอนนี้เรามาเพิ่มรายการงานกัน เพียงคลิกที่ รายการใหม่ และกรอกชื่อเรื่อง เมื่อเสร็จแล้ว คลิก Enter รายการทั้งหมดสามารถเพิ่มได้ในวิธีนี้ รายการจะถูกบันทึกโดยอัตโนมัติในระบบ

หากคุณต้องการเพิ่มผู้ใช้เพื่อร่วมงานกับคุณบนบอร์ดนี้ คุณสามารถคัดลอกลิงก์ของบอร์ดแล้วส่งให้พวกเขาได้

ขั้นตอนที่ 3: เมื่อบอร์ดของคุณถูกสร้างขึ้นและใช้งานโดยทีมของคุณเป็นเวลาหลายสัปดาห์แล้ว ถึงเวลาที่จะวิเคราะห์บอร์ดคัมบัง คลิกที่แท็บ การวิเคราะห์ และคลิกที่ ดูรายงานฉบับเต็ม

คุณสามารถนำเมาส์ไปวางเหนือกระดานเพื่อดูว่ามีงานจำนวนเท่าใดในแต่ละสถานะ

เคล็ดลับสำหรับการตั้งค่า CFD บนแดชบอร์ดธุรกิจ

CFD เป็นเครื่องมือที่สำคัญในการมองเห็นความคืบหน้าของงาน เมื่อถูกตั้งค่าร่วมกับแดชบอร์ดธุรกิจ มันจะกลายเป็นเครื่องมือที่ทรงพลังยิ่งขึ้น

นี่คือคำแนะนำเพื่อช่วยคุณตั้งค่า:

การแปลความหมายแผนภูมิการไหลสะสม

แผนภาพการไหลสะสม (Cumulative Flow Diagrams หรือ CFDs) ให้ภาพรวมที่ชัดเจนเกี่ยวกับความคืบหน้าของทีมคุณและกระบวนการทำงานโดยรวม แถบแต่ละแถบในแผนภาพการไหลสะสมจะแสดงขั้นตอนของกระบวนการทำงานที่แตกต่างกัน เช่น กำลังทำ, กำลังดำเนินการ, หรือเสร็จสิ้นแล้ว

ความหนาและความชันของแถบเหล่านี้ให้ข้อมูลเชิงลึกเกี่ยวกับการกระจายภาระงานและจังหวะการเสร็จสิ้นงาน

การทำงานที่มีประสิทธิภาพจะส่งผลให้เกิดแถบขนานบน CFD ซึ่งบ่งชี้ถึงการเปลี่ยนงานที่ราบรื่น หากแถบเหล่านี้ไม่สม่ำเสมอหรือแถบใดแถบหนึ่งหนาขึ้นอย่างมาก ควรตรวจสอบหาสาเหตุ

ตัวอย่างเช่น การขยายตัวของแถบ 'งานที่ต้องทำ' อย่างกะทันหันอาจหมายความว่าทีมของคุณกำลังทำงานค้างมากเกินไป ในทำนองเดียวกัน การติดขัดในขั้นตอน 'การตรวจสอบ' อาจบ่งชี้ถึงความล่าช้าในการอนุมัติหรือการตรวจสอบคุณภาพ

ความชันของแถบ 'เสร็จแล้ว' ก็ให้ข้อมูลที่ชัดเจนเช่นกัน ความชันที่ชันขึ้นแสดงถึงประสิทธิภาพการทำงานที่สูง ในขณะที่ความชันที่แบนราบแสดงถึงการชะลอตัว รูปแบบเหล่านี้ช่วยให้สามารถคาดการณ์ปัญหาและปรับตัวได้อย่างเหมาะสม

เครื่องมือแผนภาพการไหลสะสม

เมื่อสร้าง CFD ของคุณ คุณจำเป็นต้องมีเครื่องมือที่มีคุณสมบัติที่แข็งแกร่ง เช่น การอัปเดตแบบเรียลไทม์, กระบวนการทำงานที่สามารถปรับแต่งได้, และความสามารถในการรายงานที่ติดตั้งไว้ในตัว

แต่แต่ละเครื่องมือมีความเป็นเอกลักษณ์ในตัวเอง ดังนั้นควรพิจารณาปัจจัยเหล่านี้:

ClickUp คือ แอปทุกอย่างสำหรับการทำงาน ที่รวมการจัดการโครงการ การจัดการความรู้ และการแชทเข้าไว้ด้วยกัน—ทั้งหมดขับเคลื่อนด้วย AI ที่ช่วยให้คุณทำงานได้เร็วขึ้นและฉลาดขึ้น

ซอฟต์แวร์การจัดการโครงการแบบ Agile ของ ClickUp

ซอฟต์แวร์การจัดการโครงการแบบ Agile ของ ClickUpช่วยให้กระบวนการพัฒนาซอฟต์แวร์ง่ายขึ้นด้วยคุณสมบัติที่ทรงพลัง เช่น กระดานที่ปรับแต่งได้ กระดานไวท์บอร์ด และมุมมองภาระงาน—ช่วยให้คุณระบุจุดคอขวด ปรับปรุงกระบวนการทำงาน และรักษาโครงการให้อยู่ในเส้นทางที่ถูกต้อง

ด้วยโซลูชันนี้ ทีมสามารถ:

แดชบอร์ด ClickUp

ด้วยClickUp Dashboards คุณสามารถมองเห็นและวิเคราะห์แผนภาพการไหลสะสม (CFDs) ของคุณได้อย่างชัดเจนโดยไม่ต้องปวดหัวกับข้อมูลที่กระจัดกระจายหรือการติดตามด้วยตนเอง มันรวบรวมข้อมูลและตัวชี้วัดของโครงการทั้งหมดไว้ในที่เดียว ให้คุณเห็นภาพรวมของกระบวนการทำงาน สถานะของงาน และขีดความสามารถของทีมได้แบบเรียลไทม์

นี่คือวิธีที่จะช่วย:

นอกจากนี้ยังมีบัตรสปรินต์ที่คุณสามารถใช้เพื่อวัดความคืบหน้าของสปรินต์ปัจจุบันของคุณได้

การ์ดความเร็วสปรินต์ วัดปริมาณงานที่ทีมของคุณทำเสร็จในแต่ละสปรินต์ ใช้เพื่อกำหนดเป้าหมายสปรินต์ที่เป็นจริงและปรับปรุงความแม่นยำในการวางแผน

การ์ดแสดงปริมาณงานที่เสร็จสิ้นในสปรินต์ ช่วยให้เห็นภาพปริมาณงานที่เสร็จสิ้นเทียบกับงานทั้งหมดที่วางแผนไว้ ทีมงานสามารถใช้การ์ดนี้เพื่อระบุได้ว่าพวกเขากำลังอยู่ในเส้นทางที่จะบรรลุกำหนดเวลาหรือไม่ หรือจำเป็นต้องปรับแผนการ

การ์ดบิร์นดาวน์สปรินต์ แสดงงานที่กำลังดำเนินการเสร็จสิ้นในแต่ละสปรินต์ โดยเปรียบเทียบความคืบหน้าจริงกับความคืบหน้าที่ประมาณการไว้

มุมมองบอร์ด ClickUp

มุมมองบอร์ดของ ClickUpจำลองบอร์ด Kanban ทำให้เหมาะสำหรับการสร้างและวิเคราะห์ CFDs งานจะเคลื่อนผ่านขั้นตอนต่างๆ เช่น ต้องทำ, กำลังดำเนินการ, และเสร็จสิ้น, ให้มุมมองแบบไดนามิกของการกระจายงานในกระบวนการทำงาน

ClickUp Whiteboards

ClickUp Whiteboardsเป็นโซลูชันที่เหมาะอย่างยิ่งสำหรับทีมที่ต้องการทำงานร่วมกันอย่างมีประสิทธิภาพ ด้วยเครื่องมือนี้ คุณสามารถระดมความคิดข้ามแผนกและทีมต่างๆ บนกระดานไวท์บอร์ดเดียวที่แชร์ร่วมกันได้ คุณสามารถแชร์ลิงก์เพื่อให้ทุกคนเข้าชมได้

ทีมสามารถ แผนผังกระบวนการทำงาน, สรุปการพึ่งพาของงาน, และวางแผนทุกอย่างได้อย่างชัดเจน. ซึ่งทำให้ทุกคนมีความสอดคล้องกันก่อนเริ่มงาน.

แผนผังความคิด ClickUp

เคยรู้สึกไหมว่าความคิดของคุณกระจัดกระจายไปหมด?ClickUp Mind Mapsช่วยให้คุณรวบรวมความคิดเหล่านั้นมาไว้ด้วยกัน พร้อมวางแผนขั้นตอนการทำงานอย่างเป็นระบบ—เช่น การวางแผนเปิดตัวผลิตภัณฑ์—เพื่อให้ทุกขั้นตอนเชื่อมโยงกับงานที่ต้องทำ กำหนดเวลา และผู้รับผิดชอบแต่ละคน

ไม่มีรายละเอียดที่ตกหล่น ทีมที่สับสน หรือรายการที่ต้องทำมากมายจนล้นมืออีกต่อไป มันเหมือนกับการเปลี่ยนการระดมความคิดที่ยุ่งเหยิงให้กลายเป็น แผนปฏิบัติการที่ชัดเจนและสามารถนำไปใช้ได้จริงที่ทุกคนสามารถปฏิบัติตามได้

ความท้าทายของแผนภูมิการไหลสะสม

แม้ว่า CFDs จะมีประสิทธิภาพในการติดตามกระบวนการทำงานและระบุจุดคอขวด แต่ก็สามารถทำให้เข้าใจผิดได้อย่างรวดเร็วหากไม่ได้ตั้งค่าอย่างถูกต้อง

นี่คือความท้าทายทั่วไปที่คุณอาจพบ:

🔴 ยากต่อการตีความ: CFDs อาจทำให้ทีมใหม่รู้สึกสับสนได้ การอ่านแถบที่ทับซ้อนกันผิดอาจนำไปสู่ข้อสรุปที่ผิดพลาดได้

✅ วิธีแก้ไข: ใช้ซอฟต์แวร์การจัดการโครงการที่ใช้กราฟ, แผนภูมิ, และตารางสำหรับการแสดงข้อมูลและให้ข้อมูลเชิงลึกที่ชัดเจนยิ่งขึ้น

🔴 การวิเคราะห์หาสาเหตุที่แท้จริงอย่างจำกัด: แม้ว่า CFDs จะแสดงแนวโน้ม เช่น การสะสมงานที่ยังไม่ได้ทำเพิ่มขึ้น แต่ก็ไม่สามารถอธิบายสาเหตุได้ การระบุปัญหา เช่น การขาดแคลนทรัพยากรหรือลำดับความสำคัญที่ไม่สอดคล้องกัน จำเป็นต้องใช้เครื่องมือวิเคราะห์ขั้นสูง

✅ วิธีแก้ไข: ใช้เครื่องมือการจัดการโครงการ (เช่น ClickUp) เพื่อให้ได้ข้อมูลเชิงลึกเกี่ยวกับปัญหาคอขวด ประสิทธิภาพของทีม และการจัดสรรทรัพยากร

🔴 ความยุ่งเหยิงในโครงการขนาดใหญ่: สำหรับทีมที่ใหญ่ขึ้น CFDs อาจกลายเป็นซับซ้อนเกินไปและยากต่อการตีความ.

✅ วิธีแก้ไข: แบ่งโครงการที่ซับซ้อนออกเป็นขั้นตอนย่อยหรือมุ่งเน้นที่กรอบเวลาเฉพาะเพื่อรักษาความชัดเจน

🔴 การพึ่งพาข้อมูลที่ถูกต้อง: CFDs ขึ้นอยู่กับสถานะงานที่ทันสมัย ข้อมูลที่ไม่ถูกต้องหรือไม่สอดคล้องกันจะทำให้ข้อมูลเชิงลึกเบี่ยงเบน ซึ่งอาจนำไปสู่การจัดการที่ไม่เหมาะสมได้

✅ วิธีแก้ไข: ลดข้อผิดพลาดจากการป้อนข้อมูลด้วยตนเองและรับรองความถูกต้องของข้อมูลแบบเรียลไทม์โดยอัตโนมัติการอัปเดตสถานะตามตัวกระตุ้นหรือการกระทำเฉพาะ

สร้างแผนภูมิการไหลสะสมของคุณด้วย ClickUp

แผนภาพการไหลสะสม (Cumulative Flow Diagram หรือ CFD) ไม่ใช่แค่เพียงแผนภูมิ—แต่เป็นเครื่องมือที่ทรงพลังในการมองเห็นภาพเพื่อเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานของทีม ด้วยการตั้งค่าที่เหมาะสม คุณสามารถระบุจุดคอขวด ปรับปรุงกระบวนการทำงาน และรับประกันการส่งมอบโครงการได้ตรงเวลา อย่างต่อเนื่อง

ClickUp ยกระดับไปอีกขั้นด้วยการทำให้การสร้าง CFD ง่ายและมีประสิทธิภาพ ทีมนับพันไว้วางใจ ClickUp ในการปรับปรุงกระบวนการทำงานให้เป็นระบบ ตรงตามกำหนดเวลา และเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานโดยรวม

ทำไมต้องปล่อยให้ประสิทธิภาพที่ต่ำทำให้คุณช้าลง? ก้าวแรกสู่การจัดการงานที่ราบรื่นโดยสมัครใช้ ClickUp ฟรีวันนี้